Wie wählt man die richtige Software zur Ressourcenplanung?

Es gibt verschiedene Software zur Ressourcenplanung auf dem Markt, aber Sie sollten unbedingt diejenige auswählen, die zu Ihrem Geschäft passt.

Die staffing einer Beratungsfirma wird ganz anders gehandhabt werden als z. B. die eines Lagers oder eines Vereins.

Bevor Sie also Ihr Auge auf ein Tool werfen, sollten Sie vor allem die Lösungen identifizieren, die für Ihren Bedarf und Ihre Branche am besten geeignet sind.

Welche Kriterien sind zu berücksichtigen, wenn man ein für das eigene Unternehmen geeignetes Staffing-Tool erwerben möchte?

Klassische Funktionen zur Ressourcenverwaltung 

Eine Software zur Ressourcenplanung muss in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter zu erkennen. 

Dazu müssen Sie in der Lage sein, möglichst viele Informationen in das Tool einzugeben, die Ihre Entscheidungen über Zuweisungen zu den Dienstplänen.

Die Erstellung von Mitarbeiterprofilen

Der einfachste Weg, Ihre Mitarbeiter zu identifizieren, besteht natürlich darin, dass Sie ein Profil erstellen für jeden von ihnen zu erstellen.

Es muss mindestens die folgenden Daten enthalten:

• den Namen,
• den Vornamen,
• den Namen der Stelle, die er oder sie innehat.

Optional, wenn die Software es zulässt, können Sie auch das Eintrittsdatum in das Unternehmen, die Abteilung, der die Stelle zugeordnet ist, und sogar ein Profilfoto integrieren.

Die Verwaltung von Kompetenzen

Ihre Staffing-Tool muss in der Lage sein, die ausgefüllten Informationen als solche zu identifizieren: Die Erstellung einer Datenbank ist dann angebracht.

Es ist in der Tat von entscheidender Bedeutung, die berufliche Fähigkeiten So können Sie schnell feststellen, ob jemand für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt qualifiziert ist oder nicht.

Die Zeiterfassung und die Verwaltung von Timesheets

Um die Produktion in Echtzeit zu verfolgen und Produktionsberichte zu analysieren, muss jede gute Software für die Ressourcenplanung Einstellungen für das Zeit- und Aktivitätsmanagement enthalten.

So kann man die ursprüngliche Planung mit dem vergleichen, was tatsächlich erreicht wurde. Die Zeiterfassung kann dann als Referenz dienen, um zukünftige Projekte zu planen oder die Produktivität zu analysieren.

• Urlaub und Abwesenheiten : um die Verfügbarkeiten unter Beachtung der gesetzlichen Verpflichtungen und der verschiedenen Vertragsarten (Halbtagsarbeit, Tagespauschale) einzurichten.
• Erfassung der Zeiten: Sie muss schnell und an Ihre Tätigkeit angepasst sein: Eine Agentur wird eine feine Granularität benötigen, während ein ESN Profile über lange Zeiträume positionieren möchte. Stafiz ermöglicht es, beide Optionen gleichzeitig zu verwalten.

Die Zuweisung von Ressourcen auf Aufgaben und Projekte

Die Suche nach Profilen

Die Integration des zuvor erwähnten Kompetenzmanagements und der Zeiterfassung wird uns bei der Aufgabe derZuweisung von Profilen auf die Projekte zu übertragen.

Denn durch das Vorhandensein einer SuchleisteMithilfe der Suchfunktion können Sie Profile finden, die den Qualifikationen und Anforderungen entsprechen, die für eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind.

Die Profilsuchmaschine von Stafiz ermöglicht es, qualifizierte Mitarbeiter auf Ressourcenbedarf zuzuweisen.

Die Suchmaschine muss in der Lage sein, Kompetenzen zu berücksichtigen, aber diese Suchkriterien können variieren und sich gegenseitig ergänzen.

Das Kriterium der Erfahrung

Oft ist es hilfreich, die Erfahrung in eine Suche einzubeziehen: Hat dieses Profil bereits an einem Projekt bei diesem Kunden teilgenommen? Hat es bereits an einem solchen Projekt gearbeitet? 

Dadurch können Siedie Suche zu verfeinern mit Profilen, die bereits auf dem Gebiet geschult sind, und kann so immer effizienter auf die Bedürfnisse eines Kunden eingehen.

Darüber hinaus bietet es die Möglichkeitdie Präferenzen Ihrer Mitarbeiter zu integrieren so dass sie für Kompetenzen, die sie vertiefen oder perfektionieren möchten, oder für Aufgabenarten, die ihnen gefallen, eingesetzt werden können.

Das Kriterium der Verfügbarkeit 

Wenn Sie auf der Suche nach ein Profil zu staffierenWenn Sie eine Person suchen, die Sie unterstützen möchten, ist dies in der Regel für einen bestimmten Zeitraum der Fall.

Es muss aber nicht unbedingt Vollzeit während des gesamten Zeitraums sein: Es kann an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten sein, über einen Zeitraum, aber nicht zu 100 %, oder nur an bestimmten Tagen in der Woche. 

Die Fälle sind unterschiedlich, und Ihre Software zur Ressourcenplanung sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, diese Kriterien zu erfüllen.

Dies ist auch eine Möglichkeit, ein qualifiziertes Profil nicht zuzuweisen, das jedoch bereits für eine andere Aufgabe positioniert oder schlichtweg abwesend ist.

Stafiz bietet unter anderem an, in den Nutzerprofilen sogenannte benutzerdefinierte Kategorien die Sie nach Belieben mit Labels versehen und an Ihre Bedürfnisse und Prozesse anpassen können.

Hier sind die Kategorien Training, Tools und Zertifizierungen Beispiele für benutzerdefinierte Kategorien.

Darüber hinaus bietet es die Möglichkeitdie Präferenzen Ihrer Mitarbeiter zu integrieren so dass sie für Kompetenzen, die sie vertiefen oder perfektionieren möchten, oder für Aufgabenarten, die ihnen gefallen, eingesetzt werden können.

Mitarbeiter, die Einblick in die Projekte haben, können ihr Interesse angeben.

Und das ist gut für die Zufriedenheit der Angestellten!

Die einfache Zuweisung von Ressourcen

Für produktiv zu bleibenDie Zuteilung darf kein Kopfzerbrechen bereiten! Das ist wahrscheinlich auch einer der Gründe, warum Sie Ihre Excel-Tabellen gegen eine geeignete Software eintauschen wollen.

Stafiz ermöglicht eine hohe Granularität beim Ausfüllen von TimesheetsSie können eine Vielzahl von Zeitplänen erstellen, von einer Stunde über einen halben Tag bis hin zu einem ganzen Tag.

Sie können Ihre Projektpläne von verschiedenen Orten aus mit nur wenigen Klicks bearbeiten, um den Zeitaufwand für die Navigation und die technische Planung zu verringern.

Intelligente Vorschläge 

Mit einer soliden und umfassenden Benutzerdatenbank könnten Sie durch automatische Vorschläge noch mehr Zeit und Genauigkeit bei der Erstellung von Terminplänen gewinnen.

Das Smart Matching von Stafiz ist ein hervorragendes Beispiel. Von der Erstellung eines Projekts oder einfach bei einer Suche werden Ihnen automatisch die verfügbaren und am besten qualifizierten Kandidaten präsentiert, sodass Sie Ihre Wahl nur noch bestätigen müssen.

Dieser Algorithmus wurde entwickelt, um die Optimierung Ihrer Website zu erleichtern.Sie können Ihre Auslastungsraten optimieren.Sie können Ihre Produktivität steigern.

Einblick in die Ressourcenplanung

Die Ressourcenverwaltungssoftware muss den Teams die volle Transparenz bieten: Der Mitarbeiter muss einen besseren Überblick über seine Planung haben, und darüber hinaus müssen auch die Manager in der Lage sein die Zuweisungen leicht verwalten der Mitarbeiter auf Projekte und Projektaufgaben.

Sichtbarkeit für Mitarbeiter und Verbindung mit Terminkalendern

Es ist wichtig, dem Mitarbeiter Einblick in seine Planung und seine Ziele zu geben. 

Wenn also das Management den Mitarbeiter einem Projekt zuweistWenn ein Mitarbeiter ein Projekt mit einer Ressource verknüpft, muss die Ressourcenplanungssoftware den Mitarbeiter benachrichtigen oder den Subunternehmer.

Idealerweise ergänzt das mit diesem Einsatz verbundene Briefing die Informationen auf dem Terminplan. Der Mitarbeiter sollte seinen Terminplan einfach abrufen können, indem er sich über seine mobile App einloggt.

Wenn die Staffing-Software auch mit dem Kalender verbunden ist des Mitarbeiters verbunden ist, ist die Sichtbarkeit noch größer.

Staffing-Tools, die sich mit Terminkalendern verbinden, ermöglichen es, das Staffing bei Bedarf in beide Richtungen zu ändern: vom Tool zum Terminkalender und vom Terminkalender zum Tool.

Transparenz und Steuerung für das Management

Auf der Managementseite sind die globalen Ansichten am wertvollsten, um nach Rollen und Teams zu filtern und zu wissen, wer für was zuständig ist. 

Das Ressourcenmanagement-Tool muss es ermöglichen, die Last von einem Mitarbeiter auf einen anderen einfach umzuverteilen oder auch die Zuweisungen zu verschieben von einem Datum auf ein anderes verschieben, wenn sich das Projekt verzögert.

Eine klare Ansicht der Planung, der Verfügbarkeit und der Auslastung muss für die Projektmanager.

Die Auslastungsverfolgung in Stafiz verschafft Ihrem Führungsteam einen umfassenden Einblick in die Aktivitäten Ihrer Teams.

Die Verwaltung von Rechten ist hier sehr wichtig: Wie viel Einblick kann ein Manager erhalten? Alle Profile des Unternehmens oder nur die seines Teams?

Wenn die Staffing-Software dies zulässt, werden Rechtestufen festgelegt werden.

Funktionen im Zusammenhang mit Arbeitsbelastung und Kapazität

Eine gut verteilte und ausgeglichene Belastung ist notwendig, um das richtige Produktivitätsniveau zu halten. 

Deshalb muss Ihre Software zur Ressourcenplanung Ihnen nicht nur einen Überblick in Echtzeit, sondern auch im Voraus bieten.

Das Ausbalancieren der Last

Um die Effizienz und Produktivität von Teams zu steigern, liegt der entscheidende Erfolgsfaktor in einer optimierte Verteilung der Last.

Diese sollte zwischen den Mitarbeitern so weit wie möglich geglättet werden, um Bottlenecks und Verzögerungen zu vermeiden. 

Die Fähigkeit, solche Auslastungsprobleme auf einen Blick zu erkennen, ermöglicht es den Verantwortlichen, Folgendes zu tun die Arbeit neu zu organisieren so dass sie besser verteilt wird.

Zusätzlich zu einem ProduktivitätsgewinnEin gutes Lastmanagement führt auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter. Schluss mit den Unannehmlichkeiten, die durch Überlastung oder Unterbeschäftigung verursacht werden!

Die Szenarien der Lastplanung

Einer der großen Vorteile von Instrumenten zur Ressourcenverwaltung ist, dass sie Antizipation mit sich bringen.

Sie geben Einblick in mögliche Kapazitätsmängel. Danach kann entschieden werden, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um diese Fähigkeitslücken zu schließen: Einstellung, Ausbildung, Zusammenarbeit mit Freiberuflern ... Die Möglichkeiten sind zahlreich!

Sie sollen Folgendes ermöglichen Szenarien der zukünftigen Auslastung erstellen.Dabei wird die gesamte Beschäftigung berücksichtigt: Kundenprojekte, interne Projekte, Abwesenheiten, aber auch Chancen und Projekte, die möglicherweise anlaufen werden.

Visualisierung der prognostizierten Auslastung mit Berücksichtigung von Projekten, die eine bestimmte prozentuale Chance haben, im Vorverkauf in Stafiz unterschrieben zu werden

Je nach ausgewähltem Umfang werden dieAuswirkung auf die Belastung kann sich ändern.

Idealerweise können Sie Profile vorstapeln auf Projekte, die sich noch im Vorverkauf befinden. Je nachdem, wie hoch die prozentuale Erfolgswahrscheinlichkeit ist, wird die zusätzliche Belastung berücksichtigt.

So können Sie die Vorauslast indem Sie entscheiden, ob Sie die Elemente im Vorfeld des Verkaufs berücksichtigen oder nicht.

Die Schaffung von Bedürfnissen

Mitarbeiter, egal ob Vertriebsmitarbeiter oder Projektmanager, müssen in der Lage sein, einen Bedarf an Ressourcen indem sie bestimmte Kriterien erfüllen.

Die Erstellung einer Personalbedarfsanfrage in Stafiz

Diese Bedürfnisse müssen dann weitergeleitet werden an die für das Staffing zuständigen Personen. Dies bedeutet, dass die Ressourcenmanagement-Software eine Funktion zur "Bedarfserstellung" bietet, mit der Sie angeben können :

• Kompetenzkriterien ;
• Erfahrungskriterien ;
• die Ladezeit ;
• alle anderen personalisierten Kriterien, die Sie benötigen.

Die Überwachung der Produktion und ihre finanziellen Auswirkungen

Zukünftige Produktion verfolgen

Durch die Zuweisung von Profilen zu Projekten oder Aufgaben erstellen und aktualisieren Sie systematisch, ohne sich dessen unbedingt bewusst zu sein, die Finanzprognose.

Denn hinter der Zuweisung eines Profils kann ein Ressourcenplanungstool, das über Finanz- und Berichtsfunktionen verfügt, Ihnen noch mehr Wert bieten durch :

• zur Berechnung des Projektfortschritts und des damit verbundenen Umsatzes ;
• die Berechnung der Auswirkungen der Prognosen auf die Rentabilität ;
• an das Senden aller Elemente an ein ERP-System, um die Prognose zu aktualisieren.

Es ist dann nicht mehr nötig aktualisieren auf der einen Seite den Zeitplan zu aktualisieren und dann die Arbeit erneut zu erledigen, indem Sie die noch zu erledigenden Aufgaben aktualisieren.

Berechnung der Margen während des gesamten Projekts

Wenn Ihre Staffing-Software die Möglichkeit bietet Kosten einrichten für jeden Nutzer (ein Gehalt für einen Mitarbeiter oder einen Selbstkostenpreis für einen projektspezifischen Lieferanten), dann wird das Auslastungsmanagement Folgendes ermöglichen die zukünftige Rentabilität des Projekts berechnen.

Wenn Sie Subunternehmer staffieren und ihre Kosten angeben ist es noch besser, da Sie die Produktion und die zukünftigen Kosten der Subunternehmer vorhersagen können.

Andere Kosten wirken sich auf Ihr Projekt aus: der Kauf von Produkten, nicht weiterverrechenbare Reisekosten ... Um alles zu integrieren und eine zuverlässige finanzielle Überwachung des Projekts in EchtzeitStellen Sie sicher, dass die Staffing-Lösung die Sie gewählt haben, dies ermöglicht.

Sie verbinden Ihr Timesheet-Tool mit Ihrer Ressourcenplanungssoftware verbinden, um den Ist-Zustand (die bereits gearbeiteten Zeiten) und den Soll-Zustand zu erhalten. Wenn Ihre Software jedoch die Zeiterfassung wie Stafiz integriert, wird die Berechnung automatisch erfolgen.

Haben Sie eine native Integration von Ist und Soll ist immer noch ideal, um Datenprobleme und andere Fehler zu vermeiden, die Konnektoren manchmal verursachen können.

Dann bleibt nur noch die Lektüre des Dashboard des Projekts und prüfen, ob die berechnete voraussichtliche Rentabilität nahe am Ziel liegt oder ob die Projektmargen abweichen.

Ressourcenplanungssoftware mit einem ERP-System verbinden

Die Aktualisierung der Projekte und der noch zu erledigenden Aufgaben muss regelmäßig in das ERP-System integriert werden.

Idealerweise arbeiten die Mitarbeiter in einer einfacheren und intuitiven Lösung wie dem Planungstool, bevor die Daten automatisch per API gesendet werden an das ERP-System weitergeleitet werden.

Die Finanzfunktionen können dann übernehmen, um den Buchhaltungsabschluss vorbereiten.

Mögliche Integrationen mit Stafiz