Découvrez comment la solution Stafiz peut vous aider à gérer votre staffing
Prenez RDV pour voir une démo
SOMMAIRE
Accès rapide : Toutes les étapes
- Définissez l’approche et l’objectif de votre processus de staffing
- Création de la base de données de vos profils
- Créer le référentiel de compétences et mettre à jour les profils
- Mettre à jour les préférences des collaborateurs
- Affectation des profils sur les projets
- Mise en place de KPIs
- Optimiser le staffing
- Accompagner le changement
- Définir les objectifs périodiques et démarrer le suivi
- Choisir votre outil de staffing
Étape 1
Définissez l’approche et l’objectif de votre processus de staffing
Selon l’activité, le staffing peut avoir des objectifs différents
- Il y a d’abord le staffing des besoins clients. C’est-à-dire la recherche du ou des bon(s) profil(s) à mettre en face d’un besoin exprimé par un client.
- Ensuite, le travail d’optimisation de la charge. Afin de s’assurer que les collaborateurs sont correctement affectés, qu’il n’y a pas de surcharge ou de surcharge.
- Enfin, l’approche plus commerciale qui consiste à anticiper les fins de missions de collaborateurs et s’assurer qu’ils sont repositionnés sur des projets afin d’éviter l’inter-contrat.
Ces différents objectifs vont souvent de pairs les uns avec les autres. Mais ils peuvent avoir un degré d’importance différent selon la stratégie de votre activité. C’est à vous de bien déterminer les objectifs que le processus de staffing doit privilégier.
Etape 2
Créer la base de données de profils
Prenez en compte les profils internes et externes
Si votre staffing a principalement vocation à optimiser la charge des collaborateurs, le processus de staffing ne nécessitera de suivre que les collaborateurs internes. Mais si vous souhaitez positionner des profils externes pour répondre à des besoins clients, et si par ailleurs vous travaillez régulièrement avec des freelances et sous-traitants; la base de données prise en compte pour travailler sur votre staffing doit être plus large.
Les 3 types de profils à prendre en compte sont les suivants :
- Collaborateurs internes
Cette base de profils interne est indispensable pour mener à bien vos objectifs de staffing. Tous les profils doivent être pris en compte et il faut pouvoir mettre à jour les profils avec les compétences et les préférences (clarifié en section suivante).
- Profils externes (sous-traitants) et candidats
Savoir répondre à toutes les demandes des clients grâce à un vivier de profils qui va identifier des compétences bien au-delà de celles des collaborateurs internes peut permettre de créer un réel avantage concurrentiel pour une société de services. Il faut maximiser les chances de répondre aux exigences des clients avec le bon niveau de compétences.
D’où la nécessité d’intégrer aussi les profils de sous-traitants avec lesquels vous avez déjà travaillé, et de candidats (profil que vous avez identifié et enregistré) pour pouvoir les contacter le cas échéant.
Étape 3
Créer le référentiel de compétences et mettre à jour les profils
Quelles compétences attribuer aux profils ?
- Définir le référentiel de compétences
Il faut clarifier la liste des compétences qui peuvent être attribuées aux différents profils. Il faut pour cela se coordonner les équipes commerciales et le management. Elles connaissent parfaitement les attentes des clients. Les équipes ressources humaines elles, suivent peut-être déjà ces aspects de compétences. L’alignement au sein de votre entreprise quant au référentiel de compétences à suivre est nécessaire, car il y a un enjeu d’offre vis-à-vis du client et de suivi de carrières du point de vue RH.
- Attribuer les compétences aux profils
Il faut ensuite que les compétences soient ajoutées sur chaque profil avec l’indication de la maîtrise de chacune d’entre elles. Le niveau de compétences est un ajout intéressant pour faciliter le choix lorsque plusieurs profils possèdent une même compétence demandée par un client. C’est important que cette mise à jour soit réalisée en masse si c’est à faire par une même personne. Dans le cas contraire, il faut donner à chaque collaborateur la possibilité de mettre à jour ses propres compétences, avant une vérification du manager
- Ajout des compétences post-mission
Au fur et à mesure que le collaborateur termine des projets, il accumule de nouvelles compétences ou en développe des existantes. Il faut pouvoir se donner la possibilité d’une mise à jour après chaque projet afin de garder une base de compétences à jour.
Étape 4
Mettre à jour les préférences des collaborateurs
Choisir les profils en fonction des critères des clients et intégrer les préférences
Choisir les profils en fonction des critères des clients, c’est impératif. Intégrer en outre les préférences des collaborateurs dans les critères de choix, c’est un véritable atout pour les collaborateurs. C’est une approche qui favorise la progression des carrières des équipes et le développement des compétences des profils. C’est le type de processus qui favorise la satisfaction des collaborateurs et leur rétention.
- Il faut d’abord choisir le type de préférences qui peuvent être mises à jour
Afin de rester pragmatique, il faut définir quels types de préférences peuvent être mises à jour par les collaborateurs. Il faut en effet qu’elles puissent être utilisées dans les choix de staffing, sans quoi cette approche finira par créer plus de frustration côté collaborateurs que de satisfaction. Aussi, c’est important que ces préférences correspondent à des critères utilisés dans les demandes de staffing pour qu’un « matching » puisse se faire.
- Il faut ensuite réaliser une campagne de mise à jour des préférences
Idéalement une communication pour lancer une campagne sur une période restreinte permet de s’assurer que tous les collaborateurs mettent à jour leurs préférences. Il faut vous assurer que vous disposez d’un suivi facile pour savoir qui n’a pas mis à jour ses préférences afin de les relancer.
Étape 5
Affectation des profils sur les projets
Remplir le staffing en affectant la charge prévisionnelle à date sur les projets
- Projets clients
Il faut confirmer à la maille jour, semaine ou mois, le temps prévu à passer dans le futur sur chacun des projets clients. Les responsables de projets sont les personnes qui auront la meilleure visibilité pour indiquer ce qu’il reste à faire à chaque collaborateur, et sur quelle période faut-il planifier cette charge.
- Projets internes
Il est aussi nécessaire de prendre en compte la charge liée aux projets internes. Cela va du temps passé sur le management aux différents projets internes sur lesquels les collaborateurs apportent une contribution. La planification est souvent prévue en nombre d’heures ou en portion de journée sur une période. Par exemple, une demi-journée par semaine consacrée au management.
Cette mise à jour permet de prendre en compte la charge associée et de réduire ainsi la capacité des collaborateurs pour éviter de les surcharger.
- Absences et temps partiels
Il convient enfin de positionner l’ensemble des absences prévues, et lorsque des collaborateurs sont en temps partiel, d’indiquer quels sont les dates auxquelles ils ne peuvent pas travailler. Si, par exemple, un collaborateur travaille aux quatre-cinquième, et est absent chaque vendredi, il faut absolument que sa capacité reflète cela.
Étape 6
Mise en place de KPIs
Quels indicateurs clés suivre ?
À ce stade, vous disposez d’un visuel consolidé de la charge, ainsi qu’une information détaillée par profil (et potentiellement par équipe). Voici les indicateurs clés qu’il faut impérativement suivre :
- Taux d’occupation : ce taux calcule le pourcentage d’occupation d’une ressource en intégrant toutes les activités et projets (clients, internes, congés inclus, …)
Objectif : voir l’occupation globale du collaborateur et vérifier s’il a de la capacité à être staffé sur des projets clients ou internes.
- TACE (Taux d’Activité Congés Exclus) : le pourcentage de temps passé sur des projets facturables par rapport au temps disponible.
Objectif : s’assurer que les collaborateurs passent suffisamment de temps sur des projets qui génèrent du chiffre d’affaires pour préserver la marge.
- Chiffre d’affaires prévisionnel vs Production valorisée : il est possible grâce à la charge prévisionnelle de savoir comment le chiffre d’affaires va progresser dans les périodes futures. Pour un projet au forfait, l’avancement du projet va permettre de déterminer le chiffre d’affaires qui sera reconnu sur les prochaines périodes. Pour un projet en régie, la production multipliée par un taux jour permet de déterminer le chiffre d’affaires produit et facturable. Il faut pouvoir les calculer et les différencier.
Comment mettre en place une gestion de staffing efficace ?
Découvrez toutes les étapes indispensables dans notre guide
Étapes 7 & 8
Optimiser le staffing et accompagner le changement
Identifier les problématiques
La vue globale que vous avez créée vous permet désormais d’identifier les problématiques et de répondre aux questions suivantes :
- Qui est sur-staffé ?
- Qui est sous-staffé ?
- Quelles équipes ont des TACE prévisionnels trop faibles ?
- Le staffing actuel permet-il d’atteindre les objectifs de chiffre d’affaires ?
Le rôle du responsable des opérations est de résoudre chacun de ces points en menant les arbitrages nécessaires et en ajustant les affectations pour que les indicateurs soient au bon niveau.
Coordonner le changement
La mise en place d’un staffing performant qui améliore la performance implique de coordonner le changement afin que les données soient régulièrement mises à jour. Cette fréquence de mise à jour est impérative pour que les données sur lesquelles vous vous appuyez pour prendre des décisions soient fiables et pertinentes.
Il faut former et responsabiliser les responsables de projets pour qu’ils mettent à jour la charge prévisionnelle régulièrement sur leurs projets. Idéalement, une revue de leur portefeuille de projet doit être faite chaque mois. Il est aussi nécessaire de mettre en place une réunion de staffing régulière pour faciliter les arbitrages.
En fonction des besoins des différentes équipes et des enjeux clients, une décision prise de manière collégiale par un responsable favorise l’amélioration de la performance.
Étapes 9 & 10
Définir les objectifs périodiques et démarrer le suivi et choisir son outil de staffing
Analyse des indicateurs
Maintenant que tout est en place, il faut définir les objectifs à atteindre sur lesquels le staffing a un impact direct. Les KPIs identifiés plus haut doivent être revus par le management et des objectifs mensuels, trimestriels, et annuels doivent être fixés. L’approche au collaborateur permet par ailleurs de consolider au niveau de groupes de personnes (équipes, business unit, rôle, etc…).
Il faut donc analyser ces indicateurs sous différents angles, et les objectifs à chaque niveau doivent être fixés pour renforcer la performance.
Choisir un outil de staffing
Vous avez le choix de travailler votre staffing sur des tableurs et de concevoir des modèles ou de choisir un outil de staffing dédié. Comme vous l’imaginez, c’est la deuxième option que nous recommandons. Les tableurs créent les problèmes suivants :
- Mises à jour qui ne sont pas faites en temps réel
- Complexité de travailler à plusieurs sur un fichier
- Risque d’obsolescence d’un modèle, ou d’incapacité à en assurer la maintenance
- Manque d’intelligence et de data vision
- Manque de visuels
Allez-vous opter pour un outil de staffing ?
Avec Stafiz, automatisez : la recherche de profils, le positionnement sur les besoins clients, et les plannings de production.
Pour en savoir plus sur la plateforme Stafiz, visitez la page produit.