Ontdek hoe de Stafiz-oplossing u kan helpen bij het beheren van uw personeelsbestand
Maak een afspraak voor een demo
INHOUD
Snelle toegang: Alle fasen
- Definieer de aanpak en doelstelling van je personeelsproces
- Je profieldatabase maken
- Het vaardighedenarchief aanmaken en profielen bijwerken
- Werknemersvoorkeuren bijwerken
- Profielen toewijzen aan projecten
- KPI's instellen
- Personeel optimaliseren
- Verandering ondersteunen
- Definieer periodieke doelen en begin met monitoren
- Je personeelshulpmiddel kiezen
Fase 1
Definieer de aanpak en doelstelling van je personeelsproces
Afhankelijk van de activiteit kan het personeel verschillende doelstellingen hebben
- Ten eerste is er de personeelsbezetting van de behoeften van de klant. Met andere woorden, het zoeken naar het juiste profiel of de juiste profielen om aan een behoefte van een klant te voldoen.
- Dan is er nog het werk om de werklast te optimaliseren. Ervoor zorgen dat het personeel op de juiste manier wordt ingezet, dat er geen overbelasting of overbelasting is.
- Tot slot is er de meer commerciële aanpak, die erin bestaat te anticiperen op het einde van de opdrachten van werknemers en ervoor te zorgen dat ze opnieuw op projecten worden geplaatst om intercontracten te vermijden.
Deze verschillende doelstellingen gaan vaak hand in hand. Maar ze kunnen een verschillende mate van belangrijkheid hebben, afhankelijk van je bedrijfsstrategie. Het is aan jou om te beslissen op welke doelstellingen het personeelsproces zich moet richten.
Fase 2
De profieldatabase aanmaken
Rekening houden met interne en externe profielen
Als het hoofddoel van je staffing het optimaliseren van de werkdruk van je werknemers is, zal het staffingproces enkel interne werknemers moeten monitoren. Maar als je externe profielen wilt positioneren om aan de behoeften van klanten te voldoen en als je ook regelmatig met freelancers en onderaannemers werkt, moet de database die je gebruikt om aan je personeelsbezetting te werken breder zijn.
De 3 profieltypen waarmee rekening moet worden gehouden, zijn de volgende:
- Interne medewerkers
Deze interne database van profielen is essentieel als je je personeelsdoelstellingen wilt bereiken. Alle profielen moeten in aanmerking worden genomen en het moet mogelijk zijn om profielen bij te werken met vaardigheden en voorkeuren (toegelicht in de volgende sectie).
- Externe profielen (onderaannemers) en kandidaten
Weten hoe je moet reageren op alle verzoeken van klanten dankzij een pool van profielen die vaardigheden identificeren die veel verder gaan dan die van interne werknemers, kan een echt concurrentievoordeel opleveren voor een dienstverlenend bedrijf. Je moet de kansen maximaliseren om aan de eisen van de klant te voldoen met het juiste vaardigheidsniveau.
Vandaar de noodzaak om ook de profielen van onderaannemers met wie je al hebt gewerkt en van kandidaten (profielen die je hebt geïdentificeerd en geregistreerd) op te nemen, zodat je contact met hen kunt opnemen als dat nodig is.
Stap 3
Het vaardighedenarchief aanmaken en profielen bijwerken
Welke vaardigheden moeten worden toegewezen aan de profielen?
- Het vaardighedenkader definiëren
We moeten de lijst van vaardigheden die kunnen worden toegewezen aan de verschillende profielen verduidelijken. Dit vereist coördinatie tussen de verkoopteams en het management. Zij weten precies wat klanten willen. De HR-teams houden deze vaardigheidsaspecten misschien al in de gaten. Afstemming binnen uw bedrijf over de te volgen repository van vaardigheden is noodzakelijk, want er is een aanbodkwestie tegenover de klant en een loopbaanopvolgingskwestie vanuit HR-oogpunt.
- Vaardigheden toewijzen aan profielen
De vaardigheden moeten dan worden toegevoegd aan elk profiel, samen met een indicatie van het vaardigheidsniveau in elk ervan. Het vaardigheidsniveau is een interessante toevoeging om de keuze te vergemakkelijken wanneer meerdere profielen dezelfde vaardigheid bezitten die door een klant wordt gevraagd. Het is belangrijk dat deze update massaal wordt uitgevoerd als dit door dezelfde persoon moet gebeuren. Anders moet elke medewerker de kans krijgen om zijn of haar eigen vaardigheden bij te werken, voorafgaand aan de verificatie door de manager.
- Post-missie vaardigheden toegevoegd
Naarmate werknemers projecten voltooien, verzamelen ze nieuwe vaardigheden of ontwikkelen ze bestaande. Om de vaardigheden up-to-date te houden, moet je deze na elk project kunnen bijwerken.
Stap 4
Werknemersvoorkeuren bijwerken
Profielen selecteren op basis van klantcriteria en voorkeuren inbouwen
Profielen kiezen volgens de criteria van de klant is noodzakelijk. De voorkeuren van werknemers opnemen in de selectiecriteria is een echte troef voor werknemers. Het is een aanpak die de loopbaanontwikkeling van teams en de ontwikkeling van vaardigheden van profielen bevordert. Het is het soort proces dat de tevredenheid en het behoud van werknemers bevordert.
- Eerst moet je het type voorkeuren kiezen dat kan worden bijgewerkt
Om pragmatisch te blijven, moeten we definiëren welke soorten voorkeuren door werknemers kunnen worden bijgewerkt. Anders leidt deze aanpak tot meer frustratie bij de werknemers dan tot tevredenheid. Het is ook belangrijk dat deze voorkeuren overeenkomen met de criteria die worden gebruikt in personeelsaanvragen, zodat matching kan plaatsvinden.
- Vervolgens moet je een campagne uitvoeren om je voorkeuren bij te werken
Idealiter zorgt een communicatie om een campagne te lanceren gedurende een beperkte periode ervoor dat alle werknemers hun voorkeuren bijwerken. Je moet ervoor zorgen dat je gemakkelijk kunt bijhouden wie zijn voorkeuren niet heeft bijgewerkt, zodat je herinneringen kunt versturen.
Stap 5
Profielen toewijzen aan projecten
Voltooi de personeelsbezetting door de voorspelde werklast tot op heden toe te wijzen aan projecten
- Projecten van klanten
Je moet op dag-, week- of maandniveau bevestigen hoeveel tijd je in de toekomst aan elk klantproject denkt te besteden. Projectmanagers zijn de mensen die het beste zicht hebben op wat elk personeelslid nog moet doen en over welke periode deze werkbelasting gepland moet worden.
- Interne projecten
Het is ook nodig om rekening te houden met de werkbelasting die gepaard gaat met interne projecten. Dit varieert van tijd besteed aan management tot de verschillende interne projecten waaraan werknemers bijdragen. De planning is vaak gebaseerd op een aantal uren of een dagdeel over een bepaalde periode. Bijvoorbeeld een halve dag per week gewijd aan management.
Met deze update kan rekening worden gehouden met de bijbehorende belasting, waarbij de personeelscapaciteit wordt verlaagd om overbelasting te voorkomen.
- Afwezigheden en deeltijdwerk
Tot slot moeten alle geplande afwezigheden worden vermeld en als werknemers parttime werken, moeten de data waarop ze niet kunnen werken worden aangegeven. Als een werknemer bijvoorbeeld vier vijfde van zijn tijd werkt en elke vrijdag afwezig is, is het essentieel dat zijn of haar capaciteit dit weerspiegelt.
Stap 6
KPI's instellen
Welke sleutelindicatoren moeten worden opgevolgd?
In dit stadium heb je een geconsolideerd overzicht van de werklast en gedetailleerde informatie per profiel (en mogelijk per team). Dit zijn de belangrijkste indicatoren die je in de gaten moet houden:
- Bezettingsgraad : deze graad berekent het percentage bezetting van een bron, rekening houdend met alle activiteiten en projecten (klanten, intern personeel, inclusief vakanties, enz.).
Doel : zien hoe druk de medewerker het globaal heeft en nagaan of hij of zij de capaciteit heeft om op klanten- of interne projecten te worden ingezet.
- TACE (Rate of Activity Excluded Leave): het percentage tijd dat wordt besteed aan factureerbare projecten in verhouding tot de beschikbare tijd.
Hetdoel is om ervoor te zorgen dat werknemers genoeg tijd besteden aan verkoopgenererende projecten om de marges op peil te houden.
- Verwachte omzet vs. gewaardeerde productie: de verwachte last maakt het mogelijk om te bepalen hoe de omzet in toekomstige perioden zal verlopen. Voor een project met een vaste prijs zal de voortgang van het project worden gebruikt om de omzet te bepalen die in toekomstige perioden zal worden opgenomen. Voor een project met een vaste prijs bepaalt de voortgang van het project de omzet die in toekomstige perioden zal worden opgenomen. Je moet ze kunnen berekenen en van elkaar kunnen onderscheiden.
Hoe zet je effectief personeelsbeheer op?
Ontdek alle essentiële stappen in onze gids
Stappen 7 & 8
Personeel optimaliseren en verandering ondersteunen
De problemen identificeren
Met het totaaloverzicht dat je nu hebt gemaakt, kun jede problemen identificerenen de volgende vragen beantwoorden:
- Wie is er overbezet?
- Wie is er onderbemand?
- Welke teams hebben te lage TACE-prognoses?
- Is de huidige personeelsbezetting voldoende om de verkoopdoelstellingen te halen?
De rol van de Operations Manager is om elk van deze punten op te lossen door de nodige afwegingen te maken en toewijzingen aan te passen om ervoor te zorgen dat de indicatoren op het juiste niveau zijn.
Coördinatie van verandering
Een goed presterend personeelssysteem opzetten dat de prestaties verbetert, betekent veranderingen coördineren zodat gegevens regelmatig worden bijgewerkt. Deze frequentie van bijwerken is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de gegevens waarop je je beslissingen baseert betrouwbaar en relevant zijn.
Projectmanagers moeten worden getraind en verantwoordelijk worden gemaakt, zodat ze regelmatig de voorspelde werklast voor hun projecten bijwerken. In het ideale geval wordt hun projectportfolio elke maand herzien. Er moet ook een regelmatige personeelsvergadering worden opgezet om arbitrage te vergemakkelijken.
Afhankelijk van de behoeften van de verschillende teams en de uitdagingen waarmee klanten worden geconfronteerd, zal een beslissing die collectief door een manager wordt genomen, helpen om de prestaties te verbeteren.
Fase 9 & 10
Definieer periodieke doelen, begin met monitoren en kies je personeelsinstrument
Indicatoranalyse
Nu alles op zijn plaats staat, is het tijd om de te bereiken doelstellingen te definiëren, waarop het personeel een directe invloed heeft. De KPI's die hierboven zijn geïdentificeerd, moeten door het management worden beoordeeld en er moeten maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse doelen worden vastgesteld. De werknemersbenadering maakt het ook mogelijk om te consolideren op het niveau van groepen mensen (teams, business units, rollen, enz.).
Deze indicatoren moeten daarom vanuit verschillende invalshoeken worden geanalyseerd en op elk niveau moeten doelen worden gesteld om de prestaties te verbeteren.
Een personeelshulpmiddel kiezen
Je hebt de keuze tussen het werken met spreadsheets en het ontwerpen van sjablonen of het kiezen van een speciale tool voor personeelsbeheer. Zoals je je kunt voorstellen, raden we de tweede optie aan. Spreadsheets zorgen voor de volgende problemen:
- Updates niet in realtime
- Complexiteit van het werken met meerdere mensen aan een dossier
- Risico van modelveroudering of onvermogen om een model te onderhouden
- Gebrek aan intelligentie en visie op gegevens
- Gebrek aan visuals
Kies je voor een personeelshulpmiddel?
Met Stafiz kun je automatiseren: zoeken naar profielen, positionering op klantbehoeften en productieschema's.
Ga voor meer informatie over het Stafiz-platform naar de productpagina.
WEBINAR STAFIZ