Erfahren Sie, wie die Stafiz-Lösung Ihnen bei der Verwaltung Ihres Staffings helfen kann.
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INHALT
Schnellzugriff: Alle Schritte
- Definieren Sie den Ansatz und das Ziel Ihres Staffing-Prozesses
- Erstellung einer Datenbank mit Ihren Profilen
- Erstellen Sie das Kompetenzrepositorium und aktualisieren Sie die Profile.
- Die Präferenzen der Mitarbeiter aktualisieren
- Profile auf Projekte zuweisen
- Einführung von KPIs
- Staffing optimieren
- Den Wandel begleiten
- Regelmäßige Ziele festlegen und mit der Überwachung beginnen
- Wählen Sie Ihr Staffing-Tool
Schritt 1
Definieren Sie den Ansatz und das Ziel Ihres Staffing-Prozesses
Je nach Aktivität kann das Staffing unterschiedliche Ziele haben
- Zunächst gibt es das Staffing von Kundenbedürfnissen. Das heißt, die Suche nach dem richtigen Profil oder den richtigen Profilen, die einem von einem Kunden geäußerten Bedarf gegenübergestellt werden.
- Zweitens die Arbeit an der Optimierung der Auslastung. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter richtig eingesetzt werden, dass es keine Überlastung oder Überforderung gibt.
- Und schließlich der eher kommerzielle Ansatz, der darin besteht, das Ende von Mitarbeitereinsätzen zu antizipieren und sicherzustellen, dass sie für Projekte neu positioniert werden, um Interkontrakte zu vermeiden.
Diese verschiedenen Ziele gehen oft Hand in Hand. Sie können aber je nach der Strategie Ihres Geschäfts einen unterschiedlichen Grad an Bedeutung haben. Es liegt an Ihnen, genau zu bestimmen, welche Ziele der Staffing-Prozess in den Vordergrund stellen soll.
Schritt 2
Erstellen der Profildatenbank
Berücksichtigen Sie interne und externe Profile
Wenn Ihre Personalbesetzung in erster Linie darauf abzielt, die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren, müssen im Rahmen des Personalbesetzungsprozesses nur die internen Mitarbeiter überwacht werden. Wenn Sie aber externe Profile für Kundenbedürfnisse einstellen wollen und regelmäßig mit Freiberuflern und Subunternehmern zusammenarbeiten, muss die Datenbasis für die Personalbesetzung breiter sein.
Die 3 Arten von Profilen, die berücksichtigt werden müssen, sind folgende:
- Interne Mitarbeiter
Diese interne Profildatenbank ist unerlässlich, um Ihre Staffing-Ziele erfolgreich umzusetzen. Alle Profile müssen berücksichtigt werden und es muss möglich sein, die Profile mit Kompetenzen und Präferenzen zu aktualisieren (wird im nächsten Abschnitt geklärt).
- Externe Profile (Subunternehmer) und Kandidaten
Die Fähigkeit, alle Kundenwünsche mithilfe eines Profilpools zu erfüllen, der Kompetenzen weit über die der internen Mitarbeiter hinaus identifizieren wird, kann einem Dienstleistungsunternehmen einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Es gilt, die Chancen zu maximieren, die Anforderungen der Kunden mit dem richtigen Maß an Kompetenzen zu erfüllen.
Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, auch die Profile von Auftragnehmern, mit denen Sie bereits zusammengearbeitet haben, und von Bewerbern (Profil, das Sie identifiziert und gespeichert haben) zu integrieren, um sie gegebenenfalls kontaktieren zu können.
Schritt 3
Erstellen Sie das Kompetenzrepositorium und aktualisieren Sie die Profile.
Welche Kompetenzen sollten Sie den Profilen zuweisen?
- Definition des Kompetenzrahmens
Die Liste der Kompetenzen, die den verschiedenen Profilen zugewiesen werden können, muss geklärt werden. Dazu müssen sich die Verkaufsteams und das Management untereinander abstimmen. Sie sind mit den Erwartungen der Kunden bestens vertraut. Die Personalabteilungen verfolgen diese Kompetenzaspekte möglicherweise bereits. Es geht um das Angebot für die Kunden und um die Karriereplanung aus Sicht der Personalabteilung.
- Kompetenzen den Profilen zuordnen
Anschließend müssen die Fertigkeiten auf jedem Profil hinzugefügt werden, zusammen mit der Angabe, wie gut sie jeweils beherrscht werden. Die Kompetenzstufe ist ein interessanter Zusatz, der die Auswahl erleichtert, wenn mehrere Profile über die gleiche, von einem Kunden gewünschte Kompetenz verfügen. Es ist wichtig, dass diese Aktualisierung massenhaft erfolgt, wenn sie von einer einzigen Person durchgeführt werden soll. Andernfalls muss jedem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, seine eigenen Kompetenzen zu aktualisieren, bevor eine Überprüfung durch den Manager erfolgt.
- Hinzufügen von Post-Mission-Fähigkeiten
Während der Mitarbeiter Projekte abschließt, sammelt er neue Kompetenzen oder baut bestehende aus. Man muss sich nach jedem Projekt die Möglichkeit einer Aktualisierung einräumen lassen können, um die Kompetenzbasis auf dem neuesten Stand zu halten.
Schritt 4
Die Präferenzen der Mitarbeiter aktualisieren
Profile nach den Kriterien der Klientinnen und Klienten auswählen und Präferenzen einbeziehen
Die Profile nach den Kriterien der Kunden auszuwählen, ist zwingend erforderlich. Wenn Sie darüber hinaus die Präferenzen der Mitarbeiter in die Auswahlkriterien einbeziehen, ist das ein echter Vorteil für die Mitarbeiter. Es ist ein Ansatz, der die Karriereentwicklung der Teams und die Entwicklung der Kompetenzen der Profile fördert. Es ist die Art von Prozess, die die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Bindung an das Unternehmen fördert.
- Zunächst müssen Sie die Art der Voreinstellungen auswählen, die aktualisiert werden können
Um pragmatisch zu bleiben, müssen Sie definieren, welche Arten von Präferenzen von den Mitarbeitern aktualisiert werden können. Es ist wichtig, dass diese Präferenzen bei der Personalauswahl verwendet werden können, da dieser Ansatz sonst eher zu Frustration auf Seiten der Mitarbeiter als zu Zufriedenheit führen wird. Außerdem ist es wichtig, dass diese Präferenzen mit den Kriterien übereinstimmen, die in den Personalanfragen verwendet werden, damit ein "Matching" stattfinden kann.
- Anschließend muss eine Kampagne zur Aktualisierung der Präferenzen durchgeführt werden
Idealerweise stellt eine Kommunikation zum Start einer Kampagne über einen begrenzten Zeitraum sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Präferenzen aktualisieren. Sie sollten sicherstellen, dass Sie leicht nachvollziehen können, wer seine Präferenzen nicht aktualisiert hat, um sie erneut anzusprechen.
Schritt 5
Profile auf Projekte zuweisen
Füllen Sie das Staffing aus, indem Sie die prognostizierte Last zu einem bestimmten Zeitpunkt den Projekten zuweisen.
- Kundenprojekte
Sie müssen auf Tages-, Wochen- oder Monatsebene bestätigen, wie viel Zeit in Zukunft für jedes Kundenprojekt eingeplant ist. Die Projektmanager haben die beste Übersicht darüber, was jeder Mitarbeiter noch zu tun hat und über welchen Zeitraum diese Belastung geplant werden soll.
- Interne Projekte
Es ist auch notwendig, die Belastung durch interne Projekte zu berücksichtigen. Dies reicht von der Zeit, die für das Management aufgewendet wird, bis hin zu den verschiedenen internen Projekten, zu denen die Mitarbeiter einen Beitrag leisten. Die Planung erfolgt häufig in Form von Stunden oder Tagesanteilen über einen Zeitraum. Zum Beispiel ein halber Tag pro Woche, der dem Management gewidmet wird.
Dieses Update berücksichtigt die damit verbundene Belastung und reduziert so die Kapazität der Mitarbeiter, um eine Überlastung zu vermeiden.
- Abwesenheiten und Teilzeitarbeit
Schließlich müssen alle geplanten Abwesenheiten positioniert werden, und wenn Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten, muss angegeben werden, an welchen Tagen sie nicht arbeiten können. Wenn ein Mitarbeiter z. B. vierfünftel arbeitet und jeden Freitag abwesend ist, muss dies unbedingt in seiner Kapazität widergespiegelt werden.
Schritt 6
Einführung von KPIs
Welche Schlüsselindikatoren sollten Sie verfolgen?
Zu diesem Zeitpunkt haben Sie einen konsolidierten Überblick über die Belastung sowie detaillierte Informationen pro Profil (und möglicherweise pro Team). Die folgenden Schlüsselindikatoren sollten Sie unbedingt im Auge behalten:
- Auslastung : Diese Rate berechnet die prozentuale Auslastung einer Ressource unter Einbeziehung aller Aktivitäten und Projekte (Kunden, Interne, inkl. Urlaub, ...).
Ziel : die Gesamtbeschäftigung des Mitarbeiters zu sehen und zu prüfen, ob er die Fähigkeit hat, für Kunden- oder interne Projekte gestaffelt zu werden.
- TACE (Activity Rate Congues Exclusive): Der prozentuale Anteil der Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird, im Verhältnis zur verfügbaren Zeit.
Ziel : Sicherstellen, dass die Mitarbeiter genügend Zeit mit umsatzwirksamen Projekten verbringen, um die Gewinnspanne zu erhalten.
- Umsatzprognose vs. bewertete Produktion: Die Umsatzprognose gibt Aufschluss darüber, wie sich der Umsatz in den kommenden Perioden entwickeln wird. Bei einem Pauschalprojekt wird der Projektfortschritt den Umsatz bestimmen, der in den nächsten Perioden anerkannt wird. Bei einem Projekt in Eigenregie wird die Produktion multipliziert mit einem Tagessatz dazu beitragen, den produzierten und abrechenbaren Umsatz zu bestimmen. Man muss sie berechnen und unterscheiden können.
Wie kann man ein effektives Staffing-Management einführen?
Entdecken Sie alle unerlässlichen Schritte in unserem Leitfaden
Schritte 7 & 8
Staffing optimieren und Veränderungen begleiten
Probleme identifizieren
Die von Ihnen erstellte Gesamtansicht ermöglicht es Ihnen nun,Probleme zu erkennenund folgende Fragen zu beantworten:
- Wer ist überstaffelt?
- Wer ist unterbesetzt?
- Welche Teams haben einen zu niedrigen prognostizierten TACE?
- Können mit dem derzeitigen Personalbestand die Umsatzziele erreicht werden?
Die Rolle des Operations Managers ist es, jeden dieser Punkte zu lösen, indem er die notwendigen Abwägungen trifft und die Zuweisungen anpasst, damit die Indikatoren auf dem richtigen Niveau sind.
Den Wandel koordinieren
Die Einführung eines leistungsfähigen Staffings, das die Leistung verbessert, setzt voraus, dass Sie die Veränderungen koordinieren, damit die Daten regelmäßig aktualisiert werden. Diese Aktualisierungshäufigkeit ist zwingend erforderlich, damit die Daten, auf die Sie sich bei Ihren Entscheidungen stützen, zuverlässig und relevant sind.
Sie müssen die Projektmanager schulen und ihnen Verantwortung übertragen, damit sie die prognostizierte Belastung regelmäßig für ihre Projekte aktualisieren. Idealerweise sollte jeden Monat ein Review ihres Projektportfolios durchgeführt werden. Es ist auch notwendig, ein regelmäßiges Staffing-Meeting einzurichten, um die Abwägungen zu erleichtern.
Je nach den Bedürfnissen der verschiedenen Teams und den Herausforderungen der Kunden fördert eine kollegial getroffene Entscheidung einer Führungskraft die Leistungssteigerung.
Schritte 9 & 10
Legen Sie periodische Ziele fest, starten Sie die Nachbereitung und wählen Sie Ihr Staffing-Tool aus.
Analyse von Indikatoren
Nachdem alles eingerichtet ist, müssen nun die Ziele festgelegt werden, die erreicht werden sollen und auf die das Staffing einen direkten Einfluss hat. Die oben identifizierten KPIs sollten vom Management überprüft und monatliche, vierteljährliche und jährliche Ziele festgelegt werden. Der Ansatz auf Mitarbeiterebene ermöglicht darüber hinaus eine Konsolidierung auf der Ebene von Personengruppen (Teams, Geschäftseinheiten, Rollen usw.).
Daher müssen diese Indikatoren aus verschiedenen Blickwinkeln analysiert werden, und es müssen Ziele auf jeder Ebene festgelegt werden, um die Leistung zu steigern.
Wählen Sie ein Staffing-Tool
Sie haben die Wahl, Ihr Staffing mit Tabellenkalkulationen zu bearbeiten und Vorlagen zu entwerfen oder ein eigenes Staffing-Tool zu wählen. Wie Sie sich vorstellen können, ist es die zweite Option, die wir empfehlen. Tabellenkalkulationen schaffen folgende Probleme:
- Aktualisierungen, die nicht in Echtzeit durchgeführt werden
- Komplexität, wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten
- Risiko, dass ein Modell veraltet oder nicht mehr gewartet werden kann
- Mangel an Intelligenz und Datenvision
- Mangel an Visualisierungen
Werden Sie sich für ein Staffing-Tool entscheiden?
Mit Stafiz automatisieren Sie: die Suche nach Profilen, die Positionierung auf die Kundenbedürfnisse und die Produktionsplanung.
Um mehr über die Stafiz-Plattform zu erfahren, besuchen Sie die Produktseite.