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ZUSAMMENFASSUNG
Schnelleinstieg: Alle Schritte
- Definieren Sie den Ansatz und das Ziel Ihres Besetzungsprozesses
- Erstellen Ihrer Profildatenbank
- Erstellen des Kompetenzrahmens und Aktualisieren von Profilen
- Aktualisieren Sie die Mitarbeiterpräferenzen
- Zuweisen von Profilen zu Projekten
- Implementierung von KPIs
- Optimieren Sie die Personalbesetzung
- Unterstützung des Wandels
- Setzen Sie sich regelmäßige Ziele und beginnen Sie mit der Überwachung
- Auswahl Ihres Personalbesetzungstools
Schritt 1
Definieren Sie den Ansatz und das Ziel Ihres Besetzungsprozesses
Je nach Tätigkeit kann die Personalbesetzung unterschiedliche Ziele verfolgen
- Da ist zunächst die Besetzung der Kundenbedürfnisse. Das heißt, die Suche nach dem/den richtigen(n) Profil(en), um ein von einem Kunden geäußertes Bedürfnis zu erfüllen.
- Dann die Arbeit der Optimierung der Last. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter richtig zugeordnet werden, dass es nicht zu einer Überlastung oder Überlastung kommt.
- Schließlich der kommerziellere Ansatz, der darin besteht, das Ende der Entsendung von Mitarbeitern zu antizipieren und sicherzustellen, dass sie bei Projekten neu positioniert werden, um eine Vergabe von Aufträgen zu vermeiden.
Diese unterschiedlichen Ziele gehen oft Hand in Hand. Sie können jedoch je nach Ihrer Geschäftsstrategie einen unterschiedlichen Grad an Bedeutung haben. Es liegt an Ihnen, die Ziele zu bestimmen, die der Besetzungsprozess priorisieren soll.
Schritt 2
Erstellen der Profildatenbank
Berücksichtigung von internen und externen Profilen
Wenn Ihre Besetzung hauptsächlich darauf abzielt, die Auslastung der Mitarbeiter zu optimieren, erfordert der Besetzungsprozess nur die Überwachung der internen Mitarbeiter. Wenn Sie jedoch externe Profile so positionieren möchten, dass sie den Kundenbedürfnissen entsprechen, und wenn Sie auch regelmäßig mit Freiberuflern und Subunternehmern zusammenarbeiten; Die Datenbasis, die für die Arbeit an Ihrer Personalbesetzung berücksichtigt wird, muss größer sein.
Die 3 Arten von Profilen, die zu berücksichtigen sind, sind wie folgt:
- Interne Mitarbeiter
Diese interne Datenbank mit Profilen ist unerlässlich, um Ihre Personalziele zu erreichen. Alle Profile müssen berücksichtigt werden und es muss möglich sein, die Profile mit Fähigkeiten und Präferenzen zu aktualisieren (siehe nächster Abschnitt).
- Externe Profile (Subunternehmer) und Kandidaten
Zu wissen, wie man auf alle Kundenanfragen reagiert, dank eines Pools von Profilen, die Fähigkeiten identifizieren, die weit über die der internen Mitarbeiter hinausgehen, kann einen echten Wettbewerbsvorteil für ein Dienstleistungsunternehmen schaffen. Sie müssen die Chancen maximieren, die Kundenanforderungen mit dem richtigen Maß an Fähigkeiten zu erfüllen.
Daher ist es notwendig, auch die Profile der Subunternehmer, mit denen Sie bereits zusammengearbeitet haben, und der Kandidaten (Profil, das Sie identifiziert und registriert haben) einzubeziehen, um sie bei Bedarf kontaktieren zu können.
Schritt 3
Erstellen des Kompetenzrahmens und Aktualisieren von Profilen
Welche Fähigkeiten sollten Profilen zugeschrieben werden?
- Definieren des Kompetenzrahmens
Die Liste der Fähigkeiten, die den verschiedenen Profilen zugeordnet werden können, muss geklärt werden. Dazu müssen Vertriebsteams und Geschäftsführung koordiniert werden. Sie kennen die Erwartungen der Kunden genau. Möglicherweise überwachen Personalteams diese Aspekte von Fähigkeiten bereits. Eine Abstimmung innerhalb Ihres Unternehmens in Bezug auf den zu befolgenden Kompetenzrahmen ist notwendig, da es aus HR-Sicht um das Angebot an den Kunden und die Karriereüberwachung geht.
- Zuweisen von Fähigkeiten zu Profilen
Die Fähigkeiten müssen dann zu jedem Profil hinzugefügt werden, wobei die Beherrschung jeder von ihnen angegeben wird. Das Niveau der Fähigkeiten ist eine interessante Ergänzung, um die Auswahl zu erleichtern, wenn mehrere Profile die gleiche Fähigkeit haben, die von einem Kunden angefordert wird. Es ist wichtig, dass dieses Update massenhaft durchgeführt wird, wenn es von derselben Person durchgeführt werden soll. Andernfalls muss jedem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, seine eigenen Fähigkeiten auf den neuesten Stand zu bringen, bevor eine Überprüfung durch den Manager durchgeführt wird
- Fähigkeiten nach der Mission wurden hinzugefügt
Wenn der Mitarbeiter Projekte abschließt, sammelt er neue Fähigkeiten oder entwickelt bestehende weiter. Sie müssen in der Lage sein, sich die Möglichkeit zu geben, nach jedem Projekt zu aktualisieren, um eine Kompetenzbasis auf dem neuesten Stand zu halten.
Schritt 4
Aktualisieren Sie die Mitarbeiterpräferenzen
Wählen Sie Profile basierend auf Kundenkriterien und integrieren Sie Präferenzen
Die Auswahl der Profile nach Kundenkriterien ist unerlässlich. Auch für die Mitarbeiter ist die Integration von Mitarbeiterpräferenzen in die Auswahlkriterien ein echter Vorteil. Es handelt sich um einen Ansatz, der die berufliche Entwicklung von Teams und die Entwicklung der Fähigkeiten von Profilen fördert. Dies ist die Art von Prozess, die die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter fördert.
- Der erste Schritt besteht darin, die Art der Einstellungen auszuwählen, die aktualisiert werden können
Um pragmatisch zu bleiben, ist es notwendig zu definieren, welche Arten von Präferenzen von den Mitarbeitern aktualisiert werden können. Sie müssen in der Lage sein, bei Personalentscheidungen eingesetzt zu werden, da dieser Ansatz sonst mehr Frustration auf Seiten der Mitarbeiter als Zufriedenheit hervorruft. Außerdem ist es wichtig, dass diese Präferenzen den Kriterien entsprechen, die bei Stellenbesetzungsanfragen verwendet werden, damit ein "Match" hergestellt werden kann.
- Sie müssen dann eine Kampagne durchführen, um die Einstellungen zu aktualisieren
Im Idealfall sorgt die Kommunikation zum Start einer Kampagne über einen begrenzten Zeitraum dafür, dass alle Mitarbeiter ihre Präferenzen aktualisieren. Sie müssen sicherstellen, dass Sie eine einfache Nachverfolgung haben, um zu wissen, wer seine Einstellungen nicht aktualisiert hat, um sie wiederzubeleben.
Schritt 5
Zuweisen von Profilen zu Projekten
Füllen Sie die Besetzung, indem Sie die bis dato prognostizierte Arbeitsbelastung den Projekten zuweisen
- Kundenprojekte
Sie müssen die erwartete Zeit bestätigen, die Sie in Zukunft für jedes der Kundenprojekte aufwenden möchten. Projektmanager sind die Personen, die den besten Überblick haben, um anzuzeigen, was von jedem Mitarbeiter noch zu tun ist und über welchen Zeitraum diese Arbeitsbelastung geplant werden sollte.
- Interne Projekte
Es ist auch notwendig, die Belastung im Zusammenhang mit internen Projekten zu berücksichtigen. Dies reicht von der Zeit, die für das Management aufgewendet wird, bis hin zu den verschiedenen internen Projekten, an denen die Mitarbeiter beteiligt sind. Die Planung wird oft in Bezug auf die Anzahl der Stunden oder Teile des Tages über einen Zeitraum geplant. Zum Beispiel einen halben Tag pro Woche, der dem Management gewidmet ist.
Dieses Update ermöglicht es, die damit verbundene Auslastung zu berücksichtigen und so die Kapazität der Mitarbeiter zu reduzieren, um eine Überlastung zu vermeiden.
- Abwesenheiten und Teilzeitarbeit
Schließlich ist es notwendig, alle geplanten Abwesenheiten zu positionieren und bei Teilzeitbeschäftigten die Daten anzugeben, an denen sie nicht arbeiten können. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise jeden Freitag vier Fünftel arbeitet und abwesend ist, ist es unerlässlich, dass seine Kapazität dies widerspiegelt.
Schritt 6
Implementierung von KPIs
Welche Schlüsselindikatoren sollte ich überwachen?
Zu diesem Zeitpunkt verfügen Sie über eine konsolidierte Ansicht der Ladung sowie über detaillierte Informationen nach Profil (und möglicherweise nach Team). Hier sind die wichtigsten Indikatoren, die überwacht werden müssen:
- Auslastungsgrad: Dieser Auslastungsgrad berechnet den prozentualen Anteil der Auslastung einer Ressource durch Integration aller Aktivitäten und Projekte (Kunden, Interna, einschließlich Feiertage usw.)
Ziel: Die Gesamtbeschäftigung des Mitarbeiters zu sehen und zu überprüfen, ob er oder sie in der Lage ist, für Kunden- oder interne Projekte eingesetzt zu werden.
- TACE (Leave Excluded Activity Rate): der Prozentsatz der Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wird, im Vergleich zur verfügbaren Zeit.
Das Ziel: sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genügend Zeit für Projekte aufwenden, die Einnahmen generieren, um die Margen zu erhalten.
- Prognostizierter Umsatz vs. Wertproduktion: Dank der prognostizierten Belastung ist es möglich zu wissen, wie der Umsatz in zukünftigen Perioden wachsen wird. Bei einem Festpreisprojekt ermöglicht der Fortschritt des Projekts die Bestimmung des Umsatzes, der in den nächsten Perioden realisiert wird. Bei einem Zeit- und Arbeitsprojekt wird die Produktion multipliziert mit einem Tagessatz verwendet, um den erzielten und abrechenbaren Umsatz zu ermitteln. Wir müssen in der Lage sein, sie zu berechnen und zu unterscheiden.
Wie richte ich ein effektives Personalmanagement ein?
Entdecken Sie alle wesentlichen Schritte in unserem Leitfaden
Schritte 7 & 8
Optimieren Sie die Personalbesetzung und unterstützen Sie Änderungen
Identifizieren Sie die Probleme
Die globale Ansicht, die Sie jetzt erstellt haben, ermöglicht es Ihnen, Probleme zu identifizierenund die folgenden Fragen zu beantworten:
- Wer ist überbesetzt?
- Wer ist unterbesetzt?
- Welche Teams haben zu niedrige Prognosen für die TACE?
- Reicht die aktuelle Personalausstattung aus, um die Umsatzziele zu erreichen?
Die Rolle des Betriebsleiters besteht darin, jeden dieser Punkte zu lösen, indem er die notwendigen Kompromisse eingeht und die Zuweisungen so anpasst, dass die Indikatoren auf dem richtigen Niveau sind.
Koordination des Wandels
Die Einrichtung einer leistungsstarken Personalbesetzung, die die Leistung verbessert, umfasst die Koordination von Änderungen, damit die Daten regelmäßig aktualisiert werden. Diese Aktualisierungshäufigkeit ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Daten, auf die Sie sich bei Ihrer Entscheidungsfindung verlassen, zuverlässig und relevant sind.
Projektmanager müssen geschult und befähigt werden, die prognostizierte Arbeitsbelastung für ihre Projekte regelmäßig zu aktualisieren. Im Idealfall sollte eine monatliche Überprüfung des Projektportfolios erfolgen. Es ist auch notwendig, eine regelmäßige Personalversammlung einzurichten, um das Schiedsverfahren zu erleichtern.
Abhängig von den Bedürfnissen der verschiedenen Teams und den Kundenproblemen fördert eine gemeinsame Entscheidung, die von einem Manager getroffen wird, die Leistungsverbesserung.
Schritte 9 & 10
Definieren Sie periodische Ziele und beginnen Sie mit der Überwachung und wählen Sie Ihr Personalbesetzungstool
Analyse von Indikatoren
Jetzt, da alles an seinem Platz ist, ist es notwendig, die zu erreichenden Ziele zu definieren, auf die sich die Besetzung direkt auswirkt. Die oben genannten KPIs müssen vom Management überprüft werden, und es müssen monatliche, vierteljährliche und jährliche Ziele festgelegt werden. Der Mitarbeiteransatz ermöglicht es auch, sich auf der Ebene von Personengruppen (Teams, Geschäftseinheit, Rolle usw.) zu konsolidieren.
Diese Indikatoren müssen daher aus verschiedenen Perspektiven analysiert werden, und es müssen auf jeder Ebene Ziele festgelegt werden, um die Leistung zu verbessern.
Auswahl eines Personalbesetzungstools
Sie haben die Wahl, an Tabellenkalkulationen zu arbeiten und Vorlagen zu entwerfen oder ein spezielles Personaltool zu wählen. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies die zweite Option, die wir empfehlen. Tabellenkalkulationen verursachen die folgenden Probleme:
- Updates, die nicht in Echtzeit erfolgen
- Komplexität der Arbeit mit mehreren Personen an einer Datei
- Risiko der Obsoleszenz des Modells oder der Unfähigkeit, es zu warten
- Mangelnde Intelligenz und Datenvision
- Fehlende Grafik
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