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RESUMEN
Acceso rápido: Todos los pasos
- Definir el enfoque y el objetivo de su proceso de programación de personal
- Creación de la base de datos de perfiles
- Crear el marco de competencias y actualizar los perfiles
- Actualizar las preferencias de los empleados
- Asignación de perfiles a proyectos
- Implementación de KPIs
- Optimice la dotación de personal
- Apoyo al cambio
- Establezca metas periódicas y comience a monitorear
- Elegir su herramienta de dotación de personal
Paso 1
Definir el enfoque y el objetivo de su proceso de programación de personal
Dependiendo de la actividad, la dotación de personal puede tener diferentes objetivos
- En primer lugar, está la programación de personal dependiendo de las necesidades del cliente. Es decir, la búsqueda del perfil o perfiles adecuados para satisfacer una necesidad expresada por un cliente.
- Luego, el trabajo de optimización de la carga. Para garantizar que los empleados estén correctamente asignados, que no haya sobrecarga o sobrecarga.
- Por último, el enfoque más comercial, que consiste en anticipar el final de las asignaciones de los empleados y asegurarse de que se reposicionan en los proyectos para evitar la intercontratación.
Estos diferentes objetivos suelen ir de la mano. Pero pueden tener un grado de importancia diferente en función de su estrategia empresarial. Eres tu quien debe decidir en qué objetivos debe centrarse el proceso de selección de personal.
Paso 2
Crear la base de datos de perfiles
Tenga en cuenta los perfiles internos y externos
Si tu programación de personal tiene como objetivo principal optimizar la carga de trabajo de tus empleados, el proceso de dotación de personal sólo tendrá que controlar a los empleados internos. Sin embargo, si desean posicionar perfiles externos para satisfacer las necesidades de los clientes, y si trabajan regularmente con autónomos y subcontratistas, la base de datos que se tiene en cuenta a la hora de trabajar en la plantilla debe ser más amplia.
Los 3 tipos de perfiles a tener en cuenta son los siguientes:
- Empleados internos
Esta base de datos de perfiles internos es esencial para alcanzar los objetivos de personal. Todos los perfiles deben ser tenidos en cuenta y debe ser posible actualizar los perfiles con habilidades y preferencias (aclarado en la siguiente sección).
- Perfiles externos (subcontratistas) y candidatos
Saber responder a todas las solicitudes de los clientes gracias a un conjunto de perfiles que identificarán habilidades muy superiores a las de los empleados internos puede crear una verdadera ventaja competitiva para una empresa de servicios. Tiene que maximizar las posibilidades de cumplir con los requisitos del cliente con el nivel adecuado de habilidades.
De ahí la necesidad de incluir también los perfiles de los subcontratistas con los que ya se ha trabajado, y de los candidatos (perfil identificado y registrado) para poder contactar con ellos en caso necesario.
Paso 3
Crear el marco de competencias y actualizar los perfiles
¿Qué competencias se deben atribuir a los perfiles?
- Definir el marco de competencias
Hay que clarificar la lista de competencias que se pueden atribuir a los diferentes perfiles. Para ello, se deben coordinar los equipos de ventas y la dirección. Conocen perfectamente las expectativas de los clientes. Es posible que los equipos de recursos humanos ya estén monitoreando estos aspectos de las habilidades. Es necesario un alineamiento dentro de la empresa con respecto al marco de competencias a seguir, porque hay un problema de oferta al cliente y de seguimiento de la carrera desde el punto de vista de los RRHH.
- Asignar habilidades a los perfiles
A continuación, se deben añadir las habilidades a cada perfil con la indicación del dominio de cada una de ellas. El nivel de habilidades es un añadido interesante para facilitar la elección cuando varios perfiles tienen la misma habilidad solicitada por un cliente. Es importante que esta actualización se realice en masa si la va a hacer la misma persona. De lo contrario, se debe dar a cada empleado la oportunidad de actualizar sus propias habilidades, antes de una verificación del gerente
- Se han añadido habilidades posteriores a la misión
A medida que el empleado completa proyectos, acumula nuevas habilidades o desarrolla las existentes. Tienes que ser capaz de darte la posibilidad de actualizarte después de cada proyecto para mantener una base de habilidades actualizada.
Paso 4
Actualizar las preferencias de los empleados
Elija perfiles según los criterios del cliente e integre las preferencias
Es imperativo elegir perfiles de acuerdo con el criterio del cliente. La integración de las preferencias de los empleados en los criterios de selección también es una ventaja real para los empleados. Es un enfoque que promueve la progresión profesional de los equipos y el desarrollo de las habilidades de los perfiles. Este es el tipo de proceso que promueve la satisfacción y retención de los empleados.
- El primer paso es elegir el tipo de preferencias que se pueden actualizar
Para seguir siendo pragmáticos, es necesario definir qué tipos de preferencias pueden ser actualizadas por los empleados. Deben poder utilizarse en la elección de personal, de lo contrario, este enfoque acabará creando más frustración por parte de los empleados que satisfacción. Además, es importante que estas preferencias correspondan a los criterios utilizados en las solicitudes de personal para que se pueda hacer una "coincidencia".
- A continuación, hay que realizar una campaña para actualizar las preferencias
Idealmente, la comunicación para lanzar una campaña durante un período de tiempo limitado garantiza que todos los empleados actualicen sus preferencias. Debe asegurarse de tener un seguimiento fácil para saber quién no ha actualizado sus preferencias para revivirlas.
Paso 5
Asignación de perfiles a proyectos
Llenar la dotación de personal asignando la carga de trabajo proyectada hasta la fecha en los proyectos
- Proyectos de clientes
Tienes que confirmar el tiempo previsto para dedicar en el futuro a cada uno de los proyectos del cliente. Los gestores de proyectos son las personas que tendrán mayor visibilidad para indicar lo que queda por hacer por cada empleado, y durante qué periodo de tiempo se debe planificar esta carga de trabajo.
- Proyectos internos
También es necesario tener en cuenta la carga relacionada con los proyectos internos. Esto abarca desde el tiempo dedicado a la gestión hasta los diversos proyectos internos en los que contribuyen los empleados. La planificación a menudo se planifica en términos del número de horas o partes del día durante un período. Por ejemplo, medio día a la semana dedicado a la gestión.
Esta actualización permite tener en cuenta la carga asociada y así reducir la capacidad de los empleados para evitar sobrecargarlos.
- Ausencias y trabajo a tiempo parcial
Por último, es necesario posicionar todas las ausencias programadas, y cuando los empleados sean a tiempo parcial, indicar las fechas en las que no pueden trabajar. Si, por ejemplo, un empleado trabaja cuatro quintas partes y se ausenta todos los viernes, es esencial que su capacidad lo refleje.
Paso 6
Implementación de KPIs
¿Qué indicadores clave debo monitorear?
En esta fase, tienes una visión consolidada de la carga, así como información detallada por perfil (y potencialmente por equipo). Estos son los indicadores clave que hay que vigilar:
- Tasa de ocupación: esta tasa calcula el porcentaje de ocupación de un recurso integrando todas las actividades y proyectos (clientes, internos, vacaciones incluidas, etc.)
Objetivo: ver la ocupación general del empleado y comprobar si tiene la capacidad de ser contratado en proyectos internos o de clientes.
- Tasa de utilización: el porcentaje de tiempo dedicado a proyectos facturables en relación con el tiempo disponible.
El objetivo: garantizar que los empleados dediquen suficiente tiempo a proyectos que generen ingresos para preservar los márgenes.
- Facturación proyectada vs Producción valorada: es posible saber cómo crecerá la facturación en periodos futuros gracias a la carga prevista. Para un proyecto de precio fijo, el avance del proyecto permitirá determinar la facturación que se reconocerá en los próximos períodos. Para un proyecto de tiempo y trabajo, la producción multiplicada por una tarifa diaria se utiliza para determinar los ingresos producidos y facturables. Debemos ser capaces de calcular y diferenciar entre ellos.
¿Cómo establecer una gestión eficaz de la dotación de personal?
Descubre todos los pasos esenciales en nuestra guía
Pasos 7 y 8
Optimice la dotación de personal y apoye el cambio
Identificar los problemas
La visión de conjunto que ha creado ahora le permite identificar los problemas y responder a las siguientes preguntas:
- ¿Quién tiene exceso de personal?
- ¿A quién le falta personal?
- ¿Qué equipos tienen una previsión baja de la tasa de utilización?
- ¿ La gestión de recursos actual permite los objetivos de rotación?
El papel del director de operaciones es resolver cada una de estas situaciones realizando las compensaciones necesarias y ajustando las asignaciones para garantizar que los indicadores estén en el nivel adecuado.
Coordinación del cambio
Aplicar una dotación de personal eficaz que mejore el rendimiento significa coordinar el cambio para que los datos se actualicen periódicamente. Esta frecuencia de actualización es imprescindible para garantizar que los datos en los que te basas para tomar decisiones son fiables y pertinentes.
Hay que formar a los gestores de proyectos y hacerles responsables de actualizar regularmente la carga de trabajo de sus proyectos. Lo ideal sería realizar una revisión de la cartera de proyectos cada mes. También es necesario establecer una reunión periódica de personal para facilitar el proceso de mediación.
En función de las necesidades de los distintos equipos y de los retos a los que se enfrenta el cliente, una decisión tomada por un directivo de forma conjunta favorece la mejora del rendimiento.
Pasos 9 y 10
Definir los objetivos periódicos y empezar a controlar y elegir tu software de gestión de personal
Análisis de indicadores
Ahora que todo está en su lugar, es necesario definir los objetivos a alcanzar en los que la dotación de personal tiene un impacto directo. Los KPI identificados anteriormente deben ser revisados por la gerencia y se deben establecer objetivos mensuales, trimestrales y anuales. El enfoque al empleado también permite consolidarse a nivel de grupos de personas (equipos, unidad de negocio, rol, etc.).
Por lo tanto, estos indicadores deben analizarse desde diferentes perspectivas, y se deben establecer objetivos en cada nivel para fortalecer el desempeño.
Elija una herramienta de programación de personal
Tienes la opción de trabajar en tu gestión de recursos en hojas de cálculo y plantillas de diseño o de elegir un software de gestión de personal dedicado. Como puedes imaginar, recomendamos la segunda opción. Las hojas de cálculo plantean los siguientes problemas:
- Actualizaciones que no se realizan en tiempo real
- Complejidad de trabajar con varias personas en un archivo
- Riesgo de obsolescencia del modelo o incapacidad para mantenerlo
- Falta de inteligencia y visión de datos
- Falta de elementos visuales
¿Optarás por un software de gestión de personal?
Con Stafiz, automatice: la búsqueda de perfiles, el posicionamiento según las necesidades del cliente y los programas de producción.
Para obtener más información sobre la plataforma Stafiz, visite la página del producto.