Comment créer et utiliser une timesheet en entreprise ?

Il existe de nombreuses façons d’appréhender le suivi du temps de travail en gestion de projet.

La timesheet en est un incontournable. 

Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

Vous savez probablement déjà à quoi sert une feuille de temps, et nous sommes prêts à parier que vous y avez déjà eu recours, d’une façon ou d’une autre. 

Timesheet : définition

Le terme “timesheet”, emprunté à l’anglais, signifie ni plus ni moins “feuille de temps”. 

Partie intégrante de la gestion des temps et des activités, il s’agit – surprise, surprise : d’une feuille permettant aux employés d’annoter leur temps de travail. 

Souvent associée comme un outil de surveillance par les employés, l’enregistrement des temps par timesheet est souvent un exercice administratif perçu comme pénible. 

Moins les process de saisie des temps seront clairs et rapides – voire complètement automatisés, plus le risque de détachement, d’oublis d’envoi ou d’erreurs de saisie est élevé, impactant la bonne gestion de l’activité.

Cela peut impacter négativement la crédibilité employeur dès lors que la facturation est en jeu. 

Pourquoi utiliser des timesheets en entreprise ?

Au-delà de l’assurance qu’il représente pour les employés et le respect de leurs droits quant au temps travaillé, ce suivi est requis pour des raisons stratégiques de croissance telles que l’optimisation de la planification des ressources – résultant à une meilleure productivité, une hausse de la performance, mais également pour des questions de facturation, dans le cas de projets facturés au client. 

La timesheet s’avère alors être un véritable outil d’optimisation de la performance financière, puisqu’elle permet d’obtenir une vision claire de la répartition des ressources en temps sur des tâches.

De ce fait, il devient plus facile d’identifier les meilleurs profils à mobiliser sur certains types de projet, et d’optimiser vos taux de charge pour maximiser l’occupation sur des missions qui génèrent du profit.

Côté RH, le suivi de la performance des équipes et des collaborateurs permet d’élaborer des plans de développement pertinents, basés sur la donnée existante des projets passés.

Enfin, la timesheet permet en effet une facturation bien plus précise et justifiable dans le cas de projets vendus en régie.

Quel support choisir pour mettre en place des timesheets ?

Plot twist : la timesheet n’est pas condamnée à être présentée sous forme de feuille !

Elle se décline sous bien des formats afin de pouvoir s’adapter à tout type d’industrie, dans un contexte de transformation digitale toujours plus effréné. 

La feuille de temps papier

Pour les grands nostalgiques ou les plus manuels d’entre nous, le format papier peut très bien faire le job. 

• Les avantages

La solution la plus simple à implémenter, sans contestation. 

Cette timesheet gratuite ne présente aucun frais de déploiement ni d’entretien – si toutefois, on considère un paquet de feuilles et quelques stylos comme du matériel acquis. 

Elle saura s’adapter à tous vos collaborateurs : intuitive et rapide, elle ne nécessite aucune compétence technique, et se module selon les besoins de l’entreprise avec flexibilité.

• Les limites

Si cette méthode peut convenir à une petite entreprise ou au sein d’un service, elle est plus contraignante à grande échelle.

Les papiers se perdent et se dégradent plus facilement. Les problématiques liées à l’oubli ou à l’erreur de saisie restent donc d’actualité. 

Cette approche matérialisée ajoute également plus de difficulté dans le processus de suivi et d’analyse : la donnée est traitée une à une et à la main. Les feuilles risquent d’être livrées en plusieurs fois (quand elles sont livrées), et le stockage physique est encombrant. 

Utiliser Excel comme timesheet

La saisie des temps de travail sur Excel est tout à fait convenable pour la création et le suivi de timesheets.

• Les avantages

Star des tableurs, vos employés sont probablement déjà familiarisés avec Excel ou un logiciel similaire comme Google Sheets ou Numbers.

Accessible sur le cloud, l’information est centralisée, il n’est donc pas nécessaire de fournir une feuille par collaborateur ou par équipe.

Une formule pour les calculer tous : les tableurs offrent une grande capacité de personnalisation vous permettant d’automatiser vos calculs et de gagner un temps précieux. 

• Les limites

Si le suivi est automatisé, l’enregistrement des temps, lui, ne l’est pas. La saisie représente un effort parfois repoussé à plus tard, pouvant mener à des erreurs ou des incohérences de saisie.

L’accès par tous au tableau de timesheet peut mener à des modifications involontaires des fonctions implémentées pouvant corrompre le fichier.

Enfin, plus les équipes seront nombreuses ou présenteront de spécificités, plus la gestion des temps sera difficile.

Le recours à une pointeuse horaire

Pointer à la badgeuse est une manière d’enregistrer ses temps de travail avec une grande précision. 

Peut-elle cependant répondre aux problématiques de gestion des temps ?

• Les avantages 

Peu d’efforts sont requis du côté des employeurs : le risque d’insatisfaction et de négligence est donc pratiquement éliminé. 

La gestion est elle aussi simplifiée en raison de l’automatisation de la collecte des données.

• Les limites 

Cette approche laisse peu de place à la flexibilité : oubliés, les jours télé-travaillés et la collaboration hors site.

Un oubli ou perte du badge ? Le retour à la solution manuelle est nécessaire, pouvant créer des problèmes d’intégration sur le système de suivi.

Les coûts de mise en place et d’entretien sont importants, et les dysfonctionnements peuvent fausser les données.

Enfin, cette méthode ne permet pas une segmentation précise par tâche ou projet. Difficile d’analyser la production sans prendre en compte la réalité du terrain.

Utiliser un logiciel de timesheet

La timesheet en ligne semble combiner les forces des différents supports de feuille de temps en un seul outil.

• Les avantages

Véritable logiciel de pointage combiné plus largement à l’application de gestion des temps, l’outil de timesheet permet un tracking du temps plus fiable.

Parmi les fonctionnalités phares, la possibilité de créer des étapes de validation est une manière de sécuriser les entrées en cas de contrôle.

Les temps sont facilement segmentés en catégories pour des rapports graphiques compréhensibles en un instant.

Certains logiciels permettent un enregistrement des temps en direct par le biais d’un chronomètre par exemple.

• Les limites

Ce gain de temps sur la saisie de feuilles de temps et leur suivi à un coût plus important qu’une méthode physique ou par tableur.

Certains fournisseurs ne proposent pas de services d’intégration ou de formation. Le cheminement de choix d’un outil peut donc prendre du temps pour éviter de perdre du temps avec un choix inadapté.

Le logiciel de timesheet doit par ailleurs être suffisamment facile à utiliser pour ne pas en décourager l’utilisation côté employé. 

Un manque d’intégrations à vos autres systèmes de gestion est un malus qu’il faut prévoir.

Comment créer une timesheet ?

Bien que le concept soit clair et assez parlant pour vous, il est naturel de se demander quels paramètres vont composer votre feuille de temps.

Pour créer une timesheet efficace, lisible et cohérente avec vos objectifs stratégiques, suivez notre plan d’action étape par étape.

Étape 1 : choisissez votre format de timesheet

Comme vu précédemment, il existe différents supports pour conceptualiser vos timesheets.

L’un n’est pas forcément meilleur que les autres. Plusieurs critères doivent être étudiés pour s’adapter à VOTRE cas d’usage actuel. 

Vous pourrez adapter votre solution ou en changer dès que le besoin s’en fera ressentir. 

• Quelle méthode pour quelle taille d’entreprise ?

Plutôt petite équipe ou groupe bien implémenté ? Le nombre de collaborateurs impliqués dans votre gestion des temps peut dépendre à la fois de la maturité de votre activité ou de votre business model. 

Plus une entreprise grandit, plus le besoin en automatisation et en technologie de pointe se précise.

• Quel budget pour un logiciel de timesheet ?

Plus ou moins corrélé à votre maturité et aux ressources à disposition, le budget de mise en place est un critère important.

Investir dans une solution trop élaborée et coûteuse peut être contre-productif à petite échelle. Assurez-vous simplement d’adapter ou de changer l’outil de façon à respecter votre croissance.

• Quelle solution pour quels objectifs ?

Si votre préoccupation principale est d’analyser en interne l’allocation de temps accordé à certaines tâches ou projets, nul besoin d’une solution aux multiples fonctionnalités.

Si vous souhaitez réduire le temps alloué à votre facturation, vous voulez pouvoir utiliser vos feuilles de temps comme référence, permettant de remplir automatiquement vos factures.

Pour optimiser la performance financière, le logiciel de timesheet se révèle indispensable. Stafiz permet notamment de gagner en efficacité sur l’allocation des ressources en prenant en compte les disponibilités actuelles et futures des collaborateurs, leurs compétences, mais aussi leurs préférences.

Étape 2 : configurez le suivi des temps

Les entreprises peuvent avoir différentes approches de la gestion des temps. La vente de missions de conseil ou de prestations peuvent être sur une base d’heures, de jours ou encore de demi-journées.

Certains collaborateurs peuvent bénéficier de contrats spécifiques comme du temps partiel, ce qui impacte le reporting et biaise l’analyse des données, notamment lors du suivi des taux de charge.

Par exemple, il faut pouvoir considérer le taux de charge d’un collaborateur à mi-temps dans sa totalité. Ainsi, pour un total de 20h, il ou elle affichera un taux à 100% contre 57,1% pour un collègue avec un contrat de 35H.

Pour représenter au mieux la réalité, intégrez des règles permettant :

1. la conformité légale aux temps maximum de travail autorisé (pauses, heures d’une journée) ;
2. l’inclusion des absences des collaborateurs, quelle qu’en soit la nature (congé payé ou non, arrêt de travail).

Étape 3 : catégorisez les temps

Pour optimiser votre production par un suivi efficace, segmentez les temps de façon précise pour obtenir une vue exhaustive sur la manière dont les temps collaborateurs sont utilisés.

Pour les labelliser, à vous d’identifier les éléments à tracker en fonction de votre organisation. 

Quelques exemples de catégories : 

• les programmes et projets ;
• les phases, tâches et sous tâches ;
• les projets internes (les formations, la R&D, les tâches administratives…) ;
• les formations ; 
• les équipes, business units et départements.

Grâce aux feuilles de temps, Stafiz élabore un reporting qui permet de faire un suivi des temps et des activités minutieux.

Étape 4 : inclure la gestion des coûts

Pour étudier votre rentabilité, confronter les temps réalisés au planning prévisionnel ou préparer la facturation client, vous pouvez intégrer à vos feuilles de temps le taux horaire pour chaque collaborateur.

Dans la cas de timesheets papier, armez-vous de votre calculatrice. 

Sur Excel, additionnez les totaux, en pensant à inclure les spécificités de taux horaires pour la facturation.

Sur un logiciel dédié, les données financières sont automatiquement calculées en fonction des temps renseignés sur les timesheets. Suivez ainsi vos marges et l’avancement des projets en temps réel. 

Comment analyser une timesheet ?

En dehors de la facturation, les feuilles de temps ont vocation à être lues, interprétées et challengées pour optimiser la productivité au sein de l’organisation. 

Pouvoir identifier quelles tâches sont les plus chronophages ou lesquelles mériteraient plus d’attention est une façon de rendre compte au management de la réalité en pratique, et de pouvoir mettre en action des solutions pour pallier des situations bloquantes. 

Repérez les écarts avec la planification prévisionnelle

Les écarts entre le planning initial et les temps enregistrés sur la timesheet est le premier signe d’alerte.

En utilisant un logiciel intégré, cette comparaison peut être illustrée graphiquement. C’est un moyen percutant de repérer les déviations au plus tôt de l’exécution du projet afin de prendre des mesures correctives rapidement. 

Rapport de production : écarts entre objectifs et réalisés.

Faîtes une analyse financière

Au-delà des feuilles de temps, Stafiz intègre la gestion des budgets associés (avec la gestion des CJM et TJM).

Vous pouvez ainsi faire une analyse financière de votre activité et anticiper quand les déviations se produiront et agir de manière proactive en adaptant le staffing.

Comparaison des écarts entre réalisé et objectifs de production dans Stafiz.

Instaurez un suivi régulier

La configuration des feuilles de temps prend du temps, et il serait navrant de d’investir dans leur mise en place pour ne pas les analyser.

Une fois les timesheets créées, il est nécessaire de responsabiliser les managers et les équipes à leur bonne utilisation, cela passe par un suivi régulier.

Ce suivi peut prendre deux formes.

Vous pouvez programmer des réunions d’analyse de timesheets chaque mois, ou suivant la clôture d’un projet.

Conviez vos collaborateurs afin d’engager une discussion sur leurs retours, discuter des objectifs, et bien-sûr, les féliciter pour leurs efforts. 

De façon plus récurrente, générez des reportings automatiques à la cadence nécessaire. Cela vous permet de prendre plus de recul que le suivi quotidien en temps réel ainsi que de préparer vos réunions de suivi. 

Constituez un historique

Profitez des reportings générés par votre logiciel de timesheet afin de constituer des archives.

Véritable mine d’or pour suivre vos objectifs, vous disposez des différents métriques pour obtenir des points de comparaison pour évaluer l’efficacité des actions menées, et par la suite, améliorer votre pricing.

Cela favorise également la prise de décision stratégique quant à votre capacité de ressource actuelle et à venir.