Wie erstellt und verwendet man ein Timesheet im Unternehmen?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die Verfolgung der Arbeitszeit im Projektmanagement.

Das Timesheet ist ein Muss. 

 

Was ist ein Zeitblatt?

Wahrscheinlich wissen Sie bereits, wozu ein Zeitstrahl dient, und wir würden wetten, dass Sie ihn auf die eine oder andere Weise schon einmal benutzt haben. 

 

Timesheet: Definition

Der aus dem Englischen entlehnte Begriff "timesheet" bedeutet nicht mehr und nicht weniger als "Zeitblatt". 

 

Integraler Bestandteil der Zeit- und Aktivitätsmanagementist es - Überraschung, Überraschung : um ein Blatt, auf dem die Angestellten ihre Arbeitszeiten notieren können.

 

Von den Mitarbeitern oft als Überwachungsinstrument assoziiert, ist die Zeiterfassung per Timesheet häufig eine als lästig empfundene Verwaltungsaufgabe. 

 

Weniger die Prozesse der Zeiterfassung klar und schnell sind - oder sogar vollständig automatisiertJe schneller und einfacher die Zeiterfassung erfolgt, desto größer ist das Risiko von Entsendungen, vergessenen Sendungen oder Eingabefehlern, die sich auf die ordnungsgemäße Verwaltung des Geschäfts auswirken.

 

Dies kann sich negativ auf die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers auswirken wenn es um die Rechnungsstellung geht.

 

Warum sollte man Timesheets in Unternehmen einsetzen?

Abgesehen von der Sicherheit, die sie für die Beschäftigten und die Einhaltung ihrer Rechte in Bezug auf die geleistete Arbeitszeit darstellt, ist diese Überwachung aus strategischen Wachstumsgründen erforderlich, wie z. B. dieOptimierung der Ressourcenplanung - Bei Projekten, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden, ist dies auch ein Grund für die Rechnungsstellung.

 

Das Timesheet erweist sich dann als ein echtes Instrument zur Optimierung der finanziellen Leistung, da es einen klaren Überblick über die Verteilung der Zeitressourcen auf die Aufgaben gibt.

Dadurch wird es einfacher, die besten Profile zu identifizieren, die für bestimmte Projekttypen eingesetzt werden können, undIhre Auslastungsquoten zu optimieren, um die Beschäftigung mit gewinnbringenden Aufträgen zu maximieren.

 

Auf der HR-Seite ermöglicht die Überwachung der Leistung von Teams und Mitarbeitern die Erstellung relevanter Entwicklungspläne, die auf vorhandenen Daten aus vergangenen Projekten basieren.

 

 

Schließlich ermöglicht das Timesheet tatsächlich eine viel genauere Rechnungsstellung und belegbar im Falle von Projekten, die in Eigenregie verkauft werden.

 

Welches Medium sollte man wählen, um Timesheets einzurichten?

Plot twist: Das Timesheet ist nicht dazu verdammt, als Blatt dargestellt zu werden!

 

Sie ist in vielen verschiedenen Formaten erhältlich, um sich an jede Art von Industrie anpassen zu können, in einem Kontext der digitalen Transformation immer rasanter.

 

Die Papier-Zeitleiste

Für die großen Nostalgiker oder die handwerklich Begabten unter uns kann das Papierformat sehr wohl seinen Zweck erfüllen. 

 

• Die Vorteile

Die am einfachsten zu implementierende Lösung, keine Frage. 

 

Für dieses kostenlose Timesheet fallen weder Bereitstellungs- noch Wartungskosten an - -. wenn man allerdings einen Packen Blätter und ein paar Stifte als erworbenes Material betrachtet..

 

Sie wird sich an alle Ihre Mitarbeiter anpassen können: Sie ist intuitiv und schnell, erfordert keine technischen Kenntnisse und lässt sich flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

 

• Die Grenzen

Während diese Methode für ein kleines Unternehmen oder innerhalb einer Abteilung geeignet sein mag, ist sie in größerem Maßstab eher umständlich.

 

Papiere gehen leichter verloren und verderben. Die Problematik des Vergessens oder falscher Eingaben bleibt also aktuell. 

 

Dieser materialisierte Ansatz fügt auch mehr Schwierigkeiten in den Prozess der Beobachtung und Analyse : Die Daten werden einzeln und von Hand verarbeitet. Es besteht die Gefahr, dass die Blätter in mehreren Teilen geliefert werden (wenn sie überhaupt geliefert werden), und die physische Speicherung ist umständlich.

 

Excel als Timesheet verwenden

Die Erfassung von Arbeitszeiten in Excel ist durchaus geeignet für die Erstellung und Nachverfolgung von Timesheets.

 

• Die Vorteile

Star der Tabellenkalkulation: Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich bereits mit Excel oder einer ähnlichen Software wie Google Sheets oder Numbers vertraut.

 

Über die Cloud zugänglich, sind die Informationen zentralisiert, sodass es nicht notwendig ist, für jeden Mitarbeiter oder jedes Team ein Blatt bereitzustellen.

 

Eine Formel, um sie alle zu berechnen: Tabellenkalkulationen lassen sich sehr gut anpassen, sodass Sie die folgenden Möglichkeiten nutzen könnenIhre Berechnungen zu automatisieren und wertvolle Zeit sparen.

 

 

• Die Grenzen

Während die Verfolgung automatisiert ist, ist die Zeiterfassung nicht automatisiert. Die Erfassung stellt einen Aufwand dar, der manchmal auf die lange Bank geschoben wird und zu Fehlern bzw. Inkonsistenzen bei der Eingabe.

 

Der allgemeine Zugriff auf die Timesheet-Tabelle kann zu unbeabsichtigten Änderungen an den implementierten Funktionen führen, die Folgendes bewirken können die Datei beschädigen.

 

Schließlich wird das Zeitmanagement umso schwieriger, je mehr Teams es gibt oder je mehr Besonderheiten sie aufweisen.

 

Der Einsatz einer Stechuhr

Die Stempeluhr ist eine Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten zu erfassen.seine Arbeitszeiten zu erfassen mit großer Genauigkeit zu erfassen.

Kann sie dennoch die Probleme des Zeitmanagements lösen?

 

• Die Vorteile 

Auf Arbeitgeberseite ist nur wenig Aufwand erforderlich: Das Risiko von Unzufriedenheit und Vernachlässigung wird somit praktisch eliminiert. 

 

Auch die Verwaltung wird durch die Automatisierung der Datenerhebung vereinfacht.

 

• Die Grenzen 

Dieser Ansatz lässt wenig Raum für Flexibilität: Vergessen sind Telearbeitstage und Zusammenarbeit an anderen Orten.

 

Haben Sie Ihren Ausweis vergessen oder verloren? Die Rückkehr zu einer manuellen Lösung ist erforderlich, die möglicherweise Integrationsprobleme auf dem Tracking-System verursacht.

 

Die Kosten für Einrichtung und Wartung sind beträchtlich, und Fehlfunktionen können die Daten verfälschen.

 

Schließlich erlaubt diese Methode keine genaue Segmentierung nach Aufgaben oder Projekten. Es ist schwierig, die Produktion zu analysieren, ohne die Realität vor Ort zu berücksichtigen.

 

Timesheet-Software verwenden

Das Online-Timesheet scheint die Stärken der verschiedenen Timesheet-Medien in einem einzigen Tool zu vereinen.

 

• Die Vorteile

Als echte Zeiterfassungssoftware in Kombination mit einerZeiterfassungsanwendung ermöglicht das Timesheet-Tool ein zuverlässigeres Zeittracking.

 

Zu den herausragenden Funktionen gehört die Möglichkeit, Validierungsschritte zu erstellen. Dies ist eine Möglichkeit, Eingaben im Falle einer Kontrolle zu sichern.

 

Zeiten lassen sich leicht in Kategorien segmentiert für verständliche grafische Berichte im Handumdrehen.

 

Einige Softwareprogramme ermöglichen eine Live-Zeiterfassung, z. B. durch eine Stoppuhr.

 

• Die Grenzen

Diese Zeitersparnis bei der Erfassung von Stundenzetteln und deren Nachverfolgung ist mit höheren Kosten verbunden als bei einer physischen oder tabellenbasierten Methode.

 

Einige Anbieter bieten keine Integrations- oder Ausbildungsdienste an.. Der Weg zur Auswahl eines Tools kann daher einige Zeit in Anspruch nehmen, um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit einer ungeeigneten Wahl verschwenden.

 

Die Timesheet-Software muss außerdem so einfach zu bedienen sein, dass sie nicht zu einer Überlastung des Systems führt. von der Nutzung abhält auf Arbeitnehmerseite.

 

Eine fehlende Integration in Ihre anderen Verwaltungssysteme ist ein Malus, den Sie einkalkulieren müssen.

 

Wie erstellt man ein Timesheet?

Auch wenn das Konzept klar und für Sie ziemlich anschaulich ist, ist es nur natürlich, dass Sie sich fragen, aus welchen Parametern sich Ihr Stundenzettel zusammensetzen wird.

 

Um ein effektives, lesbares und mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmendes Timesheet zu erstellen, folgen Sie unserem Schritt-für-Schritt-Aktionsplan.

 

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Timesheet-Format aus

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Medien, um Ihre Timesheets zu konzeptualisieren.

 

Das eine ist nicht unbedingt besser als das andere. Es müssen mehrere Kriterien berücksichtigt werden, um sich an IHREN aktuellen Anwendungsfall anzupassen. 

 

Sie können Ihre Lösung anpassen oder ändern, sobald sich die Notwendigkeit ergibt.

 

• Welche Methode für welche Unternehmensgröße?

Eher kleines Team oder gut implementierte Gruppe? Die Anzahl der Mitarbeiter, die in Ihr Zeitmanagement einbezogen werden, kann sowohl von der Reifegrad Ihres Geschäfts als auch von Ihrem Geschäftsmodell ab.

 

Je größer ein Unternehmen wird, desto deutlicher wird der Bedarf an Automatisierung und modernster Technologie.

 

• Wie hoch ist das Budget für Timesheet-Software?

Mehr oder weniger korreliert mit Ihrer Reife und den verfügbaren Ressourcen, ist das Budget für die Einführung ein wichtiges Kriterium.

Die Investition in eine zu ausgeklügelte und teure Lösung kann in kleinem Maßstab kontraproduktiv sein. Achten Sie einfach darauf, dass Sie das Tool so anpassen oder ändern, dass es Ihrem Wachstum entspricht.

 

• Welche Lösung für welche Ziele?

Wenn Ihr Hauptanliegen darin besteht, intern dieZeitzuweisung für bestimmte Aufgaben oder Projekte, dann brauchen Sie keine Lösung mit vielen Funktionen.

 

Wenn Sie den Zeitaufwand für Ihre Rechnungsstellung verringern möchten, wollen Sie Ihre Stundenzettel als Referenz verwenden können, mit der Sie Ihre Rechnungen automatisch ausfüllen können.

 

Um die finanzielle Leistung zu optimieren, ist eine Timesheet-Software unerlässlich. Stafiz ermöglicht insbesondere eine effizientere Ressourcenzuteilung, indem es die aktuelle und zukünftige Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Kompetenzen, aber auch ihre Präferenzen berücksichtigt.

 

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Zeiterfassung

Unternehmen können unterschiedliche Ansätze für das Zeitmanagement haben. Der Verkauf von Beratungsaufträgen oder Dienstleistungen kann auf Stunden-, Tages- oder auch Halbtagesbasis erfolgen.

 

Einige Mitarbeiter haben möglicherweise spezielle Verträge wie Teilzeitarbeit, was sich auf die Berichterstattung auswirkt und die Analyse der Daten verzerrt.Dies gilt insbesondere für die Überwachung der Auslastungsquoten.

 

Beispielsweise muss die Auslastung eines Halbtagsmitarbeiters in ihrer Gesamtheit betrachtet werden können. So wird er oder sie bei einer Gesamtarbeitszeit von 20 Stunden einen Anteil von 100 % aufweisen, während ein Kollege mit einem Vertrag über 35 Stunden nur 57,1 % aufweist.

Um die Realität bestmöglich abzubilden, integrieren Sie Regeln, die Folgendes ermöglichen :

 

1. die gesetzliche Einhaltung der maximal zulässigen Arbeitszeiten (Pausen, Stunden eines Tages) ;
2. Einbeziehung der Abwesenheiten von Mitarbeitern, unabhängig von ihrer Art (bezahlter oder unbezahlter Urlaub, Arbeitsunterbrechung).

 

Schritt 3: Kategorisieren Sie die Zeiten

Für Ihre Produktion zu optimieren durch eine effektive Nachverfolgung, segmentieren Sie die Zeiten genau, um einen umfassenden Überblick darüber zu erhalten, wie die Mitarbeiterzeiten verwendet werden.

 

Um sie mit einem Label zu versehen, liegt es an Ihnen, die zu verfolgenden Elemente entsprechend Ihrer Organisation zu identifizieren. 

Einige Beispiele für Kategorien : 

• Programme und Projekte ;
• Phasen, Aufgaben und Unteraufgaben ;
• interne Projekte (Schulungen, F&E, Verwaltungsaufgaben ...) ;
• die Ausbildungen ; 
• Teams, Geschäftseinheiten und Abteilungen.

 

Schritt 4: Kostenmanagement einbeziehen

Für Ihre Rentabilität zu untersuchenSie können den Stundensatz für jeden Mitarbeiter in Ihre Zeiterfassung integrieren.

 

Bei Papier-Timesheets sollten Sie sich mit einem Taschenrechner bewaffnen. 

 

In Excel addieren Sie die Summen und denken Sie daran, die Besonderheiten der Stundensätze für die Rechnungsstellung einzubeziehen.

In einer speziellen Software werden die Finanzdaten automatisch auf der Grundlage der in den Timesheets erfassten Zeiten berechnet. So können Sie Ihre Gewinnspannen und den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen. 

 

Wie analysiert man ein Timesheet?

Abgesehen von der Rechnungsstellung sollen Stundenzettel gelesen, interpretiert und herausgefordert werden, um die Produktivität innerhalb der Organisation zu optimieren. 

 

Wenn Sie feststellen können, welche Aufgaben am zeitaufwendigsten sind oder mehr Aufmerksamkeit verdienen, ist dies eine Möglichkeit, dem Management die Realität in der Praxis zu verdeutlichen und Lösungen zu finden, um blockierende Situationen zu lindern.

 

Erkennen von Abweichungen von der vorausschauenden Planung

Abweichungen zwischen der ursprünglichen Planung und den Zeiten, die auf dem Timesheet verzeichnet sind, sind das erste Warnzeichen.

 

Mithilfe einer integrierten Software kann dieser Vergleich grafisch veranschaulicht werden. Dies ist eine eindringliche Methode, um Abweichungen zu erkennen in der frühesten Phase der Projektausführung, um schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können.

Produktionsbericht: Abweichungen zwischen Soll und Ist.

Machen Sie eine Finanzanalyse

Über die Stundenzettel hinaus integriert Stafiz die Verwaltung der zugehörigen Budgets (mit der Verwaltung von CJM und TDM).

 

So können Sie eine finanzielle Analyse Ihres Geschäfts durchführen und vorhersehen, wann Abweichungen auftreten werden, und proaktiv handeln, indem Sie das Personal anpassen.

Vergleich der Abweichungen zwischen Ist und Produktionszielen in Stafiz.

 

Führen Sie ein regelmäßiges Monitoring ein

Das Einrichten von Timesheets ist zeitaufwendig und es wäre schade, wenn Sie in die Einrichtung investieren würden, um sie dann nicht zu analysieren.

Sobald die Timesheets erstellt sind, müssen die Manager und Teams für ihre ordnungsgemäße Nutzung verantwortlich gemacht werden, was durch eine regelmäßige Überwachung erreicht werden kann.

 

Diese Nachbereitung kann zwei Formen annehmen.

 

Sie können Meetings zur Analyse von Timesheets für jeden Monat oder nach Abschluss eines Projekts ansetzen.

 

Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, um mit ihnen über ihr Feedback zu sprechen, Ziele zu besprechen und sie natürlich für ihre Bemühungen zu loben. 

 

Auf eine wiederkehrende Weise, Erstellen Sie automatische Berichte in der erforderlichen Häufigkeit. Dies ermöglicht es Ihnen, mehr Abstand zu gewinnen als bei der täglichen Überwachung in Echtzeit und Ihre Überwachungssitzungen vorzubereiten.

 

Erstellen Sie einen Verlauf

Nutzen Sie die von Ihrer Timesheet-Software erstellten Reportings, um ein Archiv aufzubauen.

Als wahre Goldgrube zur Verfolgung Ihrer Ziele verfügen Sie über verschiedene Metriken, um Vergleichswerte zu erhalten, mit denen Sie die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen bewerten und in der Folge Ihre Preisgestaltung verbessern können.

 

Dies fördert auch die strategische Entscheidungsfindung hinsichtlich Ihrer aktuellen und zukünftigen Ressourcenkapazität.