Wie erstelle und verwende ich eine Zeiterfassung in einem Unternehmen?

Es gibt viele Möglichkeiten, sich der Arbeitszeiterfassung im Projektmanagement zu nähern.

Der Stundenzettel ist ein Muss. 

 

Was ist ein Stundenzettel?

Wahrscheinlich wissen Sie bereits, wofür ein Stundenzettel gedacht ist, und wir wetten, dass Sie ihn auf die eine oder andere Weise schon einmal verwendet haben. 

 

Arbeitszeittabelle: Definition

Der Begriff "Timesheet" bedeutet nichts weniger als "Timesheet". 

 

Als integraler Bestandteil des Zeit- und Aktivitätsmanagements ist es – Überraschung, Überraschung: ein Blatt, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeit zu kommentieren.

 

Die Erfassung von Zeiterfassungstabellen wird von den Mitarbeitern oft als Überwachungsinstrument in Verbindung gebracht und ist oft eine als schmerzhaft empfundene Verwaltungsübung. 

 

Je unübersichtlicher und schneller die Zeiterfassungsprozesse sind – oder sogar vollständig automatisiert – desto höher ist das Risiko von Entsendungen, vergessenen Sende- oder Dateneingabefehlern, die sich auf die ordnungsgemäße Verwaltung der Aktivität auswirken.

 

Dies kann sich negativ auf die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers auswirken , wenn es um die Rechnungsstellung geht.

 

Warum Zeiterfassungsbögen in Unternehmen verwenden?

Abgesehen von der Sicherheit, die sie für die Mitarbeiter und die Achtung ihrer Rechte in Bezug auf die geleistete Arbeitszeit darstellt, ist diese Überwachung aus strategischen Gründen des Wachstums erforderlich, wie z. B. zur Optimierung der Ressourcenplanung, was zu einer besseren Produktivität, einer Leistungssteigerung, aber auch zu Abrechnungsfragen bei Projekten führt, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden.

 

Das Zeitblatt erweist sich dann als echtes Instrument zur Optimierung der finanziellen Leistung, da es Ihnen ermöglicht, eine klare Vorstellung von der Verteilung der Ressourcen in der Zeit über die Aufgaben zu erhalten.

Dadurch wird es einfacher, die besten Profile für die Mobilisierung für bestimmte Arten von Projekten zu identifizieren und Ihre Arbeitsauslastung zu optimieren , um die Auslastung bei Missionen zu maximieren, die Gewinn generieren.

 

Auf der HR-Seite ermöglicht die Überwachung der Leistung von Teams und Mitarbeitern die Entwicklung relevanter Entwicklungspläne, basierend auf vorhandenen Daten aus vergangenen Projekten.

 

 

Schließlich ermöglicht das Stundenblatt eine viel genauere und vertretbarere Rechnungsstellung bei Projekten, die von einem direkten Auftragnehmer verkauft werden.

 

Welches Medium sollte ich wählen, um Zeiterfassungen einzurichten?

Plot Twist: Der Stundenzettel ist nicht dazu verdammt, in Form eines Blattes präsentiert zu werden!

 

Es ist in vielen Formaten erhältlich, um sich an jede Art von Branche anpassen zu können, vor dem Hintergrund einer immer hektischeren digitalen Transformation.

 

Der Arbeitszeitnachweis in Papierform

Für die Nostalgiker oder die eher manuellen unter uns kann das Papierformat die Arbeit sehr gut erledigen. 

 

• Die Vorteile

Die am einfachsten zu implementierende Lösung, ohne Streit. 

 

Dieser kostenlose Stundenzettel hat keine Bereitstellungs- oder Wartungskosten – wenn Sie ein Päckchen Papier und ein paar Stifte als Material betrachten.

 

Es passt sich allen Ihren Mitarbeitern an: intuitiv und schnell, es erfordert keine technischen Kenntnisse und kann flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

 

• Begrenzungen

Während diese Methode für ein kleines Unternehmen oder innerhalb einer Abteilung geeignet sein kann, ist sie in großem Maßstab restriktiver.

 

Papiere gehen verloren und werden leichter abgebaut. Die Probleme im Zusammenhang mit dem Vergessen oder Fehlern bei der Dateneingabe bleiben daher aktuell. 

 

Dieser materialisierte Ansatz erschwert auch den Überwachungs- und Analyseprozess : Die Daten werden einzeln und von Hand verarbeitet. Blätter können in Teillieferungen geliefert werden (wenn sie geliefert werden), und die physische Lagerung ist umständlich. 

 

Verwenden von Excel als Arbeitszeittabelle

Die Erfassung der Arbeitszeit in Excel eignet sich gut zum Erstellen und Überwachen von Arbeitszeittabellen.

 

• Die Vorteile

Als Tabellenkalkulationsstar sind Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich bereits mit Excel oder ähnlicher Software wie Google Sheets oder Numbers vertraut.

 

Die Informationen sind in der Cloud zugänglich und zentralisiert, so dass kein Blatt pro Mitarbeiter oder Team bereitgestellt werden muss.

 

Eine Formel, um sie alle zu berechnen: Tabellenkalkulationen bieten eine große Anpassungsmöglichkeit, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Berechnungen zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen.

 

 

• Begrenzungen

Während die Zeiterfassung automatisiert ist, ist dies bei der Zeiterfassung nicht der Fall. Die Eingabe ist ein Aufwand, der manchmal auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird, was zu Eingabefehlern oder Inkonsistenzen führen kann.

 

Der Zugriff eines beliebigen Benutzers auf das Arbeitszeittabellen-Array kann zu unbeabsichtigten Änderungen an den implementierten Funktionen führen, die die Datei beschädigen können.

 

Und schließlich gilt: Je mehr Teams es gibt oder Besonderheiten haben, desto schwieriger wird das Zeitmanagement.

 

Die Verwendung einer Stechuhr

Das Ein- und Ausstempeln mit einem Ausweisleser ist eine Möglichkeit, Ihre Arbeitszeit sehr genau zu erfassen.

Kann es jedoch auf Probleme des Zeitmanagements reagieren?

 

• Die Vorteile 

Arbeitgeber betreiben wenig Aufwand, so dass das Risiko von Unzufriedenheit und Vernachlässigung praktisch ausgeschlossen ist. 

 

Auch die Verwaltung wird durch die Automatisierung der Datenerfassung vereinfacht.

 

• Begrenzungen 

Dieser Ansatz lässt wenig Raum für Flexibilität: Vergessen Sie Remote-Tage und die Zusammenarbeit außerhalb des Standorts.

 

Badge vergessen oder verloren? Die Rückkehr zur manuellen Lösung ist notwendig, was zu Integrationsproblemen im Tracking-System führen kann.

 

Die Kosten für Implementierung und Wartung sind erheblich, und Fehlfunktionen können die Daten verfälschen.

 

Schließlich erlaubt diese Methode keine genaue Segmentierung nach Aufgabe oder Projekt. Es ist schwierig, die Produktion zu analysieren, ohne die Realität vor Ort zu berücksichtigen.

 

Verwenden Sie Zeiterfassungssoftware

Der Online-Stundenzettel scheint die Stärken verschiedener Zeiterfassungsmedien in einem Tool zu vereinen.

 

• Die Vorteile

Das Zeiterfassungstool ist eine Echtzeituhr-Software, die in Kombination mit der Zeitmanagement-Anwendung eine zuverlässigere Zeiterfassung ermöglicht.

 

Zu den wichtigsten Merkmalen gehört die Möglichkeit, Validierungsschritte zu erstellen, eine Möglichkeit, Einträge im Falle einer Inspektion zu sichern.

 

Zeiten lassen sich leicht in Kategorien segmentieren , um im Handumdrehen verständliche grafische Berichte zu erstellen.

 

Einige Software ermöglicht die Live-Zeiterfassung z.B. über eine Stoppuhr.

 

• Begrenzungen

Diese Zeitersparnis bei der Eingabe von Stundenzetteln und deren Nachverfolgung ist mit höheren Kosten verbunden als eine physische oder Tabellenkalkulationsmethode.

 

Einige Anbieter bieten keine Onboarding- oder Schulungsdienste an. Die Auswahl eines Werkzeugs kann daher einige Zeit in Anspruch nehmen, um keine Zeit mit einer ungeeigneten Wahl zu verschwenden.

 

Die Zeiterfassungssoftware sollte auch einfach genug zu bedienen sein, um die Mitarbeiter nicht von der Nutzung abzuhalten.

 

Mangelnde Integrationen mit Ihren anderen Managementsystemen ist eine Strafe, mit der man rechnen muss.

 

Wie erstelle ich eine Zeiterfassung?

Obwohl das Konzept klar und für Sie sehr aussagekräftig ist, ist es natürlich, sich zu fragen, aus welchen Parametern sich Ihr Stundenzettel zusammensetzt.

 

Um eine effektive, lesbare Zeiterfassung zu erstellen, die mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmt, befolgen Sie unseren Schritt-für-Schritt-Aktionsplan.

 

Schritt 1: Wählen Sie das Format Ihrer Arbeitszeittabelle

Wie oben zu sehen ist, gibt es verschiedene Medien für die Konzeption Ihrer Arbeitszeittabellen.

 

Das eine ist nicht unbedingt besser als die anderen. Mehrere Kriterien müssen untersucht werden, um sie an IHREN aktuellen Anwendungsfall anzupassen. 

 

Sie können Ihre Lösung anpassen oder ändern, sobald sich der Bedarf ergibt.

 

• Welche Methode für welche Unternehmensgröße?

Lieber ein kleines Team oder eine gut eingespielte Gruppe? Die Anzahl der Mitarbeiter, die an Ihrem Zeitmanagement beteiligt sind, kann sowohl vom Reifegrad Ihres Unternehmens als auch von Ihrem Geschäftsmodell abhängen.

 

Je mehr ein Unternehmen wächst, desto größer wird der Bedarf an Automatisierung und fortschrittlicher Technologie.

 

• Wie hoch ist das Budget für eine Zeiterfassungssoftware?

Mehr oder weniger korreliert mit Ihrer Reife und den zur Verfügung stehenden Ressourcen ist das Implementierungsbudget ein wichtiges Kriterium.

Die Investition in eine zu aufwendige und teure Lösung kann im Kleinen kontraproduktiv sein. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie das Tool anpassen oder ändern, um Ihr Wachstum zu respektieren.

 

• Welche Lösung für welche Ziele?

Wenn Ihr Hauptanliegen darin besteht, die Zeitzuweisung für bestimmte Aufgaben oder Projekte intern zu analysieren, besteht keine Notwendigkeit für eine Lösung mit mehreren Funktionen.

 

Wenn Sie die für Ihre Rechnungsstellung aufgewendete Zeit reduzieren möchten, möchten Sie Ihre Arbeitszeittabellen als Referenz verwenden können, damit Sie Ihre Rechnungen automatisch ausfüllen können.

 

Um die finanzielle Leistung zu optimieren, ist eine Zeiterfassungssoftware unerlässlich. Stafiz ermöglicht es, bei der Allokation von Ressourcen an Effizienz zu gewinnen, indem die aktuelle und zukünftige Verfügbarkeit der Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten, aber auch ihre Präferenzen berücksichtigt werden.

 

Schritt 2: Zeiterfassung einrichten

Unternehmen können unterschiedliche Ansätze für das Zeitmanagement haben. Der Verkauf von Beratungsaufträgen oder Dienstleistungen kann auf Stunden-, Tages- oder Halbtagesbasis erfolgen.

 

Einige Mitarbeiter können von spezifischen Verträgen profitieren, wie z. B. Teilzeitarbeit, was sich auf die Berichterstattung auswirkt und die Datenanalyse verzerrt, insbesondere bei der Überwachung der Arbeitsbelastung.

 

So ist es beispielsweise notwendig, den Auslastungsgrad eines Teilzeitbeschäftigten in seiner Gesamtheit betrachten zu können. Für insgesamt 20 Stunden erhält er also einen Satz von 100 % im Vergleich zu 57,1 % für einen Kollegen mit einem 35-Stunden-Vertrag.

Um die Realität bestmöglich abzubilden, integrieren Sie Regeln, die Folgendes ermöglichen:

 

1. die gesetzliche Einhaltung der maximal zulässigen Arbeitszeit (Pausen, Stunden eines Tages);
2. die Einbeziehung von Abwesenheiten von Arbeitnehmern, unabhängig von ihrer Art (bezahlter oder unbezahlter Urlaub, Arbeitsniederlegung).

 

Schritt 3: Zeitformen kategorisieren

Um Ihre Produktion durch effiziente Nachverfolgung zu optimieren, segmentieren Sie die Zeiten genau, um einen umfassenden Überblick darüber zu erhalten, wie die Zeit der Mitarbeiter genutzt wird.

 

Um sie zu kennzeichnen, liegt es an Ihnen, die Elemente zu identifizieren, die entsprechend Ihrer Organisation verfolgt werden sollen. 

Einige Beispiele für Kategorien: 

• Programme und Projekte;
• Phasen, Aufgaben und Unteraufgaben
• interne Projekte (Schulung, Forschung und Entwicklung, Verwaltungsaufgaben usw.);
• Ausbildung; 
• Teams, Geschäftsbereiche und Abteilungen.

 

Schritt 4: Kostenmanagement einbeziehen

Um Ihre Rentabilität zu untersuchen, die geleistete Zeit mit dem vorläufigen Zeitplan zu vergleichen oder die Kundenrechnung vorzubereiten, können Sie den Stundensatz für jeden Mitarbeiter in Ihre Stundenzettel integrieren.

 

Bewaffnen Sie sich im Falle von Zeiterfassungsbögen aus Papier mit Ihrem Taschenrechner. 

 

Addieren Sie in Excel die Summen und denken Sie daran, die Besonderheiten der Stundensätze für die Rechnungsstellung anzugeben.

Mit einer speziellen Software werden die Finanzdaten automatisch anhand der in den Stundenzetteln eingegebenen Zeiten berechnet. Verfolgen Sie Ihre Margen und Ihren Projektfortschritt in Echtzeit. 

 

Wie analysiert man eine Zeiterfassung?

Neben der Rechnungsstellung sollen Zeiterfassungen gelesen, interpretiert und hinterfragt werden, um die Produktivität innerhalb des Unternehmens zu optimieren. 

 

In der Lage zu sein, zu erkennen, welche Aufgaben am zeitaufwändigsten sind oder welche mehr Aufmerksamkeit verdienen, ist eine Möglichkeit, dem Management über die Realität in der Praxis zu berichten und Lösungen zur Überwindung von Blockadesituationen in die Tat umsetzen zu können.

 

Erkennen Sie Diskrepanzen bei der Vorausplanung

Abweichungen zwischen dem ursprünglichen Zeitplan und den auf dem Stundenzettel erfassten Zeiten sind das erste Warnzeichen.

 

Mit Hilfe einer integrierten Software kann dieser Vergleich grafisch dargestellt werden. Es ist eine wirkungsvolle Methode, Abweichungen so früh wie möglich in der Projektausführung zu erkennen, um schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen zu können.

Produktionsbericht: Lücken zwischen Zielen und Erfolgen.

Führen Sie eine Finanzanalyse durch

Über die Arbeitszeittabellen hinaus integriert Stafiz die Verwaltung der zugehörigen Budgets (mit der Verwaltung von CJM und TJM).

 

Auf diese Weise können Sie eine finanzielle Analyse Ihrer Tätigkeit durchführen und antizipieren, wann Abweichungen auftreten werden, und proaktiv handeln, indem Sie die Personalbesetzung anpassen.

Vergleich der Lücken zwischen den erreichten und den Produktionszielen in Stafiz.

 

Etablieren Sie eine regelmäßige Nachverfolgung

Das Einrichten von Arbeitszeittabellen braucht Zeit, und es wäre herzzerreißend, in die Einrichtung zu investieren, um sie nicht zu analysieren.

Sobald die Stundenzettel erstellt sind, ist es notwendig, Manager und Teams für ihre ordnungsgemäße Verwendung verantwortlich zu machen, was eine regelmäßige Überwachung erfordert.

 

Diese Überwachung kann zwei Formen annehmen.

 

Sie können Besprechungen zur Überprüfung von Arbeitszeittabellen jeden Monat oder nach Abschluss eines Projekts planen.

 

Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein, sich an einer Diskussion über ihr Feedback zu beteiligen, die Ziele zu besprechen und ihnen natürlich zu ihren Bemühungen zu gratulieren. 

 

Generieren Sie in regelmäßigeren Fällen automatische Berichte in der erforderlichen Kadenz. Auf diese Weise können Sie einen Schritt zurück von der täglichen Echtzeitüberwachung machen und sich auf Ihre Folgemeetings vorbereiten. 

 

Erstellen Sie eine Geschichte

Nutzen Sie die von Ihrer Zeiterfassungssoftware generierten Berichte, um Archive zu erstellen.

Eine echte Goldgrube für die Überwachung Ihrer Ziele, Sie haben verschiedene Metriken, um Vergleichspunkte zu erhalten, um die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen zu bewerten und anschließend Ihre Preisgestaltung zu verbessern.

 

Es unterstützt auch die strategische Entscheidungsfindung über Ihre aktuelle und zukünftige Ressourcenkapazität.