Hoe maak en gebruik je een timesheet in je bedrijf?

Er zijn veel verschillende manieren om tijdregistratie in projectmanagement.

De urenstaat is een must. 

 

Wat is een timesheet?

Je weet waarschijnlijk al waar een timesheet voor dient en we durven te wedden dat je er op de een of andere manier al een gebruikt hebt. 

 

Timesheet: definitie

De term "timesheet" is ontleend aan de Engelse taal. 

 

Een integraal onderdeel van tijd- en activiteitenbeheerhet draait allemaal om - verrassing, verrassing: een blad waarop werknemers hun werktijden kunnen noteren.

 

Tijdregistratie door middel van timesheets wordt door werknemers vaak geassocieerd als een controlemiddel en wordt vaak gezien als een vervelende administratieve oefening. 

 

Verminder de tijd registratieprocessen duidelijk en snel - of zelfs volledig geautomatiseerdhoe groter het risico op loskoppelingen, vergeten zendingen of fouten bij de gegevensinvoer, met gevolgen voor het goede beheer van het bedrijf.

 

Dit kan een negatief effect hebben op de geloofwaardigheid van de werkgever wanneer facturering op het spel staat.

 

Waarom timesheets gebruiken in een bedrijf?

Afgezien van de zekerheid die het biedt voor werknemers en het respecteren van hun rechten met betrekking tot gewerkte tijd, is deze controle nodig om strategische redenen, zoalshet optimaliseren van de planning van middelen - wat resulteert in een hogere productiviteit en betere prestaties, maar ook voor factureringsdoeleinden, in het geval van projecten die aan de klant worden gefactureerd.

 

De timesheet blijkt dus een echt hulpmiddel te zijn voor het optimaliseren van de financiële prestaties, omdat het een duidelijk beeld geeft van de toewijzing van tijd aan taken.

Hierdoor wordt het eenvoudiger om de beste profielen te identificeren om in te zetten bij bepaalde soorten projecten en omuw werklast te optimaliseren voor een maximale bezetting bij winstgenererende opdrachten.

 

Aan de HR-kant maakt het monitoren van de prestaties van teams en medewerkers het mogelijk om relevante ontwikkelingsplannen op te stellen op basis van bestaande gegevens uit eerdere projecten.

 

 

Ten slotte maakt het urenbriefje veel nauwkeuriger en te rechtvaardigen en te verantwoorden in het geval van projecten die op basis van tijd en materialen worden verkocht.

 

Welk medium moet je kiezen om timesheets in te stellen?

Plotwending: het urenbriefje hoeft niet in de vorm van blaadjes te worden gepresenteerd!

 

Het is beschikbaar in een breed scala van formaten, zodat het kan worden aangepast aan elk type industrie, tegen een achtergrond van digitale transformatie transformatie.

 

De papieren urenbrief

Voor de nostalgische of meer manuele mensen onder ons is het papieren formaat prima. 

 

• De voordelen

Zonder twijfel de eenvoudigste oplossing om te implementeren. 

 

Er zijn geen implementatie- of onderhoudskosten verbonden aan deze gratis urenregistratie. als je een pak vellen en een paar pennen beschouwt als aangeschaft materiaal.

 

Het kan worden aangepast aan al uw medewerkers: het werkt intuïtief en snel, vereist geen technische vaardigheden en kan flexibel worden aangepast aan de behoeften van uw bedrijf.

 

• De grenzen

Deze methode kan geschikt zijn voor een klein bedrijf of een kleine afdeling, maar is beperkter op grote schaal.

 

Papier gaat verloren en bederft gemakkelijker. De problemen die gepaard gaan met vergeten of een typefout maken, blijven dus bestaan. 

 

Deze gematerialiseerde aanpak maakt het proces van controle- en analyseproces De gegevens worden één voor één en met de hand verwerkt. De vellen dreigen meerdere keren te worden afgeleverd (als ze worden afgeleverd) en de fysieke opslag is omslachtig.

 

Excel als urenstaat gebruiken

Werktijden invoeren in Excel is perfect geschikt voor het maken en bijhouden van urenstaten. timesheets maken en bijhouden.

 

• De voordelen

Als spreadsheetster zijn je werknemers waarschijnlijk al bekend met Excel of vergelijkbare software zoals Google Sheets of Numbers.

 

De informatie is toegankelijk in de cloud en wordt gecentraliseerd, zodat het niet nodig is om voor elke medewerker of elk team een sheet te maken.

 

Eén formule om ze allemaal te berekenen: spreadsheets kunnen in hoge mate worden aangepast, zodat uberekeningen automatiseren en kostbare tijd besparen.

 

 

• De grenzen

Terwijl het toezicht geautomatiseerd is, is tijdregistratie dat niet. De moeite die het kost om gegevens in te voeren wordt soms uitgesteld tot later, wat kan leiden tot fouten of inconsistenties bij het invoeren van gegevens. inconsistenties bij gegevensinvoer.

 

Ongeautoriseerde toegang tot de urenregeltabel kan leiden tot onbedoelde wijzigingen in de geïmplementeerde functies, waardoor het bestand beschadigen.

 

Tot slot, hoe meer teams er zijn of hoe specifieker ze zijn, hoe moeilijker tijdmanagement zal zijn.

 

Een prikklok gebruiken

Het gebruik van een prikklok is een manier omje werkuren te registreren met grote precisie.

Maar kan het een oplossing bieden voor de problemen met tijdmanagement?

 

• De voordelen 

Er is weinig inspanning nodig van de kant van de werkgever, dus het risico op ontevredenheid en verwaarlozing is zo goed als uitgesloten. 

 

Het beheer wordt ook vereenvoudigd door de gegevensverzameling te automatiseren.

 

• De grenzen 

Deze aanpak laat weinig ruimte voor flexibiliteit: vergeet telewerkdagen en samenwerking op afstand.

 

Ben je je badge vergeten of kwijt? Dan moet je terug naar de handmatige oplossing, wat kan leiden tot integratieproblemen met het volgsysteem.

 

De installatie- en onderhoudskosten zijn hoog en storingen kunnen de gegevens vervormen.

 

Tot slot maakt deze methode geen precieze segmentatie per taak of project mogelijk. Het is moeilijk om de productie te analyseren zonder rekening te houden met de realiteit ter plaatse.

 

Software voor urenstaten gebruiken

Het online urenbriefje lijkt de sterke punten van de verschillende urenbriefjes te combineren in één tool.

 

• De voordelen

De tijdregistratietool is een echte tijdregistratiesoftware in combinatie met eentijdmanagementtoepassing en maakt een betrouwbaardere tijdsregistratie mogelijk.

 

Een van de belangrijkste functies is de mogelijkheid om validatiefasen te creëren om ervoor te zorgen dat de invoer veilig is in het geval van een inspectie.

 

Tijden zijn gemakkelijk onderverdeeld in categorieën voor directe, eenvoudig te begrijpen grafische rapporten.

 

Met sommige softwarepakketten kun je live tijden opnemen, bijvoorbeeld met een stopwatch.

 

• De grenzen

Deze tijdsbesparing op het invoeren van urenstaten en het bijhouden ervan tegen hogere kosten dan een fysieke of spreadsheet-gebaseerde methode.

 

Sommige leveranciers bieden geen integratie- of trainingsdiensten. Het proces van het kiezen van een tool kan daarom tijd in beslag nemen, om te voorkomen dat er tijd wordt verspild met een verkeerde keuze.

 

De timesheetsoftware moet ook gebruiksvriendelijk genoeg zijn om het gebruik ervan niet te ontmoedigen. het gebruik ervan niet ontmoedigt aan de werknemerskant.

 

Een gebrek aan integratie met je andere beheersystemen is een nadeel waar je op moet anticiperen.

 

Hoe maak ik een timesheet?

Hoewel het concept duidelijk is en heel zinvol voor je, is het logisch dat je je afvraagt uit welke parameters je timesheet zal bestaan.

 

Volg ons stapsgewijze actieplan om een effectieve, leesbare urenstaat te maken die consistent is met je strategische doelstellingen.

 

Stap 1: Kies je timesheet-indeling

Zoals we eerder zagen, zijn er verschillende manieren om je urenstaten te ontwerpen.

 

Het ene is niet noodzakelijk beter dan het andere. Er moet rekening worden gehouden met een aantal criteria om je aan te passen aan JOUW huidige situatie. 

 

U kunt je oplossing aanpassen of wijzigen zodra de behoefte zich voordoet.

 

• Welke methode voor welke bedrijfsgrootte?

Klein team of gevestigde groep? Het aantal medewerkers dat betrokken is bij uw tijdmanagement kan afhangen van zowel de volwassenheid van uw bedrijf of je bedrijfsmodel.

 

Hoe meer een bedrijf groeit, hoe groter de behoefte aan automatisering en geavanceerde technologie.

 

• Welk budget voor timesheetsoftware?

Het implementatiebudget is, min of meer gecorreleerd met uw maturiteit en beschikbare middelen, een belangrijk criterium.

Investeren in een te uitgebreide en dure oplossing kan op kleine schaal contraproductief zijn. Zorg er wel voor dat je de tool aanpast of verandert aan je groei.

 

• Welke oplossing voor welke doelstellingen?

Als het je belangrijkste zorg is om intern detoewijzing van tijd aan bepaalde taken of projecten, dan heb je geen oplossing met meerdere functies nodig.

 

Als je de hoeveelheid tijd die je besteedt aan facturatie wilt verminderen, wil je je urenstaten als referentie kunnen gebruiken, zodat je je facturen automatisch kunt invullen.

 

Timesheet software is essentieel voor het optimaliseren van financiële prestaties. Stafiz maakt het met name mogelijk om resources efficiënter toe te wijzen door rekening te houden met de huidige en toekomstige beschikbaarheid, vaardigheden en voorkeuren van werknemers.

 

Stap 2: tijdregistratie configureren

Bedrijven kunnen tijdmanagement op verschillende manieren benaderen. De verkoop van consultancy of diensten kan gebaseerd zijn op uren, dagen of zelfs halve dagen.

 

Sommige werknemers kunnen profiteren van specifieke contracten zoals deeltijdwerk, wat van invloed is op de rapportage en de analyse van gegevens vertekent. gegevensanalysevooral wanneer het monitoren van werkdruk.

 

Je moet bijvoorbeeld de werklast van een parttime werknemer in zijn geheel kunnen bekijken. Dus voor een totaal van 20 uur zal hij of zij een tarief van 100% hebben, vergeleken met 57,1% voor een collega met een contract van 35 uur.

Om de werkelijkheid zo goed mogelijk weer te geven, neem je regels op die :

 

1. wettelijke naleving van de maximaal toegestane werktijden (pauzes, uren per dag);
2. het opnemen van afwezigheden van werknemers, ongeacht hun aard (betaald of onbetaald verlof, ziekteverlof).

 

Stap 3: Categoriseer de tijden

Voor optimaliseer uw productie door effectieve monitoring, segmenteert u de tijd nauwkeurig om een volledig beeld te krijgen van de manier waarop werknemerstijd worden gebruikt.

 

Om het label te verkrijgen, is het aan u om de elementen te identificeren die volgens uw organisatie moeten worden gevolgd. 

Enkele voorbeelden van categorieën: 

• programma's en projecten ;
• fasen, taken en subtaken ;
• interne projecten (training, R&D, administratieve taken, etc.);
• opleidingen ; 
• teams, business units en afdelingen.

 

Stap 4: Kostenbeheer opnemen

Voor uw winstgevendheid te bestuderenU kunt het uurtarief voor elk personeelslid integreren in uw timesheets, de gewerkte tijd vergelijken met het verwachte schema of klantenfacturen opstellen.

 

In het geval van papieren urenbriefjes haal je je rekenmachine tevoorschijn. 

 

Tel de totalen op in Excel en vergeet niet om de specifieke uurtarieven op te nemen voor de facturering.

Met behulp van speciale software worden financiële gegevens automatisch berekend op basis van urenstaten. Zo kunt u uw marges en projectvoortgang in realtime volgen. 

 

Hoe analyseer je een timesheet?

Naast facturatie zijn urenstaten bedoeld om gelezen, geïnterpreteerd en uitgedaagd te worden om de productiviteit binnen de organisatie te optimaliseren. 

 

In staat zijn om te identificeren welke taken het meest tijdrovend zijn of meer aandacht verdienen, is een manier om aan het management te rapporteren over de realiteit in de praktijk en om oplossingen te implementeren om blokkerende situaties te overwinnen.

 

Discrepanties identificeren met prognoseplanning

Discrepanties tussen de oorspronkelijke planning en de tijden op de urenstaat zijn het eerste waarschuwingssignaal.

 

Met behulp van geïntegreerde software kan deze vergelijking grafisch worden weergegeven. Dit is een krachtige manier om afwijkingen te identificeren zo vroeg mogelijk in het project te identificeren, zodat snel corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.

Productierapport: afwijkingen tussen doelstellingen en actuals.

Maak een financiële analyse

Naast urenstaten omvat Stafiz het beheer van de bijbehorende budgetten (met beheer van YTD en YRT).

 

Dit stelt je in staat om een financiële analyse van je bedrijf uit te voeren en te anticiperen wanneer afwijkingen zullen optreden, zodat je proactief kunt handelen door je personeelsbestand aan te passen.

Vergelijking van verschillen tussen werkelijke en productiedoelen in Stafiz.

 

Regelmatige controle instellen

Het configureren van timesheets kost tijd en het zou zonde zijn om te investeren in het opzetten ervan om ze vervolgens niet te analyseren.

Zodra urenstaten zijn aangemaakt, moeten managers en teams verantwoordelijk worden gemaakt voor het correcte gebruik ervan, en dit houdt regelmatige controle in.

 

Deze controle kan twee vormen aannemen.

 

Je kunt elke maand of na afloop van een project een analysevergadering plannen.

 

Nodig je personeel uit om hun feedback te bespreken, bespreek de doelstellingen en feliciteer hen natuurlijk met hun inspanningen. 

 

Op een meer terugkerende basis, automatische rapporten genereren op het tempo dat u nodig hebt. Zo kun je een stapje terug doen van de dagelijkse realtime monitoring en je monitoringvergaderingen voorbereiden.

 

Een geschiedenis creëren

Maak gebruik van de rapporten die door je timesheetsoftware worden gegenereerd om een archief op te bouwen.

Het is een ware goudmijn voor het bijhouden van je doelstellingen. Je kunt de verschillende statistieken gebruiken om benchmarks te verkrijgen voor het evalueren van de effectiviteit van de acties die je hebt ondernomen en vervolgens je prijsstelling verbeteren.

 

Het helpt je ook om strategische beslissingen te nemen over je huidige en toekomstige resourcecapaciteit.