¿Cómo crear y utilizar una planilla horaria en una empresa?

Hay muchas formas diferentes de abordar el seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos.

La hoja de horas es imprescindible. 

 

¿Qué es una ficha de control?

Probablemente ya sepas para qué sirve una hoja de horas, y estamos dispuestos a apostar que la has usado antes, de una forma u otra. 

 

Hoja de horas: definición

El término "hoja de horas" significa nada menos que "hoja de horas". 

 

Una parte integral de la gestión del tiempo y de las actividades se trata de - sorpresa, sorpresa : una hoja que permite a los empleados anotar sus horas de trabajo.

 

A menudo asociado como una herramienta de seguimiento por los empleados, el registro de hojas de horas es a menudo un ejercicio administrativo percibido como doloroso. 

 

Cuanto menos claros y rápidos sean los procesos de entrada de tiempo, o incluso estén completamente automatizados, mayor será el riesgo de comisión de servicios, envío olvidado o errores de introducción de datos, lo que afectará a la correcta gestión de la actividad.

 

Esto puede tener un impacto negativo en la credibilidad del empleador cuando está en juego la facturación.

 

¿Por qué utilizar hojas de horas en las empresas?

Más allá de la garantía que representa para los trabajadores y del respeto de sus derechos en materia de tiempo trabajado, este seguimiento es necesario por razones estratégicas de crecimiento, tales como optimizar la planificación de los recursos - que se traduce en una mejora de la productividad y un aumento del rendimiento, pero también a efectos de facturación, en el caso de los proyectos facturados al cliente.

 

La hoja de horas demuestra ser una verdadera herramienta para optimizar el rendimiento financiero, ya que le permite obtener una visión clara de la distribución de los recursos en el tiempo a lo largo de las tareas.

Como resultado, es más fácil identificar los mejores perfiles para movilizar en determinados tipos de proyectos, y optimizar sus cargas de trabajo para maximizar la ocupación en asignaciones generadoras de beneficios.

 

Por el lado de los recursos humanos, el seguimiento del rendimiento de los equipos y los empleados permite desarrollar planes de desarrollo relevantes, basados en los datos existentes de proyectos anteriores.

 

 

Por último, la hoja de horas permite  una facturación mucho más precisa y justificable y justificable en el caso de proyectos vendidos por tiempo y materiales.

 

¿Qué soporte debo elegir para configurar mis fichas horarias?

Plot twist : ¡la hoja de horas no tiene por qué presentarse en forma de hoja!

 

Está disponible en una amplia gama de formatos para que pueda adaptarse a cualquier tipo de industria, en un contexto de transformación digital.

 

La hoja de horas en papel

Para los nostálgicos o los más manuales, el formato papel puede hacer el trabajo muy bien. 

 

• Los beneficios

La solución más fácil de implementar, sin discusión. 

 

No hay costes de despliegue ni de mantenimiento asociados a esta hoja de horas gratuita, si, de todos modos, considera un paquete de hojas y unos cuantos bolígrafos como material comprado.

 

Se adaptará a todos sus empleados: intuitivo y rápido, no requiere ninguna habilidad técnica y se puede adaptar de manera flexible a las necesidades de la empresa.

 

• Limitaciones

Si bien este método puede ser adecuado para una pequeña empresa o dentro de un departamento, es más restrictivo a gran escala.

 

Los papeles se pierden y se degradan más fácilmente. Por lo tanto, los problemas relacionados con el olvido o los errores de introducción de datos siguen siendo de actualidad. 

 

Este enfoque materializado también añade más dificultad al proceso de seguimiento y análisis. Los datos se procesan uno a uno y a mano. Las fichas corren el riesgo de entregarse varias veces (cuando se entregan), y su almacenamiento físico es engorroso.

 

Usar Excel como parte de horas

La introducción de tiempos de trabajo en Excel es perfectamente adecuada para  creación y control de partes de horas.

 

• Los beneficios

Como estrella de las hojas de cálculo, es probable que tus empleados ya estén familiarizados con Excel o software similar como Google Sheets o Numbers.

 

Accesible en la nube, la información está centralizada, por lo que no es necesario proporcionar una hoja por empleado o equipo.

 

Una fórmula para calcularlos todos: las hojas de cálculo ofrecen un alto grado de personalización, permitiéndole automatizar sus cálculos y ahorrar un tiempo valioso.

 

 

• Limitaciones

Mientras que el seguimiento está automatizado, el registro del tiempo no lo está. El esfuerzo que supone la introducción de datos a veces se deja para más tarde, y puede dar lugar a errores o incoherencias en la introducción de datos.

 

El acceso de cualquier persona a la matriz del parte de horas puede provocar cambios no deseados en las funciones implementadas que pueden dañar el archivo.

 

Por último, cuantos más equipos haya o tengan especificidades, más difícil será la gestión del tiempo.

 

El uso de un reloj de tiempo

Utilizar un reloj de fichar es una forma de registrar sus horas de trabajo con gran precisión.

Sin embargo, ¿puede responder a los problemas de gestión del tiempo?

 

• Los beneficios 

Los empleadores requieren poco esfuerzo, por lo que el riesgo de insatisfacción y negligencia prácticamente se elimina. 

 

La gestión también se simplifica debido a la automatización de la recopilación de datos.

 

• Limitaciones 

Este enfoque deja poco espacio para la flexibilidad: olvídese de los días remotos y la colaboración fuera del sitio.

 

¿Olvidó o perdió la insignia? Es necesario volver a la solución manual, lo que puede crear problemas de integración en el sistema de seguimiento.

 

Los costes de instalación y mantenimiento son elevados, y los errores de funcionamiento pueden distorsionar los datos.

 

Por último, este método no permite una segmentación precisa por tarea o proyecto. Es difícil analizar la producción sin tener en cuenta la realidad sobre el terreno.

 

Utilizar software de hojas de horas

La hoja de horas en línea parece combinar las fortalezas de diferentes medios de hojas de horas en una sola herramienta.

 

• Los beneficios

Auténtico software de control de presencia combinado con unaaplicación de gestión del tiempo, la herramienta de control horario permite un seguimiento más fiable del tiempo.

 

Entre las características clave, la capacidad de crear pasos de validación es una forma de asegurar las entradas en caso de una inspección.

 

Los tiempos se segmentan en categorías para obtener informes gráficos instantáneos y fáciles de entender.

 

Algunos paquetes de software permiten registrar los tiempos en directo, utilizando, por ejemplo, un cronómetro.

 

• Limitaciones

Este ahorro de tiempo en la entrada de hojas de tiempo y su seguimiento tiene un costo mayor que un método físico o de hoja de cálculo.

 

Algunos proveedores no ofrecen servicios de incorporación o capacitación. Por lo tanto, el proceso de elección de una herramienta puede llevar tiempo para evitar perder el tiempo con una elección inadecuada.

 

El software de control horario también debe ser lo suficientemente fácil de usar como para no desalentar su uso por parte del empleado.

 

La falta de integraciones con sus otros sistemas de gestión es una penalización que debe esperarse.

 

¿Cómo puedo crear una hoja de horas?

Si bien el concepto es claro y bastante significativo para usted, es natural preguntarse qué parámetros compondrán su hoja de tiempo.

 

Para crear una hoja de horas eficaz y legible que sea coherente con sus objetivos estratégicos, siga nuestro plan de acción paso a paso.

 

Paso 1: Elige el formato de tu hoja de horas

Como se ha visto anteriormente, existen diferentes medios para conceptualizar las hojas de horas.

 

Uno no es necesariamente mejor que los demás. Se deben estudiar varios criterios para adaptarse a SU caso de uso actual. 

 

Puede adaptar su solución o cambiarla tan pronto como surja la necesidad.

 

• ¿Qué método para cada tamaño de empresa?

¿Más bien un equipo pequeño o un grupo bien implementado? El número de empleados implicados en la gestión del tiempo puede depender tanto de la madurez de su negocio como de su modelo de negocio.

 

Cuanto más crece una empresa, mayor es la necesidad de automatización y tecnología de punta.

 

• ¿Qué presupuesto se destina para el software de control horario?

Más o menos correlacionado con su madurez y los recursos disponibles, el presupuesto de implementación es un criterio importante.

Invertir en una solución demasiado elaborada y costosa puede ser contraproducente a pequeña escala. Solo asegúrate de adaptar o cambiar la herramienta para respetar tu crecimiento.

 

• ¿Qué solución para cada objetivo?

Si su principal preocupación es analizar internamente la asignación de tiempo a determinadas tareas o proyectos, no necesita una solución con múltiples funciones.

 

Si desea reducir el tiempo asignado a su facturación, desea poder utilizar sus hojas de horas como referencia, lo que le permite completar automáticamente sus facturas.

 

Para optimizar el rendimiento financiero, el software de hojas de horas es esencial. Stafiz permite ganar en eficiencia en la asignación de recursos teniendo en cuenta la disponibilidad actual y futura de los empleados, sus habilidades, pero también sus preferencias.

 

Paso 2: Configurar el seguimiento del tiempo

Las empresas pueden tener diferentes enfoques para la gestion del tiempo. La venta de encargos o servicios de consultoría puede ser por horas, días o medio día.

 

Algunos empleados pueden beneficiarse de contratos específicos, como el trabajo a tiempo parcial, lo que repercute en los informes y sesga el análisis de datos sobre todo al momento de realizarel seguimiento de la carga de trabajo.

 

Por ejemplo, es necesario poder considerar la tasa de carga de trabajo de un empleado a tiempo parcial en su totalidad. Así, para un total de 20 horas, tendrá una tarifa del 100% frente al 57,1% de un compañero con contrato de 35 horas.

Para representar mejor la realidad, integre reglas que permitan:

 

1. el cumplimiento legal de las horas máximas de trabajo permitidas (descansos, horas de un día);
2. la inclusión de las ausencias de los empleados, independientemente de su naturaleza (permisos retribuidos o no retribuidos, paro laboral).

 

Paso 3: Categorizar los tiempos verbales

Para optimizar su producción mediante un seguimiento eficaz, segmentar el tiempo con precisión para obtener una visión exhaustiva de como se utiliza el  tiempo de los empleados 

 

Para etiquetarlos, depende de usted identificar los elementos que se van a rastrear según su organización. 

Algunos ejemplos de categorías: 

• programas y proyectos;
• Fases, tareas y subtareas
• proyectos internos (formación, investigación y desarrollo, tareas administrativas, etc.);
• adiestramiento; 
• Equipos, unidades de negocio y departamentos.

 

Paso 4: Incluir la gestión de costes

Para estudiar su rentabilidad, comparar el tiempo trabajado con el calendario previsto o preparar las facturas de los clientes, puede incluir la tarifa horaria de cada empleado en sus hojas de horas.

 

En el caso de las hojas de tiempo en papel, ármate con tu calculadora. 

 

En Excel, sume los totales, recordando incluir los detalles de las tarifas por hora para la facturación.

En un software dedicado, los datos financieros se calculan automáticamente de acuerdo con los tiempos ingresados en las hojas de tiempo. Realice un seguimiento de sus márgenes y el progreso de su proyecto en tiempo real. 

 

¿Cómo se analiza una hoja de horas?

Aparte de la facturación, las hojas de horas están pensadas para ser leídas, interpretadas y desafiadas para optimizar la productividad dentro de la organización. 

 

Ser capaz de identificar qué tareas son las que más tiempo consumen o cuáles merecen más atención es una forma de informar a la dirección sobre la realidad en la práctica, y de ser capaz de poner en marcha soluciones para superar las situaciones de bloqueo.

 

Detecte discrepancias con la planificación anticipada

Las discrepancias entre el horario inicial y las horas registradas en la hoja de horas son la primera señal de advertencia.

 

Utilizando el software integrado, esta comparación se puede ilustrar gráficamente. Es una forma impactante de identificar desviaciones lo antes posible en la ejecución del proyecto para tomar medidas correctivas rápidamente.

Informe de producción: brechas entre objetivos y logros.

Hacer un análisis financiero

Además de las fichas horarias, Stafiz incluye la gestión de los presupuestos asociados (con CJM y la dirección).

 

Esto permite realizar un análisis financiero de su negocio y anticipar cuándo se producirán desviaciones, de modo que pueda actuar de forma proactiva adaptando su plantilla.

Comparación de las brechas entre los objetivos alcanzados y los de producción en Stafiz.

 

Establecer un seguimiento regular

La configuración de las hojas de tiempo lleva tiempo, y sería desgarrador invertir en configurarlas para no analizarlas.

Una vez que se han creado las hojas de tiempo, es necesario responsabilizar a los gerentes y equipos de su uso adecuado, esto implica un seguimiento regular.

 

Este seguimiento puede adoptar dos formas.

 

Puede programar reuniones de revisión del parte de horas cada mes o después del cierre de un proyecto.

 

Invite a sus empleados a participar en una discusión sobre sus comentarios, discuta los objetivos y, por supuesto, felicítelos por sus esfuerzos. 

 

De forma más recurrente, genere informes automáticos al ritmo que necesite. Esto le permite dar un paso atrás en el seguimiento diario en tiempo real y preparar sus reuniones de seguimiento.

 

Construir una historia

Aprovecha los informes generados por el programa de control horario para crear un archivo.

Una verdadera mina de oro para el seguimiento de tus objetivos, dispones de diferentes métricas para obtener puntos de comparación para evaluar la efectividad de las acciones realizadas, y posteriormente, mejorar tus precios.

 

También ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre su capacidad de recursos actual y futura.