¿Cómo crear y utilizar una hoja de horas en su empresa?

Hay muchas formas diferentes de abordar el seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos.

La hoja de horas es imprescindible. 

¿Qué es una ficha de control?

Probablemente ya sepas para qué sirve una hoja de horas, y estamos dispuestos a apostar que ya la has utilizado de una forma u otra. 

Hoja de horas: definición

El término "timesheet" procede del inglés. 

Una parte integral de la gestión del tiempo y de las actividades se trata de - sorpresa, sorpresa : una hoja que permite a los empleados anotar sus horas de trabajo.

Asociado a menudo como una herramienta de control por parte de los empleados, el registro del tiempo mediante hoja de horas suele percibirse como un tedioso ejercicio administrativo. 

Reducir el tiempo de grabación de los procesos claros y rápidos - o incluso completamente automatizadosmayor es el riesgo de desprendimientos, envíos olvidados o errores en la introducción de datos, lo que repercute en la correcta gestión de la empresa.

Esto puede tener un impacto negativo en la credibilidad del empresario cuando está en juego la facturación.

¿Por qué utilizar hojas de horas en las empresas?

Más allá de la garantía que representa para los trabajadores y del respeto de sus derechos en materia de tiempo trabajado, este seguimiento es necesario por razones estratégicas de crecimiento, tales como optimizar la planificación de los recursos - que se traduce en una mejora de la productividad y un aumento del rendimiento, pero también a efectos de facturación, en el caso de los proyectos facturados al cliente.

Por lo tanto, la hoja de horas resulta ser una herramienta real para optimizar el rendimiento financiero, ya que proporciona una visión clara de la asignación de recursos de tiempo a las tareas.

Como resultado, es más fácil identificar los mejores perfiles para movilizar en determinados tipos de proyectos, y optimizar sus cargas de trabajo para maximizar la ocupación en asignaciones generadoras de beneficios.

En cuanto a RRHH, el seguimiento del rendimiento de los equipos y empleados permite elaborar planes de desarrollo pertinentes, basados en los datos existentes de proyectos anteriores.

Por último, la hoja de horas permite  una facturación mucho más precisa y justificable y justificable en el caso de proyectos vendidos por tiempo y materiales.

¿Qué soporte debo elegir para configurar mis fichas horarias?

Plot twist : ¡la hoja de horas no tiene por qué presentarse en forma de hoja!

Está disponible en una amplia gama de formatos para que pueda adaptarse a cualquier tipo de industria, en un contexto de transformación digital.

El parte de horas en papel

Para los nostálgicos o los más manuales, el formato en papel puede servir perfectamente. 

• Los beneficios

La solución más sencilla de aplicar, sin duda. 

No hay costes de despliegue ni de mantenimiento asociados a esta hoja de horas gratuita, si, de todos modos, considera un paquete de hojas y unos cuantos bolígrafos como material comprado.

Se adapta a todos sus empleados: intuitivo y rápido, no requiere conocimientos técnicos y puede modularse con flexibilidad en función de las necesidades de su empresa.

• Los límites

Aunque este método puede ser adecuado para una pequeña empresa o departamento, resulta más restrictivo a gran escala.

El papel se pierde y estropea con más facilidad. Por tanto, persisten los problemas asociados a los olvidos o a los errores tipográficos. 

Este enfoque materializado también añade más dificultad al proceso de seguimiento y análisis. Los datos se procesan uno a uno y a mano. Las fichas corren el riesgo de entregarse varias veces (cuando se entregan), y su almacenamiento físico es engorroso.

Utilizar Excel como hoja de horas

La introducción de tiempos de trabajo en Excel es perfectamente adecuada para  creación y control de partes de horas.

• Los beneficios

Como estrella de las hojas de cálculo, es probable que tus empleados ya estén familiarizados con Excel o programas similares como Google Sheets o Numbers.

Accesible en la nube, la información está centralizada, por lo que no es necesario proporcionar una hoja para cada empleado o equipo.

Una fórmula para calcularlos todos: las hojas de cálculo ofrecen un alto grado de personalización, permitiéndole automatizar sus cálculos y ahorrar un tiempo valioso.

• Los límites

Mientras que el seguimiento está automatizado, el registro del tiempo no lo está. El esfuerzo que supone la introducción de datos a veces se deja para más tarde, y puede dar lugar a errores o incoherencias en la introducción de datos.

El acceso no autorizado a la tabla de control horario puede dar lugar a modificaciones no intencionadas de las funciones implementadas, lo que puede corromper el fichero.

Por último, cuantos más equipos haya o más específicos sean, más difícil será la gestión del tiempo.

Utilizar un reloj de fichar

Utilizar un reloj de fichar es una forma de registrar sus horas de trabajo con gran precisión.

Pero, ¿puede aportar una solución a los problemas de gestión del tiempo?

• Los beneficios 

Se requiere poco esfuerzo por parte de los empresarios, por lo que el riesgo de insatisfacción y abandono prácticamente desaparece. 

La gestión también se simplifica gracias a la automatización de la recogida de datos.

• Los límites 

Este planteamiento deja poco margen para la flexibilidad: olvídate de los días de teletrabajo y de la colaboración fuera de la empresa.

¿Ha olvidado o perdido su tarjeta? Tiene que volver a la solución manual, que puede crear problemas de integración con el sistema de seguimiento.

Los costes de instalación y mantenimiento son elevados, y los errores de funcionamiento pueden distorsionar los datos.

Por último, este método no permite una segmentación precisa por tareas o proyectos. Es difícil analizar la producción sin tener en cuenta la realidad sobre el terreno.

Utilizar el software de control horario

La hoja de horas en línea parece combinar los puntos fuertes de los distintos medios de hoja de horas en una sola herramienta.

• Los beneficios

Auténtico software de control de presencia combinado con unaaplicación de gestión del tiempo, la herramienta de control horario permite un seguimiento más fiable del tiempo.

Una de sus principales características es la posibilidad de crear etapas de validación para garantizar la seguridad de las entradas en caso de inspección.

Los tiempos se segmentan en categorías para obtener informes gráficos instantáneos y fáciles de entender.

Algunos paquetes de software permiten registrar los tiempos en directo, utilizando, por ejemplo, un cronómetro.

• Los límites

Este ahorro de tiempo en introducir hojas de horas y su seguimiento supone un coste superior al de un método físico o basado en hojas de cálculo.

Algunos proveedores no ofrecen servicios de integración o formación. Por lo tanto, el proceso de elección de una herramienta puede llevar tiempo, para evitar perder el tiempo con una elección inadecuada.

El software de control horario también debe ser lo suficientemente fácil de usar como para no desalentar su uso por parte del empleado.

La falta de integración con sus otros sistemas de gestión es una desventaja que debe preverse.

¿Cómo crear una hoja de horas?

Aunque el concepto esté claro y tenga bastante sentido para usted, es natural que se pregunte qué parámetros compondrán su hoja de horas.

Para crear una hoja de horas eficaz, legible y coherente con sus objetivos estratégicos, siga nuestro plan de acción paso a paso.

Paso 1: Elija su formato de hoja de horas

Como hemos visto antes, hay diferentes formas de diseñar sus hojas de horas.

Uno no es necesariamente mejor que los otros. Hay que tener en cuenta una serie de criterios para adaptarse a SU situación actual. 

Usted puede adaptar su solución o cambiarla en cuanto surja la necesidad.

• ¿Qué método para cada tamaño de empresa?

¿Equipo pequeño o grupo consolidado? El número de empleados implicados en su gestión del tiempo puede depender tanto de la madurez de su empresa o de su modelo de negocio.

Cuanto más crece una empresa, mayor es la necesidad de automatización y tecnología de punta.

• ¿Qué presupuesto se destina para el software de control horario?

Más o menos correlacionado con su madurez y los recursos disponibles, el presupuesto de implantación es un criterio importante.

Invertir en una solución demasiado elaborada y cara puede ser contraproducente a pequeña escala. Asegúrate de adaptar o cambiar la herramienta para adaptarla a tu crecimiento.

• ¿Qué solución para cada objetivo?

Si su principal preocupación es analizar internamente la asignación de tiempo a determinadas tareas o proyectos, no necesita una solución con múltiples funciones.

Si quiere reducir el tiempo que dedica a facturar, le conviene poder utilizar sus hojas de horas como referencia, lo que le permitirá cumplimentar sus facturas automáticamente.

El software de control horario es esencial para optimizar el rendimiento financiero. En particular, Stafiz permite asignar los recursos de forma más eficaz teniendo en cuenta la disponibilidad, las competencias y las preferencias actuales y futuras de los empleados.

Paso 2: configurar el control de horas

Las empresas pueden tener distintos enfoques de la gestión del tiempo. La consultoría o los servicios pueden venderse por horas, días o medias jornadas.

Algunos empleados pueden beneficiarse de contratos específicos, como el trabajo a tiempo parcial, lo que repercute en los informes y sesga el análisis de datos sobre todo al momento de realizarel seguimiento de la carga de trabajo.

Por ejemplo, tiene que poder considerar la carga de trabajo de un empleado a tiempo parcial en su totalidad. Así, por un total de 20 horas, tendrá una tasa del 100%, frente al 57,1% de un compañero con un contrato de 35 horas.

Para ofrecer la mejor representación posible de la realidad, incorpore normas que permitan :

1. cumplimiento legal de la jornada laboral máxima autorizada (pausas, horas en un día);
2. la inclusión de las ausencias de los empleados, cualquiera que sea su naturaleza (permisos retribuidos o no retribuidos, bajas por enfermedad).

Paso 3: Clasificar los tiempos verbales

Para optimizar su producción mediante un seguimiento eficaz, segmentar el tiempo con precisión para obtener una visión exhaustiva de como se utiliza el  tiempo de los empleados 

Para obtener la etiqueta, le corresponde a usted identificar los elementos que deben rastrearse según su organización. 

Algunos ejemplos de categorías: 

• programas y proyectos ;
• fases, tareas y subtareas ;
• proyectos internos (formación, I+D, tareas administrativas, etc.);
• cursos de formación ; 
• equipos, unidades de negocio y departamentos.

Mediante el uso de hojas de horas, Stafiz elabora un sistema de informes que permite llevar un seguimiento meticuloso del tiempo y las actividades.

Paso 4: Incluir la gestión de costes

Para estudiar su rentabilidad, comparar el tiempo trabajado con el calendario previsto o preparar las facturas de los clientes, puede incluir la tarifa horaria de cada empleado en sus hojas de horas.

En el caso de las hojas de horas en papel, saca la calculadora. 

En Excel, sume los totales, acordándose de incluir las tarifas horarias específicas a efectos de facturación.

Gracias a un software específico, los datos financieros se calculan automáticamente a partir de las hojas de horas. Así puede controlar sus márgenes y el progreso del proyecto en tiempo real. 

¿Cómo se analiza una hoja de horas?

Aparte de la facturación, las hojas de horas están pensadas para ser leídas, interpretadas y cuestionadas con el fin de optimizar la productividad dentro de la organización. 

Ser capaz de identificar qué tareas consumen más tiempo o merecen más atención es una forma de informar a la dirección sobre la realidad en la práctica, y de poder aplicar soluciones para superar situaciones de bloqueo.

Identificar discrepancias con la planificación de previsiones

Las discrepancias entre el horario inicial y los tiempos registrados en la hoja de horas son la primera señal de alarma.

Mediante un software integrado, esta comparación puede ilustrarse gráficamente. Esta es una forma eficaz de identificar desviaciones lo antes posible en el proyecto, de modo que puedan tomarse rápidamente medidas correctoras.

Informe de producción: desviaciones entre objetivos y reales.

Realizar un análisis financiero

Además de las fichas horarias, Stafiz incluye la gestión de los presupuestos asociados (con CJM y la dirección).

Esto permite realizar un análisis financiero de su negocio y anticipar cuándo se producirán desviaciones, de modo que pueda actuar de forma proactiva adaptando su plantilla.

Comparación de las desviaciones entre los objetivos reales y de producción en Stafiz.

Establecer un seguimiento periódico

Configurar las hojas de horas lleva tiempo, y sería una pena invertir en configurarlas sólo para no analizarlas.

Una vez creadas las hojas de presencia, los responsables y los equipos deben responsabilizarse de su correcta utilización, lo que implica un seguimiento regular.

Este seguimiento puede adoptar dos formas.

Puede programar reuniones de análisis de hojas de horas cada mes o tras la finalización de un proyecto.

Invite a su personal a comentar sus impresiones, discuta los objetivos y, por supuesto, felicíteles por sus esfuerzos. 

De forma más recurrente, genere informes automáticos al ritmo que necesite. Esto le permite dar un paso atrás en el seguimiento diario en tiempo real y preparar sus reuniones de seguimiento.

Crear un historial

Aprovecha los informes generados por el programa de control horario para crear un archivo.

Una auténtica mina de oro para el seguimiento de sus objetivos, puede utilizar las distintas métricas para obtener puntos de referencia que le permitan evaluar la eficacia de las acciones que ha emprendido y, a continuación, mejorar su tarificación.

También ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre su capacidad de recursos actual y futura.