Tasa de utilización: ¿cuáles son los retos de la tasa de actividad excluidas las vacaciones?
Actualizado el 21 de abril de 2026
El TACE (Tasa de Actividad Excluyendo Permisos) mide la proporción de los días facturables de un consultor en relación con sus días trabajados, excluyendo el permiso. La fórmula: días facturables÷ (días trabajados – ausencias previsibles) × 100. Es el principal indicador de rentabilidad para las consultoras y empresas de servicios de TI, que debe gestionarse además de ADR y la tarifa intercontractual.
¿Qué es tasa de utilización?
Definición y fórmula
El TACE significa Tasa de Actividad excluyendo el permiso. Son sinónimos: tasa de carga, tasa de personal.
Es un indicador de gestión de recursos humanos que mide la tasa de actividad destinada a actividades facturables en función de la disponibilidad total (excluyendo periodos de baja, bajas por enfermedad, etc.).
La tasa de utilización se expresa generalmente en porcentaje y se calcula dividiendo el número de horas trabajadas en actividades facturables por el número de horas teóricas disponibles una vez deducido el tiempo libre.
¿Qué es un posible día?
Un día potencial corresponde a un día teórico de trabajo en el periodo observado (generalmente un día laborable), antes de cualquier deducción de ausencia previsible. Es la base máxima sobre la que se puede cobrar a un consultor.
¿Qué es un día producido?
Un día de producto es un día dedicado a una actividad facturable (misión del cliente, proyecto bajo contrato o a precio fijo). Solo los días producidos se incluyen en el numerador del TACE, lo que lo distingue de una simple tarifa de ocupación.
¿Cuál es una ausencia previsible?
Una ausencia previsible incluye baja remunerada, RTT, formación planificada, seminarios internos y cualquier indisponibilidad anticipada. Se deduce del denominador para que el TACE refleje la productividad real sobre el tiempo realmente disponible.
El TACE es utilizado por empresas, y más particularmente por empresas de consultoría y servicios de TI, para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de empleados o equipos. Te permite tomar decisiones sobre la gestión de recursos.
¿Cuál es la diferencia entre tasa de utilización y TACI?
A diferencia del TACE, el TACI, o Tasa de Actividad Incluyendo Permiso, tiene en cuenta las ausencias.
La fórmula para calcular el CIAT es la siguiente:
Aunque el TACI puede variar mucho de un mes a otro debido a las festividades, permite una lectura más cercana a la facturación.
Para las empresas que trabajan con un enfoque de gestión (o facturación por tiempo empleado), puede ser interesante seguir este indicador para comprender mejor los resultados en términos de facturación de un proyecto determinado.
Sin embargo, este indicador se utiliza menos en la práctica que la tasa de carga.
TACE, TACI, tasa de ocupación, tasa de disponibilidad: ¿cuál es la diferencia?
Cuatro indicadores de la gestión de consultores suelen confundirse aunque midan realidades distintas. Esta tabla resume su definición, fórmula y uso.
| Indicador | Lo que mide | Fórmula | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| TACE | Parte de los días facturables, excluyendo festivos | Días facturables / (días trabajados − ausencias previsibles) | Consultora de gestión de rentabilidad y ESN |
| TACI | Parte de los días facturables, incluidos los festivos | Días facturables / días naturales | Gestión del tiempo y facturación |
| Tasa de ocupación | Cuota de tiempo dedicado a una actividad (facturable o no) | Horas trabajadas / horas disponibles | Monitorización de la carga de trabajo de RRHH, sin vínculo directo con la rotación |
| Tasa de disponibilidad | Parte del tiempo no planificado y listo para ser atendido | Horas no asignadas / horas teóricas | Planificación de capacidad y anticipación comercial |
¿Por qué hacer un seguimiento de las horas facturables en lugar de toda la actividad?
Este enfoque TACE, que mide la actividad facturable, es especialmente importante en las ESNs, firmas de consultoría o agencias. Estas empresas pagan los salarios de sus empleados cada mes, lo que representa costes fijos.
Para que la actividad sea rentable, es necesario que cada empleado dedique un determinado porcentaje de su tiempo a una actividad que sea facturable, es decir, que genere facturación, de lo contrario la rentabilidad de la actividad no estará ahí.
Por ello, es un estándar y un indicador principal para todas las empresas que venden el trabajo de consultores o proyectos a clientes: consultoras, ESNs, agencias, oficinas de diseño, firmas de arquitectura, firmas de contabilidad, etc.
¿Por qué es tan importante la tasa de utilización en la gestión de proyectos?
El TACE, como indicador de rendimiento del proyecto, tiene varias ventajas.
Ventajas de la tasa de utilización
- Mejora de la productividad real
El TACE mide la actividad de un empleado teniendo en cuenta los periodos no trabajados. Esto proporciona más fiabilidad en la actividad real y te permite ser un mejor indicador para comparar los resultados.
Por ejemplo, un indicador que solo tiene en cuenta el número de días producidos durante un período penalizará al empleado que haya tomado vacaciones durante el período en cuestión.
Por lo tanto, la representación de la producción por la tasa de carga es más objetiva.
- Un signo de una distribución desigual del trabajo
El TACE también permite identificar a los empleados sobrecargados y a los que están insuficientes. En cualquier caso, una carga desigual penaliza la productividad.
La sobrecarga puede provocar una disminución en la calidad del trabajo y en el bienestar de los empleados. En cuanto a la subcarga, puede provocar una caída en la rentabilidad de la actividad y la insatisfacción del empleado, que corre el riesgo de perder interés en sus misiones.
- Un indicador de referencia
La tasa de personal permite medir el rendimiento a lo largo del tiempo, ya que cada periodo es comparable. A continuación, permite monitorizar y analizar la productividad individual o del equipo según los tipos de proyectos o periodos.
Es una fuente valiosa de datos para planificar proyectos futuros o mejorar la eficiencia operativa.
Velocidad de carga: ¿cuáles son los límites?
Sin embargo, la tasa de utilización como indicador de resultados también tiene sus limitaciones.
- La complejidad del seguimiento
Sin la ayuda de una herramienta que calcule automáticamente la tasa de utilización, no siempre es posible diferenciar entre los tipos de actividad que generan volumen de negocio y los que no.
Por ejemplo, los empleados pueden dedicar tiempo a explicar o formar a otros empleados, o pueden participar activamente en actividades de venta. Hay que poder medir el tiempo dedicado a este tipo de actividades, que sin embargo sirven a la empresa pero no deben penalizar la tasa de utilización.
Solo una herramienta de gestión del tiempo y de dotación de personal adecuada permitirá que estos cálculos se realicen automáticamente.
- Un indicador que no es suficiente por sí solo
El TACE no mide la calidad del trabajo ni la contribución de los empleados para alcanzar los objetivos de la empresa. El rendimiento debe analizarse junto con otros indicadores que complementen el TACE.
Ciertos acontecimientos externos, sobre los que los empleados no tienen ningún control, pueden perturbar los resultados de la tasa de utilización. Estos factores externos no se tienen necesariamente en cuenta a la hora de reajustar los resultados y penalizan la lectura del rendimiento de los empleados.
- Un indicador que no se adapta bien a las ventas a precio fijo
En el contexto de un proyecto vendido a un precio fijo con independencia del trabajo realizado, la tasa de utilización es irrelevante.
Si un empleado dedica el 100% de su tiempo a un proyecto cliente pero avanza poco en completar sus tareas, tendrá un TACE alto, incluso si el proyecto probablemente se retrase. Esta es una situación que TACE no puede interpretar.
- Una carrera de rendimiento potencialmente pesada
La tasa de utilización puede empujar a los empleados a trabajar más para cumplir los objetivos, aunque estén sobrecargados.
Esto no solo supone el riesgo de producir trabajos de baja calidad, sino también, en el peor de los casos, poner en riesgo su salud o bienestar.
¿Qué factores pueden afectar a la tasa de utilización?
Hay muchas razones por las que las tarifas de carga no cumplen con los objetivos.
- Procesos ineficientes: si el empleado pierde tiempo en temas no productivos, como administración, informes laborales o viajes de proyectos, su rendimiento se verá afectado y su TACE será menor de lo esperado.
- Capacidad insuficiente: Si la fuerza laboral está subcargada, la producción también será inferior a la capacidad teórica total disponible. Probablemente el TACE no cumplirá con los objetivos;
- Mala gestión del tiempo: Si los empleados gestionan mal su tiempo y dedican demasiado tiempo a tareas no facturables, TACE se verá afectado.
¿Cuál es la media de la tasa de utilización en una asesoría?
Las tarifas estándar de la tasa de utilización varían mucho en función del sector y del puesto de trabajo. Por eso es útil calcular la tasa de utilización de cada empleado, pero también poder consolidarlas por tipo de perfil o por tipo de actividad.
Por tanto, la tasa de utilización de un consultor a tiempo completo que trabaje para un cliente durante un año será mucho mayor que la de un gestor encargado de varios proyectos.
Este último dedicará tiempo a gestionar equipos y quizá a vender otros proyectos al cliente. Por tanto, su objetivo de la tasa de utilización debería ser inferior para no penalizarle.
De media, las consultoras exitosas tienen un ABR en el rango del 70-75%. Sin embargo, esta cifra varía, y los perfiles más junior tienen TACE cerca del 75-85%, mientras que los perfiles más senior están alrededor del 60-65%.
¿Cómo debe interpretarse la tasa de utilización en las empresas?
Los resultados de la tasa de utilización deben leerse desde distintos ángulos.
- Comparación de la tasa de utilización real con los objetivos
Para fijar el rumbo, es importante definir un objetivo anual o mensual de la tasa de utilización cuando el ciclo económico tiene un impacto significativo en este indicador.
A continuación, es necesario controlar la desviación de la tasa de utilización real con respecto al objetivo y comprender el motivo de estas desviaciones para mejorar la producción futura.
- Comparar la tasa de utilización de un equipo con el de otro
Es interesante ir más allá en el análisis de la tasa de utilización agrupando los índices de carga por tipo de perfil, o por tipo de equipo.
Esto permite comparar el rendimiento de un grupo y establecer objetivos a nivel de un gestor de equipo.
- Supervise la tasa de carga proyectada
Este ejercicio permite anticipar desviaciones con el fin de ajustar la planificación para lograr el objetivo.
Cuando el seguimiento lo permite, la tasa de utilización no es sólo un indicador que se mira en el pasado. También puede utilizarse para calibrar la previsión de carga para los próximos meses.
¿Cómo puede mejorarse la tasa de utilización en una empresa de servicios?
La clave para mejorar la tasa de utilización reside en un mejor control del proceso de gestión de la plantilla (o planificación de la capacidad).
Cuanto más precisa sea la visibilidad de la carga proyectada , más gerentes tendrán la capacidad de optimizar la producción y mejorar las tasas de personal.
La importancia de informar sobre la tasa de utilización
Una vez implantados los cálculos de tasa de utilización, el trabajo no termina con el seguimiento por parte de la dirección o el control de gestión. La tasa de utilización debe convertirse en un indicador de rendimiento que entiendan y controlen todos los empleados, para que puedan apreciar lo que está en juego.
Puede entrenarlos para que expliquen por qué y cómo realizar un seguimiento de este indicador.
Es importante ser educativo para dejar claro que no se trata de supervisar al empleado, sino de mejorar el rendimiento general de la actividad.
A continuación, es necesario poner a disposición el seguimiento para cada empleado y para cada uno de los responsables que tengan un objetivo TACE. Deben ser capaces de leer fácilmente el TACE actualizado y en tiempo real basándose en la actividad confirmada.
Cuanto más fiable y transparente sea el cálculo, más empleados supervisarán este indicador y contribuirán a su mejora.
Utilizar las herramientas adecuadas para controlar la tasa de utilización
Es esencial utilizar una herramienta de dotación de personal como Stafiz para gestionar las cargas de trabajo previstas, reducir el número de inter-contratos y obtener visibilidad sobre el calendario previsto. Esta es, con diferencia, la forma más sencilla de mejorar la tasa de utilización de una empresa.
Stafiz permite monitorizar el TACE de proyectos pasados en tiempo real y obtener visibilidad sobre la previsión de la prevision. Por tanto, es más fácil identificar oportunidades que corresponden a los diferentes perfiles para evitar intercontratación.
Por último, proporciona la visibilidad necesaria para ajustar las políticas de reclutamiento y siempre optimizar la capacidad en relación con la demanda. Anticipar mejor la sobrecarga y la subcarga implica políticas de reclutamiento más claras, en el momento adecuado.
Descubre Stafiz, la herramienta completa y predictiva de gestión de personal para tus equipos. Mejora el rendimiento mientras satisfaces a tus empleados gracias a una gestión óptima.
Software de planificación de recursos para proyectos
Simplificación de procesos
Trabaje para simplificar los procesos para los empleados que trabajan en proyectos facturables.
La organización debe ser renovada para reducir al máximo el tiempo dedicado a tareas no facturables y permitir que los empleados centren su trabajo en actividades facturables.
En el caso de las ESN: reducir el período entre contratos
Trabajando para reducir sistemáticamente el intercontrato, es posible mejorar el TACE.
Para ello, necesitamos tener más visibilidad sobre el riesgo de los contratos intercontratados y las opciones de reubicación de los empleados.
Para ello, configura alertas inteligentes que te avisen cuando un empleado esté a punto de entrar en un inter-contrato para intentar colocarlo en otro proyecto facturable.
Lo ideal es que tu herramienta de planificación de recursos te dé la visibilidad que necesitas sobre la próxima disponibilidad y los proyectos que están a punto de ganarse. Esto le ayuda a averiguar más fácilmente qué oportunidades corresponden a los empleados con contrato intercontractual para reubicarlos.
Preguntas:
TACE es el acrónimo de Activity Rate Excluding Leave (Tasa de Actividad Excluyendo Permisos). Se refiere a un indicador de rendimiento utilizado principalmente en consultoras, ESN y agencias para medir la productividad facturable de los consultores, excluyendo los permisos y ausencias previsibles del cálculo.
En la práctica, los términos TACE, tasa de carga y tasa de personal suelen usarse indistintamente. Todas se refieren a la parte del tiempo que un consultor dedica a actividades facturables. El TACE añade una aclaración: excluye las vacaciones y ausencias del denominador para reflejar la productividad durante el tiempo realmente disponible.
El TACI (Tasa de Actividad Incluyendo Permisos) mantiene el permiso en su denominador. Refleja el gasto bruto a lo largo de un calendario completo y está más cerca de la interpretación contable de la facturación. Las empresas con gestión directa (facturación basada en el tiempo invertido) prefieren que compare la facturación lograda con el tiempo total disponible, incluyendo los días festivos.
En una empresa de servicios de TI, el TACE objetivo suele ser mayor que en una consultora, porque la empresa de gestión a largo plazo concentra la actividad en un pequeño número de clientes. El reto no es aumentarla indefinidamente, sino reducir los periodos entre contratos, que pesan directamente sobre el indicador y la rentabilidad.
El TACE es uno de los dos principales indicadores de rentabilidad de una empresa de servicios, junto con el ADR. Un punto TACE más o menos, multiplicado por el número de consultores y su ADR, representa varias decenas de miles de euros en margen anual para una empresa de 50 personas. Por eso siempre se lee en correlación con el ADR para gestionar el margen.
Un TACE demasiado bajo (por debajo del 60% en consultoras) suele señalar una carga insuficiente vinculada a una cartera de ventas insuficiente, un desequilibrio en el personal o un exceso de capacidad para reclutar. Un TACE demasiado alto (por encima del 95%) puede parecer positivo, pero generalmente refleja una sobrecarga que pesa en la calidad del trabajo, el bienestar de los consultores y el tiempo que se dedica a las actividades internas (preventas, formación, I&D).
Excel sigue siendo jugable con hasta unos 20 consultores y para un seguimiento posterior (mensual, trimestral). Más allá de eso, hay tres límites que bloquean: la fiabilidad de los datos (múltiples reentradas manuales), la falta de previsión (Excel muestra el pasado, no las proyecciones de carga) y la imposibilidad de cruzar referencias con TACE × ADR × intercontrato en tiempo real. Las firmas de consultoría y las empresas de servicios de TI que superan este umbral suelen cambiar a una herramienta dedicada.
Una herramienta de personal y control del tiempo capaz de consolidar datos por proyecto, equipo y grado. El software PSA como Stafiz calcula automáticamente el TACE en tiempo real, lo compara con un objetivo, activa alertas en caso de desviación y lo cruza con el ADR para leer el margen. Evita el reprocesamiento de Excel y hace que los datos sean más fiables para todos los niveles (consultor, gerente, gestión).
