TACE o Tasa de personal: un indicador clave para las consultoras
¿Por qué calcularlo? ¿Cómo calcularlo?
¡Los 10 principios más importantes!
Definición de TACE
La TACE o Tasa de Actividad Excluidas las Vacaciones es un indicador de gestión de recursos humanos que mide la tasa de actividad dedicada a actividades facturables sobre la base de la disponibilidad total (excluidos los periodos de vacaciones, bajas por enfermedad, etc.).
TACE generalmente se expresa como un porcentaje y se calcula dividiendo la cantidad de horas trabajadas en actividades facturables por la cantidad de horas teóricas disponibles después de deducir las horas de licencia.
Lo utilizan las empresas, y más concretamente las consultoras y las consultoras TI, para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de los empleados o los equipos. Permite tomar decisiones en materia de gestión de recursos humanos.
Los terminos Tasa de actividad del personal y Tasa de utilización se utilizan a menudo como sinónimos de TACE.
¿Por qué tomar como base las horas dedicadas a actividades facturables, en lugar de la actividad completa?
Este enfoque de la TACE, que mide la actividad facturable, es especialmente importante en las consultoras IT, las consultorías y las agencias. Estas empresas pagan cada mes los salarios de sus empleados, que representan costes fijos. Para que la actividad sea rentable, es necesario que cada empleado dedique un X% de su tiempo a la actividad facturable, es decir, a generar volumen de negocio, de lo contrario la actividad no será rentable.
Se trata, por tanto, de un indicador estándar e importante para todas las empresas que venden consultores o proyectos a clientes: consultoras, consultoras TI, agencias, oficinas de diseño, estudios de arquitectura, empresas de contabilidad, etc.
¿Cuál es la fórmula para calcular TACE?
¿Cuál es la diferencia entre la TACE y la TACI?
A diferencia del TACE (Tasa de Actividad Excluida), el TACI tiene en cuenta las bajas. La TACI es la Tasa de Actividad con Licencias Incluidas.
La fórmula para calcular el TACI es la siguiente:
Si el TACI puede variar mucho de un mes a otro por motivos festivos, permite una lectura más cercana a la facturación. Para las empresas que trabajan con un enfoque de gestión (o facturación basada en tiempos), puede ser interesante realizar un seguimiento de este indicador para comprender mejor los resultados en términos de facturación de un determinado proyecto.
Sin embargo, este indicador se utiliza menos en la práctica que el indicador TACE.
¿Cuáles son las ventajas y limitaciones de TACE como indicador de desempeño?
La TACE como indicador de rendimiento tiene varias ventajas:
- El TACE mide la actividad de un empleado teniendo en cuenta los periodos no trabajados. Esto proporciona más confiabilidad sobre la actividad real y sirve como un mejor indicador para comparar resultados. Mientras que un indicador que, por ejemplo, sólo mire el número de días producidos durante un período, penalizará al empleado que tomó vacaciones durante el período en cuestión.
- TACE permite identificar a los empleados sobrecargados y subcargados. Tanto la sobrecarga como la subcarga penalizan la productividad. La sobrecarga puede provocar una disminución de la calidad del trabajo y la insatisfacción de los empleados. La subcarga puede provocar una caída de la rentabilidad de la actividad y la insatisfacción de los empleados
- La TACE permite medir el rendimiento a lo largo del tiempo, ya que cada periodo es comparable
Sin embargo, la TACE como indicador de rendimiento también tiene las siguientes limitaciones:
- Sin la ayuda de una herramienta que calcule TACE automáticamente, no siempre es posible diferenciar entre los tipos de actividades que generan facturación o no. Por ejemplo, los empleados pueden dedicar tiempo a explicar o formar a otros empleados o pueden participar activamente en acciones comerciales. Debemos poder medir el tiempo dedicado a este tipo de actividad que, sin embargo, sirve a la empresa pero que no debe penalizar al TACE. Sólo una herramienta adecuada de gestión del tiempo y del personal permitirá realizar estos cálculos de forma automática.
- TACE no mide la calidad del trabajo ni la contribución de los empleados al logro de los objetivos de la empresa. El desempeño debe analizarse con otros indicadores que complementen el TACE.
- En el contexto de un proyecto vendido a un precio fijo independientemente de la obra realizada, el TACE carece de relevancia. Si un empleado improductivo dedica el 100% de su tiempo al proyecto facturable, tendrá un TACE alto, aunque el desempeño del proyecto pueda retrasarse. Esta es una situación que TACE no puede leer.
- TACE puede impulsar a los empleados a trabajar más duro para lograr los objetivos, incluso aunque estén sobrecargados y pongan en riesgo su salud o bienestar.
- Ciertos eventos externos, sobre los cuales los empleados no tienen control, pueden alterar el resultado de TACE. Estos factores externos no necesariamente se tienen en cuenta para reajustar los resultados y penalizar la lectura del desempeño de los empleados.
¿Cuáles son las tarifas estándar de la TACE en consultoría?
Las tarifas estándar de TACE varían mucho según la industria y la profesión desempeñada. Por tanto, es relevante calcular el TACE de cada empleado, pero también poder consolidarlos por tipo de perfil o por tipo de actividad.
El TACE de un consultor a tiempo completo durante un año con un cliente será, por tanto, mucho más elevado que el de un directivo responsable de varios proyectos. Este último dedicará tiempo a gestionar equipos, quizás vendiendo otros proyectos al cliente. Por tanto, su objetivo TACE debe ser más bajo para no penalizarlo.
En promedio, las empresas de consultoría exitosas tienen TACE de alrededor del 70 al 75%. Sin embargo, esta cifra varía, y los perfiles más junior muestran TACE cercanos al 75% al 85%, mientras que los perfiles más senior rondan el 60 al 65%.
¿Cómo debemos interpretar los resultados de TACE?
Los resultados de TACE deben leerse desde diferentes ángulos:
- En comparación con el objetivo TACE . Para marcar el rumbo, es importante definir un objetivo TACE anual o mensual cuando el ciclo económico impacte significativamente en este indicador. Es necesario controlar la desviación del TACE real respecto del objetivo.
- Comparando el TACE de un grupo de personas versus otro grupo . Es interesante ir más allá en el análisis de TACE agrupando a TACE por tipo de perfil, o por tipo de equipo. Esto permite comparar el desempeño de un grupo y establecer objetivos al nivel de un jefe de equipo.
- Consultando la previsión TACE para conocer el desfase a alcanzar para alcanzar el objetivo. Cuando el seguimiento lo permite, el TACE no es sólo un indicador analizado en el pasado. También permite tomar la temperatura de la carga prevista en los próximos meses.
¿Qué factores pueden afectar a TACE?
Hay muchas razones por las que el TACE no está en el objetivo. Por ejemplo :
- Procesos que carecen de eficiencia: si el empleado pierde tiempo en temas no productivos, como administración, informes de su trabajo o viajes como parte de un proyecto, su producción se verá afectada y su TACE será menor al esperado.
- Si la mano de obra está subcargada, la producción también será inferior a la capacidad teórica total disponible. Y es probable que TACE no cumpla los objetivos.
- Si los empleados administran mal su tiempo y dedican demasiado tiempo a tareas no facturables, TACE se verá afectado.
¿Cómo se puede mejorar TACE y qué estrategias se pueden implementar para lograrlo?
Mejorar TACE requiere sobre todo un mejor control del proceso de gestión de personal (o planificación de capacidad). Cuanto más precisa sea la visibilidad de la carga prevista, más capacidad tendrán los gerentes para optimizar la producción y mejorar TACE.
Las posibles estrategias para mejorar TACE incluyen:
- Equípese con herramientas de dotación de personal como Stafiz para gestionar la previsión de carga, reducir los contratos intercontratados y ganar visibilidad en el cronograma de previsión. Es, con diferencia, esta acción la que facilita la mejora del TACE de una empresa.
- Trabajar para simplificar los procesos de los empleados que trabajan en proyectos facturables. La organización debe reorganizarse para minimizar el tiempo dedicado a tareas no facturables y permitir que los empleados concentren su trabajo en actividades facturables.
- Anticipar mejor la sobrecarga y la subcarga para orientar las políticas de contratación. Cuando es posible prever una subcarga o una sobrecarga de actividad, las decisiones de contratación permiten absorber mejor estas fases de pico o valle y tener una capacidad mejor adaptada a la demanda.
- Trabajando para reducir sistemáticamente la intercontratación es posible mejorar TACE. Para hacer esto, necesitamos tener más visibilidad del riesgo entre contratos y las opciones para reubicar a los empleados: recibir alertas cuando un empleado esté a punto de pasar a un contrato entre contratos para intentar ubicarlo en otro proyecto facturable; conocer más fácilmente las oportunidades que corresponden a los empleados en intercontrato para reposicionarlos…
¿Cuáles son las herramientas para calcular TACE?
Las herramientas de gestión de personal permiten seguir el TACE en el pasado y ganar visibilidad sobre el TACE previsto. Estas herramientas también permiten identificar oportunidades que corresponden a diferentes perfiles para evitar intercontrataciones. Finalmente, aportan la visibilidad necesaria para ajustar las políticas de contratación, y optimizar siempre la capacidad en relación a la demanda.
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La importancia de comunicar en torno a TACE
Una vez que se realizan los cálculos de TACE, el trabajo no se detiene únicamente en el nivel de gestión o control de gestión. TACE debe convertirse en un indicador de desempeño comprendido y monitoreado por todos los empleados.
Esto implica capacitación para explicar por qué y cómo se monitorea este indicador. Es importante demostrar pedagogía para hacer entender que no se trata de “acechar” al empleado sino de mejorar el desempeño general de la actividad.
A continuación, el seguimiento debe estar disponible para cada empleado y cada directivo que tenga un objetivo TACE. Deberán poder leer fácilmente el TACE actualizado, en tiempo real en función de la actividad que se haya confirmado. Cuanto más fiable y transparente sea el cálculo, más empleados seguirán este indicador y contribuirán a su mejora.
