Tasa de utilización: ¿cuáles son los retos de la tasa de actividad excluidas las vacaciones?
¿Qué es tasa de utilización?
Definición y fórmula
TACE (tasa de utilización) son las siglas de Taux d'Activité Congés Exclus.
✏️ Sinónimos de Tasa de utilización: tasa de carga, tasa de personal.
Es un indicador de gestión de recursos humanos que mide la tasa de actividad gastada en actividades facturables sobre la base de la disponibilidad total (excluyendo períodos de licencia, baja por enfermedad, etc.).
La tasa de utilización se expresa generalmente en porcentaje y se calcula dividiendo el número de horas trabajadas en actividades facturables por el número de horas teóricas disponibles una vez deducido el tiempo libre.
Es utilizado por las empresas, y más concretamente por las empresas de consultoría y las empresas de servicios informáticos, para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de los empleados o equipos.
Le permite tomar decisiones sobre la gestión de recursos.
¿Cuál es la diferencia entre tasa de utilización y TACI?
A diferencia de la tasa de utilización, TACI (Tasa de actividad ausencias incluidas ) tiene en cuenta las ausencias.
La fórmula para calcular el CIAT es la siguiente:
Si bien el TACI puede variar mucho de un mes a otro debido a los días festivos, permite una lectura más cercana a la facturación.
Para las empresas que trabajan con un enfoque de gestión (o facturación por tiempo empleado), puede ser interesante seguir este indicador para comprender mejor los resultados en términos de facturación de un proyecto determinado.
Sin embargo, este indicador se utiliza menos en la práctica que la tasa de carga.
¿Por qué hacer un seguimiento de las horas facturables en lugar de toda la actividad?
Este enfoque de la tasa de utilización, que mide la actividad facturable, es especialmente importante en las ESN, consultorías y agencias. Estas empresas pagan cada mes los salarios de sus empleados, que representan costes fijos.
Para que la actividad sea rentable, es necesario que cada empleado dedique un determinado porcentaje de su tiempo a una actividad que sea facturable, es decir, que genere facturación, de lo contrario la rentabilidad de la actividad no estará ahí.
Por lo tanto, es un indicador estándar y principal para todas las empresas que venden el trabajo de consultores o proyectos a clientes: consultoras, ESN, agencias, oficinas de diseño, estudios de arquitectura, censores jurados de cuentas, etc.
¿Por qué es tan importante la tasa de utilización en la gestión de proyectos?
La tasa de utilización como indicador de rendimiento de un proyecto tiene una serie de ventajas.
Ventajas de la tasa de utilización
- Mejora de la productividad real
La tasa de utilización mide la actividad de un empleado teniendo en cuenta los periodos no trabajados. Esto da una imagen más fiable de la actividad real y es un mejor indicador para comparar resultados.
Por ejemplo, un indicador que solo tiene en cuenta el número de días producidos durante un período penalizará al empleado que haya tomado vacaciones durante el período en cuestión.
Por lo tanto, la representación de la producción por la tasa de carga es más objetiva.
- Un signo de una distribución desigual del trabajo
El TACE también permite identificar a los empleados que están sobrecargados y a los que están infracargados. En ambos casos, una carga desigual penaliza la productividad.
La sobrecarga puede provocar una disminución de la calidad del trabajo y del bienestar de los empleados. En cuanto a la infracarga, puede provocar una caída de la rentabilidad de la actividad y la insatisfacción del empleado, que corre el riesgo de perder el interés en sus misiones.
- Un indicador de referencia
La tasa de dotación de personal permite medir el rendimiento a lo largo del tiempo, ya que cada período es comparable. A continuación, permite controlar y analizar la productividad individual o de equipo según los tipos de proyectos o períodos.
Es una valiosa fuente de datos para planificar proyectos futuros o para mejorar la eficiencia operativa.
Velocidad de carga: ¿cuáles son los límites?
Sin embargo, la tasa de utilización como indicador de resultados también tiene sus limitaciones.
- La complejidad del seguimiento
Sin la ayuda de una herramienta que calcule automáticamente la tasa de utilización, no siempre es posible diferenciar entre los tipos de actividad que generan volumen de negocio y los que no.
Por ejemplo, los empleados pueden dedicar tiempo a explicar o formar a otros empleados, o pueden participar activamente en actividades de venta. Hay que poder medir el tiempo dedicado a este tipo de actividades, que sin embargo sirven a la empresa pero no deben penalizar la tasa de utilización.
Solo una herramienta de gestión del tiempo y de dotación de personal adecuada permitirá que estos cálculos se realicen automáticamente.
- Un indicador que no es suficiente por sí solo
La tasa de utilización no mide la calidad del trabajo de los empleados ni su contribución a la consecución de los objetivos de la empresa.
Los resultados deben analizarse en conjunción con otros indicadores que complementen la tasa de utilización.
Ciertos acontecimientos externos, sobre los que los empleados no tienen ningún control, pueden perturbar los resultados de la tasa de utilización. Estos factores externos no se tienen necesariamente en cuenta a la hora de reajustar los resultados y penalizan la lectura del rendimiento de los empleados.
- Un indicador que no se adapta bien a las ventas a precio fijo
En el contexto de un proyecto vendido a un precio fijo con independencia del trabajo realizado, la tasa de utilización es irrelevante.
Si un empleado dedica el 100% de su tiempo a un proyecto de un cliente, pero avanza poco en sus tareas, tendrá una tasa de utilización alta, aunque sea probable que el proyecto se retrase.
Esta es una situación que la tasa de utilización es incapaz de leer.
- Una carrera de rendimiento potencialmente pesada
La tasa de utilización puede empujar a los empleados a trabajar más para cumplir los objetivos, aunque estén sobrecargados.
Esto no solo corre el riesgo de producir más trabajo de baja calidad, sino también, en el peor de los casos, poner en riesgo su salud o bienestar.
¿Qué factores pueden afectar a la tasa de utilización?
Hay muchas razones por las que las tarifas de carga no cumplen con los objetivos.
- Procesos ineficaces: si los empleados pierden tiempo en tareas no productivas -como la administración, los informes de trabajo o los viajes de proyecto-, su rendimiento se resentirá y su tasa de utilización será inferior al esperado.
- Capacidad insuficiente: si la mano de obra está infracargada, la producción también estará por debajo de la capacidad teórica total disponible. Es poco probable que la tasa de utilización alcance sus objetivos.
- Mala gestión del tiempo: si los empleados gestionan mal su tiempo y dedican demasiado tiempo a tareas no facturables, la tasa de utilización se verá afectada.
¿Cuál es la media de la tasa de utilización en una asesoría?
Las tarifas estándar de la tasa de utilización varían mucho en función del sector y del puesto de trabajo. Por eso es útil calcular la tasa de utilización de cada empleado, pero también poder consolidarlas por tipo de perfil o por tipo de actividad.
Por tanto, la tasa de utilización de un consultor a tiempo completo que trabaje para un cliente durante un año será mucho mayor que la de un gestor encargado de varios proyectos.
Este último dedicará tiempo a gestionar equipos y quizá a vender otros proyectos al cliente. Por tanto, su objetivo de la tasa de utilización debería ser inferior para no penalizarle.
Por término medio, las consultorías de éxito tienen tasa de utilización en torno al 70-75%. Sin embargo, esta cifra varía, y los perfiles más junior tienen tasa de utilización cercanas al 75%-85%, mientras que los perfiles más senior rondan el 60%-65%.
¿Cómo debe interpretarse la tasa de utilización en las empresas?
Los resultados de la tasa de utilización deben leerse desde distintos ángulos.
- Comparación de la tasa de utilización real con los objetivos
Para fijar el rumbo, es importante definir un objetivo anual o mensual de la tasa de utilización cuando el ciclo económico tiene un impacto significativo en este indicador.
A continuación, es necesario controlar la desviación de la tasa de utilización real con respecto al objetivo y comprender el motivo de estas desviaciones para mejorar la producción futura.
- Comparar la tasa de utilización de un equipo con el de otro
Es interesante ir más allá en el análisis de la tasa de utilización agrupando los índices de carga por tipo de perfil, o por tipo de equipo.
Esto permite comparar el rendimiento de un grupo y establecer objetivos al nivel de un director de equipo
- Supervise la tasa de carga proyectada
Este ejercicio permite anticipar desviaciones con el fin de ajustar la planificación para lograr el objetivo.
Cuando el seguimiento lo permite, la tasa de utilización no es sólo un indicador que se mira en el pasado. También puede utilizarse para calibrar la previsión de carga para los próximos meses.
¿Cómo puede mejorarse la tasa de utilización en una empresa de servicios?
La clave para mejorar la tasa de utilización reside en un mejor control del proceso de gestión de la plantilla (o planificación de la capacidad).
Cuanto más precisa sea la visibilidad de la carga proyectada , más gerentes tendrán la capacidad de optimizar la producción y mejorar las tasas de personal.
La importancia de informar sobre la tasa de utilización
Una vez implantados los cálculos de tasa de utilización, el trabajo no termina con el seguimiento por parte de la dirección o el control de gestión. La tasa de utilización debe convertirse en un indicador de rendimiento que entiendan y controlen todos los empleados, para que puedan apreciar lo que está en juego.
Puede entrenarlos para que expliquen por qué y cómo realizar un seguimiento de este indicador.
Es importante ser educativo para dejar claro que no se trata de supervisar al empleado, sino de mejorar el rendimiento general de la actividad.
A continuación, tenemos que poner el seguimiento a disposición de cada empleado y cada directivo que tenga un objetivo tasa de utilización. Tienen que poder leer fácilmente la tasa de utilización actualizada, en tiempo real, en función de la actividad que se haya confirmado.
Cuanto más fiable y transparente sea el cálculo, más empleados supervisarán este indicador y contribuirán a su mejora.
Utilizar las herramientas adecuadas para controlar la tasa de utilización
Es esencial utilizar una herramienta de dotación de personal como Stafiz para gestionar las cargas de trabajo previstas, reducir el número de intercontratos y obtener visibilidad sobre el calendario previsto. Esta es, con diferencia, la forma más sencilla de mejorar la tasa de utilización de una empresa.
Stafiz permite seguir en tiempo real la tasa de utilización de los proyectos anteriores y obtener una mayor visibilidad de las previsiones. Esto facilita la identificación de las oportunidades que se ajustan a los distintos perfiles, a fin de evitar la contratación cruzada.
Por último, proporcionan la visibilidad necesaria para ajustar las políticas de contratación, y optimizar siempre la capacidad en relación con la demanda. Anticipar mejor la sobrecarga y la subcarga implica políticas de contratación más claras, en el momento adecuado.
Descubre Stafiz, la herramienta de gestión de personal completa y evolutiva para tus equipos. Mejora el rendimiento a la vez que mantienes contento a tu personal gracias a una gestión óptima.
Software de planificación de recursos para proyectos
Simplificación de procesos
Trabaje para simplificar los procesos para los empleados que trabajan en proyectos facturables.
La organización debe revisarse para reducir el tiempo dedicado a tareas no facturables tanto como sea posible y permitir que los empleados centren su trabajo en actividades facturables
En el caso de las ESN: reducir el período entre contratos
Si se trabaja para reducir sistemáticamente el número de intercontratos, es posible mejorar la tasa de utilización.
Para ello, necesitamos tener más visibilidad sobre el riesgo de los contratos intercontratados y las opciones de reubicación de los empleados.
Para ello, configura alertas inteligentes que te avisen cuando un empleado esté a punto de entrar en un intercontrato para intentar colocarlo en otro proyecto facturable.
Lo ideal es que tu herramienta de planificación de recursos te dé la visibilidad que necesitas sobre la próxima disponibilidad y los proyectos que están a punto de ganarse. Esto le ayuda a averiguar más fácilmente qué oportunidades corresponden a los empleados con contrato intercontractual para reubicarlos.
