TACE o Tasa de personal: un indicador clave para las consultoras
¿Por qué se calcula? ¿Cómo se calcula?
Los 10 principios más importantes
Definición de TACE
La TACE o Tasa de Actividad Excluidas las Vacaciones es un indicador de gestión de recursos humanos que mide la tasa de actividad dedicada a actividades facturables sobre la base de la disponibilidad total (excluidos los periodos de vacaciones, bajas por enfermedad, etc.).
La TACE se expresa generalmente en porcentaje y se calcula dividiendo el número de horas trabajadas en actividades facturables por el número de horas teóricas disponibles una vez deducido el tiempo libre.
Lo utilizan las empresas, y más concretamente las consultoras y las consultoras TI, para evaluar el rendimiento y la rentabilidad de los empleados o los equipos. Permite tomar decisiones en materia de gestión de recursos humanos.
Los terminos Tasa de actividad del personal y Tasa de utilización se utilizan a menudo como sinónimos de TACE.
¿Por qué tomar como base las horas dedicadas a las actividades facturables, en lugar de la totalidad de la actividad?
Este enfoque de la TACE, que mide la actividad facturable, es especialmente importante en las consultoras IT, las consultorías y las agencias. Estas empresas pagan cada mes los salarios de sus empleados, que representan costes fijos. Para que la actividad sea rentable, es necesario que cada empleado dedique un X% de su tiempo a la actividad facturable, es decir, a generar volumen de negocio, de lo contrario la actividad no será rentable.
Se trata, por tanto, de un indicador estándar e importante para todas las empresas que venden consultores o proyectos a clientes: consultoras, consultoras TI, agencias, oficinas de diseño, estudios de arquitectura, empresas de contabilidad, etc.
¿Cómo se calcula el TACE?
¿Cuál es la diferencia entre la TACE y la TACI?
A diferencia de la TACE (Taux d'Activité Congés Exclus), la TACI tiene en cuenta los permisos. TACI son las siglas de Taux d'Activité Congés Inclus.
La fórmula para calcular el TACI es la siguiente:
Aunque el TACI puede variar mucho de un mes a otro debido a las vacaciones, ofrece una lectura más cercana de la facturación. Para las empresas que trabajan por tiempo y material (o que facturan por tiempo empleado), puede ser interesante controlar este indicador para conocer mejor los resultados en términos de facturación de un proyecto determinado.
Sin embargo, este indicador se utiliza menos en la práctica que el indicador TACE.
¿Cuáles son las ventajas y limitaciones del TACE como indicador de resultados?
La TACE como indicador de rendimiento tiene varias ventajas:
- TACE mide la actividad de un empleado teniendo en cuenta los periodos no trabajados. Esto da una imagen más fiable de la actividad real y es un mejor indicador para comparar resultados. Un indicador que sólo tenga en cuenta el número de días producidos durante un periodo, por ejemplo, penalizará a los empleados que se hayan tomado vacaciones durante el periodo en cuestión.
- El TACE nos permite identificar a los empleados que están sobrecargados y a los que están infracargados. Tanto la sobrecarga como la infracarga repercuten negativamente en la productividad. La sobrecarga puede provocar una disminución de la calidad del trabajo y la insatisfacción de los empleados. La infracarga puede provocar un descenso de la rentabilidad de la actividad y la insatisfacción de los empleados.
- La TACE permite medir el rendimiento a lo largo del tiempo, ya que cada periodo es comparable
Sin embargo, la TACE como indicador de rendimiento también tiene las siguientes limitaciones:
- Sin la ayuda de una herramienta que calcule automáticamente la TACE, no siempre es posible diferenciar entre los tipos de actividad que generan ventas y los que no. Por ejemplo, los empleados pueden dedicar tiempo a explicar o formar a otros empleados, o pueden participar activamente en actividades de venta. Es necesario poder medir el tiempo dedicado a este tipo de actividades, que sin embargo sirven a la empresa pero no deben penalizar al TACE. Sólo una herramienta adecuada de gestión del tiempo y del personal permitirá realizar estos cálculos de forma automática.
- La TACE no mide la calidad del trabajo ni la contribución de los empleados a la consecución de los objetivos de la empresa. El rendimiento debe analizarse junto con otros indicadores que complementan la TACE.
- En el contexto de un proyecto vendido a un precio fijo independientemente del trabajo realizado, el TACE es irrelevante. Si un empleado poco productivo dedica el 100% de su tiempo al proyecto facturable, tendrá un TACE elevado, aunque el rendimiento del proyecto se retrase. Esta es una situación que la TACE no es capaz de leer.
- TACE puede empujar a los empleados a trabajar más para cumplir los objetivos, aunque estén sobrecargados y pongan en riesgo su salud y bienestar.
- Ciertos acontecimientos externos sobre los que los empleados no tienen ningún control pueden perturbar los resultados de TACE. Estos factores externos no se tienen necesariamente en cuenta a la hora de reajustar los resultados y penalizan la lectura del rendimiento de los empleados.
¿Cuáles son las tarifas estándar de la TACE en consultoría?
Las tarifas estándar de TACE varían mucho en función del sector y del puesto de trabajo. Por eso es útil calcular la TACE de cada empleado, pero también poder consolidarlas por tipo de perfil o por tipo de actividad.
Por tanto, la TACE de un consultor a tiempo completo que trabaje para un cliente durante un año será mucho mayor que la de un gestor encargado de varios proyectos. Este último dedicará tiempo a gestionar equipos y quizá a vender otros proyectos al cliente. Por tanto, su objetivo de TACE debe ser inferior para no penalizarle.
Por término medio, las consultorías de éxito tienen TACE en torno al 70-75%. Sin embargo, esta cifra varía, y los perfiles más junior tienen TACE cercanas al 75%-85%, mientras que los perfiles más senior rondan el 60%-65%.
¿Cómo deben interpretarse los resultados de la TACE?
Los resultados del TACE pueden verse desde distintos ángulos:
- En comparación con el objetivo TACE. Para fijar un rumbo, es importante definir un objetivo anual o mensual de TACE cuando el ciclo económico tiene un impacto significativo en este indicador. Es necesario controlar la diferencia entre la TACE real y el objetivo.
- Comparando el TACE de un grupo de personas con el de otro grupo. Es interesante ir más allá en el análisis de los TACE agrupándolos por tipo de perfil, o por tipo de equipo. De este modo, es posible comparar el rendimiento de un grupo y fijar objetivos para el responsable de un equipo.
- Comprobando la previsión TACE para averiguar qué brecha hay que cerrar para alcanzar el objetivo. Cuando el seguimiento lo permite, el TACE no es sólo un indicador que se mira en el pasado. También puede utilizarse para tomar la temperatura de la carga de trabajo prevista para los próximos meses.
¿Qué factores pueden afectar a la TACE?
Hay muchas razones por las que TACE puede no dar en el blanco. Por ejemplo:
- Procesos ineficaces: si los empleados pierden tiempo en tareas no productivas, como administración, informes de trabajo o viajes de proyecto, su rendimiento se resentirá y su TACE será inferior al esperado.
- Si la mano de obra está infracargada, la producción también estará por debajo de la capacidad teórica total disponible. Y es poco probable que el TACE alcance sus objetivos.
- Si los empleados gestionan mal su tiempo y dedican demasiado tiempo a tareas no facturables, la TACE se verá afectada.
¿Cómo puede mejorarse el TACE y qué estrategias pueden ponerse en marcha para lograrlo?
La mejora de la TACE depende sobre todo de un mejor control del proceso de gestión de la plantilla (o planificación de la capacidad). Cuanto más precisa sea la visibilidad de las cargas de trabajo previstas, más capaces serán los gestores de optimizar la producción y mejorar la TACE.
Las posibles estrategias para mejorar la TACE son las siguientes:
- Equípese con herramientas de dotación de personal como Stafiz para gestionar las cargas de trabajo previstas, reducir el número de intercontratos y ganar visibilidad sobre el calendario previsto. Es, con diferencia, la forma más sencilla de mejorar el TACE de una empresa.
- Trabajar para simplificar los procesos de los empleados que trabajan en proyectos facturables. Hay que revisar la organización para minimizar el tiempo dedicado a tareas no facturables y permitir que el personal se concentre en las actividades facturables.
- Anticipar mejor las sobrecargas y las infracargas para orientar las políticas de contratación. Cuando es posible anticipar las sobrecargas e infracargas de la empresa, las decisiones de contratación pueden absorber mejor estos picos y valles y garantizar que la capacidad se adapte mejor a la demanda.
- Si se trabaja para reducir sistemáticamente el número de intercontratos, es posible mejorar la TACE. Para ello, hay que tener una mayor visibilidad del riesgo de intercontratación y de las opciones de sustitución de los empleados: hay que ser alertado cuando un empleado está a punto de pasar a la intercontratación, para poder intentar colocarlo en otro proyecto facturable; hay que saber más fácilmente qué oportunidades corresponden a empleados que están intercontratando, para poder sustituirlos, etc.
¿Qué herramientas existen para calcular la TACE?
Las herramientas de gestión de personal permiten hacer un seguimiento de las TACE en el pasado y obtener visibilidad sobre las TACE previstas. Estas herramientas también pueden utilizarse para identificar las oportunidades que se ajustan a perfiles diferentes, con el fin de evitar los intercontratos. Por último, proporcionan la visibilidad necesaria para ajustar las políticas de contratación y optimizar siempre la capacidad en relación con la demanda.
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La importancia de informar sobre TACE
Una vez establecidos los cálculos de la TACE, el trabajo no se detiene en la gestión o el control de la dirección. La TACE debe convertirse en un indicador de rendimiento que entiendan y controlen todos los empleados.
Para ello es necesaria una formación que explique por qué y cómo se controla este indicador. Es importante educar a la gente para que entienda que el objetivo no es "inmovilizar" al empleado, sino mejorar el rendimiento general de la empresa.
A continuación, tenemos que poner el seguimiento a disposición de cada empleado y cada directivo que tenga un objetivo TACE. Tienen que poder leer fácilmente la TACE actualizada, en tiempo real, en función de la actividad confirmada. Cuanto más fiable y transparente sea el cálculo, más empleados seguirán este indicador y contribuirán a mejorarlo.
