TACE ou Taux de staffing : indicateur clé pour les sociétés de conseil

Pourquoi le calculer ? Comment le calculer ?

Les 10 principes les plus importants !

Définition du TACE 

Le TACE ou Taux d’Activité Congés Exclus est un indicateur de gestion des ressources humaines qui mesure le taux d’activité passé sur des activités facturables sur la base de la disponibilité totale (excluant les périodes de congés, arrêts maladies, etc…). 

Le TACE est généralement exprimé en pourcentage et est calculé en divisant le nombre d’heures travaillées sur des activités facturables par le nombre d’heures théoriques disponibles après déduction des heures de congé.

Il est utilisé par les entreprises et plus particulièrement par les entreprises de conseil et ESN pour évaluer la performance et la rentabilité des collaborateurs ou des équipes. Il permet de prendre des décisions en matière de gestion des ressources humaines.

Les termes de taux de staffing et taux de charge sont souvent utilisés comme synonymes de TACE.

Pourquoi prendre comme base les heures passées sur des activités facturables, plutôt que toute l’activité ?

Cette approche du TACE qui mesure l’activité facturable est particulièrement importante dans les ESN, sociétés de conseil ou agences. Ces entreprises paient chaque mois les salaires de leurs employés qui représentent des coûts fixes. Pour que l’activité soit rentable, il est nécessaire que chaque collaborateur passe X% de son temps sur une activité facturable, c’est-à-dire génératrice de chiffre d’affaires, sans quoi la profitabilité de l’activité ne sera pas au rendez-vous. 

C’est donc un indicateur standard et majeur pour toutes les entreprises qui vendent des consultants ou des projets à des clients : sociétés de conseil, ESN, agences, bureaux d’études, sociétés d’architectes, sociétés d’expert-comptable, etc…

Quelle est la formule de calcul du TACE ?

Quelle différence entre le TACE et le TACI ?

Contrairement au TACE (Taux d’Activité Congés Exclus), le TACI prend les congés en compte. Le TACI est le Taux d’Activité Congés Inclus.

La formule pour calculer le TACI est la suivante : 

Si le TACI peut fortement varier d’un mois à un autre en raison des congés, il permet une lecture plus proche de la facturation. Pour les sociétés qui travaillent dans une approche de régie (ou facturation au temps passé), il peut être intéressant de suivre cet indicateur pour mieux comprendre les résultats en termes de chiffre d’affaires d’un projet donné.

Cet indicateur est toutefois moins utilisé en pratique que celui du TACE.

Quels sont les avantages et les limites du TACE en tant qu’indicateur de performance ?

Le TACE comme indicateur de performance présente plusieurs avantages :

• Le TACE mesure l’activité d’un collaborateur en tenant compte des périodes non travaillées. Ceci offre plus de fiabilité sur l’activité réelle et permet d’être un meilleur indicateur pour comparer les résultats. Alors qu’un indicateur qui ne regarde par exemple que le nombre de jours produits pendant une période va pénaliser le collaborateur qui a pris des congés pendant la période en question.
• Le TACE permet d’identifier les collaborateurs qui sont en surcharge et ceux qui sont en sous-charge. La surcharge et la sous-charge pénalisent dans les deux cas la productivité. La surcharge peut entraîner une baisse de la qualité du travail et une insatisfaction du collaborateur. La sous-charge peut entraîner une baisse de la rentabilité de l’activité et une insatisfaction du collaborateur
• Le TACE permet de mesurer dans le temps la performance, puisque chaque période est comparable

Cependant, le TACE comme indicateur de performance présente aussi les limites suivantes :

• Sans l’aide d’un outil qui calcule le TACE automatiquement, il n’est pas toujours possible de différencier les types d’activités génératrices de chiffre d’affaires ou non. Par exemple, les collaborateurs peuvent passer du temps à expliquer ou à former d’autres collaborateurs ou encore peuvent être actifs sur des actions commerciales. Il faut pouvoir mesurer le temps passé sur ce type d’activité qui sert malgré tout l’entreprise mais qui ne doit pas pénaliser le TACE. Seul un outil de gestion des temps et du staffing adapté permettra de faire ces calculs automatiquement.
• Le TACE ne mesure pas la qualité du travail ou la contribution des salariés à l’atteinte des objectifs de la société. La performance doit être analysée avec d’autres indicateurs qui viennent compléter le TACE.
• Dans le cadre d’un projet vendu à un prix fixe quel que soit le travail réalisé, le TACE manque de pertinence. Si un collaborateur peu productif passe 100% de son temps sur le projet facturable, il aura un TACE élevé, alors même que la performance du projet pourra prendre du retard. C’est une situation que le TACE n’est pas capable de lire.
• Le TACE peut pousser les salariés à travailler plus pour atteindre les objectifs, alors même qu’ils sont en surcharge et mettent en risque leur santé ou bien-être
• Certains événements externes, dont les collaborateurs n’ont pas la maîtrise peuvent venir perturber le résultat du TACE. Ces facteurs externes ne sont pas forcément pris en compte pour réajuster les résultats et viennent pénaliser la lecture de la performance des collaborateurs.

Quels sont les taux standards de TACE dans le conseil ?

Les taux standards de TACE sont très variables en fonction de l’industrie et du métier exercé. Il est ainsi pertinent de calculer le TACE pour chaque collaborateur, mais de pouvoir aussi les consolider par type de profil ou par type d’activité.

Le TACE d’un consultant à temps plein pendant un an chez un client sera ainsi beaucoup plus élevé que celui d’un manager chargé de plusieurs projets. Ce dernier passera du temps à manager des équipes, peut-être à vendre d’autres projets au client. Son objectif de TACE doit donc être inférieur pour ne pas le pénaliser.

En moyenne, les sociétés de conseil performantes affichent des TACE de l’ordre de 70 à 75%. Cependant, ce chiffre varie, et les profils les plus juniors affichent des TACE proches de 75% à 85% alors que les profils les plus seniors tournent autour de 60 à 65%.

Quelle interprétation faire des résultats du TACE ?

Les résultats du TACE doivent se lire sous différents angles :

• En comparaison par rapport à l’objectif de TACE. Pour fixer un cap, il est important de définir un objectif de TACE annuel ou mensualisé lorsque le cycle de l’activité impacte cet indicateur significativement. Il faut contrôler l’écart du TACE réel par rapport à l’objectif
• En comparant le TACE d’un groupe de personnes par rapport à un autre groupe. Il est intéressant d’aller plus loin dans l’analyse du TACE en regroupant les TACE par type de profil, ou par type d’équipe. Cela permet de benchmarker la performance d’un groupe et de fixer des objectifs au niveau d’un manager d’équipe

• En vérifiant le TACE prévisionnel pour savoir le gap à aller chercher pour atteindre l’objectif. Lorsque le suivi le permet, le TACE n’est pas qu’un indicateur regardé dans le passé. Il permet aussi de prendre la température de la charge prévisionnelle dans les prochains mois.

Quels sont les facteurs qui peuvent affecter le TACE ?

Il y a de nombreuses raisons qui peuvent expliquer que le TACE n’est pas à l’objectif. Par exemple :

• Des processus qui manquent d’efficacité : si le collaborateur perd du temps sur des sujets non productifs, comme l’administration, le reporting de son travail ou les déplacements dans le cadre d’un projet, sa production va s’en ressentir et son TACE sera plus bas que prévu.
• Si l’effectif est en sous-charge, la production sera aussi inférieure à la capacité totale théorique disponible. Et le TACE ne sera vraisemblablement pas à la hauteur des objectifs.
• Si les employés gèrent mal leur temps et passe trop de temps sur des tâches non facturables, le TACE sera impacté

Comment peut-on améliorer le TACE et quelles stratégies peuvent être mises en place pour y parvenir ?

L’amélioration du TACE passe avant tout par une meilleure maîtrise du processus de gestion du staffing (ou capacity planning). Plus la visibilité sur la charge prévisionnelle est précise, plus les responsables auront la capacité d’optimiser la production et d’améliorer le TACE.

Les stratégies possibles pour améliorer le TACE sont les suivantes :

• Se doter des outils de staffing tels que Stafiz pour gérer le prévisionnel de charge, réduire l’inter-contrat et gagner en visibilité sur le planning prévisionnel. C’est de loin cette action qui permet d’améliorer le plus facilement les TACE d’une société
• Travailler à la simplification des processus des collaborateurs qui travaillent sur les projets facturables. Il faut mettre à plat l’organisation pour réduire au maximum le temps passé sur des tâches non facturables et permettre aux collaborateurs de concentrer leur travail sur des activités facturables
• Mieux anticiper la surcharge et la sous-charge pour orienter les politiques de recrutement. Lorsqu’il est possible d’anticiper la sous-charge et la surcharge de l’activité, les décisions de recrutement permettent de mieux absorber ces phases de pic ou de creux et d’avoir une capacité mieux adaptée à la demande.
• En travaillant à réduire systématiquement l’intercontrat, il est possible d’améliorer les TACE. Il faut pour cela avoir davantage de visibilité sur le risque d’intercontrat et les options pour replacer les collaborateurs : être alerté lorsqu’un collaborateur s’apprête à passer en inter-contrat pour essayer de le placer sur un autre projet facturable ; connaître plus facilement les opportunités qui correspondent aux collaborateurs en inter-contrat pour les replacer…

Quels sont les outils pour calculer le TACE ?

Les outils de gestion du staffing permettent de suivre le TACE dans le passé et de gagner en visibilité sur le TACE prévisionnel. Ces outils permettent par ailleurs d’identifier les opportunités qui correspondent aux différents profils pour éviter l’inter-contrat. Enfin ils apportent la visibilité nécessaire pour ajuster les politiques de recrutement, et toujours optimiser la capacité par rapport à la demande.

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L’importance de communiquer autour du TACE

Une fois les calculs de TACE mis en place, le travail ne s’arrête pas qu’à suivre au niveau de la direction ou du contrôle de gestion. Il faut faire du TACE un indicateur de performance compris et suivi par l’ensemble des collaborateurs.

Cela passe par une formation pour expliquer pourquoi et comment est suivi cet indicateur. Il est important de faire preuve de pédagogie pour faire comprendre qu’il ne s’agit pas de « fliquer » le collaborateur mais d’améliorer la performance globale de l’activité.

Il faut ensuite mettre à disposition le suivi pour chacun des collaborateurs, et chacun des managers qui ont un objectif de TACE. Ils doivent pouvoir lire facilement le TACE à jour, en temps réel en fonction de l’activité qui a été confirmée. Plus le calcul sera fiable et transparent, plus les collaborateurs suivront cet indicateur et contribueront à son amélioration.