TACE: wat zijn de uitdagingen van de activiteitsgraad exclusief feestdagen?

Wat is TACE?

Definitie en formule

TACE staat voor Taux d'Activité Congés Exclusives.

✏️ Synoniemen voor TACE: charge rate, staffing rate.

Dit is een personeelsmanagementindicator die de mate van activiteit meet die wordt besteed aan factureerbare activiteiten op basis van totale beschikbaarheid (exclusief periodes van verlof, ziekteverlof, enz.). 

TACE wordt meestal uitgedrukt als een percentage en wordt berekend door het aantal gewerkte uren aan factureerbare activiteiten te delen door het aantal theoretisch beschikbare uren na aftrek van vrije tijd.

Het wordt gebruikt door bedrijven, vooral adviesbureaus en ESN's, om de prestaties en winstgevendheid van werknemers of teams te beoordelen.

Hiermee kunnen beslissingen worden genomen over het beheer van hulpbronnen.

Wat is het verschil tussen TACE en TACI?

In tegenstelling tot TACE houdt TACI (Taux d'Activité Congés Inclusion ) rekening met afwezigheden. 

De formule voor het berekenen van de TACI is als volgt: 

Hoewel de TACI van maand tot maand aanzienlijk kan verschillen door vakanties, geeft het een beter beeld van de factuur.

Voor bedrijven die op een tijd-en-materiaalbasis werken, kan het interessant zijn om deze indicator te controleren om de resultaten in termen van verkoop voor een bepaald project beter te begrijpen.

Deze indicator wordt in de praktijk echter minder gebruikt dan de belastingsfactor.

Waarom factureerbare uren bijhouden in plaats van alle activiteiten?

Deze benadering van TACE, die de factureerbare activiteit meet, is vooral belangrijk bij ESN's, adviesbureaus en agentschappen. Deze bedrijven betalen elke maand het salaris van hun werknemers, wat vaste kosten zijn.

Om het bedrijf winstgevend te maken, moet elk personeelslid een bepaald percentage van zijn tijd besteden aan een factureerbare activiteit, d.w.z. een activiteit die omzet genereert, anders is het bedrijf niet winstgevend. 

Het is daarom een belangrijke standaardindicator voor alle bedrijven die het werk van consultants of projecten aan klanten verkopen: adviesbureaus, ESN's, agentschappen, ontwerpbureaus, architectenbureaus, accountantskantoren, enz.

Waarom is TACE zo belangrijk in projectmanagement?

TACE als projectprestatie-indicator heeft een aantal voordelen.

De voordelen van TACE

• De werkelijke productiviteit verbeteren

Le TACE meet de activiteit van een werknemer door rekening te houden met niet-gewerkte perioden. Dit geeft een betrouwbaarder beeld van de werkelijke activiteit en is een betere indicator om resultaten te vergelijken.

Een indicator die alleen kijkt naar het aantal dagen dat tijdens een periode is geproduceerd, zal bijvoorbeeld werknemers straffen die tijdens de betreffende periode verlof hebben opgenomen. 

De productie weergeven door de belastingsfactor is daarom objectiever.

• Een teken van de ongelijke verdeling van werk 

TACE kan ook worden gebruikt om werknemers te identificeren die overbelast zijn en werknemers die onderbelast zijn. In beide gevallen heeft een ongelijke werkbelasting een negatieve invloed op de productiviteit.

Overbelasting kan leiden tot een afname van de kwaliteit van het werk en het welzijn van werknemers. Onderbelasting daarentegen kan leiden tot een daling van de winstgevendheid van het bedrijf en ontevredenheid onder werknemers, die de interesse in hun taken dreigen te verliezen.

• Een referentie-indicator

De personeelsratio maakt het mogelijk om prestaties over een bepaalde periode te meten, aangezien elke periode vergelijkbaar is. Het kan gebruikt worden om de individuele of teamproductiviteit te controleren en te analyseren, afhankelijk van het type project of periode.

Dit is een waardevolle bron van gegevens voor het plannen van toekomstige projecten of het verbeteren van de operationele efficiëntie.

Tarieven: wat zijn de limieten?

TACE als prestatie-indicator heeft echter ook zijn beperkingen. 

• De complexiteit van monitoring

Zonder de hulp van een tool die TACE automatisch berekent, is het niet altijd mogelijk om onderscheid te maken tussen de soorten activiteiten die omzet genereren en die welke dat niet doen.

Werknemers kunnen bijvoorbeeld tijd besteden aan het uitleggen of opleiden van andere werknemers, of ze kunnen actief zijn in verkoopactiviteiten. We moeten de tijd kunnen meten die wordt besteed aan dit soort activiteiten, die niettemin het bedrijf dienen, maar niet ten koste mogen gaan van de TACE.

Alleen met een geschikt hulpmiddel voor tijd- en personeelsbeheer kunnen deze berekeningen automatisch worden gemaakt.

• Een indicator die op zichzelf niet genoeg is

TACE meet niet de kwaliteit van het werk van werknemers of hun bijdrage aan het behalen van de doelstellingen van het bedrijf.

Prestaties moeten worden geanalyseerd in combinatie met andere indicatoren die de TACE aanvullen.

Bepaalde externe gebeurtenissen, waar werknemers geen invloed op hebben, kunnen de resultaten van TACE verstoren. Deze externe factoren worden niet noodzakelijkerwijs in aanmerking genomen bij het bijstellen van de resultaten en benadelen de lezing van de prestaties van de werknemers.

• Een indicator die niet geschikt is voor pakketverkoop

In de context van een project dat tegen een vaste prijs wordt verkocht , ongeacht het uitgevoerde werk, is TACE irrelevant.

Als een medewerker 100% van zijn tijd besteedt aan een klantproject maar weinig vooruitgang boekt met zijn taken, zal hij een hoge TACE hebben, zelfs als het project waarschijnlijk achter zal lopen op schema.

Dit is een situatie die TACE niet kan lezen.

• Een potentieel belastende race om prestaties

TACE kan werknemers ertoe aanzetten harder te werken om hun doelen te halen, ook al zijn ze overbelast.

Hierdoor riskeren ze niet alleen werk van middelmatige kwaliteit te produceren, maar in het ergste geval ook hun gezondheid en welzijn in gevaar te brengen.

Welke factoren kunnen TACE beïnvloeden?

Er zijn veel redenen waarom de belastingsfactoren niet aan de doelstellingen voldoen. 

• Inefficiënte processen: als werknemers tijd verspillen aan niet-productieve taken - zoals administratie, werkrapportage of projectreizen- zal hun output hieronder lijden en zal hun TACE lager zijn dan verwacht.
• Onvoldoende capaciteit: als het personeelsbestand onderbelast is, zal de productie ook onder de totale theoretisch beschikbare capaciteit liggen. Het is onwaarschijnlijk dat de TACE haar doelstellingen zal halen.
• Slecht tijdmanagement: als werknemers hun tijd slecht beheren en te veel tijd besteden aan niet-factureerbare taken, heeft dit invloed op TACE.

Wat is de gemiddelde TACE in een adviesgesprek?

Standaard TACE-tarieven variëren sterk afhankelijk van de bedrijfstak en de functie. Daarom is het nuttig om de TACE voor elke werknemer te berekenen, maar ook om ze te kunnen consolideren per type profiel of per type activiteit.

De TACE van een fulltime consultant die een jaar lang voor één klant werkt, zal daarom veel hoger zijn dan die van een manager die verantwoordelijk is voor meerdere projecten.

Deze laatste zal tijd besteden aan het managen van teams en misschien andere projecten aan de klant verkopen. Zijn TACE-doel moet daarom lager zijn om hem niet te benadelen.

Gemiddeld hebben succesvolle adviesbureaus een TACE van ongeveer 70-75%. Dit cijfer varieert echter en de meest junior profielen hebben TACE's in de buurt van 75% tot 85%, terwijl de meest senior profielen rond de 60% tot 65% schommelen.

Hoe moet TACE in het bedrijfsleven worden geïnterpreteerd?

De TACE-resultaten moeten vanuit verschillende invalshoeken worden bekeken.

• Vergelijking van werkelijke TACE met doelen

Om een koers uit te zetten, is het belangrijk om een jaarlijkse of maandelijkse TACE-doelstelling te definiëren wanneer de bedrijfscyclus een aanzienlijke invloed heeft op deze indicator.

Het is dan noodzakelijk om de afwijking van de werkelijke TACE ten opzichte van de doelstelling te controleren en de reden voor deze afwijkingen te begrijpen om de toekomstige productie te verbeteren.

• De TACE van het ene team vergelijken met die van een ander team

Het is interessant om verder te gaan in de analyse van TACE door belastingspercentages te groeperen per profieltype of per teamtype.

Dit maakt het mogelijk om de prestaties van een groep te benchmarken en doelen te stellen op het niveau van een teammanager.

• Voorspelde belastingsfactoren bewaken

Met deze oefening kun je anticiperen op afwijkingen, zodat je je planning kunt aanpassen om je doel te bereiken.

Waar monitoring mogelijk is, is de TACE niet alleen een indicator die in het verleden is bekeken. Het kan ook worden gebruikt om de belastingsvoorspelling voor de komende maanden te meten.

Hoe kan TACE worden verbeterd in een dienstverlenend bedrijf?

De sleutel tot hetverbeteren van TACE ligt in een betere beheersing van het personeelsbeheerproces (of capaciteitsplanning).

Hoe nauwkeuriger de voorspelde werklast, hoe beter managers in staat zullen zijn om de productie te optimaliseren en de personeelsbezetting te verbeteren.

Het belang van communiceren over TACE

Als de TACE-berekeningen eenmaal zijn ingevoerd, houdt het werk niet op bij het monitoren door het management of managementcontrole. De TACE moet een prestatie-indicator worden die door alle werknemers wordt begrepen en gecontroleerd, zodat ze begrijpen wat er op het spel staat.

Je kunt ze trainen om uit te leggen waarom en hoe ze deze indicator moeten controleren.

Het is belangrijk om mensen voor te lichten, zodat ze begrijpen dat het doel niet is om de werknemer te controleren, maar om de algemene prestaties van het bedrijf te verbeteren.

Vervolgens moeten we de tracking beschikbaar maken voor elke medewerker en elke manager met een TACE-doel. Ze moeten gemakkelijk de bijgewerkte TACE kunnen lezen, in realtime, op basis van de activiteit die is bevestigd.

Hoe betrouwbaarder en transparanter de berekening, hoe meer werknemers deze indicator zullen volgen en zullen bijdragen aan de verbetering ervan.

De juiste hulpmiddelen gebruiken om TACE te controleren

Het is essentieel om een personeelstool zoals Stafiz te gebruiken om de verwachte werklast te beheren, het aantal intercontracten te verminderen en inzicht te krijgen in de verwachte planning. Dit is verreweg de eenvoudigste manier om de TACE van een bedrijf te verbeteren.

Stafiz maakt het mogelijk om de TACE van eerdere projecten in realtime te volgen en meer zicht te krijgen op de prognose. Dit maakt het gemakkelijker om de opportuniteiten te identificeren die overeenstemmen met de verschillende profielen, om zo cross-contracting te vermijden.

Tot slot bieden ze de zichtbaarheid die nodig is om het wervingsbeleid aan te passen en de capaciteit altijd te optimaliseren ten opzichte van de vraag. Beter anticiperen op overbelasting en onderbelasting betekent een duidelijker wervingsbeleid, op het juiste moment.

Ontdek Stafiz, de uitgebreide, voorspellende tool voor personeelsbeheer voor uw teams. Verbeter de prestaties en houd uw personeel tevreden dankzij een optimaal beheer.

Software voor project resource planning

Processen vereenvoudigen

Werk aan het vereenvoudigen van de processen van medewerkers die aan factureerbare projecten werken.

De organisatie moet worden gereorganiseerd om de tijd die wordt besteed aan niet-factureerbare taken zoveel mogelijk te beperken en het personeel in staat te stellen zich te concentreren op factureerbare activiteiten.

Voor NSE's: verkort de periode tussen contracten

Door te werken aan een systematische vermindering van het aantal intercontracten is het mogelijk om TACE te verbeteren.

Om dit te bereiken, moeten we meer zicht hebben op het risico van intercontracten en de mogelijkheden om werknemers te vervangen. 

Om dit te doen, stel je intelligente waarschuwingen in die je waarschuwen wanneer een werknemer op het punt staat tussen contracten in te gaan om te proberen hem op een ander factureerbaar project te plaatsen.

Idealiter geeft je resource planning tool je de nodige zichtbaarheid van toekomstige beschikbaarheden en van projecten die bijna binnengehaald zijn. Dit maakt het gemakkelijker voor u om opportuniteiten te identificeren die overeenstemmen met werknemers met een intercontract, zodat u ze kunt vervangen.