TACE : quels sont les enjeux du taux d’activité congés exclus ?
Qu’est-ce que le TACE ?
Définition et formule
Le TACE signifie Taux d’Activité Congés Exclus.
✏️ Synonymes de TACE : taux de charge, taux de staffing.
C’est un indicateur de gestion des ressources humaines qui mesure le taux d’activité passé sur des activités facturables sur la base de la disponibilité totale (excluant les périodes de congés, arrêts maladies, etc…).
Le TACE est généralement exprimé en pourcentage et est calculé en divisant le nombre d’heures travaillées sur des activités facturables par le nombre d’heures théoriques disponibles après déduction des heures de congé.
Il est utilisé par les entreprises et plus particulièrement par les entreprises de conseil et les ESN pour évaluer la performance et la rentabilité des collaborateurs ou des équipes.
Il permet de prendre des décisions en matière de gestion des ressources.
Quelle est la différence entre le TACE et le TACI ?
Contrairement au TACE, le TACI, ou Taux d’Activité Congés Inclus prend les absences en compte.
La formule pour calculer le TACI est la suivante :
Si le TACI peut fortement varier d’un mois à un autre en raison des congés, il permet une lecture plus proche de la facturation.
Pour les sociétés qui travaillent dans une approche de régie (ou facturation au temps passé), il peut être intéressant de suivre cet indicateur pour mieux comprendre les résultats en termes de chiffre d’affaires d’un projet donné.
Cet indicateur est toutefois moins utilisé en pratique que celui du taux de charge.
Pourquoi suivre les heures facturables plutôt que toute l’activité ?
Cette approche du TACE qui mesure l’activité facturable est particulièrement importante dans les ESN, les sociétés de conseil ou les agences. Ces entreprises paient chaque mois les salaires de leurs employés qui représentent des coûts fixes.
Pour que l’activité soit rentable, il est nécessaire que chaque collaborateur passe un certain pourcentage de son temps sur une activité facturable, c’est-à-dire génératrice de chiffre d’affaires, sans quoi la profitabilité de l’activité ne sera pas au rendez-vous.
C’est donc un indicateur standard et majeur pour toutes les entreprises qui vendent le travail de consultants ou des projets à des clients : sociétés de conseil, ESN, agences, bureaux d’études, sociétés d’architectes, sociétés d’expert-comptable, etc…
Pourquoi le TACE est-il si important en gestion de projet ?
Le TACE comme indicateur de performance de projet présente plusieurs avantages.
Les avantages du TACE
- Une valorisation de la productivité réelle
Le TACE mesure l’activité d’un collaborateur en tenant compte des périodes non travaillées. Ceci offre plus de fiabilité sur l’activité réelle et permet d’être un meilleur indicateur pour comparer les résultats.
Un indicateur qui ne regarde par exemple que le nombre de jours produits pendant une période va pénaliser le collaborateur qui a pris des congés pendant la période en question.
La représentation de la production par le taux de charge est donc plus objective.
- Un signe d’une répartition du travail inégale
Le TACE permet également d’identifier les collaborateurs qui sont en surcharge et ceux qui sont en sous-charge. Dans un cas comme dans l’autre, une charge inégale pénalise dans la productivité.
La surcharge peut entraîner une baisse de la qualité du travail et le bien-être des employés. Quant à la sous-charge, elle peut entraîner une baisse de la rentabilité de l’activité et une insatisfaction du collaborateur, qui risque de se désintéresser de ses missions.
- Un indicateur de référence
Le taux de staffing permet de mesurer dans le temps la performance, puisque chaque période est comparable. Il permet alors de suivre et d’analyser la productivité individuelle ou par équipe selon les types de projets ou les périodes.
Il s’agit d’une source de donnée précieuse pour planifier les projets à venir, ou pour améliorer son efficacité opérationnelle.
Taux de charge : quelles limites ?
Cependant, le TACE comme indicateur de performance présente aussi ses limites.
- La complexité du suivi
Sans l’aide d’un outil qui calcule le TACE automatiquement, il n’est pas toujours possible de différencier les types d’activités génératrices de chiffre d’affaires ou non.
Par exemple, les collaborateurs peuvent passer du temps à expliquer ou à former d’autres collaborateurs, ou encore peuvent être actifs sur des actions commerciales. Il faut pouvoir mesurer le temps passé sur ce type d’activité qui sert malgré tout l’entreprise mais qui ne doit pas pénaliser le TACE.
Seul un outil de gestion des temps et du staffing adapté permettra de faire ces calculs automatiquement.
- Un indicateur qui ne se suffit pas à lui seul
Le TACE ne mesure pas la qualité du travail ou la contribution des salariés à l’atteinte des objectifs de la société.
La performance doit être analysée avec d’autres indicateurs qui viennent compléter le TACE.
Certains événements externes, dont les collaborateurs n’ont pas la maîtrise, peuvent venir perturber le résultat du TACE. Ces facteurs externes ne sont pas forcément pris en compte pour réajuster les résultats et viennent pénaliser la lecture de la performance des collaborateurs.
- Un indicateur peu adapté à la vente au forfait
Dans le cadre d’un projet vendu à un prix fixe quel que soit le travail réalisé, le TACE manque de pertinence.
Si un collaborateur passe 100% de son temps sur un projet client mais qu’il avance peu sur la réalisation de ses tâches, il aura un TACE élevé, même si le projet risque de prendre du retard.
C’est une situation que le TACE n’est pas capable de lire.
- Une course à la performance potentiellement pesante
Le TACE peut pousser les salariés à travailler plus pour atteindre les objectifs, alors même qu’ils sont en surcharge.
Ils risquent ainsi non seulement de produire un travail de plus qualité médiocre, mais également, dans le pire des cas, de mettre à risque leur santé ou leur bien-être.
Quels sont les facteurs qui peuvent affecter le TACE ?
Il y a de nombreuses raisons qui peuvent expliquer que les taux de charge n’atteignent pas les objectifs.
- Des processus qui manquent d’efficacité : si le collaborateur perd du temps sur des sujets non productifs – comme l’administration, le reporting de son travail ou les déplacements dans le cadre d’un projet, sa production va s’en ressentir et son TACE sera plus bas que prévu.
- Une capacité insuffisante : si l’effectif est en sous-charge, la production sera aussi inférieure à la capacité totale théorique disponible. Le TACE ne sera vraisemblablement pas à la hauteur des objectifs.
- Une mauvaise gestion du temps : si les employés gèrent mal leur temps et passe trop de temps sur des tâches non facturables, le TACE sera impacté
Quel est le TACE moyen dans un cabinet de conseil ?
Les taux standards de TACE sont très variables en fonction de l’industrie et du métier exercé. Il est ainsi pertinent de calculer le TACE pour chaque collaborateur, mais de pouvoir aussi les consolider par type de profil ou par type d’activité.
Le TACE d’un consultant à temps plein pendant un an chez un client sera ainsi beaucoup plus élevé que celui d’un manager chargé de plusieurs projets.
Ce dernier passera du temps à manager des équipes, peut-être à vendre d’autres projets au client. Son objectif de TACE doit donc être inférieur pour ne pas le pénaliser.
En moyenne, les sociétés de conseil performantes affichent des TACE de l’ordre de 70 à 75%. Cependant, ce chiffre varie, et les profils les plus juniors affichent des TACE proches de 75% à 85% alors que les profils les plus seniors tournent autour de 60 à 65%.
Comment interpréter les TACE en entreprise ?
Les résultats du TACE doivent se lire sous différents angles.
- Comparaison du TACE réel aux objectifs
Pour fixer un cap, il est important de définir un objectif de TACE annuel ou mensualisé lorsque le cycle de l’activité impacte cet indicateur significativement.
Il faut alors contrôler l’écart du TACE réel par rapport à l’objectif, et comprendre la raison de ces déviations afin d’améliorer la production future.
- Comparaison des TACE d’une équipe par rapport à une autre
Il est intéressant d’aller plus loin dans l’analyse du TACE en regroupant les taux de charge par type de profil, ou par type d’équipe.
Cela permet de benchmarker la performance d’un groupe et de fixer des objectifs au niveau d’un manager d’équipe
- Suivre le taux de charge prévisionnel
Cet exercice permet d’anticiper les écarts de façon à ajuster la planification pour atteindre l’objectif.
Lorsque le suivi le permet, le TACE n’est pas qu’un indicateur regardé dans le passé. Il permet aussi de prendre la température de la charge prévisionnelle dans les prochains mois.
Comment améliorer le TACE dans une société de services ?
L’amélioration du TACE passe avant tout par une meilleure maîtrise du processus de gestion du staffing (ou capacity planning).
Plus la visibilité sur la charge prévisionnelle est précise, plus les responsables auront la capacité d’optimiser la production et d’améliorer les taux de staffing.
L’importance de communiquer autour du TACE
Une fois les calculs de TACE mis en place, le travail ne s’arrête pas au suivi par la direction ou au contrôle de gestion. Il faut faire du TACE un indicateur de performance compris et suivi par l’ensemble des collaborateurs afin qu’ils en mesurent les enjeux.
Vous pouvez les former afin d’expliquer pourquoi et comment suivre cet indicateur.
Il est important de faire preuve de pédagogie pour faire comprendre qu’il ne s’agit pas de surveiller le collaborateur mais d’améliorer la performance globale de l’activité.
Il faut ensuite mettre à disposition le suivi pour chacun des collaborateurs, et chacun des managers qui ont un objectif de TACE. Ils doivent pouvoir lire facilement le TACE à jour, en temps réel en fonction de l’activité qui a été confirmée.
Plus le calcul sera fiable et transparent, plus les collaborateurs suivront cet indicateur et contribueront à son amélioration.
Utiliser les bons outils pour le suivi des TACE
Se doter d’un outil de staffing tel que Stafiz pour gérer le prévisionnel de charge, réduire l’inter-contrat et gagner en visibilité sur le planning prévisionnel est indispensable. C’est de loin cette action qui permet d’améliorer le plus facilement les TACE d’une société.
Stafiz permet de suivre le TACE des projets passés, en temps réel, et de gagner en visibilité sur le prévisionnel. Il est donc plus facile d’identifier les opportunités qui correspondent aux différents profils pour éviter l’inter-contrat.
Enfin, ils apportent la visibilité nécessaire pour ajuster les politiques de recrutement, et toujours optimiser la capacité par rapport à la demande. Mieux anticiper la surcharge et la sous-charge implique des politiques de recrutement plus claires, au bon moment.
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Simplifier les process
Travaillez à la simplification des processus des collaborateurs qui travaillent sur les projets facturables.
Il faut mettre à plat l’organisation pour réduire au maximum le temps passé sur des tâches non-facturables et permettre aux collaborateurs de concentrer leur travail sur des activités facturables
Pour les ESN : réduire la période d’intercontrat
En travaillant à réduire systématiquement l’intercontrat, il est possible d’améliorer les TACE.
Il faut pour cela avoir davantage de visibilité sur le risque d’intercontrat et les options pour replacer les collaborateurs.
Pour se faire, mettez en place des alertes intelligentes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur s’apprête à passer en inter-contrat pour essayer de le placer sur un autre projet facturable.
Idéalement, votre outil de planification des ressources vous offre la visibilité nécessaire sur les disponibilités à venir et sur les projets qui sont proches d’être remportés. Cela vous aide à connaître plus facilement les opportunités qui correspondent aux collaborateurs en inter-contrat pour les replacer.
