Taux de charge vs Taux de réalisation

Avant-propos

Toute organisation de services professionnels devrait surveiller de près ses taux de charge. C’est un bon moyen de comprendre à quel point un individu ou une équipe est productif.

Les taux de charge sont un indicateur clé de la productivité dans les sociétés de services. Ils reflètent le pourcentage de temps qu’un individu ou une équipe passe à travailler sur des projets ou des tâches facturables par rapport au temps total disponible.

Surveiller les taux de charge de manière régulière permet à une organisation de comprendre la productivité de ses employés.

Calcul du taux de charge et de réalisation

Taux de charge

Voici comment calculer les taux de charge :

Toutes les heures factures d’une période / total des heures travaillable sur la période

Par exemple, si un employé a enregistré 30 heures facturables au cours d’une semaine, et que le nombre d’heures travaillables dans une semaine est de 40 heures dans votre entreprise, alors le taux d’utilisation est de 30 / 40 = 75%.

Maintenant, cette méthode n’est pas toujours précise car :

• un employé peut travailler plus de 40 heures par semaine,
• elle ne fournit aucune information sur la façon dont le temps non-facturable a été utilisé.

Taux de réalisation

Voici donc le taux de réalisation :

Heures facturables d’une période / nombre total d’heures enregistrées par l’employé (facturables + non facturables).

Le taux de réalisation donne la juste performance facturable de cet employé, quel que soit le nombre d’heures qu’il a passées sur la période. Et si vous utilisez le bon logiciel pour suivre les temps, vous serez en mesure de mieux comprendre comment vos employés utilisent leur temps.

Découvrez le taux de réalisation en vidéo :

L’importance de l’enregistrement des heures non facturables

Il existe de nombreuses raisons d’enregistrer les heures non-facturables dans une organisation de services professionnels : l’employé peut travailler sur une proposition commerciale ou sur un projet interne.

Dans les deux cas, il est important de disposer de données sur son temps non-facturable. Car ce serait une erreur de constater que son taux de réalisation est faible et d’en conclure que son temps n’est pas optimisé.

Dans de nombreux cas, les activités commerciales et les projets internes ont un rendement élevé.

Pour calculer les taux, le suivi des temps est essentiel

Assurez-vous que vous utilisez un logiciel qui vous aide à suivre les temps avec précision et à suivre les résultats productifs de votre équipe.

L’enregistrement précis et l’examen des bons rapports constituent la première étape. L’étape suivante consiste à optimiser vos ressources, ce qui fera l’objet d’un autre article.

Dans Stafiz, nous aimons présenter un KPI très utile : nous l’appelons le taux de production.

Il prend tout en compte (temps passé et futur, dépenses) et vous indique si vous pouvez anticiper une sur-performance ou une sous-performance du projet. Voici comment nous le calculons :

• Frais de projet / [Temps de travail réel et futur consacré au projet x Taux journalier].

La gestion des frais avec Stafiz

Bien entendu, le dénominateur prend en compte les différents taux journaliers de chaque membre impliqué dans le projet.

Ainsi, si vous avez vendu le projet à la valeur exacte du temps prévu pour chaque membre de l’équipe, multiplié par leur taux journaliers, vous prévoyez de réaliser un taux de production de 100%.

Cela ne signifie pas que votre marge est négative, car vos taux journaliers peuvent inclure une marge importante par rapport au coût réel de votre collaborateur. Mais cela signifie que vous êtes en sous-performance par rapport à votre plan initial, de 16,3%.

Vous devez trouver des moyens d’accélérer le projet ou justifier une augmentation de prix auprès de votre client.

Il arrive également qu’au cours d’un projet, votre client demande des prestations supplémentaires. Dans ce cas, vous devez revoir le plan initial, ajuster le forfait vendu et en tenir compte dans votre analyse de performance.

Dans Stafiz, vous pouvez le faire en ajoutant autant de nouveaux “plans de production” que nécessaire.

Analysez vos projets pour augmenter la rentabilité

Les raisons pour lesquelles un projet devient non rentable sont multiples :

• les coûts de l’activité commerciale ont été sous-estimés
• les dépenses n’ont pas été incluses dans le calcul de la marge
• ou vous êtes tout simplement bloqué sur le projet et y passer plus de temps

Dans certains cas, ce sera le contraire, et vous finirez par être beaucoup plus rentable que prévu. L’aspect le plus important de tout ceci est d’ANTICIPER.

Vous devez disposer d’outils de reporting pour avoir une visibilité en temps réel sur les finances de votre projet. Cela vous aidera à fixer le prix d’adjudication approprié et à disposer de suffisamment de temps pour réagir et prendre des décisions. Cela afin d’accélérer le projet ou de réduire les coûts lorsque cela est encore possible.

Quels autres éléments regardez-vous ?

Une solution de staffing vous aide à optimiser la charge de vos collaborateurs et à améliorer votre rentabilité. Pour en savoir plus sur la gestion du staffing dans Stafiz et comment améliorer la rétention, lisez notre livre blanc.

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