Tasa de utilzación vs. tasa de realización
Introducción
Toda organización de servicios profesionales debe vigilar de cerca sus índices de carga de trabajo. Es una buena forma de saber hasta qué punto es productivo un individuo o un equipo.
Las cargas de trabajo son un indicador clave de la productividad en las empresas de servicios. Reflejan el porcentaje de tiempo que una persona o un equipo dedica a proyectos o tareas facturables en relación con el tiempo total disponible.
El seguimiento periódico de las cargas de trabajo permite a una organización conocer la productividad de sus empleados.
Cálculo de la tasa de utilización y tasa de realización.
Tasa de utilización
A continuación te explicamos cómo calcular las tarifas:
Todas las horas facturadas durante un período/total de horas trabajadas durante el período
Por ejemplo, si un empleado registró 30 horas facturables en una semana y el número de horas trabajables en una semana es de 40 horas en su empresa, entonces la tasa de utilización es 30/40 = 75 %.
Ahora bien, este método no siempre es exacto porque:
- un empleado puede trabajar más de 40 horas semanales,
- no proporciona ninguna información sobre cómo se utilizó el tiempo no facturable.
Stafiz es una solución de dotación de personal a la organización que te permite gestionar los horarios de los empleados, optimizar las cargas de trabajo y mejorar el rendimiento.
Tasa de realización
Aquí está la tasa de realización:
Horas facturables en un período / número total de horas registradas por el empleado (facturables + no facturables).
La tasa de finalización proporciona el rendimiento facturable justo de ese empleado, independientemente del número de horas que haya dedicado durante el periodo. Y si utilizas el software de control horario adecuado, podrás comprender mejor cómo emplean su tiempo tus empleados.
Descubra la tasa de realización en vídeo:
La importancia de registrar las horas no facturables
Hay muchas razones para registrar horas no facturables en una organización de servicios profesionales: el empleado puede estar trabajando en una propuesta de negocio o en un proyecto interno.
En ambos casos, es importante disponer de datos sobre el tiempo no facturable. Sería un error deducir de la baja tasa de finalización que no se está optimizando el tiempo.
En muchos casos, las actividades comerciales y los proyectos internos tienen un alto rendimiento.
Para calcular las tarifas, el Control de horas es esencial
Asegúrate de utilizar un software que te ayude a controlar el tiempo con precisión y a supervisar la productividad de tu equipo.
Registrar y revisar con precisión los informes adecuados es el primer paso. El siguiente paso es optimizar sus recursos, lo que será objeto de otro artículo.
En Stafiz, nos gusta presentar un KPI muy útil: lo llamamos índice de producción.
Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y le indica si puede anticipar un rendimiento superior o inferior del proyecto. Así es como lo calculamos:
- Costes del proyecto / [Tiempo de trabajo real y futuro dedicado al proyecto x Tarifa diaria].
Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.
Entonces, si vendió el proyecto al valor exacto del tiempo esperado de cada miembro del equipo, multiplicado por su tarifa diaria, planea lograr una tasa de producción del 100%.
¿Qué otros elementos estás mirando?
Tomemos un ejemplo:
- Has vendido un proyecto por 100.000€ y tienes previsto que un junior trabaje 60 días a 1.000€/día
- un senior 20 días a 1500 €/día
- y un director 5 días a 2000 €/día
- = (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000)
- Entonces, en su plan, la tasa de producción es del 100%.
Pero digamos que lleva un mes en el proyecto y ahora anticipa eso:
- el junior pasará 70 días
- El senior 25 días
- y el director 6 dias
- Ahora tu valor de producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119,500)
- Por tanto, la tasa de producción es del 83,7%.
Esto no significa que su margen sea negativo, ya que sus tarifas diarias pueden incluir un margen significativo en comparación con el costo real de su empleado. Pero esto significa que está teniendo un rendimiento inferior al de su plan original, en un 16,3%.
Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.
También ocurre que, en el transcurso de un proyecto, su cliente solicite servicios adicionales. En ese caso, hay que revisar el plan inicial, ajustar el paquete vendido y tenerlo en cuenta en el análisis de resultados.
En Stafiz, puede hacerlo añadiendo tantos nuevos "planes de producción" como necesite.
Analiza tus proyectos para aumentar la rentabilidad
Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable:
- Los costos de hacer negocios fueron subestimados.
- Los gastos no se incluyeron en el cálculo del margen.
- o simplemente estás estancado en el proyecto y le dedicas más tiempo
En algunos casos, ocurrirá lo contrario y acabará siendo mucho más rentable de lo que esperaba. Lo más importante de todo esto es ANTICIPARSE.
Analiza el rendimiento de tus proyectos
Descubra cómo planificar, supervisar y evaluar eficazmente sus proyectos con nuestra completa guía de supervisión de proyectos.
Necesitas herramientas de información que te den visibilidad en tiempo real de las finanzas de tu proyecto. Esto le ayudará a fijar el precio de licitación adecuado y le dará tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones. Esto le ayudará a acelerar el proyecto o a reducir costes cuando sea posible.
¿Qué otros elementos estás mirando?
Una solución de dotación de personal te ayuda a optimizar tu carga de trabajo y a mejorar la rentabilidad. Para saber más sobre la gestión de recursos en Stafiz y cómo mejorar la retención, lee nuestro ebook.
