Tasa de utilzación vs. tasa de realización
Prefacio
Cualquier organización de servicios profesionales debe controlar de cerca sus tarifas de utilización. Esta es una buena manera de comprender qué tan productivo es un individuo o un equipo.
Las tasas de carga son un indicador clave de la productividad en las organizaciones de servicios profesionales y reflejan el porcentaje de tiempo que un individuo o equipo dedica a trabajar en proyectos o tareas facturables en comparación con el tiempo total disponible. El seguimiento regular de las tasas de carga permite a una organización comprender la productividad de sus empleados.
Cálculo de la tasa de utilización y tasa de realización.
Tasa de utilización
A continuación, se explica cómo calcular las tasas de utilzación:
Todas las horas facturadas durante un período/total de horas trabajadas durante el período
Por ejemplo, si un empleado registró 30 horas facturables en una semana y el número de horas trabajables en una semana es de 40 horas en su empresa, entonces la tasa de utilización es 30/40 = 75 %.
Ahora bien, este método no siempre es exacto porque:
- Un empleado puede trabajar más de 40 horas por semana.
- No proporciona ninguna información sobre cómo se utilizó el tiempo no facturable.
Tasa de realización
Aquí está la tasa de realización:
Horas facturables en un período / número total de horas registradas por el empleado (facturables + no facturables).
La tasa de realización proporciona el desempeño facturable justo de este empleado, independientemente del número de horas que dedicó durante el período. Y si utiliza el software de seguimiento del tiempo adecuado , podrá comprender mejor cómo utilizan su tiempo sus empleados.
Descubra la tasa de realización en vídeo:
La importancia de registrar las horas no facturables
Hay muchas razones para registrar horas no facturables en una organización de servicios profesionales: el empleado puede estar trabajando en una propuesta comercial o en un proyecto interno. En ambos casos, es importante tener datos de tu tiempo no facturable. Porque sería un error notar que tu tasa de realización es baja y concluir que tu tiempo no está optimizado. En muchos casos, las actividades y proyectos empresariales internos tienen un alto rendimiento.
Stafiz es una solución de dotación de personal a la organización que te permite gestionar los horarios de los empleados, optimizar las cargas de trabajo y mejorar el rendimiento.
Para calcular las tarifas, el Control de horas es esencial
Asegúrese de utilizar un software que le ayude a realizar un seguimiento del tiempo con precisión y a realizar un seguimiento de los resultados productivos de su equipo.
El primer paso es registrar y revisar con precisión los informes correctos. El siguiente paso es optimizar tus recursos, que será tema de otro artículo. En Stafiz nos gusta presentar un KPI muy útil: lo llamamos tasa de producción.
Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y le indica si puede anticipar un rendimiento superior o inferior del proyecto. Así es como lo calculamos:
–> Costos del proyecto / [Tiempo de trabajo real y futuro dedicado al proyecto x Tarifa diaria].
Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.
Entonces, si vendió el proyecto al valor exacto del tiempo esperado de cada miembro del equipo, multiplicado por su tarifa diaria, planea lograr una tasa de producción del 100%.
¿Qué otros elementos estás mirando?
Tomemos un ejemplo:
- Has vendido un proyecto por 100.000€ y tienes previsto que un junior trabaje 60 días a 1.000€/día
- un senior 20 días a 1500 €/día
- y un director 5 días a 2000 €/día
- = (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000)
- Entonces, en su plan, la tasa de producción es del 100%.
Pero digamos que lleva un mes en el proyecto y ahora anticipa eso:
- el junior pasará 70 días
- El senior 25 días
- y el director 6 dias
- Ahora tu valor de producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119,500)
- Por tanto, la tasa de producción es del 83,7%.
Esto no significa que su margen sea negativo, ya que sus tarifas diarias pueden incluir un margen significativo en comparación con el costo real de su empleado. Pero esto significa que está teniendo un rendimiento inferior al de su plan original, en un 16,3%.
Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.
También sucede que durante un proyecto, tu cliente solicita servicios adicionales. En este caso, deberás revisar el plan inicial, ajustar el paquete vendido y tenerlo en cuenta en tu análisis de desempeño. En Stafiz puedes hacer esto agregando tantos “planes de producción” nuevos como necesites.
Analiza tus proyectos para aumentar la rentabilidad
Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable:
- Los costos de hacer negocios fueron subestimados.
- Los gastos no se incluyeron en el cálculo del margen.
- o simplemente estás estancado en el proyecto y le dedicas más tiempo
En algunos casos será todo lo contrario y acabarás siendo mucho más rentable de lo esperado. El aspecto más importante de todo esto es ANTICIPARSE . Necesita tener herramientas de informes para tener visibilidad en tiempo real de las finanzas de su proyecto. Esto le ayudará a establecer el precio de remate adecuado y le dará tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones. Esto es para acelerar el proyecto o reducir costos cuando aún sea posible.
¿Estás interesado en el análisis de proyectos?
Descubre cómo planificar, supervisar y evaluar eficazmente tus proyectos con nuestra guía completa de seguimiento de proyectos.
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