Tasa de utilzación vs. tasa de realización
Introducción
Cualquier organización de servicios profesionales debe vigilar de cerca sus tasas de carga. Es una buena manera de entender qué tan productivo es un individuo o equipo.
Las tasas de carga de trabajo son un indicador clave de la productividad en las empresas de servicios. Reflejan el porcentaje de tiempo que una persona o equipo pasa trabajando en proyectos o tareas facturables en comparación con el tiempo total disponible.
El monitoreo regular de las tasas de carga permite a una organización comprender la productividad de sus empleados.
Cálculo de la tasa de utilización y tasa de realización.
Tasa de utilización
A continuación, se explica cómo calcular las tasas de carga:
Todas las horas facturadas en un período / total de horas trabajables durante el período
Por ejemplo, si un empleado ha registrado 30 horas facturables en una semana y el número de horas trabajables en una semana es de 40 horas en su empresa, entonces la tasa de utilización es 30 / 40 = 75%.
Ahora bien, este método no siempre es preciso porque:
- un empleado puede trabajar más de 40 horas a la semana,
- No proporciona ninguna información sobre cómo se utilizó el tiempo no facturable.
Stafiz es una solución de dotación de personal a la organización que te permite gestionar los horarios de los empleados, optimizar las cargas de trabajo y mejorar el rendimiento.
Tasa de realización
Aquí está la tasa de realización:
Horas facturables de un período / número total de horas registradas por el empleado (facturables + no facturables).
La tasa de finalización proporciona el rendimiento facturable justo de este empleado, independientemente del número de horas que haya dedicado durante el período. Y si utiliza el software adecuado para realizar un seguimiento del tiempo, podrá comprender mejor cómo sus empleados utilizan su tiempo.
Descubra la tasa de realización en vídeo:
La importancia de registrar las horas no facturables
Hay muchas razones para registrar horas no facturables en una organización de servicios profesionales: el empleado puede estar trabajando en una propuesta de negocio o en un proyecto interno.
En ambos casos, es importante tener datos sobre su tiempo no facturable. Porque sería un error señalar que su tasa de finalización es baja y concluir que su tiempo no está optimizado.
En muchos casos, las actividades empresariales y los proyectos internos tienen altos rendimientos.
Para calcular las tarifas, el seguimiento del tiempo es esencial
Asegúrese de utilizar un software que le ayude a realizar un seguimiento preciso de los tiempos y a realizar un seguimiento de los resultados productivos de su equipo.
El primer paso es registrar y revisar con precisión los informes correctos. El siguiente paso es optimizar tus recursos, lo que será tema de otro artículo.
En Stafiz, nos gusta presentar un KPI muy útil: lo llamamos la tasa de producción.
Tiene todo en cuenta (tiempo pasado y futuro, gastos) y le dice si puede anticipar un rendimiento superior o inferior del proyecto. Así es como lo calculamos:
- Gastos del proyecto / [Tiempo de trabajo real y futuro dedicado al proyecto x Tarifa diaria].
Por supuesto, el denominador tiene en cuenta las diferentes tarifas diarias de cada miembro involucrado en el proyecto.
Por lo tanto, si vendió el proyecto al valor exacto del tiempo programado de cada miembro del equipo, multiplicado por sus tarifas diarias, espera lograr una tasa de producción del 100%.
¿Qué otros elementos estás analizando?
Pongamos un ejemplo:
- Has vendido un proyecto de 100.000 € y planeas que un junior trabaje 60 días a 1000 €/día
- un senior 20 días a 1500 €/día
- y un director 5 días a 2000 €/día
- = (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000)
- Entonces, en su plan, la tasa de producción es del 100%.
Pero, digamos que estás a un mes del proyecto, y ahora esperas que:
- El júnior pasará 70 días
- El senior 25 días
- y el director 6 días
- Ahora el valor de tu producción es (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500)
- Por lo tanto, la tasa de producción es del 83,7%.
Esto no significa que su margen sea negativo, ya que sus tarifas diarias pueden incluir un margen significativo en comparación con el costo real de su empleado. Pero esto significa que está teniendo un rendimiento inferior en comparación con su plan inicial, en un 16,3%.
Necesita encontrar formas de acelerar el proyecto o justificar un aumento de precio ante su cliente.
También sucede que durante un proyecto, tu cliente solicita servicios adicionales. En este caso, debe revisar el plan original, ajustar el paquete vendido y tenerlo en cuenta en su análisis de rendimiento.
En Stafiz, puedes hacer esto agregando tantos nuevos "planes de producción" como necesites.
Analice sus proyectos para aumentar la rentabilidad
Hay muchas razones por las que un proyecto deja de ser rentable:
- Los costos de hacer negocios han sido subestimados
- Los gastos no se incluyeron en el cálculo del margen
- O simplemente estás atascado en el proyecto y le dedicas más tiempo
En algunos casos, ocurrirá lo contrario y acabará siendo mucho más rentable de lo que esperaba. Lo más importante de todo esto es ANTICIPARSE.
Analiza el rendimiento de tus proyectos
Aprenda a planificar, realizar un seguimiento y evaluar sus proyectos de forma eficaz con nuestra guía completa para el seguimiento de proyectos.
Necesitas herramientas de información que te den visibilidad en tiempo real de las finanzas de tu proyecto. Esto le ayudará a fijar el precio de licitación adecuado y le dará tiempo suficiente para reaccionar y tomar decisiones. Esto le ayudará a acelerar el proyecto o a reducir costes cuando sea posible.
¿Qué otros elementos estás analizando?
Una solución de dotación de personal te ayuda a optimizar tu carga de trabajo y a mejorar la rentabilidad. Para saber más sobre la gestión de recursos en Stafiz y cómo mejorar la retención, lee nuestro ebook.
