Kostenratio vs voltooiingspercentage
Voorwoord
Elke organisatie voor professionele dienstverlening zou de werkdruk goed in de gaten moeten houden. Het is een goede manier om te begrijpen hoe productief een individu of team is.
Werkbelasting is een belangrijke indicator van productiviteit in dienstverlenende bedrijven. Ze geven het percentage weer van de tijd die een individu of team besteedt aan factureerbare projecten of taken in verhouding tot de totale beschikbare tijd.
Door de werkdruk regelmatig te controleren, krijgt een organisatie inzicht in de productiviteit van haar werknemers.
Berekening van kosten en prestaties
Beladingsgraad
Hier lees je hoe je de tarieven berekent:
Alle factureerbare uren in een periode / totaal werkbare uren in de periode
Als een werknemer bijvoorbeeld 30 factureerbare uren in een week heeft geregistreerd, en het aantal factureerbare uren in een week is 40 in jouw bedrijf, dan is de bezettingsgraad 30 / 40 = 75%.
Deze methode is echter niet altijd nauwkeurig omdat :
- een werknemer meer dan 40 uur per week mag werken,
- het geeft geen informatie over hoe de niet-factureerbare tijd is gebruikt.
Stafiz is een personeelsoplossing waarmee je de roosters van je werknemers kunt beheren, de werkdruk kunt optimaliseren en je prestaties kunt verbeteren!
Afrondingspercentage
Hier is het voltooiingspercentage:
Factureerbare uren voor een periode / totaal aantal uren geregistreerd door de werknemer (factureerbaar + niet-factureerbaar).
Het voltooiingspercentage geeft de eerlijke factureerbare prestaties van die werknemer weer, ongeacht het aantal uren dat ze in die periode hebben besteed. En als je de juiste tijdregistratiesoftware gebruikt, kun je beter begrijpen hoe je werknemers hun tijd gebruiken.
Bekijk de video voor meer informatie:
Het belang van het registreren van niet declarabele uren
Er zijn veel redenen voor hetregistreren van niet declarabele uren in een professionele dienstverleningsorganisatie: de medewerker kan werken aan een zakelijk voorstel of aan een intern project.
In beide gevallen is het belangrijk om gegevens te hebben over niet-aanrekenbare tijd. Het zou een vergissing zijn om uit het lage voltooiingspercentage te concluderen dat uw tijd niet optimaal wordt benut.
In veel gevallen hebben commerciële activiteiten en interne projecten een hoog rendement.
Het bijhouden van tijd is essentieel voor het berekenen van tarieven
Zorg ervoor dat je software gebruikt waarmee je de tijd nauwkeurig kunt bijhouden en de productiviteit van je team kunt controleren.
Het nauwkeurig registreren en beoordelen van de juiste rapporten is de eerste stap. De volgende stap is het optimaliseren van je middelen, wat het onderwerp zal zijn van een ander artikel.
Bij Stafiz presenteren we graag een zeer nuttige KPI: we noemen het de productiesnelheid.
Het houdt rekening met alles (verleden en toekomstige tijd, uitgaven) en vertelt je of je kunt verwachten dat het project over- of ondermaats zal presteren. Zo berekenen we het:
- Projectkosten / [Werkelijke en toekomstige werktijd besteed aan het project x Dagtarief].
Natuurlijk houdt de noemer rekening met de verschillende dagtarieven van elk lid dat betrokken is bij het project.
Dus als je het project hebt verkocht tegen de exacte waarde van de geplande tijd voor elk teamlid, vermenigvuldigd met hun dagtarieven, verwacht je een productieratio van 100% te behalen.
Naar welke andere elementen kijk je?
Laten we een voorbeeld nemen:
- Je hebt een project van €100.000 verkocht en je verwacht dat een junior 60 dagen werkt voor €1.000 per dag.
- een senior 20 dagen voor €1.500/dag
- en een 5-daagse manager voor €2.000/dag
- = (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100 000)
- In jouw plan is de productiesnelheid dus 100%.
Maar laten we zeggen dat je een maand bezig bent met het project en dat je nu verwacht dat :
- de junior zal 70 dagen doorbrengen
- senior 25 dagen
- en de directeur 6 dagen
- Nu is de waarde van je productie (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500)
- Het productiepercentage is dus 83,7%.
Dit betekent niet dat je marge negatief is, want je dagtarieven kunnen een aanzienlijke marge bevatten in verhouding tot de werkelijke kosten van je werknemer. Maar het betekent wel dat je 16,3% onder je oorspronkelijke plan presteert.
Je moet manieren vinden om het project te versnellen of een prijsverhoging aan je klant te rechtvaardigen.
Het komt ook voor dat je klant in de loop van een project om extra diensten vraagt. In dat geval moet je het oorspronkelijke plan herzien, het verkochte pakket aanpassen en hiermee rekening houden in je prestatieanalyse.
In Stafiz kun je dit doen door zoveel nieuwe "productieplannen" toe te voegen als je nodig hebt.
Analyseer je projecten om de winstgevendheid te verhogen
Er zijn veel redenen waarom een project onrendabel wordt:
- de kosten van commerciële activiteiten zijn onderschat
- kosten zijn niet opgenomen in de margeberekening
- of je zit gewoon vast aan het project en wilt er meer tijd aan besteden
In sommige gevallen zal het tegenovergestelde waar zijn en zal je uiteindelijk veel winstgevender zijn dan je had verwacht. Het belangrijkste aspect van dit alles isANTICIPEREN.
De prestaties van je projecten analyseren
Ontdek hoe u uw projecten effectief kunt plannen, monitoren en evalueren met onze complete gids voor projectmonitoring.
Je hebtrapportagetools nodig die je realtime inzicht geven in je projectfinanciën. Dit zal je helpen om de juiste aanbestedingsprijs te bepalen en je voldoende tijd geven om te reageren en beslissingen te nemen. Dit zal je helpen om het project te versnellen of de kosten waar mogelijk te verlagen.
Naar welke andere elementen kijk je?
Een personeelsoplossing helpt u om de werkdruk van uw werknemers te optimaliseren en uw winstgevendheid te verbeteren. Lees onze whitepaper voor meer informatie over personeelsbeheer in Stafiz en hoe u de retentie kunt verbeteren.
WEBINAR STAFIZ