Auslastungsrate vs. Abschlussrate
Vorwort
Jedes professionelle Dienstleistungsunternehmen sollte seine Auslastungsraten genau im Auge behalten. Es ist ein guter Weg, um zu verstehen, wie produktiv eine Person oder ein Team ist.
Die Auslastung ist ein wichtiger Indikator für die Produktivität in Dienstleistungsunternehmen. Sie spiegeln den Prozentsatz der Zeit wider, die eine Einzelperson oder ein Team für die Arbeit an abrechenbaren Projekten oder Aufgaben aufwendet, verglichen mit der insgesamt verfügbaren Zeit.
Die regelmäßige Überwachung der Auslastung ermöglicht es einem Unternehmen, die Produktivität seiner Mitarbeiter zu verstehen.
Berechnung der Auslastung und Fertigstellungsrate
Laderate
So berechnen Sie die Auslastungsraten:
Alle in einer Periode abgerechneten Stunden / Gesamtarbeitsstunden über die Periode
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 30 abrechenbare Stunden in einer Woche protokolliert hat und die Anzahl der arbeitsfähigen Stunden in einer Woche in Ihrem Unternehmen 40 Stunden beträgt, beträgt die Auslastung 30 / 40 = 75 %.
Nun, diese Methode ist nicht immer genau, weil:
- ein Arbeitnehmer mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten kann,
- Sie gibt keine Auskunft darüber, wie die nicht abrechenbare Zeit verwendet wurde.
Stafiz ist eine Personallösung, mit der Sie die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter verwalten, die Arbeitsbelastung optimieren und Ihre Leistung verbessern können!
Abschlussrate
Hier ist die Abschlussrate:
Abrechenbare Stunden eines Zeitraums / Gesamtzahl der vom Mitarbeiter erfassten Stunden (abrechenbar + nicht abrechenbar).
Die Abschlussquote gibt die faire abrechenbare Leistung dieses Mitarbeiters an, unabhängig von der Anzahl der Stunden, die er oder sie in diesem Zeitraum verbracht hat. Und wenn Sie die richtige Software zur Zeiterfassung verwenden, können Sie besser verstehen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nutzen.
Entdecken Sie die Abschlussrate im Video:
Die Bedeutung der Erfassung nicht abrechenbarer Stunden
Es gibt viele Gründe, nicht abrechenbare Stunden in einem professionellen Dienstleistungsunternehmen zu erfassen: Der Mitarbeiter kann an einem Geschäftsangebot oder an einem internen Projekt arbeiten.
In beiden Fällen ist es wichtig, Daten über Ihre nicht abrechenbare Zeit zu haben. Denn es wäre ein Fehler, festzustellen, dass die Abschlussrate niedrig ist, und daraus zu schließen, dass die Zeit nicht optimiert ist.
In vielen Fällen bringen Geschäftsaktivitäten und interne Projekte hohe Renditen.
Um die Tarife zu berechnen, ist die Zeiterfassung unerlässlich
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Software verwenden, die Ihnen hilft, Zeiten genau zu erfassen und die produktiven Ergebnisse Ihres Teams zu verfolgen.
Die genaue Aufzeichnung und Überprüfung der richtigen Berichte ist der erste Schritt. Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Ressourcen zu optimieren, was Gegenstand eines anderen Artikels sein wird.
Bei Stafiz stellen wir gerne einen sehr nützlichen KPI vor: Wir nennen ihn die Produktionsrate.
Es berücksichtigt alles (vergangene und zukünftige Zeit, Ausgaben) und sagt Ihnen, ob Sie mit einer Über- oder Unterleistung des Projekts rechnen können. So berechnen wir es:
- Projektausgaben / [Tatsächliche und zukünftige Arbeitszeit, die für das Projekt aufgewendet wurde, x Tagessatz].
Selbstverständlich berücksichtigt der Nenner die unterschiedlichen Tagessätze der einzelnen am Projekt beteiligten Mitglieder.
Wenn Sie also das Projekt zum genauen Wert der geplanten Zeit jedes Teammitglieds multipliziert mit seinen Tagessätzen verkaufen, erwarten Sie eine Produktionsrate von 100 %.
Welche anderen Elemente sehen Sie sich an?
Nehmen wir ein Beispiel:
- Sie haben ein Projekt im Wert von 100.000 € verkauft und planen, dass ein Junior 60 Tage für 1000 €/Tag arbeitet
- ein Senior 20 Tage zu 1500 €/Tag
- und ein Direktor 5 Tage zu 2000 €/Tag
- = (60 x 1000 + 20 x 1500 + 5 x 2000 = 100.000)
- In Ihrem Plan liegt die Produktionsrate also bei 100 %.
Nehmen wir jedoch an, Sie sind einen Monat von dem Projekt entfernt und erwarten nun, dass:
- Der Junior wird 70 Tage verbringen
- Senioren 25 Tage
- und der Regisseur 6 Tage
- Nun beträgt der Wert Ihrer Produktion (70 x 1000 + 25 x 1500 + 6 x 2000 = 119.500)
- Die Produktionsrate liegt somit bei 83,7 %.
Dies bedeutet nicht, dass Ihre Marge negativ ist, da Ihre Tagessätze im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten Ihres Mitarbeiters eine erhebliche Marge enthalten können. Das bedeutet jedoch, dass Sie im Vergleich zu Ihrem ursprünglichen Plan um 16,3 % unterdurchschnittlich abschneiden.
Sie müssen Wege finden, um das Projekt zu beschleunigen oder eine Preiserhöhung gegenüber Ihrem Kunden zu rechtfertigen.
Es kommt auch vor, dass Ihr Kunde während eines Projekts zusätzliche Dienstleistungen anfordert. In diesem Fall sollten Sie den ursprünglichen Plan überprüfen, das verkaufte Paket anpassen und dies in Ihre Leistungsanalyse einbeziehen.
In Stafiz können Sie dies tun, indem Sie so viele neue "Produktionspläne" hinzufügen, wie Sie benötigen.
Analysieren Sie Ihre Projekte, um die Rentabilität zu steigern
Es gibt viele Gründe, warum ein Projekt unrentabel wird:
- Die Kosten der Geschäftstätigkeit wurden unterschätzt
- Aufwendungen wurden nicht in die Margin-Berechnung einbezogen
- Oder Sie stecken einfach am Projekt fest und verbringen mehr Zeit damit
In einigen Fällen ist das Gegenteil der Fall, und Sie werden am Ende viel profitabler sein als erwartet. Der wichtigste Aspekt bei all dem ist die ANTIZIPATION.
Analysieren Sie die Leistung Ihrer Projekte
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Projekte effektiv planen, verfolgen und bewerten können, mit unserem umfassenden Leitfaden zur Projektverfolgung.
Sie benötigen Reporting-Tools , um in Echtzeit Einblick in die Finanzen Ihres Projekts zu erhalten. Dies wird Ihnen helfen, den angemessenen Zuschlagspreis festzulegen und Ihnen genügend Zeit zu geben, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen. Dies geschieht, um das Projekt zu beschleunigen oder Kosten zu senken, wo es noch möglich ist.
Welche anderen Elemente sehen Sie sich an?
Eine Personallösung hilft Ihnen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu optimieren und Ihre Rentabilität zu verbessern. Um mehr über das Personalmanagement in Stafiz zu erfahren und wie Sie die Mitarbeiterbindung verbessern können, lesen Sie unser Whitepaper.
