Le guide de la gestion des ressources efficace en 5 étapes

La gestion des ressources d’un projet peut sembler, a priori, une tâche complexe. Surtout dans les grandes entreprises ou les sociétés qui travaillent sur différents projets en même temps. Cependant, en suivant une série d’étapes et avec le soutien de certaines solutions technologiques, il est possible d’effectuer une gestion des ressources réellement efficace, de manière agile et organisée.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources est un processus qui comprend l’inventaire, l’analyse, la planification, la coordination, l’utilisation et le suivi de tous les outils et éléments disponibles pour mener à bien un projet.

Quelle est l’importance de la gestion des ressources ?

Une bonne gestion des ressources est essentielle car elle est à la base de la viabilité d’un projet. Elle comprend la définition des objectifs, la planification sur la base du budget, la vérification de la disponibilité des ressources et leur suivi.

Elle doit s’appuyer sur trois valeurs clés : l’efficacité, la durabilité et la réduction des coûts.

• Efficacité. Utiliser le moins de ressources possible pour obtenir des performances maximales avec une gestion du temps impeccable. 
• Durabilité. Une gestion durable qui évite de limiter les ressources et leur permet de donner le meilleur d’elles-mêmes sans surcharge ni surmenage susceptibles de compromettre le projet. 
• Réduction des coûts. Maximiser le retour sur investissement, en réduisant les coûts au maximum sans mettre le projet en péril, dans le respect des délais et des objectifs fixés.

Les trois principaux types de ressources à allouer dans les entreprises

De nombreuses ressources peuvent faire partie d’un projet. La plupart d’entre elles entrent dans l’une des catégories suivantes. Les trois principaux types de ressources sont les suivants :

• Ressources matérielles et techniques. Il s’agit des outils, éléments, licences, équipements, machines, locaux, etc. qui devront être utilisés pour atteindre les objectifs du projet.
• Ressources humaines. Le personnel dont nous aurons besoin. Il s’agit de la formation, de la disponibilité, des aptitudes, des compétences, des performances, etc.
• Ressources financières. Ressources financières nécessaires à la réalisation du projet. Elles comprennent les prêts bancaires, les liquidités, les sources de financement alternatives, les investissements et les rendements escomptés, etc.

Les 5 étapes pour gérer une gestion des ressources efficace

La gestion et l’utilisation correctes des ressources passent par cinq étapes clés :

1. 1. Définir les objectifs du projet
   2. Planifier et budgéter la réalisation des objectifs
   3. Identifier les ressources nécessaires (aussi connu sous l’appellation capacity planning)
   4. Identifier la main-d’œuvre disponible et l’allouer. C’est l’étape de planification et d’allocation des ressources.
   5. Assurer le suivi de projet

1. Définir les objectifs du projet

La première étape de la gestion des ressources consiste à définir clairement les objectifs temporels, financiers et autres.

Si nous ne savons pas de combien de temps nous disposons pour réaliser un certain projet, il sera difficile de déterminer la quantité de ressources dont nous aurons besoin pour le mener à bien, par exemple.

Imaginons qu’un cabinet de conseil doive réaliser une étude de marché sur la motivation des travailleurs en Espagne. La première étape consiste à définir :

• Quand dois-je présenter le rapport ?
• Dans quel format, uniquement en ligne ou également en format physique ?
• L’objectif est-il de présenter les résultats au public ou de les vendre à titre privé à des entreprises susceptibles d’être intéressées par une telle analyse ?

La réponse à ces questions déterminera les objectifs auxquels, comme nous le verrons, les ressources devront être affectées.

2. Planifier et budgéter le projet

Après avoir établi les objectifs, il faut définir les détails du projet et une feuille de route pour son exécution. C’est le moment de la planification stratégique, de l’établissement des tâches à réaliser et d’un calendrier pour chacune d’entre elles. Sur la base de ces informations, nous établirons un budget prévisionnel qui tiendra compte des éléments suivants 

• Coût des ressources techniques (matériaux, services, logiciels) qui seront nécessaires.
• Coût des ressources humaines, en fonction de leur profil professionnel et des compétences clés pour mener à bien le projet.
• Coûts financiers (provisions, crédits, etc.).

Reprenons l’exemple de l’étude de marché. Considérons que la société de conseil a l’intention de rendre les données publiques lors d’une conférence de presse le 25 mai. Il a décidé de fournir les résultats de l’enquête à la fois sous forme physique et en ligne. 

Il s’agit là de la définition du projet. La planification associée à ce projet serait la suivante :

• Réalisation d’une enquête auprès des salariés entre le 1er et le 15 avril. 
• Préparation d’un rapport basé sur les résultats obtenus du 15 au 30 avril.
• Conception du rapport en ligne et sur papier du 1er au 15 mai.
• Organisation de l’événement – conférence de presse – présentation, entre le 1er et le 20 mai.

Sans oublier que chacune de ces questions doit être associée à un coût qui doit être pris en compte lors de la planification et du contrôle du budget. Non seulement le coût des matériaux, des fournisseurs, etc. mais aussi le coût en heures des employés impliqués dans le processus. 

Il faudra estimer, par exemple, combien d’heures il faudra pour réserver un espace pour la conférence de presse (appels, visites, etc.), et quel est le coût horaire de la personne qui s’acquittera de cette tâche.

3. Identifier les ressources nécessaires (capacity planning)

Tous les besoins et tâches associées au projet nécessitent des ressources adaptées. Ce processus d’identification des besoins du projet (la demande) et d’alignement avec des ressources adéquates (l’offre) est le capacity planning ou gestion de la capacité.

Du côté de l’offre de ressources, l’adéquation se joue sur les critères de compétences, disponibilités et motivation des personnes. Une complexité supplémentaire apparaît lorsqu’une organisation donnée gèrent de multiples projets en parallèle. Il s’agira alors de planifier cette démarche en répartissant intelligemment les ressources humaines. 

Du côté de la demande de ressources, c’est-à-dire côté besoins, on note plusieurs niveaux de critères à prendre en compte. Sur le court terme, au plus près du terrain, le pipe commercial, autrement dit les projets ou missions ayant le plus de chances d’être gagnés détermineront les besoins en termes de profils. Côté moyen et long terme, c’est le marché et la stratégie de l’entreprise qui déterminera les besoins de profils. Quels seront les besoins des clients dans le futur ? Quelles compétences seront recherchées ? Quel positionnement et besoins l’entreprise cherchera-t-elle à satisfaire ?

4. Identifier les effectifs disponibles et les organiser (allocation des ressources)

Il s’agit de connaître exactement le personnel dont on dispose et de coordonner les actions à mener par chacun d’entre eux. Cette gestion du personnel implique une évaluation détaillée des ressources humaines, qui s’articule autour de trois points clés :

1. Vérifier qu’elles sont bien disponibles. Ce point est particulièrement important dans les entreprises qui ont plusieurs projets en cours. Nous avons une équipe de conception qui sera responsable de la mise en page du rapport. Mais ont-ils vraiment le temps de s’occuper d’un nouveau projet ou faudra-t-il externaliser cette fonction pour être dans les temps ?
2. Planification des capacités. Il s’agit de vérifier qu’ils disposent des compétences nécessaires. Dans l’exemple du projet, il a été décidé que la conception se ferait à la fois sur support physique et sur support papier. Les concepteurs ont-ils les compétences requises pour la production dans les deux formats ?
3. Évaluer la motivation : Comment les employés qui seront impliqués dans le projet se sentent-ils par rapport au projet ? Il est intéressant de procéder à une précédente évaluation des performances, qui peut servir à poser de nouveaux jalons dans le plan professionnel de l’employé. Il est également important de savoir si l’employé est effectivement prêt et motivé pour relever ce nouveau défi.

Avec toutes ces informations, et une fois les étapes précédentes franchies, nous pouvons commencer à élaborer le plan de charge et à le calculer répartir les tâches à l’aide de diagrammes de GANTT, de tableaux de personnel et d’un équilibre adéquat des charges de travail.

5. Assurer le suivi de projet

Il nous reste à assurer le suivi des ressources afin de corroborer que tout se déroule comme prévu. Tant d’un point de vue économique qu’en termes de gestion du personnel. Ces deux facteurs sont essentiels pour que, dans la pratique, le projet aboutisse à la réalisation des objectifs fixés.

Suivi financier

La première chose à faire pour le suivi comptable du projet est d’établir la méthode de facturation du projet. Les principales méthodologies sont les suivantes

1. Facturation à la livraison complète du projet.
2. Établir des jalons temporels ou d’autres types de jalons pour facturer le projet pourcentage par pourcentage, et en fonction de l’accomplissement de ces jalons.
3. Facturation à l’heure. De temps en temps, on compte le nombre d’heures investies, qui ont été préalablement associées à un coût que le client devra payer.

En fonction de la méthodologie choisie, nous effectuerons l’un ou l’autre suivi financier. Dans le premier cas, de manière proactive, nous devons surveiller les coûts par rapport au travail effectué, afin de déterminer si nous sommes sur la ligne prévue. Si nous détectons des incohérences, nous devrons adopter des mesures, telles que l’optimisation des ressources, la réduction des coûts ou d’autres mesures qui nous aideront à respecter la rentabilité prévue. 

Dans le cas d’une facturation par étapes ou à l’heure, la méthodologie est la même. La seule différence est qu’il sera obligatoire d’effectuer ce suivi pour recevoir des paiements. Si l’on retarde ce suivi, on retarde l’obtention de liquidités. Dans tous les cas, un logiciel de contrôle de projet facilite grandement cette tâche de suivi financier et de prise de décision, avec des fonctionnalités très utiles telles que :

• Réajustements financiers et réorganisation des tâches de manière rapide et agile.
• Accès à l’information sur les coûts, les sources de coûts, la rentabilité du projet, etc. en temps réel.

La dernière étape d’un suivi correct des ressources financières consiste à calculer correctement la rentabilité ou la marge que le projet nous laisse. (Re)découvrez 12 indicateurs financiers de projets à suivre.

Là encore, les logiciels de gestion de projet fournissent des données en temps réel sur les coûts et la facturation. Cela nous permet de détecter rapidement si, en fait, les marges sont conformes aux attentes. Et, si ce n’est pas le cas, de mettre en évidence les éléments qui l’entravent.

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Suivi et administration du personnel

En particulier dans les projets facturés à l’heure, il est essentiel de connaître la performance réelle des professionnels. En d’autres termes, quelle est la part du travail qu’ils effectuent au jour le jour et qui est réellement facturable au client. Pour le savoir, il existe le taux de charge.

Il s’agit du pourcentage de temps qu’un employé consacre aux projets facturables par rapport aux projets non facturables. 

Imaginons maintenant que le rapport de l’exemple ne soit pas public. Il s’agit d’un travail que nous effectuons pour une autre société de conseil qui nous paiera pour avoir un accès exclusif aux informations que nous fournirons. Dans ce cas, il s’agit d’un projet facturable. 

Si un concepteur du département marketing consacre 5 heures par jour cette semaine à la mise en page et à la conception de ce rapport, son taux de charge est de 71,42 %. Cinq heures facturables, contre deux heures non facturables, dans le cadre de sa journée de travail, soit sept heures par jour au total.

Ces données sont très importantes pour le suivi d’un projet, car elles permettent de réorganiser les équipes et les charges de travail en temps réel, sans perdre de vue la rentabilité par travailleur, leurs coûts et la valeur du temps qu’ils investissent dans leur travail quotidien.

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Questions fréquemment posées

Quel est l’objectif de la gestion des ressources ?

L’objectif principal de la gestion des ressources est d’obtenir une vue d’ensemble de tous les outils, équipements et personnels, afin de planifier l’exécution d’un projet de la manière la plus rentable et dans les meilleurs délais.

Qui est responsable de la gestion des ressources ?

Différents profils professionnels peuvent être chargés de la gestion des ressources. En règle générale, le chef de projet est le principal responsable. Mais au même niveau, ou à un niveau supérieur selon la hiérarchie de l’entreprise, nous avons également le directeur financier ou le directeur des ressources humaines. 

En fonction de la taille du projet, le gestionnaire des ressources peut également être le chef de service, un manager ou un cadre supérieur.