Le guide de la gestion des ressources efficaces en 5 étapes
La gestion des ressources d’un projet peut sembler être une tâche complexe, notamment dans les grandes entreprises ou les sociétés qui travaillent sur différents projets en même temps.
Cependant, en suivant une série d’étapes et avec le soutien de certaines solutions technologiques, il est possible d’effectuer une gestion des ressources réellement efficace, de manière agile et organisée.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est un processus qui comprend l’inventaire, l’analyse, la planification, la coordination, l’utilisation et le suivi de tous les outils et éléments disponibles pour mener à bien un projet.
L’objectif principal de la gestion des ressources est d’obtenir une vue d’ensemble de tous les outils, équipements et personnels, afin de planifier l’exécution d’un projet de la manière la plus rentable et dans les meilleurs délais.
Quelle est l’importance de la gestion des ressources ?
Une bonne gestion des ressources est essentielle car elle assure la viabilité d’un projet.
Elle comprend la définition des objectifs, la planification sur la base du budget, la vérification de la disponibilité des ressources et leur suivi.
Elle doit s’appuyer sur trois valeurs clés : l’efficacité, la durabilité et la réduction des coûts.
- Efficacité : utiliser le moins de ressources possible pour obtenir des performances maximales avec une gestion du temps impeccable.
- Durabilité : une gestion durable qui évite de limiter les ressources et leur permet de donner le meilleur d’elles-mêmes sans surcharge ni surmenage susceptibles de compromettre le projet.
- Réduction des coûts : maximiser le retour sur investissement en réduisant les coûts au maximum sans mettre le projet en péril, dans le respect des délais et des objectifs fixés.
Quels sont les différents types de ressources à allouer sur des projets ?
De nombreuses ressources peuvent être requises pour la réalisation d’un projet. Parmi les principaux types de ressources, on retrouve :
- la gestion des ressources matérielles et techniques : il s’agit des outils, éléments, licences, équipements, machines et locaux qui devront être physiquement utilisés pour atteindre les objectifs du projet.
- les ressources humaines (ou RH) : cela concerne les employés dont vous aurez besoin. Elles comprennent également la gestion du personnel au sens large, comme les formations, la disponibilité, les aptitudes et compétences, ainsi que les performances.
- les ressources financières : les budgets nécessaires à la réalisation du projet. Elles comprennent les prêts bancaires, les liquidités, les sources de financement alternatives, les investissements et les rendements escomptés, etc.
Qui est responsable de la gestion des ressources ?
Différents profils professionnels peuvent être chargés de la gestion des ressources.
En règle générale, le chef de projet est le principal responsable. Mais au même niveau, ou à un niveau supérieur – selon la hiérarchie de l’entreprise, le directeur financier ou le directeur des ressources humaines peuvent en avoir la charge.
En fonction de la taille du projet, le gestionnaire des ressources peut également être le chef de service, un manager ou un cadre supérieur.
La gestion et l’optimisation des ressources passent par cinq étapes clés :
-
- La définition des objectifs
- La planification budgétaire
- Le capacity planning
- L’allocation de la main d’œuvre disponible
- Le suivi du projet
Étape 1 : définir les objectifs du projet
La première étape de la gestion des ressources consiste à définir clairement les objectifs, qu’ils soient temporels, financiers ou autre.
Sans savoir combien de temps vous disposez pour réaliser un projet, il vous sera difficile de déterminer la quantité de ressources dont vous aurez besoin pour le mener à bien.
Prenons l’exemple d’un cabinet de conseil devant réaliser une étude de marché sur la motivation des travailleurs en Espagne. La première étape vous permet de répondre aux questions suivantes :
- Quand dois-je présenter le rapport ?
- Sous quel format ? Uniquement en ligne ou également en format physique ?
- L’objectif est-il de présenter les résultats au public ou de les vendre à titre privé à des entreprises susceptibles d’être intéressées par une telle analyse ?
Ces réponses détermineront les objectifs auxquels les ressources devront être affectés.
Sautez le pas, lancez-vous vers une gestion efficace des ressources !
Étape 2 : planifier et budgéter le projet en fonction des objectifs
Après avoir établi les objectifs, déclinez les détails du projet en une feuille de route pour préparer son exécution.
L’heure est à la planification stratégique, à l’établissement des tâches projet à réaliser et à leur organisation sur le planning de projet.
Sur la base de ces informations, vous créez un budget prévisionnel qui tiendra compte :
- des coût des ressources techniques (matériaux, services, logiciels) qui seront nécessaires ;
- des coût des ressources humaines, comme les salaires ou les frais par exemple, en fonction de leur profil professionnel et des compétences clés requises pour mener à bien le projet ;
- des coûts financiers (provisions, crédits, etc.).
Reprenons l’exemple de l’étude de marché.
Considérons que la société de conseil a l’intention de dévoiler son étude publiquement lors d’une conférence de presse le 25 mai. Elle décide de fournir les résultats de l’enquête à la fois sous forme physique et numérique.
Il s’agit là de la définition du projet. La planification associée à ce projet pourrait être la suivante.
- Du 1er au 15 avril : réalisation d’une enquête auprès des salariés.
- Du 15 au 30 avril : préparation d’un rapport basé sur les résultats obtenus.
- Du 1er au 15 mai : conception du rapport en ligne et sur papier.
- Du 1er au 20 mai : organisation de la conférence de presse et de sa présentation.
Chacune de ces tâches peut inclure d’autres sous-tâches, par exemple :
- Organisation de l’événement
- Recherche d’un lieu pour l’événement
- Formation de porte-parole pour présenter l’étude
- Appel aux médias et aux clients (conception visuelle de l’invitation, envoi d’e-mail aux invités potentiels, promotion de l’événement sur les réseaux sociaux)
- Organisation et conclusion d’un contrat de restauration
- Organisation de l’éclairage et de la sonorisation
Chaque étape de la planification doit être associée des coûts qui doivent être pris en compte lors de la planification et du contrôle du budget.
Il faudra estimer, par exemple, combien d’heures il faudra pour réserver un espace pour la conférence de presse (appels, visites…), mais aussi quel est le coût horaire de la personne qui s’acquittera de cette tâche.
Étape 3 : identifier les ressources nécessaires
Tous les besoins et les tâches associées au projet nécessitent des ressources adaptées.
Ce processus d’identification des besoins pour la réalisation (la demande) et d’alignement avec des ressources adéquates aux objectifs du projet (l’offre) est le capacity planning ou gestion de la capacité.
L’offre en ressources
L’adéquation se joue sur les critères de compétences, de disponibilités et de motivation des personnes.
Une complexité supplémentaire apparaît lorsqu’une organisation gère de multiples projets en parallèle. Il s’agira alors de planifier cette démarche en répartissant intelligemment les ressources humaines.
La demande de ressources
Du côté de la demande de ressources, c’est-à-dire côté besoins, on note plusieurs niveaux de critères à prendre en compte.
Sur le court terme, au plus près du terrain, le pipe commercial – autrement dit les projets ou missions ayant le plus de chances d’être gagnés – détermineront les besoins en termes de profils.
Côté moyen et long terme, c’est le marché et la stratégie de l’entreprise qui déterminera les besoins de profils. Quels seront les besoins des clients dans le futur ? Quelles compétences seront recherchées ? Quel positionnement et besoins l’entreprise cherchera-t-elle à satisfaire ?
La plateforme Stafiz intègre les fonctions de capacity planning clé pour les sociétés de services : recherche multi-critères de profils interne ou externe, gestion des besoins et des degrés d’adéquation.
Étape 4 : allouer les ressources sur les projets
L’allocation des ressources humaines en gestion de projet correspond au fait de connaître exactement le personnel dont on dispose et de coordonner les actions à mener par chacun d’entre eux.
Cette gestion implique une évaluation détaillée des ressources disponibles, qui s’articule autour de trois points clés.
La disponibilité des ressources
Assurez-vous de la disponibilité des ressources à staffer pour éviter les frictions sur les plannings. Ce point est particulièrement important dans les entreprises qui ont plusieurs projets en cours.
En savoir plus sur la disponibilité des ressources
Vous avez peut-être une équipe de conception qui pourra être responsable de la mise en page du rapport. Mais ont-ils vraiment le temps de s’occuper d’un nouveau projet ou faudra-t-il externaliser cette fonction pour être dans les temps ?
La planification des capacités
Avant d’affecter une ressource à une tâche, vérifiez qu’il ou elle dispose des compétences nécessaires à sa réalisation.
En gardant l’exemple du cabinet de conseil, il a été décidé que la conception se ferait à la fois sur support physique et sur support papier. Les concepteurs ont-ils les compétences requises pour la production dans les deux formats ?
L’attrait des missions pour les collaborateurs
Il est important d’évaluer la motivation de vos équipes quant aux missions sur lesquelles elles travaillent.
Comment les employés qui seront impliqués dans le projet vont-ils se sentir ? Il est intéressant de procéder à une précédente évaluation des performances, qui peut servir à poser de nouveaux jalons dans le plan professionnel de l’employé.
Il est également important de savoir si l’employé est effectivement prêt et motivé pour relever ce nouveau défi.
Avec toutes ces informations, et une fois les étapes précédentes franchies, vous pouvez commencer à élaborer le plan de charge et à le calculer. Pour répartir les tâches, utilisez un outil de gestion des ressources, un diagramme de GANTT.
Pour maintenir une charge de travail équilibrée, faites un suivi des ressources à l’aide de tableaux de bords.
Étape 5 : assurer le suivi du projet
Il vous reste à suivre les ressources et l’avancement du projet afin de corroborer le bon déroulement de ce dernier, tant d’un point de vue économique que RH.
Ces deux facteurs sont essentiels pour que, dans la pratique, le projet aboutisse à la réalisation des objectifs fixés.
Le suivi financier
La première chose à faire pour le suivi comptable du projet est d’établir la méthode de facturation du projet. Les principales méthodologies sont les suivantes :
- Facturer le client à la livraison complète du projet.
- Établir des jalons temporels ou d’autres types d’échéanciers pour facturer le projet en fonction des accomplissements prévus.
- Facturer au temps passé.
Pour en savoir plus sur la facturation, consultez notre dossier complet sur la facturation pour les sociétés de services.
La méthodologie choisie aiguillera votre approche du suivi financier.
Dans le premier cas, surveillez de manière pro-active les dépenses par rapport au travail effectué afin de déterminer si le projet suit la bonne trajectoire.
Si vous détectez des incohérences, adoptez des mesures correctives telles que l’optimisation des ressources, la réduction des coûts ou d’autres mesures qui permettent de respecter la rentabilité prévue.
Dans le cas d’une facturation par étapes ou à l’heure, la méthodologie est la même. La seule différence est qu’il sera obligatoire d’effectuer ce suivi pour recevoir des paiements.
Si l’on retarde ce suivi, on retarde l’obtention de liquidités. Dans tous les cas, un logiciel de contrôle de projet facilite grandement cette tâche de suivi financier et de prise de décision, avec des fonctionnalités très utiles telles que :
- réajustements financiers et réorganisation des tâches de manière rapide et agile ;
- saisie et gestion du temps ;
- accès à l’information sur les coûts, les sources de coûts et la rentabilité du projet en temps réel.
La dernière étape d’un suivi correct des ressources financières consiste à calculer correctement la rentabilité ou la marge que le projet nous laisse.
Là encore, les logiciels de gestion de projet fournissent des données en temps réel sur les coûts et la facturation. Cela nous permet de détecter rapidement si, en fait, les marges sont conformes aux attentes. Et, si ce n’est pas le cas, de mettre en évidence les éléments qui l’entravent.
Le suivi et la gestion du personnel
En particulier dans les projets facturés à l’heure, il est essentiel de connaître la performance réelle des professionnels.
En d’autres termes, quelle est la part du travail qu’ils effectuent au jour le jour et qui est réellement facturable au client.
Pour le savoir, il est nécessaire de calculer les taux de charge. Il s’agit du pourcentage de temps qu’un employé consacre aux projets facturables par rapport aux projets non facturables.
Imaginons maintenant que le rapport de l’exemple précédent ne soit pas public. Il s’agit d’un travail missionné pour une autre société de conseil qui nous paiera pour avoir un accès exclusif aux informations que nous fournirons. Dans ce cas, il s’agit d’un projet facturable.
Si un concepteur du département marketing consacre 5 heures par jour cette semaine à la mise en page et à la conception de ce rapport, son taux de charge est de 71,42 %. Cinq heures facturables, contre deux heures non facturables, dans le cadre de sa journée de travail, soit sept heures par jour au total.
Ces données sont très importantes pour le suivi d’un projet, car elles permettent de réorganiser les équipes et les charges de travail en temps réel, sans perdre de vue la rentabilité par travailleur, leurs coûts et la valeur du temps qu’ils investissent dans leur travail quotidien.
