Der Leitfaden für effektives Ressourcenmanagement in 5 Schritten

Die Verwaltung der Ressourcen eines Projekts kann wie eine komplexe Aufgabe erscheinen, insbesondere in großen Unternehmen oder Firmen, die an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten.

Wenn man jedoch eine Reihe von Schritten befolgt und von bestimmten technologischen Lösungen unterstützt wird, ist es möglich, ein wirklich effektives Ressourcenmanagement auf agile und organisierte Weise durchzuführen .

Was ist Ressourcenmanagement?

Die Ressourcenmanagement ist ein Prozess, der die Bestandsaufnahme, Analyse, Planung, Koordination, Nutzung und Überwachung aller verfügbaren Werkzeuge und Elemente zur Durchführung eines Projekts umfasst.

Das Hauptziel des Ressourcenmanagements ist es, Folgendes zu erreichen einen Überblick aller Werkzeuge, Ausrüstungsgegenstände und Mitarbeiter, um die Durchführung eines Projekts so zu planen, dass es möglichst kosteneffizientesten und schnellstmöglichen Weise zu planen.

Wie wichtig ist die Verwaltung von Ressourcen?

Ein gutes Ressourcenmanagement ist von entscheidender Bedeutung, da es die Nachhaltigkeit eines Projekts.

Sie umfasst die Festlegung von Zielen, die Planung auf der Grundlage des Budgets, die Überprüfung der Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Überwachung.

Sie muss sich auf Folgendes stützen drei Werte Schlüsselfaktoren beruhen: Effizienz, Nachhaltigkeit und Kostensenkung.

• Effizienz : möglichst wenig Ressourcen verbrauchen, um maximale Leistung bei tadellosem Zeitmanagement zu erzielen.

• Nachhaltigkeit : Nachhaltiges Management, das eine Einschränkung der Ressourcen vermeidet und es ihnen ermöglicht, ihr Bestes zu geben, ohne dass es zu einer Überlastung oder Überforderung kommt, die das Projekt gefährden könnte.

• Reduzierung der Kosten : Maximierung der Investitionsrendite durch maximale Kostensenkung, ohne das Projekt zu gefährden, unter Einhaltung des Zeitrahmens und der Zielvorgaben.

Welche verschiedenen Arten von Ressourcen können Projekten zugewiesen werden?

Für die Durchführung eines Projekts können viele verschiedene Ressourcen erforderlich sein. Zu den wichtigsten Arten von Ressourcen gehören :

• Verwaltung der materiellen und technischen Ressourcen : Hierbei handelt es sich um Werkzeuge, Elemente, Lizenzen, Ausrüstung, Maschinen und Räumlichkeiten, die physisch genutzt werden müssen, um die Ziele des Projekts zu erreichen.

• Humanressourcen (oder HR): Dies bezieht sich auf die Mitarbeiter, die Sie benötigen. Sie umfassen auch das Personalmanagement im weiteren Sinne, z. B. Schulungen, Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Kompetenzen sowie Leistung.

• die finanziellen Ressourcen : Budgets, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Sie umfassen Bankkredite, Bargeld, alternative Finanzierungsquellen, Investitionen und erwartete Renditen etc.

Wer ist für die Verwaltung der Ressourcen verantwortlich?

Verschiedene Berufsprofile können mit der Verwaltung von Ressourcen betraut werden.

In der Regel ist der Projektleiter der Hauptverantwortliche. Auf derselben oder einer höheren Ebene - je nach Unternehmenshierarchie- kann aber auch der Finanzvorstand oder der Personalvorstand dafür zuständig sein. 

Je nach Größe des Projekts kann der Ressourcenmanager auch der Abteilungsleiter, ein Manager oder ein leitender Angestellter sein.

Die Verwaltung und Optimierung von Ressourcen erfolgt über fünf Schlüsselschritte:

1. 1. Die Definition von Zielen
   2. Die Haushaltsplanung 
   3. Die Kapazitätsplanung
   4. Die Zuteilung der verfügbaren Arbeitskräfte
   5. Die Überwachung des Projekts

Schritt 1: Definieren Sie die Ziele des Projekts

Der erste Schritt des Ressourcenmanagements besteht darin, die Ziele klar zu definieren, seien es zeitliche, finanzielle oder andere.

Ohne zu wissen, wie viel Zeit Ihnen für ein Projekt zur Verfügung steht, können Sie nur schwer einschätzen, wie viele Ressourcen Sie für die Durchführung des Projekts benötigen.

Nehmen wir als Beispiel eine Beratungsfirma, die eine Marktstudie über die Motivation von Arbeitnehmern in Spanien durchführen soll. Im ersten Schritt können Sie folgende Fragen beantworten:

• Wann muss ich den Bericht vorlegen?
• In welchem Format? Nur online oder auch in physischem Format?
• Ist das Ziel, die Ergebnisse der Öffentlichkeit zu präsentieren oder sie privat an Unternehmen zu verkaufen, die an einer solchen Analyse interessiert sein könnten?

Diese Antworten bestimmen die Ziele, denen die Ressourcen zugewiesen werden sollen.

Schritt 2: Das Projekt anhand der Ziele planen und budgetieren

Nachdem Sie die Ziele festgelegt haben, deklinieren Sie die Einzelheiten des Projekts in einem Fahrplan um seine Durchführung vorzubereiten.

Jetzt ist es an der Zeit, strategischzu planen, die zu erledigenden Projektaufgaben festzulegen und sie auf dem Projektplanzu organisieren.

Auf der Grundlage dieser Informationen erstellen Sie einen Haushaltsvoranschlag, der Folgendes berücksichtigt:

• der Kosten für technische Ressourcen (Materialien, Dienstleistungen, Software) die benötigt werden ;
• der Kosten für Humanressourcen(z. B. Gehälter oder Spesen) auf der Grundlage ihres beruflichen Profils und der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Schlüsselkompetenzen;
• finanzielle Kosten (Rückstellungen, Kredite usw.).

Nehmen wir noch einmal das Beispiel der Marktforschung.

Nehmen wir an, die Beratungsfirma beabsichtigt, ihre Studie am 25. Mai auf einer Pressekonferenz öffentlich bekannt zu geben. Sie beschließt, die Ergebnisse der Umfrage sowohl in physischer als auch in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. 

Hierbei handelt es sich um die Definition des Projekts. Die mit diesem Projekt verbundene Planung könnte folgendermaßen aussehen.

• 1. bis 15. April: Durchführung einer Mitarbeiterbefragung.
• 15. bis 30. April: Vorbereitung eines Berichts auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse.
• 1. bis 15. Mai: Gestaltung des Berichts online und in Papierform.
• 1. bis 20. Mai: Organisation der Pressekonferenz und ihrer Präsentation.

Jeder Planungsschritt muss mit Kosten verbunden sein , die bei der Planung und Kontrolle des Budgets berücksichtigt werden müssen .

Sie müssen z. B. abschätzen, wie viele Stunden es dauert, einen Raum für die Pressekonferenz zu reservieren (Anrufe, Besuche ...), aber auch, wie hoch die Stundenkosten der Person sind, die diese Aufgabe übernimmt.

Schritt 3: Identifizieren Sie die benötigten Ressourcen

Alle mit dem Projekt verbundenen Bedürfnisse und Aufgaben erfordern geeignete Ressourcen.

Dieser Prozess der Ermittlung des Bedarfs für die Durchführung (die Nachfrage) und der Ausrichtung mit geeigneten Ressourcen auf die Ziele des Projekts (das Angebot) ist die Kapazitätsplanung oder das Kapazitätsmanagement.

Das Angebot an Ressourcen

Die Passung spielt sich auf der Grundlage der Kriterien Kompetenzen, Verfügbarkeit und Motivation der Personen ab.

Eine zusätzliche Komplexität entsteht, wenn eine Organisation mehrere Projekte parallel betreibt. Dann gilt es, diesen Prozess durch eine intelligente Verteilung der Personalressourcen zu planen. 

Der Antrag auf Ressourcen

Auf der Seite der Ressourcennachfrage, d. h. auf der Bedarfsseite, gibt es mehrere Ebenen von Kriterien, die berücksichtigt werden müssen.

Kurzfristig, so nah wie möglich an der Basis, wird die kommerzielle Pipe - also die Projekte oder Aufträge mit den größten Gewinnchancen - den Bedarf an Profilen bestimmen.

Auf der mittel- und langfristigen Seite sind es der Markt und die Unternehmensstrategie, die den Bedarf an Profilen bestimmen. Welche Bedürfnisse werden die Kunden in der Zukunft haben? Welche Fähigkeiten werden gefragt sein? Welche Positionierung und Bedürfnisse wird das Unternehmen zu befriedigen versuchen?

Schritt 4: Ressourcen auf Projekte verteilen

Personalzuweisung im Projektmanagement bedeutet, dass man genau weiß, welche Mitarbeiter einem zur Verfügung stehen, und dass man koordiniert, was jeder einzelne von ihnen tun soll.

Diese Verwaltung beinhaltet eine detaillierte Bewertung der verfügbaren Ressourcen, die sich an drei Schlüsselpunkten orientiert.

Die Verfügbarkeit von Ressourcen

Vergewissern Sie sich, dass die zu staffierenden Ressourcen verfügbar sind, um Reibungsverluste bei der Planung zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, die mehrere Projekte am Laufen haben .

Mehr über die Verfügbarkeit von Ressourcen

Vielleicht haben Sie ein Designteam, das für das Layout des Berichts verantwortlich sein könnte. Aber haben sie wirklich die Zeit, sich um ein neues Projekt zu kümmern, oder müssen Sie diese Funktion auslagern, um im Zeitplan zu bleiben?

Die Kapazitätsplanung

Bevor Sie eine Ressource einer Aufgabe zuweisen, vergewissern Sie sich, dass er oder sie über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die Aufgabe zu erledigen.

Wenn man das Beispiel der Beratungsfirma beibehält, wurde beschlossen, dass die Gestaltung sowohl in physischen als auch in Papierform erfolgen sollte. Verfügen die Designer über die erforderlichen Fähigkeiten für die Produktion in beiden Formaten?

Die Attraktivität der Aufgaben für die Mitarbeiter

Es ist wichtig,die Motivation Ihrer Teams hinsichtlich der Aufgaben, an denen sie arbeiten, zubeurteilen.

Wie werden sich die Mitarbeiter fühlen, die in das Projekt einbezogen werden sollen? Es lohnt sich, eine frühere Leistungsbewertung durchzuführen, die dazu dienen kann, neue Meilensteine in der beruflichen Planung des Mitarbeiters zu setzen.

Es ist auch wichtig zu wissen, ob der Arbeitnehmer tatsächlich bereit und motiviert ist, die neue Herausforderung anzunehmen.

Mit all diesen Informationen und nachdem Sie die vorherigen Schritte durchgeführt haben, können Sie damit beginnen, den Arbeitsplan zu erstellen und zu berechnen. Um die Aufgaben zu verteilen, verwenden Sie ein Ressourcenmanagement-Tool, ein GANTT-Diagramm.

Um eine ausgeglichene Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten, verfolgen Sie Ihre Ressourcen mithilfe von Dashboards. 

Schritt 5: Das Projekt nachverfolgen

Sie müssen die Ressourcen und den Fortschritt des Projekts überwachen, um zu bestätigen, dass das Projekt sowohl in wirtschaftlicher als auch in finanzieller Hinsicht gut läuft.Sie sollten das Projekt sowohl aus wirtschaftlicher als auch aus personeller Sicht überwachen.

Diese beiden Faktoren sind entscheidend dafür, dass das Projekt in der Praxis zur Erreichung der gesetzten Ziele führt.

Die finanzielle Überwachung

Das erste, was Sie für die buchhalterische Nachverfolgung des Projekts tun müssen, ist, die Rechnungsmethode für das Projekt festzulegen. Die wichtigsten Methoden sind folgende:

1. Stellen Sie dem Kunden bei vollständiger Lieferung des Projekts eine Rechnung aus.
   
2. Festlegung von zeitlichen Meilensteinen oder anderen Arten von Zeitplänen, um das Projekt entsprechend den geplanten Erledigungen in Rechnung zu stellen.
3. Nach Zeitaufwand abrechnen.

Die gewählte Methode wird Ihre Herangehensweise an die Finanzielle Überwachung.

Im ersten Fall sollten Sie proaktiv die Ausgaben im Vergleich zur geleisteten Arbeit überwachen, um festzustellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen wie die Optimierung von Ressourcen, die Senkung von Kosten oder andere Maßnahmen, mit denen die geplante Rentabilität eingehalten werden kann. 

Im Falle einer schrittweisen oder stundenweisen Abrechnung ist die Methodik die gleiche. Der einzige Unterschied besteht darin, dass es obligatorisch sein wird , diese Nachverfolgung durchzuführen, um Zahlungen zu erhalten.

Verzögert man diese Überwachung, verzögert sich auch die Beschaffung von Liquidität. In jedem Fall erleichtert eine Projektsteuerungssoftware diese Aufgabe der finanziellen Überwachung und Entscheidungsfindung erheblich, mit sehr nützlichen Funktionen wie :

• Finanzielle Neujustierungen und Neuorganisation von Aufgaben auf schnelle und agile Weise ;
• Zeiterfassung und -management;
• Zugang zu Informationen über Kosten, Kostenquellen und Rentabilität des Projekts in Echtzeit.

Der letzte Schritt bei der korrekten Überwachung der finanziellen Ressourcen besteht darin, die Rentabilität oder den Spielraum, den das Projekt uns lässt, korrekt zu berechnen.

Die Überwachung und Verwaltung des Personals

Insbesondere bei Projekten, die nach Stunden abgerechnet werden, ist es von entscheidender Bedeutung, die tatsächliche Leistung der Fachkräfte.

Anders ausgedrückt: Wie viel von der Arbeit, die sie tagtäglich leisten, ist dem Kunden tatsächlich in Rechnung zu stellen.

Um dies herauszufinden, ist es notwendig, die Auslastungsquoten zu berechnen. Dasist der prozentuale Anteil der Zeit, die ein Mitarbeiter für abrechenbare Projekte aufwendet , im Vergleich zu nicht abrechenbaren Projekten.

Stellen wir uns nun vor, dass der Bericht aus dem vorherigen Beispiel nicht öffentlich zugänglich ist. Es handelt sich um Auftragsarbeit für eine andere Beratungsfirma, die uns dafür bezahlen wird, dass sie exklusiven Zugang zu den von uns gelieferten Informationen hat. In diesem Fall handelt es sich um ein in Rechnung zu stellendes Projekt. 

Wenn ein Designer in der Marketingabteilung in dieser Woche täglich fünf Stunden mit dem Layout und der Gestaltung dieses Berichts verbringt, ist seine Auslastungsrate Auslastung beträgt 71,42 %. Fünf abrechenbare Stunden gegenüber zwei nicht abrechenbaren Stunden im Rahmen seines Arbeitstages, also insgesamt sieben Stunden pro Tag.