Der 5-Schritte-Leitfaden für ein effektives Ressourcenmanagement

Die Verwaltung von Projektressourcen kann wie eine komplexe Aufgabe erscheinen, insbesondere in großen Unternehmen oder Unternehmen, die gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten.

Durch das Befolgen einer Reihe von Schritten und mit Unterstützung bestimmter technologischer Lösungen ist es jedoch möglich, ein wirklich effektives Ressourcenmanagement auf agile und organisierte Weise durchzuführen.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist ein Prozess, der die Inventarisierung, Analyse, Planung, Koordination, Verwendung und Verfolgung aller Tools und Elemente umfasst, die zur Durchführung eines Projekts verfügbar sind.

Das Hauptziel des Ressourcenmanagements ist es, einen Überblick über alle Werkzeuge, Geräte und Mitarbeiter zu erhalten, um die Durchführung eines Projekts so kostengünstig wie möglich und in kürzester Zeit zu planen.

Welche Bedeutung hat das Ressourcenmanagement?

Ein gutes Ressourcenmanagement ist unerlässlich, weil es die Rentabilität eines Projekts sicherstellt.

Dazu gehören die Festlegung von Zielen, die Planung auf Basis des Budgets, die Prüfung der Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Überwachung.

Sie muss auf drei zentralen Werten basieren: Effizienz, Nachhaltigkeit und Kostensenkung.

• Effizienz: Möglichst wenig Ressourcen einsetzen, um maximale Leistung bei tadellosem Zeitmanagement zu erzielen.

• Nachhaltigkeit: Nachhaltiges Management, das die Begrenzung der Ressourcen vermeidet und es ihnen ermöglicht, ihre beste Leistung zu erbringen, ohne Überlastung oder Überlastung, die das Projekt gefährden können.

• Kostensenkung: Maximieren Sie die Kapitalrendite, indem Sie die Kosten so weit wie möglich senken, ohne das Projekt zu gefährden, und halten Sie gleichzeitig Fristen und Ziele ein.

Welche verschiedenen Arten von Ressourcen können Projekten zugewiesen werden?

Zum Abschließen eines Projekts können viele Ressourcen erforderlich sein. Zu den wichtigsten Arten von Ressourcen gehören:

• Verwaltung von materiellen und technischen Ressourcen: Dies sind die Werkzeuge, Elemente, Lizenzen, Geräte, Maschinen und Räumlichkeiten, die physisch verwendet werden müssen, um die Ziele des Projekts zu erreichen.

• Human Resources (oder HR): Hier geht es um die Mitarbeiter, die Sie benötigen. Sie umfassen auch das Management von Menschen im weiteren Sinne, wie z. B. Ausbildung, Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Kompetenzen sowie Leistung.

• Finanzielle Mittel: die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Budgets. Dazu gehören Bankkredite, Liquidität, alternative Finanzierungsquellen, Investitionen und erwartete Renditen usw.

Wer ist für das Ressourcenmanagement zuständig?

Für das Ressourcenmanagement können unterschiedliche Jobprofile zuständig sein.

In der Regel ist der Projektmanager der Hauptschuldige. Aber auf der gleichen Ebene oder auf einer höheren Ebene – je nach Hierarchie des Unternehmens kann der CFO oder der HR-Direktor das Sagen haben. 

Je nach Größe des Projekts kann der Ressourcenmanager auch der Abteilungsleiter, ein Manager oder eine Führungskraft sein.

Ressourcenmanagement und -optimierung durchlaufen fünf wichtige Schritte:

1. 1. Ziele setzen
   2. Budgetplanung 
   3. Kapazitätsplanung
   4. Allokation der verfügbaren Arbeitskräfte
   5. Projektbegleitung

Schritt 1: Definieren Sie die Projektziele

Der erste Schritt beim Ressourcenmanagement besteht darin, die Ziele klar zu definieren, sei es zeitlicher, finanzieller oder sonstiger Natur.

Ohne zu wissen, wie viel Zeit Sie für die Fertigstellung eines Projekts haben, wird es schwierig sein, zu bestimmen, wie viele Ressourcen Sie für die Fertigstellung benötigen.

Nehmen wir das Beispiel eines Beratungsunternehmens, das eine Marktstudie über die Motivation von Arbeitnehmern in Spanien durchführen muss. Im ersten Schritt können Sie die folgenden Fragen beantworten:

• Wann muss ich die Meldung einreichen?
• In welchem Format? Nur online oder auch in physischer Form?
• Ist das Ziel, die Ergebnisse der Öffentlichkeit vorzustellen oder sie privat an Unternehmen zu verkaufen, die an einer solchen Analyse interessiert sind?

Anhand dieser Antworten werden die Ziele bestimmt, für die die Mittel bereitgestellt werden sollen.

Schritt 2: Planen und budgetieren Sie das Projekt entsprechend der Ziele

Sobald Sie die Ziele festgelegt haben, zerlegen Sie die Details des Projekts in eine Roadmap, um sich auf die Ausführung vorzubereiten.

Es ist Zeit für die strategische Planung, die Festlegung der durchzuführenden Projektaufgaben und deren Organisation im Projektplan.

Basierend auf diesen Informationen erstellen Sie ein vorläufiges Budget, das Folgendes berücksichtigt:

• die Kosten für die erforderlichen technischen Ressourcen (Materialien, Dienstleistungen, Software);
• Personalkosten wie Gehälter oder Honorare, abhängig von ihrem beruflichen Profil und den Schlüsselqualifikationen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind;
• Finanzierungskosten (Rückstellungen, Kredite usw.).

Nehmen wir das Beispiel der Marktforschung.

Man bedenke, dass das Beratungsunternehmen beabsichtigt, seine Studie auf einer Pressekonferenz am 25. Mai öffentlich vorzustellen. Er beschließt, die Ergebnisse der Befragung sowohl in physischer als auch in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. 

Dies ist die Definition des Projekts. Die Planung, die mit diesem Projekt verbunden ist, könnte wie folgt aussehen.

• Vom 1. bis 15. April: Es wird eine Befragung der Mitarbeiter durchgeführt.
• 15. bis 30. April: Erstellung eines Berichts auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse.
• 1. bis 15. Mai: Gestaltung des Berichts online und auf Papier.
• Vom 1. bis 20. Mai: Organisation der Pressekonferenz und ihrer Präsentation.

Jeder Planungsschritt muss mit Kosten verbunden sein , die bei der Planung und Steuerung des Budgets berücksichtigt werden müssen.

Es wird notwendig sein, z. B. abzuschätzen, wie viele Stunden es dauern wird, einen Raum für die Pressekonferenz zu reservieren (Anrufe, Besuche usw.), aber auch wie hoch die Stundenkosten der Person sind, die diese Aufgabe ausführen wird.

Schritt 3: Identifizieren Sie die benötigten Ressourcen

Alle Bedürfnisse und Aufgaben, die mit dem Projekt verbunden sind, erfordern angepasste Ressourcen.

Dieser Prozess der Identifizierung des Bedarfs an der Lieferung (Nachfrage) und der Ausrichtung mit angemessenen Ressourcen an den Projektzielen (Angebot) ist die Kapazitätsplanung.

Die Versorgung mit Ressourcen

Die Angemessenheit basiert auf den Kriterien der Fähigkeiten, der Verfügbarkeit und der Motivation der Menschen.

Zusätzliche Komplexität entsteht, wenn eine Organisation mehrere Projekte parallel verwaltet. Dann geht es darum, dieses Vorgehen durch eine intelligente Verteilung der personellen Ressourcen zu planen. 

Der Bedarf an Ressourcen

Auf der Nachfrageseite der Ressourcen, d.h. auf der Bedarfsseite, gibt es mehrere Ebenen von Kriterien, die zu berücksichtigen sind.

Kurzfristig, so nah wie möglich am Feld, wird die Vertriebspipeline , d. h. die Projekte oder Missionen mit den besten Chancen, gewonnen zu werden, den Bedarf an Profilen bestimmen.

Mittel- und langfristig werden der Markt und die Unternehmensstrategie die Bedürfnisse von Profilen bestimmen. Was sind die Bedürfnisse der Kunden in der Zukunft? Welche Fähigkeiten werden gesucht? Welche Positionierung und welche Bedürfnisse wird das Unternehmen zu befriedigen versuchen?

Schritt 4: Zuweisen von Ressourcen zu Projekten

Die Zuweisung von Humanressourcen im Projektmanagement entspricht der genauen Kenntnis des verfügbaren Personals und der Koordination der von jedem von ihnen durchzuführenden Maßnahmen.

Dieses Management beinhaltet eine detaillierte Bewertung der verfügbaren Ressourcen, die sich auf drei Kernpunkte stützt.

Verfügbarkeit von Ressourcen

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Ressourcen zur Verfügung haben, um Reibungsverluste bei den Zeitplänen zu vermeiden. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, die mehrere Projekte in Arbeit haben.

Erfahren Sie mehr über die Ressourcenverfügbarkeit

Möglicherweise verfügen Sie über ein Entwurfsteam, das für das Layout des Berichts verantwortlich sein kann. Aber haben sie wirklich die Zeit, sich um ein neues Projekt zu kümmern, oder müssen sie diese Funktion auslagern, um pünktlich zu sein?

Kapazitätsplanung

Bevor Sie einer Aufgabe eine Ressource zuweisen, stellen Sie sicher, dass sie über die Fähigkeiten verfügt, um sie zu erledigen.

In Anlehnung an das Beispiel des Beratungsunternehmens wurde beschlossen, dass das Design sowohl physisch als auch auf Papier erfolgen sollte. Verfügen die Designer über die erforderlichen Fähigkeiten, um in beiden Formaten zu produzieren?

Die Attraktivität von Einsätzen für Mitarbeiter

Es ist wichtig, die Motivation Ihrer Teams für die Missionen, an denen sie arbeiten, zu bewerten.

Wie werden sich die Mitarbeiter fühlen, die in das Projekt eingebunden werden? Es lohnt sich, eine vorherige Leistungsbeurteilung durchzuführen, mit der neue Meilensteine im beruflichen Plan des Mitarbeiters gesetzt werden können.

Wichtig ist auch zu wissen, ob der Mitarbeiter tatsächlich bereit und motiviert ist, sich dieser neuen Herausforderung zu stellen.

Mit all diesen Informationen und sobald die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, können Sie mit der Erstellung des Ladeplans und dessen Berechnung beginnen. Um Aufgaben aufzuteilen, verwenden Sie ein Ressourcenmanagement-Tool, ein GANTT-Diagramm.

Um eine ausgewogene Arbeitsauslastung zu gewährleisten, verfolgen Sie Ressourcen mithilfe von Dashboards. 

Schritt 5: Verfolgen Sie das Projekt weiter

Sie müssen immer noch die Ressourcen und den Fortschritt des Projekts verfolgen, um den reibungslosen Ablauf des Projekts sowohlaus wirtschaftlicher Sicht als auch aus HR-Sicht zu bestätigen.

Diese beiden Faktoren sind für das Projekt unerlässlich, um seine Ziele in der Praxis zu erreichen.

Finanzielle Überwachung

Das erste, was für die buchhalterische Überwachung des Projekts zu tun ist, ist die Festlegung der Abrechnungsmethode des Projekts. Die wichtigsten Methoden sind wie folgt:

1. Rechnung an den Kunden bei Lieferung stellen Projektprojekt abschließen.
   
2. Legen Sie Zeitmeilensteine oder andere Arten von Zeitplänen fest, um das Projekt auf der Grundlage der geplanten Leistungen abzurechnen.
3. Rechnung nach aufgewendeter Zeit.

Die gewählte Methodik wird Ihren Ansatz für die Finanzüberwachung leiten.

Überwachen Sie im ersten Fall proaktiv die Ausgaben im Vergleich zu der geleisteten Arbeit, um festzustellen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Wenn Sie Inkonsistenzen feststellen, ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, wie z. B. ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, Kostensenkung oder andere Maßnahmen, die der erwarteten Rentabilität entsprechen. 

Bei der schrittweisen oder stündlichen Abrechnung ist die Methodik die gleiche. Der einzige Unterschied besteht darin, dass diese Sendungsverfolgung obligatorisch ist, um Zahlungen zu erhalten.

Wenn wir diese Nachverfolgung verzögern, verzögern wir die Beschaffung von Liquidität. In jedem Fall erleichtert die Projektsteuerungssoftware diese Aufgabe der Finanzüberwachung und Entscheidungsfindung erheblich, mit sehr nützlichen Funktionen wie:

• schnelle und agile finanzielle Anpassungen und Reorganisation von Aufgaben;
• Zeiterfassung und -management ;
• Zugriff auf Informationen zu Projektkosten, Kostenquellen und Rentabilität in Echtzeit.

Der letzte Schritt bei der ordnungsgemäßen Verfolgung der finanziellen Ressourcen besteht darin, die Rentabilität oder Marge, die uns das Projekt hinterlässt, korrekt zu berechnen.

Überwachung und Führung des Personals

Gerade bei Projekten, die nach Stunden abgerechnet werden, ist es essenziell, die tatsächliche Leistung der Profis zu kennen.

Mit anderen Worten, wie viel von der Arbeit, die sie täglich leisten, tatsächlich dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.

Um dies herauszufinden, ist es notwendig, die Belastungsraten zu berechnen. Dies ist der Prozentsatz der Zeit , die ein Mitarbeiter für abrechenbare Projekte im Vergleich zu nicht abrechenbaren Projekten aufwendet.

Stellen wir uns nun vor, dass der Bericht im vorherigen Beispiel nicht öffentlich ist. Dies ist ein Auftrag, der für ein anderes Beratungsunternehmen vergeben wurde, das uns dafür bezahlt, exklusiven Zugang zu den von uns bereitgestellten Informationen zu erhalten. In diesem Fall handelt es sich um ein abrechenbares Projekt. 

Wenn ein Designer in der Marketingabteilung diese Woche 5 Stunden pro Tag mit dem Layout und der Gestaltung dieses Berichts verbringt, beträgt seine Auslastungsrate 71,42 %. Fünf abrechenbare Stunden im Vergleich zu zwei nicht abrechenbaren Stunden als Teil seines Arbeitstages, d. h. insgesamt sieben Stunden pro Tag.