Guía en 5 pasos para una gestión eficaz de los recursos

Gestionar los recursos de un proyecto puede parecer una tarea compleja, sobre todo en empresas grandes o que trabajan en varios proyectos al mismo tiempo.

Sin embargo, siguiendo una serie de pasos y con el apoyo de determinadas soluciones tecnológicas, es posible llevar a cabo una gestión de los recursos realmente eficaz, de forma ágil y organizada.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es un proceso que incluye el inventario, análisis, planificación, coordinación, uso y seguimiento de todas las herramientas y elementos de los que se dispone para realizar un proyecto.

El principal objetivo de la gestión de recursos es obtener una visión de conjunto de todas las herramientas, equipos y personal, con el fin de planificar la ejecución de un proyecto en el mayor y en el menor tiempo posible.

¿Cuál es la importancia de la gestión de recursos?

Una buena gestión de los recursos es esencial para garantizar la viabilidad de un viabilidad de un proyecto.

Incluye la definición de objetivos, la planificación en función del presupuesto, la comprobación de la disponibilidad de recursos y su seguimiento.

Dicha gestión debe basarse en tres valores clave:  eficiencia, sostenibilidad y ahorro de costes.

• Eficacia : Utilice el menor número posible de recursos para lograr el máximo rendimiento con una gestión impecable del tiempo.

• Sostenibilidad: Gestión sostenible que evita limitar los recursos y les permite rendir al máximo sin sobrecargas ni exceso de trabajo que puedan comprometer el proyecto.

• Reducción de costes : Maximizar el rendimiento de la inversión reduciendo los costes en la medida de lo posible sin poner en peligro el proyecto, respetando los plazos y objetivos.

¿Cuáles son los distintos tipos de recursos que deben asignarse a los proyectos?

Para llevar a cabo un proyecto puede ser necesaria una amplia gama de recursos. Los principales tipos de recursos son :

• gestión de los recursos materiales y técnicos: Son las herramientas, componentes, licencias, equipos, máquinas y locales que habrá que utilizar físicamente para alcanzar los objetivos del proyecto.

• Recursos humanos (o RH): se refiere a los empleados que necesitará. También incluye la gestión del personal en el sentido más amplio, como la formación, la disponibilidad, las habilidades y competencias, así como el rendimiento.

• recursos financieros : Los presupuestos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Incluyen préstamos bancarios, efectivo, fuentes alternativas de financiación, inversiones y rendimientos previstos, etc.

¿Quién es responsable de la gestión de los recursos?

La gestión de los recursos puede encomendarse a distintos perfiles profesionales.

Por regla general, el director del proyecto es el principal responsable. Pero al mismo nivel, o a un nivel superior -dependiendo de la jerarquía de la empresa-, el director financiero o el director de recursos humanos pueden ser los responsables. 

Dependiendo del tamaño del proyecto, el gestor de recursos también puede ser el jefe de departamento, un directivo o un alto ejecutivo.

Gestionar y optimizar los recursos implica cinco etapas clave:

1. 1. Definición de objetivos
   2. Planificación presupuestaria 
   3. Planificación de la capacidad
   4. Asignación de la mano de obra disponible
   5. Seguimiento del proyecto

Fase 1: definición de los objetivos del proyecto

El primer paso en la gestión de recursos es definir claramente los objetivos, ya sean temporales, financieros o de otro tipo.

Sin saber de cuánto tiempo dispone para completar un proyecto, será difícil determinar cuántos recursos necesitará para llevarlo a buen puerto.

Tomemos el ejemplo de una consultoría que necesita realizar un estudio de mercado sobre la motivación de los empleados en España. En el primer paso, puede responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo ¿debo presentar el informe?
• ¿En qué formato? ¿Sólo en línea o también en formato físico?
• ¿El objetivo es presentar los resultados al público o venderlos en privado a empresas que puedan estar interesadas en un análisis de este tipo?

Estas respuestas determinarán los objetivos a los que deben asignarse los recursos.

Paso 2: Planificar y presupuestar el proyecto en función de los objetivos

Una vez establecidos los objetivos, establezca los detalles del proyecto en una hoja de ruta para preparar la ejecución.

Ahora es el momento de la planificación estratégica, de establecer las tareas del proyecto que deben llevarse a cabo y de organizarlas en el calendario del proyecto.

A partir de esta información, se elabora un presupuesto provisional que tiene en cuenta :

• el coste de los recursos técnicos (materiales, servicios, software) que serán necesarios;
• costes de recursos humanosEl coste de los recursos humanos, como salarios y gastos, depende de su perfil profesional y de las competencias clave necesarias para llevar a buen término el proyecto;
• costes financieros (provisiones, préstamos, etc.).

Volvamos al ejemplo de los estudios de mercado.

Considera que la consultora tiene intención de dar a conocer públicamente su estudio en una rueda de prensa el 25 de mayo. Decide ofrecer los resultados de la encuesta tanto en formato físico como digital. 

Esta es la definición del proyecto. La planificación asociada a este proyecto podría ser la siguiente.

• Del 1 al 15 de abril: encuesta a los empleados.
• Del 15 al 30 de abril: elaboración de un informe basado en los resultados obtenidos.
• Del 1 al 15 de mayo: diseño del informe en línea y en papel.
• Del 1 al 20 de mayo: organización de la rueda de prensa y presentación.

Cada etapa de la planificación debe llevar asociados unos costes que hay que tener en cuenta a la hora de planificar y controlar el presupuesto.

Tendrá que calcular, por ejemplo, cuántas horas tardará en reservar un espacio para la rueda de prensa (llamadas, visitas, etc.), así como el coste por hora de la persona que llevará a cabo esta tarea.

Paso 3: Identificar los recursos necesarios

Todas las necesidades y tareas asociadas al proyecto requieren recursos adecuados.

Este proceso de identificar las necesidades del proyecto (la demanda) y alinearlas con los recursos necesarios para cumplir los objetivos del proyecto (la oferta) se conoce como planificación o gestión de la capacidad.

Oferta de recursos

El emparejamiento se realiza en función de las competencias, la disponibilidad y la motivación.

Una complejidad adicional surge cuando una organización gestiona varios proyectos en paralelo. En este caso, se tratará de planificar el proceso y asignar los recursos humanos de forma inteligente. 

Solicitud de recursos

En cuanto a la demanda de recursos, es decir, las necesidades, hay que tener en cuenta varios niveles de criterios.

A corto plazo, lo más cerca posible del terreno, la pipe comercial -es decir, los proyectos o misiones con más posibilidades de ganar- determinará las necesidades en términos de perfiles.

A medio y largo plazo, son el mercado y la estrategia de la empresa los que determinarán las necesidades de perfil. ¿Qué necesitarán los clientes en el futuro? ¿Qué competencias se demandarán? ¿Qué posicionamiento y necesidades intentará satisfacer la empresa?

Paso 4: asignar recursos a los proyectos

Asignar recursos humanos en la gestión de proyectos significa saber exactamente con qué personal se cuenta y coordinar las acciones que debe llevar a cabo cada uno de ellos.

Esto implica una evaluación detallada de los recursos disponibles, basada en tres puntos clave.

Disponibilidad de recursos

Asegúrese de que los recursos que se van a dotar de personal están disponibles para evitar roces en la programación. Esto es especialmente importante para las empresas con varios proyectos en marcha.

Más información sobre la disponibilidad de recursos

Es posible que disponga de un equipo de diseño que pueda encargarse de la maquetación del informe. Pero, ¿disponen realmente de tiempo para asumir un nuevo proyecto, o tendrá que externalizar esta función para poder cumplir sus plazos?

Planificación de la capacidad

Antes de asignar un recurso a una tarea, comprueba que tiene las competencias necesarias para llevarla a cabo.

Utilizando el ejemplo de la consultora, se decidió que el diseño se produciría tanto en formato físico como en papel. Tienen los diseñadores las competencias necesarias para producir en ambos formatos?

Atractivo de las misiones para los empleados

Es importante evaluar la motivación de sus equipos con respecto a las tareas en las que están trabajando.

¿Cómo se sentirán los empleados que participarán en el proyecto? Merece la pena realizar una revisión previa del rendimiento, que puede servir para fijar nuevos hitos en el plan de carrera del empleado.

También es importante saber si el empleado está realmente preparado y motivado para asumir este nuevo reto.

Con toda esta información, y una vez superados los pasos anteriores, puedes empezar a elaborar el plan de carga de trabajo y calcularlo. Para asignar las tareas, utiliza una herramienta de gestión de recursos llamada diagrama de GANTT.

Para mantener una carga de trabajo equilibrada, supervise los recursos mediante cuadros de mando. 

Etapa 5: Seguimiento del proyecto

Sigue siendo necesario supervisar los recursos y el progreso del proyecto para garantizar que se desarrolla sin problemas, tanto desde el punto de vista económico como desde el punto de vista de los RRHH.tanto desde el punto de vista económico como de RRHH.

Estos dos factores son esenciales para que, en la práctica, el proyecto alcance sus objetivos.

Control financiero

Lo primero que hay que hacer al supervisar las cuentas del proyecto es establecer el método de facturación del mismo. Los principales métodos son los siguientes:

1. Facturar al cliente una vez finalizado el proyecto.
   
2. Establezca hitos temporales u otro tipo de calendario para facturar el proyecto en función de los logros previstos.
3. Facture por tiempo empleado.

La metodología que elija guiará su enfoque del seguimiento financiero.

En el primer caso, controlar proactivamente los gastos en relación con el trabajo realizado para determinar si el proyecto va por buen camino.

Si detecta alguna incoherencia, adopte medidas correctoras como la optimización de recursos, la reducción de costes u otras medidas que le permitan cumplir sus objetivos de rentabilidad. 

En el caso de la facturación por etapas o por horas, la metodología es la misma. La única diferencia es que será obligatorio realizar este seguimiento para recibir los pagos.

Retrasar este seguimiento significa retrasar la tesorería. En cualquier caso, el software de control de proyectos facilita enormemente esta tarea de seguimiento financiero y toma de decisiones, con funciones muy útiles como..:

• reajustes financieros y reorganización de tareas rápidos y ágiles;
• registro y gestión del tiempo;
• acceso a información sobre costes, fuentes de costes y rentabilidad de los proyectos en tiempo real.

La última etapa del seguimiento correcto de los recursos financieros consiste en calcular correctamente la rentabilidad o el margen que deja el proyecto.

Control y gestión del personal

Especialmente en proyectos facturados por horas, es esencial conocer el rendimiento de los profesionales.

En otras palabras, qué parte del trabajo que realizan día a día es realmente facturable al cliente.

Para averiguarlo, tiene que calcular su carga de trabajo. Es el porcentaje de tiempo que un empleado dedica a proyectos facturables en comparación con proyectos no facturables.

Ahora imaginemos que el informe del ejemplo anterior no es público. Es un trabajo encargado para otra consultora que nos pagará por el acceso exclusivo a la información que le proporcionemos. En este caso, se trata de un proyecto facturable. 

Si un diseñador del departamento de marketing está dedicando 5 horas diarias esta semana a la maquetación y diseño de este informe, tasa de utilización es 71,42 %. Cinco horas facturables, frente a 2 horas que no lo son, dentro de su jornada laboral que es de siete horas diarias en total.