La guía de 5 pasos para una gestión de recursos eficaz

La gestión de recursos de un proyecto puede parecer una tarea compleja, especialmente en grandes empresas o empresas que están trabajando en diferentes proyectos al mismo tiempo.

Sin embargo, siguiendo una serie de pasos y con el apoyo de ciertas soluciones tecnológicas, es posible llevar a cabo una gestión de recursos realmente efectiva, de forma ágil y organizada.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos es un proceso que incluye el inventario, análisis, planificación, coordinación, uso y seguimiento de todas las herramientas y elementos de los que se dispone para realizar un proyecto.

El objetivo principal de la gestión de recursos es obtener una visión general de todas las herramientas, equipos y personal, con el fin de planificar la ejecución de un proyecto de la manera más rentable y en el menor tiempo posible.

¿Cuál es la importancia de la gestión de recursos?

Una buena gestión de recursos es fundamental porque garantiza la viabilidad de un proyecto.

Incluye el establecimiento de objetivos, la planificación sobre la base del presupuesto, la comprobación de la disponibilidad de recursos y el seguimiento de los mismos.

Dicha gestión debe basarse en tres valores clave:  eficiencia, sostenibilidad y ahorro de costes.

• Eficiencia: Utilizar el menor número de recursos posible para lograr el máximo rendimiento con una gestión impecable del tiempo.

• Sostenibilidad: gestión sostenible que evite limitar los recursos y les permita rendir al máximo sin sobrecargas o sobretrabajos que puedan comprometer el proyecto.

• Reducción de costes: Maximizar el retorno de la inversión reduciendo los costes al máximo sin poner en peligro el proyecto, respetando los plazos y objetivos.

¿Cuáles son los diferentes tipos de recursos que se asignarán a los proyectos?

Es posible que se requieran muchos recursos para completar un proyecto. Algunos de los principales tipos de recursos incluyen:

• Gestión de recursos materiales y técnicos: son las herramientas, elementos, licencias, equipos, máquinas y locales que se tendrán que utilizar físicamente para conseguir los objetivos del proyecto.

• Recursos humanos (o RRHH): Se trata de los empleados que necesitarás. También incluyen la gestión de las personas en sentido amplio, como la formación, la disponibilidad, las habilidades y competencias, y el rendimiento.

• Recursos financieros: los presupuestos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Incluyen préstamos bancarios, liquidez, fuentes alternativas de financiación, inversiones y rendimientos esperados, etc.

¿Quién es el responsable de la gestión de recursos?

Diferentes perfiles de trabajo pueden ser responsables de la gestión de recursos.

Por lo general, el gerente de proyecto es el principal culpable. Pero al mismo nivel, o a un nivel superior, dependiendo de la jerarquía de la empresa, el director financiero o el director de recursos humanos pueden estar a cargo. 

Dependiendo del tamaño del proyecto, el administrador de recursos también puede ser el jefe de departamento, un gerente o un ejecutivo sénior.

La gestión y optimización de recursos pasa por cinco pasos clave:

1. 1. Establecimiento de metas
   2. Planificación presupuestaria 
   3. Planificación de la capacidad
   4. Asignación de la mano de obra disponible
   5. Seguimiento de proyectos

Paso 1: Definir los objetivos del proyecto

El primer paso en la gestión de recursos es definir claramente los objetivos, ya sean de tiempo, financieros o de otro tipo.

Sin saber cuánto tiempo tienes para completar un proyecto, será difícil determinar cuántos recursos necesitarás para completarlo.

Pongamos el ejemplo de una consultora que necesita realizar un estudio de mercado sobre la motivación de los trabajadores en España. El primer paso le permite responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo tengo que presentar el informe?
• ¿En qué formato? ¿Solo en línea o también en formato físico?
• ¿El objetivo es presentar los resultados al público o venderlos de forma privada a empresas que puedan estar interesadas en dicho análisis?

Estas respuestas determinarán los objetivos a los que se deben asignar los recursos.

Paso 2: Planificar y presupuestar el proyecto de acuerdo con los objetivos

Una vez que hayas establecido los objetivos, desglosa los detalles del proyecto en una hoja de ruta para prepararte para la ejecución.

Ahora es el momento de la planificación estratégica, de establecer las tareas del proyecto que deben llevarse a cabo y de organizarlas en el calendario del proyecto.

A partir de esta información, se crea un presupuesto provisional que tendrá en cuenta:

• los costos de los recursos técnicos (materiales, servicios, software) que se requerirán;
• costes de recursos humanos, como salarios u honorarios, en función de su perfil profesional y de las competencias clave necesarias para llevar a cabo el proyecto;
• Costes financieros (provisiones, créditos, etc.).

Tomemos el ejemplo de la investigación de mercado.

Hay que tener en cuenta que la consultora tiene la intención de dar a conocer públicamente su estudio en una conferencia de prensa el 25 de mayo. Decide proporcionar los resultados de la encuesta tanto en formato físico como digital. 

Esta es la definición del proyecto. La planificación asociada a este proyecto podría ser la siguiente.

• Del 1 al 15 de abril: se realiza una encuesta a los empleados.
• Del 15 al 30 de abril: Elaboración de un informe en base a los resultados obtenidos.
• Del 1 al 15 de mayo: Diseño del informe online y en papel.
• Del 1 al 20 de mayo: organización de la rueda de prensa y su presentación.

Cada paso de la planificación debe ir asociado a unos costes que hay que tener en cuenta a la hora de planificar y controlar el presupuesto.

Habrá que estimar, por ejemplo, cuántas horas se tardará en reservar un espacio para la rueda de prensa (llamadas, visitas, etc.), pero también cuál es el coste horario de la persona que realizará esta tarea.

Paso 3: Identificar los recursos necesarios

Todas las necesidades y tareas asociadas al proyecto requieren recursos adaptados.

Este proceso de identificar las necesidades de entrega (demanda) y alinear con los recursos adecuados a los objetivos del proyecto (oferta) es la planificación de la capacidad.

El suministro de recursos

La adecuación se basa en los criterios de competencias, disponibilidad y motivación de las personas.

La complejidad adicional surge cuando una organización gestiona varios proyectos en paralelo. Se tratará entonces de planificar este enfoque mediante la distribución inteligente de los recursos humanos. 

La demanda de recursos

Por el lado de la demanda de recursos, es decir, por el lado de las necesidades, hay varios niveles de criterios a tener en cuenta.

A corto plazo, lo más cerca posible del terreno, la pipe comercial -es decir, los proyectos o misiones con más posibilidades de ganar- determinará las necesidades en términos de perfiles.

A medio y largo plazo, es el mercado y la estrategia de la empresa los que determinarán las necesidades de los perfiles. ¿Cuáles serán las necesidades de los clientes en el futuro? ¿Qué habilidades se buscarán? ¿Qué posicionamiento y necesidades buscará satisfacer la empresa?

Paso 4: Asignar recursos a los proyectos

La asignación de recursos humanos en la gestión de proyectos corresponde a conocer con exactitud el personal disponible y coordinar las acciones a realizar por cada uno de ellos.

Esta gestión implica una evaluación detallada de los recursos disponibles, que se basa en tres puntos clave.

Disponibilidad de recursos

Asegurar la disponibilidad de recursos al personal para evitar fricciones en los horarios. Esto es especialmente importante en empresas que tienen múltiples proyectos en marcha.

Más información sobre la disponibilidad de recursos

Es posible que tenga un equipo de diseño que pueda ser responsable del diseño del informe. Pero, ¿realmente tienen tiempo para ocuparse de un nuevo proyecto o tendrán que externalizar esta función para llegar a tiempo?

Planificación de la capacidad

Antes de asignar un recurso a una tarea, asegúrese de que tenga las habilidades para completarla.

Siguiendo con el ejemplo de la consultora, se decidió que el diseño se realizaría tanto en físico como en papel. ¿Tienen los diseñadores las habilidades necesarias para producir en ambos formatos?

El atractivo de los encargos para los empleados

Es importante evaluar la motivación de sus equipos con respecto a las tareas en las que están trabajando.

¿Cómo se sentirán los empleados que participarán en el proyecto? Merece la pena realizar una evaluación previa del desempeño, que puede servir para marcar nuevos hitos en el plan profesional del empleado.

También es importante saber si el empleado está realmente preparado y motivado para asumir este nuevo reto.

Con toda esta información, y una vez completados los pasos anteriores, se puede empezar a trazar el plan de carga y a calcularlo. Para dividir las tareas, utilice una herramienta de gestión de recursos, un diagrama de GANTT.

Para mantener una carga de trabajo equilibrada, realice un seguimiento de los recursos mediante paneles. 

Paso 5: Seguimiento del proyecto

Todavía hay que seguir los recursos y el avance del proyecto para corroborar el buen funcionamiento del proyecto, tantodesde el punto de vista económico como desde el punto de vista de RRHH.

Estos dos factores son esenciales para que el proyecto logre sus objetivos en la práctica.

Seguimiento financiero

Lo primero que hay que hacer para el seguimiento contable del proyecto es establecer el método de facturación del proyecto. Las principales metodologías son las siguientes:

1. Facturar al cliente en el momento de la entrega Proyecto completo PROYECTO.
   
2. Establezca hitos de tiempo u otros tipos de plazos para facturar el proyecto en función de los logros planificados.
3. Factura por tiempo empleado.

La metodología elegida guiará su enfoque de la supervisión financiera.

En el primer caso, monitoree proactivamente los gastos en comparación con el trabajo realizado para determinar si el proyecto está en la trayectoria correcta.

Si detecta inconsistencias, tome medidas correctivas como la relación calidad-precio, la reducción de costos u otras medidas que cumplan con la rentabilidad esperada. 

En el caso de la facturación por pasos o por horas, la metodología es la misma. La única diferencia es que será obligatorio hacer este seguimiento para recibir los pagos.

Si retrasamos este seguimiento, retrasamos la obtención de liquidez. En cualquier caso, un software de control de proyectos facilita mucho esta tarea de seguimiento financiero y toma de decisiones, con características muy útiles como:

• reajustes financieros y reorganización de tareas de forma rápida y ágil;
• entrada y gestión del tiempo;
• Acceso a información sobre los costos del proyecto, las fuentes de costos y la rentabilidad en tiempo real.

El último paso para hacer un seguimiento adecuado de los recursos financieros es calcular correctamente la rentabilidad o margen que nos deja el proyecto.

Seguimiento y gestión del personal

Especialmente en los proyectos facturados por hora, es fundamental conocer el rendimiento real de los profesionales.

En otras palabras, cuánto del trabajo que realizan en el día a día que realmente es facturable al cliente.

Para averiguarlo, es necesario calcular las tasas de carga. Este es el porcentaje de tiempo que un empleado dedica a proyectos facturables en comparación con proyectos no facturables.

Ahora imaginemos que el informe del ejemplo anterior no es público. Se trata de un trabajo encargado a otra empresa consultora que nos pagará por tener acceso exclusivo a la información que proporcionamos. En este caso, se trata de un proyecto facturable. 

Si un diseñador del departamento de marketing está dedicando 5 horas diarias esta semana a la maquetación y diseño de este informe, tasa de utilización es 71,42 %. Cinco horas facturables, frente a 2 horas que no lo son, dentro de su jornada laboral que es de siete horas diarias en total.