Le suivi de projet est l’action d’analyser régulièrement la progression d’un projet ainsi que sa performance financière, par rapport à un objectif initialement fixé.
Le suivi de projet est une action nécessaire pour garantir la réussite d’un projet. Beaucoup de raisons peuvent entraîner l’échec d’un projet, il est donc impératif d’accéder à l’information qui permet de suivre le projet comme l’avancement des tâches, le respect du budget et des marges, ou encore la mise à jour du reste à faire par exemple.
Idéalement, tous les projets méritent d’être suivis. Même les projets internes qui ne génèrent pas de chiffre d’affaires devraient être suivis pour que la donnée permette de répondre aux questions suivantes :
Quels sont les collaborateurs qui ont travaillé sur ce projet ?
Au global, combien de temps les collaborateurs passent-ils sur les projets internes ?
Quel est le coût des projets internes ?
Pour les projets qui génèrent du chiffre d’affaires, il est encore plus important d’assurer un suivi de projet pour les raisons évoquées précédemment.
Qui doit assurer le suivi d’un projet ?
C’est généralement le responsable de projet qui a la charge de suivre le projet. Cette responsabilité implique de respecter un objectif de temps (durée fixée ou délai fixé pour réaliser le projet), un objectif de quantité des livrables, un objectif de qualité des livrables ainsi qu’un objectif de respect du budget de réalisation du projet.
Il faut responsabiliser les chefs de projet en leur donnant la charge du suivi de projet. Ils doivent être en mesure de suivre un certain nombre d’éléments.
La réalisation des tâches et la qualité de la réalisation.
Le suivi des coûts et le respect du budget.
Le respect des délais globaux du projet.
La facturation du projet le cas échéant.
Comment réussir un projet grâce à un suivi efficace ?
Préparer attentivement le projet
La préparation représente une étape capitale des cinq phases de la gestion de projet. En effet, elle va permettre d’éclaircir certains points tels que :
les livrables attendus,
le budget,
les échéances,
les compétences clés,
les différentes étapes qui composent le projet,
les tâches pour chaque livrable.
Le responsable de projet, aussi appelé chef de projet, doit alors être en mesure de proposer des estimations réalistes. Cela passe alors par :
l’analyse des ressources à disposition (financières, humaines, matérielles),
la prise en compte du contexte dans lequel s’inscrit le projet,
la priorisation des objectifs et des tâches
l’anticipation des risques.
Si la préparation est longue et chronophage, elle permet d’établir des bases solides pour un bon suivi de projet et finalement, la réussite globale du projet.
Choisir stratégiquement les ressources
Identifier les ressources à disposition
Les ressources allouées à un projet conditionnent son succès.
Assurez-vous que votre responsable de projet sache précisément de quelles ressources il dispose, tant humaines, financières que matérielles.
Maximiser le staffing
En ce qui concerne les ressources humaines, la compréhension des enjeux du staffing et sa mise en application stratégique sera un atout précieux.
Simuler et ajuster
Simulez des scénarios grâce aux outils de gestion de projet, et ajustez au besoin.
Pour livrer un projet de qualité dans les temps impartis, vous allez devoir organiser vos ressources minutieusement.
Stafiz intègre les fonctions les plus avancées du marché en terme de staffing incluant le capacity planning — évaluation précises des besoins, anticipation des besoins en profils & sourcing — l’allocation/planification des collaborateurs ainsi que le suivi des suivi des temps de travail.
Étape 1 : le suivi du planning des tâches et du staffing
Sans surprise, le suivi de planning du projet est essentiel pour s’assurer que les délais sont tenus.
Cela implique de planifier les tâches sur chaque responsable des tâches, et de vérifier que le niveau de charge est bien calibré. Les contributeurs ne doivent être ni sous-staffés, ni surchargés pour assurer la bonne exécution du projet.
Les diagrammes de GANTT sont généralement l’approche la plus adéquate pour pouvoir suivre les délais à respecter sur les différentes tâches.
Les délais prévus doivent être régulièrement revus par le responsable de projet. S’il faut planifier une charge plus importante que prévu sur une tâche, il faut mettre à jour le planning immédiatement.
Idéalement, l’outil de suivi de projet vous permet de recalculer les coûts futurs au fur et à mesure des ajustements du planning de projet.
Quelles actions peuvent être menées lorsque le suivi de projet indique une sous-performance ?
Réorganiser le staffing du projet futur avec des collaborateurs peut-être plus juniors donc représentants un coût inférieur mais ayant la capacité de réaliser la tâche avec le même niveau de qualité.
Réorganiser les tâches pour réduire le temps restant à passer sur le projet.
Re-négocier le prix du projet avec le client pour permettre d’avoir une rallonge de budget.
Étape 2 : le suivi de la comptabilité projet comme socle pour le pilotage
En plus de permettre l’anticipation des risques et de mener les actions correctrices, le suivi de projet permet de prendre du recul pour mieux préparer et budgéter les projets futurs.
Lorsqu’une activité requiert de mener de nombreux projets, il faut pouvoir analyser la performance historique pour identifier des corrections à apporter.
Par exemple, si les marges sont constamment inférieures à l’objectif, il faut comprendre la raison.
Les temps passés sur le projet sont-ils fréquemment supérieurs à ceux budgétés ?
La répartition du temps entre les différents rôles est-elle alignée avec les budgets ?
Les frais et les achats de sous-traitance sont-ils correctement budgétés ?
Le pricing des projets est-il trop faible ?
Autant de raisons possibles à confirmer pour pouvoir améliorer la performance future.
Trop régulièrement, les équipes financières ou les contrôleurs de gestion font des analyses de leur côté sans partager l’information en temps réel avec les équipes opérationnelles. Cela entraîne une inertie de le suivi de projet et empêche les sociétés d’améliorer rapidement et efficacement leur rentabilité.
Boostez votre suivi de projet pour plus d’efficacité
Stafiz est l’outil de suivi de projet orienté rentabilité et engagement des collaborateurs. Vous gérez votre staffing et pilotez votre activité.
Grâce à un suivi 360° et intégré de KPIs en prévisionnel — incluant le staffing, la performance financière (marge etc.), l’avancemenent des projets (délais) ou encore la facturation — vous bénéficiez d’une grande visibilité pour planifier et ajuster vos projets.
Chacun est responsabilisé et outillé pour agir au niveau des projets ou jusqu’à la vision de portefeuille de projets pour le top management.
Les indicateurs à mettre en place pour assurer un pilotage de projet efficace sont :
le pourcentage d’avancement du projet,
le chiffre d’affaires reconnus à date,
la marge du projet à date et marge à terminaison (en prenant en compte ce qui reste à faire),
le taux d’avancement des tâches,
la facturation à date comparé au chiffre d’affaires reconnus à date.
La comptabilité de projet reste le cœur du réacteur du suivi de projet. Elle permet de suivre plus efficacement la partie financière du projet et donc la performance globale du projet.
Pourquoi investir sur la mise en place d’un suivi de projet ?
Le suivi de projet mérite un investissement dans la mesure où ses enjeux sont capitaux : l’amélioration de la productivité et de la rentabilité.
De plus, il concerne la globalité des projets de l’entreprise, aussi bien externes impliquant des clients, qu’internes, permettant l’amélioration des process.
Disposer d’une donnée fiable
La donnée accompagne la prise de décisions, elle doit donc être accessible et à jour. Cela passe entre autres par la structuration de processus et l’organisation de l’information.
Sans stratégie définie, vous encourez le risque que les informations se dispersent sur différents supports : fichiers Excels, emails, fils de conversations et autres applications.
Or, cette pratique est contre-productive : l’attention est dispersée, du temps est perdu, et il existe un risque de perte d’informations.
Améliorer la visibilité sur les performances
L’objectif du suivi de projet est de déterminer si le projet est sur la bonne voie. La première étape consiste donc à obtenir une vision réaliste de la situation actuelle.
En investissant sur le suivi de projet, vous gagnez en visibilité et disposez de tous les éléments pour prendre des décisions éclairées.
Ajuster les ressources
Cette visibilité va permettre au chef de projet d’ajuster les ressources.
Un suivi financier rigoureux va par exemple contribuer à identifier d’éventuels écarts entre la consommation de budget et le prévisionnel.
À noter que l’ajustement des ressources en cours de projet requiert observation, rigueur, et flexibilité.
Étape 3 : la mise en place d’une communication efficace
Les projets font intervenir plusieurs contributeurs, qui devront disposer de toutes les ressources possibles pour communiquer sur l’avancement et pouvoir se transmettre des informations.
Il est donc nécessaire de mettre en place une communication basée sur l’écoute et des réunions de suivi de projet pour partager la situation et prendre les bonnes décisions d’arbitrage tout au long du projet.
Établir une communication bienveillante
La gestion de projet implique des humains : la communication est donc clé et conditionne la réussite du projet.
Le chef de projet a ainsi pour rôle de s’assurer que tous les intervenants parviennent à échanger de façon constructive et bienveillante, qu’il s’agisse des équipes internes, des prestataires ou du client.
Comment organiser une réunion efficace de suivi de projet ?
Les réunions restent une composante importante du suivi de projet, bien qu’elles soient généralement peu appréciées des équipes.
À organiser de façon régulière et structurée, elles permettent au management d’obtenir des retours sur la réalité du terrain afin d’identifier les réajustements nécessaires concernant les ressources ou même les objectifs. Cette réactivité est une aubaine pour anticiper les risques.
Ces réunions de suivi se préparent en cinq étapes.
Le responsable de projet s’assurer que les données de suivi sont à jour et qu’il peut les partager.
Les tâches réalisées ont déjà été revues par le responsable. La réunion de suivi de projet ne doit pas servir à vérifier la qualité de ces tâches, mais doit permettre de confirmer le statut des tâches (réalisée, en-cours, à revoir, annulée…).
Il faut identifier les bottlenecks du projet et prioriser la revue des tâches en commençant par celles qui représentent un bottleneck.
Revoir systématiquement le planning : anticiper le reste à faire sur chacune des tâches et allouer la charge associée dans le planning des collaborateurs.
Vérifier que la marge à terminaison du projet reste alignée avec celle du budget.
Structurer les réunions de suivi
Vous connaissez le dicton : les blagues les plus courtes sont les meilleures. Cela s’applique également aux réunions, qui ne doivent être ni trop longues, ni trop fréquentes, au risque de créer de la frustration.
Casser les silos en rendant l’information accessible permettra un suivi de projet efficace.
En effet, les équipes doivent disposer du bon niveau d’informations afin de faciliter la collaboration. Chacun peut ainsi remplir son rôle efficacement.
Les différents outils du suivi de projet
Le cahier des charges
Le cahier des charges est un élément essentiel du suivi de projet dans la mesure où il définit les objectifs à atteindre et les livrables attendus.
Il sert de référence et structure les attentes du client en termes d’objectifs, de délais, d’échéances, de coûts et de dépenses ainsi que dans la répartitions des tâches par rôles.
Les plannings
Diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt offre une visualisation graphique du projet sur une période donnée, sous forme de ligne temporelle. Il sert à planifier et suivre l’avancement des tâches.
Gantt dans Stafiz
Le diagramme de Gantt aide à repérer rapidement les dépendances des tâches entre elles et ainsi d’identifier quelles pourraient être les tâches affectées par un retard.
La vue Kanban
Le kanban propose un autre mode de visualisation, cette fois-ci sous forme de colonnes. Il s’organise généralement en 3 colonnes au moins : à faire, en cours, terminé.
Kanban dans Stafiz
Les tableaux de bord
Les tableaux de bord en suivi de projet sont des outils précieux. Il permettent en effet de centraliser et d’agréger l’information afin d’obtenir une vision globale du projet.
Chaque projet devrait avoir à disposition un tableau de bord permettant d’étudier les KPIs définis. Certains indicateurs restent essentiels à observer en suivi de projet :
les objectifs atteints et restants ;
les statuts des différentes tâches ;
les dernières mises à jour.
Un tableau de bord dans Stafiz avec une vision prévisionnelle des KPIs : ici de marge, avancement et le taux de réalisation
Les logiciels de gestion de projet
Vous pouvez faciliter le suivi de projet de manière accessible, en utilisant unoutil dédié au suivi de projet. Ils centralisent la donnée, la rendant fiable, accessible, à jour.
La circulation de l’information s’en verra plus fluide, facilitant au passage la communication entre les intervenants d’un projet.
De plus, certains de ces logiciels proposent des fonctionnalités d’automatisation. Le gain de temps est considérable, et les erreurs liées à la double saisie s’en voit limitées, vous faisant gagner en précision.
Stafiz centralise les données à plusieurs niveaux. Tous les coûts sont pris en compte ainsi que les recettes dans une logique dîtes de coûts complets en comptabilité. La gestion d’activité est intégré de bout en bout : depuis la gestion des opportunités jusqu’à la facturation. Vous convertissez vos opportunités en mission immédiatement avec le plan initial ; les KPIs sont fidèles et automatiquement à jour en prévisionnel.
Voici une liste des fonctionnalités que présentent les logiciels de gestion comme Stafiz.
Communication et fluidité des échanges
Vous avez besoin que votre équipe soit synchronisés et échange régulièrement
Vous avez besoin d’organiser vos tâches de manière simple
Microsoft project, Trello, monday.com
Gestion de portefeuille de projets et de client
Vous avez besoin de planifier vos ressources et consultants, anticiper les besoins en compétences
Vous souhaitez suivre avec précision vos ressources: staffing, achats, dépenses et avoir l’impact sur le prévisionnel
Vous avez besoin de faire des arbitrages sur les ressources à implémenter
Stafiz – Pilotage et suivi de projet
Suivi en temps réel
Le suivi en temps réel du statut, budget et des tâches accomplies va faciliter la réactivité.
Génération de rapports d’avancement
Cette fonctionnalité va aider à la préparation des réunions d’avancement pour qu’elles soient le plus productives possible.
Visualisation globale
L’intérêt des logiciels de gestion réside dans cette capacité à fournir une vue globale, soit au niveau d’un projet, soit d’un portefeuille de projets.
Celle-ci se révèle stratégique à deux niveaux, d’un point de vue macro et micro.
Vision macro
Une bonne visibilité d’un point de vue macro va permettre de suivre le portefeuille de projets, donc l’ensemble de projets. Tout d’abord, vous allez pouvoir vous assurer que les projets en cours restent alignés avec la stratégie long terme de l’entreprise.
Ensuite, vous allez disposer de toutes les informations nécessaires pour répartir de façon pertinente vos ressources ou procéder à des ajustements.
Vision micro
D’un point de vue micro, vous disposerez de données précises, fiables et à jour pour suivre votre projet.
Vous pourrez par la suite analyser les écarts et obtenir une vision claire sur les objectifs réalisés, restants, ainsi que sur les ressources consommées.
