Comment appréhender l’analyse des écarts en gestion de projet ?
Pourquoi certains projets échouent-ils malgré une planification rigoureuse ? Pourquoi d’autres dérapent-ils en termes de budget ou de délais ?
La réponse réside souvent dans une mauvaise, voire une absence totale d’analyse des écarts.
Or, cette étape est incontournable à l’échelle d’un projet et d’une entreprise. Cette pratique essentielle permet de mesurer les différences entre le plan et la réalité afin d’apporter les corrections nécessaires.
Dans cet article, nous traiterons principalement l’analyse des écarts en gestion de projet, bien que nous aborderons parfois un point de vue plus global. Notre objectif est de vous donner toutes les clés pour améliorer la préparation de vos projets, afin d’anticiper, de réagir et d’optimiser vos processus.
Qu’est-ce que l’analyse des écarts en gestion de projet ?
Analyse des écarts : définition
- Un décalage entre la planification et l’état constaté
L’analyse des écarts consiste à comparer l’état actuel avec ce qui avait été planifié.
Cela implique d’avoir planifié des objectifs à atteindre, aussi bien financiers, temporels que humains.
- Une application à différents niveaux
Si cet article se concentre principalement sur l’analyse des écarts dans le cadre d’un projet, celle-ci concerne en réalité la gestion d’une entreprise au global.
En effet, l’analyse des écarts représente l’une des étapes principales du contrôle de gestion. Elle est indispensable pour un suivi de projet précis, permettant d’identifier les problèmes et les pistes d’amélioration.
Les 4 principaux types d’écarts en gestion de projet
Nous nous concentrerons sur les 4 types d’écarts principaux en gestion de projet :
- les écarts de budget ;
- les écarts de temps ;
- les écarts de périmètre ;
- les écarts de performance.
Les écarts de budget
Aussi appelés écarts de coûts, il s’agit de la différence entre les dépenses réelles et le budget initialement défini.
Les écarts de temps
Les écarts de temps prennent en compte la divergence entre le temps qui a été nécessaire pour développer le projet, en opposition à celui qui avait été anticipé.
Les écarts de périmètre
Les écarts de cette catégorie peuvent être variés et concernent plusieurs aspects.
Des fonctionnalités non prévues, un changement de technologie, un nombre de contenus plus élevé… Ces variables vont générer des écarts entre le périmètre initialement prévu et celui à considérer dorénavant.
Les écarts de performance
Les écarts de performance prennent en compte la différence entre les performances réelles et celles attendues.
Cela peut concerner divers critères comme la qualité délivrée, la performance d’une fonctionnalité, d’une campagne, ou encore la productivité des équipes.
Les autres types d’écarts possibles
Il existe d’autres types d’écarts, comme :
- les écarts de main-d’œuvre, qui prennent en compte la différence entre le nombre nécessaire d’employés et les collaborateurs réellement actifs sur le projet ;
- les écarts de marché ou écarts de produits, qui concernent la différence entre les vente réelles et celles anticipées ;
- les écarts de profit, qui mettent en lumière la divergence entre le profit réalisé et celui budgété.
Pourquoi faire une analyse des écarts ?
Identifier et anticiper les problèmes
Assurer une bonne gestion financière
L’une des motivations principales à l’analyse des écarts est d’identifier les problèmes. L’aspect financier est généralement considéré en premier.
Or, cet exercice permet d’évaluer la santé financière d’un projet ou d’une entreprise.
Permettre un état des lieux fiable
Ainsi, l’analyse des écarts sert à examiner l’état actuel pour vérifier que tout se déroule comme prévu.
Cela permet de baser vos décisions sur des faits réels plutôt que sur de simples hypothèses.
Compenser et rectifier les conséquences des écarts
Analyser pour corriger
L’analyse des écarts n’est pertinente que si elle est accompagnée d’actions correctives. En réalité, elle n’est que la première étape d’un long processus.
Elle vous offre une vision claire des points à corriger. Votre rôle consiste alors à trouver des moyens de combler ces écarts, ce qui nécessite la mise en place d’une stratégie réfléchie.
Utiliser des outils d’analyse des écarts de budget
Notez qu’il existe des outils puissants pour vous aider à identifier et corriger les écarts.
Conçus spécifiquement pour la gestion de projet, ils intègrent un maximum d’automatismes pour faciliter la gestion de projet et d’entreprise.
Stafiz fait partie d’entre eux et propose des fonctionnalités avancées pour maintenir la santé financière de vos projets.
Le déclenchement d’alertes en cas d’écart ou la création de scénarios s’avèrent des aides précieuses dans le cadre d’un suivi de budget. Celui-ci reste indispensable à une bonne gestion de projet.
Identifier des opportunités d’amélioration
Optimiser et générer de la croissance
L’analyse des écarts n’a pas qu’une vocation corrective. Cette démarche peut également permettre d’identifier des opportunités d’optimisation, voire de croissance.
En effet, l’analyse des écarts permet de dresser un état des lieux de la situation, du projet ou de l’entreprise, en fournissant des informations précieuses. Celles-ci servent alors de matière pour orienter les choix, améliorant ainsi la prise de décision.
Le rôle de l’analyse des écarts dans la gestion du staffing
Outre l’aspect financier, la gestion des ressources profite grandement de l’analyse des écarts également.
En analysant les besoins spécifiques sur certaines compétences ou domaines, les envies et les disponibilités, il est possible de faire un état des lieux clair des ressources disponibles versus celles nécessaires.
Cet équilibre pouvant varier au fur et à mesure, l’analyse des écarts permet à l’entreprise ou au projet de disposer des ressources adéquates au bon moment. L’analyse des écarts facilite alors véritablement l’allocation des ressources.
Les autres avantages d’une gap analysis
Faire évoluer la stratégie globale
L’analyse des écarts présente également de nombreux bénéfices pour l’ensemble de l’entreprise, et pas seulement à l’échelle d’un projet.
En effet, celle-ci permet d’identifier les lacunes et de mettre en lumière le besoin d’optimisation de la stratégie globale.
Aider à prioriser
De plus, l’analyse des écarts contribue à prioriser car elle permet d’identifier les opportunités les plus pertinentes d’un portefeuille de projets.
En effet, l’entreprise a tout intérêt à se concentrer sur les projets où elle dispose des ressources nécessaires ou d’avantages compétitifs.
Comment identifier les écarts en gestion de projet ?
Définir un plan d’action
Identifier les éléments qui motivent cette recherche
Avant de vous lancer à toute allure dans une étude et analyse approfondie des écarts, prenez le temps de vous poser certaines questions. En effet, il convient d’établir une préparation minutieuse ainsi qu’un plan d’action précis. Par exemple, demandez-vous :
- Qu’est-ce qui vous pousse à rechercher les écarts ?
- Quelles sont vos premières suppositions ? Que cherchez-vous à découvrir ?
- Comment allez-vous mesurer avec précision les écarts ?
Chercher la racine du problème
Une fois la problématique identifiée, l’étape suivante consiste à chercher sa racine : pourquoi cet écart est-il constaté ? Cela va vous demander quelques investigations.
Visualiser la situation idéale
La suite du plan d’action va consister non pas à trouver une solution immédiatement, mais à dessiner les contours d’une situation idéale à laquelle vous aspirez.
Les projections et scénarios s’avèrent alors des outils redoutables pour cette tâche.
Recueillir des informations
Considérer toute source de données
Vous allez chercher des informations précises pour appuyer vos suppositions.
Identifiez tout élément qui pourrait avoir un impact sur les coûts (évolutions de marché, juridiques, technologiques, des habitudes de consommation, coûts des matières premières, des ressources humaines) ou sur les temps (baisses d’effectifs, de motivation, modification du matériel).
Facteurs externes et internes
De nombreux facteurs, tant internes qu’externes, peuvent générer des écarts.
Faites en sorte de recueillir un maximum d’informations, auprès de vos prestataires, fournisseurs, clients. Le service client et commercial, en direct avec les consommateurs, peut s’avérer une source d’information intéressante.
L’historique et l’analyse des écarts passés se révèlent également pertinents.
Quels sont les meilleurs outils pour l’analyse des écarts budgétaires ?
Un outil tout-en-un
Nous l’évoquions précédemment, il existe des outils puissants pour vous aider à identifier et analyser les écarts.
Stafiz offre de nombreuses fonctionnalités comme la création de budgets prévisionnels ou l’aide à la création de tableaux de bord complets.
Ces derniers vous permettent un suivi en temps réel des KPIs afin de détecter tout écart éventuel.
Des outils et framework reconnus
D’autres outils sont communément utilisés pour l’analyse des écarts car ils permettent une introspection complète. Il s’agit de frameworks reconnus.
- Le SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) qui permet d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces.
- La méthode des 7S (Structure, System, Style, Staff, Skill, Strategy, Shared Values) qui aide à clarifier la manière dont s’articule chaque composant :
- Structure : décrit la répartition des activités au sein de l’entreprise ou du projet (hiérarchie, rôle)
- System : décrit les processus et procédures utilisées (systèmes informatiques, outils, flux de travail)
- Style : la manière dont les dirigeants influencent l’organisation
- Staff : les effectifs et la manière dont ils sont recrutés et formés
- Skill : les capacités et talents
- Strategy : la manière dont l’entreprise planifie d’atteindre ses objectifs à long terme (décisions stratégiques)
- Shared values : la culture et les valeurs
Comment analyser les écarts d’un projet?
Quels facteurs récurrents peuvent mener à des écarts de coûts ?
Peu importe leur nature, les écarts doivent être analysés afin d’éviter qu’ils se reproduisent.
L’analyse des écarts inclut donc une phase de recherche car il est nécessaire d’identifier leur provenance. Voici quelques pistes.
Une estimation erronée
Une mauvaise estimation causée par des données peu fiables, ou une vision trop ambitieuse peuvent conduire à des écarts.
Lorsque vous réalisez un budget, considérez tous les facteurs (hausse éventuelle des matières premières, de la main d’œuvre).
Une allocation des ressources non maîtrisée peut générer de forts écarts.
Un changement de périmètre
L’ajout de nouvelles fonctionnalités, la modification du contexte du projet ou encore l’addition de tâches non anticipées peuvent être source d’écarts.
Une gestion des risques à revoir
Une gestion des risques bâclée, ou pire, oubliée, peut conduire à de lourds écarts.
Par exemple, une marge de budget non anticipée peut avoir des conséquences importantes.
Un problème organisationnel
Des conflits internes ou des problèmes de communication peuvent atteindre la productivité et générer des écarts de temps ou de budget.
Les causes extérieures
D’autres causes externes liées à un environnement politique, juridique, ou liées aux fournisseurs, peuvent également être causes d’écarts.
Comment savoir si un écart est favorable ou défavorable ?
Un écart est rarement favorable.
Il est vrai que ses conséquences peuvent avoir des effets positifs, comme un gain de budget ou de temps. Néanmoins, ni l’un ni l’autre ne sont réellement enviables car ils sont le signe d’une mauvaise estimation.
De ce fait, ils peuvent remettre en question vos compétences en gestion de projet.
Dans un autre cas, il peut être perçu comme une perte de qualité si le temps consommé est plus faible que celui estimé.
Dans tous les cas, il convient de rédiger un rapport de production pour faire un état des lieux et servir de base de préparation aux projets suivants.
Quelles actions correctives mettre en place ?
L’analyse des écarts doit permettre de vous alerter et de vous inciter à adapter votre stratégie.
La stratégie à adopter dépendra des écarts constatés et de leurs causes intrinsèques. Toutefois, voici quelques pistes à explorer pour corriger et éviter les écarts :
- améliorer l’analyse des risques ;
- améliorer les estimations ;
- suivre avec précision grâce à des outils de gestion de projet (revues budgétaires, de temps passé) ;
- optimiser les processus internes ;
- améliorer la formation des équipes.
L’analyse des écarts est un outil essentiel en gestion de projet. Elle permet de suivre efficacement l’avancement, d’identifier les anomalies et de les rectifier.
Au-delà de l’identification, comprendre la source des écarts est crucial pour appliquer des mesures correctives adaptées. Cette démarche, bien qu’indispensable au niveau d’un projet, gagne à être élargie à l’échelle des portefeuilles ou programmes de l’entreprise. Elle devient alors un levier stratégique pour garantir sa performance et soutenir sa croissance.
Gestion de programme : bonnes pratiques
Questions fréquentes :
- Définir le budget initial : documentez précisément les objectifs financiers, les ressources nécessaires et créez différents scénarios afin d’anticiper les imprévus.
- Collecter la donnée en temps réel : regroupez les dépenses réelles et les résultats observés au cours du projet.
- Comparez les données : analysez les différences entre le budget prévu, les données réelles et le prévisionnel pour identifier voire anticiper les écarts.
- Identifier les causes des écarts : trouvez l’origine des déviations (erreurs d’estimation, changements imprévus, facteurs externes, etc.).
- Élaborer un plan correctif : proposez des actions pour réduire les écarts et éviter leur répétition dans de futurs projets.
- Suivre et ajuster régulièrement : assurez un suivi constant pour détecter les écarts dès qu’ils apparaissent. Pour plus de sûreté, optez pour un outil comme Stafiz qui vous alerte dès qu’une déviation est identifiée dans le prévisionnel.
À un stade avancé, une révision de budget peut s’avérer nécessaire.
Une bonne partie de l’effort est mobilisée dès la planification du budget.
Améliorez vos prévisions en vous basant sur des données historiques de façon à anticiper les risques de façon réaliste. Prévoyez une marge de sécurité !
Un suivi régulier est impératif pour contrôler votre budget. Aidez-vous d’un logiciel comme Stafiz, qui offre un suivi prévisionnel et en temps réel afin de rester proactif en cas d’imprévus.
Former vos équipes à la gestion budgétaire est un excellent moyen de limiter les écarts liés aux erreurs humaines. Par conséquent, assurez-vous également de mettre en place des canaux de communication efficaces pour limiter les incompréhensions.
