Hoe benader je kloofanalyse in projectmanagement?

Waarom mislukken sommige projecten ondanks rigoureuze planning? Waarom lopen andere uit de hand in termen van budget of deadlines?

Het antwoord ligt vaak in een slechte of zelfs geheel ontbrekendekloofanalyse.

Deze fase is essentieel voor een project en een bedrijf. Deze essentiële praktijk stelt ons in staat om de verschillen tussen het plan en de werkelijkheid te meten, zodat we de nodige correcties kunnen aanbrengen.

In dit artikel richten we ons op gap analysis in projectmanagement, hoewel we soms een meer globale kijk zullen hebben. Ons doel is om je alle sleutels te geven die je nodig hebt om je projectvoorbereiding te verbeteren, zodat je kunt anticiperen, reageren en je processen kunt optimaliseren.

Wat is kloofanalyse in projectmanagement?

Gap-analyse: definitie 

• Een kloof tussen planning en werkelijke resultaten

Bij een gap-analyse wordt de huidige staat vergeleken met wat gepland was.

Dit houdt in dat er een planning moet worden gemaakt van de doelstellingen die moeten worden bereikt op financieel, tijd- en menselijk gebied. 

• Een toepassing op meerdere niveaus

Hoewel dit artikel zich voornamelijk richt op kloofanalyse in de context van een project, heeft het in werkelijkheid betrekking op het management van een bedrijf als geheel.

Variantieanalyse is een van de belangrijkste stappen in managementcontrole. Het is essentieel voor nauwkeurige projectbewaking, om problemen en verbeterpunten te identificeren.

De 4 belangrijkste soorten afwijkingen in projectmanagement

We zullen ons richten op de 4 belangrijkste soorten variantie in projectmanagement: 

1. begrotingsvarianten ;
2. tijdsverschillen ;
3. wijzigingen in de consolidatiekring ;
4. prestatieverschillen.

Budgetvariaties

Ook bekend als kostenvarianties, zijn dit de verschillen tussen de werkelijke uitgaven en het oorspronkelijk vastgestelde budget. 

Tijdsverschillen

Tijdsverschillen geven het verschil weer tussen de tijd die nodig was om het project te ontwikkelen en de tijd die verwacht werd dat het zou duren.

Wijzigingen in de consolidatiekring

De hiaten in deze categorie kunnen uiteenlopend zijn en betrekking hebben op verschillende aspecten.

Onvoorziene functionaliteiten, een verandering in technologie, meer inhoud... Deze variabelen zullen gaten veroorzaken tussen de oorspronkelijk geplande scope en de scope die vanaf nu in overweging moet worden genomen.

Hiaten in prestaties

Prestatieverschillen houden rekening met het verschil tussen werkelijke en verwachte prestaties.

Dit kan betrekking hebben op verschillende criteria, zoals de geleverde kwaliteit, de prestaties van een functie of campagne, of de productiviteit van teams. 

Andere soorten afwijkingen

Er zijn andere soorten afwijkingen, zoals : 

• manpower gaps, die rekening houden met het verschil tussen het vereiste aantal werknemers en het aantal mensen dat daadwerkelijk aan het project werkt;
• markt- of omzetverschillen, die betrekking hebben op het verschil tussen werkelijke verkopen en verwachte verkopen;
• winstverschillen, die het verschil aangeven tussen de werkelijke winst en de gebudgetteerde winst.

Waarom een kloofanalyse uitvoeren?

Problemen identificeren en hierop anticiperen

Zorgen voor goed financieel beheer

Een van de belangrijkste redenen voor het uitvoeren van een kloofanalyse is hetidentificeren van problemen. Over het algemeen wordt eerst naar het financiële aspect gekeken.

Deze oefening stelt ons in staat omde financiële gezondheid van een project of bedrijfte beoordelen. 

Een betrouwbare beoordeling van de huidige situatie mogelijk maken

Variantieanalyse wordt daarom gebruikt om de huidige staat te onderzoeken om te controleren of alles volgens plan verloopt.

Hierdoor kun je je beslissingen baseren op echte feiten in plaats van alleen op aannames. 

Compensatie en correctie van de gevolgen van afwijkingen

Analyseren om te corrigeren

Gap-analyse is alleen relevant als het gepaard gaat metcorrigerende maatregelen. In werkelijkheid is het slechts de eerste stap in een lang proces.

Het geeft je een duidelijk beeld van de gebieden die moeten worden gecorrigeerd. Het is vervolgens jouw taak om manieren te vinden om deze gaten te dichten, waarvoor je een goed doordachte strategie moet implementeren.

Tools gebruiken om budgetvarianties te analyseren

Merk op dat er krachtige hulpmiddelen beschikbaar zijn om je te helpen bij het identificeren en corrigeren van afwijkingen.

Ze zijn speciaal ontworpen voor projectbeheer en bevatten een maximaal aantal geautomatiseerde functies om het beheer van projecten en bedrijven te vergemakkelijken.

Mogelijkheden voor verbetering identificeren

Optimaliseren en groei genereren

Gap-analyse gaat niet alleen over corrigerende maatregelen. Het kan ook kansen voor optimalisatie of zelfs groei identificeren. 

Een gap-analyse stelt ons in staat om de balans op te maken van de situatie, het project of het bedrijf en levert waardevolle informatie op. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om keuzes te sturen en zo de besluitvorming te verbeteren. 

De rol van kloofanalyse in personeelsbeheer

Naast het financiële aspect heeft middelenbeheer ook veel baat bij een kloofanalyse. ook.

Door de specifieke behoeften in bepaalde vaardigheden of gebieden, de verlangens en de beschikbaarheid te analyseren, is het mogelijk om een duidelijke inventaris op te stellen van de beschikbare middelen versus de vereiste middelen.

Omdat deze balans in de loop van de tijd kan variëren, stelt een kloofanalyse het bedrijf of project in staat om op het juiste moment over de juiste middelen te beschikken. Een kloofanalyse maakt het veel gemakkelijker ommiddelen toe te wijzen.

De andere voordelen van kloofanalyse

De wereldwijde strategie ontwikkelen

Gap-analyse heeft ook veel voordelen voor het bedrijf als geheel, niet alleen op projectniveau.

Dit helpt bij hetidentificeren van hiaten en benadrukt de noodzaak om de algehele strategie te optimaliseren. 

Helpen bij het stellen van prioriteiten

Daarnaast helpt kloofanalyse bij het stellen van prioriteiten door de meest relevante kansen in een projectportfolio te identificeren.

Het is in het belang van het bedrijf om zich te concentreren op projecten waar het de nodige middelen of concurrentievoordelen heeft. 

Hoe identificeer je hiaten in projectmanagement?

Een actieplan opstellen

Identificeer de redenen voor dit onderzoek

Neem de tijd om jezelf een paar vragen te stellen voordat je overhaast een diepgaande kloofanalyse uitvoert. Je moet je grondig voorbereiden en een nauwkeurig actieplan opstellen. Vraag jezelf bijvoorbeeld af: 

• Wat drijft je om op zoek te gaan naar hiaten? 
• Wat zijn je eerste vermoedens? Wat probeer je uit te zoeken?
• Hoe ga je de kloven nauwkeurig meten?

Het probleem bij de wortel aanpakken

Zodra het probleem is geïdentificeerd, is de volgende stap op zoek te gaan naar de hoofdoorzaak: waarom doet deze discrepantie zich voor? Dit vereist enig onderzoek. 

De ideale situatie visualiseren

De volgende fase van het actieplan is niet het vinden van een onmiddellijke oplossing, maar het schetsen van de ideale situatie waarnaar je streeft.

Projecties en scenario's zijn formidabele hulpmiddelen voor deze taak.

Informatie verzamelen

Overweeg alle gegevensbronnen

Je zult op zoek gaan naar specifieke informatie om je aannames te ondersteunen.

Identificeer alle factoren die een impact kunnen hebben op de kosten (markt, wettelijke, technologische ontwikkelingen, veranderingen in consumentengewoonten, kosten van grondstoffen, human resources) of op de tijd (inkrimping van het personeelsbestand, motivatie, veranderingen aan apparatuur). 

Externe en interne factoren

Tal van factoren, zowel interne als externe, kunnen leiden tot discrepanties.

Verzamel zoveel mogelijk informatie van je dienstverleners, leveranciers en klanten. Klantenservice en verkoop, die in direct contact staan met consumenten, kunnen een interessante bron van informatie zijn.

Geschiedenis en analyse van afwijkingen in het verleden zijn ook relevant.

Wat zijn de beste tools voor het analyseren van budgetvarianties?

Een alles-in-één tool

Zoals we al eerder zeiden, zijn er krachtige hulpmiddelen beschikbaar om je te helpen bij het identificeren en analyseren van hiaten. 

Stafiz biedt een breed scala aan functies, waaronder het maken van budgetvoorspellingen of hulp bij het maken van complete dashboards.

Hiermee kun je je KPI's in realtime bewaken om eventuele afwijkingen op te sporen.

Erkende tools en kaders

Andere hulpmiddelen worden vaak gebruikt voor kloofanalyse omdat ze volledige introspectie mogelijk maken. Dit zijn erkende raamwerken.

1. SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) om sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen te identificeren.
   

   

2. De 7S-methode (Structuur, Systeem, Stijl, Personeel, Vaardigheid, Strategie, Gedeelde Waarden), die helpt te verduidelijken hoe elk onderdeel is gestructureerd: 

• Structuur: beschrijft de verdeling van activiteiten binnen het bedrijf of project (hiërarchie, rol)
• Systeem: beschrijft de gebruikte processen en procedures (IT-systemen, tools, workflows)
• Stijl: de manier waarop leiders de organisatie beïnvloeden
• Personeel: het aantal personeelsleden en hoe ze worden aangeworven en opgeleid 
• Vaardigheid: vaardigheden en talenten 
• Strategie: de manier waarop het bedrijf zijn langetermijndoelen wil bereiken (strategische beslissingen) 
• Gedeelde waarden: cultuur en waarden 

Hoe analyseer je projectvarianties?

Welke terugkerende factoren kunnen leiden tot kostenverschillen?

Wat hun aard ook is, discrepanties moeten worden geanalyseerd om te voorkomen dat ze zich herhalen. 

Gap-analyse omvat daarom een onderzoeksfase, omdat het nodig is om de bron van de hiaten te identificeren. Hier volgen enkele ideeën.

Een verkeerde schatting

Een slechte schatting door onbetrouwbare gegevens of een te ambitieuze visie kan leiden tot discrepanties.

Wanneer je een budget opstelt, moet je rekening houden met alle factoren (mogelijke stijgingen in grondstof- en arbeidskosten).

Ongecontroleerde toewijzing van middelen kan leiden tot grote verschillen. 

Een verandering in reikwijdte

De toevoeging van nieuwe functies, veranderingen in de projectcontext of de toevoeging van onverwachte taken kunnen een bron van afwijkingen zijn. 

Risicobeheer moet worden herzien

Slordig risicomanagement, of erger nog, het vergeten ervan, kan leiden tot ernstige afwijkingen.

Een onverwachte budgetmarge kan bijvoorbeeld grote gevolgen hebben.

Een organisatorisch probleem

Interne conflicten of communicatieproblemen kunnen de productiviteit beïnvloeden en afwijkingen in tijd of budget veroorzaken. 

Externe oorzaken 

Andere externe oorzaken die verband houden met een politieke of wettelijke omgeving of met leveranciers, kunnen ook de oorzaak zijn van discrepanties. 

Hoe weet je of een verschil gunstig of ongunstig is?

Een kloof is zelden gunstig.

Het is waar dat de gevolgen ervan positieve effecten kunnen hebben, zoals het besparen van geld of tijd. Geen van beide zijn echter echt benijdenswaardig, omdat ze het teken zijn van een slechte inschatting.

Als gevolg daarvan kunnen je projectmanagementvaardigheden in twijfel worden getrokken. 

In een ander geval kan het als kwaliteitsverlies worden gezien als de verbruikte tijd korter is dan geschat. 

In alle gevallen moet een productierapport om de balans op te maken en als basis te dienen voor de voorbereiding van volgende projecten.

Welke corrigerende maatregelen moeten worden genomen?

Een analyse van de discrepanties moet je waarschuwen en aanmoedigen om je strategie aan te passen.

De te volgen strategie hangt af van de waargenomen discrepanties en hun intrinsieke oorzaken. Hier zijn echter een paar wegen die verkend kunnen worden om discrepanties te corrigeren en te voorkomen: 

• risicoanalyse verbeteren;
• schattingen verbeteren ;
• Nauwkeurige controle met behulp van projectmanagementtools (budget- en tijdsevaluaties) ;
• interne processen optimaliseren;
• de teamtraining verbeteren.

Een gap-analyse is een essentieel hulpmiddel bij projectmanagement. Het stelt je in staat om de voortgang effectief te bewaken, afwijkingen te identificeren en deze te corrigeren.

Naast identificatie is het begrijpen van de bron van de afwijkingen cruciaal voor het toepassen van de juiste corrigerende maatregelen. Hoewel deze aanpak essentieel is op projectniveau, kan hij worden uitgebreid naar alle portefeuilles of programma's van het bedrijf. Het wordt dan een strategische hefboom om prestaties te garanderen en groei te ondersteunen.

Programmabeheer: beste praktijken