¿Cómo se aborda el análisis de desviaciones en la gestión de proyectos?
¿Por qué fracasan algunos proyectos a pesar de una planificación rigurosa? ¿Por qué a otros se les va de las manos el presupuesto o los plazos?
La respuesta suele estar en un análisis de desviaciones deficiente o incluso inexistente.
Esta etapa es esencial para un proyecto y una empresa. Esta práctica esencial permite medir las diferencias entre el plan y la realidad para poder hacer las correcciones necesarias.
En este artículo nos centraremos en el análisis de carencias en la gestión de proyectos, aunque en ocasiones adoptaremos una visión más global. Nuestro objetivo es darte todas las claves que necesitas para mejorar la preparación de tus proyectos, para que puedas anticiparte, reaccionar y optimizar tus procesos.
¿Qué es el análisis de desviaciones en la gestión de proyectos?
Análisis de desviaciones : definición
- Desfase entre la planificación y los resultados reales
El análisis de desviaciones consiste en comparar la situación actual con la prevista.
Se trata de planificar los objetivos a alcanzar, en términos financieros, temporales y humanos.
- Una aplicación multinivel
Aunque este artículo se centra principalmente en el análisis de desviaciones en el contexto de un proyecto, en realidad afecta a la gestión de una empresa en su conjunto.
El análisis de desviaciones es una de las principales etapas del control de gestión. Es esencial para un seguimiento preciso del proyecto, para identificar problemas y áreas de mejora.
Los 4 tipos principales de desviación en la gestión de proyectos
Nos centraremos en los 4 tipos principales de desviación en la gestión de proyectos:
- desviaciones presupuestarias ;
- diferencias horarias ;
- cambios en el perímetro de consolidación ;
- deficiencias de rendimiento.
Desviaciones presupuestarias
También conocidas como desviaciones de costes, son la diferencia entre los gastos reales y el presupuesto definido inicialmente.
Diferencias horarias
Las desviaciones de plazo reflejan la diferencia entre el tiempo que se tardó en desarrollar el proyecto y el tiempo que se esperaba.
Cambios en el perímetro de consolidación
Las lagunas en esta categoría pueden ser variadas y afectar a varios aspectos.
Funcionalidades imprevistas, un cambio de tecnología, más contenidos... Estas variables generarán desfases entre el alcance inicialmente previsto y el que se considere a partir de ahora.
Brechas de rendimiento
Las diferencias de rendimiento tienen en cuenta la diferencia entre el rendimiento real y el esperado.
Puede referirse a diversos criterios, como la calidad entregada, el rendimiento de una función o campaña o la productividad de los equipos.
Otros tipos de desviación
Existen otros tipos de desviación, como :
- las carencias de mano de obra, que tienen en cuenta la diferencia entre el número de empleados necesarios y el número de personas que trabajan realmente en el proyecto;
- las desviaciones de mercado o de ingresos, que se refieren a la diferencia entre las ventas reales y las ventas previstas;
- las desviaciones de beneficios, que ponen de manifiesto la diferencia entre el beneficio real y el presupuestado.
¿Por qué realizar un análisis de desviaciones?
Identificar y anticiparse a los problemas
Garantizar una buena gestión financiera
Una de las principales razones para realizar un análisis de diferencias es identificar los problemas. El aspecto financiero suele considerarse en primer lugar.
Este ejercicio permite evaluar la salud financiera de un proyecto o una empresa.
Permitir una evaluación fiable de la situación actual
El análisis de la varianza se utiliza, por tanto, para examinar el estado actual y comprobar que todo va según lo previsto.
Esto le permite basar sus decisiones en hechos reales y no sólo en suposiciones.
Compensación y rectificación de las consecuencias de las desviaciones
Analizar para corregir
El análisis de la desviación sólo es pertinente si va acompañado de medidas correctivas. En realidad, no es más que el primer paso de un largo proceso.
Le da una idea clara de dónde tiene que mejorar. A continuación, su papel consiste en encontrar la manera de corregir esas deficiencias, lo que requiere poner en marcha una estrategia bien pensada.
Utilizar herramientas para analizar las desviaciones presupuestarias
Tenga en cuenta que existen potentes herramientas que le ayudarán a identificar y corregir las discrepancias.
Diseñados específicamente para la gestión de proyectos, incorporan el máximo número de funciones automatizadas para facilitar la gestión de proyectos y empresas.
Stafiz es una de ellas, que ofrece funciones avanzadas para mantener sus proyectos financieramente sólidos.
La activación de alertas en caso de desviaciones o la creación de escenarios son ayudas inestimables para el seguimiento del presupuesto. Esto sigue siendo esencial para una buena gestión de los proyectos.
Identificar oportunidades de mejora
Optimizar y generar crecimiento
El análisis de carencias no se limita a la adopción de medidas correctivas. También puede identificar oportunidades de optimización, o incluso de crecimiento.
El análisis de las desviaciones permite hacer balance de la situación, el proyecto o la empresa, aportando información valiosa. Esta información puede utilizarse después para orientar las opciones, mejorando así la toma de decisiones.
El papel del análisis de desviaciones en la gestión de la plantilla
Además del aspecto financiero, la gestión de recursos también se beneficia enormemente del análisis de carencias también.
Analizando las necesidades específicas en determinadas competencias o ámbitos, los deseos y la disponibilidad, es posible elaborar un inventario claro de los recursos disponibles frente a los necesarios.
Como este equilibrio puede variar con el tiempo, el análisis de las desviaciones permite a la empresa o al proyecto disponer de los recursos adecuados en el momento oportuno. El análisis de carencias facilita mucho la asignación de recursos.
Otras ventajas del análisis de carencias
Desarrollo de la estrategia global
El análisis de carencias también tiene muchas ventajas para la empresa en su conjunto, no sólo a nivel de proyecto.
Esto ayuda a detectar carencias y a poner en evidencia la necesidad de optimizar la estrategia global.
Ayudar a establecer prioridades
Además, el análisis de desviaciones ayuda a priorizar identificando las oportunidades más relevantes en una cartera de proyectos.
A la empresa le interesa concentrarse en proyectos en los que disponga de los recursos necesarios o de ventajas competitivas.
¿Cómo se identifican las lagunas en la gestión de proyectos?
Definir un plan de acción
Identificar las razones de esta investigación
Antes de precipitarse a realizar un análisis en profundidad de las desviaciones, tómese su tiempo para plantearse algunas preguntas. Hay que prepararse a fondo y elaborar un plan de acción preciso. Por ejemplo, pregúntese:
- ¿Qué le lleva a buscar lagunas?
- ¿Cuáles son sus primeras conjeturas? ¿Qué intenta averiguar?
- ¿Cómo va a medir con precisión los huecos?
Llegar a la raíz del problema
Una vez identificado el problema, el siguiente paso es buscar su causa: ¿por qué se produce esta discrepancia? Para ello habrá que investigar.
Visualizar la situación ideal
La siguiente etapa del plan de acción no consistirá en encontrar una solución inmediata, sino en esbozar la situación ideal a la que aspiras.
Las proyecciones y los escenarios son herramientas formidables para esta tarea.
Recopilación de información
Considerar todas las fuentes de datos
Buscará información específica que respalde sus suposiciones.
Identifique los factores que podrían repercutir en los costes (evolución del mercado, jurídica, tecnológica, cambios en los hábitos de consumo, coste de las materias primas, recursos humanos) o en los plazos (reducción de plantilla, motivación, cambios en los equipos).
Factores externos e internos
Numerosos factores, tanto internos como externos, pueden provocar discrepancias.
Recopile toda la información posible de sus proveedores de servicios, suministradores y clientes. El servicio de atención al cliente y ventas, en contacto directo con los consumidores, puede ser una fuente interesante de información.
La historia y el análisis de las desviaciones pasadas también son relevantes.
¿Cuáles son las mejores herramientas para analizar las desviaciones presupuestarias?
Una herramienta todo en uno
Como hemos mencionado antes, existen potentes herramientas que le ayudarán a identificar y analizar las carencias.
Stafiz ofrece una amplia gama de funciones, incluida la creación de previsiones presupuestarias o ayuda para crear cuadros de mando completos.
Le permiten supervisar los indicadores clave de rendimiento en tiempo real, para que pueda detectar cualquier discrepancia.
Herramientas y marcos reconocidos
Otras herramientas se utilizan habitualmente para el análisis de carencias porque permiten una introspección completa. Se trata de marcos reconocidos.
- DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
- El método de las 7S (Structure, System, Style, Staff, Skill, Strategy, Shared Values), que ayuda a clarificar la forma en que se estructura cada componente:
- Estructura: describe la distribución de actividades dentro de la empresa o proyecto (jerarquía, función).
- Sistema: describe los procesos y procedimientos utilizados (sistemas informáticos, herramientas, flujos de trabajo).
- Estilo: la forma en que los líderes influyen en la organización
- Personal: número de empleados y cómo se contratan y forman.
- Habilidad: capacidades y talentos
- Estrategia: la forma en que la empresa planea alcanzar sus objetivos a largo plazo (decisiones estratégicas).
- Valores compartidos: cultura y valores
¿Cómo se analizan las desviaciones de los proyectos?
¿Qué factores recurrentes pueden dar lugar a diferencias de costes?
Sea cual sea su naturaleza, las desviaciones deben analizarse para evitar que se repitan.
El análisis de desviaciones incluye, por tanto, una fase de investigación, ya que es necesario identificar el origen de las carencias. He aquí algunas ideas.
Una estimación errónea
Una mala estimación causada por datos poco fiables o una visión demasiado ambiciosa pueden dar lugar a discrepancias.
Cuando elabore un presupuesto, tenga en cuenta todos los factores (posibles aumentos de los costes de las materias primas y la mano de obra).
La asignación incontrolada de recursos puede dar lugar a grandes discrepancias.
Un cambio en el ámbito de aplicación
La incorporación de nuevas funciones, los cambios en el contexto del proyecto o la adición de tareas imprevistas pueden ser fuente de desviaciones.
Hay que revisar la gestión de riesgos
Una gestión de riesgos descuidada o, peor aún, olvidada puede dar lugar a graves discrepancias.
Por ejemplo, un margen presupuestario imprevisto puede tener consecuencias importantes.
Un problema de organización
Los conflictos internos o los problemas de comunicación pueden afectar a la productividad y generar desviaciones temporales o presupuestarias.
Causas externas
Otras causas externas vinculadas a un entorno político o jurídico, o relacionadas con los proveedores, también pueden ser causa de discrepancias.
¿Cómo saber si una diferencia es favorable o desfavorable?
Un desfase rara vez es favorable.
Es cierto que sus consecuencias pueden tener efectos positivos, como ahorrar dinero o tiempo. Sin embargo, ni lo uno ni lo otro son realmente envidiables, ya que son señal de una mala estimación.
Como resultado, sus habilidades de gestión de proyectos pueden quedar en entredicho.
En otro caso, puede percibirse como una pérdida de calidad si el tiempo consumido es inferior al estimado.
En todos los casos, un informe de producción para hacer balance de la situación y servir de base para preparar proyectos posteriores.
¿Qué medidas correctoras deben adoptarse?
Un análisis de las discrepancias debería alertarle y animarle a adaptar su estrategia.
La estrategia a adoptar dependerá de las discrepancias observadas y de sus causas intrínsecas. No obstante, he aquí algunas vías que conviene explorar para corregir y evitar las discrepancias:
- mejorar el análisis de riesgos;
- mejorar las estimaciones ;
- Seguimiento preciso mediante herramientas de gestión de proyectos (revisiones presupuestarias y temporales) ;
- optimizar los procesos internos;
- mejorar la formación de los equipos.
El análisis de carencias es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Permite supervisar eficazmente los avances, detectar anomalías y rectificarlas.
Más allá de la identificación, comprender el origen de las discrepancias es crucial para aplicar las medidas correctoras adecuadas. Aunque este enfoque es esencial a nivel de proyecto, puede ampliarse para abarcar todas las carteras o programas de la empresa. Se convierte así en una palanca estratégica para garantizar el rendimiento y apoyar el crecimiento.
Gestión de programas: buenas prácticas
Preguntas frecuentes :
- Defina el presupuesto inicial: documente con precisión los objetivos financieros, los recursos necesarios y cree diferentes escenarios para prever circunstancias imprevistas.
- Recoger datos en tiempo real: consolidar los gastos reales y los resultados observados a lo largo del proyecto.
- Comparar los datos: analizar las diferencias entre el presupuesto previsto, los datos reales y la previsión para identificar e incluso anticipar las discrepancias.
- Identificar las causas de las desviaciones: encontrar el origen de las desviaciones (errores de estimación, cambios imprevistos, factores externos, etc.).
- Elaborar un plan correctivo: proponer acciones para reducir las discrepancias y evitar que se repitan en futuros proyectos.
- Supervisar y ajustar con regularidad: garantice una supervisión constante para detectar las desviaciones en cuanto aparezcan. Para ir sobre seguro, opte por una herramienta como Stafiz, que le avisa en cuanto se detecta una desviación en la previsión.
En una fase avanzada, puede ser necesaria una revisión del presupuesto.
Gran parte del esfuerzo se moviliza en la fase de planificación presupuestaria.
Mejore sus previsiones basándolas en datos históricos, para poder anticipar los riesgos de forma realista. Deja un margen de seguridad.
Un seguimiento regular es esencial para mantener el presupuesto bajo control. Utiliza programas como Stafiz, que ofrecen previsiones en tiempo real para que puedas tomar la iniciativa en caso de imprevistos.
Formar a sus equipos en gestión presupuestaria es una excelente manera de limitar las discrepancias causadas por errores humanos. Así que asegúrate también de establecer canales de comunicación eficaces para limitar los malentendidos.
