¿Cómo se aborda el análisis de desviaciones en la gestión de proyectos?
¿Por qué algunos proyectos fracasan a pesar de una planificación cuidadosa? ¿Por qué otros se equivocan en términos de presupuesto o plazos?
La respuesta suele estar en un análisis de desviaciones deficiente o incluso inexistente.
Sin embargo, este paso es fundamental a nivel de un proyecto y de una empresa. Esta práctica esencial permite medir las diferencias entre el plan y la realidad para hacer las correcciones necesarias.
En este artículo, nos ocuparemos principalmente del análisis de brechas en la gestión de proyectos, aunque en ocasiones cubriremos un punto de vista más global. Nuestro objetivo es darte todas las claves para mejorar la preparación de tus proyectos, con el fin de anticiparte, reaccionar y optimizar tus procesos.
¿Qué es el análisis de desviaciones en la gestión de proyectos?
Análisis de desviaciones : definición
- Una discrepancia entre la planificación y el estado observado
El análisis de desviaciones consiste en comparar la situación actual con la prevista.
Esto implica tener planificados objetivos a alcanzar, ya sean financieros, temporales o humanos.
- Aplicación a diferentes niveles
Aunque este artículo se centra principalmente en el análisis de desviaciones en el contexto de un proyecto, en realidad afecta a la gestión de una empresa en su conjunto.
De hecho, el análisis de varianzas es uno de los principales pasos del control de gestión. Es esencial para un seguimiento preciso del proyecto, lo que permite identificar problemas y áreas de mejora.
Los 4 tipos principales de brechas en la gestión de proyectos
Nos centraremos en los 4 tipos principales de desviaciones en la gestión de proyectos:
- variaciones presupuestarias;
- diferencias horarias;
- desviaciones del perímetro;
- brechas de rendimiento.
Desviaciones presupuestarias
También conocidas como desviaciones de costo, esta es la diferencia entre los gastos reales y el presupuesto definido inicialmente.
Intervalos de tiempo
Las brechas de tiempo tienen en cuenta la discrepancia entre el tiempo que se necesitó para desarrollar el proyecto y el tiempo que se había previsto.
Diferencias perimetrales
Las diferencias en esta categoría pueden ser variadas y se refieren a varios aspectos.
Características no planificadas, un cambio en la tecnología, un mayor número de contenidos... Estas variables generarán discrepancias entre el alcance inicialmente previsto y el que se va a considerar a partir de ahora.
Brechas de rendimiento
Las brechas de rendimiento tienen en cuenta la diferencia entre el rendimiento real y el esperado.
Esto puede referirse a varios criterios, como la calidad entregada, el rendimiento de una función, una campaña o la productividad de los equipos.
Otros tipos de posibles desviaciones
Existen otros tipos de brechas, tales como:
- Brechas laborales, que tienen en cuenta la diferencia entre el número de empleados necesarios y los empleados realmente activos en el proyecto.
- discrepancias de mercado o discrepancias de productos, que se relacionan con la diferencia entre las ventas reales y las previstas;
- brechas de utilidad, que ponen de manifiesto la discrepancia entre el beneficio obtenido y el beneficio presupuestado.
¿Por qué realizar un análisis de desviaciones?
Identificar y anticipar problemas
Garantizar una buena gestión financiera
Una de las principales razones para realizar un análisis de diferencias es identificar los problemas. El aspecto financiero suele considerarse en primer lugar.
Este ejercicio permite evaluar la salud financiera de un proyecto o una empresa.
Permitir un inventario confiable de accesorios
Como tal, el análisis de varianza se utiliza para examinar el estado actual y verificar que todo va según lo planeado.
Esto le permite basar sus decisiones en hechos reales en lugar de meras suposiciones.
Compensación y rectificación de las consecuencias de las desviaciones
Analizar para corregir
El análisis de la desviación sólo es pertinente si va acompañado de medidas correctivas. En realidad, no es más que el primer paso de un largo proceso.
Le da una idea clara de dónde tiene que mejorar. A continuación, su papel consiste en encontrar la manera de corregir esas deficiencias, lo que requiere poner en marcha una estrategia bien pensada.
Utilizar herramientas de análisis de variación presupuestaria
Ten en cuenta que existen herramientas poderosas para ayudarte a identificar y corregir discrepancias.
Diseñados específicamente para la gestión de proyectos, incorporan un máximo de automatización para facilitar la gestión de proyectos y negocios.
Stafiz es una de ellas, que ofrece funciones avanzadas para mantener sus proyectos financieramente sólidos.
La activación de alertas en caso de desviaciones o la creación de escenarios son ayudas valiosas en el seguimiento del presupuesto. Esto sigue siendo esencial para una buena gestión de proyectos.
Identificar oportunidades de mejora
Optimice e impulse el crecimiento
El análisis de carencias no se limita a la adopción de medidas correctivas. También puede identificar oportunidades de optimización, o incluso de crecimiento.
El análisis de las desviaciones permite hacer balance de la situación, el proyecto o la empresa, aportando información valiosa. Esta información puede utilizarse después para orientar las opciones, mejorando así la toma de decisiones.
El papel del análisis de desviaciones en la gestión de la plantilla
Además del aspecto financiero, la gestión de recursos también se beneficia enormemente del análisis de carencias también.
Mediante el análisis de las necesidades específicas de determinadas competencias o áreas, los deseos y la disponibilidad, es posible hacer un inventario claro de los recursos disponibles frente a los necesarios.
Como este equilibrio puede variar con el tiempo, el análisis de las desviaciones permite a la empresa o al proyecto disponer de los recursos adecuados en el momento oportuno. El análisis de carencias facilita mucho la asignación de recursos.
Otros beneficios de un análisis de brechas
Evolución de la estrategia general
El análisis de brechas también tiene muchos beneficios para toda la empresa, no solo a nivel de proyecto.
Esto ayuda a detectar carencias y a poner en evidencia la necesidad de optimizar la estrategia global.
Ayuda a priorizar
Además, el análisis de desviaciones ayuda a priorizar identificando las oportunidades más relevantes en una cartera de proyectos.
De hecho, lo mejor para la empresa es centrarse en proyectos en los que tenga los recursos necesarios o las ventajas competitivas.
¿Cómo identificar las brechas en la gestión de proyectos?
Definir un plan de acción
Identificar los elementos que motivan esta investigación
Antes de precipitarse a realizar un análisis en profundidad de las desviaciones, tómese su tiempo para plantearse algunas preguntas. Hay que prepararse a fondo y elaborar un plan de acción preciso. Por ejemplo, pregúntese:
- ¿Qué te impulsa a buscar desviaciones?
- ¿Cuáles son tus primeras conjeturas? ¿Qué estás buscando descubrir?
- ¿Cómo medirá con precisión las desviaciones?
Encontrar la raíz del problema
Una vez identificado el problema, el siguiente paso es buscar su raíz: ¿por qué se observa esta brecha? Esto requerirá algo de investigación.
Visualiza la situación ideal
El siguiente paso en el plan de acción no será encontrar una solución inmediata, sino trazar los contornos de una situación ideal a la que se aspira.
Por lo tanto, las proyecciones y los escenarios son herramientas formidables para esta tarea.
Recopilar información
Tenga en cuenta cualquier fuente de datos
Buscará información específica para respaldar sus suposiciones.
Identificar cualquier elemento que pueda tener un impacto en los costos (cambios en el mercado, legales, tecnológicos, hábitos de consumo, costos de materias primas, recursos humanos) o en tiempo (reducciones de personal, motivación, modificación de equipos).
Factores externos e internos
Muchos factores, tanto internos como externos, pueden generar discrepancias.
Recopile toda la información posible de sus proveedores de servicios, suministradores y clientes. El servicio de atención al cliente y ventas, en contacto directo con los consumidores, puede ser una fuente interesante de información.
La historia histórica y el análisis de las variaciones pasadas también son relevantes.
¿Cuáles son las mejores herramientas para el análisis de la variación del presupuesto?
Una herramienta todo en uno
Como se mencionó anteriormente, existen herramientas poderosas para ayudarlo a identificar y analizar brechas.
Stafiz ofrece muchas funciones, como la creación de presupuestos provisionales o la ayuda en la creación de cuadros de mando completos .
Estos le permiten monitorear los KPI en tiempo real para detectar posibles discrepancias.
Herramientas y marcos de trabajo reconocidos
Otras herramientas se utilizan comúnmente para el análisis de brechas porque permiten una introspección completa. Estos son marcos reconocidos.
- DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
- El método de las 7S (Estructura, Sistema, Estilo, Personal, Habilidad, Estrategia, Valores Compartidos) que ayuda a clarificar la forma en que se articula cada componente:
- Estructura: describe la distribución de las actividades dentro de la empresa o proyecto (jerarquía, rol)
- Sistema: describe los procesos y procedimientos utilizados (sistemas informáticos, herramientas, flujos de trabajo)
- Estilo: Cómo influyen los líderes en la organización
- Personal: el número de empleados y la forma en que se contratan y capacitan.
- Habilidad: habilidades y talentos
- Estrategia: cómo la empresa planea alcanzar sus objetivos a largo plazo (decisiones estratégicas)
- Valores compartidos: cultura y valores
¿Cómo se analizan las desviaciones de los proyectos?
¿Qué factores recurrentes pueden provocar variaciones de costes?
Independientemente de su naturaleza, las desviaciones deben ser analizadas para evitar que se repitan.
El análisis de desviaciones incluye, por tanto, una fase de investigación, ya que es necesario identificar el origen de las carencias. He aquí algunas ideas.
Una estimación errónea
Una estimación errónea causada por datos poco fiables o una visión demasiado ambiciosa puede dar lugar a discrepancias.
A la hora de hacer un presupuesto, hay que tener en cuenta todos los factores (posible aumento de las materias primas, de la mano de obra).
Una asignación incontrolada de recursos puede generar grandes discrepancias.
Un cambio de alcance
Agregar nuevas funciones, cambiar el contexto del proyecto o agregar tareas imprevistas puede causar discrepancias.
Es necesario revisar la gestión de riesgos
Una gestión de riesgos descuidada, o peor aún, una gestión de riesgos olvidada, puede dar lugar a graves desviaciones.
Por ejemplo, un margen presupuestario imprevisto puede tener consecuencias significativas.
Un problema organizativo
Los conflictos internos o la falta de comunicación pueden afectar a la productividad y provocar variaciones de tiempo o presupuesto.
Causas externas
Otras causas externas relacionadas con un entorno político, legal o relacionado con los proveedores también pueden causar discrepancias.
¿Cómo saber si una brecha es favorable o desfavorable?
Una brecha rara vez es favorable.
Es cierto que sus consecuencias pueden tener efectos positivos, como ahorrar dinero o tiempo. Sin embargo, ninguno de los dos es realmente envidiable porque son una señal de una mala estimación.
Debido a esto, pueden cuestionar sus habilidades de gestión de proyectos.
En otro caso, puede percibirse como una pérdida de calidad si el tiempo consumido es inferior al estimado.
En cualquier caso, es recomendable redactar un informe de producción para hacer un balance de la situación y que sirva de base para la preparación de proyectos posteriores.
¿Qué acciones correctivas se deben implementar?
El análisis de brechas debería alertarte y animarte a adaptar tu estrategia.
La estrategia a adoptar dependerá de las diferencias observadas y de sus causas intrínsecas. Sin embargo, aquí hay algunas vías para explorar para corregir y evitar discrepancias:
- mejorar el análisis de riesgos ;
- mejorar las estimaciones;
- realizar un seguimiento preciso con herramientas de gestión de proyectos (revisiones de presupuestos, tiempo empleado);
- optimizar los procesos internos;
- Mejorar la formación de los equipos.
El análisis de brechas es una herramienta esencial en la gestión de proyectos. Le permite monitorear eficazmente el progreso, identificar anomalías y rectificarlas.
Más allá de la identificación, comprender el origen de las desviaciones es crucial para aplicar las acciones correctivas adecuadas. Este enfoque, aunque esencial a nivel de proyecto, se beneficia de extenderse a la escala de las carteras o programas de la empresa. Entonces se convierte en una palanca estratégica para garantizar su rendimiento y apoyar su crecimiento.
Gestión de programas: Mejores prácticas
Preguntas:
- Defina el presupuesto inicial: documente con precisión los objetivos financieros, los requisitos de recursos y cree diferentes escenarios para anticiparse a eventos imprevistos.
- Recopile datos en tiempo real: agregue el gasto real y los resultados observados durante el proyecto.
- Compare datos: Analice las diferencias entre el presupuesto planificado, los datos reales y la previsión para identificar e incluso anticipar las desviaciones.
- Identificar las causas de las desviaciones: Encontrar el origen de las desviaciones (errores de estimación, cambios imprevistos, factores externos, etc.).
- Desarrollar un plan correctivo: Proponer acciones para reducir brechas y evitar recurrencias en proyectos futuros.
- Seguimiento y ajuste regularmente: Monitoree constantemente las desviaciones tan pronto como aparezcan. Para estar seguro, opta por una herramienta como Stafiz, que te avisa en cuanto se identifica una desviación en el pronóstico.
En una etapa avanzada, puede ser necesaria una revisión del presupuesto.
Gran parte del esfuerzo se moviliza a partir de la planificación del presupuesto.
Mejore sus previsiones basadas en datos históricos para que pueda anticiparse a los riesgos de forma realista. ¡Planifique un margen de seguridad!
El seguimiento regular es imprescindible para controlar su presupuesto. Utilice software como Stafiz, que ofrece monitoreo predictivo en tiempo real para mantenerse proactivo en caso de imprevistos.
Capacitar a sus equipos en la gestión del presupuesto es una excelente manera de limitar las brechas relacionadas con el error humano. Por lo tanto, asegúrese también de establecer canales de comunicación eficaces para limitar los malentendidos.
