Wie versteht man die Gap-Analyse im Projektmanagement?
Warum scheitern manche Projekte trotz sorgfältiger Planung? Warum rutschen andere in Bezug auf Budget oder Fristen aus?
Die Antwort liegt oft in einer schlechten oder sogar vollständigen Gap-Analyse.
Dieser Schritt ist jedoch auf der Ebene eines Projekts und eines Unternehmens unerlässlich. Diese wesentliche Praxis ermöglicht es, die Unterschiede zwischen dem Plan und der Realität zu messen, um die notwendigen Korrekturen vorzunehmen.
In diesem Artikel werden wir uns hauptsächlich mit der Lückenanalyse im Projektmanagement befassen, obwohl wir manchmal einen globaleren Blickwinkel einnehmen werden. Unser Ziel ist es, Ihnen alle Schlüssel an die Hand zu geben, um die Vorbereitung Ihrer Projekte zu verbessern, um Ihre Prozesse zu antizipieren, zu reagieren und zu optimieren.
Was ist eine Gap-Analyse im Projektmanagement?
Gap-Analyse: Definition
- Eine Diskrepanz zwischen Planung und dem beobachteten Zustand
Die Abweichungsanalyse besteht darin, den Ist-Zustand mit dem zu vergleichen, was geplant war.
Dies setzt voraus, dass es geplante Ziele gibt, die erreicht werden sollen, sei es finanzieller, zeitlicher oder menschlicher Art.
- Anwendung auf verschiedenen Ebenen
Während sich dieser Artikel hauptsächlich auf die Gap-Analyse im Rahmen eines Projekts konzentriert, geht es eigentlich um das Management eines Unternehmens als Ganzes.
In der Tat ist die Varianzanalyse einer der wichtigsten Schritte der Managementkontrolle. Es ist unerlässlich für eine präzise Projektüberwachung, die es ermöglicht, Probleme und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.
Die 4 Haupttypen von Lücken im Projektmanagement
Wir konzentrieren uns auf die 4 Haupttypen von Varianzen im Projektmanagement:
- Budgetabweichungen;
- Zeitunterschiede;
- Umfangsabweichungen;
- Leistungslücken.
Abweichungen im Budget
Auch Kostenabweichungen genannt, ist dies die Differenz zwischen den tatsächlichen Ausgaben und dem ursprünglich definierten Budget.
Zeitliche Lücken
Zeitlücken berücksichtigen die Diskrepanz zwischen der Zeit, die für die Entwicklung des Projekts benötigt wurde, und der Zeit, die erwartet wurde.
Unterschiede im Umfang
Die Unterschiede in dieser Kategorie können vielfältig sein und betreffen mehrere Aspekte.
Ungeplante Features, eine Änderung der Technologie, eine höhere Anzahl von Inhalten... Diese Variablen führen zu Diskrepanzen zwischen dem ursprünglich geplanten und dem von nun an zu berücksichtigenden Umfang.
Leistungslücken
Bei Leistungslücken wird die Differenz zwischen tatsächlicher und erwarteter Leistung berücksichtigt.
Dabei kann es sich um verschiedene Kriterien handeln, wie z.B. die gelieferte Qualität, die Performance eines Features, einer Kampagne oder die Produktivität der Teams.
Andere Arten von möglichen Abweichungen
Es gibt auch andere Arten von Lücken, wie zum Beispiel:
- Arbeitslücken, die die Differenz zwischen der Anzahl der benötigten Mitarbeiter und den tatsächlich am Projekt tätigen Mitarbeitern berücksichtigen.
- Marktabweichungen oder Produktabweichungen, die sich auf die Differenz zwischen tatsächlichen und erwarteten Verkäufen beziehen;
- Gewinnlücken, die die Diskrepanz zwischen dem erzielten Gewinn und dem budgetierten Gewinn hervorheben.
Warum eine Lückenanalyse durchführen?
Identifizieren und Antizipieren von Problemen
Gewährleistung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung
Eine der Hauptmotivationen für die Gap-Analyse ist die Identifizierung von Problemen. Der finanzielle Aspekt wird in der Regel zuerst betrachtet.
Diese Übung ermöglicht es, die finanzielle Gesundheit eines Projekts oder eines Unternehmens zu beurteilen.
Ermöglichen Sie eine zuverlässige Inventur von Einrichtungsgegenständen
Daher wird die Varianzanalyse verwendet, um den Ist-Zustand zu untersuchen und sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft.
Auf diese Weise können Sie Ihre Entscheidungen auf reale Fakten und nicht auf bloße Annahmen stützen.
Kompensation und Behebung der Folgen von Abweichungen
Analysieren, um zu korrigieren
Die Gap-Analyse ist nur dann relevant, wenn sie von Korrekturmaßnahmen begleitet wird. In Wirklichkeit ist es nur der erste Schritt in einem langen Prozess.
Es gibt Ihnen einen klaren Überblick über die Punkte, die korrigiert werden müssen. Ihre Aufgabe ist es dann, Wege zu finden, um diese Lücken zu schließen, was eine durchdachte Strategie erfordert.
Verwenden Sie Tools zur Analyse der Budgetabweichung
Beachten Sie, dass es leistungsstarke Tools gibt, die Ihnen helfen, Unstimmigkeiten zu erkennen und zu korrigieren.
Sie wurden speziell für das Projektmanagement entwickelt und bieten ein Höchstmaß an Automatisierung, um das Projekt- und Geschäftsmanagement zu erleichtern.
Stafiz ist eine von ihnen und bietet erweiterte Funktionen, um die finanzielle Gesundheit Ihrer Projekte zu erhalten.
Das Auslösen von Alarmen bei Abweichungen oder das Anlegen von Szenarien sind wertvolle Hilfen im Budgetmonitoring. Dies bleibt für ein gutes Projektmanagement unerlässlich.
Identifizieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten
Optimieren und Wachstum vorantreiben
Die Gap-Analyse soll nicht nur korrigierend wirken. Dieser Ansatz kann auch dabei helfen, Optimierungs- oder sogar Wachstumsmöglichkeiten zu identifizieren.
Die Gap-Analyse ermöglicht es nämlich, eine Bestandsaufnahme der Situation, des Projekts oder des Unternehmens zu erstellen, indem sie wertvolle Informationen liefert. Diese dienen dann als Material für die Entscheidungsfindung und verbessern so die Entscheidungsfindung.
Die Rolle der Gap-Analyse im Personalmanagement
Neben dem finanziellen Aspekt profitiert auch das Ressourcenmanagement stark von der Gap-Analyse.
Durch die Analyse des spezifischen Bedarfs an bestimmten Fähigkeiten oder Bereichen, der Wünsche und der Verfügbarkeit ist es möglich, eine klare Bestandsaufnahme der verfügbaren und der benötigten Ressourcen vorzunehmen.
Da sich dieses Gleichgewicht im Laufe der Zeit ändern kann, stellt die Gap-Analyse sicher, dass das Unternehmen oder Projekt zur richtigen Zeit über die richtigen Ressourcen verfügt. Die Gap-Analyse erleichtert dann die Allokation von Ressourcen erheblich.
Weitere Vorteile einer Gap-Analyse
Weiterentwicklung der Gesamtstrategie
Auch für das gesamte Unternehmen hat die Gap-Analyse viele Vorteile, nicht nur auf Projektebene.
In der Tat ermöglicht es es, die Lücken zu identifizieren und die Notwendigkeit einer Optimierung der Gesamtstrategie hervorzuheben.
Helfen Sie bei der Priorisierung
Darüber hinaus hilft die Gap-Analyse bei der Priorisierung , da sie hilft, die relevantesten Möglichkeiten in einem Projektportfolio zu identifizieren.
In der Tat ist es im besten Interesse des Unternehmens, sich auf Projekte zu konzentrieren, bei denen es über die notwendigen Ressourcen oder Wettbewerbsvorteile verfügt.
Wie erkennt man Lücken im Projektmanagement?
Definieren eines Aktionsplans
Identifizieren Sie die Elemente, die diese Forschung motivieren
Bevor Sie sich in eine eingehende Lückenstudie und -analyse stürzen, nehmen Sie sich die Zeit, sich einige Fragen zu stellen. In der Tat ist es notwendig, eine sorgfältige Vorbereitung sowie einen genauen Aktionsplan zu erstellen. Fragen Sie sich zum Beispiel:
- Was treibt Sie an, nach Abweichungen zu suchen?
- Was sind Ihre ersten Vermutungen? Was möchten Sie entdecken?
- Wie werden Sie die Abweichungen genau messen?
Die Wurzel des Problems finden
Sobald das Problem identifiziert ist, besteht der nächste Schritt darin, nach seiner Wurzel zu suchen: Warum wird diese Lücke beobachtet? Dies wird einige Untersuchungen erfordern.
Visualisieren Sie die ideale Situation
Der nächste Schritt im Aktionsplan wird nicht darin bestehen, sofort eine Lösung zu finden, sondern die Konturen einer idealen Situation zu zeichnen, die Sie anstreben.
Projektionen und Szenarien sind daher hervorragende Werkzeuge für diese Aufgabe.
Sammeln von Informationen
Betrachten Sie jede Datenquelle
Sie werden nach spezifischen Informationen suchen, um Ihre Annahmen zu untermauern.
Identifizieren Sie alle Elemente, die sich auf die Kosten (Marktveränderungen, rechtliche, technologische, Verbrauchergewohnheiten, Rohstoffkosten, Personalkosten) oder auf die Zeit (Personalabbau, Motivation, Änderung der Ausrüstung) auswirken könnten.
Externe und interne Faktoren
Viele Faktoren, sowohl interne als auch externe, können zu Diskrepanzen führen.
Stellen Sie sicher, dass Sie so viele Informationen wie möglich von Ihren Dienstleistern, Lieferanten und Kunden sammeln. Der Kundenservice und der Verkaufsservice, direkt mit den Verbrauchern, kann eine interessante Informationsquelle sein.
Die Geschichtsgeschichte und die Analyse vergangener Varianzen sind ebenfalls relevant.
Was sind die besten Tools für die Analyse von Budgetabweichungen?
Ein All-in-One-Tool
Wie bereits erwähnt, gibt es leistungsstarke Tools, die Ihnen helfen, Lücken zu identifizieren und zu analysieren.
Stafiz bietet viele Funktionen wie die Erstellung von vorläufigen Budgets oder die Hilfe bei der Erstellung kompletter Dashboards .
Diese ermöglichen es Ihnen, KPIs in Echtzeit zu überwachen , um mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen.
Anerkannte Tools und Frameworks
Andere Tools werden häufig für die Gap-Analyse verwendet, da sie eine umfassende Introspektion ermöglichen. Dabei handelt es sich um anerkannte Frameworks.
- Die SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), die es Ihnen ermöglicht, Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu identifizieren.
- Die 7S-Methode (Structure, System, Style, Staff, Skill, Strategy, Shared Values), die hilft, die Art und Weise zu verdeutlichen, in der jede Komponente artikuliert wird:
- Struktur: beschreibt die Verteilung der Aktivitäten innerhalb des Unternehmens oder Projekts (Hierarchie, Rolle)
- System: beschreibt die verwendeten Prozesse und Verfahren (Computersysteme, Tools, Workflows)
- Stil: Wie Führungskräfte die Organisation beeinflussen
- Personal: die Anzahl der Mitarbeiter und die Art und Weise, wie sie rekrutiert und geschult werden
- Geschicklichkeit: Fähigkeiten und Talente
- Strategie: Wie das Unternehmen seine langfristigen Ziele erreichen will (strategische Entscheidungen)
- Gemeinsame Werte: Kultur und Werte
Wie analysieren Sie Projektabweichungen?
Welche wiederkehrenden Faktoren können zu Kostenabweichungen führen?
Unabhängig von ihrer Art müssen Abweichungen analysiert werden, um eine Wiederholung zu verhindern.
Die Analyse der Lücken beinhaltet daher eine Recherchephase, da es notwendig ist, deren Ursprung zu identifizieren. Hier sind ein paar Tipps.
Eine fehlerhafte Schätzung
Eine falsche Schätzung, die durch unzuverlässige Daten oder eine zu ehrgeizige Vision verursacht wird, kann zu Unstimmigkeiten führen.
Wenn Sie ein Budget erstellen, berücksichtigen Sie alle Faktoren (mögliche Zunahme der Rohstoffe, Arbeit).
Eine unkontrollierte Allokation von Ressourcen kann zu großen Diskrepanzen führen.
Eine Änderung des Geltungsbereichs
Das Hinzufügen neuer Funktionen, das Ändern des Projektkontexts oder das Hinzufügen unerwarteter Aufgaben kann zu Diskrepanzen führen.
Das Risikomanagement muss überprüft werden
Ein schlampiges Risikomanagement oder schlimmer noch, ein vergessenes Risikomanagement kann zu gravierenden Abweichungen führen.
So kann beispielsweise ein unvorhergesehener Budgetspielraum erhebliche Folgen haben.
Ein organisatorisches Problem
Interne Konflikte oder Missverständnisse können die Produktivität beeinträchtigen und zu Zeit- oder Budgetabweichungen führen.
Äußere Ursachen
Auch andere externe Ursachen, die mit einem politischen, rechtlichen oder lieferantenbezogenen Umfeld zusammenhängen, können zu Unstimmigkeiten führen.
Woher wissen Sie, ob eine Lücke günstig oder ungünstig ist?
Ein Abstand ist selten günstig.
Es stimmt, dass die Folgen positive Auswirkungen haben können, wie z. B. Geld- oder Zeitersparnis. Nichtsdestotrotz ist beides nicht wirklich beneidenswert, denn sie sind ein Zeichen für eine schlechte Schätzung.
Aus diesem Grund können sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten in Frage stellen.
In einem anderen Fall kann es als Qualitätsverlust empfunden werden, wenn der Zeitaufwand geringer ist als geschätzt.
In jedem Fall empfiehlt es sich, einen Produktionsbericht zu verfassen, um eine Bestandsaufnahme zu machen und als Grundlage für die Vorbereitung nachfolgender Projekte zu dienen.
Welche Korrekturmaßnahmen sollten ergriffen werden?
Die Gap-Analyse soll Sie alarmieren und Sie ermutigen, Ihre Strategie anzupassen.
Welche Strategie zu verfolgen ist, hängt von den festgestellten Unterschieden und ihren inneren Ursachen ab. Hier sind jedoch einige Möglichkeiten, die Sie erkunden sollten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren und zu vermeiden:
- Verbesserung der Risikoanalyse ;
- Schätzungen zu verbessern;
- Genaue Nachverfolgung mit Projektmanagement-Tools (Budgetüberprüfungen, Zeitaufwand);
- interne Prozesse zu optimieren;
- Verbessern Sie das Teamtraining.
Die Gap-Analyse ist ein unverzichtbares Instrument im Projektmanagement. Es ermöglicht Ihnen, den Fortschritt effektiv zu überwachen, Anomalien zu identifizieren und zu beheben.
Neben der Identifizierung ist das Verständnis der Ursache von Abweichungen entscheidend für die Anwendung geeigneter Korrekturmaßnahmen. Dieser Ansatz ist zwar auf Projektebene unerlässlich, profitiert aber davon, dass er auf die Größe der Portfolios oder Programme des Unternehmens ausgeweitet werden kann. Es wird dann zu einem strategischen Hebel, um seine Leistung zu gewährleisten und sein Wachstum zu unterstützen.
Programmmanagement: Best Practices
Fragen:
- Definieren Sie das anfängliche Budget: Dokumentieren Sie finanzielle Ziele und Ressourcenanforderungen genau und erstellen Sie verschiedene Szenarien, um unvorhergesehene Ereignisse zu antizipieren.
- Sammeln Sie Daten in Echtzeit: Aggregieren Sie die tatsächlichen Ausgaben und die während des Projekts beobachteten Ergebnisse.
- Vergleichen von Daten: Analysieren Sie die Differenzen zwischen dem geplanten Budget, den Ist-Werten und der Prognose, um Abweichungen zu identifizieren und sogar zu antizipieren.
- Identifizieren Sie die Ursachen von Abweichungen: Finden Sie den Ursprung von Abweichungen (Schätzfehler, unvorhergesehene Änderungen, externe Faktoren usw.).
- Entwickeln Sie einen Korrekturplan: Schlagen Sie Maßnahmen vor, um Lücken zu schließen und Wiederholungen in zukünftigen Projekten zu vermeiden.
- Verfolgen und regelmäßig anpassen: Überwachen Sie ständig auf Abweichungen, sobald sie auftreten. Entscheiden Sie sich sicherheitshalber für ein Tool wie Stafiz, das Sie warnt, sobald eine Abweichung in der Vorhersage festgestellt wird.
In einem fortgeschrittenen Stadium kann eine Budgetrevision erforderlich sein.
Ein großer Teil des Aufwands wird aus der Planung des Budgets mobilisiert.
Verbessern Sie Ihre Prognosen auf der Grundlage historischer Daten, damit Sie Risiken realistisch antizipieren können. Planen Sie eine Sicherheitsmarge ein!
Eine regelmäßige Überwachung ist unerlässlich, um Ihr Budget zu kontrollieren. Verwenden Sie Software wie Stafiz, die eine vorausschauende Echtzeitüberwachung bietet, um bei unvorhergesehenen Ereignissen proaktiv zu bleiben.
Die Schulung Ihrer Teams in der Budgetverwaltung ist eine großartige Möglichkeit, Lücken im Zusammenhang mit menschlichen Fehlern zu schließen. Stellen Sie daher auch sicher, dass Sie effektive Kommunikationskanäle einrichten, um Missverständnisse zu vermeiden.
