Comment faire une analyse des risques en gestion de projet ?
Pour mener un projet au succès, une planification minutieuse et précise est de rigueur.
Entre planification des tâches et élaboration d’un budget prévisionnel, chaque étape est passée au peigne fin de manière à pouvoir sécuriser une marge de manœuvre afin de pouvoir s’adapter aux imprévus et assurer une livraison dans les délais impartis.
C’est là qu’intervient l’analyse des risques en gestion de projet.
Cette composante de la gestion des risques permet d’identifier les menaces potentielles, d’évaluer leur impact et de mettre en place des solutions adaptées.
Ce guide étape par étape vous accompagne dans la réalisation de cette analyse, et vous dévoile les outils indispensables pour plus de précision – et in fine, de proactivité.
Étape 1 : Identifiez les potentiels risques du projet
Comment détecter un risque dans le cadre d’un projet ?
L’identification proactive des risques survient dès la deuxième phase de la gestion d’un projet. Cet exercice consiste à réfléchir et à nommer tous les risques pouvant surgir lors de la phase de production de la mission, et qui pourraient en impacter la qualité ou la délivrabilité.
Il existe plusieurs méthodes pour identifier un risque projet en amont.
- Le brainstorming : c’est un indémodable, et pour cause ! Organiser des sessions avec l’équipe de projet permet de ne laisser aucune idée sur le tapis.
💡 Vous pouvez ensuite créer un tableau des risques pour y annoter toutes les idées retenues.
- Constituez un registre des risques : toujours en vous basant sur l’historique de vos travaux, annotez les risques récurrents, comment les anticiper, les contourner, et pourquoi pas, quelques cas d’usages. Ce document vous sera d’une aide précieuse, en plus de constituer un gain de temps pour les projets futurs. Une publication de PMI France offre par ailleurs des pistes d’utilisation du registre des risques en gestion de projet.
- Le retour d’expérience : analysez les rapports et autres données de vos projets passés pour repérer les risques récurrents. Vous pourrez ainsi analyser comment les équipes ont abordé la situation.
Tout ce qui peut affecter le projet doit être relevé : caractéristiques, causes et répercussions. Finalement, il s’agit d’imaginer le pire pour se préparer au mieux.
Quels sont les outils d’analyse des risques ?
Les logiciels de gestion des risques
Vous pouvez vous équiper d’un logiciel de gestion des risques pour procéder à la phase d’analyse.
Stafiz est notamment apprécié des entreprises de prestations de services.
Ses nombreux dashboards et reportings personnalisables vous aident notamment à créer différents scénarios de planifications qui permettent d’identifier les risques en un instant.
De cette manière, vous pouvez faciliter la mise en place d’actions correctives avant même que le projet ne démarre telles que :
- l’ajustement ou la révision de budget,
- la désignation de responsables,
- l’ajustement de la charge et du planning projet.
Le guide de l’ERP de la prestation de service
Les matrices d’analyse des risques
La matrice est un autre outil utilisé pour organiser et prioriser les risques en gestion de projet.
- Une représentation visuelle
La matrice de gestion des risques offre une représentation visuelle de la situation. Elle doit comporter entre autres 4 informations essentielles :
- la liste de tous les risques ;
- leur source ;
- leurs conséquences ;
- leur niveau de gravité.
- Une vue d’ensemble
La matrice des risques dresse les différents liens entre les potentiels risques. Ainsi, elle aide à obtenir une vision précise sur la situation afin de définir un plan d’action pour adresser le risque rapidement.
Plus accessible, elle permet de visualiser et d’appréhender les risques selon certains critères :
- la matrice de scoring permet d’attribuer des notes à chaque risque ;
- la matrice de priorité classe les risques selon leur urgence et importance ;
La matrice de priorisation SWOT
- enfin, la matrice de gravité, aussi appelée matrice de criticité, est une combinaison des matrices précédentes : elle évalue la probabilité et l’impact sur une échelle de risque.
Ces outils offrent une vision claire des priorités et des actions à entreprendre en cas d’imprévus.
Étape 2 : Évaluez et classez les risques du projet
L’approche qualitative
Cette méthode reprend le principe des matrices de risques de projet : elle repose sur une évaluation descriptive des risques.
Pour créer un tableau des risques de projet, il faut indiquer les champs suivants.
- Le nom du risque : de manière à ce qu’il soit compris par tous.
- Identifier le type : est-il financier, technique, humain ?
- Attribuer une gravité : selon une échelle de 3 à 5 selon le degré de précision requis.
- Estimer la probabilité : évaluez la fréquence possible de survenue.
Les avantages de cette méthode
Simple et rapide à mettre en œuvre, il vous suffira d’un support physique ou d’une feuille de calcul pour la réaliser.
Elle s’adapte facilement à votre processus organisationnel et à la taille de vos missions.
Limites de l’approche qualitative en analyse des risques
Si cette méthode aide à donner une idée globale des risques encourus, elle reste néanmoins particulièrement subjective.
Elle se base sur des hypothèses qu’aucune donnée concrète ne vient confronter ou valider.
Elle exige une expérience et un certain niveau d’expertise qui, en cas d’absence, peut dresser une analyse peu réaliste.
Elle est donc moins adaptée aux petites structures qui démarrent, ou à des projets d’une grande envergure.
L’approche quantitative
Contrairement à l’approche qualitative, cette méthode utilise des données chiffrées pour évaluer les risques.
Pour faire une analyse quantitative des risques, il existe deux méthodes.
- L’analyse Monte Carlo : il s’agit d’un algorithme simulant différents scénarios de façon à pouvoir estimer les potentiels impacts financiers et autres répercussions sur un projet.
- La valeur monétaire attendue : ou Expected Monetary Value en anglais, ce calcul permet d’associer chaque risque à un coût potentiel. Pour ce faire, il faut multiplier la probabilité d’un risque en pourcentage par l’impact financier (profit comme perte).
Les avantages de cette méthode
Se fiant à des algorithmes performants, l’approche quantitative permet de matérialiser de façon concrète l’impact d’un risque de projet avec plus de fiabilité.
Cette précision permet alors de prendre des mesures correctives effectives, notamment dans l’affectation des ressources sur le planning de projet.
Les limites de l’approche quantitative en analyse des risques
Afin de chiffrer l’impact de tous les scénarios identifiés, il est vite question d’investir du côté des ressources afin de réaliser les calculs nécessaires, dont la complexité implique bien souvent l’utilisation d’outils.
Le scenario builder de Stafiz est l’outil qui manque à votre analyse des risques projet !
Il simule différentes possibilités d’affectation des ressources, en prenant en compte :
- les tâches à réaliser ;
- les employés qualifiés pour réaliser celles-ci.
Sélectionnez toutes les ressources qualifiées et disponibles pour alimenter le champ des possibles.
Stafiz procède ensuite à l’analyse des différents scénarios, de manière à optimiser votre marge, la répartition de la charge, et le taux de staffing dans les 3 et 6 mois à venir !
Une fois le meilleur scénario identifié, vous pouvez transformer la simulation en planification réelle : de quoi planifier vos projets rapidement, et avec plus de sécurité !
Étape 3 : Anticipez des solutions face aux risques
En gestion des risques de projet, anticiper constitue une étape à part entière.
En effet, la mitigation du risque est une étape clé pour réduire la probabilité qu’un risque identifié ne pointe le bout de son nez.
Elle permet également, en préparant une pléthore d’options en amont, de minimiser l’impact d’un risque grâce à une réaction plus rapide.
Voici quelques stratégies à adopter dans votre mitigation des risques :
- la prévention : elle permet de mettre en place des actions pour éviter que le risque ne survienne ;
- constituer un plan de secours : préparer des solutions alternatives peut contribuer à amoindrir l’impact ;
- transférer le risque : ce transfert à un tiers via des contrats d’assurance ou l’appel à des prestations externes est également une stratégie à envisager.
L’anticipation proactive des solutions augmente les chances de succès du projet et réduit les imprévus !
Étape 4 : Analysez les risques en cours de projet
Comme vu précédemment, l’analyse des risques intervient le plus souvent en phase de planification du projet.
Cependant, les risques peuvent évoluer, prendre une nouvelle forme ou de nouveaux peuvent tout simplement s’ajouter.
Il est donc nécessaire d’analyser les menaces potentielles du projet tout au long de son cycle de vie.
Comment mettre en place un suivi des risques ?
Tout comme dans le cadre d’une surveillance de projet classique, le suivi des risques peut-être décliné sous différentes formes :
- le tableau de bord permet de centraliser les informations clés dans un outil visuel ;
- les revues régulières par le biais de réunions périodiques sont utiles pour ajuster les stratégies de gestion des risques ;
- enfin, la mise à jour des matrices est essentielle pour re-calibrer les évaluations de risque en fonction de l’évolution du projet.
Quels sont les indicateurs clés pour suivre les risques ?
Pour assurer un suivi des risques efficace et garder le contrôle de vos projets, il est essentiel de surveiller certains KPI tels que :
- la probabilité de survenue : pour évaluer les changements dans la probabilité des risques ;
- les impacts du risque : pour suivre les évolutions d’impacts ;
- l’exposition au risque : qui combine l’impact et la probabilité ;
- le temps de réaction : pour mesurer le délai entre l’identification d’un risque et la mise en place de la solution ;
- le taux de mitigation : pour évaluer l’efficacité des actions correctives.
L’analyse des risques est un levier puissant pour sécuriser la réussite de vos projets. En suivant ces quatre étapes — identification, évaluation, anticipation et suivi — vous maximisez vos chances de maîtriser les imprévus.
Adoptez une approche proactive et outillez-vous des bons indicateurs pour ajuster vos plans en temps réel !
Questions fréquentes :
Oui, il existe a une différence importante entre la gestion et l’analyse des risques.
L’analyse des risques est une étape où l’on identifie, évalue et classe les risques selon leur probabilité et leur impact, en vue de mieux comprendre les menaces potentielles.
La gestion des risques quant à elle englobe l’ensemble du processus, y compris l’identification, l’évaluation, la priorisation, la planification des réponses aux risques et leur suivi tout au long du projet.
L’analyse est donc une phase de la gestion des risques, essentielle pour prendre des décisions informées et planifier les actions nécessaires.
La meilleure méthode pour l’analyse des risques dépend du contexte du projet et des ressources disponibles. Cependant, une approche combinant méthodes qualitatives pour une première identification et méthodes quantitatives pour mesurer précisément l’impact des risques, est généralement efficace.
L’utilisation d’outils spécialisés comme le logiciel Stafiz et la collaboration avec les parties prenantes sont également essentielles pour une évaluation approfondie.
