Wie führt man eine Risikoanalyse im Projektmanagement durch?

Für ein Projekt zum Erfolg zu führenUm ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist eine sorgfältige und genaue Planung erforderlich.

Zwischen der Planung von Aufgaben und der Erstellung eines vorläufigen Budgets wird jede Etappe genauestens unter die Lupe genommen, um sich einen Handlungsspielraum um sich auf Unvorhergesehenes einstellen zu können und eine fristgerechte Lieferung zu gewährleisten.

Hier kommt dieRisikoanalyse im Projektmanagement.

Diese Komponente des Risikomanagements dient derpotenzielle Bedrohungen zu identifizierenSie können Bedrohungen erkennen, ihre Auswirkungen bewerten und geeignete Lösungen entwickeln.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung begleitet Sie bei der Durchführung dieser AnalyseSie erfahren, welche Werkzeuge Sie für mehr Genauigkeit benötigen - -. und letztlich zu mehr Proaktivität.

Schritt 1: Identifizieren Sie die potenziellen Risiken des Projekts

Wie kann man ein Risiko in einem Projekt erkennen?

Die proaktive Identifizierung von Risiken erfolgt bereits in der zweiten Phase des Projektmanagements.. Diese Übung besteht darin, über alle Risiken nachzudenken und sie zu benennen, die während der Produktionsphase des Auftrags auftreten und die Qualität oder Zustellbarkeit beeinträchtigen könnten.

Es gibt verschiedene Methoden, um ein Projektrisiko zu identifizieren im Vorfeld.

1. Das Brainstorming : Es ist ein zeitloses Thema, und das aus gutem Grund! Sitzungen mit dem Projektteam zu organisieren, sorgt dafür, dass keine Idee auf der Strecke bleibt.
   

   💡 Anschließend kannst du eine Risikotabelle erstellen, in der du alle festgehaltenen Ideen vermerken kannst.

    

2. Erstellen Sie ein Risikoregister. Vermerken Sie auf der Grundlage Ihrer bisherigen Arbeit wiederkehrende Risiken, wie Sie sie antizipieren und umgehen können, und warum nicht auch einige Anwendungsfälle. Dieses Dokument wird Ihnen eine wertvolle Hilfe sein und bei zukünftigen Projekten Zeit sparen. Eine Veröffentlichung von PMI France bietet darüber hinaus Möglichkeiten zurVerwendung des Risikoregisters im Projektmanagement.
3. Das Feedback aus der Erfahrung : Analysieren Sie Berichte und andere Daten aus Ihren vergangenen Projekten, um wiederkehrende Risiken zu erkennen. So können Sie analysieren, wie die Teams mit der Situation umgegangen sind.
   

Alles, was das Projekt beeinträchtigen könnte, muss erfasst werden: Merkmale, Ursachen und Auswirkungen. Schließlich geht es darum, sich das Schlimmste vorzustellen, um sich auf das Beste vorzubereiten.

Welche Instrumente zur Risikoanalyse gibt es?

Software für das Risikomanagement

Sie können sich mit einer Software für das Risikomanagement um die Analysephase durchzuführen.

Stafiz wird insbesondere von Dienstleistungsunternehmen geschätzt.

Seine zahlreichen Dashboards und anpassbare Reportings helfen Ihnen insbesondere dabei, verschiedene Planungsszenarien zu erstellen, mit denen Sie Risiken in einem Augenblick erkennen können.

Auf diese Weise können Sie die Einführung vonKorrekturmaßnahmen noch vor Beginn des Projekts, wie z. B. :

• die Anpassung oder Überarbeitung des Haushaltsplans, 
• die Benennung von Verantwortlichen,
• die Anpassung der Projektbelastung und des Projektzeitplans.

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Die Matrizen zur Risikoanalyse

Die Matrix ist ein weiteres Werkzeug, das verwendet wird, um Risiken zu organisieren und zu priorisieren im Projektmanagement.

• Eine visuelle Darstellung

Die Risikomanagementmatrix bietet eine visuelle Darstellung der Situation. Sie muss unter anderem vier wesentliche Informationen enthalten: 

• die Liste aller Risiken ;
• ihre Quelle ;
• ihre Folgen ;
• ihren Schweregrad.

• Ein Überblick

Die Risikomatrix stellt die verschiedenen Verbindungen zwischen den potenziellen Risiken her. Auf diese Weise hilft sie dabei, sich einen genauen Überblick über die Situation zu verschaffen, um einen Aktionsplan zu erstellen, der Folgendes bewirkt das Risiko zu adressieren schnell.

Sie ist leichter zugänglich und ermöglicht es, Risiken nach bestimmten Kriterien zu visualisieren und zu erfassen:

• die Scoring-Matrix ermöglicht es, jedem Risiko Noten zuzuweisen ;
• die Prioritätsmatrix ordnet die Risiken nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung ;
  

Die SWOT-Priorisierungsmatrix

• schließlich die Gravitationsmatrix, auch bekannt als Kritikalitätsmatrix bezeichnet, ist eine Kombination der vorherigen Matrizen: Sie bewertet die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung auf einer Risikoskala.

Diese Instrumente bieten einen klaren Überblick über die Prioritäten und die Maßnahmen, die bei unvorhergesehenen Ereignissen ergriffen werden müssen.

Schritt 2: Bewerten und klassifizieren Sie die Risiken des Projekts

Der qualitative Ansatz

Diese Methode greift das Prinzip der Matrizen der Projektrisiken : Sie beruht auf einer deskriptiven Bewertung der Risiken.

Um eine Projektrisikotabelle zu erstellen, müssen Sie die folgenden Felder angeben.

1. Der Name des Risikos : so, dass er von allen verstanden wird.
2. Identifizieren Sie den Typ : Ist er finanziell, technisch, menschlich?
3. Vergeben Sie einen Schweregrad : auf einer Skala von 3 bis 5, je nach dem Grad der erforderlichen Genauigkeit.
4. Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit ab : Schätzen Sie die mögliche Häufigkeit des Auftretens.

Die Vorteile dieser Methode

Sie ist einfach und schnell zu implementieren. Sie benötigen lediglich ein physisches Medium oder ein Arbeitsblatt, um sie zu erstellen. 

Sie lässt sich leicht an Ihre Organisationsabläufe und den Umfang Ihrer Aufgaben anpassen.

Grenzen des qualitativen Ansatzes in der Risikoanalyse

Diese Methode hilft zwar, ein umfassendes Bild der Risiken zu vermitteln, ist aber dennoch besonders subjektiv.

Sie basiert auf auf Annahmen beruht die durch keine konkreten Daten verglichen oder bestätigt werden.

Sie erfordert Erfahrung und ein gewisses Maß an Fachwissen, das, wenn es nicht vorhanden ist, eine wenig realistische Analyse.

Sie ist daher weniger geeignet für kleine Strukturen die gerade erst gegründet werden, oder für große Projekte.

Der quantitative Ansatz

Im Gegensatz zum qualitativen Ansatz verwendet diese Methode Zahlenmaterial, um Risiken zu bewerten.

Um eine quantitative Risikoanalyse durchzuführen, gibt es zwei Methoden.

1. Die Monte-Carlo-Analyse : Hierbei handelt es sich um einen Algorithmus, der verschiedene Szenarien simuliert, sodass die potenziellen finanziellen und sonstigen Auswirkungen auf ein Projekt abgeschätzt werden können.
2. Der erwartete monetäre Wert : oder englisch Expected Monetary Value, diese Berechnung ermöglicht es, jedes Risiko mit potenziellen Kosten zu verknüpfen. Dazu wird die Wahrscheinlichkeit eines Risikos in Prozent mit der finanziellen Auswirkung (Gewinn wie Verlust) multipliziert.

Die Vorteile dieser Methode

Der quantitative Ansatz, der sich auf leistungsfähige Algorithmen stützt, ermöglicht es, die Auswirkungen eines Projektrisikos mit größerer Verlässlichkeit zu konkretisieren.

Diese Genauigkeit ermöglicht es dann, effektive Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, insbesondere in derZuweisung von Ressourcen auf dem Projektplan.

Die Grenzen des quantitativen Ansatzes in der Risikoanalyse

Um die Auswirkungen aller ermittelten Szenarien zu beziffern, muss man schnell in Ressourcen investieren, um die notwendigen Berechnungen durchzuführen, deren Komplexität oftmals den Einsatz von Tools erfordert.

Der Stafiz Scenario Builder ist das Werkzeug, das Ihrer Projektrisikoanalyse noch fehlt!

Es simuliert verschiedene Möglichkeiten der Ressourcenzuweisung und berücksichtigt dabei : 

• die zu erledigenden Aufgaben ;
• qualifizierte Mitarbeiter, um diese durchzuführen.

Wählen Sie alle qualifizierten und verfügbaren Ressourcen aus, um das Feld der Möglichkeiten zu füllen.

Stafizanalysiert dann dieverschiedenen Szenarien, um Ihre Gewinnspanne, die Lastverteilung und die Staffing-Rate in den nächsten 3 und 6 Monaten zu optimieren!

Sobald Sie das beste Szenario identifiziert haben, können Sie die Simulation in eine reale Planung umwandeln: So können Sie planen Sie Ihre Projekte schnellUnd das mit mehr Sicherheit!

Schritt 3: Antizipieren Sie Lösungen für Risiken

Im Projektrisikomanagement ist das Antizipieren ein eigener Schritt.

In der Tat ist die Risikominimierung ist ein entscheidender Schritt, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern dass ein identifiziertes Risiko auftritt.

Durch die Vorbereitung einer Fülle von Optionen im Vorfeld können Sie zudem die Auswirkungen eines Risikos zu minimieren durch eine schnellere Reaktion.

Hier sind einige Strategien, die Sie bei Ihrer Risikominimierung anwenden sollten:

• Vorbeugung : Sie ermöglicht es, Maßnahmen zu ergreifen, um zu verhindern, dass das Risiko eintritt;
• einen Notfallplan erstellen : Die Vorbereitung alternativer Lösungen kann dazu beitragen, die Auswirkungen zu mindern;
• das Risiko übertragen : Diese Übertragung auf einen Dritten über Versicherungsverträge oder die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen ist ebenfalls eine Strategie, die in Betracht gezogen werden sollte.

Das proaktive Vorwegnehmen von Lösungen erhöht die Erfolgsaussichten des Projekts und reduziert unvorhergesehene Ereignisse!

Schritt 4: Analysieren Sie die Risiken während des Projekts

Wie bereits erwähnt, findet die Risikoanalyse meist in der Planungsphase des Projekts statt.

Risiken können sich jedoch ändern, eine neue Form annehmen oder es können einfach neue hinzukommen.

Daher ist es notwendig, die potenziellen Bedrohungen des Projekts während seines gesamten Lebenszyklus zu analysieren.

Wie kann man eine Risikoüberwachung einrichten?

Genau wie bei einer klassischen ProjektüberwachungDie Risikoüberwachung kann in verschiedenen Formen erfolgen:

• die Übersichtstafel ermöglicht es, Schlüsselinformationen in einem visuellen Werkzeug zu zentralisieren ;
• regelmäßige Überprüfungen durch regelmäßige Treffen sind hilfreich, um die Strategien des Risikomanagements anzupassen ;
• schließlich die Aktualisierung der Matrizen ist entscheidend, um die Risikobewertungen entsprechend der Projektentwicklung neu zu kalibrieren.

Welches sind die Schlüsselindikatoren zur Überwachung der Risiken?

Um eine effektive Risikoüberwachung zu gewährleisten und die Kontrolle über Ihre Projekte zu behalten, ist es unerlässlich, bestimmte KPIs zu überwachen, wie z. B. : 

• die Wahrscheinlichkeit des Eintretens : um Änderungen in der Wahrscheinlichkeit von Risiken zu bewerten ;
• die Auswirkungen des Risikos : um die Entwicklung der Auswirkungen zu verfolgen ;
• die Risikoexposition : die Auswirkung und Wahrscheinlichkeit kombiniert ;
• die Reaktionszeit : zur Messung der Zeitspanne zwischen der Identifizierung eines Risikos und der Umsetzung der Lösung ;
• die Mitigationsrate : um die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen zu bewerten.

Die Risikoanalyse ist ein mächtiger Hebel, um den Erfolg Ihrer Projekte zu sichern. Wenn Sie diese vier Schritte - Identifizierung, Bewertung, Antizipation und Überwachung - befolgen, maximieren Sie Ihre Chancen, Unvorhergesehenes zu meistern.

Verfolgen Sie einen proaktiven Ansatz und nutzen Sie die richtigen Indikatoren, um Ihre Pläne in Echtzeit anzupassen!