Wie führt man eine Risikoanalyse im Projektmanagement durch?

Um ein Projekt zum Erfolg zu führen, ist eine sorgfältige und präzise Planung unerlässlich.

Zwischen der Planung der Aufgaben und der Entwicklung eines vorläufigen Budgets wird jeder Schritt mit einem feinen Kamm untersucht, um sich Handlungsspielräume zu sichern , um sich auf unvorhergesehene Ereignisse einstellen zu können und eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten.

Hier setzt die Risikoanalyse im Projektmanagement an.

Diese Komponente des Risikomanagements ermöglicht es, potenzielle Bedrohungen zu identifizieren, ihre Auswirkungen zu bewerten und geeignete Lösungen zu implementieren.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen bei der Durchführung dieser Analyse und zeigt Ihnen die wesentlichen Werkzeuge für mehr Präzision – und letztendlich für mehr Proaktivität – auf.

Schritt 1: Identifizieren Sie potenzielle Projektrisiken

Wie erkennt man ein Risiko im Rahmen eines Projekts?

Die proaktive Risikoidentifikation erfolgt in der zweiten Phase des Projektmanagements. Diese Übung besteht darin, über alle Risiken nachzudenken und diese zu benennen, die während der Produktionsphase der Mission auftreten können und die sich auf die Qualität oder Lieferfähigkeit auswirken könnten.

Es gibt mehrere Methoden, um ein Projektrisiko im Vorfeld zu identifizieren .

1. Brainstorming : Es ist zeitlos, und das aus gutem Grund! Die Organisation von Sitzungen mit dem Projektteam stellt sicher, dass keine Idee auf dem Tisch liegen bleibt.
   

   💡 Sie können dann eine Risikotabelle erstellen, in der Sie alle von Ihnen ausgewählten Ideen mit Anmerkungen versehen können.

    

2. Erstellen Sie ein Risikoregister : Kommentieren Sie auf der Grundlage der Historie Ihrer Arbeit die wiederkehrenden Risiken, wie Sie sie antizipieren, umgehen können und warum nicht, einige Anwendungsfälle. Dieses Dokument wird Ihnen eine große Hilfe sein und Ihnen Zeit für zukünftige Projekte sparen. Eine Veröffentlichung von PMI France bietet auch Möglichkeiten zur Nutzung des Risikoregisters im Projektmanagement.
3. Feedback : Analysieren Sie Berichte und andere Daten aus Ihren vergangenen Projekten, um wiederkehrende Risiken zu identifizieren. Auf diese Weise können Sie analysieren, wie die Teams an die Situation herangegangen sind.
   

Alles, was sich auf das Projekt auswirken kann, muss identifiziert werden: Merkmale, Ursachen und Auswirkungen. Am Ende geht es darum, sich das Schlimmste vorzustellen, um sich so gut wie möglich vorzubereiten.

Welche Instrumente gibt es zur Risikoanalyse?

Risikomanagement-Software

Sie können sich mit einer Risikomanagement-Software ausstatten , um die Analysephase durchzuführen.

Besonders beliebt ist Stafiz bei Dienstleistungsunternehmen.

Mit den vielen Dashboards und anpassbaren Berichten können Sie verschiedene Planungsszenarien erstellen, mit denen Sie Risiken im Handumdrehen erkennen können.

Auf diese Weise können Sie die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen erleichtern, bevor das Projekt überhaupt beginnt, wie z. B.:

• Anpassung oder Überarbeitung des Haushaltsplans, 
• die Benennung von verantwortlichen Personen,
• Anpassung der Arbeitsbelastung und des Projektzeitplans.

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Matrizen für die Risikoanalyse

Die Matrix ist ein weiteres Instrument, um Risiken im Projektmanagement zu organisieren und zu priorisieren.

• Eine visuelle Darstellung

Die Risikomanagement-Matrix bietet eine visuelle Darstellung der Situation. Er muss unter anderem 4 wesentliche Informationen enthalten: 

• eine Liste aller Risiken;
• ihre Quelle;
• ihre Folgen;
• Schweregrad.

• Ein Überblick

Die Risikomatrix zeigt die verschiedenen Verknüpfungen zwischen potenziellen Risiken auf. So hilft es, ein genaues Bild der Situation zu erhalten, um einen Aktionsplan zu definieren, um das Risiko schnell anzugehen .

Es ist leichter zugänglich und ermöglicht es Ihnen, die Risiken nach bestimmten Kriterien zu visualisieren und zu verstehen:

• Die Bewertungsmatrix ermöglicht es Ihnen, jedem Risiko Bewertungen zuzuweisen.
• Die Prioritätenmatrix ordnet die Risiken nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.
  

Die SWOT-Priorisierungsmatrix

• Die Schweregradmatrix, auch Kritikalitätsmatrix genannt, ist eine Kombination der vorherigen Matrizen: Sie bewertet die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen auf einer Risikoskala.

Diese Instrumente bieten eine klare Vorstellung von Prioritäten und Maßnahmen, die im Falle unvorhergesehener Ereignisse zu ergreifen sind.

Schritt 2: Bewerten und Ordnen von Projektrisiken

Der qualitative Ansatz

Diese Methode basiert auf dem Prinzip der Projektrisikomatrizen : Sie basiert auf einer deskriptiven Risikobewertung.

Um eine Projektrisikotabelle zu erstellen, müssen die folgenden Felder angegeben werden.

1. Der Name des Risikos: so, dass es von allen verstanden wird.
2. Identifizieren Sie den Typ : Ist es finanziell, technisch, menschlich?
3. Weisen Sie einen Schweregrad zu : auf einer Skala von 3 bis 5, je nach dem erforderlichen Genauigkeitsgrad.
4. Schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit : Bewerten Sie die mögliche Häufigkeit des Auftretens.

Die Vorteile dieser Methode

Einfach und schnell zu implementieren, alles, was Sie brauchen, ist ein physisches Medium oder eine Tabelle, um es zu erstellen. 

Es passt sich leicht an Ihren organisatorischen Prozess und die Größe Ihrer Missionen an.

Grenzen des qualitativen Ansatzes in der Risikoanalyse

Diese Methode hilft zwar, einen Überblick über die damit verbundenen Risiken zu erhalten, ist aber dennoch besonders subjektiv.

Sie basiert auf Hypothesen , die keine konkreten Daten widerlegen oder validieren können.

Es erfordert Erfahrung und ein gewisses Maß an Fachwissen, das in Ermangelung der Abwesenheit eine unrealistische Analyse erstellen kann.

Es ist daher weniger geeignet für kleine Strukturen , die am Anfang stehen, oder für Großprojekte.

Der quantitative Ansatz

Im Gegensatz zum qualitativen Ansatz werden bei dieser Methode numerische Daten zur Risikobewertung verwendet.

Es gibt zwei Methoden, um eine quantitative Risikoanalyse durchzuführen.

1. Monte-Carlo-Analyse: Hierbei handelt es sich um einen Algorithmus, der verschiedene Szenarien simuliert, um die potenziellen finanziellen und sonstigen Auswirkungen auf ein Projekt abzuschätzen.
2. Der erwartete monetäre Wert (APV) ist eine Berechnung, die jedes Risiko mit potenziellen Kosten verknüpft. Dazu müssen Sie die Wahrscheinlichkeit eines Risikos in Prozent mit den finanziellen Auswirkungen (Gewinn und Verlust) multiplizieren. 

Die Vorteile dieser Methode

Der quantitative Ansatz, der sich auf leistungsstarke Algorithmen stützt, ermöglicht es, die Auswirkungen eines Projektrisikos konkret und zuverlässiger zu materialisieren.

Diese Präzision ermöglicht es dann, wirksame Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, insbesondere bei der Zuweisung von Ressourcen im Projektzeitplan.

Die Grenzen des quantitativen Ansatzes in der Risikoanalyse

Um die Auswirkungen aller identifizierten Szenarien zu quantifizieren, ist es schnell eine Frage, Ressourcen zu investieren, um die notwendigen Berechnungen durchzuführen, deren Komplexität oft den Einsatz von Instrumenten erfordert.

Der Scenario Builder von Stafiz ist das fehlende Werkzeug in Ihrer Projektrisikoanalyse!

Es simuliert verschiedene Optionen der Ressourcenzuweisung unter Berücksichtigung von: 

• die auszuführenden Aufgaben;
• Mitarbeiter, die für die Durchführung qualifiziert sind.

Wählen Sie alle qualifizierten und verfügbaren Ressourcen aus, die dem Feld der Möglichkeiten hinzugefügt werden sollen.

Stafiz analysiert dann die verschiedenen Szenarien, um Ihre Marge, die Verteilung der Last und den Personalschlüssel in den nächsten 3 und 6 Monaten zu optimieren!

Ist das beste Szenario identifiziert, können Sie die Simulation in die reale Planung umsetzen: So können Sie Ihre Projekte schnell und mit mehr Sicherheit planen!

Schritt 3: Antizipieren von Lösungen für Risiken

Im Projektrisikomanagement ist Antizipation ein Schritt für sich.

In der Tat ist die Risikominderung ein wichtiger Schritt, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass ein identifiziertes Risiko auftritt.

Es ermöglicht auch, durch die Vorbereitung einer Fülle von Optionen im Vorfeld die Auswirkungen eines Risikos durch eine schnellere Reaktion zu minimieren.

Hier sind einige Strategien, die Sie bei Ihrer Risikominderung anwenden sollten:

• Prävention : Sie ermöglicht es, Maßnahmen zu ergreifen, um das Auftreten des Risikos zu verhindern;
• Haben Sie einen Backup-Plan : Die Vorbereitung alternativer Lösungen kann dazu beitragen, die Auswirkungen zu verringern.
• Risikoübertragung : Diese Übertragung auf einen Dritten über Versicherungsverträge oder die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen ist ebenfalls eine Strategie, die in Betracht gezogen werden sollte.

Proaktive Antizipation von Lösungen erhöht die Chancen auf Projekterfolg und reduziert unvorhergesehene Ereignisse!

Schritt 4: Analysieren Sie Risiken während des Projekts

Wie oben zu sehen ist, wird die Risikoanalyse am häufigsten während der Planungsphase des Projekts durchgeführt.

Die Risiken können sich jedoch weiterentwickeln, eine neue Form annehmen oder einfach neue hinzukommen.

Daher ist es notwendig, die potenziellen Bedrohungen des Projekts während seines gesamten Lebenszyklus zu analysieren.

Wie richte ich die Risikoüberwachung ein?

Genau wie im Rahmen des traditionellen Projektmonitorings kann das Risikomonitoring in verschiedenen Formen abgelehnt werden:

• Das Dashboard ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen in einem visuellen Tool zu zentralisieren.
• Regelmäßige Überprüfungen durch regelmäßige Sitzungen sind nützlich, um die Risikomanagementstrategien anzupassen.
• Schließlich ist die Aktualisierung der Matrizen unerlässlich, um die Risikobewertungen entsprechend der Entwicklung des Projekts neu zu kalibrieren.

Was sind die wichtigsten Kennzahlen für die Risikoüberwachung?

Um eine effektive Risikoüberwachung zu gewährleisten und die Kontrolle über Ihre Projekte zu behalten, ist es unerlässlich, bestimmte KPIs zu überwachen, wie z. B.: 

• Eintrittswahrscheinlichkeit : um Änderungen der Risikowahrscheinlichkeit zu bewerten;
• die Auswirkungen des Risikos: Überwachung von Änderungen der Auswirkungen;
• Risikoexposition : die Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit kombiniert;
• Reaktionszeit : um die Zeit zwischen der Identifizierung eines Risikos und der Implementierung der Lösung zu messen;
• Die Mitigation Rate : um die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen zu bewerten.

Die Risikoanalyse ist ein mächtiger Hebel, um den Erfolg Ihrer Projekte zu sichern. Indem Sie diese vier Schritte befolgen – Identifizierung, Bewertung, Antizipation und Nachverfolgung – maximieren Sie Ihre Chancen, das Unerwartete zu kontrollieren. 

Gehen Sie proaktiv vor und rüsten Sie sich mit den richtigen Indikatoren aus, um Ihre Pläne in Echtzeit anzupassen!