¿Cómo se realiza un análisis de riesgos en la gestión de proyectos?
Para el éxito de un proyecto es esencial una planificación meticulosa y precisa.
Entre la planificación de las tareas y la elaboración de un presupuesto provisional, cada etapa se examina con lupa para poder asegurarse un margen de maniobra. margen de maniobra para adaptarse a los imprevistos y garantizar la entrega a tiempo.
Aquí es donde el análisis de riesgos en la gestión de proyectos.
Este componente de la gestión de riesgos permite identificar las amenazas potenciales evaluar su impacto y aplicar las soluciones adecuadas.
Esta guía paso a paso le ayudará a realizar este análisis y le revela las herramientas que necesita para ser más preciso y, en última instancia, más proactivo. y, en última instancia, más proactivo.
Paso 1: Identificar los riesgos potenciales del proyecto
¿Cómo se detecta un riesgo en un proyecto?
La identificación proactiva de riesgos comienza en la segunda fase del proyecto segunda fase de la gestión de proyectos. Este ejercicio consiste en pensar y nombrar todos los riesgos que podrían surgir durante la fase de producción del encargo, y que podrían repercutir en su calidad o entregabilidad.
Existen varios métodos para identificar los riesgos del proyecto ascendente.
- Lluvia de ideas : Es una idea eterna, ¡y con razón! Organizar sesiones con el equipo del proyecto garantiza que ninguna idea quede sin tocar.
💡 A continuación, puedes crear una tabla de riesgos para anotar todas las ideas retenidas.
- Elabore un registro de riesgos: Basándote de nuevo en el historial de tu trabajo, anota los riesgos recurrentes, cómo anticiparlos y evitarlos y, por qué no, algunos casos de uso. Este documento le resultará muy valioso, además de ahorrarle tiempo para futuros proyectos. Además, una publicación de PMI Francia sugiere formas deutilizar el registro de riesgos en la gestión de proyectos.
- Comentarios Analice informes y otros datos de proyectos anteriores para identificar riesgos recurrentes. Esto le permitirá analizar cómo afrontaron la situación los equipos.
Hay que identificar todo lo que pueda afectar al proyecto: sus características, causas y repercusiones. Por último, se trata de imaginar lo peor para prepararse para lo mejor.
¿Qué herramientas de análisis de riesgos existen?
Software de gestión de riesgos
Puede equiparse con software de gestión de riesgos para llevar a cabo la fase de análisis.
Stafiz es especialmente popular entre las empresas de servicios.
Sus numerosos cuadros de mando y informes personalizables le ayudan a crear diferentes escenarios de planificación para identificar los riesgos en un instante.
De este modo, puede facilitar la aplicación de medidas correctoras incluso antes de que empiece el proyecto, como :
- ajustes o revisiones presupuestarias,
- el nombramiento de directivos,
- ajustar la carga de trabajo y el calendario del proyecto.
La guía ERP para la prestación de servicios
Matrices de análisis de riesgos
La matriz es otra herramienta utilizada para organizar y priorizar los riesgos en la gestión de proyectos.
- Una representación visual
La matriz de gestión de riesgos ofrece una representación visual de la situación. Debe incluir 4 datos clave:
- lista de todos los riesgos ;
- su fuente ;
- sus consecuencias ;
- su nivel de seriedad.
- Panorama general
La matriz de riesgos establece los distintos vínculos entre los riesgos potenciales. Proporciona una imagen clara de la situación, lo que permite definir un plan de acción para abordar el riesgo rápidamente.
Más accesible, permite visualizar y evaluar los riesgos según determinados criterios:
- la matriz de puntuación se utiliza para asignar puntuaciones a cada riesgo;
- la matriz de prioridades clasifica los riesgos en función de su urgencia e importancia;
La matriz de priorización DAFO
- por último, la matriz de gravedad también conocida como matriz de criticidad, es una combinación de las matrices anteriores: evalúa la probabilidad y el impacto en una escala de riesgo.
Estas herramientas proporcionan una visión clara de las prioridades y medidas que deben adoptarse en caso de circunstancias imprevistas.
Paso 2: Evaluar y clasificar los riesgos del proyecto
El enfoque cualitativo
Este método se basa en el principio de matrices de riesgo del proyecto: Se basa en una evaluación descriptiva de los riesgos.
Para crear una tabla de riesgos del proyecto, debe rellenar los siguientes campos.
- El nombre del riesgo El nombre del riesgo: para que todo el mundo lo entienda.
- Identifique el tipo ¿Es financiero, técnico o humano?
- Asignar una gravedad En una escala de 3 a 5, según el grado de precisión requerido.
- Estimar la probabilidad Estimar la probabilidad: evaluar la posible frecuencia de ocurrencia.
Las ventajas de este método
Rápido y fácil de configurar, todo lo que necesitas es un soporte físico o una hoja de cálculo.
Se adapta fácilmente a su proceso organizativo y al tamaño de sus tareas.
Límites del enfoque cualitativo del análisis de riesgos
Aunque este método ayuda a hacerse una idea general de los riesgos que entraña, no deja de ser especialmente subjetivo.
Se basa se basa en suposiciones sin datos concretos que las respalden o validen.
Requiere experiencia y un cierto nivel de conocimientos que, en su ausencia, puede producir un análisis poco realista.
Por tanto, es menos adecuado para pequeñas organizaciones o proyectos a gran escala.
El enfoque cuantitativo
A diferencia del enfoque cualitativo, este método utiliza datos cuantitativos para evaluar los riesgos.
Existen dos métodos para llevar a cabo un análisis cuantitativo de riesgos.
- Análisis Monte Carlo : Se trata de un algoritmo que simula diferentes escenarios para estimar el impacto financiero potencial y otras repercusiones en un proyecto.
- Valor monetario esperado : Este cálculo asocia a cada riesgo un coste potencial. Para ello, multiplica la probabilidad de un riesgo en porcentaje por el impacto financiero (beneficio o pérdida).
Las ventajas de este método
Apoyándose en algoritmos de alto rendimiento, el enfoque cuantitativo permite materializar con mayor fiabilidad el impacto del riesgo de un proyecto.
Esta precisión permite adoptar medidas correctoras eficaces, sobre todo en la asignación de recursos en el calendario del proyecto.
Los límites del enfoque cuantitativo del análisis de riesgos
Para cuantificar el impacto de todos los escenarios identificados, se trata rápidamente de invertir recursos para realizar los cálculos necesarios, cuya complejidad requiere a menudo el uso de herramientas.
El creador de escenarios Stafiz es la herramienta que faltaba en el análisis de riesgos de su proyecto.
Simula distintas opciones de asignación de recursos, teniendo en cuenta :
- las tareas a realizar ;
- empleados cualificados para realizar el trabajo.
Seleccione todos los recursos cualificados disponibles para alimentar el campo de posibilidades.
A continuación, Stafiz analiza los distintos escenarios para optimizar su margen, la distribución de la carga y la tasa de personal en los próximos 3 y 6 meses.
Una vez identificado el mejor escenario, puede transformar la simulación en planificación real, lo que le permitirá planificar sus proyectos rápidamente y con mayor seguridad.
Paso 3: Anticipar soluciones a los riesgos
En la gestión de riesgos de un proyecto, la anticipación es un paso en sí mismo.
De hecho, la mitigación de riesgos es un paso clave para reducir la probabilidad de un riesgo identificado.
Preparar de antemano una plétora de opciones también permite minimizar el impacto de un riesgo reaccionando con mayor rapidez.
He aquí algunas estrategias para mitigar los riesgos:
- prevención Prevención: consiste en tomar medidas para evitar que se produzca el riesgo;
- elabore un plan de contingencia Preparar soluciones alternativas puede ayudar a reducir el impacto;
- transferir el riesgo Transferir el riesgo: transferir el riesgo a un tercero mediante contratos de seguros o recurriendo a servicios externos es otra estrategia a considerar.
Anticipar soluciones de forma proactiva aumenta las posibilidades de éxito del proyecto y reduce los imprevistos.
Paso 4: Analizar los riesgos durante el proyecto
Como hemos visto antes, el análisis de riesgos suele realizarse durante la fase de planificación del proyecto.
Sin embargo, los riesgos pueden evolucionar, adoptar una nueva forma o simplemente añadirse otros nuevos.
Por tanto, es necesario analizar las amenazas potenciales para el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
¿Cómo se establece un sistema de control de riesgos?
Al igual que con el seguimiento clásico de proyectosel seguimiento de los riesgos puede adoptar distintas formas:
- el cuadro de mandos le permite centralizar la información clave en una herramienta visual;
- revisiones periódicas mediante reuniones periódicas son útiles para ajustar las estrategias de gestión de riesgos;
- finalmente actualizar las matrices es esencial para recalibrar las evaluaciones de riesgo a medida que evoluciona el proyecto.
¿Cuáles son los indicadores clave para controlar los riesgos?
Para garantizar un seguimiento eficaz de los riesgos y mantener el control de sus proyectos, es esencial supervisar determinados indicadores clave de rendimiento, como :
- la probabilidad de ocurrencia: Evaluar los cambios en la probabilidad de los riesgos;
- impactos del riesgo: Supervisar los cambios en el impacto;
- exposición al riesgo: que combina impacto y probabilidad;
- tiempo de reacción: Medir el tiempo transcurrido entre la identificación de un riesgo y la aplicación de la solución;
- la tasa de mitigación: para evaluar la eficacia de las medidas correctoras.
El análisis de riesgos es una poderosa palanca para garantizar el éxito de sus proyectos. Siguiendo estos cuatro pasos -identificación, evaluación, anticipación y control- maximizará sus posibilidades de dominar lo inesperado.
Adopte un enfoque proactivo y utilice los indicadores adecuados para ajustar sus planes en tiempo real.
Preguntas frecuentes :
Sí, hay una diferencia importante entre gestión de riesgos y análisis de riesgos.
El análisis de riesgos es una etapa en la que se identifican, evalúan y clasifican los riesgos en función de su probabilidad e impacto, con el fin de comprender mejor las amenazas potenciales.
La gestión de riesgos abarca todo el proceso: identificación, evaluación, priorización y planificación de respuestas a los riesgos, así como su seguimiento a lo largo del proyecto.
El análisis es, por tanto, una parte esencial de la gestión de riesgos, que permite tomar decisiones con conocimiento de causa y planificar las acciones necesarias.
El mejor método de análisis de riesgos depende del contexto del proyecto y de los recursos disponibles. Sin embargo, suele ser eficaz un enfoque que combine métodos cualitativos para una primera identificación y métodos cuantitativos para medir con precisión el impacto de los riesgos.
El uso de herramientas especializadas como el programa informático Stafiz y la colaboración con las partes interesadas también son esenciales para una evaluación exhaustiva.
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