¿Cómo hacer un análisis de riesgos en la gestión de proyectos?
Para el éxito de un proyecto es esencial una planificación meticulosa y precisa.
Entre la planificación de las tareas y la elaboración de un presupuesto provisional, cada paso se examina con un peine de dientes finos para asegurar el margen de maniobra y poder adaptarse a los imprevistos y garantizar la entrega a tiempo.
Aquí es donde el análisis de riesgos en la gestión de proyectos.
Este componente de la gestión de riesgos permite identificar las amenazas potenciales evaluar su impacto y aplicar las soluciones adecuadas.
Esta guía paso a paso le ayudará a realizar este análisis y le revela las herramientas que necesita para ser más preciso y, en última instancia, más proactivo. y, en última instancia, más proactivo.
Paso 1: Identificar los posibles riesgos del proyecto
¿Cómo detectar un riesgo en el contexto de un proyecto?
La identificación proactiva de riesgos se produce en la segunda fase de la gestión de proyectos. Este ejercicio consiste en pensar y nombrar todos los riesgos que pueden surgir durante la fase de producción de la misión, y que podrían impactar en la calidad o la entregabilidad.
Existen varios métodos para identificar el riesgo de un proyecto aguas arriba.
- Lluvia de ideas : Es una idea eterna, ¡y con razón! Organizar sesiones con el equipo del proyecto garantiza que ninguna idea quede sin tocar.
💡 A continuación, puede crear una tabla de riesgos para anotar todas las ideas que haya elegido.
- Elabore un registro de riesgos: Basándote de nuevo en el historial de tu trabajo, anota los riesgos recurrentes, cómo anticiparlos y evitarlos y, por qué no, algunos casos de uso. Este documento le resultará muy valioso, además de ahorrarle tiempo para futuros proyectos. Además, una publicación de PMI Francia sugiere formas deutilizar el registro de riesgos en la gestión de proyectos.
- Retroalimentación : Analice informes y otros datos de sus proyectos anteriores para identificar riesgos recurrentes. Esto te permitirá analizar cómo los equipos abordaron la situación.
Se debe identificar todo lo que pueda afectar al proyecto: características, causas y repercusiones. Al final, se trata de imaginar lo peor para prepararse lo mejor posible.
¿Cuáles son las herramientas de análisis de riesgos?
Software de gestión de riesgos
Puede equiparse con un software de gestión de riesgos para llevar a cabo la fase de análisis.
Stafiz es particularmente popular entre las empresas de servicios.
Sus numerosos cuadros de mando e informes personalizables le ayudan a crear diferentes escenarios de planificación que le permiten identificar los riesgos en un instante.
De este modo, puede facilitar la aplicación de medidas correctoras incluso antes de que empiece el proyecto, como :
- ajuste o revisión del presupuesto,
- la designación de las personas responsables,
- ajustar la carga de trabajo y el cronograma del proyecto.
La guía de ERP para la prestación de servicios
Matrices de análisis de riesgos
La matriz es otra herramienta utilizada para organizar y priorizar los riesgos en la gestión de proyectos.
- Una representación visual
La matriz de gestión de riesgos proporciona una representación visual de la situación. Debe incluir, entre otras cosas, 4 datos esenciales:
- una lista de todos los riesgos;
- su origen;
- sus consecuencias;
- su nivel de gravedad.
- Resumen
La matriz de riesgos identifica los diferentes vínculos entre los riesgos potenciales. Así, ayuda a obtener una visión precisa de la situación para definir un plan de acción para abordar el riesgo rápidamente.
Más accesible, permite visualizar y comprender los riesgos según ciertos criterios:
- La matriz de puntuación permite asignar puntuaciones a cada riesgo;
- La matriz de prioridades clasifica los riesgos según su urgencia e importancia.
La matriz de priorización FODA
- por último, la matriz de gravedad también conocida como matriz de criticidad, es una combinación de las matrices anteriores: evalúa la probabilidad y el impacto en una escala de riesgo.
Estas herramientas proporcionan una visión clara de las prioridades y acciones a tomar en caso de imprevistos.
Paso 2: Evaluar y clasificar los riesgos del proyecto
El enfoque cualitativo
Este método se basa en el principio de matrices de riesgo del proyecto: Se basa en una evaluación descriptiva de los riesgos.
Para crear una tabla de riesgos del proyecto, debe rellenar los siguientes campos.
- El nombre del riesgo : de tal manera que sea entendido por todos.
- Identifique el tipo : ¿es financiero, técnico, humano?
- Asigne una gravedad : en una escala de 3 a 5 en función del grado de precisión requerido.
- Estimar la probabilidad : Evaluar la posible frecuencia de ocurrencia.
Las ventajas de este método
Sencillo y rápido de implementar, todo lo que necesitas es un medio físico o una hoja de cálculo para hacerlo.
Se adapta fácilmente a su proceso organizativo y al tamaño de sus misiones.
Limitaciones del enfoque cualitativo en el análisis de riesgos
Si bien este método ayuda a dar una idea general de los riesgos involucrados, es particularmente subjetivo.
Se basa en hipótesis que ningún dato concreto puede confrontar o validar.
Requiere experiencia y un cierto nivel de conocimientos que, en su ausencia, puede producir un análisis poco realista.
Por lo tanto, es menos adecuado para estructuras pequeñas que están comenzando o para proyectos a gran escala.
El enfoque cuantitativo
A diferencia del enfoque cualitativo, este método utiliza datos numéricos para evaluar los riesgos.
Hay dos métodos para hacer un análisis cuantitativo de riesgos.
- Análisis Monte Carlo: se trata de un algoritmo que simula diferentes escenarios con el fin de estimar los posibles impactos financieros y de otro tipo en un proyecto.
- El Valor Monetario Esperado (APV) es un cálculo que asocia cada riesgo con un costo potencial. Para ello, es necesario multiplicar la probabilidad de un riesgo en porcentaje por el impacto financiero (pérdidas y ganancias).
Las ventajas de este método
Apoyándose en algoritmos de alto rendimiento, el enfoque cuantitativo permite materializar el impacto del riesgo de un proyecto de forma concreta y con más fiabilidad.
Esta precisión permite adoptar medidas correctoras eficaces, sobre todo en la asignación de recursos en el cronograma del proyecto.
Los límites del enfoque cuantitativo en el análisis de riesgos
Para cuantificar el impacto de todos los escenarios identificados, rápidamente se trata de invertir recursos para realizar los cálculos necesarios, cuya complejidad a menudo implica el uso de herramientas.
¡El creador de escenarios de Stafiz es la herramienta que falta en el análisis de riesgos de su proyecto!
Simula diferentes opciones de asignación de recursos, teniendo en cuenta:
- las tareas a realizar;
- empleados cualificados para llevarlas a cabo.
Seleccione todos los recursos calificados y disponibles para agregar al campo de posibilidades.
A continuación, Stafiz analiza los distintos escenarios para optimizar su margen, la distribución de la carga y la tasa de personal en los próximos 3 y 6 meses.
Una vez identificado el mejor escenario, puede transformar la simulación en planificación real, lo que le permitirá planificar sus proyectos rápidamente y con mayor seguridad.
Paso 3: Anticipar soluciones a los riesgos
En la gestión de riesgos de proyectos, la anticipación es un paso en sí mismo.
De hecho, la mitigación de riesgos es un paso clave para reducir la probabilidad de que surja un riesgo identificado.
También permite, al preparar una plétora de opciones en sentido inicial, minimizar el impacto de un riesgo a través de una reacción más rápida.
Estas son algunas estrategias que puede adoptar en la mitigación de riesgos:
- Prevención : permite poner en marcha acciones para evitar que se produzca el riesgo;
- Tenga un plan de respaldo : Preparar soluciones alternativas puede ayudar a disminuir el impacto.
- Transferir el riesgo : esta transferencia a un tercero a través de contratos de seguros o el uso de servicios externos también es una estrategia a tener en cuenta.
La anticipación proactiva de las soluciones aumenta las posibilidades de éxito del proyecto y reduce los imprevistos.
Paso 4: Analizar los riesgos durante el proyecto
Como se ha visto anteriormente, el análisis de riesgos se lleva a cabo con mayor frecuencia durante la fase de planificación del proyecto.
Sin embargo, los riesgos pueden evolucionar, tomar una nueva forma o simplemente añadirse otros nuevos.
Por lo tanto, es necesario analizar las amenazas potenciales del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
¿Cómo configurar el monitoreo de riesgos?
Al igual que en el contexto de la supervisión tradicional de proyectos, la supervisión de riesgos puede declinarse de diferentes formas:
- El cuadro de mando permite centralizar la información clave en una herramienta visual;
- Las revisiones periódicas a través de reuniones periódicas son útiles para ajustar las estrategias de gestión de riesgos;
- Por último, la actualización de las matrices es fundamental para recalibrar las evaluaciones de riesgos en función de la evolución del proyecto.
¿Cuáles son las métricas clave para monitorear el riesgo?
Para garantizar un seguimiento eficaz de los riesgos y mantener el control de sus proyectos, es fundamental monitorizar ciertos KPI como:
- la probabilidad de ocurrencia: Evaluar los cambios en la probabilidad de los riesgos;
- impactos del riesgo: Supervisar los cambios en el impacto;
- exposición al riesgo: que combina impacto y probabilidad;
- tiempo de reacción: Medir el tiempo transcurrido entre la identificación de un riesgo y la aplicación de la solución;
- la tasa de mitigación: para evaluar la eficacia de las medidas correctoras.
El análisis de riesgos es una poderosa palanca para asegurar el éxito de sus proyectos. Al seguir estos cuatro pasos (identificación, evaluación, anticipación y seguimiento), maximiza sus posibilidades de controlar lo inesperado.
¡Adopte un enfoque proactivo y equípese con los indicadores correctos para ajustar sus planes en tiempo real!
Preguntas:
Sí, hay una diferencia importante entre la gestión de riesgos y el análisis de riesgos.
El análisis de riesgos es un paso para identificar, evaluar y clasificar los riesgos de acuerdo con su probabilidad e impacto, con el fin de comprender mejor las amenazas potenciales.
La gestión de riesgos, por otro lado, abarca todo el proceso, incluida la identificación, evaluación, priorización, planificación de respuestas al riesgo y seguimiento de las mismas a lo largo del proyecto.
El análisis es, por tanto, una fase de la gestión de riesgos, esencial para tomar decisiones informadas y planificar las acciones necesarias.
El mejor método para el análisis de riesgos depende del contexto del proyecto y de los recursos disponibles. Sin embargo, un enfoque que combine métodos cualitativos para la identificación inicial y métodos cuantitativos para medir con precisión el impacto de los riesgos suele ser eficaz.
El uso de herramientas especializadas como el software Stafiz y la colaboración con las partes interesadas también son esenciales para una evaluación exhaustiva.
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