Hoe voer je een risicoanalyse uit in projectmanagement?

Voor een succesvol projectis een nauwgezette en precieze planning essentieel.

Tussen het plannen van de taken en het opstellen van een voorlopig budget wordt elke fase met een fijne kam doorgenomen om speelruimte te creëren. speelruimte om zich aan onvoorziene omstandigheden aan te passen en op tijd te leveren.

Dit is waar derisicoanalyse in projectmanagement.

Dit onderdeel van risicomanagement maakt het mogelijk ompotentiële bedreigingen te identificerenhun impact te beoordelen en passende oplossingen te implementeren.

Deze stapsgewijze handleiding helpt je deze analyse uit te voerenen onthult de hulpmiddelen die je nodig hebt om nauwkeuriger - en uiteindelijk proactiever - te zijn. en uiteindelijk proactiever.

Stap 1: Identificeer potentiële projectrisico's

Hoe detecteer je een risico in een project?

Proactieve identificatie van risico's begint in de tweede fase van het project tweede fase van projectmanagement. Deze oefening omvat het nadenken over en benoemen van alle risico's die zich kunnen voordoen tijdens de productiefase fase van de opdracht, en die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit of opleverbaarheid ervan.

Er zijn verschillende methoden om projectrisico's te identificeren upstream.

1. Brainstormen Het is een tijdloos idee, en met goede reden! Het organiseren van sessies met het projectteam zorgt ervoor dat geen enkel idee onaangeroerd blijft.
   

   💡 Je kunt dan een risicotabel maken om alle bewaarde ideeën te annoteren.

    

2. Stel een risicoregister op Maak, opnieuw op basis van de geschiedenis van je werk, een notitie van terugkerende risico's, hoe erop te anticiperen, hoe ze te omzeilen en waarom niet, een paar use cases. Dit document is van onschatbare waarde en bespaart je tijd voor toekomstige projecten. Een publicatie van PMI France suggereert bovendien manieren waarophet risicoregister kan wordengebruikt in projectmanagement.
3. Terugkoppeling Analyseer rapporten en andere gegevens van eerdere projecten om terugkerende risico's te identificeren. Zo kun je analyseren hoe de teams met de situatie zijn omgegaan.
   

Alles wat van invloed zou kunnen zijn op het project moet worden geïdentificeerd: de kenmerken, oorzaken en gevolgen. Tot slot is het een kwestie van je het ergste voorstellen om je op het beste voor te bereiden.

Welke risicoanalysetools zijn er beschikbaar?

Software voor risicobeheer

Je kunt jezelf uitrusten met software voor risicobeheer om de analysefase uit te voeren.

Stafiz is vooral populair bij dienstverlenende bedrijven.

De vele dashboards en aanpasbare rapportage helpen je verschillende planningsscenario's te creëren om risico's in één oogopslag te identificeren.

Op deze manier kunt u de implementatie vancorrigerende maatregelen zelfs voordat het project van start gaat, zoals :

• budgetaanpassingen of -herzieningen, 
• de benoeming van managers,
• de werklast en planning van het project aanpassen.

De ERP-gids voor dienstverlening

Matrices voor risicoanalyse

De matrix is een ander hulpmiddel om risico's te organiseren en te prioriteren in projectmanagement.

• Een visuele voorstelling

De risicomanagementmatrix geeft een visuele voorstelling van de situatie. De matrix moet 4 belangrijke gegevens bevatten: 

• lijst van alle risico's ;
• hun bron ;
• hun gevolgen ;
• hun mate van ernst.

• Een overzicht

De risicomatrix legt de verschillende verbanden tussen potentiële risico's bloot. Het geeft een duidelijk beeld van de situatie, zodat u een actieplan kunt opstellen om het risico aan te pakken snel.

Het is toegankelijker en maakt het mogelijk om risico's te bekijken en te beoordelen aan de hand van bepaalde criteria:

• de scoringsmatrix wordt gebruikt om scores toe te kennen aan elk risico;
• de prioriteitenmatrix classificeert risico's volgens hun urgentie en belang;
  

De SWOT-matrix voor prioritering

• tot slot de zwaartekrachtmatrixook bekend als de kriticiteitsmatrix, is een combinatie van de vorige matrices: het beoordeelt de waarschijnlijkheid en de impact op een risicoschaal.

Deze hulpmiddelen bieden een duidelijke visie op de prioriteiten en de acties die moeten worden ondernomen in het geval van onvoorziene omstandigheden.

Stap 2: Projectrisico's beoordelen en rangschikken

De kwalitatieve benadering

Deze methode is gebaseerd op het principe van projectrisicomatrices Ze is gebaseerd op een beschrijvende risicobeoordeling.

Om een projectrisicotabel te maken, moet je de volgende velden invullen.

1. De naam van het risico De naam van het risico: zodat iedereen het begrijpt.
2. Identificeer het type Is het financieel, technisch of menselijk?
3. Een ernst toekennen Op een schaal van 3 tot 5, afhankelijk van de vereiste mate van nauwkeurigheid.
4. De waarschijnlijkheid schatten De waarschijnlijkheid schatten: de mogelijke frequentie van optreden beoordelen.

De voordelen van deze methode

Snel en eenvoudig op te zetten, alles wat je nodig hebt is een fysieke drager of een spreadsheet. 

Het past zich gemakkelijk aan uw organisatieproces en de omvang van uw opdrachten aan.

Grenzen van de kwalitatieve benadering van risicoanalyse

Hoewel deze methode helpt om een algemeen beeld te geven van de risico's, is ze toch bijzonder subjectief.

Het is gebaseerd op veronderstellingen zonder concrete gegevens om ze te ondersteunen of te valideren.

Het vereist ervaring en een bepaald expertiseniveau dat, bij afwezigheid, een onrealistische analyse kan opleveren. onrealistische analyse.

Het is daarom minder geschikt voor kleine organisaties of grootschalige projecten.

De kwantitatieve benadering

In tegenstelling tot de kwalitatieve benadering gebruikt deze methode kwantitatieve gegevens om de risico's te beoordelen.

Er zijn twee methoden om een kwantitatieve risicoanalyse uit te voeren.

1. Monte Carlo-analyse : Dit is een algoritme dat verschillende scenario's simuleert om de potentiële financiële impact en andere gevolgen voor een project in te schatten.
2. Verwachte monetaire waarde : Deze berekening verbindt elk risico met een potentiële kost. Hiervoor vermenigvuldig je de waarschijnlijkheid van een risico als percentage met de financiële impact (winst of verlies).

De voordelen van deze methode

Door gebruik te maken van krachtige algoritmen maakt de kwantitatieve benadering het mogelijk om de impact van een projectrisico met grotere betrouwbaarheid te materialiseren.

Met deze precisie kunnen vervolgens effectieve corrigerende maatregelen worden genomen, met name bij detoewijzing van middelen op de projectplanning.

De grenzen van de kwantitatieve benadering van risicoanalyse

Om de impact van alle geïdentificeerde scenario's te kwantificeren, moeten al snel middelen worden geïnvesteerd om de nodige berekeningen uit te voeren, waarvan de complexiteit vaak het gebruik van hulpmiddelen vereist.

De Stafiz scenario builder is de ontbrekende tool in je projectrisicoanalyse!

Het simuleert verschillende opties voor de toewijzing van middelen, rekening houdend met : 

• de uit te voeren taken ;
• gekwalificeerd personeel om het werk uit te voeren.

Selecteer alle gekwalificeerde bronnen die beschikbaar zijn om het veld van mogelijkheden aan te wakkeren.

Stafizanalyseert vervolgensde verschillende scenario's om uw marge, verdeling van de lading en personeelsbezetting voor de komende 3 en 6 maanden te optimaliseren!

Als je eenmaal het beste scenario hebt geïdentificeerd, kun je de simulatie omzetten in echte planning, zodat je uw projecten snel te plannenen met meer zekerheid!

Stap 3: Anticiperen op oplossingen voor risico's

Bij projectrisicobeheer is anticipatie een stap op zich.

De risicobeperking is een belangrijke stap in het verminderen van de waarschijnlijkheid van een geïdentificeerd risico.

Door vooraf een groot aantal opties voor te bereiden, is het ook mogelijk om de impact van een risico te minimaliseren door sneller te reageren.

Hier zijn een paar strategieën om risico's te beperken:

• preventie Preventie: dit houdt in dat er actie wordt ondernomen om te voorkomen dat het risico zich überhaupt voordoet;
• een noodplan opstellen Het voorbereiden van alternatieve oplossingen kan de impact helpen verminderen;
• het risico overdragen Risico overdragen: risico's overdragen aan een derde partij via verzekeringscontracten of door een beroep te doen op externe diensten is een andere strategie om te overwegen.

Proactief anticiperen op oplossingen verhoogt de kans op projectsucces en vermindert onvoorziene gebeurtenissen!

Stap 4: Analyseer de risico's tijdens het project

Zoals we eerder zagen, wordt risicoanalyse meestal uitgevoerd tijdens de planningsfase van het project.

Risico's kunnen echter evolueren, een nieuwe vorm aannemen of er kunnen gewoon nieuwe risico's worden toegevoegd.

Daarom is het nodig om de potentiële bedreigingen voor het project gedurende de hele levenscyclus te analyseren.

Hoe zet je een risicobeheersysteem op?

Net als bij conventionele klassieke projectbewakingkan risicobewaking verschillende vormen aannemen:

• het dashboard stelt je in staat om belangrijke informatie te centraliseren in een visueel hulpmiddel;
• regelmatige beoordelingen door middel van regelmatige bijeenkomsten zijn nuttig voor het aanpassen van risicomanagementstrategieën;
• eindelijk matrices bijwerken is essentieel om de risicobeoordelingen opnieuw te kalibreren naarmate het project zich ontwikkelt.

Wat zijn de belangrijkste indicatoren voor het monitoren van risico's?

Voor een effectieve risicobewaking en om controle te houden over je projecten, is het essentieel om bepaalde KPI's te bewaken, zoals : 

• de waarschijnlijkheid van optreden Veranderingen in de waarschijnlijkheid van risico's beoordelen;
• risico-effecten Wijzigingen in de impact volgen;
• risicoblootstelling die impact en waarschijnlijkheid combineert;
• reactietijd De tijd meten tussen de identificatie van een risico en de implementatie van de oplossing;
• het mitigatiepercentage om de effectiviteit van corrigerende maatregelen te beoordelen.

Risicoanalyse is een krachtige hefboom voor het verzekeren van het succes van uw projecten. Door deze vier stappen te volgen - identificeren, beoordelen, anticiperen en bewaken - maximaliseert u uw kansen om het onverwachte de baas te worden.

Kies voor een proactieve aanpak en gebruik de juiste indicatoren om je plannen in realtime aan te passen!