Comment créer un rapport de production pour améliorer votre performance ?
28 juin 2024
Une bonne gestion des ressources aide les entreprises à atteindre leurs objectifs plus efficacement, à réduire les coûts et améliorer le succès de l’activité au global. Mais comment savoir si vos ressources sont utilisées efficacement ?
C’est pourquoi les rapports de production sont cruciaux pour mener votre portefeuille de projets au succès.
Ils permettent de déterminer rapidement l’efficacité de l’utilisation des ressources individuelles et constituent un pilier important de la gestion efficace des ressources et des projets.
Un rapport de production des employés peut aider votre entreprise à :
identifier les ressources sous-utilisées ou surchargées ;
améliorer l’allocation des ressources sur les nouveaux projets et leurs tâches ;
prédire les besoins en ressources à venir ;
améliorer le bien-être des employés grâce à une charge de travail équitable ;
réduire les coûts associés à un taux de rotation élevé des employés, aux lacunes dans la charge de travail et aux heures supplémentaires.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un rapport de production, vous partager les meilleures pratiques ainsi que des exemples de rapports de production, et également vous montrer comment utiliser les logiciels de rapports de production à votre avantage.
Comprendre les rapports de production
Un rapport de production des ressources vise à identifier et atténuer les goulets d’étranglement dans le processus de gestion de projet.
Lorsque l’entreprise comprend sa capacité et l‘allocation de ses ressources, elle est mieux à même d’identifier les écarts de répartition de la charge et de prendre de meilleures décisions concernant ses projets et ressources.
Rapport de production : définition
Un rapport de production fournit un instantané des niveaux d’utilisation de vos employés.
Il est utilisé pour identifier la productivité de vos ressources et fournir des informations sur la manière dont elles peuvent être affectées plus efficacement.
Importance des rapports de production
Un rapport de production des employés permet aux chefs de projet et aux décideurs de planifier avec plus de confiance.
Ils auront un aperçu de la capacité de l’équipe à tout moment, ce qui rationalise la planification des ressources et des projets futurs.
Ils peuvent rapidement repérer les retards ou les goulets d’étranglement potentiels, ou identifier si l’entreprise est en sous ou en sureffectif.
Les données d’utilisation peuvent également constituer des estimations de planification pour des projets futurs.
En comprenant combien de temps est nécessaire pour réaliser des tâches similaires, les chefs de projet peuvent créer des propositions plus précises et éviter de sous-estimer le prix de vente de leurs services en raison d’estimations de temps inexactes.
Anticiper les périodes de forte charge de travail permet de prendre des mesures proactives comme l’embauche ou la formation de personnel supplémentaire, ou l’ajustement des délais de projet pour éviter une surallocation.
Le rapport peut également révéler des lacunes dans les compétences acquises par l’équipe en mettant en évidence les spécialistes sous-utilisés, ce qui peut orienter les programmes de formation ou les initiatives de recrutement pour s’assurer que l’équipe dispose des compétences appropriées pour les projets à venir.
Les avantages du rapport de production pour les organisations de services professionnels
Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, ces rapports permettent une gestion et une orientation des projets optimisées en améliorant la prise de décision, ce qui conduit finalement à une maximisation des heures facturables.
Allocation optimisée des ressources
Les rapports de production changent la donne en optimisant l’allocation des ressources et en maximisant les heures facturables.
En comprenant les compétences individuelles et les taux d’utilisation, vous pouvez affecter les tâches de manière plus stratégique.
Par exemple, un développeur senior hautement qualifié mais sous-utilisé serait mieux adapté à un projet complexe plutôt que de rester sur des tâches plus simples.
Les informations basées sur les données remplacent les intuitions. Les rapports de production fournissent une image claire des charges de travail, permettant aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées concernant l’allocation des ressources pour de nouveaux projets ou l’ajustement des affectations existantes.
Profitez d’une meilleure visibilité sur la charge
Stafiz vous aide à simplifier l’allocation des ressources grâce au suivi de la charge de travail.
Equilibrez la charge plus rapidement !
En combinant vos données de staffing avec des informations financières (par exemple, le taux journalier), vous pouvez effectuer une évaluation et mesurer l’impact des décisions concernant l’allocation des ressources.
Illustrons l’impact avec un exemple : imaginez une équipe de 100 personnes avec un taux journalier moyen de 1 300 €.
En augmentant leur taux de travail (heures facturables) de 1 % en utilisant les informations des rapports de production, vous pouvez générer un revenu supplémentaire de 300 000 €.
Cela montre le bénéfice financier significatif de l’optimisation de l’allocation des ressources.
En analysant les données d’utilisation historique et les demandes de projets à venir, les chefs de projet peuvent prévoir les besoins futurs en ressources. Cela permet une planification proactive pour s’assurer qu’ils ont les bonnes personnes avec les bonnes compétences disponibles au bon moment.
Avoir suffisamment de ressources disponibles signifie que l’entreprise peut soumissionner et remporter de nouveaux projets en toute confiance, tout en s’assurant que les projets existants commencent à temps et sont livrés dans les temps impartis, et ce, sans entacher la qualité des livrables.
En suivant à la fois le temps et les dépenses, Stafiz vous aide à optimiser la planification de la charge de travail. Vous pouvez par exemple estimer que deux juniors peuvent faire le travail d’un senior pour certaines tâches, ce qui les rend plus abordables. Le profil senior peut alors se consacrer à un projet plus compliqué.
Satisfaction accrue des employés
Éviter la sous-utilisation permet aux employés de rester engagés et stimulés, évitant l’ennui et le découragement.
Aborder la sur-charge prévient l’épuisement professionnel et garantit que les employés peuvent fournir un travail de haute qualité.
Lorsque les employés sentent que leurs compétences sont utilisées de manière optimale, ils se sentent valorisés et plus investis dans leur travail.Ils sont donc moins susceptibles de partir.
Une main-d’œuvre épanouie et productive se traduit par une culture d’entreprise positive, qui attire et retient les meilleurs talents, et crée une forte marque employeur.
Allez plus loin que la simple optimisation de l’occupation avec Stafiz !
Permettez à vos ressources de participer à leur carrière en leur laissant exprimer leur souhait de travailler sur une mission donnée et/ou d’acquérir des compétences spécifiques.
Les données concernant les taux d’utilisation combinées au suivi des délais des projets permettent également de prévoir les besoins futurs en ressources.
Cela permet une planification proactive pour aborder les pénuries de personnel ou de compétences avant le début d’un projet.
Effectuer des ajustements – comme réaffecter des tâches ou embaucher du personnel de renfort – est une façon de s’assurer que les projets peuvent commencer sans retard causé par des contraintes de ressources.
Les principaux indicateurs de mesure d’un rapport de production
Les rapports de production fournissent une multitude de données, mais certains indicateurs de performance offrent des informations particulièrement précieuses pour optimiser la gestion de projet.
Taux d’utilisation (facturable)
Votre rapport de production mensuel ou hebdomadaire peut utiliser plusieurs mesures différentes en fonction de vos objectifs et de votre secteur, tout en prenant en compte certains KPIs incontournables.
Taux de charge : le pourcentage de la capacité de la ressource consacré aux heures de travail facturables.
Utilisation non facturable : le pourcentage du temps de la ressource consacré aux tâches non facturables (par exemple, formation, administration, consultation interne) ;
Taux de réalisation : le pourcentage global indiquant combien de temps une personne travaille, que ce soit des heures facturables ou non facturables.
En examinant ces mesures, les chefs de projet peuvent maximiser le temps que les ressources passent sur le travail facturable, impactant directement vos résultats financiers, mais aussi analyser l’utilisation du temps non-facturable pour voir s’il existe des moyens de rationaliser les processus ou de réduire les charges administratives.
Stafiz intègre un module de facturation qui vous permet de créer et d’envoyer des factures directement aux clients en fonction des heures facturables suivies dans le système. Cela simplifie le processus de facturation et assure une capture précise des revenus.
Cette mesure évalue la production d’une ressource en termes de :
Valeur : la valeur monétaire du travail accompli pendant une période spécifique ;
Temps : le nombre d’heures ou de jours pour accomplir une tâche ou un projet.
Avec le bon outil, vous pouvez également suivre la production prévisionnelle. Cela vous permet de comparer la production réelle et prévisionnelle pour identifier les retards ou obstacles potentiels et prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources en conséquence.
Avec Stafiz
Visualisez la production réelle et la production prévisionnelle, y compris lorsque la production dépasse ce qui était prévu (vous pouvez également être alerté) et identifiez les raisons (personne, tâche/phase…).
Meilleures pratiques et conseils pour les rapports de production
Les rapports de production sont des outils puissants, mais comme tout outil, il existe des pièges et des meilleures pratiques à connaître.
Suivez à la fois les projets internes et facturables
Il est important de suivre tous les types de projets, pas uniquement les projets facturables.
Les projets internes contribuent au développement global des ressources et au succès du projet et doivent être pris en compte.
Les rôles de direction et de gestion ont naturellement des taux de charge plus bas en raison de leur focus sur le soutien de l’équipe et les initiatives internes. Les rôles juniors ont généralement des taux de charge plus élevés.
Analysez en profondeur grâce aux tags et filtres
Utilisez des étiquettes et des filtres pour analyser les données d’utilisation facturables en profondeur. Cela vous permet d’identifier les tendances, les modèles et les goulets d’étranglement potentiels.
Analysez les données par département, équipe, individu, rôle, tâche ou phase de projet pour une compréhension plus holistique de l’utilisation des ressources dans votre organisation.
Avec Stafiz, analysez vos déviations : temps passé vs temps prévu et identifiez d’où viennent ces déviations : pays/région, équipe/business unit, projets, phase particulière ou tâches…
Standardisez les données de projet
Assurez-vous de la cohérence dans les formats de données de projet.
Lorsque les taux de charge sont calculés selon différentes unités de planification (heures, jours ou pourcentage), le reporting se complexifie.
La standardisation de ces données est essentielle pour obtenir une image claire et précise.
Stafiz apporte flexibilité et standardisation au sein de votre organisation en permettant d’introduire de multiples granularités.
Par exemple, une équipe peut saisir des jours, d’autres des heures, certains ne planifient même pas une personne, mais un rôle (senior, junior…) ou même une “demande de profil” afin que vous restiez flexible dans votre gestion de la charge de travail tout en continuant à suivre les taux d’utilisation, qu’ils soient passés ou prévus.
Favoriser la collaboration entre les départements
Brisez les silos existants entre les départements de gestion de projet et de finance.
La planification de la charge de travail par les équipes de projet implique naturellement la planification des coûts, donc la collaboration doit être encouragée tout au long du cycle de vie du projet.
Votre outil de gestion de projet devrait avoir accès aux outils financiers pour l’auto-surveillance et le contrôle des coûts pendant les projets.
La collaboration est encore plus facile avec Stafiz, qui permet aux données de circuler dans l’ensemble de l’organisation.
Stafiz fournit des outils financiers à l’équipe de gestion de projet, leur donnant le contrôle et la visibilité nécessaires pour maintenir leurs projets dans les limites du budget.
Stafiz permet également à l’équipe financière de disposer d’une prévision précise de l’activité afin d’agir de manière proactive grâce à nos capacités FP&A.
Les équipes des ressources humaines peuvent gérer les talents de l’organisation avec une grande efficacité grâce aux données réelles. Celles-ci apportent des données factuelles qui complètent les évaluations.
Votre taux de charge est une métrique importante, mais vous devez éviter de garder les équipes occupées au détriment de la qualité.
Les outils comme Stafiz permettent à votre main-d’œuvre de choisir des projets et de développer des compétences qui les intéressent, favorisant la motivation et assurant une équipe productive et engagée, axée sur la livraison d’un travail de haute qualité.
Votre rapport de production révèle l’efficacité de l’utilisation des ressources dans votre entreprise.
En comprenant vos taux de charge, vous pouvez améliorer la livraison des projets et la satisfaction du personnel et atteindre finalement vos objectifs commerciaux.
