¿Cómo crear un informe de producción para mejorar el rendimiento?
28 de junio de 2024
Una buena gestión de recursos ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos de manera más eficiente, reducir costos y mejorar el éxito comercial general. Pero, ¿cómo saber si sus recursos se están utilizando de manera eficiente?
Por eso los informes de producción son cruciales para el éxito de su cartera de proyectos.
Proporcionan una evaluación rápida de la eficiencia del uso de los recursos individuales y son un pilar importante de la gestión eficaz de recursos y proyectos.
Un informe de producción de empleados puede ayudar a su empresa a:
Identifique los recursos infrautilizados o sobrecargados.
mejorar la asignación de recursos a los nuevos proyectos y sus tareas;
predecir las necesidades futuras de recursos;
mejorar el bienestar de los empleados a través de una carga de trabajo justa;
Reduzca los costos asociados con la alta rotación de empleados, las brechas de carga de trabajo y las horas extras.
En este artículo, le mostraremos cómo crear un informe de producción, compartiremos las mejores prácticas y le mostraremos algunos ejemplos de informes de producción y también le mostraremos cómo utilizar el software de informes de producción en su beneficio.
Descripción de los informes de producción
Un informe de producción de recursos tiene como objetivo identificar y mitigar los cuellos de botella en el proceso de gestión de proyectos.
Cuando una empresa comprende su capacidad y asignación de recursos es más capaz de identificar las lagunas en la distribución de la carga y tomar mejores decisiones sobre sus proyectos y recursos.
Ratio de producción: definición
Un informe de producción proporciona una instantánea de los niveles de utilización de sus empleados.
Se utiliza para identificar la productividad de los recursos y proporcionar información sobre cómo se pueden asignar de forma más eficaz.
Importancia de las relaciones de producción
Un informe de producción de empleados permite a los gestores de proyectos y a los responsables de la toma de decisiones planificar con más confianza.
Tendrán información sobre la capacidad del equipo en todo momento, lo que agilizará la planificación de recursos y proyectos futuros.
Pueden detectar rápidamente posibles retrasos o cuellos de botella, o identificar si la empresa tiene poco o exceso de personal.
Los datos de uso también se pueden utilizar como estimaciones de planificación para proyectos futuros.
Al comprender cuánto tiempo se requiere para completar tareas similares, los gerentes de proyecto pueden crear propuestas más precisas y evitar subestimar el precio de venta de sus servicios debido a estimaciones de tiempo inexactas.
Anticipar períodos de alta carga de trabajo permite tomar medidas proactivas, como contratar o capacitar a personal adicional, o ajustar los plazos de los proyectos para evitar una asignación excesiva.
El informe también puede revelar brechas en las habilidades adquiridas por el equipo al destacar a los especialistas infrautilizados, lo que puede guiar los programas de capacitación o las iniciativas de reclutamiento para garantizar que el equipo tenga las habilidades adecuadas para los próximos proyectos.
Los beneficios del informe de producción para las organizaciones de servicios profesionales
Cuando se utilizan de forma eficaz, estos informes permiten optimizar la gestión y la dirección de los proyectos al mejorar la toma de decisiones, lo que en última instancia conduce a la maximización de las horas facturables.
Asignación de recursos optimizada
Las relaciones de producción cambian el juego optimizando la asignación de recursos y maximizando las horas facturables.
Al comprender las habilidades individuales y las tasas de utilización, puede asignar tareas de manera más estratégica.
Por ejemplo, un desarrollador senior altamente calificado pero infrautilizado sería más adecuado para un proyecto complejo en lugar de quedarse en tareas más simples.
La información basada en datos reemplaza a las corazonadas. Los informes de producción proporcionan una imagen clara de las cargas de trabajo, lo que permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos para nuevos proyectos o el ajuste de las asignaciones existentes.
Disfrute de una mejor visibilidad de la carga
Stafiz te ayuda a simplificar la asignación de recursos mediante el seguimiento de la carga de trabajo. ¡Equilibra la carga más rápido!
Al combinar sus datos de personal con información financiera (por ejemplo, tarifa diaria), puede evaluar y medir el impacto de las decisiones de asignación de recursos.
Ilustremos el impacto con un ejemplo: imagina un equipo de 100 personas con una tarifa media diaria de 1.300 €.
Al aumentar su tasa de trabajo (horas facturables) en un 1% utilizando la información de los informes de producción, puede generar 300.000 € adicionales en ingresos.
Esto demuestra el importante beneficio financiero de optimizar la asignación de recursos.
Al analizar los datos de uso histórico y las próximas solicitudes de proyectos, los gerentes de proyectos pueden pronosticar los requisitos futuros de recursos. Esto permite una planificación proactiva para garantizar que tengan a las personas adecuadas con las habilidades adecuadas disponibles en el momento adecuado.
Tener suficientes recursos disponibles significa que la empresa puede licitar y ganar nuevos proyectos con confianza, al tiempo que garantiza que los proyectos existentes comiencen a tiempo y se entreguen a tiempo, sin comprometer la calidad de los entregables.
Al realizar un seguimiento del tiempo y los gastos, Stafiz le ayuda a optimizar la planificación de la carga de trabajo. Por ejemplo, puede estimar que dos estudiantes de tercer año pueden hacer el trabajo de un estudiante de último año para ciertas tareas, lo que las hace más asequibles. El perfil senior puede entonces dedicarse a un proyecto más complicado.
Aumento de la satisfacción de los empleados
Evitar la infrautilización mantiene a los empleados comprometidos y estimulados, evitando el aburrimiento y el desánimo.
Abordar el exceso de trabajo evita el agotamiento y garantiza que los empleados puedan entregar un trabajo de alta calidad.
Cuando los empleados sienten que sus capacidades se aprovechan al máximo, se sienten valorados y más implicados en su trabajo.En consecuencia, es menos probable que se marchen.
Una plantilla satisfecha y productiva se traduce en una cultura empresarial positiva que atrae y retiene a los mejores talentos y crea una marca de empleador fuerte.
¡Vaya más allá de la optimización de la ocupación con Stafiz!
Permita que sus recursos participen en sus carreras permitiéndoles expresar su deseo de trabajar en una tarea determinada y/o aprender habilidades específicas.
Los datos sobre las tasas de utilización, combinados con la supervisión de los plazos de los proyectos , también permiten predecir las necesidades futuras de recursos.
Esto permite una planificación proactiva para abordar la escasez de personal o habilidades antes de que comience un proyecto.
Hacer ajustes, como la reasignación de tareas o la contratación de personal de respaldo , es una forma de garantizar que los proyectos puedan comenzar sin retrasos causados por limitaciones de recursos.
Las principales métricas de un informe de producción
Los informes de producción proporcionan una gran cantidad de datos, pero algunos indicadores de rendimiento ofrecen información especialmente valiosa para optimizar la gestión de proyectos.
Tasa de utilización (facturable)
Su informe de producción mensual o semanal puede utilizar varias métricas diferentes en función de sus objetivos y del sector, al tiempo que tiene en cuenta algunos KPI imprescindibles.
Tasa de carga: el porcentaje de la capacidad del recurso gastado en horas de trabajo facturables.
Uso no facturable: el porcentaje del tiempo del recurso dedicado a tareas no facturables (por ejemplo, formación, administración, consultoría interna);
Tasa de finalización : el porcentaje general que indica cuánto tiempo trabaja una persona, ya sean horas facturables o no facturables.
Al observar estas métricas, los gerentes de proyectos pueden maximizar la cantidad de tiempo que los recursos dedican al trabajo facturable, lo que repercute directamente en sus resultados, así como analizar el uso del tiempo no facturable para ver si hay formas de optimizar los procesos o reducir las cargas administrativas.
Stafiz integra un módulo de facturación que permite crear y enviar facturas directamente a los clientes en función de las horas facturables rastreadas en el sistema. Esto simplifica el proceso de facturación y garantiza una captura precisa de los ingresos.
Esta medida evalúa la producción de un recurso en términos de:
Valor: el valor monetario del trabajo realizado durante un período específico;
Tiempo: El número de horas o días para completar una tarea o proyecto.
Con la herramienta adecuada, también puede realizar un seguimiento de la producción proyectada. Esto le permite comparar la producción real y la prevista para identificar posibles retrasos u obstáculos y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos en consecuencia.
Con Stafiz
Visualice la producción real y prevista, incluso cuando la producción supera lo planificado (también puede recibir alertas) e identifique los motivos (persona, tarea/fase...).
Prácticas recomendadas y consejos para la generación de informes de producción
Los informes de producción son herramientas poderosas, pero como cualquier herramienta, existen trampas y mejores prácticas a tener en cuenta.
Realice un seguimiento de los proyectos internos y facturables
Es importante realizar un seguimiento de todo tipo de proyectos, no solo de los facturables.
Los proyectos internos contribuyen al desarrollo general de los recursos y al éxito del proyecto, por lo que deben tenerse en cuenta.
Los roles de liderazgo y gestión tienen naturalmente tasas de carga de trabajo más bajas debido a su enfoque en el apoyo al equipo y las iniciativas internas. Los roles junior suelen tener tasas de carga más altas.
Desglose con etiquetas y filtros
Utilice etiquetas y filtros para analizar en profundidad los datos de uso facturables. Esto le permite identificar tendencias, patrones y posibles cuellos de botella.
Analizar los datos por departamento, equipo, individuo, función, tarea o fase de proyecto para una comprensión más holística del uso de los recursos en su organización.
Con Stafiz, analice sus desviaciones: tiempo empleado vs. tiempo planificado e identifique de dónde provienen estas desviaciones: país/región, equipo/unidad de negocio, proyectos, fase o tareas particulares...
Estandarizar los datos del proyecto
Garantice la coherencia en los formatos de datos del proyecto.
Cuando las tasas de carga se calculan de acuerdo con diferentes unidades de planificación (horas, días o porcentaje), los informes se vuelven más complejos.
La estandarización de estos datos es esencial para obtener una imagen clara y precisa.
Stafiz aporta flexibilidad y estandarización a su organización al permitirle introducir múltiples granularidades.
Por ejemplo, un equipo puede introducir días, otros horas, algunos ni siquiera programan una persona, sino un rol (senior, junior...) o incluso una "solicitud de perfil" para que siga siendo flexible en la gestión de su carga de trabajo mientras continúa realizando un seguimiento de las tasas de uso, ya sean pasadas o previstas.
Fomenta la colaboración entre departamentos
Rompe los silos existentes entre los departamentos de gestión de proyectos y finanzas.
La planificación de la carga de trabajo por parte de los equipos de proyecto implica naturalmente la planificación de costes, por lo que se debe fomentar la colaboración durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Su herramienta de gestión de proyectos debe tener acceso a herramientas financieras para el autocontrol y el control de costos durante los proyectos.
La colaboración es aún más fácil con Stafiz, que permite que los datos fluyan por toda la organización.
Stafiz proporciona herramientas financieras al equipo de gestión de proyectos, dándoles el control y la visibilidad para mantener sus proyectos dentro del presupuesto.
Stafiz también proporciona al equipo financiero una previsión precisa de la actividad para actuar de forma proactiva con nuestras capacidades de FP&A.
Los equipos de recursos humanos pueden gestionar el talento de la organización con gran eficiencia gracias a datos reales. Estos proporcionan datos fácticos que complementan las evaluaciones.
Tu tasa de carga es una métrica importante, pero debes evitar mantener a los equipos ocupados a expensas de la calidad.
Herramientas como Stafiz permiten a su fuerza laboral elegir proyectos y desarrollar habilidades que les interesen, fomentando la motivación y asegurando un equipo productivo y comprometido enfocado en entregar un trabajo de alta calidad.
Su informe de producción revela la eficiencia con que su empresa utiliza los recursos.
Si conoce sus factores de carga, podrá mejorar la ejecución de los proyectos y la satisfacción del personal y, en última instancia, alcanzar sus objetivos empresariales.
