¿Cómo crear un informe de producción para mejorar el rendimiento?
28 de junio de 2024
Una buena gestión de los recursos ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos con mayor eficacia, a reducir costes y mejorar el éxito general de la empresa. Pero, ¿cómo saber si los recursos se utilizan eficazmente?
Por eso los informes de producción son cruciales para el éxito de su cartera de proyectos.
Permiten determinar rápidamente el uso eficiente de los recursos individuales y son un pilar importante de la gestión eficaz de recursos y proyectos.
Un informe de producción de los empleados puede ayudar a su empresa a :
identificar los recursos infrautilizados o sobrecargados ;
mejorar la asignación de recursos a los nuevos proyectos y sus tareas ;
predecir las futuras necesidades de recursos ;
mejorar el bienestar de los empleados mediante una carga de trabajo justa ;
Reduzca los costes asociados a la elevada rotación de personal, las lagunas en la carga de trabajo y las horas extraordinarias.
En este artículo, le mostraremos cómo crear un informe de producción, compartiremos las mejores prácticas y le mostraremos algunos ejemplos de informes de producción y también le mostraremos cómo utilizar el software de informes de producción en su beneficio.
Entender los informes de producción
Un informe de producción de recursos pretende identificar y mitigar los cuellos de botella en el proceso de gestión de proyectos.
Cuando una empresa comprende su capacidad y asignación de recursos es más capaz de identificar las lagunas en la distribución de la carga y tomar mejores decisiones sobre sus proyectos y recursos.
Informe de producción: definición
Un informe de producción proporciona una instantánea de niveles de uso de sus empleados.
Se utiliza para identificar la productividad de sus recursos y proporcionar información sobre cómo asignarlos más eficazmente.
Importancia de los informes de producción
Un informe de producción de los empleados permite a los jefes de proyecto y a los responsables de la toma de decisiones planificar con mayor confianza.
Tendrán una visión general de la capacidad del equipo en todo momento, lo que agiliza planificación de recursos y los proyectos futuros.
Pueden detectar detectar posibles retrasos o cuellos de botella, o identificar si a la empresa le falta o le sobra personal.
Los datos de uso también pueden utilizarse como base para estimaciones de planificación de proyectos futuros.
Al comprender cuánto tiempo se necesita para completar tareas similares, los gestores de proyectos pueden crear propuestas más precisas y evitar subestimar el precio de venta de sus servicios debido a estimaciones de tiempo inexactas.
Anticiparse a los periodos de gran carga de trabajo permite tomar medidas proactivas, como contratar o formar personal adicional, o ajustar los plazos de los proyectos para evitar la sobrecarga.
El informe también puede revelar lagunas en las competencias adquiridas por el poniendo de relieve los especialistas infrautilizados, lo que puede orientar los programas de formación o las iniciativas de contratación para garantizar que el equipo cuente con las competencias adecuadas para futuros proyectos.
Ventajas de los informes de producción para las organizaciones de servicios profesionales
Cuando se utilizan eficazmente, estos informes permiten optimizar la gestión y dirección de los proyectos mejorando la toma de decisiones, lo que en última instancia conduce a maximizar las horas facturables.
Asignación optimizada de recursos
Las relaciones de producción cambian el juego optimizando la asignación de recursos y maximizando las horas facturables.
Si conoce las competencias individuales y los índices de utilización, podrá asignar tareas más estratégicamente.
Por ejemplo, un desarrollador senior altamente cualificado pero infrautilizado sería más adecuado para un proyecto complejo en lugar de dedicarse a tareas más sencillas.
La información basada en datos sustituye a las corazonadas. Los informes de producción ofrecen una imagen clara de las cargas de trabajo, lo que permite a los gestores tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos para nuevos proyectos o el ajuste de las asignaciones existentes.
Disfrute de una mejor visibilidad de la carga
Stafiz le ayuda a simplificar la asignación de recursos mediante la supervisión de la carga de trabajo.
¡Equilibre la carga más rápidamente!
Combinando sus datos de dotación de personal con información financiera (por ejemplo, la tarifa diaria), puede evaluar y medir el impacto de las decisiones sobre asignación de recursos.
Ilustremos el impacto con un ejemplo: imaginemos un equipo de 100 personas con una tarifa media diaria de 1.300 euros.
Aumentando su ritmo de trabajo (horas facturables) en un 1% utilizando la información de los informes de producción, puede generar unos ingresos adicionales de 300.000 euros.
Esto demuestra los importantes beneficios financieros de optimizar la asignación de recursos.
Mediante el análisis de los datos históricos de utilización y de las demandas futuras de los proyectos, los gestores de proyectos pueden prever las futuras necesidades de recursos. Esto permite una planificación proactiva para garantizar que disponen del personal adecuado con las cualificaciones adecuadas en el momento oportuno.
Disponer de recursos suficientes significa que la empresa puede licitar y nuevos proyectos al tiempo que garantiza que los proyectos existentes se inician a tiempo y se entregan en la fecha prevista, sin comprometer la calidad de los resultados.
Al hacer un seguimiento tanto del tiempo como de los gastos, Stafiz te ayuda a optimizar la planificación de la carga de trabajo. Por ejemplo, puede estimar que dos juniors pueden hacer el trabajo de un senior para determinadas tareas, haciéndolas más asequibles. El perfil senior puede entonces dedicarse a un proyecto más complicado.
Mayor satisfacción de los empleados
Evitar la infrautilización mantiene a los empleados comprometidos y estimulados, evitando el aburrimiento y el desánimo.
Hacer frente a la sobrecarga evita el agotamiento y garantiza que los empleados puedan realizar un trabajo de alta calidad.
Cuando los empleados sienten que sus capacidades se aprovechan al máximo, se sienten valorados y más implicados en su trabajo.En consecuencia, es menos probable que se marchen.
Una plantilla satisfecha y productiva se traduce en una cultura empresarial positiva que atrae y retiene a los mejores talentos y crea una marca de empleador fuerte.
¡Vaya más allá de la simple optimización de la ocupación con Stafiz!
Permita que sus recursos participen en sus carreras dejándoles expresar su deseo de trabajar en una tarea determinada y/o adquirir competencias específicas.
Los datos sobre los índices de utilización, combinados con el seguimiento de los plazos de los proyectos, también pueden utilizarse para prever las futuras necesidades de recursos.
Esto permite una planificación proactiva para hacer frente a la escasez de personal o de cualificaciones antes de que comience un proyecto.
Hacer ajustes -como reasignar tareas o contratar personal de refuerzo- es una forma de garantizar que los proyectos puedan empezar sin retrasos causados por la escasez de recursos.
Los principales indicadores para medir un informe de producción
Los informes de producción proporcionan gran cantidad de datos, pero algunos indicadores de rendimiento ofrecen información especialmente valiosa para optimizar la gestión de los proyectos.
Índice de utilización (facturable)
Su informe de producción mensual o semanal puede utilizar varias medidas diferentes en función de sus objetivos y su sector, teniendo en cuenta al mismo tiempo determinados KPI esenciales.
Tasa de carga: porcentaje de la capacidad del recurso dedicado a horas de trabajo facturables.
Uso no facturable: porcentaje del tiempo del recurso dedicado a tareas no facturables (por ejemplo, formación, administración, consultas internas);
Porcentaje de realización: porcentaje global que indica el tiempo de trabajo de una persona, ya sean horas facturables o no facturables.
Al examinar estas métricas, los gestores de proyectos pueden maximizar el tiempo que los recursos dedican al trabajo facturable, lo que repercute directamente en sus resultados, pero también analizar el uso del tiempo no facturable para ver si hay formas de agilizar los procesos o reducir las cargas administrativas.
Stafiz incluye un módulo de facturación que permite crear y enviar facturas directamente a los clientes en función de las horas facturables registradas en el sistema. Esto simplifica el proceso de facturación y garantiza una captura precisa de los ingresos.
Esta medida evalúa la producción de un recurso en términos de :
Valor: el valor monetario del trabajo realizado durante un periodo determinado;
Tiempo: número de horas o días necesarios para completar una tarea o proyecto.
Con la herramienta adecuada, también puede supervisar la producción prevista. Esto le permite comparar la producción real y la prevista para identificar posibles retrasos o cuellos de botella y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos en consecuencia.
Con Stafiz
Visualice la producción real y prevista, incluso cuando la producción supere lo previsto (también puede recibir una alerta) e identifique los motivos (persona, tarea/fase, etc.).
Buenas prácticas y consejos para los informes de producción
Los informes de producción son herramientas potentes, pero, como cualquier herramienta, existen escollos y buenas prácticas que conviene conocer.
Supervisar tanto los proyectos internos como los facturables
Es importante hacer un seguimiento de todos los tipos de proyectos, no sólo de los proyectos facturables.
En proyectos internos contribuyen al desarrollo global de los recursos y al éxito del proyecto, y deben tenerse en cuenta.
Las funciones de dirección y gestión tienen naturalmente menor carga de trabajo, ya que se centran en el apoyo a los equipos y las iniciativas internas. Los puestos junior suelen tener mayor carga de trabajo.
Análisis en profundidad mediante etiquetas y filtros
Utilice etiquetas y filtros para analizar en profundidad los datos de uso facturables. Esto le permite identificar tendencias, patrones y posibles cuellos de botella.
Analizar los datos por departamento, equipo, individuo, función, tarea o fase de proyecto para una comprensión más holística del uso de los recursos en su organización.
Con Stafiz, analice sus desviaciones: tiempo empleado frente a tiempo planificado e identifique de dónde proceden estas desviaciones: país/región, equipo/unidad de negocio, proyectos, fase o tareas concretas, etc.
Normalizar los datos del proyecto
Garantizar la coherencia de los formatos de los datos del proyecto.
Cuando los factores de carga se calculan utilizando distintas unidades de planificación (horas, días o porcentajes), los informes se vuelven más complejos.
La normalización de estos datos es esencial para obtener una imagen clara y precisa.
Stafiz aporta flexibilidad y normalización a su organización al permitirle introducir múltiples granularidades.
Por ejemplo, un equipo puede introducir días, otros horas, algunos ni siquiera programan una persona, sino una función (senior, junior...) o incluso una "solicitud de perfil", de modo que se mantiene la flexibilidad en la gestión de la carga de trabajo sin dejar de supervisar los índices de utilización, ya sean pasados o previstos.
Fomentar la colaboración entre departamentos
Romper los silos existentes entre los departamentos de gestión de proyectos y finanzas.
La planificación de la carga de trabajo por parte de los equipos de proyecto implica naturalmente la planificación de los costes, por lo que debe fomentarse la colaboración a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Su herramienta de gestión de proyectos debe tener acceso a herramientas financieras para el autocontrol y el control de costes durante los proyectos.
La colaboración es aún más fácil con Stafiz, que permite que los datos circulen por toda la organización.
Stafiz proporciona herramientas financieras al equipo de gestión de proyectos, dándoles el control y la visibilidad que necesitan para mantener sus proyectos dentro del presupuesto.
Stafiz también proporciona al equipo financiero una previsión precisa del negocio, lo que les permite actuar de forma proactiva gracias a nuestras capacidades FP&A.
Los equipos de recursos humanos pueden gestionar el talento de la organización de forma muy eficaz utilizando datos reales. Los datos reales proporcionan información objetiva que complementa las evaluaciones.
Su factor de carga es una métrica importante, pero debe evitar mantener a sus equipos ocupados a expensas de la calidad.
Herramientas como Stafiz permiten a los trabajadores elegir los proyectos y desarrollar las competencias que les interesan, fomentando la motivación y garantizando un equipo productivo y comprometido, centrado en ofrecer un trabajo de alta calidad.
Su informe de producción revela la eficiencia con que su empresa utiliza los recursos.
Si conoce sus factores de carga, podrá mejorar la ejecución de los proyectos y la satisfacción del personal y, en última instancia, alcanzar sus objetivos empresariales.
