Wie erstelle ich einen Produktionsbericht, um Ihre Leistung zu verbessern?

Ein gutes Ressourcenmanagement hilft Unternehmen, ihre Ziele effizienter zu erreichen, Kosten zu senken und den Geschäftserfolg insgesamt zu verbessern. Aber woher wissen Sie, ob Ihre Ressourcen effizient genutzt werden?

Aus diesem Grund sind Produktionsberichte entscheidend, um Ihr Projektportfolio zum Erfolg zu führen.

Sie ermöglichen eine schnelle Einschätzung der Effizienz des Einsatzes einzelner Ressourcen und sind eine wichtige Säule eines effektiven Ressourcen- und Projektmanagements.

Ein Mitarbeiterproduktionsbericht kann Ihrem Unternehmen helfen:

• Identifizieren Sie nicht ausgelastete oder überlastete Ressourcen.
• Verbesserung der Zuweisung von Ressourcen für neue Projekte und deren Aufgaben;
• Vorhersage des zukünftigen Ressourcenbedarfs;
• das Wohlbefinden der Mitarbeiter durch eine faire Arbeitsbelastung zu verbessern;
• Reduzieren Sie die Kosten, die mit hoher Mitarbeiterfluktuation, Arbeitslücken und Überstunden verbunden sind.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Produktionsbericht erstellen, teilen Best Practices und Beispiele für Produktionsberichte und zeigen Ihnen, wie Sie Produktionsberichterstattungssoftware zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Grundlegendes zu Produktionsberichten

Ein Ressourcenproduktionsbericht zielt darauf ab, Engpässe im Projektmanagementprozess zu identifizieren und zu mindern. 

Wenn das Unternehmen seine Kapazitäts- und Ressourcenzuweisung versteht, ist es besser in der Lage, Lastverteilungslücken zu erkennen und bessere Entscheidungen über seine Projekte und Ressourcen zu treffen.

Produktionsverhältnis: Definition

Ein Produktionsbericht bietet eine Momentaufnahme der Auslastung Ihrer Mitarbeiter.

Es wird verwendet, um die Produktivität Ihrer Ressourcen zu ermitteln und Einblicke zu erhalten, wie sie effektiver zugewiesen werden können.

Bedeutung der Produktionsverhältnisse

Ein Mitarbeiterbericht ermöglicht es Projektmanagern und Entscheidungsträgern, mit mehr Sicherheit zu planen. 

Sie haben jederzeit Einblick in die Kapazität des Teams und optimieren die Ressourcenplanung und zukünftige Projekte.

Sie können potenzielle Verzögerungen oder Engpässe schnell erkennen oder feststellen, ob das Unternehmen unter- oder überbesetzt ist.

Die Nutzungsdaten können auch als Planungsschätzungen für zukünftige Projekte verwendet werden.

Indem sie verstehen, wie viel Zeit für die Erledigung ähnlicher Aufgaben erforderlich ist, können Projektmanager genauere Angebote erstellen und vermeiden, den Verkaufspreis ihrer Dienstleistungen aufgrund ungenauer Zeitschätzungen zu unterschätzen.

Der Bericht unterstützt Best Practices im Ressourcenmanagement , indem er sicherstellt, dass die Mitarbeiter unterstützt werden und ihre beste Leistung erbringen können. 

Die Antizipation von Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung ermöglicht es, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, wie z. B. die Einstellung oder Schulung zusätzlicher Mitarbeiter oder die Anpassung von Projektzeitplänen, um eine Überbelegung zu vermeiden.

Der Bericht kann auch Lücken in den vom Team erworbenen Fähigkeiten aufdecken, indem er nicht ausgelastete Spezialisten hervorhebt, die Schulungsprogramme oder Rekrutierungsinitiativen leiten können, um sicherzustellen, dass das Team über die entsprechenden Fähigkeiten für bevorstehende Projekte verfügt.

Die Vorteile des Produktionsberichts für professionelle Dienstleistungsunternehmen

Der Einsatz von Produktionsberichten ist ein Hebel zur Verbesserung der finanziellen Leistung.

Wenn diese Berichte effektiv eingesetzt werden, ermöglichen sie ein optimiertes Projektmanagement und eine optimierte Projektausrichtung, indem sie die Entscheidungsfindung verbessern, was letztendlich zu einer Maximierung der abrechenbaren Stunden führt.

Optimierte Ressourcenallokation

Produktionsbeziehungen sind ein entscheidender Faktor, indem siedie Ressourcenzuweisung optimieren und die abrechenbaren Stunden maximieren.

Durch das Verständnis einzelner Fähigkeiten und Auslastungsraten können Sie Aufgaben strategischer zuweisen.

Zum Beispiel wäre ein hochqualifizierter, aber nicht ausgelasteter Senior-Entwickler besser für ein komplexes Projekt geeignet, als sich auf einfachere Aufgaben zu konzentrieren.

Datengestützte Erkenntnisse ersetzen Vermutungen. Produktionsberichte vermitteln ein klares Bild der Arbeitsbelastung und ermöglichen es Managern, fundierte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen für neue Projekte oder die Anpassung bestehender Zuweisungen zu treffen.

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Stafiz hilft Ihnen, die Ressourcenzuweisung zu vereinfachen, indem es die Arbeitsbelastung verfolgt.
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Planen Sie Ihre Ressourcen mit Stafiz

Durch die Kombination Ihrer Personaldaten mit Finanzinformationen (z. B. Tagessätzen) können Sie die Auswirkungen von Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung bewerten und messen.

Lassen Sie uns die Auswirkungen an einem Beispiel verdeutlichen: Stellen Sie sich ein Team von 100 Personen mit einem durchschnittlichen Tagessatz von 1.300 € vor.

Indem Sie ihren Arbeitssatz (abrechenbare Stunden) um 1 % erhöhen, indem Sie Informationen aus Produktionsberichten verwenden, können Sie einen zusätzlichen Umsatz von 300.000 € erzielen.

Dies zeigt den erheblichen finanziellen Vorteil einer optimierten Ressourcenallokation.

Bessere Ressourcenprognose

Auch Produktionsberichte spielen eine wichtige Rolle bei der Planung der Ressourcenkapazität.

Durch die Analyse historischer Nutzungsdaten und anstehender Projektanfragen können Projektmanager den zukünftigen Ressourcenbedarf prognostizieren. Dies ermöglicht eine proaktive Planung, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Wenn genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, kann das Unternehmen mit Zuversicht Angebote abgeben und neue Projekte gewinnen , während gleichzeitig sichergestellt wird, dass bestehende Projekte pünktlich beginnen und pünktlich geliefert werden, ohne die Qualität der Ergebnisse zu beeinträchtigen.

Durch die Verfolgung von Zeit und Kosten hilft Stafiz Ihnen, die Arbeitsbelastungsplanung zu optimieren. Sie können beispielsweise schätzen, dass zwei Junioren die Arbeit eines Seniors für bestimmte Aufgaben erledigen können, was sie erschwinglicher macht. Das Senior-Profil kann sich dann einem komplizierteren Projekt widmen.

 

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Die Vermeidung von Unterauslastung hält die Mitarbeiter motiviert und stimuliert und vermeidet Langeweile und Entmutigung. 

Die Bekämpfung von Überlastung beugt Burnout vor und stellt sicher, dass die Mitarbeiter qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.

Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Fähigkeiten optimal genutzt werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und mehr in ihre Arbeit investiert, sodass die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen verlassen, geringer ist.

Eine zufriedene und produktive Belegschaft führt zu einer positiven Unternehmenskultur, die Top-Talente anzieht und bindet und eine starke Arbeitgebermarke schafft.

Gehen Sie mit Stafiz mehr als nur Belegungsoptimierung!

Lassen Sie Ihre Ressourcen an ihrer Karriere teilhaben, indem Sie sie ihren Wunsch äußern lassen, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten und/oder bestimmte Fähigkeiten zu erlernen.

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Verbesserte Unternehmensleistung

Daten über die Auslastung in Kombination mit der Überwachung von Projektzeitplänen ermöglichen es zudem, den zukünftigen Ressourcenbedarf vorherzusagen.

Dies ermöglicht eine proaktive Planung, um Personal- oder Fachkräftemangel zu beheben, bevor ein Projekt beginnt.

 

Anpassungen – wie z. B. die Neuzuweisung von Aufgaben oder die Einstellung von Ersatzpersonal – sind eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Projekte ohne Verzögerungen aufgrund von Ressourcenengpässen gestartet werden können.

 

Die wichtigsten Metriken eines Produktionsberichts

Produktionsberichte liefern eine Fülle von Daten, aber einige Leistungsindikatoren bieten besonders wertvolle Informationen, um das Projektmanagement zu optimieren.

 

Auslastungsgrad (abrechenbar)

Ihr monatlicher oder wöchentlicher Produktionsbericht kann je nach Ihren Zielen und Ihrer Branche verschiedene Metriken verwenden und dabei auch einige unverzichtbare KPIs berücksichtigen.

• Auslastungsrate: Der Prozentsatz der Kapazität der Ressource, der für abrechenbare Arbeitsstunden aufgewendet wird.
• Nicht abrechenbare Nutzung: der Prozentsatz der Zeit, die die Ressource für nicht abrechenbare Aufgaben (z. B. Schulung, Verwaltung, interne Beratung) aufgewendet hat;
• Abschlussquote : Der Gesamtprozentsatz, der angibt, wie viel Zeit eine Person arbeitet, unabhängig davon, ob es sich um abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden handelt.

Durch die Betrachtung dieser Kennzahlen können Projektmanager die Menge an Zeit maximieren, die Ressourcen für abrechenbare Arbeit aufwenden, was sich direkt auf Ihr Endergebnis auswirkt, und die Nutzung nicht abrechenbarer Zeit analysieren, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt, Prozesse zu rationalisieren oder den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

 

Stafiz integriert ein Rechnungsmodul, mit dem Sie Rechnungen erstellen und direkt an Kunden senden können, basierend auf den im System erfassten abrechenbaren Stunden. Dies vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess und gewährleistet eine genaue Umsatzerfassung.

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Produktion und Produktionsprognose

Diese Kennzahl bewertet die Produktion einer Ressource in Bezug auf:

• Wert: der Geldwert der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit;
• Zeit: Die Anzahl der Stunden oder Tage, um eine Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen.

Mit dem richtigen Tool können Sie auch die prognostizierte Produktion verfolgen. Auf diese Weise können Sie die tatsächliche und die prognostizierte Produktion vergleichen, um potenzielle Verzögerungen oder Hindernisse zu identifizieren und entsprechend fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen.

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Visualisieren Sie die tatsächliche und prognostizierte Produktion, auch wenn die Produktion das Geplante überschreitet (Sie können auch benachrichtigt werden) und identifizieren Sie die Gründe (Person, Aufgabe/Phase...).

 

Best Practices und Tipps für die Produktionsberichterstattung

Produktionsberichte sind mächtige Werkzeuge, aber wie bei jedem Tool gibt es Fallstricke und Best Practices, die man beachten sollte.

 

Verfolgen Sie sowohl interne als auch abrechenbare Projekte

Es ist wichtig, den Überblick über alle Arten von Projekten zu behalten, nicht nur über abrechenbare Projekte. 

Interne Projekte tragen zur Gesamtentwicklung der Ressourcen und zum Erfolg des Projekts bei und sollten berücksichtigt werden.

Führungs- und Managementpositionen haben naturgemäß eine geringere Arbeitsbelastung, da sie sich auf Teamunterstützung und interne Initiativen konzentrieren. Junior-Rollen weisen in der Regel höhere Auslastungsraten auf.

 

Drilldown mit Tags und Filtern

Verwenden Sie Labels und Filter, um abrechenbare Nutzungsdaten eingehend zu analysieren. Auf diese Weise können Sie Trends, Muster und potenzielle Engpässe identifizieren. 

Analysieren Sie Daten nach Abteilung, Team, Einzelperson, Rolle, Aufgabe oder Projektphase, um ein ganzheitlicheres Verständnis der Ressourcennutzung in Ihrem Unternehmen zu erhalten.

 

Analysieren Sie mit Stafiz Ihre Abweichungen: aufgewendete Zeit vs. geplante Zeit und ermitteln Sie, woher diese Abweichungen stammen: Land/Region, Team/Geschäftseinheit, Projekte, bestimmte Phasen oder Aufgaben...

 

Standardisierung von Projektdaten

Stellen Sie die Konsistenz der Projektdatenformate sicher. 

Wenn die Auslastungsraten nach verschiedenen Planungseinheiten (Stunden, Tage oder Prozentsätze) berechnet werden, wird das Reporting komplexer.

Die Standardisierung dieser Daten ist unerlässlich, um ein klares und genaues Bild zu erhalten.

 

 

Stafiz bringt Flexibilität und Standardisierung in Ihr Unternehmen, indem es Ihnen ermöglicht, mehrere Granularitäten einzuführen.

Zum Beispiel kann ein Team Tage eingeben, andere Stunden, einige planen nicht einmal eine Person ein, sondern eine Rolle (Senior, Junior...) oder sogar eine "Profilanfrage", damit Sie in Ihrem Workload-Management flexibel bleiben und gleichzeitig weiterhin die Nutzungsraten verfolgen, egal ob in der Vergangenheit oder prognostiziert.

 

Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Brechen Sie bestehende Silos zwischen Projektmanagement- und Finanzabteilungen auf. 

Die Planung der Arbeitsbelastung durch Projektteams beinhaltet natürlich eine Kostenplanung, daher sollte die Zusammenarbeit während des gesamten Projektlebenszyklus gefördert werden. 

Ihr Projektmanagement-Tool sollte Zugriff auf Finanzinstrumente zur Selbstüberwachung und Kostenkontrolle während der Projekte haben.

 

 

Die Zusammenarbeit ist mit Stafiz noch einfacher, da Daten im gesamten Unternehmen fließen können.

• Stafiz stellt dem Projektmanagement-Team Finanzinstrumente zur Verfügung, die ihm die Kontrolle und Transparenz geben, um seine Projekte innerhalb des Budgets zu halten.

 

• Stafiz bietet dem Finanzteam auch eine genaue Prognose der Aktivitäten, damit es mit unseren FP&A-Funktionen proaktiv handeln kann.

 

• Personalteams können die Talente des Unternehmens dank echter Daten sehr effizient verwalten. Diese liefern Sachdaten, die die Bewertungen ergänzen.

 

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Fokus auf Qualität

Ihre Auslastungsrate ist eine wichtige Kennzahl, aber Sie sollten vermeiden, Teams auf Kosten der Qualität zu beschäftigen. 

Tools wie Stafiz ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Projekte auszuwählen und Fähigkeiten zu entwickeln, die sie interessieren, was die Motivation fördert und ein produktives und engagiertes Team gewährleistet, das sich auf die Bereitstellung hochwertiger Arbeit konzentriert.

 

Ihr Produktionsbericht zeigt die Effizienz des Ressourceneinsatzes in Ihrem Unternehmen auf. 

Wenn Sie Ihre Auslastungsraten verstehen, können Sie die Projektabwicklung und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und letztendlich Ihre Geschäftsziele erreichen.