Wie erstellen Sie einen Produktionsbericht, um Ihre Leistung zu verbessern?
28. Juni 2024
Ein gutes Ressourcenmanagement hilft Unternehmen, ihre Ziele effizienter zu erreichen, um die Kosten zu senken und den Geschäftserfolg insgesamt verbessern. Aber wie können Sie wissen, ob Ihre Ressourcen effektiv genutzt werden?
Aus diesem Grund sind die Produktionsberichte von entscheidender Bedeutung sind, um Ihr Projektportfolio zum Erfolg zu führen.
Sie ermöglichen eine schnelle Bestimmung die Effektivität des Einsatzes von Ressourcen einzelner Personen und sind ein wichtiger Pfeiler für ein effektives Ressourcen- und Projektmanagement.
Ein Bericht über die Produktion von Mitarbeitern kann Ihrem Unternehmen helfen, :
zu wenig genutzte oder überlastete Ressourcen identifizieren ;
die Zuweisung von Ressourcen auf neue Projekte und deren Aufgaben verbessern ;
Vorhersage des zukünftigen Ressourcenbedarfs ;
das Wohlbefinden der Beschäftigten durch eine gerechte Arbeitsbelastung verbessern ;
die Kosten senken, die mit hoher Mitarbeiterfluktuation, Lücken in der Arbeitsbelastung und Überstunden verbunden sind.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Produktionsbericht erstellen, teilen bewährte Praktiken sowie Beispiele für ProduktionsberichteAußerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die Software für Produktionsberichte zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Produktionsberichte verstehen
Ein Ressourcenproduktionsbericht zielt darauf ab, Engpässe im Projektmanagementprozess zu erkennen und abzuschwächen.
Wenn ein Unternehmen seine Fähigkeit und dieDie RessourcenallokationWenn ein Unternehmen seine Kapazitäten und seine Ressourcen richtig einschätzt, kann es Lücken in der Lastverteilung besser erkennen und bessere Entscheidungen über Projekte und Ressourcen treffen.
Produktionsbericht: Definition
Ein Produktionsbericht liefert eine Momentaufnahme der Nutzungsniveaus Ihrer Mitarbeiter.
Er wird verwendet, um die Produktivität Ihrer Ressourcen und liefert Informationen darüber, wie sie effektiver eingesetzt werden können.
Bedeutung von Produktionsberichten
Ein Produktionsbericht der Mitarbeiter ermöglicht es Projektleitern und Entscheidungsträgern, mit mehr Zuversicht zu planen.
Sie haben jederzeit einen Überblick über die Kapazität des Teams, was die Rationalisierung der Planung von Ressourcen und zukünftiger Projekte.
Sie können schnell Verspätungen erkennen oder potenzielle Engpässe erkennen oder feststellen, ob das Unternehmen unter- oder überbesetzt ist.
Die Nutzungsdaten können auch eine Planungsschätzungen für zukünftige Projekte darstellen.
Wenn Projektmanager verstehen, wie viel Zeit für ähnliche Aufgaben benötigt wird, können sie genauere Angebote erstellen und vermeiden, dass sie den Verkaufspreis ihrer Dienstleistungen zu unterschätzen aufgrund ungenauer Zeitschätzungen.
Das Antizipieren von Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung ermöglicht es, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, z. B. zusätzliches Personal einzustellen oder auszubilden oder Projektfristen anzupassen, um eine Überallokation zu vermeiden.
Der Bericht kann auch Hinweise auf Lücken in den Kompetenzen vom Team erworbenen Fähigkeiten aufzeigen, indem sie zu wenig genutzte Spezialisten hervorheben. Dies kann Schulungsprogramme oder Einstellungsinitiativen lenken, um sicherzustellen, dass das Team über die richtigen Fähigkeiten für zukünftige Projekte verfügt.
Die Vorteile des Produktionsberichts für professionelle Dienstleistungsorganisationen
Wenn diese Berichte effektiv genutzt werden, ermöglichen sie eine optimierte Projektverwaltung und -ausrichtung, indem sie die Entscheidungsfindung verbessern, was letztlich zu einer Maximierung der abrechenbaren Stunden.
Optimierte Ressourcenzuweisung
Die Produktionsverhältnisse verändern die Lage, indem sie optimieren die Zuweisung von Ressourcen und durch die Maximierung der abrechenbaren Stunden.
Indem Sie die individuellen Fähigkeiten und Nutzungsraten verstehen, können Sie Aufgaben zuweisen auf strategischere Weise.
Beispielsweise wäre ein hoch qualifizierter, aber nicht ausgelasteter Senior-Entwickler besser für ein komplexes Projekt geeignet, anstatt bei einfacheren Aufgaben zu bleiben.
Datenbasierte Informationen ersetzen das Bauchgefühl. Produktionsberichte liefern ein klares Bild der Arbeitsbelastung, sodass Manager fundierte Entscheidungen zu treffen über die Zuweisung von Ressourcen für neue Projekte oder die Anpassung bestehender Zuweisungen.
Profitieren Sie von einer besseren Übersicht über die Last
Stafiz hilft Ihnen, die Ressourcenzuweisung durch die Überwachung der Arbeitslast zu vereinfachen.
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Indem Sie Ihre Staffing-Daten mit Finanzinformationen (z. B. Tagessatz) kombinieren, können Sie eine Bewertung vornehmen und die Auswirkungen von Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung messen.
Veranschaulichen wir die Auswirkungen mit einem Beispiel: Stellen Sie sich ein Team von 100 Personen mit einem durchschnittlichen Tagessatz von 1 300 € vor.
Wenn Sie ihre Arbeitsrate (abrechenbare Stunden) mithilfe der Informationen aus den Produktionsberichten um 1 % erhöhen, können Sie ein zusätzliches Einkommen von 300.000 € erzielen.
Dies zeigt den erheblichen finanziellen Nutzen einer optimierten Ressourcenzuweisung.
Durch die Analyse von historischen Nutzungsdaten und zukünftigen Projektanfragen können Projektmanager den zukünftigen Bedarf an Ressourcen vorhersagen. Dies ermöglicht eine proaktive Planung, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Leute mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zur Verfügung haben.
Genügend Ressourcen zur Verfügung zu haben bedeutet, dass das Unternehmen Angebote abgeben und neue Projekte gewinnen kann zuversichtlich sein und gleichzeitig sicherstellen, dass bestehende Projekte rechtzeitig beginnen und termingerecht fertiggestellt werden, ohne die Qualität der Lieferungen zu beeinträchtigen.
Indem Stafiz sowohl die Zeit als auch die Ausgaben verfolgt, hilft es Ihnen, die Planung der Arbeitsbelastung zu optimieren. Sie können z. B. abschätzen, dass zwei Junioren bei bestimmten Aufgaben die Arbeit eines Seniors erledigen können und diese dadurch erschwinglicher werden. Das Seniorprofil kann sich dann einem komplizierteren Projekt widmen.
Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter
Die Vermeidung von Unterbeschäftigung ermöglicht es den Mitarbeitern, engagiert und herausgefordert zu bleiben, wodurch Langeweile und Entmutigung vermieden werden.
Überlastung ansprechen beugt Burnout vor und stellt sicher, dass die Beschäftigten qualitativ hochwertige Arbeit leisten können.
Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Fähigkeiten optimal eingesetzt werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und mehr in ihre Arbeit investiert.Daher ist es weniger wahrscheinlich, dass sie gehen.
Eine erfüllte und produktive Belegschaft führt zu einer cpositive UnternehmenskulturSie zieht die besten Talente an und bindet sie und schafft eine starke Arbeitgebermarke.
Gehen Sie mit Stafiz einen Schritt weiter als nur die Optimierung der Belegung!
Ermöglichen Sie Ihren Ressourcen, an ihrer Karriere teilzuhaben, indem Sie sie ihren Wunsch äußern lassen, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten und/oder bestimmte Fähigkeiten zu erwerben.
Die Daten zu den Nutzungsraten in Kombination mit der Überwachung der Projektfristen ermöglichen auch die Vorhersage des zukünftigen Ressourcenbedarfs.
Dies ermöglicht eine proaktive Planung, um Personal- oder Qualifikationsdefizite vor Beginn eines Projekts anzugehen.
Anpassungen vorzunehmen - wie z. B. Aufgaben neu zuzuweisen oder zusätzliches Personal einzustellen - ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Projekte ohne Verzögerungen aufgrund von Ressourcenengpässen beginnen können.
Die wichtigsten Indikatoren zur Messung eines Produktionsberichts
Produktionsberichte liefern eine Vielzahl von Daten, doch einige Leistungsindikatoren bieten besonders wertvolle Informationen zur Optimierung des Projektmanagements.
Auslastung (abrechenbar)
Ihr monatlicher oder wöchentlicher Produktionsbericht kann je nach Ihren Zielen und Ihrer Branche viele verschiedene Messgrößen verwenden und dabei einige unverzichtbare KPIs berücksichtigen.
Auslastungsgrad: Der Prozentsatz der Ressourcenkapazität, der für abrechenbare Arbeitsstunden aufgewendet wird.
Nicht abrechenbare Nutzung: Der Prozentsatz der Zeit der Ressource, der für nicht abrechenbare Aufgaben aufgewendet wird (z. B. Ausbildung, Verwaltung, interne Beratung) ;
Erfüllungsquote: Der Gesamtprozentsatz, der angibt, wie viel Zeit eine Person arbeitet, unabhängig davon, ob es sich um abrechenbare oder nicht abrechenbare Stunden handelt.
Durch die Prüfung dieser Kennzahlen können Projektmanager die Zeit, die Ressourcen für abrechenbare Arbeit aufwenden, maximieren, was sich direkt auf Ihre finanziellen Ergebnisse auswirkt, aber auch die Nutzung der nicht abrechenbaren Zeit analysieren, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt, Prozesse zu straffen oder den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Stafiz enthält ein Rechnungsmodul, mit dem Sie Rechnungen direkt an Kunden erstellen und versenden können, basierend auf den im System verfolgten abrechenbaren Stunden. Dies vereinfacht den Rechnungsstellungsprozess und gewährleistet eine genaue Erfassung der Einnahmen.
Dieses Maß bewertet die Produktion einer Ressource in Bezug auf :
Wert: Der Geldwert der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit ;
Zeit: Die Anzahl der Stunden oder Tage, die für die Erfüllung einer Aufgabe oder eines Projekts benötigt werden.
Mit dem richtigen Tool können Sie auch die prognostizierte Produktion verfolgen. Damit können Sie die tatsächliche und die prognostizierte Produktion zu vergleichen um potenzielle Verzögerungen oder Hindernisse zu erkennen und fundierte Entscheidungen über die entsprechende Ressourcenzuweisung zu treffen.
Mit Stafiz
Visualisieren Sie die tatsächliche und die geplante Produktion, auch wenn die Produktion über das hinausgeht, was geplant war (Sie können auch alarmiert werden) und identifizieren Sie die Gründe (Person, Aufgabe/Phase...).
Bewährte Praktiken und Tipps für Produktionsberichte
Produktionsberichte sind mächtige Werkzeuge, aber wie jedes Werkzeug gibt es auch hier Fallstricke und bewährte Verfahren, die Sie kennen sollten.
Verfolgen Sie sowohl interne als auch abrechenbare Projekte
Es ist wichtig, alle Arten von Projekten zu verfolgen, nicht nur die abrechenbaren.
Die interne Projekte tragen zur allgemeinen Entwicklung der Ressourcen und zum Erfolg des Projekts bei und müssen berücksichtigt werden.
Führungs- und Managementrollen haben aufgrund ihres Fokus auf die Unterstützung des Teams und interner Initiativen naturgemäß niedrigere Belastungsraten. Juniorrollen haben in der Regel höhere Belastungsraten.
Analysieren Sie tiefgründig mit Tags und Filtern
Verwenden Sie Labels und Filter, um die abrechenbaren Nutzungsdaten gründlich zu analysieren. So können Sie Trends, Muster und potenzielle Engpässe erkennen.
Analysieren Sie Daten nach Abteilungen, Teams, Einzelpersonen, Rollen, Aufgaben oder Projektphasen, um ein ganzheitlicheres Verständnis der Ressourcennutzung zu erhalten.Ressourcennutzung in Ihrer Organisation.
Mit Stafiz analysieren Sie Ihre Abweichungen: verbrauchte Zeit vs. geplante Zeit und identifizieren Sie, woher diese Abweichungen kommen: Land/Region, Team/Business Unit, Projekte, bestimmte Phase oder Aufgaben...
Standardisieren Sie Projektdaten
Stellen Sie sicher, dass die Projektdatenformate konsistent sind.
Wenn die Auslastungsgrade nach verschiedenen Planungseinheiten (Stunden, Tage oder Prozent) berechnet werden, wird die Berichterstattung komplexer.
Die Standardisierung dieser Daten ist entscheidend, um ein klares und genaues Bild zu erhalten.
Stafiz bringt Flexibilität und Standardisierung in Ihre Organisation, indem es die Einführung von mehreren Granularitäten ermöglicht.
Ein Team kann z. B. Tage eingeben, andere Stunden, manche planen nicht einmal eine Person, sondern eine Rolle (Senior, Junior ...) oder sogar eine "Profilanforderung", damit Sie bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung flexibel bleiben und gleichzeitig die Auslastung im Auge behalten, egal ob sie in der Vergangenheit lag oder geplant ist.
Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
Brechen Sie bestehende Silos zwischen den Abteilungen für Projektmanagement und Finanzen auf.
Die Planung der Arbeitsbelastung durch Projektteams beinhaltet natürlich auch die Planung der Kosten, daher sollte die Zusammenarbeit während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts gefördert werden.
Ihr Projektmanagement-Tool sollte Zugang zu Finanzinstrumenten für die Selbstüberwachung und die Kostenkontrolle während der Projekte.
Mit Stafiz ist die Zusammenarbeit noch einfacher, da die Daten durch die gesamte Organisation fließen können.
Stafiz stellt dem Projektmanagementteam Finanzinstrumente zur Verfügung und gibt ihnen die Kontrolle und Transparenz, die sie benötigen, um ihre Projekte im Rahmen des Budgets zu halten.
Stafiz ermöglicht es dem Finanzteam auch, eine genaue Geschäftsprognose zu erhalten, um mithilfe unserer FP&A-Fähigkeiten proaktiv zu handeln.
Personalabteilungen können die Talente einer Organisation mithilfe von Echtdaten sehr effizient verwalten. Diese liefern Fakten, die die Beurteilungen ergänzen.
Ihre Auslastung ist eine wichtige Metrik, aber Sie sollten es vermeiden, Teams auf Kosten der Qualität beschäftigt zu halten.
Tools wie Stafiz ermöglichen es Ihren Arbeitskräften, Projekte auszuwählen und Fähigkeiten zu entwickeln, die sie interessieren, fördern die Motivation und sorgen für ein produktives und engagiertes Team, das sich auf die Lieferung qualitativ hochwertiger Arbeit konzentriert.
Ihr Produktionsbericht offenbart, wieeffizient die Ressourcen in Ihrem Unternehmengenutzt werden.
Wenn Sie Ihre Auslastungsraten verstehen, können Sie die Projektlieferung und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern und schließlich Ihre Geschäftsziele.
