Hoe kun je een productierapport maken om je prestaties te verbeteren?
28 juni 2024
Goed middelenbeheer helpt bedrijven om hun doelstellingen effectiever te bereiken, om kosten te verlagen en het algehele bedrijfssucces te verbeteren. Maar hoe weet u of uw middelen effectief worden gebruikt?
Daarom productierapporten cruciaal voor het succes van je projectportfolio.
Hiermee kunt u snel bepalen het efficiënte gebruik van individuele middelen en zijn een belangrijke pijler van effectief resource- en projectmanagement.
Een productieverslag van een werknemer kan uw bedrijf helpen om :
onderbenutte of overbelaste bronnen identificeren ;
de toewijzing van middelen aan nieuwe projecten en hun taken te verbeteren;
toekomstige behoeften aan middelen voorspellen ;
het welzijn van werknemers verbeteren door een eerlijke werklast ;
Verminder de kosten die gepaard gaan met een groot personeelsverloop, hiaten in de werkdruk en overwerk.
In dit artikel laten we je zien hoe je een productierapport maakt, delen we best practices en laten we je enkele voorbeelden van productierapportenen laten we zien hoe je productierapportagesoftware in je voordeel kunt gebruiken.
Inzicht in productierapporten
Een rapport over de productie van hulpbronnen is bedoeld om knelpunten in het projectmanagementproces te identificeren en te verminderen.
Als een bedrijf zijn capaciteit enen toewijzing van middelenis het beter in staat om hiaten in de verdeling van de belasting te identificeren en betere beslissingen te nemen over zijn projecten en middelen.
Productierapport: definitie
Een productierapport geeft een momentopname van gebruiksniveaus van uw medewerkers.
Het wordt gebruikt om de productiviteit van uw middelen en informatie te verschaffen over hoe ze effectiever kunnen worden ingezet.
Belang van productierapporten
Met een productierapport van een werknemer kunnen projectmanagers en besluitvormers met meer vertrouwen plannen.
Ze hebben te allen tijde een overzicht van de capaciteit van het team, wat de planning van middelen en toekomstige projecten stroomlijnt.
Ze kunnen snel potentiële vertragingen of knelpunten, of vaststellen of het bedrijf onder- of overbezet is.
Gebruiksgegevens kunnen ook worden gebruikt als basis voor planningsramingen voor toekomstige projecten.
Door te begrijpen hoeveel tijd er nodig is om vergelijkbare taken uit te voeren, kunnen projectmanagers nauwkeurigere voorstellen maken en voorkomen dat de verkoopprijs van hun diensten onderschatten door onnauwkeurige tijdsinschattingen.
Anticiperen op perioden van hoge werkdruk kunnen proactieve maatregelen worden genomen, zoals het aannemen of opleiden van extra personeel of het aanpassen van projectdeadlines om overbelasting te voorkomen.
Het rapport kan ook het volgende aan het licht brengen hiaten in de vaardigheden die het team heeft verworven door onderbenutte specialisten aan te wijzen. Dit kan een leidraad zijn voor trainingsprogramma's of wervingsinitiatieven om ervoor te zorgen dat het team over de juiste vaardigheden beschikt voor toekomstige projecten.
De voordelen van het productierapport voor professionele dienstverleners
Als deze rapporten effectief worden gebruikt, maken ze geoptimaliseerd projectbeheer en -sturing mogelijk door de besluitvorming te verbeteren, wat uiteindelijk leidt tot het maximaliseren van factureerbare uren.
Geoptimaliseerde toewijzing van middelen
Productieratio's veranderen het spel door ode toewijzing van middelen te optimaliseren en het maximaliseren van factureerbare uren.
Door inzicht in individuele vaardigheden en gebruikspercentages kunt u taken toewijzen strategischer toewijzen.
Een hoogopgeleide maar onderbenutte senior ontwikkelaar zou bijvoorbeeld beter geschikt zijn voor een complex project in plaats van zich te beperken tot eenvoudigere taken.
Gegevensgestuurde informatie vervangt vermoedens. Productierapporten geven een duidelijk beeld van de werklast, zodat managers weloverwogen beslissingen kunnen nemen over het toewijzen van middelen voor nieuwe projecten of het aanpassen van bestaande opdrachten.
Geniet van een beter zicht op de lading
Stafiz helpt je om de toewijzing van resources te vereenvoudigen door je werklast te monitoren.
Breng de belasting sneller in balans!
Door je personeelsgegevens te combineren met financiële informatie (bijv. dagtarief) kun je de impact van beslissingen over de toewijzing van middelen evalueren en meten.
Laten we de impact illustreren met een voorbeeld: stel je een team voor van 100 mensen met een gemiddeld dagtarief van €1.300.
Door hun werkpercentage (factureerbare uren) met 1% te verhogen met behulp van informatie uit productierapporten, kun je €300.000 aan extra inkomsten genereren.
Dit toont de aanzienlijke financiële voordelen aan van het optimaliseren van de toewijzing van middelen.
Door historische gebruiksgegevens en toekomstige projecteisen te analyseren, kunnen projectmanagers toekomstige behoeften aan middelen voorspellen. Dit maakt proactieve planning mogelijk om ervoor te zorgen dat ze de juiste mensen met de juiste vaardigheden op het juiste moment beschikbaar hebben.
Als er voldoende middelen beschikbaar zijn, kan het bedrijf bieden op nieuwe projecten en deze binnenhalen. nieuwe projecten kan binnenhalen met vertrouwen kunnen inschrijven en binnenhalen, terwijl bestaande projecten op tijd van start gaan en volgens schema worden opgeleverd, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van de deliverables.
Door zowel tijd als uitgaven bij te houden, helpt Stafiz je om de planning van je werklast te optimaliseren. Je kunt bijvoorbeeld inschatten dat twee juniors het werk van één senior kunnen doen voor bepaalde taken, waardoor ze betaalbaarder worden. Het senior profiel kan zich dan wijden aan een ingewikkelder project.
Hogere medewerkerstevredenheid
Het voorkomen van onderbezetting houdt werknemers betrokken en gestimuleerd, waardoor verveling en ontmoediging worden voorkomen.
Omgaan met overbelasting voorkomt een burn-out en zorgt ervoor dat werknemers werk van hoge kwaliteit kunnen leveren.
Wanneer werknemers het gevoel hebben dat hun vaardigheden optimaal worden gebruikt, voelen ze zich gewaardeerd en meer betrokken bij hun werk. meer betrokken bij hun werk.Als gevolg daarvan zullen ze minder snel vertrekken.
Een tevreden en productief personeelsbestand vertaalt zich in een positieve bedrijfscultuur.itieve bedrijfscultuurdie het beste talent aantrekt en behoudt en een sterk werkgeversimago creëert.
Ga verder dan alleen het optimaliseren van de bezettingsgraad met Stafiz!
Laat je medewerkers participeren in hun loopbaan door ze te laten aangeven dat ze aan een bepaalde opdracht willen werken en/of specifieke vaardigheden willen verwerven.
Gegevens over bezettingsgraden, gecombineerd met het bewaken van projectdeadlines, kunnen ook worden gebruikt om toekomstige behoeften aan middelen te voorspellen.
Dit maakt proactieve planning mogelijk om tekorten aan personeel of vaardigheden aan te pakken voordat een project begint.
Aanpassingen doorvoeren - zoals het herschikken van taken of het inhuren van extra personeel - is één manier om ervoor te zorgen dat projecten kunnen starten zonder vertragingen door beperkte middelen.
De belangrijkste indicatoren voor het meten van een productierapport
Productierapporten leveren een schat aan gegevens op, maar bepaalde prestatie-indicatoren bieden bijzonder waardevolle informatie voor het optimaliseren van projectmanagement.
Bezettingsgraad (factureerbaar)
Je maandelijkse of wekelijkse productierapport kan verschillende metingen gebruiken, afhankelijk van je doelstellingen en je sector, terwijl je rekening houdt met bepaalde essentiële KPI's.
Belastingsgraad: het percentage van de capaciteit van de bron dat besteed wordt aan factureerbare werkuren.
Niet-factureerbaar gebruik: het percentage van de tijd van de resource dat wordt besteed aan niet-factureerbare taken (bijv. training, administratie, intern overleg);
Voltooiingspercentage: het algemene percentage dat aangeeft hoeveel tijd een persoon werkt, of het nu gaat om factureerbare of niet-factureerbare uren.
Door deze statistieken te onderzoeken, kunnen projectmanagers de tijd die resources besteden aan factureerbaar werk maximaliseren, wat een directe invloed heeft op uw bedrijfsresultaat, maar ook het gebruik van niet-factureerbare tijd analyseren om te zien of er manieren zijn om processen te stroomlijnen of administratieve lasten te verminderen.
Stafiz bevat een facturatiemodule waarmee je facturen kunt maken en rechtstreeks naar klanten kunt sturen op basis van factureerbare uren die in het systeem worden bijgehouden. Dit vereenvoudigt het facturatieproces en zorgt ervoor dat de inkomsten nauwkeurig worden vastgelegd.
Deze maatregel beoordeelt de productie van een bron in termen van :
Waarde: de monetaire waarde van het werk dat tijdens een bepaalde periode is uitgevoerd;
Tijd: het aantal uren of dagen dat nodig is om een taak of project te voltooien.
Met de juiste tool kun je ook de voorspelde productie controleren. Hierdoor kunt u de werkelijke en voorspelde productie vergelijken om mogelijke vertragingen of knelpunten te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen.
Met Stafiz
Visualiseer de werkelijke en verwachte productie, inclusief wanneer de productie hoger is dan gepland (u kunt ook worden gewaarschuwd) en identificeer de redenen (persoon, taak/fase, enz.).
Beste praktijken en tips voor productierapporten
Productierapporten zijn krachtige hulpmiddelen, maar zoals bij elk hulpmiddel zijn er valkuilen en best practices om rekening mee te houden.
Bewaak zowel interne als factureerbare projecten
Het is belangrijk om alle soorten projecten bij te houden, niet alleen factureerbare projecten.
De interne projecten dragen bij aan de algemene ontwikkeling van middelen en het succes van het project, en moeten in aanmerking worden genomen.
Uitvoerende en managementfuncties hebben van nature een lagere werkdruk door hun focus op teamondersteuning en interne initiatieven. Junior functies hebben over het algemeen een hogere werkdruk.
Diepgaande analyse met tags en filters
Gebruik tags en filters om factureerbare gebruiksgegevens diepgaand te analyseren. Zo kun je trends, patronen en mogelijke knelpunten identificeren.
Gegevens analyseren per afdeling, team, individu, rol, taak of projectfase voor een meer holistisch begrip vangebruik van middelen in uw organisatie.
Analyseer met Stafiz uw afwijkingen: bestede tijd versus geplande tijd en identificeer waar deze afwijkingen vandaan komen: land/regio, team/bedrijfseenheid, projecten, bepaalde fase of taken, enz.
Projectgegevens standaardiseren
Zorg voor consistentie in projectgegevensformaten.
Wanneer belastingsfactoren worden berekend met verschillende planningseenheden (uren, dagen of percentages), wordt de rapportage complexer.
Standaardisatie van deze gegevens is essentieel om een duidelijk en nauwkeurig beeld te krijgen.
Stafiz brengt flexibiliteit en standaardisatie in uw organisatie door u in staat te stellen meerdere granulariteiten te introduceren.
Een team kan bijvoorbeeld dagen invoeren, anderen uren, sommigen plannen niet eens een persoon, maar een rol (senior, junior...) of zelfs een "profielaanvraag", zodat u flexibel blijft in uw werklastbeheer terwijl u de bezettingsgraad in de gaten blijft houden, of deze nu in het verleden is of naar verwachting zal zijn.
Samenwerking tussen afdelingen aanmoedigen
Bestaande silo's tussen projectmanagement en financiële afdelingen doorbreken.
Werklastplanning door projectteams gaat natuurlijk gepaard met kostenplanning, dus samenwerking moet worden aangemoedigd gedurende de hele levenscyclus van het project.
Je projectmanagementtool moet toegang hebben tot financiële tools voor zelfcontrole en kostenbeheersing tijdens projecten.
Samenwerken is nog eenvoudiger met Stafiz, waarmee gegevens door de hele organisatie kunnen circuleren.
Stafiz biedt financiële tools voor het projectmanagementteam, waardoor ze de controle en het inzicht krijgen die ze nodig hebben om hun projecten binnen budget te houden.
Stafiz voorziet het financiële team ook van een nauwkeurige bedrijfsvoorspelling, zodat ze proactief kunnen handelen dankzij onze FP&A-mogelijkheden.
HR-teams kunnen het talent van de organisatie zeer effectief beheren met behulp van echte gegevens. Echte gegevens leveren feitelijke informatie die beoordelingen aanvullen.
Je beladingsgraad is een belangrijke maatstaf, maar je moet voorkomen dat het druk houden van je teams ten koste gaat van de kwaliteit.
Met tools zoals Stafiz kunnen uw werknemers projecten kiezen en vaardigheden ontwikkelen die hen interesseren. Dit bevordert de motivatie en zorgt voor een productief en toegewijd team dat gericht is op het leveren van werk van hoge kwaliteit.
Je productierapport toont deefficiëntie van hetgebruik van middelen door je bedrijf.
Door inzicht te krijgen in uw belastingsfactoren kunt u de projectoplevering en de medewerkerstevredenheid verbeteren en uiteindelijk uw bedrijfsdoelstellingen.
