5 bonnes pratiques pour élaborer un plan de charge

Jongler entre les disponibilités, les projets prioritaires, les appétences de chacun… Répartir les différentes ressources au sein d’une entreprise est un travail colossal.

C’est là qu’intervient le plan de charge. Celui-ci permet d’organiser les ressources pour améliorer la productivité. Il s’agit de trouver le parfait équilibre entre fonds financiers, outils technologiques et disponibilités des employés.

L’objectif est de délivrer de la qualité, tout en respectant coûts et délais. Dans cet article, découvrez une checklist des 6 étapes pour planifier la charge de votre entreprise. 

Connaître ses ressources sur le bout des doigts

Se baser sur l’historique

L’étude de l’existant constitue la première étape pour concevoir un plan de charge.

Utilisez les données à disposition pour établir une vision réaliste de l’activité, en commençant par étudier qui a travaillé sur quoi au cours des mois passés. Vous aurez ainsi une idée précise des temps de travail nécessaires et des compétences disponibles.

Une rétrospective des projets précédents vous aidera à identifier les forces et les faiblesses afin d’établir une planification de la charge adaptée.

Suivre les temps grâce à un outil dédié

Le suivi des temps consiste à mesurer le temps que vos collaborateurs mettent pour effectuer une tâche précise. Des outils spécifiques peuvent vous aider dans cette démarche. Stafiz propose notamment une fonctionnalité de suivi de temps. Tout est centralisé sur une même plateforme.

Ergonomique, elle est conçue pour faciliter la coordination des équipes, même situées à distance.

La saisie des temps avec Stafiz

Cartographier les forces des équipes

Avec l’aide de vos équipes managériales, vous pouvez cartographier l’ensemble des compétences et capacités de vos ressources. Ce travail vous permettra de sélectionner les profils les plus pertinents pour chaque projet. Pour en savoir plus sur le sujet, consultez ce guide de gestion des ressources. 

Pour identifier vos forces et vos faiblesses, nous vous recommandons de concevoir un plan de ressources listant : 

• toutes vos ressources : humaines, financières, techniques et physiques ;
  
• toutes les activités qu’il vous manque pour améliorer votre activité et votre productivité.

L’état des lieux est primordial dans la conception d’un plan de charge. Cette étape aide à établir avec précision l’existant afin de faciliter l’estimation des coûts et du prix du projet ainsi que le type de facturation à privilégier.

Par ailleurs, cela aide à mettre en lumière les profils à sélectionner sur un projet, ceux à former ou encore à recruter.

Allocation des ressources : pensez global, agile et engagement

Pensez “global”

• Organiser les ressources

L’allocation des ressources doit être gérée en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise. 

Or, il n’est pas rare de voir certaines ressources disputées entre différentes équipes.

De ce fait, vous devez obtenir une vision globale, en vous appuyant notamment sur le portefeuille de projets. Ainsi, les équipes doivent collaborer pour permettre une planification intelligente des ressources entre les différents projets.

• Utiliser un outil de matching

Vous pouvez utiliser un outil dédié pour optimiser votre gestion des ressources.

Stafiz dispose d’un module de gestion des besoins ainsi que d’un outil de matching pour vous aider à identifier les profils les plus adaptés à chaque projet.

Pensez “agile”

• Flexibilité

La flexibilité est un élément clé pour une bonne allocation des ressources. En effet, les plans des projets et de l’entreprise sont souvent amenés à dévier. Les ressources méritent d’être ajustées régulièrement, en fonction des priorités du portefeuille et des contraintes de l’entreprise.

Cela est également valable à l’échelle d’un projet.

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Profitez d’une visibilité sur votre performance pour chaque projet de votre portefolio.

Découvrir

• Vision court terme

Une vision sur un an n’est alors plus aussi pertinente qu’avant. Aujourd’hui, planifier à court terme, à 3 ou 6 mois peut offrir une plus grande réactivité.

En effet, de nombreuses variations risquent de faire évoluer le projet : changement d’équipes, de stratégie ou encore d’objectifs, qui impliquent des prises de décision rapides.

• Méthode agile

La méthode agile peut alors s’avérer pertinente, surtout pour les domaines d’activité qui évoluent rapidement. Basée sur des phases de développement intensives, elle permet une grande flexibilité et réactivité. 

Pensez “engagement collaborateur”

Donnez la possibilité à vos employés de travailler sur des projets qui les motivent et qui leur donnent accès à de nouvelles compétences contribue à les engager davantage. Or, vous avez tout intérêt à éviter le désengagement et la fuite des talents. Cela nuit à la productivité et complique le recrutement.

• Réunir les avis

Gagner la confiance de vos équipes nécessite du temps et de l’écoute. Passez du temps avec vos collaborateurs pour connaître leurs besoins : organisez des points, en équipe et individuellement.

Vous devez mettre en place des méthodes d’accompagnement adaptées, comme le suivi de compétences, les appréciations et plus globalement la culture du feedback. En effet, ils encouragent la transparence et permettent d’avancer de façon constructive.

• Utiliser des outils adaptés

Des outils peuvent contribuer à cette démarche. Stafiz permet aux collaborateurs d’être parties prenantes de leur staffing en proposant un champ dédié afin qu’ils puissent déclarer leurs appétences et leurs objectifs de carrière.

Les directeurs de projet ont accès à ces données et peuvent s’en servir pour constituer les équipes stratégiquement. 

Anticiper les besoins en ressources

Votre succès commercial et la satisfaction de vos clients dépendra de votre capacité à satisfaire les demandes et enjeux de vos clients. En tant que société de services, vos ressources sont le cœur de votre réacteur : anticipez-les.

D’un côté de l’équation, vous avez vos projets entrants ayant de grandes chances d’être signés et, de l’autre côté, vos ressources en présence qu’elles soient internes ou externes. La mise en perspective de ces deux éléments est le capacity planning.

Afin d’anticiper vos ressources, connectez votre CRM à votre outil de planification, tel que Stafiz (qui intègre un module de gestion des opportunités de type CRM ainsi qu’une API ouverte).

Intégrer la notion financière à votre planification

Au-delà des indicateurs purement staffing et RH — tels que le suivi des taux de charges ou encore l’engagement des collaborateurs, avec le eNPS — mais aussi la productivité, avec le suivi des temps et des tâches, il est important de suivre de manière intégrée les aspects financiers. Vous obtenez ainsi une gestion saine alliant performance opérationnelle & financière.

Les outils de planification des ressources comme Stafiz vous aideront à gagner du temps. En effet, contrairement à des outils classiques comme les feuilles de route ou les diagrammes de Gantt, Stafiz permet de centraliser tous les indicateurs dont vous avez besoin pour piloter en temps réel et en prévisionnel.

Avant les projets

Anticiper les coûts est une bonne première chose, anticiper la marge est encore mieux ! Vous pouvez ainsi prendre les meilleures décisions en termes de planification de la charge.

Stafiz élabore pour vous divers scénarios grâce à l’IA basé sur vos différents “besoins”, (prenant en compte les appétences, compétences, disponibilités), évoqués précédemment, et permettant de visualiser les différents impacts financiers

Pendant les projets : suivi des déviations

Stafiz vous apporte une vue prédictive, à terminaison des projets, et des alertes afin d’anticiper les déviations avant qu’elles ne se produisent, pour les projets au forfait (mais aussi en régie). Tous les indicateurs se recalculent automatiquement pour bénéficier d’une vision toujours à jour sur tous les projets.

Stafiz gère les aspects TJM et CJM si bien que vous planifiez votre staff pas uniquement en termes de nombre de jours mais aussi en termes de valorisation. Vous pourrez alors par exemple décider de remplacer un collaborateur senior par deux juniors.

La fonctionnalité « avancement de projet » permet d’organiser son staffing en prenant en compte la vision financière. Vous identifiez ainsi quand aura les dépassements et pouvez donc rectifier le tir.

Standardiser les processus

Déterminer des méthodes

Établir un plan de charge implique une certaine uniformité au sein de l’entreprise. 

Or, les équipes se basent parfois sur des critères différents pour organiser les budgets des projets (répartition des tâches, nombres de jours, rôles…). 

Il est alors capital de trouver le juste équilibre entre des méthodes avec lesquelles les équipes sont à l’aise, qui restent standards à l’ensemble de l’entreprise.

En effet, les données doivent pouvoir être mesurées et comparées pour évaluer l’impact de la répartition des ressources. 

Identifier des schémas et créer des templates

Au fur et à mesure, vous allez identifier des schémas répétitifs pour l’allocation de vos ressources.

Plus vous avez d’informations, plus vous pourrez automatiser et gagner du temps. Ainsi, vos projets – et notamment la partie chiffrage grâce à des templates – vous aidera à améliorer votre productivité. 

Cela implique d’avoir analysé le fonctionnement de vos équipes, d’avoir structuré l’entreprise et d’être au clair sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. 

Établir un plan de charge s’avère un travail fastidieux. L’étude de l’historique, le suivi des temps, l’anticipation des besoins constituent des étapes indispensables pour organiser la répartition de la charge de travail.

Cela implique une bonne connaissance de l’entreprise. Des outils de planification des ressources comme Stafiz peuvent faciliter cette introspection. Le plan de charge permettra alors d’améliorer la satisfaction des équipes mais également de gagner du temps, générant ainsi un gain de productivité et de rentabilité.