5 best practices voor het opstellen van een werkdrukplan

Jongleren met beschikbaarheid, prioritaire projecten, individuele vaardigheden... Het toewijzen van de verschillende middelen binnen een bedrijf is een kolossale taak.

Hier komt het werkdrukplan om de hoek kijken. Hiermee kunnenmiddelen worden georganiseerd om de productiviteit te verbeteren. Het gaat erom de perfecte balans te vinden tussen financiële middelen, technologische hulpmiddelen en de beschikbaarheid van medewerkers.

Het doel is om kwaliteit te leveren en tegelijkertijd de kosten en deadlines te respecteren. Ontdek in dit artikel een checklist met 6 stappen voor het plannen van de werklast van je bedrijf. 

Ken uw bronnen van binnen en van buiten

Gebaseerd op historische gegevens

Een studie van de bestaande situatie is de eerste stap in het opstellen van een werklastplan.

Gebruik de beschikbare gegevens om een realistisch beeld te krijgen van de activiteit, te beginnen met een onderzoek naar wie waar de afgelopen maanden aan heeft gewerkt. Dit zal je een duidelijk beeld geven van de hoeveelheid tijd die nodig is en de vaardigheden die beschikbaar zijn.

Een terugblik op eerdere projecten zal je helpen om sterke en zwakke punten te identificeren, zodat je een geschikt werkdrukplan kunt opstellen.

Tijd bijhouden met een speciale tool

Tijdregistratie houdt in dat je meet hoeveel tijd je werknemers nodig hebben om een bepaalde taak uit te voeren. Specifieke tools kunnen je hierbij helpen. Stafiz biedt met name een functionaliteit voor tijdregistratie. Alles wordt gecentraliseerd op hetzelfde platform.

Ergonomisch ontworpen om het coördineren van teams te vergemakkelijken, zelfs als ze op afstand werken.

Tijd opnemen met Stafiz

Sterke punten van het team in kaart brengen

Met de hulp van uw managementteams kunt u alle vaardigheden en capaciteiten van uw resources in kaart brengen. Zo kunt u voor elk project de meest relevante profielen selecteren. Raadpleeg voor meer informatie deze gids voor resourcebeheer.

Om je sterke en zwakke punten te identificeren, raden we je aan een middelenplan op te stellen met een lijst : 

• al je middelen: menselijk, financieel, technisch en fysiek;
  
• alle activiteiten die je nodig hebt om je bedrijf en je productiviteit te verbeteren.

De inventarisatie van inrichting en toebehoren is cruciaal voor het ontwerp van een werkdrukplan. Deze fase helpt om precies vast te stellen wat er al is om het gemakkelijker te maken om de kosten en de prijs van het project in te schatten en het te gebruiken factureringstype.

Het helpt ook om te benadrukken welke profielen geselecteerd moeten worden voor een project, wie er getraind moet worden en wie er aangeworven moet worden.

Toewijzing van middelen: denk globaal, flexibel en toegewijd

Denk wereldwijd

• Hulpbronnen organiseren

De toewijzing van middelen moet worden beheerd in overeenstemming met de strategische doelstellingen van het bedrijf. 

Het is echter niet ongebruikelijk dat bepaalde middelen worden betwist tussen verschillende teams.

Daarom heb je een globale visie nodig, vooral gebaseerd op het projectportfolio. Teams moeten samenwerken om middelen intelligent te plannen over projecten heen.

• Een passend hulpmiddel gebruiken

Je kunt een speciale tool gebruiken om je middelenbeheer te optimaliseren.

Stafiz heeft een module voor behoeftenbeheer en een matching tool om je te helpen de meest geschikte profielen voor elk project te vinden.

Denk wendbaar

• Flexibiliteit

Flexibiliteit is een sleutelelement in een goede toewijzing van middelen. Project- en bedrijfsplannen zijn vaak aan verandering onderhevig. Middelen moeten regelmatig worden aangepast aan de prioriteiten van de portfolio en de beperkingen van het bedrijf.

Hetzelfde geldt op projectniveau.

Waarom uw projecten beheren met Stafiz?

Krijg inzicht in je prestaties voor elk project in je portfolio.

Ontdek

• Visie op korte termijn

Een visie voor één jaar is niet meer zo relevant als vroeger. Vandaag de dag kan kortetermijnplanning, waarbij 3 of 6 maanden vooruit wordt gekeken, een groter reactievermogen bieden.

Dit komt omdat het project waarschijnlijk een aantal veranderingen zal ondergaan, zoals veranderingen in teams, strategie of doelstellingen, die allemaal snelle besluitvorming vereisen.

• Agile methode

Dit is waar de agile methode het beste tot zijn recht komt, vooral voor snel veranderende activiteiten. Deze methode is gebaseerd op intensieve ontwikkelingsfasen en biedt een grote flexibiliteit en reactievermogen. 

Denk aan werknemersbetrokkenheid

Door uw werknemers de kans te geven om aan projecten te werken die hen motiveren en hen toegang geven tot nieuwe vaardigheden, houdt u hen meer betrokken. Het is in uw belang om ontslag en het weglopen van talent te voorkomen. Dit ondermijnt de productiviteit en maakt rekrutering moeilijker.

• Meningen verzamelen

Het vertrouwen van je teams winnen kost tijd en luisteren. Besteed tijd aan je personeel om erachter te komen wat ze nodig hebben: organiseer team- en individuele bijeenkomsten.

Je moet geschikte ondersteuningsmethoden invoeren, zoals het monitoren van vaardigheden, beoordelingen en, meer in het algemeen, een feedbackcultuur. Dit bevordert transparantie en maakt constructieve vooruitgang mogelijk.

• De juiste hulpmiddelen gebruiken

Tools kunnen bijdragen aan dit proces. Stafiz stelt werknemers in staat om een actieve rol te spelen in hun eigen personeelsbeleid door hen een speciaal veld te bieden waarin ze hun vaardigheden en carrièredoelen kunnen aangeven.

Projectmanagers hebben toegang tot deze gegevens en kunnen ze gebruiken om teams strategisch samen te stellen. 

Anticiperen op de behoefte aan middelen

Uw commerciële succes en klanttevredenheid hangen af van uw vermogen om aan de eisen en uitdagingen van uw klanten te voldoen. Als dienstverlenend bedrijf vormen uw middelen het hart van uw reactor: anticipeer erop.

Aan de ene kant van de vergelijking staan de binnenkomende projecten met een hoge waarschijnlijkheid om getekend te worden en aan de andere kant de beschikbare middelen, zowel intern als extern. Het in perspectief plaatsen van deze twee elementen staat bekend als capaciteitsplanning.

Om te anticiperen op je resources, koppel je je CRM aan je planningstool, zoals Stafiz (dat een CRM-achtige opportunity managementmodule en een open API bevat).

Financiële overwegingen opnemen in je planning

Naast zuivere personeels- en HR-indicatoren - zoals het monitoren van werkdruk en betrokkenheid van werknemers met behulp van eNPS - en productiviteit met behulp van tijd- en taakregistratie, is het belangrijk om financiële aspecten op een geïntegreerde manier te monitoren. Het resultaat is een gezond management dat operationele en financiële prestaties combineert.

Tools voor resourceplanning zoals Stafiz helpen je tijd te besparen. In tegenstelling tot traditionele tools zoals roadmaps of Gantt-diagrammen, kunt u met Stafiz alle indicatoren centraliseren die u nodig hebt voor real-time en prognosebeheer.

Voor de projecten

Anticiperen op kosten is een goede eerste stap, maar anticiperen op marges is nog beter! Zo kun je de beste beslissingen nemen op het gebied van laadplanning.

Stafiz gebruikt AI om verschillende scenario's voor je uit te werken, gebaseerd op je verschillende "behoeften" (rekening houdend met vaardigheden, competenties en beschikbaarheid), zoals hierboven beschreven, en stelt je in staat om de verschillende financiële gevolgen te visualiseren.

Tijdens projecten: toezicht op omleidingen

Stafiz biedt je een voorspellend beeld aan het einde van projecten en waarschuwingen om te anticiperen op afwijkingen voordat ze zich voordoen, voor fixed-price projecten (maar ook op contractbasis). Alle indicatoren worden automatisch herberekend, zodat je altijd een actueel beeld hebt van al je projecten.

Stafiz beheert de TJM- en CJM-aspecten, dus je kunt je personeel niet alleen plannen in termen van aantal dagen, maar ook in termen van waarde. Je kunt bijvoorbeeld besluiten om een senior personeelslid te vervangen door twee junioren.

Met de functie "projectvoortgang" kun je je personeelsbezetting organiseren door rekening te houden met de financiële visie. Hierdoor kun je identificeren wanneer je je planning gaat overschrijden, zodat je corrigerende maatregelen kunt nemen.

Processen standaardiseren

Methoden bepalen

Het opstellen van een werkdrukplan impliceert een zekere mate van uniformiteit binnen het bedrijf. 

Teams gebruiken echter soms verschillende criteria om projectbudgetten te organiseren(toewijzing van taken, aantal dagen, rollen, enz.). 

Het is daarom van vitaal belang om de juiste balans te vinden tussen methoden waar de teams zich prettig bij voelen en die standaard blijven in het hele bedrijf.

Gegevens moeten meetbaar en vergelijkbaar zijn om deimpact van de toewijzing van middelen te kunnen beoordelen. 

Schema's identificeren en sjablonen maken

Na verloop van tijd zul je terugkerende patronen herkennen in de toewijzing van je middelen.

Hoe meer informatie je hebt, hoe meer je kunt automatiseren en tijd kunt besparen. Uw projecten - en in het bijzonder het kostengedeelte, dankzij sjablonen - zullen u helpen om uw productiviteit te verbeteren. 

Dit betekent analyseren hoe je teams werken, het bedrijf structureren en duidelijk zijn over de strategische doelstellingen van het bedrijf. 

Het opstellen van een werkdrukplan kan een vervelende klus zijn. Het bestuderen van historische gegevens, het bijhouden van tijd en het anticiperen op behoeften zijn essentiële stappen bij het organiseren van de verdeling van de werklast.

Dit vereist een goede kennis van het bedrijf. Resource planning tools zoals Stafiz kunnen deze introspectie vergemakkelijken. Het werkdrukplan zal niet alleen de tevredenheid van het team verbeteren, het zal ook tijd besparen, wat resulteert in een hogere productiviteit en winstgevendheid.