Bij een dienstverlenend bedrijf plant de projectleider zijn taken in het kader van de kostenraming in vier stappen (opsplitsen, prioriteren, toewijzen, opvolgen) om zijn marge te behouden.
Het plannen van de taken binnen een project houdt in dat het project in taken wordt opgedeeld, dat er prioriteiten worden gesteld, dat de taken aan de juiste medewerkers worden toegewezen en dat de uitvoering ervan wordt opgevolgd. In een dienstverlenend bedrijf staat elke taak gelijk aan factureerbare tijd: als een taak slecht wordt gepland, gaat dat ten koste van de marge van de opdracht.
Goede planning en taakverdeling kunnen het verschil maken tussen het slagen of mislukken van een project.
In het algemeen moet je jezelf altijd winstgevende en realistische doelen stellen. Volg vervolgens 4 duidelijke stappen om je projecttaken efficiënt en productief te plannen.
Verdeel het project in taken en prioriteer ze.
Beschikbare middelen analyseren.
Wijs taken toe volgens deze middelen.
De uitvoering van taken bewaken en controleren.
🔎 Om te onthouden
Een slecht geplande taak kost niet-factureerbare uren: planning beschermt zowel de marge als de deadlines.
Deel elke taak zo gedetailleerd op dat deze afzonderlijk kan worden ingeschat en toegewezen.
Stel prioriteiten op basis van factureerbare mijlpalen en het kritieke pad, nog voordat er sprake is van een gevoel van urgentie.
Koppel elke taak aan de tijdregistratie: zonder deze registratie blijft de werkelijke winstgevendheid onzichtbaar tot het moment van facturering.
Wat is taakplanning binnen een project?
De taakplanning vindt plaats binnen de fasen van een project, zodra de projectomvang is goedgekeurd. Deze planning wordt doorgewerkt tot op uitvoeringsniveau: elke taak krijgt een verantwoordelijke, een geschatte duur en een opleveringsdatum. Zonder dit niveau geeft een planning wel mijlpalen weer, maar wordt niet aangegeven hoe deze moeten worden bereikt.
Het gebruik van een tool voor taak- en projectbeheer vergemakkelijkt en optimaliseert de planning van taken, maar dat is niet alles. Meer in het algemeen helpen projectbeheer en het beheer van de middelen om een grotere winstgevendheid te bereiken.
De verdeling van projecttaken is dus een strategisch element waarvan de inzet niet onderschat mag worden!
In een adviesbureau of een IT-dienstverlener lopen meerdere opdrachten tegelijkertijd en schakelen dezelfde consultants tussen de verschillende opdrachten heen en weer: een taak die bij de begroting verkeerd is ingeschat of te laat wordt opgevolgd, leidt al snel tot niet-factureerbare uren. Het plannen van taken komt er dan op neer dat elke taak wordt gekoppeld aan een medewerker, een duur en een kostprijs.
Wat is een projecttaak?
Een projecttaak is een afzonderlijke, in te schatten handeling die aan een persoon wordt toevertrouwd en die bijdraagt aan een te leveren resultaat. Bij de ontwikkeling van een applicatie zijn het ontwerpen van een scherm of het integreren van een functionaliteit voorbeelden van taken. Een goede taak is gedetailleerd genoeg om afzonderlijk te worden begroot en opgevolgd, zonder dat er meerdere dagen aan onzeker werk achter schuilgaan.
In een dienstverlenend bedrijf kost een taak verkochte tijd. Dezelfde taak die aan een juniorconsultant of een partner wordt toevertrouwd, brengt niet dezelfde kosten met zich mee, aangezien het dagtarief verschilt. Een projecttaak binnen het kantoor bevat drie gegevens: het uit te voeren werk, de persoon die het uitvoert, en wat zijn of haar tijd het project kost.
Waarom moet je de taken van een project plannen?
Door taken te plannen worden de opleverdatum en de marge van de opdracht gewaarborgd. Een taak die gaandeweg aan het licht komt, moet met spoed worden uitgevoerd en kost uren die niet in het vaste bedrag waren begroot. Bij een dienstverlenend bedrijf vallen deze uren buiten de marge, aangezien de bestede tijd al was verkocht tegen een prijs die bij de offerte was vastgesteld.
In de takenplanning wordt het verschil tussen de verkochte tijd en de werkelijke tijd zichtbaar nog voordat de factuur wordt opgesteld. Zonder deze planning ontdekt een projectleider de overschrijding pas op het moment dat de factuur wordt opgesteld, wanneer de marge al is opgebruikt.
Dit geldt ook op het niveau van het adviesbureau. Een consultant die drie dagen langer dan gepland aan een opdracht werkt, kan die tijd niet aan een andere opdracht besteden: de vertraging bij één taak heeft gevolgen voor de werkdruk van de hele portefeuille.
Hoe bepaal je de mijlpalen van een project?
Een taak is een uit te voeren werk, met een duur en een verantwoordelijke. Een mijlpaal is een controlepunt zonder vastgestelde duur: het markeert het einde van een reeks taken, bijvoorbeeld een levering of een factureerbare fase. Door de mijlpalen te volgen, kun je zien of het project de deadlines haalt; door de taken te volgen, kun je zien hoe dat wordt bereikt.
Om mijlpalen voor een project vast te stellen, moet je uitgaan van wat een contractuele gebeurtenis in gang zet. Een ondertekende klantacceptatie, een geaccepteerd eindproduct, een goedgekeurde fase: dit zijn mijlpalen. Een wekelijkse voortgangsbespreking is dat niet, omdat deze niet het einde van een reeks taken markeert.
Bij een vast-tariefopdracht verdient elke mijlpaal een extra vraag: leidt deze tot een facturering? Een factureerbare mijlpaal heeft niet alleen gevolgen voor de planning, maar ook voor de kasstroom van het kantoor. Als deze wordt uitgesteld, wordt de ontvangst van de betaling ook uitgesteld.
Vermeld de factureerbare mijlpalen in de planning van de opdracht, net zoals in het contract. Een projectleider die deze mijlpalen in zijn planning ziet, stemt zijn prioriteiten daarop af.
Wat is de kritieke pad van een project?
Het kritieke pad is de langste reeks onderling afhankelijke taken binnen een project, die bepalend is voor de einddatum. Elke taak in dit pad heeft geen speling: als deze taak één dag wordt uitgesteld, wordt de oplevering met één dag uitgesteld. Taken die buiten het kritieke pad vallen, hebben wel speling en kunnen worden uitgesteld zonder dat dit invloed heeft op de opleveringsdatum.
Zodra de afhankelijkheden tussen taken zijn vastgelegd, wordt de berekening een mechanisch proces: tel de duur van elke reeks onderling gekoppelde taken bij elkaar op; de langste reeks vormt het kritieke pad. Het PERT-diagram en het GANTT-diagram geven deze afhankelijkheden weer.
In een dienstverlenend bedrijf wordt de kritieke pad vooral gebruikt om beslissingen over de personeelsbezetting te nemen. Als een consultant ziek wordt, geeft de vraag of zijn taak in het kritieke pad is opgenomen aan of hij nog diezelfde dag moet worden vervangen, of dat de opdracht de afwezigheid wel kan opvangen. Zonder deze informatie wordt elke afwezigheid als een spoedgeval behandeld, en wordt voor de vervanging iemand ingezet die op een andere opdracht meer rendement zou hebben opgeleverd.
Doelstellingen zijn fundamenteel omdat ze bepalen welke taken, middelen en mensen verantwoordelijk zijn voor het project.
Stel dat een ontwikkelingsbedrijf van plan is een applicatie te leveren waarvoor het 950 uur programmeertijd heeft ingeschat.
Er zijn drie programmeurs die vijf uur per dag aan de code werken en 100% van hun tijd aan het project besteden:
950 uur / 3 programmeurs = 316,6 uur, in te vullen door elk van hen.
Rekening houdend met het feit dat ze vijf uur per dag besteden, hebben ze 63 werkdagen nodig om het project af te ronden (316,6 uur te besteden door elke programmeur / 5 uur per dag die ze kunnen besteden = 63,3 werkdagen).
De definitie van doelstellingen is essentieel, want als we de applicatie in minder dan twee maanden willen opleveren, hebben we geen andere keuze dan meer personeel in te zetten.
Dit zijn zaken die van invloed zijn op het latere management en de verdeling van werktaken, dus dat is het eerste dat moet worden opgehelderd.
Zodra de doelstellingen zijn gedefinieerd, is het tijd om de vier belangrijkste stappen te nemen voor het beheren en correct toewijzen van taken.
Stap 1: verdeel het project in taken en prioriteer ze
Verdeel het project met je doelstellingen in taken en subtaken, zodat je ze kunt prioriteren.
Er zijn verschillende hulpmiddelen voor taakplanning om je te helpen.
Met de juiste gedetailleerdheid indelen: de WBS-structuur
Voordat u prioriteiten stelt, moet u het project opsplitsen in afzonderlijke taken die één voor één kunnen worden ingeschat en toegewezen: dit is de werkstructuur (WBS). Een vuistregel is om de limiet per taak op vijf mandagen te stellen. Als een taak langer duurt, brengt deze te veel onzekerheid met zich mee en bestaat het risico dat deze wordt onderschat; als een taak te klein is, leidt dit tot meer controlewerk zonder dat dit aan nauwkeurigheid wint.
De Eisenhower-matrix
Dit is een systeem voor het categoriseren van dringende en belangrijke taken, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen kwaliteit en tijdsdruk.
De Eisenhower-matrix
De Eisenhower-matrix heeft vier ruimtes voor het organiseren van je projecttaken.
Belangrijke en dringende taken: in dit vak staan de taken die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd en die doorgaans voortvloeien uit onvoorziene gebeurtenissen in het dagelijks leven. Om het vorige voorbeeld nog eens te nemen: de afwezigheid van een van de programmeurs en de noodzaak om het werk uit te voeren dat hem vóór deze situatie was toevertrouwd.
Belangrijke maar niet dringende taken: dit zijn langetermijntaken die kunnen worden uitgesteld.
Taken die niet belangrijk maar wel dringend zijn: dit zijn zaken die aan andere teamleden kunnen worden gedelegeerd of die moeten worden geautomatiseerd.
Taken die noch belangrijk, noch dringend zijn: deze zouden dus geschrapt kunnen worden, omdat ze ons tijd kosten.
De PERT-methode
Het PERT-diagram is een ander hulpmiddel waarmee een project efficiënt in taken kan worden opgedeeld.
Het PERT-diagram
Het bestaat uit van onderling verbonden acties. Het is vooral nuttig bij projecten waarbij de taken afhankelijk zijn van verschillende afdelingen of grote teams.
Het verenigt criteria en versterkt relaties om ervoor te zorgen dat taken soepel en correct worden uitgevoerd, in de juiste volgorde en met prioriteit voor de leverdatum.
De voorstelling doet denken aan een estafette, waarbij werknemer "B" niet kan beginnen met rennen totdat werknemer "A" de taak die aan hem is toegewezen heeft voltooid.
ICE-classificatie
Het ICE-waarderingsmodel(Impact, Confidence, Easy) is een andere methodologie die taken evalueert op basis van drie parameters, waardoor het mogelijk wordt om de belangrijkste taken te prioriteren.
De volgende aspecten krijgen een cijfer van 1 tot 10:
impact Wat is het doel van de taak? 1 is een lage impact en 10 een hoge impact (cruciale taak).
Vertrouwen de zekerheid dat het verwachte effect van de taak zal worden bereikt. Een waarde van 1 komt overeen met een taak waarin we weinig vertrouwen hebben, en een waarde van 10 met beproefde taken waarvan we weten dat ze de verwachte impact zullen hebben.
de gemaklijkheid : de mate waarin de taak gemakkelijk is, rekening houdend met beperkingen op het gebied van tijd, middelen, kosten, enz. Hoe gemakkelijker de taak, hoe hoger de score.
De ICE-score voor elke taak is het resultaat van de vermenigvuldiging van de waarden voor impact, vertrouwen en gemak. Het hoogste product geeft de volgorde van prioriteit van de taken aan.
De MosCow-methode
De MoSCoW-methode is een taakprioriteringstechniek die vooral in agile management wordt gebruikt.
Het classificeert de vereisten van een taak in vier categorieën.
Must have (onmisbaar),
Zou moeten hebben (belangrijk maar niet kritisch),
Kan hebben (optioneel) en
Zal ik niet hebben (momenteel geen prioriteit).
Om een concreter voorbeeld te geven: in een applicatieontwikkelingsproject zou gebruikersauthenticatie een Must-have kunnen zijn, terwijl een donkere modus een Should-have zou zijn en compatibiliteit met een aangesloten horloge een Won't-have.
Prioriteiten stellen op basis van de factureerbare mijlpaal en het kritieke pad
Deze methoden rangschikken de taken, maar bij een vastprijsopdracht is er één criterium dat voorrang krijgt: de factureerbare mijlpaal. Een taak die een facturering mogelijk maakt of die zich op het kritieke pad bevindt (de langste keten van onderling afhankelijke taken, die de einddatum bepaalt), krijgt voorrang boven een nuttige taak die echter geen invloed heeft op de oplevering. Het uitstellen van een taak op het kritieke pad verschuift de oplevering, en daarmee ook de factureringsmijlpaal.
Zorg er in dit stadium voor dat het personeel over de nodigevaardigheden beschiktom een bepaald project uit te voeren.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat dit niet alleen technische kwesties zijn. Afhankelijk van het project kunnen zachte vaardigheden net zo relevant zijn.
Bij projecten waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, moet bijvoorbeeld worden gecontroleerd of de deelnemers over onderhandelings-, inlevings- of communicatievaardigheden beschikken. Deze vaardigheden zijn nodig om het project succesvol af te ronden.
De juiste profielen identificeren met Stafiz
Controleer de beschikbaarheid en controleer de belasting
Een punt dat vaak over het hoofd wordt gezien, is de controle van de beschikbaarheid van middelen, vooral in bedrijven waar meerdere projecten lopen en medewerkers bij meerdere daarvan betrokken zijn.
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat we de juiste ontwikkelaar hebben voor een bepaald ontwikkelingsproject en dat ze beschikbaar zijn wanneer we ze nodig hebben.
Dit houdt in dat er moet worden gecontroleerd op vaderschaps- of moederschapsverlof, vakanties, geplande afwezigheden, enz. In het bijzonder zal het nodig zijn om taken te reorganiseren of een vervanger te vinden wanneer de aanvankelijk toegewezen persoon niet beschikbaar is.
Bij een adviesbureau of een IT-bedrijf komt de aangegeven beschikbaarheid niet overeen met de werkelijke beschikbaarheid: één en dezelfde consultant werkt vaak aan meerdere opdrachten tegelijk. Kijk, voordat u een taak toewijst, ook eens naar de profielen die tussen twee opdrachten in nog beschikbaar zijn.
in één oogopslag kunnen beoordelen of de verschillende taken op tijd worden uitgevoerd,
zien wie verantwoordelijk is voor elke taak,
de voortgang van elke taak bewaken,
de besluitvorming versnellen en het project bijsturen als de doelstellingen moeten worden gewijzigd,
instellen doelenrealistisch voor elke taak en voor het project als geheel,
controleren door middel van waarschuwingssystemen de overschrijdingen,
realtime bijhouden van werk in uitvoering,
indien nodig profielen en medewerkers flexibel herplaatsen.
Met een projectmanager kunnen we snel profielen vinden met de vaardigheden die we nodig hebben.
Belastingbeheer in Stafiz
Motivatie beoordelen
Dit is een kwestie van personeelsbeleid Is het team gemotiveerd en zijn de juiste voorwaarden aanwezig om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij het project zich 100% inzet?
Als professionals zich zelfverzekerd voelen, raken ze meer betrokken bij projecten. Als ze niet over het juiste kwalificatieniveau beschikken, is het de moeite waard om ze binnen het bedrijf op te leiden.
Op die manier zullen ze merken dat de organisatie om hen geeft en hen voorziet van de middelen die ze nodig hebben om hun werk te doen, wat hen professioneel verrijkt.
U kunt er vervolgens een erezaak van maken om rekening te houden met de voorkeuren van de professionals bij de verdeling van de taken.
Interesse tonen in een Stafiz-opdracht
Het is geen geheim om de bereidheid en betrokkenheid op een hoog niveau te houden: je moet de werklast eerlijk verdelen.
In dit opzicht is het essentieel omte anticiperen op potentiëlebehoeften door analyses te gebruiken om te voorspellen welke teams het drukker of minder druk zullen hebben, en indien nodig taken te herverdelen over andere medewerkers.
Controleer de beschikbaarheid van werknemers in Stafiz
Workforce planning en workload management digitaliseren en vereenvoudigen
Als je je project hebt opgedeeld in taken en je personele en technische middelen hebt geïdentificeerd, kun je overgaan naar de derde fase: taakverdeling.
Om dit te doen, wijs je de volgende informatietoe aan elk van de taken waaruit het project bestaat.
Wie is verantwoordelijk?
Hoe lang gaat dit duren en wanneer moet de taak waarvoor hij verantwoordelijk is klaar zijn?
Welke hulpmiddelen zullen wordengebruikt ?
Taken kunnen op verschillende manieren worden toegewezen en weergegeven.
GANTT: het stroomschema van vlaggenschipprojecttaken
Deze taakplanner is een systeem van balken die een bepaalde hoeveelheid tijd in beslag nemen.
In een GANTT-grafiek kun je in één oogopslag zien :
de naam van de taak,
de geschatte tijd voor voltooiing,
de persoon die verantwoordelijk is voor de taak,
onderlinge afhankelijkheid met andere taken.
Een personeelstabel gebruiken
De personeelstabel geeft ook een snel overzicht van de professionals die betrokken zijn bij een project, de taken die aan hen zijn toegewezen en de geschatte tijd die nodig is om ze te voltooien.
De werklast van de beschikbare profielen wordt zowel in de GANTT-grafiek als in de tabellen met het personeelsbestand weergegeven.
Soms, afhankelijk van hoe het project zich ontwikkelt, kan het nodig zijn om deze werklasten opnieuw in evenwicht te brengen om het project goed te kunnen ontwikkelen.
Werklasten in evenwicht brengen
De werklastratio is de indicator waarmee werklasten eerlijk gemeten en gebalanceerd kunnen worden, zonder de doelstellingen en deadlines voor de uitvoering van een project in gevaar te brengen.
De kostenpercentage is gelijk aan aan de tijd die aan factureerbare projecten wordt besteed, gedeeld door de beschikbare tijd. Als een medewerker 5 uur per dag aan factureerbare projecten werkt op een totaal van 7 uur tijdens zijn werkdag, dan bedraagt zijn bezettingsgraad voor die dag: 5 / 7 * 100 = 71,42%.
Door de werkbelasting van alle leden van een project te kennen, kun je betere beslissingen nemen over deorganisatie van taken, tijdschema's, enz.
TACE maakt het ook mogelijk om de kosten te organiseren op basis van de werkelijke tijd die door elke persoon is besteed en om de tijd die voor elke taak is ingepland te optimaliseren, waardoor de continuïteit van het project wordt gewaarborgd.
Op taakniveau bekeken geeft dit percentage aan of de toewijzing rendabel blijft: een taak die wordt toegewezen aan een profiel dat al volledig bezet is, loopt uit de hand; een taak die wordt toegewezen aan een profiel dat onderbezet is, kost meer dan het oplevert.
Met personeelsbeheersoftware beschikt u over actuele gegevens over het hele team, waarbij rekening wordt gehouden met de vakantiedagen van het personeel, dagen van afwezigheid of ziekte , of ze fulltime of parttime werken , enzovoort.
Dankzij dit alles zullen de middelen beter worden verdeeld, waardoor het mogelijk wordt omoverbelasting te voorkomen of tekortkomingen op te sporen voordat ze zich voordoen. Dit heeft een positief effect op de algehele ontwikkeling van een project.
Stap 4: Taken nauwgezet bijhouden
Zodra alle middelen zijn toegewezen in lijn met de doelstellingen, is het tijd om taakopvolging zelf.
Zoals we hebben gezien, is planning essentieel. Maar soms vinden er onvoorziene gebeurtenissen plaats waardoor het oorspronkelijke plan moet worden gewijzigd of aangepast.
Het belangrijkste doel van deze fase is om onvoorziene omstandigheden tijdig op te sporen of zelfs daarop te anticiperen.Het gebruik van een tool voor projectopvolging is daarbij van groot nut, omdat deze het volgende mogelijk maakt:
Automatiseer waarschuwingen wanneer bepaalde taken niet op tijd en in de juiste vorm zijn voltooid,
snel te handelen als er bij onvoorziene gebeurtenissen veranderingen moeten worden doorgevoerd,
een goede afstemming van de middelen om de doelstellingen te bereiken,
om knelpunten in bepaalde taken op te sporen die de uitvoering van andere noodzakelijke maatregelen vertragen,
de werkbelasting in realtime aan te passen, waardoor de motivatie van de werknemers en de productiviteit worden bevorderd en wordt gewaarborgd dat het project volgens de geplande parameters wordt uitgevoerd,
om afwijkingen in de begroting op te sporen, de kosten voor uitbesteding of de niet-factureerbare kosten te controleren,
de communicatie tussen alle teamleden stroomlijnen.
Welke hulpmiddelen zijn er om de taken van een project te plannen?
Voor een klein team volstaat een takenlijsttool zoals Trello of Asana om taken op te sommen en bij te houden. Bij meer dan enkele tientallen medewerkers en gelijktijdige opdrachten koppelt project- en personeelsbeheersoftware zoals Stafiz elke taak aan de bestede tijd, de inzetbare middelen en de marge – informatie die een spreadsheet niet weergeeft.
De keuze hangt minder af van de aangekondigde functies dan van wat de tool buiten beeld laat.
Eén opdracht tegelijk, een toegewijd team
Gedeeld spreadsheet
De daadwerkelijk aan elke taak bestede tijd
Twee of meer opdrachten, waarbij consultants over de opdrachten worden verdeeld
To-do-tool (Trello, Asana)
De totale werkbelasting van een consultant, alle opdrachten samen
Vaste prijsopdrachten, marge op basis van het aantal uitgevoerde taken
Operationeel besturingssysteem (Stafiz)
De taak, de geregistreerde tijd en de marge staan op één plek
Het spreadsheet blijft werken zolang er maar één persoon is die het bijwerkt en er slechts één opdracht loopt. Het gaat mis zodra dezelfde consultant op drie verschillende roosters staat: zijn werkbelasting wordt nergens geconsolideerd, en het conflict komt aan het licht op de dag dat twee projectleiders in dezelfde week op hem rekenen.
Valkuilen die je bij het plannen van taken moet vermijden
Er zijn vier gewoontes die een takenplanning doen ontsporen: taken te grof opdelen, prioriteiten stellen op basis van de waargenomen urgentie, plannen op basis van theoretische beschikbaarheid, en het geplande nooit afzetten tegen de werkelijkheid. De eerste drie kunnen worden gecorrigeerd bij het opstellen van de planning. De vierde moet elke dag van de opdracht worden bijgestuurd.
De taak te groot indelen. Een te grote taak brengt te veel onzekerheid met zich mee om serieus te kunnen worden ingeschat. Niemand kan zeggen hoever men ermee is, en de taak blijft als ‘in uitvoering’ staan tot de dag dat er vertraging ontstaat. De juiste omvang is die waarbij de taak nog op zichzelf kan worden ingeschat. Daarboven wordt de onzekerheid niet meer zichtbaar.
Geef prioriteit aan de waargenomen urgentie. De klant die het vaakst achter de zaken aan zit, heeft niet altijd de meest kritieke taak. Een opvallende taak die buiten de kritieke pad ligt, kan wachten. Een onopvallende taak die een factureerbare mijlpaal blokkeert, heeft gevolgen voor de kasstroom van het project. Door het kritieke pad vast te stellen vóór de start, voorkom je dat je onder tijdsdruk keuzes moet maken.
Plan op basis van de theoretische beschikbaarheid. Een consultant die voor 100 % aan een opdracht is toegewezen, besteedt zelden 100 % van zijn tijd daaraan: hij rondt eerst de vorige pre-sales-fase af, leidt een junior op en heeft vakantiedagen opgenomen. Een planning die is gebaseerd op het contractbedrag en niet op de werkelijke werkbelasting, leidt al vanaf de ondertekening tot vertraging.
Vergelijk de planning nooit met de werkelijkheid. Een planning die niemand bijwerkt, klopt slechts tot het eerste onvoorziene voorval zich voordoet. Zonder tijdregistratie bij de taken komt het verschil tussen de verkochte tijd en de bestede tijd pas aan het licht bij de facturering, wanneer de marge al is opgebruikt.
Van taak tot marge: de tijdregistratie maakt de cirkel rond
Een geplande taak wordt pas een stuurinstrument als de daadwerkelijk bestede tijd ernaast wordt geregistreerd. Zo sluit de cirkel zich: voorlopige planning, taken, tijdregistratie, winstgevendheid. Zonder tijdregistratie vergelijkt een dienstverlenend bedrijf de kosten van een taak met het gefactureerde bedrag pas op het moment van facturering, wat te laat is om nog te kunnen reageren.
Dit geldt ook op portefeuilleniveau: de projectplanning in negen stappen biedt het tijdschema waarbinnen de taken worden ingedeeld, ende projecttijdschema legt de data vast waaraan de factureerbare mijlpalen moeten voldoen.
Klantcase
Altai Consulting is een adviesbureau met 105 medewerkers in Frankrijk.
Vóór Stafiz werden de tijdregistratie en de projectindicatoren in twee afzonderlijke systemen bijgehouden, die vervolgens handmatig in Excel werden samengevoegd. Het team verloor tijd aan het samenvoegen van gegevens en managementbeslissingen liepen vertraging op door een gebrek aan actuele projectgegevens.
❝
Stafiz is zeer projectgericht en bijzonder geschikt voor adviesbureaus, omdat het de informatie opsplitst per taak en per man-dag.
Giang Huong Huynh
Operationeel en financieel manager
Sinds de implementatie van Stafiz kunnen de projectleiders van Altai de marge en de burn rate in realtime bekijken, zonder dat ze daarvoor nog Excel hoeven te gebruiken: de tijdregistratie en de projectindicatoren zijn allemaal ondergebracht op één platform.
Ontdek het volledige verhaal achter deze succesvolle samenwerking tussen Stafiz en Altai Consulting
Wat taakplanning betekent voor de winstmarge van uw opdrachten
De vier stappen van de taakplanning kunnen in één zin worden samengevat: verdeel het project in taken waarvan de omvang kan worden ingeschat, kijk wie er daadwerkelijk beschikbaar is, wijs de taken toe en houd vervolgens de voortgang bij. De moeilijkheid ligt echter elders. In een dienstverlenend bedrijf vertegenwoordigt elke taak verkochte tijd, en een planning die geen rekening houdt met dit aspect zegt niets over de winstgevendheid van de opdracht.
Een bureau dat zijn taken plant zonder deze te koppelen aan de geregistreerde tijd, komt pas achter zijn marge op het moment van facturering. Als deze koppeling wel aanwezig is, biedt dezelfde planning de mogelijkheid om tijdens de uitvoering van de opdracht aanpassingen door te voeren: een taak verplaatsen die buiten het kritieke pad ligt, een consultant vervangen die aan een factureerbare mijlpaal is toegewezen, of de personeelsbezetting aanpassen voordat de deadline wordt overschreden.
De fasen geven structuur aan de levenscyclus van het project: afbakening, planning, uitvoering, afsluiting. De taakplanning vindt plaats binnen deze fasen: hierin wordt het werk opgedeeld in concrete taken, worden deze toegewezen en wordt de voortgang ervan bijgehouden. Als men deze twee door elkaar haalt, verliest men het uitvoeringsniveau uit het oog, terwijl juist daar de deadlines en de werkelijke werkbelasting een rol spelen.
Door taken te organiseren wordt het werk gestructureerd: wie doet wat, in welke volgorde en met welk hulpmiddel. Bij de planning komen daar nog tijd en inzet bij: een startdatum, een duur en een deadline die tegenover de klant moet worden nagekomen. Een team kan zijn taken organiseren zonder ze te plannen. In een dienstverlenend bedrijf heeft planning invloed op de marge, aangezien hierbij het geplande werk wordt afgezet tegen de verkochte tijd.
In een takenoverzicht wordt elke taak gekoppeld aan een verantwoordelijke, een begin- en einddatum en de afhankelijkheid van andere taken. Zo wordt duidelijk wie wat doet en wanneer. Het echte voordeel hiervan is dat je kunt zien welke taken vertraging oplopen en daardoor de volgende taken blokkeren, voordat deze de hele oplevering in de war sturen.
De projectleider stuurt de taakplanning aan: hij verdeelt het werk, stelt prioriteiten vast en wijst taken toe. Bij een dienstverlenend bedrijf doet hij dit niet alleen: de manager verdeelt de personeelsbezetting over de verschillende opdrachten, en elke consultant maakt een inschatting van de voortgang van zijn eigen taken en werkt deze bij.
Bij meerdere projecten ligt de moeilijkheid in het behouden van het overzicht: dezelfde mensen wisselen van opdracht naar opdracht. Een geconsolideerd overzicht van de werkbelasting per persoon, over alle projecten heen, wordt onmisbaar. Een sturingstool zoals Stafiz brengt dit overzicht samen en voorkomt dat een taak wordt toegewezen aan iemand die al overbelast is, of dat een conflict te laat wordt opgemerkt.
Een spreadsheet is geschikt zolang taken, middelen en de opvolging op één gedeeld blad passen. Zodra er meerdere opdrachten tegelijk lopen, dezelfde mensen van de ene naar de andere opdracht wisselen en de marge afhangt van de daadwerkelijk bestede tijd, stuit het systeem op zijn grenzen: gegevens raken snel verouderd, moeten opnieuw worden ingevoerd en de marge wordt te laat bekend.
