¿Cuáles son los 4 pasos para planificar las tareas del proyecto?
22 de marzo de 2023
La planificación y la asignación de tareas adecuadas pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.
En general, siempre debes fijarte objetivos rentables y realistas. A continuación, debe seguir 4 pasos para planificar las tareas de su proyecto de manera eficiente y productiva.
los objetivos relacionados con la gestión de personal,
objetivos de rendimiento,
Objetivos técnicos.
Los objetivos son fundamentales porque determinan las tareas, los recursos y las personas a cargo del proyecto.
Pongamos un ejemplo concreto.
Supongamos que una empresa de desarrollo planea entregar una aplicación para la que ha estimado 950 horas de programación.
Cuenta con tres programadores que desarrollarán el código durante cinco horas diarias, dedicando el 100% de ese tiempo a este proyecto:
950 horas / 3 programadores = 316,6 horas, que tendrá que realizar cada uno de ellos.
Teniendo en cuenta que dedicarán cinco horas cada día laborable necesitarán 63 días laborables para ejecutar el proyecto (316,6 horas a realizar por cada programador / 5 horas al día que podrán dedicar = 63,3 días laborables).
Establecer objetivos es clave, porque si queremos entregar la aplicación en menos de dos meses, no tendremos más remedio que incorporar más personal.
Se trata de cuestiones que tocan la posterior gestión y distribución de tareas, por lo que esto es lo primero que hay que aclarar.
Después de definir los objetivos, es hora de dar los cuatro pasos clave para gestionar y asignar correctamente las tareas.
Paso 1: Dividir el proyecto en tareas y priorizarlas
Con tus objetivos en mente, divide el proyecto en tareas y subtareas para que puedas priorizarlas.
Hay varias herramientas de programacion de tareas para ayudarte.
Matriz de Eisenhower
Es un sistema para categorizar tareas urgentes e importantes, distinguiendo entre limitaciones de calidad y de tiempo.
La matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower tiene cuatro espacios para ordenar las tareas del proyecto.
Tareas importantes y urgentes: En este cuadro se encuentran las tareas que deben completarse de inmediato y que suelen surgir de imprevistos de la vida diaria. Volviendo al ejemplo anterior, la ausencia de uno de los programadores y la necesidad de realizar el trabajo que se le asignó antes de esta eventualidad.
Tareas importantes pero no urgentes: Son tareas a largo plazo que se pueden posponer.
Tareas sin importancia pero urgentes : Son asuntos que se pueden delegar a otros miembros del equipo o que necesitan automatizarse.
Tareas que no son ni importantes ni urgentes : por lo tanto, podrían eliminarse, porque nos hacen perder el tiempo.
El método PERT
El diagrama PERT es otra herramienta para dividir eficazmente un proyecto en tareas.
El diagrama PERT
Consiste en conjuntos de acciones que se relacionan entre sí. Es especialmente útil en proyectos donde las tareas dependen de diferentes departamentos o equipos grandes.
Unifica criterios y estrecha las relaciones para garantizar que las tareas se ejecuten correctamente y sin problemas, en el orden planificado y dando prioridad a las fechas de entrega.
Su representación recuerda a una carrera de relevos, donde el trabajador "B" no puede comenzar a correr hasta que el trabajador "A" haya completado la tarea que se le asignó.
La calificación ICE
El modelo de puntuación ICE (Impact, Confidence, Easy) es otra metodología que evalúa las tareas en función de tres parámetros, lo que ayuda a priorizar las tareas más importantes.
Los siguientes aspectos se puntúan del 1 al 10:
Impacto : ¿Cuál es el objetivo de la tarea? 1 es un impacto bajo y 10 un impacto alto (tarea crucial).
Confianza : la certeza de que se logrará el impacto esperado de la tarea. Un valor de 1 corresponde a una tarea en la que tenemos poca confianza, y un valor de 10 a tareas probadas que sabemos que producirán el impacto esperado.
Facilidad : el grado de facilidad de la tarea, dadas las limitaciones de tiempo, recursos, costes, etc. Cuanto más fácil sea la tarea, mayor será la puntuación. Cuanto más fácil sea la tarea, mayor será la puntuación.
La puntuación ICE para cada tarea será el resultado de multiplicar los valores dados por el impacto, la confianza y la facilidad. La salida más alta designará el orden de prioridad de las tareas.
El Método MosCow
El método MoSCoW es una técnica de priorización de tareas utilizada en particular en la gestión ágil.
Clasifica los requisitos de una tarea en cuatro categorías.
Imprescindibles ,
Debería tener (importante pero no crítico),
Podría tener (opcional) y
No lo tendré (no es una prioridad por ahora).
Con un ejemplo más concreto, en un proyecto de desarrollo de aplicaciones, la autenticación del usuario podría ser imprescindible, mientras que un modo oscuro sería un deber tener y la compatibilidad con un reloj conectado no lo tendrá.
En esta etapa, asegúrese de que el personal tenga las habilidades necesarias para ejecutar un proyecto determinado.
Es importante tener en cuenta que no se trata solo de cuestiones técnicas. Dependiendo del proyecto, las habilidades blandas pueden ser igual de relevantes.
Por ejemplo, en proyectos que involucren a varios departamentos, será necesario verificar que los participantes tengan habilidades de negociación, empatía o comunicación. Estas habilidades serán necesarias para llevar a cabo el proyecto.
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Comprobar la disponibilidad y supervisar la carga
Un punto que a menudo se pasa por alto es comprobar la disponibilidad de recursos. Esto es especialmente importante para las empresas con varios proyectos en marcha y con personas implicadas en varios de ellos.
Es fundamental asegurarnos de que contamos con el desarrollador adecuado para ejecutar un determinado desarrollo, y que realmente estará disponible cuando lo necesitemos.
Se trata de comprobar los permisos de paternidad o maternidad, vacaciones, ausencias programadas, etc. Esto incluirá la reorganización de tareas o la búsqueda de un reemplazo cuando la persona asignada inicialmente no esté disponible.
Visualice las cargas de trabajo de forma rápida y sencilla.
analizar de un vistazo si las distintas tareas se están realizando a tiempo,
ver quién es el responsable de cada tarea,
seguir el progreso de cada tarea,
acelerar la toma de decisiones y reorientar el proyecto si es necesario cambiar los objetivos,
establecer objetivosrealistas para cada tarea y para el proyecto en su conjunto,
controlados por sistemas de alerta y rebasamientos - en caso de que el proyecto siga desarrollándose como hasta ahora,
mantener datos actualizados en tiempo real del trabajo en curso,
Reasigna perfiles y empleados con agilidad, si es necesario.
Con un gestor de proyectos, es posible encontrar rápidamente perfiles con las habilidades que necesitamos.
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Evaluar la motivación
Este punto tiene que ver con la gestión del personal : ¿Está el equipo motivado? ¿Se dan las condiciones necesarias para que los participantes en el proyecto aporten el 100% al mismo?
Para mejorar la motivación de los empleados y maximizar su compromiso, el primer paso es asegurarse de que tienen las habilidades necesarias para completar las tareas.
Cuando un profesional se siente seguro, su implicación en los proyectos es mayor. Si no tiene el nivel adecuado de calificación, vale la pena capacitarlo dentro de la empresa.
De esta manera, percibirán que la organización se preocupa por ellos y les brinda los recursos necesarios para realizar su trabajo, lo que los enriquece profesionalmente.
A continuación, puede hacer una cuestión de honor tener en cuenta las preferencias de los profesionales en la distribución de las tareas.
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Para mantener altos niveles de impulso y participación, no hay ningún secreto: es necesario compartir las cargas de trabajo de manera justa.
En este sentido, es esencial anticiparse a las posibles necesidades utilizando análisis para predecir qué equipos estarán más o menos ocupados, redistribuyendo las tareas a otros empleados si es necesario.
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Paso 3: Asignar tareas del proyecto
Una vez que su proyecto se haya dividido en tareas y se hayan identificado sus recursos humanos y técnicos, puede pasar al tercer paso: la asignación de tareas.
Para ello, asigna la siguiente información a cada una de las tareas que componen el proyecto.
¿Quién será el responsable?
¿Cuánto tiempo llevará y cuándo tendrá que estar lista la tarea de la que es responsable?
¿Para qué herramientas se utilizará?
La asignación de tareas se puede realizar y representar de diferentes maneras.
GANTT : el cuadro de desglose de las tareas emblemáticas del proyecto
Este programador de tareas es un sistema de barras que ocupan un espacio de tiempo determinado.
En un diagrama de GANTT, verás de un vistazo:
el nombre de la tarea,
el tiempo estimado para su ejecución,
la persona responsable de la tarea,
interdependencia con otras tareas.
Usar una mesa de personal
Mediante un cuadro de personal también es posible visualizar de forma rápida los profesionales que participan en un proyecto, qué tareas tienen asignadas y los tiempos estimados para llevarlas a cabo.
Tanto en el diagrama GANTT como en las tablas de dotación de personal, se muestran las cargas de trabajo de los perfiles disponibles.
A veces, dependiendo de cómo evolucione el proyecto, puede ser necesario reequilibrar estas cargas de trabajo para un correcto desarrollo del proyecto.
Equilibrio de cargas de trabajo
La tasa de utilización es el dato que nos permite medir y equilibrar las cargas de trabajo de una forma equitativa, sin poner en riesgo los objetivos y tiempos marcados para la ejecución de un proyecto.
La tasa de utilización es igual al tiempo dedicado a proyectos facturables, dividido entre el tiempo disponible. Si un empleado trabaja 5 horas al día en proyectos facturables de un total de 7 horas que marca su jornada laboral su tasa de utilización en ese día será: 5 / 7 * 100 =71,42%.
Conocer las cargas de trabajo de todos los miembros de un proyecto permite tomar mejores decisiones sobre la organización de las tareas, los calendarios, etc.
TACE también permite organizar los costes en función del tiempo real empleado por cada persona y optimizar el tiempo previsto para cada tarea, garantizando así la continuidad del proyecto.
Con el software de dotación de personal, tienes datos actualizados de todo el equipo, teniendo en cuenta las vacaciones del personal, los días de ausencia o enfermedad, si trabajan a tiempo completo o parcial, etc.
Gracias a todo ello, los recursos estarán mejor distribuidos, lo que permitirá evitar sobrecargas o detectar posibles insuficiencias antes de que se produzcan. Todo ello repercutirá positivamente en el desarrollo global de un proyecto.
Paso 4: Hacer un seguimiento exhaustivo de las tareas
Una vez que todos los recursos se han asignado de acuerdo con los objetivos, es hora de realizar un seguimiento de las tareas en sí.
Como hemos visto, la planificación es clave. Pero a veces ocurren imprevistos que requieren cambios o modificaciones en la planificación inicial.
Automatice las alertas cuando ciertas tareas no se completan a tiempo y de la manera correcta.
actuar rápidamente si es necesario implementar cambios en caso de imprevistos,
buena coordinación de recursos para alcanzar los objetivos de forma visual, ágil y sencilla,
detectar cuellos de botella en determinadas tareas que retrasen el desarrollo de otras acciones necesarias,
reajustar las cargas de trabajo en tiempo real, promoviendola motivación de los trabajadores, la productividad y asegurando que el proyecto se ejecute de acuerdo con los parámetros planificados,
detectar desviaciones en el presupuesto, controlar los costes de subcontratación o los costes no facturables,
Agiliza la comunicación entre todos los miembros del equipo.
Preguntas:
Las tareas del proyecto son las acciones individuales necesarias para ejecutar el proyecto en su conjunto de acuerdo con los objetivos establecidos. Un proyecto podría ser el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles.
Dentro del mismo habrá tareas que, en su conjunto, construyen el proyecto. Por ejemplo, realizar un mockup de la pantalla principal de la aplicación.
Asignar tareas de acuerdo con los recursos disponibles es esencial porque permite la eficiencia. La eficiencia en un proyecto es sinónimo de lograr el mejor rendimiento posible con el uso adecuado de los recursos disponibles.
Para asignar tareas, primero hay que determinar los objetivos a alcanzar al desarrollar un proyecto. A partir de ahí, se suceden cuatro fases:
Planificar las tareas individuales necesarias para llevar a cabo el proyecto, en función de los objetivos (tiempo, costes, etc.) definidos previamente.
Analizar los recursos de personal necesarios para llevar a cabo las tareas planificadas en el punto anterior.
Asigne tareas en función de la disponibilidad y la capacitación del personal.
Realice un seguimiento de la finalización de estas tareas y, si es necesario, reasigne administradores o cargas de trabajo.
Una hoja de desglose de tareas es una forma visual, intuitiva y ágil de representar quién es el responsable de una tarea determinada. Con herramientas como los diagramas de GANTT, puede:
ver a quién se le ha asignado una tarea,
ver cuándo empezó y cuándo terminará,
si se respeta el horario previsto,
Saber qué otras tareas dependen de la ejecución de una tarea anterior.
