Was sind die 4 Schritte zur Planung von Projektaufgaben?
März 22, 2023
Die richtige Planung und Aufgabenzuweisung kann den Unterschied zwischen Projekterfolg und -misserfolg ausmachen.
Generell solltest du dir immer gewinnbringende und realistische Ziele setzen. Als nächstes müssen Sie 4 Schritte befolgen, um Ihre Projektaufgaben effizient und produktiv zu planen.
Teilen Sie das Projekt in Aufgaben auf und priorisieren Sie diese.
Analysieren Sie die verfügbaren Ressourcen.
Weisen Sie Aufgaben basierend auf diesen Ressourcen zu.
Verfolgen und kontrollieren Sie die Ausführung von Aufgaben.
Der Einsatz eines Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools erleichtert und optimiert die Planung von Aufgaben, aber nicht nur. Im Allgemeinen ermöglichen das Management des Projekts und das Management seiner Ressourcen eine bessere Rentabilität.
Die Verteilung der Projektaufgaben ist daher ein strategisches Element, dessen Einsatz nicht unterschätzt werden darf!
Definieren Sie Ihre Ziele, bevor Sie den Aufgabenplan erstellen
die Ziele im Zusammenhang mit dem Personalmanagement,
Leistungsziele,
technische Ziele.
Ziele sind von grundlegender Bedeutung, da sie die Aufgaben, Ressourcen und Personen bestimmen, die für das Projekt verantwortlich sind.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel.
Nehmen wir an, eine Entwicklungsfirma plant, eine Anwendung zu liefern, für die sie schätzungsweise 950 Stunden programmiert hat.
Es besteht aus drei Programmierern, die den Code fünf Stunden am Tag entwickeln und 100% dieser Zeit diesem Projekt widmen:
950 Stunden / 3 Programmierer = 316,6 Stunden, die jeder von ihnen absolvieren muss.
Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass sie fünf Stunden pro Tag arbeiten werden, benötigen sie 63 Arbeitstage, um das Projekt abzuschließen (316,6 Stunden, die von jedem Programmierer zu erledigen sind / 5 Stunden pro Tag, die sie aufwenden können = 63,3 Arbeitstage).
Das Setzen von Zielen ist entscheidend, denn wenn wir die App in weniger als zwei Monaten liefern wollen, haben wir keine andere Wahl, als mehr Personal einzustellen.
Dies sind Fragen, die die spätere Verwaltung und Verteilung von Aufgaben berühren, daher ist dies das erste, was geklärt werden muss.
Nachdem Sie die Ziele definiert haben, ist es an der Zeit, die vier wichtigsten Schritte zu unternehmen, um Aufgaben richtig zu verwalten und zuzuweisen.
Schritt 1: Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und priorisieren Sie diese
Unterteilen Sie das Projekt mit Ihren Zielen vor Augen, damit Sie diese priorisieren können.
Es gibt verschiedene Tools zur Aufgabenplanung , die Ihnen dabei helfen.
Eisenhowers Matrix
Es handelt sich um ein System zur Kategorisierung dringender und wichtiger Aufgaben, wobei zwischen Qualitäts- und Zeitvorgaben unterschieden wird.
Die Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix verfügt über vier Felder, in denen Sie Ihre Projektaufgaben anordnen können.
Wichtige und dringende Aufgaben: In dieser Box befinden sich Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und die sich in der Regel aus unvorhergesehenen Ereignissen im täglichen Leben ergeben. Um auf das vorherige Beispiel zurückzukommen, die Abwesenheit eines der Programmierer und die Notwendigkeit, die ihm zugewiesene Arbeit vor dieser Möglichkeit zu erledigen.
Wichtige , aber nicht dringende Aufgaben: Dabei handelt es sich um langfristige Aufgaben, die aufgeschoben werden können.
Unwichtige, aber dringende Aufgaben : Dies sind Angelegenheiten, die an andere Teammitglieder delegiert werden können oder die automatisiert werden müssen.
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind : Daher könnten sie eliminiert werden, weil sie unsere Zeit verschwenden.
Die PERT-Methode
Das PERT-Diagramm ist ein weiteres Werkzeug, um ein Projekt effektiv in Aufgaben zu unterteilen.
Das PERT-Diagramm
Es besteht aus einer Reihe von Aktionen, die miteinander in Beziehung stehen. Dies ist besonders nützlich in Projekten, bei denen die Aufgaben von verschiedenen Abteilungen oder großen Teams abhängen.
Es vereinheitlicht die Kriterien und strafft die Beziehungen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben korrekt und reibungslos ausgeführt werden, in der geplanten Reihenfolge und mit Priorität bei den Lieferterminen.
Die Darstellung erinnert an einen Staffellauf, bei dem Arbeiter "B" erst dann losrennen kann, wenn Arbeiter "A" die ihm zugewiesene Aufgabe erledigt hat.
Die ICE-Bewertung
Das ICE-Bewertungsmodell (Impact, Confidence, Easy) ist eine weitere Methodik, die Aufgaben anhand von drei Parametern bewertet, die bei der Priorisierung der wichtigsten Aufgaben helfen.
Die folgenden Aspekte werden von 1 bis 10 bewertet:
Auswirkung : Was ist das Ziel der Aufgabe, wobei 1 eine geringe Auswirkung und 10 eine hohe Auswirkung (entscheidende Aufgabe) bedeutet.
Vertrauen : Die Gewissheit, dass die erwartete Wirkung der Aufgabe erreicht wird. Ein Wert von 1 ist eine Aufgabe, der wir nicht sehr vertrauen, und ein Wert von 10 ist ein Wert für bewährte Aufgaben, von denen wir wissen, dass sie die gewünschte Wirkung haben werden.
Leichtigkeit : Der Grad der Leichtigkeit der Aufgabe unter Berücksichtigung der Einschränkungen von Zeit, Ressourcen, Kosten usw. Je einfacher die Aufgabe, desto höher die Punktzahl.
Die ICE-Punktzahl für jede Aufgabe ergibt sich aus der Multiplikation der Werte für Wirkung, Vertrauen und Leichtigkeit. Die höchste Ausgabe gibt die Reihenfolge der Priorität der Aufgaben an.
Die Moskauer Methode
Die MoSCoW-Methode ist eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben, die insbesondere im agilen Management eingesetzt wird.
Es klassifiziert die Anforderungen einer Aufgabe in vier Kategorien.
Muss haben ,
Hätte (wichtig, aber nicht kritisch),
Hätte (optional) und
Werde nicht haben (vorerst keine Priorität).
In einem konkreteren Beispiel könnte in einem Anwendungsentwicklungsprojekt die Benutzerauthentifizierung ein Muss sein, während ein Dunkelmodus ein Muss und die Kompatibilität mit einer verbundenen Uhr ein Muss wäre.
Schritt 2: Analysieren Sie die verfügbaren Personalressourcen
Stellen Sie in dieser Phase sicher, dass die Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um ein bestimmtes Projekt durchzuführen.
Es ist wichtig, im Hinterkopf zu behalten, dass es sich nicht nur um technische Probleme handelt. Je nach Projekt können Soft Skills ebenso relevant sein.
Bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, muss beispielsweise überprüft werden, ob die Teilnehmer über Verhandlungs-, Einfühlungs- oder Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Diese Fähigkeiten sind für die Durchführung des Projekts erforderlich.
Identifizieren Sie die richtigen Profile mit Stafiz
Verfügbarkeit prüfen und Auslastung überwachen
Ein oft vernachlässigter Punkt ist die Überprüfung der Verfügbarkeit von Ressourcen, insbesondere in Unternehmen, die mehrere Projekte am Laufen haben und an mehreren davon Profile beteiligt sind.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass wir den richtigen Entwickler haben, der eine bestimmte Entwicklung durchführt, und dass er tatsächlich verfügbar ist, wenn wir ihn brauchen.
Dabei werden Vaterschafts- oder Mutterschutz, Urlaub, geplante Abwesenheiten usw. überprüft. Dazu gehört die Neuorganisation von Aufgaben oder die Suche nach einem Ersatz, wenn die ursprünglich zugewiesene Person nicht verfügbar ist.
auf einen Blick zu analysieren, ob die verschiedenen Aufgaben pünktlicherledigt werden,
zu sehen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist,
den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen,
die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und das Projekt neu auszurichten , wenn Ziele geändert werden müssen,
realistischeZiele für jede Aufgabe und für das Projekt als Ganzeszu setzen,
Überwachung von Überschreitungen durch Warnsysteme – für den Fall, dass sich das Projekt so weiterentwickelt wie bisher,
Halten Sie in Echtzeit aktualisierte Daten über laufende Arbeiten,
Weisen Sie Profile und Mitarbeiter bei Bedarf agil neu zu.
Mit einem Projektmanager ist es möglich, schnell Profile mit den Fähigkeiten zu finden, die wir benötigen.
Lastmanagement in Stafiz
Bewerten Sie die Motivation
Das ist eine Frage des Personalmanagements : Ist das Team motiviert und sind die Voraussetzungen gegeben, damit die Projektbeteiligten zu 100% engagiert sind?
Wenn sich ein Fachmann sicher fühlt, ist seine Beteiligung an den Projekten größer. Verfügt er nicht über die richtige Qualifikation, lohnt es sich, ihn im Unternehmen auszubilden.
Auf diese Weise werden sie spüren, dass sich die Organisation um sie kümmert und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellt, um ihre Arbeit zu erledigen, was sie beruflich bereichert.
Sie können es sich dann zur Ehrensache machen, die Präferenzen von Fachleuten bei der Aufgabenverteilung zu berücksichtigen.
Bekunden Sie Interesse an einer Mission in Stafiz
Um ein hohes Maß an Tatkraft und Beteiligung aufrechtzuerhalten, gibt es kein Geheimnis: Sie müssen die Arbeitslast fair aufteilen.
In diesem Zusammenhang ist es unerlässlich, mögliche Bedarfe durch Analysen zu antizipieren , die es ermöglichen, vorherzusagen, welche Teams mehr oder weniger ausgelastet sein werden, und die Aufgaben bei Bedarf auf andere Mitarbeiter umzuverteilen.
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern in Stafiz
Schritt 3: Zuweisen von Projektaufgaben
Sobald Ihr Projekt in Aufgaben unterteilt und Ihre personellen und technischen Ressourcen identifiziert wurden, können Sie zum dritten Schritt übergehen: der Aufgabenzuweisung.
Weisen Sie zu diesem Zweck jedem Vorgang, aus dem das Projekt besteht, die folgenden Informationen zu.
Wer wird dafür verantwortlich sein?
Wie lange wird es dauern und wann muss die Aufgabe, für die er verantwortlich ist, fertig sein?
Für welche Werkzeuge wird es verwendet?
Die Aufgabenzuweisung kann auf unterschiedliche Weise ausgeführt und dargestellt werden.
GANTT : das Aufschlüsselungsdiagramm der Aufgaben von Vorzeigeprojekten
Dieser Aufgabenplaner ist ein System von Balken, die einen bestimmten Zeitraum einnehmen.
In einem GANTT-Diagramm sehen Sie auf einen Blick:
den Namen der Aufgabe,
die voraussichtliche Zeit für die Ausführung,
die für die Aufgabe verantwortliche Person,
Interdependenz mit anderen Aufgaben.
Verwenden einer Besetzungstabelle
Mit der Personaltabelle können Sie auch schnell die an einem Projekt beteiligten Fachleute, die ihnen zugewiesenen Aufgaben und die geschätzte Zeit für deren Erledigung visualisieren.
Sowohl im GANTT-Diagramm als auch in den Besetzungstabellen werden die Auslastungen der verfügbaren Profile angezeigt.
Je nachdem, wie sich das Projekt entwickelt, kann es manchmal erforderlich sein, diese Arbeitslasten für eine ordnungsgemäße Projektentwicklung neu auszugleichen.
Ausgleich von Arbeitslasten
Die Auslastung ist der Indikator, der es ermöglicht, die Arbeitsbelastung auf faire Weise zu messen und auszugleichen, ohne die für die Durchführung eines Projekts festgelegten Ziele und Fristen in Frage zu stellen.
Der Ausgabensatz entspricht der Zeit, die für abrechenbare Projekte aufgewendet wurde, geteilt durch die verfügbare Zeit. Wenn ein Mitarbeiter 5 Stunden pro Tag von insgesamt 7 Stunden seines Arbeitstages an abrechenbaren Projekten arbeitet, beträgt sein Arbeitspensum für diesen Tag: 5 / 7 * 100 = 71,42 %.
Wenn Sie die Auslastung aller Beteiligten in einem Projekt kennen, können Sie bessere Entscheidungen darüber treffen, wie Aufgaben organisiert, geplant und vieles mehr organisiert werden.
TACE ermöglicht es auch, die Kosten nach der tatsächlich aufgewendeten Zeit jeder Person zu organisieren und die für jede Aufgabe geplante Zeit zu optimieren, um so die Kontinuität des Projekts zu gewährleisten.
Mit einer Personalbesetzungssoftware verfügen Sie über aktuelle Daten über das gesamte Team, unter Berücksichtigung von Urlaub, Abwesenheit oder Krankheit der Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie Vollzeit oder Teilzeit arbeiten usw.
All dies wird dazu beitragen, Ressourcen besser zu verteilen, was dazu beiträgt, Überlastungen zu verhindern oder potenzielle Inkongruenzen zu erkennen, bevor sie überhaupt auftreten. Dies wirkt sich positiv auf die Gesamtentwicklung eines Projekts aus.
Schritt 4: Aufgaben gründlich nachverfolgen
Sobald alle Ressourcen gemäß den Zielen zugewiesen wurden, ist es an der Zeit, die Aufgaben selbst zu verfolgen.
Wie wir gesehen haben, ist Planung der Schlüssel. Manchmal treten jedoch unvorhergesehene Ereignisse auf, die Änderungen oder Modifikationen der ursprünglichen Planung erfordern.
Unvorhergesehene Ereignisse rechtzeitig zu erkennen oder sogar zu antizipieren, ist der Hauptzweck dieser Phase. Die Verwendung eines Projektüberwachungstools ist sehr nützlich, da es Folgendes ermöglicht:
Automatisieren Sie Warnungen, wenn bestimmte Aufgaben nicht rechtzeitig und auf die richtige Weise erledigt werden.
schnell handeln, wenn bei unvorhergesehenen Ereignissen Änderungen vorgenommen werden müssen,
die richtige Koordinationder Ressourcen , um die Ziele zu erreichen – auf visuelle, agile und einfache Weise,
Engpässe bei bestimmten Aufgaben zu erkennen, die die Entwicklung anderer notwendiger Maßnahmen verzögern,
Anpassung der Arbeitsbelastung in Echtzeit, Förderung derMotivation und Produktivität der Mitarbeiter und Sicherstellung, dass das Projekt gemäß den geplanten Parametern ausgeführt wird,
Abweichungen im Budget zu erkennen, Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen oder nicht abrechenbare Kosten zu kontrollieren,
Optimieren Sie die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern.
Fragen:
Projektaufgaben sind die einzelnen Maßnahmen, die erforderlich sind, um das Projekt als Ganzes in Übereinstimmung mit den gesetzten Zielen durchzuführen. Ein Projekt könnte die Entwicklung einer App für mobile Endgeräte sein.
Es enthält Aufgaben, aus denen sich das Projekt als Ganzes zusammensetzt. Erstellen Sie beispielsweise ein Mockup des Hauptbildschirms der Anwendung.
Die Zuweisung von Aufgaben entsprechend den verfügbaren Ressourcen ist unerlässlich, da sie Effizienz ermöglicht. Effizienz in einem Projekt ist gleichbedeutend mit dem Erreichen der bestmöglichen Leistung bei angemessener Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
Um Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie zunächst die Ziele festlegen, die bei der Entwicklung eines Projekts erreicht werden sollen. Von dort aus folgen vier Phasen aufeinander:
Planen Sie die einzelnen Aufgaben, die für die Fertigstellung des Projekts erforderlich sind, auf der Grundlage der zuvor definierten Ziele (Zeit, Kosten usw.).
Analysieren Sie die Personalressourcen, die erforderlich sind, um die im vorherigen Punkt geplanten Aufgaben auszuführen.
Weisen Sie Aufgaben basierend auf der Verfügbarkeit und Schulung des Personals zu.
Verfolgen Sie die Erledigung dieser Aufgaben und weisen Sie bei Bedarf Manager oder Arbeitslasten neu zu.
Ein Aufgabenstrukturplan ist eine visuelle, intuitive und agile Möglichkeit, um darzustellen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist. Mit Tools wie GANTT-Diagrammen können Sie:
anzeigen, wem eine Aufgabe zugewiesen wurde,
Sehen Sie, wann es begonnen hat und wann es enden wird,
wenn der geplante Zeitplan eingehalten wird,
Erfahren Sie, welche anderen Aufgaben von der Ausführung einer vorherigen Aufgabe abhängen.
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