Quelles sont les 4 étapes de la planification des tâches d’un projet ?
22 mars 2023
Une bonne planification et affectation des tâches peut faire la différence entre la réussite et l’échec d’un projet.
De manière générale, vous devez toujours vous fixer des objectifs rentables et réalistes. Ensuite, vous devez suivre 4 étapes pour planifier vos tâches de projet de façon efficace et productive.
Diviser le projet en tâches et les classer par ordre de priorité.
Analyser les ressources disponibles.
Attribuer les tâches en fonction de ces ressources.
Suivre et contrôler l’exécution des tâches.
L’utilisation d’un outil de gestion des tâches et de pilotage de projet facilite et optimise le planning des tâches, mais pas seulement. Plus globalement, la gestion du projet et la gestion de ses ressources permettent d’obtenir une meilleure rentabilité.
La répartition des tâches de projet est donc un élément stratégique dont les enjeux ne peuvent être sous-estimés !
Définissez vos objectifs avant de créer le planning des tâches
En tenant compte du fait qu’ils consacreront cinq heures par jour, ils auront besoin de 63 jours ouvrables pour exécuter le projet (316,6 heures à effectuer par chaque programmeur / 5 heures par jour qu’ils pourront consacrer = 63,3 jours ouvrables).
La définition des objectifs est essentielle, car si nous voulons livrer l’application en moins de deux mois, nous n’aurons d’autre choix que de faire appel à davantage de personnel.
Ce sont des questions qui touchent à la gestion ultérieure et à la répartition des tâches, c’est donc la première chose à clarifier.
Après avoir défini les objectifs, il est temps de prendre les quatre mesures clés pour gérer et attribuer correctement les tâches.
Étape 1 : divisez le projet en tâches et classez-les par ordre de priorité
En gardant vos objectifs en tête, divisez le projet en tâches et sous tâches afin de pouvoir les classer par ordre de priorités.
Il existe différents outils de planification des tâches pour vous aider.
La matrice d’Eisenhower
Il s’agit d’un système permettant de catégorises les tâches urgentes et les tâches importantes, en faisant la distinction entre les contraintes de qualité et de temps.
La matrice Eisenhower
La matrice d’Eisenhower comporte quatre espaces pour ordonner vos tâches de projet.
Les tâches importantes et urgentes : dans cette case se trouvent les tâches qui doivent être accomplies immédiatement et qui découlent généralement d’événements imprévus de la vie quotidienne. Pour reprendre l’exemple précédent, l’absence de l’un des programmeurs et la nécessité d’effectuer le travail qui lui a été confié avant cette éventualité.
Les tâches importantes mais non urgentes : il s’agit des tâches à long terme qui peuvent être reportées.
Les tâches pas importantes mais urgentes : il s’agit des questions qui peuvent être déléguées à d’autres membres de l’équipe ou que l’on doit automatiser.
Les tâches ni importantes ni urgentes : par conséquent, elles pourraient être éliminées, car elles nous font perdre du temps.
La méthode PERT
Le diagramme PERT est un autre outil permettant de diviser efficacement un projet en tâches.
Le diagramme PERT
Il se compose d’ensembles d’actions liées les unes aux autres. Il est particulièrement utile dans les projets dont les tâches dépendent de différents départements ou de grandes équipes.
Il permet d’unifier les critères et de resserrer les relations afin de garantir une exécution correcte et fluide des tâches, dans l’ordre prévu et en donnant la priorité aux dates de livraison.
Sa représentation rappelle celle d’une course de relais, où le travailleur “B” ne peut commencer à courir tant que le travailleur “A” n’a pas terminé la tâche qui lui a été assignée.
La notation ICE
Le modèle de notation ICE (en anglais Impact, Confidence, Easy) est une autre méthodologie qui évalue les tâches sur la base de trois paramètres, ce qui permet de hiérarchiser les tâches les plus importantes.
Les aspects suivants sont notés de 1 à 10 :
l’impact : quel est l’objectif de la tâche. 1 étant un impact faible et 10 un impact élevé (tâche cruciale).
la confiance : la certitude que l’impact attendu de la tâche sera atteint. La valeur 1 correspond à une tâche qui nous inspire peu de confiance, et la valeur 10 à des tâches éprouvées dont nous savons qu’elles produiront l’impact escompté.
la facilité : le degré de facilité de la tâche, compte tenu des contraintes de temps, de ressources, de coûts, etc. Plus la tâche est facile, plus la note est élevée.
Le score ICE pour chaque tâche sera le résultat de la multiplication des valeurs données pour l’impact, la confiance et la facilité. Le produit le plus élevé désignera l’ordre de priorité des tâches.
La méthode MosCow
La méthode MoSCoW est une technique de priorisation des tâches utilisée notamment en gestion agile.
Elle classe les exigences d’une tâche en quatre catégories.
Must have (indispensables),
Should have (importantes mais non critiques),
Could have (optionnelles) et
Won’t have (non prioritaires pour l’instant).
Avec un exemple plus concret, dans un projet de développement d’application, l’authentification utilisateur pourrait être un Must have, tandis qu’un mode sombre serait un Should have et la compatibilité avec une montre connectée un Won’t have.
Étape 2 : analysez les ressources humaines disponibles
À ce stade, assurez-vous que le personnel possède les compétences nécessaires à l’exécution d’un projet donné.
Il est important de garder à l’esprit qu’il ne s’agit pas uniquement de questions techniques. En fonction du projet, les soft-skills peuvent être tout aussi pertinents.
Par exemple, dans les projets impliquant plusieurs départements, il sera nécessaire de vérifier que les participants ont des compétences en matière de négociation, d’empathie ou de communication. Ces compétences seront nécessaires pour mener à bien le projet.
Identifiez les profils adéquats avec Stafiz
Vérifier la disponibilité et surveiller la charge
Un point souvent négligé est la vérification de la disponibilité des ressources, surtout dans les entreprises qui ont plusieurs projets en cours et des profils impliqués dans plusieurs d’entre eux.
Il est essentiel de s’assurer que l’on dispose du bon développeur pour l’exécution d’un développement donné, et qu’il sera effectivement disponible au moment où nous en aurons besoin.
Il s’agit de vérifier les éventuels congés de paternité ou de maternité, les vacances, les absences programmées, etc. Il faudra notamment réorganiser les tâches ou trouver un remplaçant lorsque la personne initialement affectée ne sera pas disponible.
visualiser rapidement et facilement les charges de travail,
analyser en un coup d’œil si les différentes tâches sont réalisées dans les temps,
voir qui est responsable de chaque tâche,
suivre l’état d’avancement de chaque tâche,
accélérer la prise de décision et réorienter le projet si les objectifs doivent être modifiés,
fixer des objectifsréalistes pour chaque tâche et pour le projet dans son ensemble,
contrôler par des systèmes d’alerte les dépassements – au cas où le projet continuerait à se développer comme il l’a fait jusqu’à présent,
garder une donnée mise à jour en temps réel des travaux en cours,
réaffecter des profils et des employés avec agilité, si nécessaire.
Avec un gestionnaire de projet, il est possible de trouver rapidement des profils ayant les compétences dont nous avons besoin.
Le pilotage de la charge dans Stafiz
Évaluer la motivation
Ce point relève de la gestion du personnel : l’équipe est-elle motivée et les conditions sont-elles réunies pour que les participants au projet s’y investissent à 100 % ?
Lorsqu’un professionnel se sent en confiance, son implication dans les projets est plus grande. S’il ne possède pas le bon niveau de qualification, il est intéressant de le former au sein de l’entreprise.
De cette manière, ils percevront que l’organisation se soucie d’eux et leur fournit les ressources nécessaires pour qu’ils puissent accomplir leur travail, ce qui les enrichit sur le plan professionnel.
Vous pouvez ensuite mettre un point d’honneur à considérer les préférences des professionnels dans la répartition des tâches.
Exprimer son intérêt pour une mission dans Stafiz
Pour maintenir des niveaux élevés de volonté et d’implication, il n’y a pas de secret : il faut partager équitablement les charges de travail.
À cet égard, il est essentiel d’anticiper les besoins éventuels grâce à des analyses qui permettent de prévoir quelles équipes seront plus ou moins chargées, en redistribuant les tâches à d’autres employés si nécessaire.
Vérifier la disponibilité des collaborateurs dans Stafiz
Étape 3 : attribuez les tâches du projet
Une fois votre projet découpé en tâches et vos ressources humaines et techniques identifiées, vous pouvez passer à la troisième étape : l’attribution des tâches.
Pour ce faire, attribuez à chacune des tâches qui composent le projet les informations suivantes.
Qui sera responsable ?
Combien de temps cela prendra-t-il et quand la tâche dont il est responsable devra-t-elle être prête ?
Avec quels outils sera-t-elle réalisée ?
L’attribution des tâches peut être réalisée et représentée de différentes manières.
GANTT : l’organigramme des tâches projets phare
Ce planificateur de tâches est un système de barres occupant un certain espace temporel.
Dans un diagramme de GANTT, vous verrez d’un seul coup d’œil :
le nom de la tâche,
le temps estimé pour son exécution,
la personne responsable de la tâche,
l’interdépendance avec d’autres tâches.
Utiliser un tableau des effectifs
Le tableau des effectifs permet également de visualiser rapidement les professionnels impliqués dans un projet, les tâches qui leur sont assignées et le temps estimé pour les réaliser.
Tant dans le diagramme de GANTT que dans les tableaux d’effectifs, les charges de travail des profils disponibles sont affichées.
Parfois, en fonction de l’évolution du projet, il peut être nécessaire de rééquilibrer ces charges de travail pour un développement correct du projet.
Équilibrer les charges de travail
Le taux de charge est l’indicateur qui permet de mesurer et d’équilibrer les charges de travail de manière équitable, sans remettre en cause les objectifs et les délais fixés pour l’exécution d’un projet.
Le taux de charges est égal au temps consacré aux projets facturables divisé par le temps disponible. Si un employé travaille 5 heures par jour sur des projets facturables sur un total de 7 heures dans sa journée de travail, son taux de charge pour cette journée sera de : 5 / 7 * 100 = 71,42%.
En connaissant les taux de charges de tous les membres d’un projet, vous prenez de meilleures décisions concernant l’organisation des tâches, les horaires, etc.
Le TACE permet également d’organiser les coûts en fonction du temps effectif passé par chaque personne et d’optimiser le temps prévu pour chaque tâche, assurant ainsi la continuité du projet.
Avec un logiciel de staffing, vous disposez de données actualisées sur toute l’équipe et ce en tenant compte des congés du personnel, des jours d’absence ou de maladie, du fait qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel, etc.
Grâce à tout cela, les ressources seront mieux réparties, ce qui permettra d’éviter les surcharges ou de détecter d’éventuelles inadéquations avant même qu’elles ne se produisent. Cela aura un effet positif sur le développement global d’un projet.
Étape 4 : effectuez un suivi des tâches minutieux
Une fois que toutes les ressources ont été allouées en fonction des objectifs, il est temps de faire le suivi des tâches en lui-même.
Comme nous l’avons vu, la planification est essentielle. Mais il arrive que des événements imprévus surviennent et nécessitent des changements ou des modifications de la planification initiale.
Détecter les imprévus à temps, voire les anticiper, est la principale utilité de cette phase. L’utilisation d’un outil de suivi projet est d’une grande utilité car il permet :
d’automatiser les alertes lorsque certaines tâches ne sont pas accomplies dans les temps et dans les formes,
d’agir rapidement s’il est nécessaire de mettre en œuvre des changements en cas d’événements imprévus,
la bonne coordinationdes ressources pour atteindre les objectifs – de manière visuelle, agile et simple,
de détecter les goulets d’étranglement dans certaines tâches qui retardent le développement d’autres actions nécessaires,
de réajuster les charges de travail en temps réel, favorisant la motivation des travailleurs, la productivité et garantissant que le projet est exécuté selon les paramètres prévus,
de détecter les écarts dans le budget, de contrôler les coûts de sous-traitance ou les coûts non-facturables,
de rationaliser la communication entre tous les membres de l’équipe.
Questions fréquentes :
Les tâches d’un projet sont les actions individuelles nécessaires pour exécuter le projet dans son ensemble conformément aux objectifs fixés. Un projet pourrait être le développement d’une application pour appareils mobiles.
Il comprendra des tâches qui, dans leur ensemble, constituent le projet. Par exemple, la réalisation d’une maquette de l’écran principal de l’application.
L’attribution des tâches en fonction des ressources disponibles est essentielle car elle permet d’être efficace. L’efficacité dans un projet est synonyme d’obtention de la meilleure performance possible avec l’utilisation appropriée des ressources disponibles.
Pour attribuer les tâches, il faut d’abord déterminer les objectifs à atteindre lors de l’élaboration d’un projet. À partir de là, quatre phases se succèdent :
Planifier les tâches individuelles nécessaires à la réalisation du projet, en fonction des objectifs (temps, coûts, etc.) définis précédemment.
Analyser les ressources en personnel nécessaires à la réalisation des tâches planifiées au point précédent.
Attribuer les tâches en fonction de la disponibilité et de la formation du personnel.
Suivre la réalisation de ces tâches et, si nécessaire, réaffecter les responsables ou les charges de travail.
Une feuille de répartition des tâches est un moyen visuel, intuitif et agile de représenter qui est responsable d’une tâche donnée. En utilisant des outils tels que les diagrammes de GANTT, vous pouvez :
visualiser à qui une tâche a été assignée,
voir quand elle a commencé et quand elle se terminera,
si le calendrier prévu est respecté,
savoir quelles autres tâches dépendent de l’exécution d’une tâche précédente.
