5 buenas prácticas para elaborar un plan de carga de trabajo

Hacer malabares con la disponibilidad, los proyectos prioritarios, las competencias individuales... Asignar los distintos recursos dentro de una empresa es una tarea colosal.

Aquí es donde entra en juego el plan de carga de trabajo. Permite organizar los recursos para mejorar la productividad. Se trata de encontrar el equilibrio perfecto entre los fondos financieros, las herramientas tecnológicas y la disponibilidad de los empleados.

El objetivo es ofrecer calidad, respetando los costes y los plazos. En este artículo, descubre una lista de control de 6 pasos para planificar la carga de trabajo de tu empresa. 

Conocer a fondo los recursos

Basado en datos históricos

El estudio de la situación existente es el primer paso para elaborar un plan de carga de trabajo.

Utiliza los datos disponibles para establecer una visión realista de la actividad, empezando por un estudio de quién ha trabajado en qué durante los últimos meses. Esto te dará una idea clara de la cantidad de tiempo necesario y de las competencias disponibles.

Una retrospectiva de proyectos anteriores le ayudará a identificar puntos fuertes y débiles para poder elaborar un plan de carga de trabajo adecuado.

Seguimiento del tiempo mediante una herramienta específica

control de horas consiste en medir el tiempo que tardan sus empleados en realizar una tarea concreta. Existen herramientas específicas que pueden ayudarle en este proceso. En particular, Stafiz ofrece una funcionalidad de seguimiento del tiempo. Todo está centralizado en una única plataforma.

Diseñado ergonómicamente para facilitar la coordinación de equipos, incluso cuando trabajan a distancia.

Registro del tiempo con Stafiz

Identificar los puntos fuertes del equipo

Con la ayuda de sus equipos de gestión, puede trazar un mapa de todas las competencias y capacidades de sus recursos. Esto le permitirá seleccionar los perfiles más pertinentes para cada proyecto. Para saber más, consulte esta guía de gestión de recursos.

Para identificar sus puntos fuertes y débiles, le recomendamos que elabore un plan de recursos en el que se enumeren : 

• todos sus recursos: humanos, financieros, técnicos y físicos;
  
• todas las actividades que necesita para mejorar su negocio y su productividad.

El inventario de las instalaciones y el mobiliario es crucial para diseñar un plan de carga de trabajo. Esta etapa ayuda a determinar con precisión lo que ya existe para facilitar la estimación de los costes y el precio del proyecto y el tipo de facturación que se utilizará.

También ayuda a destacar los perfiles que deben seleccionarse para un proyecto, los que deben formarse y los que deben contratarse.

Asignación de recursos: pensar de forma global, ágil y comprometida

Piensa en global

• Organizar los recursos

La asignación de recursos debe gestionarse en consonancia con los objetivos estratégicos de la empresa. 

Sin embargo, no es infrecuente que ciertos recursos se disputen entre distintos equipos.

En consecuencia, se necesita una visión global, basada sobre todo en la cartera de proyectos. Los equipos tienen que trabajar juntos para planificar los recursos de forma inteligente en todos los proyectos.

• Utilizar una herramienta de concordancia

Puede utilizar una herramienta específica para optimizar la gestión de sus recursos.

Stafiz dispone de un módulo de gestión de necesidades y de una herramienta de adecuación para ayudarle a identificar los perfiles más adecuados para cada proyecto.

Piensa con agilidad

• Flexibilidad

La flexibilidad es un elemento clave para una buena asignación de recursos. Los planes de proyecto y de negocio suelen estar sujetos a cambios. Los recursos deben ajustarse periódicamente en función de las prioridades de la cartera y las limitaciones de la empresa.

Lo mismo ocurre a nivel de proyecto.

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• Visión a corto plazo

Una visión a un año vista ya no es tan pertinente como antes. Hoy en día, la planificación a corto plazo, con 3 o 6 meses de antelación, puede ofrecer una mayor capacidad de respuesta.

Esto se debe a que es probable que el proyecto sufra una serie de cambios, como cambios en los equipos, la estrategia o los objetivos, todo lo cual requiere una rápida toma de decisiones.

• Método ágil

Aquí es donde entra en juego el método ágil, sobre todo para ámbitos de actividad que evolucionan rápidamente. Basado en fases intensivas de desarrollo, ofrece una gran flexibilidad y capacidad de respuesta. 

Piensa en el compromiso de los empleados

Dar a sus empleados la oportunidad de trabajar en proyectos que les motiven y les den acceso a nuevas competencias contribuye a mantenerlos más comprometidos. Le interesa evitar la falta de compromiso y la fuga de talentos. Esto socava la productividad y dificulta la contratación.

• Recoger opiniones

Ganarse la confianza de sus equipos requiere tiempo y escucha. Dedique tiempo a sus empleados para saber qué necesitan: organice reuniones de equipo e individuales.

Hay que implantar métodos de apoyo adecuados, como el seguimiento de las competencias, las evaluaciones y, más en general, una cultura de feedback. Esto fomenta la transparencia y permite avanzar de forma constructiva.

• Utilizar las herramientas adecuadas

Las herramientas pueden contribuir a este proceso. Stafiz permite a los empleados desempeñar un papel activo en su propia dotación de personal ofreciéndoles un campo específico en el que pueden declarar sus competencias y objetivos profesionales.

Los jefes de proyecto tienen acceso a estos datos y pueden utilizarlos para crear equipos estratégicos. 

Anticipar las necesidades de recursos

Su éxito comercial y la satisfacción de sus clientes dependerán de su capacidad para responder a sus demandas y retos. Como empresa de servicios, sus recursos son el corazón de su reactor: anticípese a ellos.

En un lado de la ecuación están los proyectos entrantes con altas probabilidades de ser firmados y, en el otro, los recursos disponibles, ya sean internos o externos. Poner estos dos elementos en perspectiva se conoce como planificación de la capacidad.

Para anticipar sus recursos, conecte su CRM a su herramienta de planificación, como Stafiz (que incluye un módulo de gestión de oportunidades al estilo CRM y una API abierta).

Incorporar consideraciones financieras a la planificación

Control de horas Además de los indicadores puramente de personal y RRHH -como el seguimiento de los índices de carga de trabajo o el compromiso de los empleados, con eNPS- y la productividad, con y tareas, es importante supervisar los aspectos financieros de forma integrada. El resultado es una gestión sólida que combina el rendimiento operativo y financiero.

Las herramientas de planificación de recursos como Stafiz le ayudarán a ahorrar tiempo. A diferencia de las herramientas tradicionales, como las hojas de ruta o los diagramas de Gantt, Stafiz permite centralizar todos los indicadores necesarios para la gestión en tiempo real y la previsión.

Antes de los proyectos

Anticipar los costes es un buen primer paso, pero anticipar los márgenes es aún mejor. Así podrá tomar las mejores decisiones en materia de planificación de la carga.

Stafiz utiliza la IA para elaborar varios escenarios para usted, basándose en sus diferentes "necesidades" (teniendo en cuenta las habilidades, competencias y disponibilidad), como se ha descrito anteriormente, y permitiéndole visualizar los diferentes impactos financieros.

Durante los proyectos: seguimiento de los desvíos

Stafiz le ofrece una visión predictiva al final de los proyectos, y alertas para anticiparse a las desviaciones antes de que se produzcan, para proyectos a precio fijo (pero también por contrato). Todos los indicadores se recalculan automáticamente, por lo que siempre tendrá una visión actualizada de todos sus proyectos.

ADR Stafiz gestiona los aspectos CJM y CJM, por lo que puede planificar su personal no sólo en términos de número de días, sino también en términos de valor. Por ejemplo, podría decidir sustituir a un miembro senior del personal por dos juniors.

La función "progreso del proyecto" le permite organizar su personal teniendo en cuenta la visión financiera. Esto le permite identificar cuándo se va a rebasar el proyecto, para poder tomar medidas correctoras.

Normalización de procesos

Determinar los métodos

La elaboración de un plan de carga de trabajo implica un cierto grado de uniformidad dentro de la empresa. 

Sin embargo, a veces los equipos utilizan criterios diferentes para organizar los presupuestos de los proyectos(asignación de tareas, número de días, funciones, etc.). 

Por tanto, es vital encontrar el equilibrio adecuado entre métodos con los que los equipos se sientan cómodos y que sigan siendo estándar en toda la empresa.

Los datos deben ser mensurables y comparables para poder evaluar el impacto de la asignación de recursos. 

Identificar patrones y crear plantillas

Con el tiempo, identificará patrones repetitivos en la asignación de sus recursos.

Cuanta más información tenga, más podrá automatizar y ahorrar tiempo. Tus proyectos -y en particular la parte de cálculo de costes, gracias a las plantillas- te ayudarán a mejorar tu productividad. 

Esto significa analizar cómo trabajan sus equipos, estructurar el negocio y tener claros los objetivos estratégicos de la empresa. 

Elaborar un plan de carga de trabajo es un trabajo tedioso. control de horas Estudiar el historial y prever las necesidades son pasos esenciales para organizar la distribución de la carga de trabajo.

Esto requiere un buen conocimiento de la empresa. Herramientas de planificación de recursos como Stafiz pueden facilitar esta introspección. El plan de carga de trabajo no sólo mejorará la satisfacción del equipo, sino que también ahorrará tiempo, lo que redundará en un aumento de la productividad y la rentabilidad.