5 mejores prácticas para desarrollar un plan de carga de trabajo

Hacer malabares con la disponibilidad, los proyectos prioritarios, las competencias individuales... Asignar los distintos recursos dentro de una empresa es una tarea colosal.

Aquí es donde entra en juego el plan de carga de trabajo. Permite organizar los recursos para mejorar la productividad. Se trata de encontrar el equilibrio perfecto entre los fondos financieros, las herramientas tecnológicas y la disponibilidad de los empleados.

El objetivo es ofrecer calidad, respetando los costes y los plazos. En este artículo, descubre una lista de verificación de los 6 pasos para planificar la carga de tu negocio. 

Conocer a fondo los recursos

Basado en la historia

El estudio de la situación existente es el primer paso para diseñar un plan de carga de trabajo.

Utilice los datos disponibles para crear una visión realista del negocio, empezando por observar quién ha estado trabajando en qué en los últimos meses. Esto le dará una idea clara del tiempo de trabajo requerido y las habilidades disponibles.

Una retrospectiva de proyectos anteriores te ayudará a identificar fortalezas y debilidades para establecer un plan de carga adecuado.

Realice un seguimiento de los tiempos con una herramienta dedicada

El seguimiento del tiempo es el proceso de medir cuánto tiempo tardan sus empleados en completar una tarea específica. Herramientas específicas pueden ayudarte en este proceso. Stafiz ofrece una función de seguimiento del tiempo. Todo está centralizado en la misma plataforma.

Ergonómico, está diseñado para facilitar la coordinación de los equipos, incluso los que se encuentran a distancia.

Registro de tiempo con Stafiz

Mapa de las fortalezas del equipo

Con la ayuda de sus equipos de gestión, puede trazar todas las habilidades y capacidades de sus recursos. Este trabajo te permitirá seleccionar los perfiles más relevantes para cada proyecto. Para obtener más información sobre el tema, consulte esta guía de administración de recursos.

Para identificar sus fortalezas y debilidades, le recomendamos que diseñe un plan de recursos que enumere: 

• todos sus recursos: humanos, financieros, técnicos y físicos;
  
• Todas las actividades que necesitas para mejorar tu negocio y productividad.

El inventario de accesorios es esencial en el diseño de un plan de carga de trabajo. Este paso ayuda a establecer la situación existente con el fin de facilitar la estimación de los costes y el precio del proyecto, así como el tipo de facturación a preferir.

Además, ayuda a destacar los perfiles a seleccionar para un proyecto, los que se van a formar o reclutar.

Asignación de recursos: piensa de forma global, ágil y comprometida

Piensa "global"

• Organizar los recursos

La asignación de recursos debe gestionarse de acuerdo con los objetivos estratégicos de la empresa. 

Sin embargo, no es raro ver ciertos recursos disputados entre diferentes equipos.

Como resultado, debe obtener una visión holística, incluida la cartera de proyectos. Por lo tanto, los equipos deben colaborar para permitir la planificación inteligente de recursos entre diferentes proyectos.

• Usar una herramienta de coincidencia

Puede utilizar una herramienta dedicada para optimizar la gestión de sus recursos.

Stafiz tiene un módulo de gestión de necesidades, así como una herramienta de emparejamiento para ayudarte a identificar los perfiles más adecuados para cada proyecto.

Piensa con agilidad

• Flexibilidad

La flexibilidad es un elemento clave para una buena asignación de recursos. De hecho, los planes de proyectos y empresas a menudo se desvían. Los recursos deben ajustarse periódicamente, en función de las prioridades de la cartera y las limitaciones empresariales.

Esto también es cierto a nivel de proyecto.

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• Visión a corto plazo

Una visión de un año ya no es tan relevante como solía ser. Hoy en día, la planificación a corto plazo, 3 o 6 meses, puede ofrecer una mayor capacidad de respuesta.

De hecho, es probable que muchas variaciones hagan evolucionar el proyecto: cambio de equipos, de estrategia o de objetivos, que implican una toma de decisiones rápida.

• Método ágil

De este modo, la metodología ágil puede ser relevante, especialmente para las áreas de negocio en rápido movimiento. Basado en fases intensivas de desarrollo, permite una gran flexibilidad y capacidad de respuesta. 

Piensa en el compromiso de los empleados

Dar a tus empleados la oportunidad de trabajar en proyectos que les motiven y les den acceso a nuevas habilidades ayuda a involucrarlos más. Sin embargo, lo mejor para ti es evitar la desvinculación y la fuga de talento. Esto dificulta la productividad y complica la contratación.

• Recopilar opiniones

Ganarse la confianza de sus equipos requiere tiempo y escucha. Dedique tiempo a sus empleados para conocer sus necesidades : organice reuniones, en equipo e individualmente.

Debe establecer métodos de apoyo adecuados, como el seguimiento de las competencias, las evaluaciones y, en general, la cultura de la retroalimentación. Promueven la transparencia y permiten un progreso constructivo.

• Utilice las herramientas adecuadas

Las herramientas pueden ayudar con esto. Stafiz permite a los empleados formar parte de su dotación de personal al ofrecer un campo dedicado para que puedan declarar sus intereses y objetivos profesionales.

Los gestores de proyectos tienen acceso a estos datos y pueden utilizarlos para crear equipos de forma estratégica. 

Anticipación de las necesidades de recursos

Su éxito comercial y la satisfacción del cliente dependerán de su capacidad para satisfacer las demandas y desafíos de sus clientes. Como empresa de servicios, sus recursos son el corazón de su reactor: anticípate a ellos.

Por un lado, tienes tus proyectos entrantes con muchas posibilidades de ser firmados y, por otro lado, tus recursos presentes, ya sean internos o externos. La perspectiva de estos dos elementos es la planificación de la capacidad.

Para anticipar sus recursos, conecte su CRM a su herramienta de programación, como Stafiz (que integra un módulo de gestión de oportunidades similar a un CRM, así como una API abierta).

Incorporar consideraciones financieras a la planificación

Control de horas Además de los indicadores puramente de personal y RRHH -como el seguimiento de los índices de carga de trabajo o el compromiso de los empleados, con eNPS- y la productividad, con y tareas, es importante supervisar los aspectos financieros de forma integrada. El resultado es una gestión sólida que combina el rendimiento operativo y financiero.

Las herramientas de planificación de recursos como Stafiz te ayudarán a ahorrar tiempo. De hecho, a diferencia de las herramientas tradicionales como las hojas de ruta o los diagramas de Gantt, Stafiz te permite centralizar todos los indicadores que necesitas gestionar en tiempo real y en la previsión.

Antes de los proyectos

Anticipar los costos es una buena primera cosa, ¡anticipar el margen es aún mejor! Esto le permite tomar las mejores decisiones en términos de planificación de la carga.

Stafiz desarrolla varios escenarios para ti gracias a la IA en función de tus diferentes "necesidades" (teniendo en cuenta los apetitos, habilidades, disponibilidad), mencionados anteriormente, y permitiéndote visualizar los diferentes impactos financieros

Durante los proyectos: seguimiento de los desvíos

Stafiz le proporciona una visión predictiva, al final de los proyectos, y alertas para anticipar las desviaciones antes de que ocurran, para proyectos de precio fijo (pero también en función del tiempo y el costo). Todos los indicadores se recalculan automáticamente para beneficiarse de una visión siempre actualizada de todos los proyectos.

Stafiz gestiona los aspectos ADR y CJM para que planifique a su personal no solo en términos de número de días, sino también en términos de valoración. Por ejemplo, puede decidir reemplazar a un empleado senior por dos juniors.

La función "progreso del proyecto" le permite organizar su personal teniendo en cuenta la visión financiera. De este modo, se puede identificar cuándo se producirán los rebasamientos y, por lo tanto, se puede rectificar la situación.

Estandarizar procesos

Determinar métodos

Establecer un plan de carga de trabajo implica cierta uniformidad dentro de la empresa. 

Sin embargo, los equipos a veces utilizan diferentes criterios para organizar los presupuestos de los proyectos (distribución de tareas, número de días, roles, etc.). 

Por lo tanto, es esencial encontrar el equilibrio adecuado entre los métodos con los que los equipos se sientan cómodos, que siguen siendo estándar para toda la empresa.

Los datos deben ser mensurables y comparables para poder evaluar el impacto de la asignación de recursos. 

Identificación de esquemas y creación de plantillas

A medida que avance, identificará patrones repetitivos para asignar sus recursos.

Cuanta más información tengas, más podrás automatizar y ahorrar tiempo. Así, tus proyectos, y en particular la parte de cálculo de costes gracias a las plantillas , te ayudarán a mejorar tu productividad. 

Esto implica haber analizado el funcionamiento de tus equipos, haber estructurado la empresa y tener claros los objetivos estratégicos de la empresa. 

Establecer un plan de carga de trabajo es un trabajo tedioso. El estudio de la historia, el seguimiento de los tiempos, la anticipación de las necesidades son pasos esenciales en la organización de la distribución de la carga de trabajo.

Esto implica un buen conocimiento de la empresa. Las herramientas de planificación de recursos como Stafiz pueden facilitar esta introspección. El plan de carga de trabajo mejorará la satisfacción del equipo, pero también ahorrará tiempo, generando así una ganancia en productividad y rentabilidad.