5 Best Practices für die Erstellung eines Belastungsplans

Die Verteilung der verschiedenen Ressourcen innerhalb eines Unternehmens ist eine gewaltige Aufgabe.

Hier kommt der Belastungsplan ins Spiel. Dieser ermöglicht es,die Ressourcen zu organisieren, um die Produktivität zu steigern. Es geht darum, das perfekte Gleichgewicht zwischen finanziellen Mitteln, technologischen Hilfsmitteln und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu finden.

Das Ziel ist es, Qualität zu liefern und gleichzeitig Kosten und Termine einzuhalten. In diesem Artikel finden Sie eine Checkliste mit sechs Schritten zur Planung der Auslastung Ihres Unternehmens. 

Ihre Ressourcen auf den Punkt kennen

Sich auf die Geschichte stützen

Die Untersuchung des Vorhandenen ist der erste Schritt, um einen Belastungsplan zu entwerfen.

Nutzen Sie die verfügbaren Daten, um ein realistisches Bild der Aktivitäten zu erstellen, indem Sie zunächst untersuchen, wer in den vergangenen Monaten an was gearbeitet hat. So erhalten Sie eine genaue Vorstellung von den benötigten Arbeitszeiten und den verfügbaren Fähigkeiten.

Ein Rückblick auf frühere Projekte hilft Ihnen, Stärken und Schwächen zu erkennen, um eine angemessene Belastungsplanung zu erstellen.

Verfolgen Sie die Zeiten mithilfe eines speziellen Tools

Bei der Zeiterfassung geht es darum, die Zeit zu messen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Spezielle Tools können Sie dabei unterstützen. Stafiz bietet insbesondere eine Funktion zur Zeitverfolgung. Alles ist auf einer Plattform zentralisiert.

Sie ist ergonomisch gestaltet und soll die Koordination von Teams erleichtern, auch wenn sie sich an entfernten Standorten befinden.

Zeiterfassung mit Stafiz

Kartierung der Stärken von Teams

Mithilfe Ihrer Managementteams können Sie alle Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Ressourcen kartografieren. Diese Arbeit wird Ihnen helfen, die relevantesten Profile für jedes Projekt auszuwählen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Leitfaden zum Ressourcenmanagement.

Um Ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren, empfehlen wir Ihnen, einen Ressourcenplan zu entwerfen, der Folgendes auflistet: 

• alle Ihre Ressourcen: menschliche, finanzielle, technische und physische ;
  
• alle Aktivitäten, die Ihnen noch fehlen, um Ihr Geschäft und Ihre Produktivität zu verbessern.

Die Bestandsaufnahme ist bei der Erstellung eines Belastungsplans von entscheidender Bedeutung. Dieser Schritt hilft bei der genauen Feststellung der vorhandenen Gegebenheiten, um die Schätzung der Kosten und des Preises des Projekts zu erleichtern sowie die zu bevorzugende Art der Rechnungsstellung..

Außerdem hilft es, die Profile hervorzuheben, die für ein Projekt ausgewählt werden müssen, die geschult oder auch eingestellt werden müssen.

Ressourcenzuweisung: Denke global, agil und engagiert

Denken Sie "global"

• Ressourcen organisieren

Die Zuweisung von Ressourcen muss im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens gesteuert werden. 

Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass bestimmte Ressourcen zwischen verschiedenen Teams umkämpft sind.

Aus diesem Grund müssen Sie sich einen Überblick verschaffen, wobei Sie sich insbesondere auf das Projektportfolio stützen. So müssen die Teams zusammenarbeiten, um eine intelligente Planung der Ressourcen zwischen den einzelnen Projekten zu ermöglichen.

• Ein Matching-Tool verwenden

Sie können ein spezielles Tool verwenden, um Ihr Ressourcenmanagement zu optimieren.

Stafiz verfügt über ein Modul zur Verwaltung von Bedürfnissen sowie über ein Matching-Tool um Ihnen dabei zu helfen, die am besten geeigneten Profile für jedes Projekt zu finden.

Denken Sie "agil"

• Flexibilität

Flexibilität ist ein Schlüsselelement für eine gute Ressourcenallokation. Denn Projekt- und Unternehmenspläne weichen oft voneinander ab. Die Ressourcen verdienen es, regelmäßig angepasst zu werden, um den Prioritäten des Portfolios und den Einschränkungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Dies gilt auch auf Projektebene.

Warum sollten Sie Ihre Projekte mit Stafiz steuern?

Nutzen Sie den Einblick in Ihre Leistung für jedes Projekt in Ihrem Portfolio.

Entdecken Sie

• Kurzfristige Vision

Eine Vision für ein Jahr ist dann nicht mehr so relevant wie früher. Heute kann eine kurzfristige Planung, die auf drei oder sechs Monate angelegt ist, eine größere Reaktionsfähigkeit bieten.

Denn es gibt viele Variationen, die das Projekt verändern können: Änderungen des Teams, der Strategie oder auch der Ziele, die schnelle Entscheidungen erfordern.

• Agile Methode

Die agile Methode kann sich dann als sinnvoll erweisen, vor allem in Tätigkeitsbereichen, die sich schnell verändern. Da sie auf intensiven Entwicklungsphasen basiert, ermöglicht sie ein hohes Maß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit. 

Denken Sie an "Mitarbeiterengagement"

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, an Projekten zu arbeiten, die sie motivieren und ihnen Zugang zu neuen Fähigkeiten verschaffen, tragen Sie dazu bei, dass sie sich stärker engagieren. Nun haben Sie aber ein Interesse daran, Unverbindlichkeit und die Abwanderung von Talenten zu vermeiden. Dies schadet der Produktivität und erschwert die Personalbeschaffung.

• Meinungen sammeln

Um das Vertrauen Ihrer Teams zu gewinnen, brauchen Sie Zeit und ein offenes Ohr. Verbringen Sie Zeit mit Ihren Mitarbeitern, um ihre Bedürfnisse zu erfahren: Organisieren Sie Punkte, sowohl im Team als auch einzeln.

Sie müssen geeignete Begleitmethoden einführen, z. B. Kompetenznachweise, Beurteilungen und generell eine Feedback-Kultur. Denn sie fördern die Transparenz und ermöglichen ein konstruktives Vorankommen.

• Geeignete Werkzeuge verwenden

Tools können zu diesem Prozess beitragen. Stafiz ermöglicht es den Mitarbeitern, Teil ihres Staffings zu werden, indem es ein spezielles Feld anbietet, in dem sie ihre Neigungen und Karriereziele angeben können.

Die Projektleiter haben Zugang zu diesen Daten und können sie nutzen, um Teams strategisch zusammenzustellen. 

Antizipation des Ressourcenbedarfs

Ihr Geschäftserfolg und die Zufriedenheit Ihrer Kunden hängen von Ihrer Fähigkeit ab, die Wünsche und Herausforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen. Als Dienstleistungsunternehmen sind Ihre Ressourcen das Herzstück Ihres Reaktors: antizipieren Sie sie.

Auf der einen Seite der Gleichung haben Sie Ihre eingehenden Projekte, die mit hoher Wahrscheinlichkeit unterzeichnet werden, und auf der anderen Seite Ihre vorhandenen Ressourcen, seien sie intern oder extern. Die Gegenüberstellung dieser beiden Elemente wird als Kapazitätsplanung bezeichnet.

Um Ihre Ressourcen zu antizipieren, verbinden Sie Ihr CRM mit Ihrem Planungstool, z. B. Stafiz (das ein CRM-ähnliches Modul zur Verwaltung von Opportunities sowie eine offene API enthält).

Den Finanzgedanken in Ihre Planung einbeziehen

Neben den reinen Staffing- und HR-Indikatoren - wie die Überwachung der Auslastungsquoten oder auch des Mitarbeiterengagements mit dem eNPS - sowie der Produktivität mit der Überwachung der Zeiten und Aufgaben ist es wichtig, die finanziellen Aspekte auf integrierte Weise zu überwachen. So erreichen Sie ein gesundes Management, das operative & finanzielle Leistung miteinander verbindet.

Tools zur Ressourcenplanung wie Stafiz helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen. Denn im Gegensatz zu klassischen Tools wie Roadmaps oder Gantt-Diagrammen können Sie mit Stafiz alle Indikatoren, die Sie für die Steuerung in Echtzeit und für die Prognose benötigen, zentralisieren.

Vor den Projekten

Die Kosten vorauszusehen ist ein guter erster Schritt, die Gewinnspanne vorauszusehen ist noch besser! So können Sie die besten Entscheidungen in Bezug auf die Planung der Auslastung treffen.

Stafiz entwickelt für Sie verschiedene Szenarien mithilfe von KI, die auf Ihren verschiedenen "Bedürfnissen" basieren (unter Berücksichtigung von Appetenzen, Kompetenzen, Verfügbarkeiten), die zuvor erwähnt wurden, und die es Ihnen ermöglichen, die verschiedenen finanziellen Auswirkungen zu visualisieren.

Während der Projekte: Verfolgung von Umleitungen

Stafiz bietet Ihnen eine vorausschauende Sicht auf die Fertigstellung von Projekten und Warnungen, um Abweichungen zu antizipieren, bevor sie eintreten, für Pauschalprojekte (aber auch für Projekte in Eigenregie). Alle Indikatoren werden automatisch neu berechnet, um eine stets aktuelle Sicht auf alle Projekte zu erhalten.

Stafiz verwaltet die Aspekte TDM und CJM, so dass Sie Ihr Personal nicht nur in Bezug auf die Anzahl der Tage, sondern auch in Bezug auf die Bewertung planen können. So können Sie beispielsweise entscheiden, ob Sie einen älteren Mitarbeiter durch zwei jüngere ersetzen wollen.

Die Funktion "Projektfortschritt" ermöglicht es Ihnen, Ihr Staffing unter Berücksichtigung der finanziellen Sicht zu organisieren. So erkennen Sie, wann es zu Überschreitungen kommen wird und können diese korrigieren.

Prozesse standardisieren

Methoden festlegen

Das Erstellen eines Auslastungsplans setzt eine gewisse Einheitlichkeit innerhalb des Unternehmens voraus. 

Nun basieren Teams manchmal auf unterschiedlichen Kriterien, um Projektbudgets zu organisieren(Aufgabenverteilung, Anzahl der Tage, Rollen ...). 

Dann ist es von entscheidender Bedeutung, das richtige Gleichgewicht zwischen Methoden zu finden, mit denen sich die Teams wohlfühlen und die für das gesamte Unternehmen standardisiert bleiben.

Denn die Daten müssen messbar und vergleichbar sein, um dieAuswirkungen der Ressourcenverteilung beurteilen zu können. 

Schemata identifizieren und Templates erstellen

Im Laufe der Zeit werden Sie immer wiederkehrende Muster für die Zuweisung Ihrer Ressourcen erkennen.

Je mehr Informationen Sie haben, desto mehr können Sie automatisieren und Zeit sparen. So helfen Ihnen Ihre Projekte - und insbesondere der Teil mit den Kostenangaben dank der Templates - dabei, Ihre Produktivität zu steigern. 

Dies setzt voraus, dass Sie die Arbeitsweise Ihrer Teams analysiert haben, das Unternehmen strukturiert haben und sich über die strategischen Ziele des Unternehmens im Klaren sind. 

Die Erstellung eines Arbeitsplans erweist sich als mühsame Arbeit. Die Untersuchung des bisherigen Verlaufs, die Verfolgung der Zeiten und die Antizipation des Bedarfs sind unerlässliche Schritte, um die Verteilung der Arbeitslast zu organisieren.

Dies setzt eine gute Kenntnis des Unternehmens voraus. Ressourcenplanungstools wie Stafiz können diese Selbstreflexion erleichtern. Der Belastungsplan wird dann nicht nur die Zufriedenheit der Teams erhöhen, sondern auch Zeit sparen, was zu einer Steigerung der Produktivität und Rentabilität führt.