5 Best Practices für die Entwicklung eines Workload-Plans

Jonglieren zwischen Verfügbarkeit, vorrangigen Projekten, den Interessen aller... Die Verteilung der verschiedenen Ressourcen innerhalb eines Unternehmens ist eine gewaltige Aufgabe.

Hier kommt der Workload-Plan ins Spiel. Dies hilft bei der Organisation von Ressourcen , um die Produktivität zu verbessern. Es geht darum, die perfekte Balance zwischen finanziellen Mitteln, technologischen Tools und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu finden.

Ziel ist es, Qualität zu liefern und gleichzeitig Kosten und Fristen einzuhalten. In diesem Artikel finden Sie eine Checkliste mit den 6 Schritten, um die Auslastung Ihres Unternehmens zu planen. 

Kennen Sie Ihre Ressourcen in- und auswendig

Basierend auf der Geschichte

Die Untersuchung der bestehenden Situation ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Arbeitsbelastungsplans.

Nutzen Sie die verfügbaren Daten, um sich ein realistisches Bild des Unternehmens zu machen, beginnend mit der Frage, wer in den letzten Monaten woran gearbeitet hat. So erhalten Sie eine klare Vorstellung von der benötigten Arbeitszeit und den verfügbaren Fähigkeiten.

Ein Rückblick auf vergangene Projekte hilft Ihnen, Stärken und Schwächen zu identifizieren, um einen passenden Belastungsplan zu erstellen.

Erfassen Sie Zeiten mit einem speziellen Tool

Bei der Zeiterfassung wird gemessen, wie lange Ihre Mitarbeiter brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Spezielle Tools können Ihnen dabei helfen. Stafiz bietet eine Zeiterfassungsfunktion. Alles ist auf derselben Plattform zentralisiert.

Es ist ergonomisch und wurde entwickelt, um die Koordination von Teams zu erleichtern, auch wenn sie sich in der Ferne befinden.

Zeiterfassung mit Stafiz

Teamstärken zuordnen

Mit Hilfe Ihrer Managementteams können Sie die volle Kompetenz und Kapazität Ihrer Ressourcen abbilden. Auf diese Weise können Sie für jedes Projekt die relevantesten Profile auswählen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Leitfaden zum Ressourcenmanagement.

Um Ihre Stärken und Schwächen zu identifizieren, empfehlen wir Ihnen, einen Ressourcenplan zu entwerfen, der Folgendes auflistet: 

• alle Ihre Ressourcen: menschliche, finanzielle, technische und physische;
  
• Alle Aktivitäten, die Sie benötigen, um Ihr Geschäft und Ihre Produktivität zu verbessern.

Das Inventar der Einrichtungsgegenstände ist für die Erstellung eines Arbeitslastplans unerlässlich. Dieser Schritt hilft dabei, die bestehende Situation zu ermitteln, um die Schätzung der Kosten und des Preises des Projekts sowie die Art der zu bevorzugenden Rechnungsstellung zu erleichtern.

Darüber hinaus hilft es, die Profile hervorzuheben, die für ein Projekt ausgewählt, geschult oder rekrutiert werden müssen.

Ressourcenallokation: global, agil und engagiert denken

Denken Sie "global"

• Organisieren von Ressourcen

Die Ressourcenallokation sollte entsprechend den strategischen Zielen des Unternehmens erfolgen. 

Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass bestimmte Ressourcen zwischen verschiedenen Teams umstritten sind.

Daher benötigen Sie eine ganzheitliche Sicht, einschließlich des Projektportfolios. Daher müssen Teams zusammenarbeiten, um eine intelligente Ressourcenplanung zwischen verschiedenen Projekten zu ermöglichen.

• Verwenden Sie ein Matching-Tool

Sie können ein spezielles Tool verwenden, um Ihr Ressourcenmanagement zu optimieren.

Stafiz verfügt über ein Bedarfsmanagement-Modul sowie ein Matching-Tool um Ihnen zu helfen, die am besten geeigneten Profile für jedes Projekt zu identifizieren.

Agil denken

• Flexibilität

Flexibilität ist ein Schlüsselelement für eine gute Ressourcenallokation. In der Tat werden Projekt- und Unternehmenspläne oft dazu verleitet, voneinander abzuweichen. Die Ressourcen verdienen es, regelmäßig angepasst zu werden, basierend auf den Prioritäten des Portfolios und den geschäftlichen Einschränkungen.

Dies gilt auch auf Projektebene.

Warum sollten Sie Ihre Projekte mit Stafiz verwalten?

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Leistung für jedes Projekt in Ihrem Portfolio.

Finde heraus

• Kurzfristige Vision

Eine Ein-Jahres-Vision ist nicht mehr so relevant wie früher. Heute kann eine kurzfristige Planung von 3 oder 6 Monaten eine größere Reaktionsfähigkeit bieten.

In der Tat gibt es wahrscheinlich viele Variationen, die das Projekt weiterentwickeln werden: Wechsel von Teams, Strategien oder Zielen, die eine schnelle Entscheidungsfindung erfordern.

• Agile Methode

Agilität kann dann gerade für schnelllebige Geschäftsbereiche relevant sein. Basierend auf intensiven Entwicklungsphasen ermöglicht es eine große Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit. 

Denken Sie an "Mitarbeiterengagement"

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, an Projekten zu arbeiten, die sie motivieren und ihnen Zugang zu neuen Fähigkeiten verschaffen, können Sie sie stärker einbinden. Es liegt jedoch in Ihrem besten Interesse, den Rückzug und die Abwanderung von Talenten zu vermeiden. Dies behindert die Produktivität und erschwert die Rekrutierung.

• Sammeln Sie Bewertungen

Um das Vertrauen Ihrer Teams zu gewinnen, braucht es Zeit und Zuhören. Nehmen Sie sich Zeit mit Ihren Mitarbeitern, um ihre Bedürfnisse kennenzulernen: Organisieren Sie Besprechungen, im Team und individuell.

Sie müssen geeignete Unterstützungsmethoden einrichten, wie z. B. Kompetenzüberwachung, Beurteilungen und ganz allgemein die Feedback-Kultur. Sie fördern die Transparenz und ermöglichen konstruktive Fortschritte.

• Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge

Tools können dabei helfen. Stafiz ermöglicht es den Mitarbeitern, Teil ihrer Personalbesetzung zu sein, indem es ein spezielles Feld anbietet, in dem sie ihre Interessen und Karriereziele angeben können.

Projektmanager haben Zugriff auf diese Daten und können sie nutzen, um Teams strategisch aufzubauen. 

Antizipation des Ressourcenbedarfs

Ihr wirtschaftlicher Erfolg und Ihre Kundenzufriedenheit hängen davon ab, ob Sie in der Lage sind, die Anforderungen und Herausforderungen Ihrer Kunden zu erfüllen. Als Dienstleistungsunternehmen sind Ihre Ressourcen das Herzstück Ihres Reaktors: Antizipieren Sie sie.

Auf der einen Seite der Gleichung stehen Ihre eingehenden Projekte mit einer hohen Chance, unter Vertrag genommen zu werden, und auf der anderen Seite Ihre Ressourcen, ob intern oder extern. Die Perspektive dieser beiden Elemente ist die Kapazitätsplanung.

Um Ihre Ressourcen zu antizipieren, verbinden Sie Ihr CRM mit Ihrem Planungstool, wie z. B. Stafiz (das ein CRM-ähnliches Opportunity-Management-Modul sowie eine offene API integriert).

Integration von Finanzkonzepten in Ihre Planung

Über die reinen Personal- und HR-Indikatoren – wie die Überwachung der Ausgabensätze oder des Mitarbeiterengagements – hinaus ist es mit eNPS auch wichtig, mit der Überwachung von Zeit und Aufgaben, finanzielle Aspekte auf integrierte Weise zu überwachen. Auf diese Weise erhalten Sie ein solides Management, das operative und finanzielle Leistung kombiniert.

Ressourcenplanungstools wie Stafiz helfen Ihnen, Zeit zu sparen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Tools wie Roadmaps oder Gantt-Diagrammen können Sie mit Stafiz alle Indikatoren zentralisieren, die Sie für die Verwaltung in Echtzeit und in der Prognose benötigen.

Vor Projekten

Die Kosten zu antizipieren ist eine gute erste Sache, die Marge zu antizipieren ist noch besser! Auf diese Weise können Sie die besten Entscheidungen in Bezug auf die Ladeplanung treffen.

Stafiz entwickelt für Sie dank KI verschiedene Szenarien, die auf Ihren unterschiedlichen "Bedürfnissen" basieren (unter Berücksichtigung der oben genannten Appetite, Fähigkeiten, Verfügbarkeit) und es Ihnen ermöglichen, die verschiedenen finanziellen Auswirkungen zu visualisieren

Bei Projekten: Überwachung von Umleitungen

Stafiz bietet Ihnen eine vorausschauende Ansicht am Ende von Projekten und Warnungen, um Abweichungen zu antizipieren, bevor sie auftreten, für Projekte mit Festpreisen (aber auch auf Zeit- und Kostenbasis). Alle Indikatoren werden automatisch neu berechnet, um von einer stets aktuellen Ansicht aller Projekte zu profitieren.

Stafiz kümmert sich um die ADM- und CJM-Aspekte, sodass Sie Ihr Personal nicht nur in Bezug auf die Anzahl der Tage, sondern auch in Bezug auf die Bewertung planen. Sie können sich beispielsweise dafür entscheiden, einen leitenden Mitarbeiter durch zwei jüngere Mitarbeiter zu ersetzen.

Die Funktion "Projektfortschritt" ermöglicht es Ihnen, Ihre Personalbesetzung unter Berücksichtigung der finanziellen Vision zu organisieren. Auf diese Weise können Sie erkennen, wann die Überschreitungen auftreten werden, und somit die Situation beheben.

Prozesse standardisieren

Bestimmen von Methoden

Die Erstellung eines Arbeitslastplans impliziert eine gewisse Einheitlichkeit innerhalb des Unternehmens. 

Teams verwenden jedoch manchmal unterschiedliche Kriterien, um Projektbudgets zu organisieren (Verteilung der Aufgaben, Anzahl der Tage, Rollen usw.). 

Es ist daher wichtig, die richtige Balance zwischen Methoden zu finden, mit denen sich die Teams wohl fühlen und die für das gesamte Unternehmen Standard bleiben.

Die Daten müssen in der Tat messbar und vergleichbar sein können, um die Auswirkungen der Ressourcenzuweisung zu bewerten. 

Identifizieren von Schemata und Erstellen von Vorlagen

Im Laufe der Zeit werden Sie sich wiederholende Muster für die Zuweisung Ihrer Ressourcen identifizieren.

Je mehr Informationen Sie haben, desto mehr können Sie automatisieren und Zeit sparen. So helfen Ihnen Ihre Projekte – und insbesondere der Kalkulationsteil dank Vorlagen – dabei, Ihre Produktivität zu verbessern. 

Dazu gehört, dass Sie die Funktionsweise Ihrer Teams analysiert, das Unternehmen strukturiert und sich über die strategischen Ziele des Unternehmens im Klaren sind. 

Die Erstellung eines Arbeitslastplans ist eine mühsame Aufgabe. Das Studium der Geschichte, die Überwachung der Zeiten, die Antizipation von Bedürfnissen sind wesentliche Schritte bei der Organisation der Verteilung der Arbeitslast.

Dies setzt eine gute Kenntnis des Unternehmens voraus. Ressourcenplanungstools wie Stafiz können diese Selbstbeobachtung erleichtern. Der Auslastungsplan verbessert dann die Zufriedenheit des Teams, spart aber auch Zeit und sorgt so für einen Produktivitäts- und Rentabilitätsgewinn.