DOSSIER - TOUT SAVOIR SUR LA FACTURATION POUR LES SOCIÉTÉS DE SERVICES
1. Comment estimer les coûts, les prix et le type de facturation pour un projet facturable ?
Dans cet article de notre dossier facturation pour les sociétés de services, on commence dès le début du processus de facturation : le chiffrage de vos projets. Découvrez les liens vers tous les articles du dossier ci-après :
1. Comment estimer les coûts, les prix et le type de facturation pour un projet facturable ?
2. Comment gérer les risques de dépassement de projet ?
3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?
4. Comment gérer des modalités de facturation complexes
5. Comment prendre en compte la facturation des taxes ? et la facturation multi-devises ?
6. Comment gérer la facturation entre différentes entités d’une même société (flux intercos)
7. Comment simplifier la communication avec les clients ?
8. Comment modifier en cours de projets certains paramètres qui vont impacter la facturation ?
9. Comment mettre en place un outil de devis et de facturation de projets ?
Avant même de facturer, il faut chiffrer le projet avec la plus grande précision et estimer la marge afin de déterminer le bon niveau de prix. La première étape consiste à lister l’ensemble des ressources nécessaires à la réalisation du projet et la charge pour le délivrer.
Définir l’ensemble des ressources nécessaires
i. Collaborateurs et temps associé
Il faut commencer par lister les profils qui seront nécessaires pour réaliser le projet. Pour chaque profil, il faut estimer la charge de temps nécessaire pour réaliser le projet tel qu’il est défini à date. Cette estimation doit être la plus réaliste possible, voire conservatrice, pour éviter les mauvaises surprises.
ii. Sous-traitance
Beaucoup de projets nécessitent de faire appel à des sous-traitants. Quelle que soit leur contribution, il faut prévoir les achats de sous-traitance et définir l’approche de refacturation. La sous-traitance peut être invisible aux yeux du client, ou elle peut être facturée clairement, avec d’ailleurs la possibilité de réaliser une marge sur cette sous-traitance.
iii. Autres achats
Il faut penser à l’ensemble des autres achats. Certains projets nécessitent d’acheter et revendre des produits (des licences informatiques par exemple), ou du matériel. Pour bien anticiper la facturation du projet, ces éléments doivent aussi être pris en compte pour réfléchir à l’approche de facturation.
iv. Frais
Lorsque des déplacements sont nécessaires pour réaliser le projet, les frais associés doivent être estimés. Les frais refacturables au réel n’impactent pas la marge, mais doivent apparaître dans les factures. Les frais non refacturables ont un impact direct sur la marge.
Pour faciliter la facturation de projets, Stafiz offre une agilité pour définir tous types d’éléments à intégrer dans une facture.
La facturation de Stafiz peut simplement intégrer des heures/jours hommes, des quantités, de la sous-traitance ou encore des frais.
L’agilité du module de facturation permet de paramétrer le détail pour chaque projet.
Définir un prix de vente adéquat
Pour facturer un projet, il faut d’abord que le client ait accepté votre offre. Le pricing à facturer pour un projet est stratégique, mais il doit refléter des standards clairs. Sans standard, les prix sont définis de manière anarchique et risque d’entrainer une rentabilité plus faible.
i. S’appuyer sur des prix standards
Définir des prix standard est un prérequis pour faciliter la facturation de projets.
Chaque profil contributeur, chaque type de sous-traitant et de produit doivent avoir des tarifs standards partagés avec les équipes commerciales. Ces prix standards doivent être connus de l’ensemble des équipes qui travaillent sur les offres commerciales, et lorsqu’ils changent (augmentation annuelle par exemple), les évolutions doivent être communiquées.
Ces prix standards sont une base sur laquelle les commerciaux peuvent se voir attribuer une fenêtre de négociation en fonction de l’activité et de la période.
ii. Calculer la marge prévisionnelle
Les prix standards permettent de calculer le chiffre d’affaires. Pour calculer la marge il faut aussi définir les coûts de chaque élément.
Pour que l’analyse de marge soit simplifiée, la définition de coûts standards est une bonne pratique, notamment pour les profils internes. En revanche les coûts de sous-traitance et les frais dépendent souvent de chaque projet. Il faut donc les calculer en connaissant les détails du projet à réaliser.
En déduisant du chiffre d’affaires, les coûts nécessaires pour réaliser le projet, la marge du projet permet de vérifier que le projet est viable financièrement : qu’il atteint les standards de rentabilité attendus.
Chiffrage avec marge dès l’avant-vente
Stafiz intègre dans son module commercial les prix et les coûts standards. Résultats, vous pouvez créer les devis dans Stafiz, les éditer et les envoyer à vos clients. Et Stafiz vous indique aussi la marge que vous réalisez en fonction de chaque devis. Cela permet d’éviter de démarrer des projets trop risqués.
Choisir le type de facturation adéquat
La type de facturation varie en fonction des types de projets, et de la négociation avec le client. Chaque type de facturation présente des avantages et des inconvénients.
i. Facturation au temps passé ou en régie
C’est la facturation la plus standard dans les services professionnels. La prestation est facturée au temps passé, sur la base d’un accord sur le prix à l’heure ou à la journée.
On parle de Taux horaire ou Taux Journalier.
D’un côté, ce type de facturation permet de simplifier la négociation avec le client et d’éviter la prise de risque par la société qui vend le projet. Les tarifs sont transparents, et la marge du projet est quasi-assurée.
Néanmoins, la facturation au temps passé empêche l’entreprise de surperformer. Elle est attachée au temps passé par les collaborateurs qui n’ont pas plus de 8 heures de travail par jour. Donc elle limite le potentiel. Elle ne valorise pas l’excellence de l’exécution, l’automatisation des tâches et la création de valeur pour le client.
Pour faciliter votre budgétisation projet, Stafiz met à votre disposition un modèle de tableau de budget prévisionnel de projet pour :
– Avoir une vue sur vos KPIs
– Vérifier la viabilité de vos projets
– Arbitrer sur l’allocation de vos ressources
ii. Facturation au forfait
La facturation au forfait correspond à une facturation à un montant fixe négocié avec le client. Ce montant peut être facturé en plusieurs fois, selon un échéancier négocié entre le client et la société qui vend le projet.
Elle présente l’avantage de se focaliser sur la valeur qu’apporte le projet, c’est-à-dire son retour sur investissement, plutôt que de valoriser uniquement le travail nécessaire pour l’obtenir. Cette spécificité permet d’avoir un pricing plus rémunérateur et donc des marges plus élevées.
En revanche, lorsqu’on facture au forfait il est impératif de suivre précisément les marges prévisionnelles des projets. Sans quoi il y a risque important de dévier régulièrement du budget et de manquer ses objectifs.
iii. Facturation à l’abonnement
La facturation à l’abonnement est un type de facturation dans laquelle une société offre une prestation qui peut être variable basée sur un montant négocié avec le client et facturé périodiquement.
La facturation à l’abonnement permet d’offrir de la lisibilité et de la cohérence pour le client qui n’est pas surpris lorsqu’il reçoit les factures. C’est une forme d’assurance qui permet au prestataire d’optimiser sa rentabilité en restant au niveau de service attendu par le client.
Mais mal gérée, la facture à l’abonnement peut vite présenter des risques pour l’émetteur. Si le contrat est mal ficelé, les coûts qui eux sont variables, peuvent vitre mettre le projet en perte.
iv. Facturation hybride
Certains projets nécessitent de mixer ces différentes approches. Prenons l’exemple d’un projet de déploiement d’un logiciel. Il arrive régulièrement que la facturation du projet soit facturée au forfait, à l’exception de certains développements personnalisés qui sont facturés au temps passé. Puis une fois le projet installé, un abonnement pour le suivi et la maintenance peuvent être facturés.
Stafiz permet de gérer toutes les facturations et d’automatiser chacune d’entre elles.
Facturation au forfait, facturation en régie, facturation à l’abonnement ou hybride.
Quel que soit le mode de facturation du projet, Stafiz permet de calculer le chiffre d’affaires et les marges de la bonne manière.
Les 9 problèmes de la facturation de projets et comment Stafiz vous aide à les résoudre ?
1. Comment estimer les coûts, les prix et le type de facturation pour un projet facturable ?
2. Comment gérer les risques de dépassement de projet ?
3. Comment être payé plus rapidement par les clients ?
4. Comment gérer des modalités de facturation complexes
5. Comment prendre en compte la facturation des taxes ? et la facturation multi-devises ?
6. Comment gérer la facturation entre différentes entités d’une même société (flux intercos)
7. Comment simplifier la communication avec les clients ?
8. Comment modifier en cours de projets certains paramètres qui vont impacter la facturation ?
9. Comment mettre en place un outil de devis et de facturation de projets ?
