DOSSIER - TODO LO QUE DEBE SABER SOBRE FACTURACIÓN PARA EMPRESAS DE SERVICIOS
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y los tipos de facturación de un proyecto facturable?
En este artículo de nuestro dossier de facturación para empresas de servicios, empezamos por el principio del proceso de facturación: el cálculo del coste de sus proyectos. A continuación encontrará enlaces a todos los artículos del dossier:
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
Incluso antes de facturar, hay que calcular los costes del proyecto con la mayor precisión posible y estimar el margen para determinar el nivel de precios adecuado. El primer paso consiste en enumerar todos los recursos necesarios para completar el proyecto y la carga de trabajo que conlleva su realización.
Definir todos los recursos necesarios
i. Personal y tiempo asignado
El primer paso consiste en enumerar los perfiles que serán necesarios para completar el proyecto. Para cada perfil, hay que estimar el tiempo necesario para completar el proyecto tal y como se ha definido hasta la fecha. Esta estimación debe ser lo más realista posible, incluso prudente, para evitar sorpresas desagradables.
ii. Subcontratación
Muchos proyectos requieren el uso de subcontratistas. Sea cual sea su contribución, es necesario planificar las compras de subcontratación y definir el enfoque de la refacturación. La subcontratación puede ser invisible para el cliente, o puede facturarse claramente, con la posibilidad de obtener un margen de esta subcontratación.
iii. Otras compras
Hay que pensar en todas las demás compras. Algunos proyectos requieren la compra y reventa de productos (licencias informáticas, por ejemplo) o equipos. Para anticipar la facturación del proyecto, también hay que tener en cuenta estos elementos a la hora de pensar en el enfoque de facturación.
iv. Tasas
Cuando sea necesario desplazarse para llevar a cabo el proyecto, deben estimarse los costes asociados. Los costes que pueden refacturarse en términos reales no repercuten en el margen, pero deben figurar en las facturas. Los costes no facturables repercuten directamente en el margen.
Para facilitar la facturación de los proyectos, Stafiz ofrece la flexibilidad de definir todo tipo de elementos a incluir en una factura.
La facturación de Stafiz puede incluir de forma sencilla horas/días hombre, cantidades, subcontratación o costes.
La agilidad del módulo de facturación permite configurar los detalles para cada proyecto.
Fijar el precio de venta adecuado
Para facturar un proyecto, primero el cliente debe haber aceptado tu oferta. El precio que cobras por un proyecto es estratégico, pero debe reflejar unas normas claras. Sin una norma, los precios se fijan de forma incoherente, lo que puede reducir la rentabilidad.
i. Utilizar precios estándar
Definir precios estándar es un requisito previo para facilitar la facturación de los proyectos.
Cada perfil de colaborador, cada tipo de subcontratista y cada producto deben tener precios estándar que se comparten con los equipos comerciales. Estos precios estándar deben ser conocidos por todos los equipos que trabajan en las ofertas comerciales, y cuando cambian (aumento anual, por ejemplo), hay que comunicar los cambios.
Estos precios estándar son una base sobre la que los comerciales pueden disponer de un margen de negociación en función de la actividad y el periodo.
ii. Calcular el margen de previsión
Para calcular las ventas se utilizan precios estándar. Para calcular el margen, también hay que definir los costes de cada componente.
Para simplificar el análisis de los márgenes, es una buena práctica definir costes estándar, sobre todo para los perfiles internos. En cambio, los costes y gastos de subcontratación dependen a menudo de cada proyecto. Por tanto, hay que calcularlos conociendo los detalles del proyecto que se va a realizar.
Al deducir los costes necesarios para llevar a cabo el proyecto de la cifra de ventas, el margen del proyecto permite comprobar que el proyecto es viable desde el punto de vista financiero: que cumple las normas de rentabilidad previstas.
Precios basados en márgenes desde la fase de preventa
Stafiz integra precios y costes estándar en su módulo de ventas. Como resultado, puede crear presupuestos en Stafiz, editarlos y enviarlos a sus clientes. Además, Stafiz le indica el margen que puede obtener con cada presupuesto. Esto evita que inicies proyectos demasiado arriesgados.
Elegir bien el tipo de facturación
El tipo de facturación varía en función del tipo de proyecto y de las negociaciones con el cliente. Cada tipo de facturación tiene sus ventajas e inconvenientes.
i. Facturación por tiempo empleado o por tiempo y materiales
Es la forma más habitual de facturación de los servicios profesionales. El servicio se factura por el tiempo empleado, sobre la base de un acuerdo sobre el precio por hora o por día.
Esto se conoce como tarifa por hora o tarifa diaria.
Por un lado, este tipo de facturación simplifica las negociaciones con el cliente y evita que la empresa que vende el proyecto asuma riesgos. Las tarifas son transparentes y el margen del proyecto está prácticamente garantizado.
Sin embargo, la facturación basada en el tiempo impide que la empresa obtenga mejores resultados. Está vinculada al tiempo empleado por empleados que no trabajan más de 8 horas al día. Por tanto, limita el potencial. No valora la excelencia de ejecución, la automatización de tareas y la creación de valor para el cliente.
Para facilitarle la presupuestación de sus proyectos, Stafiz pone a su disposición una plantilla de tabla de presupuestación de proyectos para :
- Obtener una visión general de sus KPI
- Comprobar la viabilidad de sus proyectos
- Arbitrar la asignación de sus recursos
ii. Facturación a tarifa fija
La facturación a precio fijo consiste en facturar un importe fijo negociado con el cliente. Este importe puede facturarse en varios plazos, según un calendario negociado entre el cliente y la empresa que vende el proyecto.
Tiene la ventaja de centrarse en el valor aportado por el proyecto, es decir, su rendimiento de la inversión, en lugar de limitarse a valorar el trabajo necesario para obtenerlo. Esta especificidad permite fijar precios más rentables y, por tanto, márgenes más elevados.
Por otra parte, cuando se factura a precio fijo, es imperativo vigilar de cerca los márgenes previstos para los proyectos. De lo contrario, existe un riesgo importante de desviarse regularmente del presupuesto y no alcanzar sus objetivos.
iii. Facturación de suscripciones
La facturación por suscripción es un tipo de facturación en el que una empresa ofrece un servicio que puede ser variable en función de un importe negociado con el cliente y facturado periódicamente.
La facturación por suscripción aporta claridad y coherencia a los clientes, que no se ven sorprendidos cuando reciben las facturas. Es una forma de seguro que permite al proveedor de servicios optimizar la rentabilidad manteniendo el nivel de servicio esperado por el cliente.
Pero si se gestiona mal, la facturación por suscripción puede presentar rápidamente riesgos para el emisor. Si el contrato está mal redactado, los costes, que son variables, pueden poner el proyecto en pérdidas.
iv. Facturación híbrida
Algunos proyectos requieren una mezcla de estos enfoques. Tomemos el ejemplo de un proyecto de implantación de software. El proyecto suele facturarse a tanto alzado, salvo algunos desarrollos a medida, que se facturan por tiempo empleado. Después, una vez instalado el proyecto, puede facturarse una suscripción para la supervisión y el mantenimiento.
Stafiz le permite gestionar todos sus procesos de facturación y automatizar cada uno de ellos.
Facturación a tanto alzado, facturación por tiempo y materiales, facturación por suscripción o facturación híbrida.
Independientemente de cómo se facture el proyecto, Stafiz permite calcular correctamente la facturación y los márgenes.
Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz puede ayudarle a resolverlos...
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionan la facturación de impuestos y la facturación multidivisa?
6. Cómo gestionar la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
9. ¿Cómo se configura una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
