DOSSIER - TODO LO QUE NECESITAS SABER SOBRE LA FACTURACIÓN PARA EMPRESAS DE SERVICIOS
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y los tipos de facturación de un proyecto facturable?
En este artículo de nuestra ficha de facturación para empresas de servicios, empezamos por el principio del proceso de facturación: el costeo de tus proyectos. Descubra los enlaces a todos los artículos del dossier a continuación:
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de sobrecoste del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
Incluso antes de facturar, el proyecto debe calcularse con la mayor precisión posible y el margen debe estimarse para determinar el nivel de precios adecuado. El primer paso es hacer una lista de todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y la carga de trabajo para entregarlo.
Definir todos los recursos necesarios
i. Personal y tiempo asignado
El primer paso consiste en enumerar los perfiles que serán necesarios para completar el proyecto. Para cada perfil, hay que estimar el tiempo necesario para completar el proyecto tal y como se ha definido hasta la fecha. Esta estimación debe ser lo más realista posible, incluso prudente, para evitar sorpresas desagradables.
ii. Externalización
Muchos proyectos requieren el uso de subcontratistas. Independientemente de su contribución, es necesario planificar las compras de subcontratación y definir el enfoque de refacturación. La subcontratación puede ser invisible para el cliente, o puede facturarse de forma clara, con la posibilidad de obtener un margen sobre esta subcontratación.
iii. Otras compras
Tienes que pensar en todas las demás compras. Algunos proyectos requieren la compra y reventa de productos (por ejemplo, licencias informáticas) o hardware. Para anticipar adecuadamente la facturación del proyecto, también hay que tener en cuenta estos elementos a la hora de pensar en el enfoque de facturación.
iv. Tarifas
Cuando sea necesario desplazarse para llevar a cabo el proyecto, deben estimarse los costes asociados. Los costes que pueden refacturarse en términos reales no repercuten en el margen, pero deben figurar en las facturas. Los costes no facturables repercuten directamente en el margen.
Para facilitar la facturación de los proyectos, Stafiz ofrece agilidad para definir todo tipo de elementos a integrar en una factura.
La facturación de Stafiz puede incluir simplemente horas/días de trabajo, cantidades, subcontratación o costes.
La agilidad del módulo de facturación permite configurar los detalles de cada proyecto.
Fijación de un precio de venta adecuado
Para facturar un proyecto, primero el cliente debe haber aceptado tu oferta. El precio que cobras por un proyecto es estratégico, pero debe reflejar unas normas claras. Sin una norma, los precios se fijan de forma incoherente, lo que puede reducir la rentabilidad.
i. Confíe en los precios estándar
Establecer precios estándar es un requisito previo para facilitar la facturación de los proyectos.
Cada perfil de colaborador, cada tipo de subcontratista y producto debe tener tarifas estándar compartidas con los equipos de ventas. Estos precios estándar deben ser conocidos por todos los equipos que trabajan en ofertas comerciales, y cuando cambian (aumento anual, por ejemplo), se deben comunicar los cambios.
Estos precios estándar son una base sobre la cual se puede asignar a los representantes de ventas una ventana de negociación en función de la actividad y el período de tiempo.
ii. Calcular el margen proyectado
Los precios estándar se utilizan para calcular el volumen de negocios. Para calcular el margen, también es necesario definir los costes de cada elemento.
Para simplificar el análisis de márgenes, es una buena práctica definir los costos estándar, especialmente para los perfiles internos. Por otro lado, los costos y honorarios de la subcontratación suelen depender de cada proyecto. Por lo tanto, es necesario calcularlos conociendo los detalles del proyecto a realizar.
Al deducir de la facturación los costes necesarios para llevar a cabo el proyecto, el margen del proyecto permite verificar que el proyecto es financieramente viable: que alcanza los estándares de rentabilidad esperados.
Costeo con margen de preventa
Stafiz integra precios y costos estándar en su módulo comercial. Resultados, puedes crear los presupuestos en Stafiz, editarlos y enviarlos a tus clientes. Y Stafiz también te dice el margen que obtienes según cada cotización. Esto ayuda a evitar iniciar proyectos que sean demasiado arriesgados.
Elige el tipo de facturación adecuado
El tipo de facturación varía en función del tipo de proyecto, y de la negociación con el cliente. Cada tipo de facturación tiene ventajas y desventajas.
i. Facturación por tiempo empleado o por gestión directa
Esta es la facturación más estándar en servicios profesionales. El servicio se factura en función del tiempo, sobre la base de un acuerdo sobre el precio por hora o por día.
A esto se le llama tarifa por hora o tarifa diaria.
Por un lado, este tipo de facturación simplifica la negociación con el cliente y evita la asunción de riesgos por parte de la empresa vendedora del proyecto. Las tarifas son transparentes y el margen del proyecto está casi garantizado.
Sin embargo, la facturación por tiempo empleado evita que la empresa tenga un rendimiento superior. Se asocia al tiempo empleado por los empleados que no tienen más de 8 horas de trabajo al día. Por lo tanto, limita el potencial. No valora la excelencia en la ejecución, la automatización de tareas y la creación de valor para el cliente.
Para facilitar la presupuestación de su proyecto, Stafiz le proporciona una plantilla de tabla de presupuesto de proyecto para:
– Tener una visión de tus KPIs
– Comprueba la viabilidad de tus proyectos
– Arbitrar sobre la asignación de sus recursos
ii. Facturación a tarifa fija
La facturación a tanto alzado corresponde a la facturación a un importe fijo negociado con el cliente. Este importe se puede facturar en varias cuotas, según un calendario negociado entre el cliente y la empresa vendedora del proyecto.
Tiene la ventaja de centrarse en el valor que aporta el proyecto, es decir, en su retorno de la inversión, en lugar de valorar solo el trabajo necesario para obtenerlo. Esta especificidad permite precios más rentables y, por lo tanto, márgenes más altos.
Por otro lado, cuando se factura a una tarifa fija, es imperativo monitorear con precisión los márgenes proyectados de los proyectos. De lo contrario, existe un riesgo significativo de desviarse regularmente del presupuesto y no cumplir con sus objetivos.
iii. Facturación de suscripciones
La facturación por suscripción es un tipo de facturación en la que una empresa ofrece un servicio que puede ser variable en función de un importe negociado con el cliente y facturado periódicamente.
La facturación por suscripción proporciona legibilidad y coherencia para el cliente, que no se sorprende cuando recibe las facturas. Es una forma de seguro que permite al proveedor de servicios optimizar su rentabilidad sin dejar de mantener el nivel de servicio esperado por el cliente.
Pero si se gestiona mal, la factura de suscripción puede presentar rápidamente riesgos para el emisor. Si el contrato está mal elaborado, los costes, que son variables, pueden hacer que el proyecto sea deficitario.
iv. Facturación híbrida
Algunos proyectos requieren una combinación de estos diferentes enfoques. Tomemos el ejemplo de un proyecto de implementación de software. Sucede regularmente que la facturación del proyecto se factura a un precio fijo, con la excepción de ciertos desarrollos a medida que se facturan por tiempo empleado. Luego, una vez instalado el proyecto, se puede cobrar una suscripción para monitoreo y mantenimiento.
Stafiz permite gestionar toda la facturación y automatizar cada una de ellas.
Facturación de tarifa plana, facturación basada en tiempo, suscripción o facturación híbrida.
Independientemente de cómo se facture el proyecto, Stafiz permite calcular la facturación y los márgenes de la manera correcta.
Los 9 problemas de la facturación de proyectos y ¿cómo te ayuda Stafiz a resolverlos?
1. ¿Cómo calculo los costos, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de sobrecoste del proyecto?
3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo contabilizo la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujos intercompañía)
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo puedo modificar ciertos parámetros que afectarán a la facturación durante los proyectos?
9. ¿Cómo configuro una herramienta de cotización y facturación de proyectos?
