ARCHIVO - TODO LO QUE SABE SOBRE FACTURACIÓN A EMPRESAS DE SERVICIOS
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y los tipos de facturación de un proyecto facturable?
En este artículo de nuestra ficha de facturación para empresas de servicios, partimos del principio del proceso de facturación: el costeo de tus proyectos. Descubra los enlaces a todos los artículos en el siguiente archivo:
1. ¿Cómo se estiman los costes, los precios y el tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo se gestiona el riesgo de rebasamiento del proyecto?
3. ¿Cómo puedo conseguir que mis clientes me paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo gestionar la facturación fiscal y la facturación multidivisa?
6. ¿Cómo se gestiona la facturación entre distintas entidades de una misma empresa (flujos interempresas)?
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar determinados parámetros en el transcurso de un proyecto que repercutan en la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de presupuesto y facturación de proyectos?
Antes incluso de facturar, debes calcular el coste del proyecto con la mayor precisión y estimar el margen para determinar el nivel de precio adecuado. El primer paso consiste en enumerar todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y el coste para entregarlo.
Definir todos los recursos necesarios.
i. Personal y tiempo asignado
El primer paso consiste en enumerar los perfiles que serán necesarios para completar el proyecto. Para cada perfil, hay que estimar el tiempo necesario para completar el proyecto tal y como se ha definido hasta la fecha. Esta estimación debe ser lo más realista posible, incluso prudente, para evitar sorpresas desagradables.
ii. Subcontratación
Muchos proyectos requieren el uso de subcontratistas. Cualquiera que sea su contribución, es necesario planificar las compras subcontratadas y definir el enfoque de refacturación. La subcontratación puede ser invisible para el cliente, o facturarse claramente, con la posibilidad de realizar un margen sobre esta subcontratación.
III. Otras compras
Tienes que pensar en todas las demás compras. Algunos proyectos requieren la compra y reventa de productos (licencias informáticas, por ejemplo) o equipos. Para anticipar adecuadamente la facturación del proyecto, estos elementos también deben tenerse en cuenta a la hora de pensar en el enfoque de facturación.
IV. Costos
Cuando sea necesario desplazarse para llevar a cabo el proyecto, deben estimarse los costes asociados. Los costes que pueden refacturarse en términos reales no repercuten en el margen, pero deben figurar en las facturas. Los costes no facturables repercuten directamente en el margen.
Para facilitar la facturación de proyectos, Stafiz ofrece agilidad para definir todo tipo de elementos a incluir en una factura .
La facturación de Stafiz puede incluir simplemente horas/días-hombre, cantidades, subcontratación o incluso costos.
La agilidad del módulo de facturación te permite configurar los detalles de cada proyecto.
Definir un precio de venta adecuado
Para facturar un proyecto, primero el cliente debe haber aceptado tu oferta. El precio que cobras por un proyecto es estratégico, pero debe reflejar unas normas claras. Sin una norma, los precios se fijan de forma incoherente, lo que puede reducir la rentabilidad.
i. Confíe en los precios estándar
Definir precios estándar es un requisito previo para facilitar la facturación de proyectos.
Cada perfil de colaborador, cada tipo de subcontratista y producto debe tener precios estándar compartidos con los equipos comerciales. Estos precios estándar deben ser conocidos por todos los equipos que trabajan en ofertas comerciales, y cuando cambian (aumento anual por ejemplo), se deben comunicar los cambios.
Estos precios estándar son una base sobre la cual a los vendedores se les puede asignar una ventana de negociación basada en la actividad y el período de tiempo.
ii. Calcular el margen de previsión
Los precios estándar se utilizan para calcular la facturación. Para calcular el margen, también debes definir los costos de cada elemento.
Para simplificar el análisis de márgenes, definir costes estándar es una buena práctica, especialmente para perfiles internos. Por otro lado, los costes y honorarios de la subcontratación muchas veces dependen de cada proyecto. Por tanto, deben calcularse conociendo los detalles del proyecto a realizar.
Al deducir del volumen de negocios los costes necesarios para llevar a cabo el proyecto, el margen del proyecto permite comprobar que el proyecto es financieramente viable: que alcanza los estándares de rentabilidad esperados.
Precios con margen de preventa
Stafiz integra precios y costes estándar en su módulo comercial. Resultados, podrás crear cotizaciones en Stafiz, editarlas y enviarlas a tus clientes. Y Stafiz también te indica el margen que obtienes en función de cada cotización. Esto ayuda a evitar iniciar proyectos que sean demasiado arriesgados.
Elija el tipo de facturación correcto
El tipo de facturación varía según los tipos de proyectos y la negociación con el cliente. Cada tipo de facturación tiene ventajas y desventajas.
i. Facturación en función del tiempo invertido o de la gestión
Esta es la facturación más estándar en servicios profesionales. El servicio se factura por el tiempo empleado, previo acuerdo sobre el precio por hora o por día.
Hablamos de Tarifa Horaria o Tarifa Diaria.
Por un lado, este tipo de facturación simplifica la negociación con el cliente y evita la asunción de riesgos por parte de la empresa vendedora del proyecto. Los precios son transparentes y el margen del proyecto está casi garantizado.
Sin embargo, la facturación basada en el tiempo invertido impide que la empresa obtenga un rendimiento superior. Se adjunta al tiempo empleado por los empleados que no trabajan más de 8 horas diarias. Entonces limita el potencial. No valora la excelencia en la ejecución, la automatización de tareas y la creación de valor para el cliente.
Para facilitar la elaboración del presupuesto de su proyecto, Stafiz le proporciona una plantilla de tabla de presupuesto de proyecto proyectado para:
– Tenga una vista de sus KPI
– Comprueba la viabilidad de tus proyectos
– Arbitraje sobre la asignación de sus recursos
ii. Facturación a tarifa fija
La facturación a tanto alzado corresponde a la facturación a un importe fijo negociado con el cliente. Este importe se puede facturar en varias cuotas, según un calendario negociado entre el cliente y la empresa comercializadora del proyecto.
Tiene la ventaja de centrarse en el valor que aporta el proyecto, es decir, su retorno de la inversión, en lugar de valorar únicamente el trabajo necesario para obtenerlo. Esta especificidad permite fijar precios más rentables y, por tanto, márgenes más altos.
Por otro lado, cuando se factura a precio fijo, es imperativo controlar con precisión los márgenes previstos de los proyectos. De lo contrario, existe un riesgo importante de desviarse periódicamente del presupuesto y no alcanzar los objetivos.
III. Facturación de suscripción
La facturación por suscripción es un tipo de facturación en la que una empresa ofrece un servicio que puede ser variable en función de un monto negociado con el cliente y facturado periódicamente.
La facturación basada en suscripción proporciona legibilidad y coherencia para que el cliente no se sorprenda cuando recibe las facturas. Es una forma de seguro que permite al proveedor de servicios optimizar su rentabilidad manteniéndose en el nivel de servicio esperado por el cliente.
Pero si se gestiona mal, la factura de suscripción puede presentar rápidamente riesgos para el emisor. Si el contrato está mal redactado, los costes, que son variables, pueden suponer pérdidas para el proyecto.
IV. Facturación híbrida
Algunos proyectos requieren mezclar estos diferentes enfoques. Tomemos el ejemplo de un proyecto de implementación de software. Es habitual que la facturación de los proyectos se facture a tarifa fija, a excepción de determinados desarrollos personalizados que se facturan en función del tiempo invertido. Luego, una vez instalado el proyecto, se podrá facturar una suscripción por seguimiento y mantenimiento.
Stafiz te permite gestionar todas las facturaciones y automatizar cada una de ellas.
Facturación de precio fijo, facturación de gestión, facturación por suscripción o híbrida.
Independientemente del método de facturación del proyecto, Stafiz le permite calcular la facturación y los márgenes de la forma correcta.
¿Los 9 problemas de la facturación de proyectos y cómo Stafiz te ayuda a solucionarlos?
1. ¿Cómo estimar costos, precios y tipo de facturación de un proyecto facturable?
2. ¿Cómo gestionar los riesgos de sobrecostos del proyecto ?
3. ¿Cómo hacer que los clientes les paguen más rápido?
4. Cómo gestionar acuerdos de facturación complejos
5. ¿Cómo tener en cuenta la facturación de impuestos? y facturación multidivisa?
6. Cómo gestionar la facturación entre diferentes entidades de una misma empresa (flujo interco)
7. ¿Cómo simplificar la comunicación con los clientes?
8. ¿Cómo se pueden modificar ciertos parámetros durante los proyectos que afectarán la facturación?
9. ¿Cómo configurar una herramienta de facturación y cotización de proyectos?
