DOSSIER - ALLES, WAS SIE ÜBER DIE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DIENSTLEISTUNGSUNTERNEHMEN WISSEN MÜSSEN
1. Wie schätze ich die Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?
In diesem Artikel unserer Rechnungsdatei für Dienstleistungsunternehmen beginnen wir am Anfang des Rechnungsprozesses: der Kalkulation Ihrer Projekte. Entdecken Sie die Links zu allen Artikeln des Dossiers unten:
1. Wie schätzen Sie Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie kann man die Risiken von Projektüberschreitungen managen?
3. Wie kann ich schneller von Kunden bezahlt werden?
4. So verwalten Sie komplexe Abrechnungsvereinbarungen
5. Wie berücksichtige ich die Abrechnung von Steuern? Was ist mit der Abrechnung in mehreren Währungen?
6. So verwalten Sie die Rechnungsstellung zwischen verschiedenen Einheiten desselben Unternehmens (Intercompany-Flows)
7. Wie können wir die Kommunikation mit den Kunden vereinfachen?
8. Wie kann ich bestimmte Parameter ändern, die sich auf die Rechnungsstellung während eines Projekts auswirken?
9. Wie richte ich ein Tool für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung von Projekten ein?
Vor der Rechnungsstellung muss das Projekt mit größter Präzision kalkuliert und die Marge geschätzt werden, um das richtige Preisniveau zu bestimmen. Der erste Schritt besteht darin, alle Ressourcen aufzulisten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, und den Arbeitsaufwand für die Durchführung.
Definieren Sie alle notwendigen Ressourcen
i. Mitarbeiter und damit verbundene Zeit
Sie müssen zunächst die Profile auflisten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Für jedes Profil ist es notwendig, die Zeit zu schätzen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich ist, wie sie bisher definiert wurde. Diese Schätzung muss so realistisch wie möglich, ja sogar konservativ sein, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
ii. Auslagerung
Viele Projekte erfordern den Einsatz von Subunternehmern. Unabhängig von ihrem Beitrag ist es notwendig, die Vergabe von Aufträgen an Subunternehmer zu planen und den Ansatz für die erneute Rechnungsstellung zu definieren. Die Vergabe von Unteraufträgen kann für den Kunden unsichtbar sein oder klar in Rechnung gestellt werden, mit der Möglichkeit, eine Marge auf diese Unterauftragsvergabe zu erzielen.
iii. Sonstige Käufe
An all die anderen Einkäufe muss man denken. Einige Projekte erfordern den Kauf und Weiterverkauf von Produkten (z. B. Computerlizenzen) oder Hardware. Um die Fakturierung des Projekts richtig zu antizipieren, müssen diese Elemente auch berücksichtigt werden, wenn über den Rechnungsstellungsansatz nachgedacht wird.
iv. Gebühren
Wenn für die Durchführung des Projekts Reisen erforderlich sind, müssen die damit verbundenen Kosten geschätzt werden. Tatsächliche abrechenbare Kosten wirken sich nicht auf die Marge aus, müssen aber in den Rechnungen erscheinen. Nicht abrechenbare Gebühren wirken sich direkt auf die Marge aus.
Um die Projektabrechnung zu erleichtern, bietet Stafiz die Flexibilität, alle Arten von Elementen zu definieren, die in eine Rechnung integriert werden sollen.
Die Rechnungsstellung von Stafiz kann einfach Arbeitsstunden/-tage, Mengen, Unteraufträge oder Kosten enthalten.
Die Agilität des Rechnungsmoduls ermöglicht es, die Details für jedes Projekt einzurichten.
Festlegung eines angemessenen Verkaufspreises
Um ein Projekt in Rechnung zu stellen, muss der Kunde zunächst Ihr Angebot angenommen haben. Die Preisgestaltung, die für ein Projekt in Rechnung gestellt werden soll, ist strategisch, muss aber klare Standards widerspiegeln. Ohne einen Standard werden die Preise anarchisch festgelegt und können zu einer geringeren Rentabilität führen.
i. Verlassen Sie sich auf Standardpreise
Die Festlegung von Standardpreisen ist eine Voraussetzung für eine einfache Projektabrechnung.
Für jedes Anbieterprofil, jede Art von Subunternehmer und jedes Produkt müssen Standardtarife gelten, die mit den Vertriebsteams geteilt werden. Diese Standardpreise müssen allen Teams, die an kommerziellen Angeboten arbeiten, bekannt sein, und wenn sie sich ändern (z. B. jährliche Erhöhung), müssen Änderungen mitgeteilt werden.
Diese Standardpreise sind eine Grundlage, auf der Vertriebsmitarbeitern ein Handelsfenster basierend auf Aktivität und Zeitraum zugeordnet werden kann.
ii. Berechnen Sie die prognostizierte Marge
Für die Berechnung des Umsatzes werden Standardpreise verwendet. Um die Marge zu berechnen, müssen Sie auch die Kosten für jedes Element definieren.
Um die Margenanalyse zu vereinfachen, empfiehlt es sich, Standardkosten zu definieren, insbesondere für interne Profile. Auf der anderen Seite hängen die Kosten und Gebühren für die Vergabe von Unteraufträgen oft vom jeweiligen Projekt ab. Es ist daher notwendig, sie zu berechnen, indem man die Details des durchzuführenden Projekts kennt.
Durch den Abzug der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Kosten vom Umsatz ermöglicht die Projektmarge den Nachweis, dass das Projekt finanziell tragfähig ist und die erwarteten Rentabilitätsstandards erreicht.
Kalkulation mit Marge aus dem Pre-Sales
Stafiz integriert Standardpreise und -kosten in sein kommerzielles Modul. Ergebnisse können Sie die Angebote in Stafiz erstellen, bearbeiten und an Ihre Kunden senden. Und Stafiz teilt Ihnen auch die Marge mit, die Sie nach jedem Zitat erzielen. Dies hilft, zu vermeiden, dass Projekte gestartet werden, die zu riskant sind.
Wählen Sie die richtige Abrechnungsart
Die Art der Rechnungsstellung variiert je nach Art des Projekts und der Verhandlung mit dem Kunden. Jede Art der Abrechnung hat Vor- und Nachteile.
i. Abrechnung nach Zeitaufwand oder durch direkte Verwaltung
Dies ist die standardmäßigste Abrechnung bei professionellen Dienstleistungen. Die Abrechnung der Dienstleistung erfolgt nach Zeitbasis, basierend auf einer Vereinbarung über den Preis pro Stunde oder pro Tag.
Dies wird als Stundensatz oder Tagessatz bezeichnet.
Einerseits vereinfacht diese Art der Rechnungsstellung die Verhandlungen mit dem Kunden und vermeidet die Risikoübernahme durch das Unternehmen, das das Projekt verkauft. Die Tarife sind transparent und die Marge des Projekts ist nahezu garantiert.
Die Abrechnung nach Zeitaufwand verhindert jedoch, dass das Unternehmen eine Outperformance erzielt. Sie wird an die Zeit angehängt, die von Arbeitnehmern aufgewendet wird, die nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten. Es schränkt also das Potenzial ein. Sie legt keinen Wert auf Exzellenz in der Ausführung, die Automatisierung von Aufgaben und die Schaffung von Werten für den Kunden.
Um Ihnen die Budgetierung Ihres Projekts zu erleichtern, stellt Ihnen Stafiz eine Vorlage für eine Projektbudgettabelle zur Verfügung:
– Behalten Sie Ihre KPIs im Blick
– Prüfen Sie die Realisierbarkeit Ihrer Projekte
– Schiedsverfahren über die Allokation Ihrer Ressourcen
ii. Pauschale Abrechnung
Die Pauschalabrechnung entspricht der Rechnungsstellung zu einem mit dem Kunden ausgehandelten Festbetrag. Dieser Betrag kann in mehreren Raten nach einem Zeitplan in Rechnung gestellt werden, der zwischen dem Kunden und dem Unternehmen, das das Projekt verkauft, ausgehandelt wurde.
Es hat den Vorteil, dass es sich auf den Wert konzentriert, den das Projekt bringt, d.h. auf seine Kapitalrendite, anstatt nur die Arbeit zu bewerten, die erforderlich ist, um es zu erreichen. Diese Spezifität ermöglicht eine profitablere Preisgestaltung und damit höhere Margen.
Auf der anderen Seite ist es bei der Fakturierung zu einem festen Satz unerlässlich, die prognostizierten Margen der Projekte genau zu überwachen. Andernfalls besteht ein erhebliches Risiko, regelmäßig vom Budget abzuweichen und Ihre Ziele zu verfehlen.
iii. Abrechnung von Abonnements
Die Abonnementabrechnung ist eine Art der Abrechnung, bei der ein Unternehmen einen Service anbietet, der auf der Grundlage eines mit dem Kunden ausgehandelten und regelmäßig in Rechnung gestellten Betrags variabel sein kann.
Die Abonnementabrechnung bietet Lesbarkeit und Konsistenz für den Kunden, der nicht überrascht ist, wenn er die Rechnungen erhält. Es handelt sich um eine Form der Versicherung, die es dem Dienstleister ermöglicht, seine Rentabilität zu optimieren und gleichzeitig auf dem vom Kunden erwarteten Serviceniveau zu bleiben.
Aber wenn die Zeichnungsrechnung schlecht verwaltet wird, kann sie schnell Risiken für den Emittenten darstellen. Wenn der Vertrag schlecht zusammengestellt ist, können die Kosten, die variabel sind, das Projekt in die Höhe treiben.
iv. Hybride Abrechnung
Einige Projekte erfordern eine Mischung aus diesen verschiedenen Ansätzen. Nehmen wir das Beispiel eines Softwarebereitstellungsprojekts. Es kommt regelmäßig vor, dass die Fakturierung des Projekts zu einem Festpreis abgerechnet wird, mit Ausnahme bestimmter Sonderentwicklungen, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden. Sobald das Projekt installiert ist, kann ein Abonnement für Überwachung und Wartung berechnet werden.
Stafiz ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungen zu verwalten und jede einzelne zu automatisieren.
Flatrate-Abrechnung, zeitbasierte Abrechnung, Abonnement oder hybride Abrechnung.
Unabhängig davon, wie das Projekt abgerechnet wird, ermöglicht Stafiz die richtige Berechnung von Umsatz und Margen.
Die 9 Probleme der Projektabrechnung und wie hilft Ihnen Stafiz dabei, sie zu lösen?
1. Wie schätze ich die Kosten, Preise und Abrechnungsart für ein abrechenbares Projekt?
2. Wie man die Risiken von Projektüberschreitungen managt ?
3. Wie kann man schneller von Kunden bezahlt werden?
4. So verwalten Sie komplexe Abrechnungsvereinbarungen
5. Wie rechne ich die Steuerrechnung und die Rechnungsstellung in mehreren Währungen ab?
7. Wie kann die Kommunikation mit Kunden vereinfacht werden?
9. Wie richte ich ein Tool für die Angebotserstellung und Rechnungsstellung von Projekten ein?
