Une gouvernance de projet efficace en 6 étapes
Pour scaler leurs activités, les entreprises n’ont d’autres solutions que d’optimiser la gestion de leurs projets. Améliorer les opérations au quotidien devient alors primordial pour gagner en compétitivité et conquérir de nouveaux marchés.
C’est là qu’intervient la gouvernance de projet, à ne pas confondre avec la gestion de projet, dont la portée et les enjeux sont plus restreints. En effet, la gouvernance de projet implique la définition de procédures et établit les ressources humaines ainsi que financières. De ce fait, elle se positionne comme une méthode indispensable à la pérennité des entreprises.
Dans cet article, découvrez en quoi consiste la gouvernance de projet, les enjeux qu’elle représente et les étapes à suivre pour vous aider à la mettre en place au mieux dans votre entreprise.
Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?
Gouvernance de projet : définition
Définie par le sociologue d’entreprise Jean-François Chantaraud (2012) comme « l’ensemble des règles et méthodes organisant la réflexion, la décision et le contrôle de l’application des décisions au sein d’un corps social », la gouvernance de projet reste dans les faits, un mode de management et d’organisation.
Constituée d’un ensemble de processus, elle définit l’organisation au niveau global de l’entreprise. La gouvernance de projet permet en effet de mettre en place l’environnement adéquat à une gestion efficace d’un portefeuille de projets.
Une des principales caractéristiques de la gouvernance de projet réside dans sa dimension stratégique. En effet, définir une gouvernance de projet implique une prise de position dans la direction stratégique à suivre. Les équipes dirigeantes ont alors une lourde responsabilité : celle de choisir des projets qui s’alignent avec la stratégie globale de l’entreprise.
Quelle est la différence entre gouvernance et gestion de projet ?
Si la gestion de projet et la gouvernance impliquent toutes les deux la réalisation de projets au sein d’une entreprise, elles diffèrent toutefois dans leur dimension.
La gouvernance de projet étant une méthodologie globale, elle utilise la gestion de projet comme outil pour parvenir à ses objectifs stratégiques.
Schéma d’une gouvernance de projet
Quelle est la principale mission d’une bonne gouvernance de projet ?
Garante d’un certain niveau de qualité grâce à une structuration et une organisation efficaces, la gouvernance de projet répond à de véritables enjeux. De plus, sa mise en place présente de nombreux avantages.
Assurer l’alignement de l’opérationnel à la stratégie
Aligner les projets avec la stratégie de l’entreprise peut se révéler complexe. Toutefois, la mise en place d’une gouvernance de projet précise permettra de travailler à cette cohérence, tout en prenant en compte les objectifs de développement de l’entreprise.
De plus, la gouvernance de projet s’avère particulièrement utile pour concilier les intérêts parfois divergents des différentes parties prenantes d’une organisation.
Faciliter les prises de décision
La définition d’une gouvernance de projet se base sur des données chiffrées concrètes issues des activités opérationnelles de l’entreprise.
Une vision analytique fiable contribuera à fournir tous les éléments nécessaires à une prise de décision éclairée. Notons par ailleurs que cette analyse doit se baser sur des indicateurs financiers pertinents à définir stratégiquement.
Optimiser la gestion des ressources
La gestion des ressources s’avère être une problématique particulièrement complexe à gérer dans les entreprises. En effet, le manque de visibilité sur les disponibilités complique parfois le bon déroulé opérationnel des projets.
En définissant une gouvernance de projet en amont, vous améliorerez votre vision à long terme, ce qui vous permettra de mieux prioriser les projets à développer.
Assurer la pérennité
Si la gouvernance projet représente un investissement conséquent au sein d’une entreprise tant elle nécessite l’implication des équipes et de la direction, ses retombées s’avèrent toutefois importantes.
La mise en place d’une gouvernance de projet contribue à la pérennité de l’entreprise de multiples façons :
- le bon déroulement des activités est facilité,
- la productivité est décuplée,
- la rentabilité est accrue,
- l’autonomie est favorisée, permettant de fidéliser vos talents.
Améliorer la communication
La gouvernance de projet aide à fluidifier la circulation d’informations. En effet, chaque rôle est défini à l’avance avec transparence. Obtenir une information devient plus accessible, chaque collaborateur sachant parfaitement à qui s’adresser. Les flux de communication sont ainsi simplifiés, et les gains de temps considérables.
La création de silos entre les départements des équipes projets et de la finance ne permet pas de piloter de manière optimale les projets. Stafiz vous apporte une solution par ses outils de contrôle de gestion de projet permettant de concilier finances et direction de projets. De plus, les droits d’accès à la plateforme, entièrement paramétrables, apportent le bon niveau d’information à vos différents collaborateurs. Ainsi, chacun détient les clés pour agir à son niveau.
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Questions fréquentes :
Il existe 5 modèles en gouvernance de projet.
- La gouvernance hiérarchique : le pilotage et les décisions sont centralisés par la direction. Les équipes opérationnelles reçoivent et appliquent les instructions données par la hiérarchie. Ce modèle est privilégié dans les grandes entreprises, où un système structuré facilite la production.
- Gouvernance fonctionnelle : le pilotage est aux mains de chaque responsable métier. De ce fait, chaque département contrôle son organisation et ses ressources. Le chef de projet porte ici le rôle d’un coordinateur. Ce mode de gouvernance est à privilégier pour les entreprises souvent confrontées à des silos.
- Gouvernance matricielle : le pilotage est partagé entre la hiérarchie fonctionnelle et le chef de projet de façon à équilibrer expertise et priorités opérationnelles. Cette approche est couramment privilégiée par les sociétés de services.
- Gouvernance participative : toutes les parties prenantes sont impliquées dans le pilotage à chaque jalons. Cela favorise la transparence, la collaboration, et par conséquent, l’engagement.
- Gouvernance autonome : les équipes projets sont auto-organisées, et ce de la prise de décision aux opérations. C’est une gestion en mode agile.
Les “3 P” de la gouvernance projet désignent :
- projet : toutes les méthodes visant à assurer la bonne exécution des missions,
- pérennité : l’enjeu de construire une gouvernance projet qui s’inscrit dans le temps, pensée pour s’adapter aux objectifs de croissance et à l’évolution du marché,
- profit : veiller à respecter l’alignement des projets pour maximiser la rentabilité de l’entreprise.
Un projet est rentable dès lors qu’il apporte un retour sur investissement, qu’il soit financier, stratégique ou organisationnel. Le suivi des bons indicateurs (marge, taux de charge vendue, écarts prévus/réalisés) permet alors d’en juger précisément.
