6 Étapes clés pour mettre en place une gouvernance de projet efficace
09 novembre 2023
Pour scaler leurs activités, les entreprises n’ont d’autres solutions que d’optimiser la gestion de leurs projets. Améliorer les opérations au quotidien devient alors primordial pour gagner en compétitivité et conquérir de nouveaux marchés.
C’est là qu’intervient la gouvernance de projet, à ne pas confondre avec la gestion de projet, dont la portée et les enjeux sont plus restreints. En effet, la gouvernance de projet implique la définition de procédures et établit les ressources humaines ainsi que financières. De ce fait, elle se positionne comme une méthode indispensable à la pérennité des entreprises.
Dans cet article construit en trois temps, nous allons vous expliquer en quoi consiste la gouvernance de projet, les enjeux qu’elle représente et vous présenter les facteurs clés pour vous aider à la mettre en place au mieux dans votre entreprise.
1. Qu’est-ce que la gouvernance de projet ?
A) Différencier gouvernance de projet et gestion de projet
Si la gestion de projet et la gouvernance de projet impliquent toutes les deux la réalisation de projets au sein d’une entreprise, elles diffèrent toutefois dans leur dimension.
La gouvernance de projet étant une méthodologie globale, elle utilise la gestion de projet comme outil pour parvenir à ses objectifs stratégiques.
B) Une méthode de management
Définie par le sociologue d’entreprise Jean-François Chantaraud (2012) comme
« l’ensemble des règles et méthodes organisant la réflexion, la décision et le contrôle de l’application des décisions au sein d’un corps social », la gouvernance de projet reste dans les faits, un mode de management et d’organisation.
Constituée d’un ensemble de processus, elle définit l’organisation au niveau global de l’entreprise. La gouvernance de projet permet en effet de mettre en place l’environnement adéquat à une gestion efficace d’un portefeuille de projets.
C) Une dimension stratégique
Une des principales caractéristiques de la gouvernance de projet réside dans sa dimension stratégique. En effet, définir une gouvernance de projet implique une prise de direction dans la vision. Les équipes dirigeantes ont alors une lourde responsabilité : celle de choisir des projets qui s’alignent avec la stratégie globale de l’entreprise.
2. Pourquoi mettre en place une gouvernance de projet ?
Garante d’un certain niveau de qualité grâce à une structuration et une organisation efficaces, la gouvernance de projet répond à de véritables enjeux. De plus, sa mise en place présente de nombreux avantages.
A) Assurer l’alignement de l’opérationnel à la stratégie
Aligner les projets avec la stratégie de l’entreprise peut se révéler complexe. Toutefois, la mise en place d’une gouvernance de projet précise permettra de travailler à cette cohérence, tout en prenant en compte les objectifs de développement de l’entreprise.
De plus, la gouvernance de projet s’avère particulièrement utile pour concilier les intérêts parfois divergents des différentes parties prenantes d’une organisation.
B) Faciliter les prises de décision
La définition d’une gouvernance de projet se base sur des données chiffrées concrètes issues des activités opérationnelles de l’entreprise.
Une vision analytique fiable contribuera à fournir tous les éléments nécessaires à une prise de décision éclairée. Notons par ailleurs que cette analyse doit se baser sur des indicateurs financiers pertinents à définir stratégiquement.
C) Optimiser la gestion des ressources
La gestion des ressources s’avère très souvent une problématique particulièrement complexe à gérer dans les entreprises.
En effet, le manque de visibilité complique parfois le bon déroulé opérationnel des projets.
En définissant une gouvernance de projet en amont, vous améliorerez votre vision long terme, ce qui vous permettra de mieux prioriser les projets à développer.
Si la gouvernance de projet s’avère un lourd investissement au sein d’une entreprise tant elle nécessite l’implication des équipes et de la direction, ses retombées s’avèrent toutefois importantes.
La mise en place d’une gouvernance de projet contribue à la pérennité de l’entreprise en facilitant le bon déroulement des activités, son bon fonctionnement, ce qui génère un gain de productivité et une meilleure rentabilité. De plus, elle permet une fidélisation des collaborateurs en simplifiant leurs activités au quotidien, grâce à un gain en autonomie et en visibilité.
E) Améliorer la communication
La gouvernance de projet aide à fluidifier la circulation d’informations. En effet, chaque rôle est défini à l’avance et surtout transparent. Obtenir une information devient plus accessible, chaque collaborateur sachant parfaitement à qui s’adresser. Les flux de communication sont ainsi simplifiés et les gains de temps considérables.
La silotisation des départements, celui des projets et de la finance, ne permet pas de gérer de manière optimale les projets. A l’inverse de cette logique, Stafiz apporte par exemple les outils de contrôle de gestion de projet, issue de la finance, aux directions de projets terrain. De plus, les droits d’accès à la plateforme, entièrement paramétrables, apportent le bon niveau d’information à vos différents collaborateurs. Ainsi chacun détient les clés pour agir à son niveau.
3. Quels sont les avantages de mettre en place une gouvernance de projet ?
A) Mesurer la performance
Grâce à une visibilité renforcée sur les différentes activités de l’entreprise, la gouvernance de projet permet de rationaliser la prise de décision sur les projets. En effet, des doutes peuvent parfois émerger et les équipes être amenées à s’interroger : doit-on lancer ce projet ? Le reporter ? Le recadrer ? Le re-prioriser ? L’abandonner ?
La gouvernance de projet contribue alors à répondre à ce type d’interrogations en permettant une mesure de la performance,, grâce à des indicateurs de pilotage de projet, facilitant ainsi la prise de décision.
B) Respecter les coûts, les délais, et proposer un niveau de qualité élevé
En clarifiant les procédures et en permettant une amélioration de la productivité, la gouvernance de projet s’avère une méthode redoutable afin d’assurer le bon déroulement des activités. Une planification précise facilite le respect des coûts, des délais et contribue à délivrer une qualité élevée.
Les projets réussis contribuent à renforcer la satisfaction client. L’entreprise peut en tirer des opportunités, faisant alors croître son chiffre d’affaires.
Des outils comme des logiciels de gestion de projet fournissent cette visibilité à long terme et vous alertent lorsqu’un projet dévie du budget.
Visualisez la performance de vos projets en prévisionnel
Analyse des écarts : comparez l’activité prévue avec celle réalisée et programmée. Visualisez les impacts financiers de vos scénarios (staffing, achats etc.) et soyez alertés.
Mettre en place une gouvernance de projet au sein d’une entreprise contribue à l’anticipation des risques de plusieurs manières.
En effet, la définition de procédures prend notamment en compte l’identification de risques : l’évaluation de leur probabilité, de leurs conséquences et surtout de leur gestion.
L’anticipation pourra également prendre la forme d’une surveillance continue, complétée par la génération de rapports qui s’avèrent des outils indispensables à une gouvernance de projet efficace.
De plus, l’anticipation des risques est rendue possible par la clarification des responsables et la mise à disposition de ressources nécessaires pour gérer les risques, autant humain que budgétaire.
Stafiz vous aide à anticiper les risques. Les KPIs prévisionnels vous indiquent les déviations futures avant qu’elles ne se produisent. Vous pouvez ainsi prendre les décisions pour rectifier la tendance.
4. Quels sont les facteurs clés pour mettre en place une gouvernance de projet ?
A) Impliquer la direction
Si cette étape peut paraître évidente, son caractère primordial justifie que nous la mettions en avant. En effet, une gouvernance de projet n’est rendue possible que par une profonde implication de la direction de l’entreprise. Cette dernière doit comprendre l’importance de sa mise en place à l’échelle globale, car elle implique des politiques, des mises en priorité et des décisions stratégiques.
La direction financière doit également rejoindre l’effort collectif en aidant la définition de KPIs en lien avec la gestion budgétaire. De plus, elle devra aider à fournir des ressources cohérentes avec la vision de l’entreprise, autant en termes de personnel que de budget et de matériel.
B) Définir des procédures
La gouvernance de projet est, pratiquement par définition, la mise en place de procédures.
Pour générer de véritables retombées, celles-ci doivent être claires et cadrées. Ainsi, le début, la fin et les méthodes de contrôles doivent être parfaitement définies.
Au quotidien, cela peut prendre la forme d’une planification opérationnelle optimale en définissant par exemple le planning et le staffing des équipes de façon précise, considérant ainsi la gestion des imprévus.
La plateforme Stafiz vous permet d’intégrer les procédures les plus efficientes en gestion de projet :
Gestion des opportunités et optimisation en amont
Planification et replanification simple et puissante des projets : staffing, coûts, sous-traitance, phases, tâches
Suivi de la performance en continu : saisie des temps, analyse des écarts…
Facturation automatique, avec échéances et suivi des impayés
Si la gouvernance de projet implique des procédures, elle touche par ailleurs le cœur de l’entreprise : l’humain.
Une gouvernance de projet parfaitement définie, cadrée, qui ne prendrait pas en compte ses équipes serait vouée à l’échec. Ainsi, il convient de recruter mais aussi de former les talents, tout en assumant une culture d’entreprise engagée.
On évoquera alors la planification stratégique qui permettra d’organiser les ressources de façon à :
Anticiper les besoins de recrutement
Prévoir la mise en place de projets
Former les équipes
D) Mesurer la performance
La mesure de la performance est l’un des facteurs clés de la gouvernance de projet. Toute décision stratégique doit être basée sur des faits chiffrés, prenant alors la forme d’un reporting précis.
Ce dernier aidera l’entreprise à s’orienter vers les projets les plus cohérentsfinancièrement et facilitera également le recrutement en prévision des mois à venir.
E) Rester flexible
Si la mise en place de procédures et l’anticipation des risques permettent de faciliter la pérennité de l’entreprise, la flexibilité reste une valeur indispensable.
En effet, la gouvernance de projet doit impérativement se montrer évolutive en fonction des aléas. Ainsi, l’entreprise doit être en mesure de réagir rapidement en adaptant les ressources, les processus, les calendriers, voire même les équipes de management.
Un excellent moyen de faire évoluer positivement la gouvernance de projet est de collecter des avis, autant auprès des collaborateurs que des clients, afin d’aller vers l’amélioration.
Les modifications des planning sont , par email ou chat sont chronophages ?
Remaniez vos plannings facilement : décalez, annulez, réallouer à d’autres collaborateurs facilement.
F) Communiquer
Une communication bienveillante et constructive reste la clé d’une gouvernance de projet optimale. L’écoute, le savoir-être, mais aussi l’autonomie et le sens des responsabilités sont autant de qualités nécessaires dans l’implémentation d’une gouvernance de projet.
Instaurer une communication efficace passe notamment par la mise en place de canaux pertinents de partage de l’information, assurant ainsi le relais entre les équipes pour échanger sur le déroulé, les problèmes ainsi que les décisions prises et les retours.
Mettre en place une gouvernance de projet reste un processus complexe tant ses enjeux s’avèrent stratégiques. Si la gestion de projet concerne une vision micro, la gouvernance de projet implique à contrario une vision macro, touchant ainsi la globalité de l’entreprise et sa pérennité.
Une gouvernance de projet optimale permettra une amélioration de la performance, de la qualité délivrée et de la rentabilité. Toutefois, il sera nécessaire d’investir pour atteindre ces résultats, autant dans la structure, dans l’humain et dans l’organisation de l’information.
Gardons cependant à l’esprit que chaque entreprise est unique et doit trouver sa propre méthode, en s’adaptant à ses contraintes et en valorisant son atout le plus important : ses équipes.
