6 Belangrijkste stappen voor effectief projectbeheer
09 november 2023
Om hun activiteiten op te schalen, hebben bedrijven geen andere keuze danhet beheer van hun projecten te optimaliseren. Het verbeteren van de dagelijkse activiteiten is essentieel als ze concurrerender willen worden en nieuwe markten willen veroveren.
Dit is waar projectgovernance om de hoek komt kijken, niet te verwarren met projectmanagement, dat beperkter is in omvang en reikwijdte. Projectgovernance houdt in het definiëren van procedures en het vaststellen van menselijke en financiële middelen. Hierdoor is het een onmisbare onmisbare methode voor de toekomst van bedrijven op de lange termijn.
In dit driedelige artikel leggen we uit wat er komt kijken bij projectbeheerde uitdagingen en de belangrijkste belangrijkste factoren om u te helpen het in uw bedrijf te implementeren.
1. Wat is projectbeheer?
A) Onderscheid maken tussen projectbeheer en projectmanagement
Hoewel projectmanagement en projectbesturing beide te maken hebben met uitvoeren van projecten binnen een bedrijf, verschillen ze echter in hun dimensie.
Projectbeheer is een wereldwijde methodologiehet gebruikt projectmanagement als een instrument om zijn haar strategische doelstellingen.
B) Een managementmethode
Door bedrijfssocioloog Jean-François Chantaraud (2012) gedefinieerd als
" het geheel van regels en methoden voor het organiseren van reflectie, besluitvorming en toezicht op de toepassing van beslissingen binnen een maatschappelijk orgaan "In de praktijk blijft projectgovernance een management managementmethode en organisatie.
Bestaat uit een reeks processenhet definieert de organisatie organisatie bedrijfsniveau. Projectgovernance maakt het mogelijk om de juiste omgeving te creëren voor effectief beheer van een projectportfolio.
C) Een strategische dimensie
Een van de belangrijkste kenmerken van projectgovernance is de strategische dimensie. Het definiëren van project governance houdt in de leiding nemen in de visie. De managementteams hebben dan een zware verantwoordelijkheid: het kiezen van projecten die in lijn zijn met de algemene strategie.
2. Waarom projectgovernance opzetten?
Een bepaald niveau van kwaliteit dankzij een structuur en organisatie Projectgovernance is het antwoord op echte uitdagingen. Bovendien biedt de implementatie ervan veel voordelen.
A) Activiteiten afstemmen op de strategie
Projecten afstemmen op de bedrijfsstrategie kan complex zijn. Door een nauwkeurige projectgovernance op te zetten, kun je echter naar deze samenhang toewerken, terwijl je rekening houdt met de ontwikkelingsdoelstellingen ontwikkelingsdoelstellingen.
Daarnaast is projectgovernance vooral nuttig om de soms belangen van de verschillende belanghebbenden van een organisatie met elkaar te verzoenen.
B) De besluitvorming vergemakkelijken
De definitie van projectgovernance is gebaseerd op concrete cijfers van operationele activiteiten activiteiten.
A betrouwbare analytische visie zal helpen om alle informatie te verschaffen die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen. Er moet ook worden opgemerkt dat deze analyse gebaseerd moet zijn op relevante relevante financiële indicatoren die strategisch moeten worden gedefinieerd.
C) Middelenbeheer optimaliseren
De grondstoffenbeheer is vaak een bijzonder complexe kwestie voor bedrijven om te beheren.
Inderdaad, het gebrek aan zichtbaarheid soms het vlotte verloop van projecten bemoeilijken.
Door projectgovernance stroomopwaarts te definiëren, kun je je langetermijnvisiewaardoor je beter te prioriteren projecten te ontwikkelen.
Als projectgovernance een grote investering is voor een bedrijf, omdat het de volgende zaken vereist betrokkenheid van teams en management vereistzijn de voordelen aanzienlijk.
De implementatie van projectgovernance draagt bij aan de toekomst van het bedrijf op lange termijn door de soepel verloop van activiteitenhet soepele verloop ervan, wat een productiviteitswinst en verbeterde winstgevendheid. Het helpt ook bij loyaliteit werknemers door hun dagelijkse activiteiten te vereenvoudigen, dankzij meer grotere autonomie en zichtbaarheid.
E) De communicatie verbeteren
Projectgovernance helpt om de informatiestroom te verbeteren. Elke rol wordt vooraf gedefinieerd en is bovenal transparant. Het verkrijgen van informatie wordt toegankelijkElke medewerker weet precies met wie hij contact moet opnemen. Communicatiestromen worden dus vereenvoudigd en aanzienlijk aanzienlijke tijdsbesparing.
Door het silo karakter van de project- en financiële afdelingen kunnen projecten niet optimaal worden beheerd. Stafiz daarentegen brengt de controletools voor projectbeheer van de financiële afdeling naar het projectbeheer in het veld. Bovendien kunnen de toegangsrechten tot het platform volledig worden geconfigureerd om uw verschillende medewerkers van het juiste informatieniveau te voorzien. Zo heeft iedereen de sleutels om op zijn eigen niveau actie te ondernemen.
3. Wat zijn de voordelen van het implementeren van projectgovernance?
A) Prestaties meten
Dankzij betere zichtbaarheid op de verschillende activiteiten van het bedrijf, maakt projectgovernance het mogelijk om de besluitvorming over projecten. Soms ontstaan er twijfels en moeten teams zich afvragen: moeten we dit project lanceren? Moet het worden uitgesteld? Het herdefiniëren? Nieuwe prioriteiten stellen? Of het opgeven?
Projectgovernance helpt dit soort vragen te beantwoorden door het mogelijk te maken om prestatiemeting,door projectmanagementindicatoren te gebruiken om de besluitvorming te vergemakkelijken.
B) Kosten en deadlines respecteren en een hoog kwaliteitsniveau bieden
Door procedures te verduidelijken en het mogelijk maken van verbeterde productiviteitDoor procedures te verduidelijken en de productiviteit te verbeteren, is projectgovernance een krachtige methode om ervoor te zorgen dat activiteiten soepel verlopen. Nauwkeurige planning maakt het gemakkelijker om kostenkosten deadlines te halen en helpt bij het leveren van hoge kwaliteit.
Succesvolle projecten helpen de klanttevredenheid. Het bedrijf kan profiteren van kansenkansen, waardoor de verkoop toeneemt.
Tools zoals projectmanagementsoftware bieden dit langetermijnoverzicht en waarschuwen je wanneer een project buiten het budget valt.
Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses
Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.
Het opzetten van projectgovernance binnen een bedrijf helpt om anticiperen op risico's op een aantal manieren.
Bij het definiëren van procedures wordt met name rekening gehouden met identificatie van risico's beoordeling van hun de waarschijnlijkheidhun gevolgen en vooral hun beheer.
Anticiperen kan ook in de vorm van voortdurende controleaangevuld met het het genereren van rapporten die essentiële hulpmiddelen zijn voor effectief projectbeheer.
Daarnaast wordt het anticiperen op risico's mogelijk gemaakt door duidelijk te maken wie verantwoordelijk is en de nodige benodigde middelen om risico's te beheren, zowel menselijk als budgettair.
Stafiz helpt u te anticiperen op risico's. De voorspelde KPI's laten toekomstige afwijkingen zien voordat ze zich voordoen. U kunt dan de nodige beslissingen nemen om de trend te corrigeren.
4. Wat zijn de belangrijkste factoren bij het opzetten van projectgovernance?
A) Het management erbij betrekken
Hoewel deze fase voor de hand lijkt te liggen, rechtvaardigt de essentiële aard ervan onze aandacht. In feite is projectbesturing alleen mogelijk door de diepe betrokkenheid van betrokkenheid van het management. Deze moet begrijpen hoe belangrijk het is om het op een wereldwijde schaalomdat het gaat om beleid, prioriteiten en strategische beslissingen.
De financiële afdeling moet ook deelnemen aan de collectieve inspanning door KPI's te helpen definiëren met betrekking tot budgetbeheer. Daarnaast moet ze helpen om middelen die overeenkomen met de visie van het bedrijf, zowel op het gebied van personeel en budget en apparatuur.
B) Procedures definiëren
Praktisch per definitie is projectgovernance de implementatie van procedures.
Om echte spin-offs te genereren, moeten deze duidelijk en gericht zijn. De startde einde en controlemethoden moeten perfect gedefinieerd zijn.
Op dagelijkse basis kan dit de vorm aannemen van optimale operationele planning bijvoorbeeld door de planning en personeelsbezetting van teams nauwkeurig vast te leggen, rekening houdend met het beheer van onvoorziene gebeurtenissen.
Met het Stafiz-platform kunt u de meest efficiënte projectbeheerprocedures integreren:
Opportuniteitenbeheer en stroomopwaartse optimalisatie
Hoewel projectgovernance te maken heeft met procedures, raakt het ook het hart van het bedrijf: mensen.
Een perfect gedefinieerd en omkaderd projectbeheer dat geen rekening houdt met de teams, is gedoemd te mislukken. U moet dus werven maar ook opleiden talent opleiden en tegelijkertijd een bedrijfscultuur cultuur.
Met strategische planning kunnen middelen zo worden georganiseerd dat :
Anticiperen op wervingsbehoeften
Plan projecten opzetten
Training teams
D) Prestaties meten
De prestatiemeting is een van de sleutelfactoren in projectbeheer. Elke strategische beslissing moet gebaseerd zijn op gekwantificeerde feitenin de vorm van nauwkeurige rapportage.
Dit zal het bedrijf helpen om zich te richten op de meest coherente coherentfinancieel en zal ook de werving voor voor de komende maanden.
E) Flexibel blijven
Hoewel de invoering van procedures en het anticiperen op risico's kunnen helpen om de toekomst van het bedrijf op lange termijn veilig te stellen, is de behoefte aan flexibiliteit blijft een essentiële waarde.
Het is essentieel dat projectgovernance schaalbaar is als reactie op onvoorziene omstandigheden. Het bedrijf moet in staat zijn om snel reageren door het aanpassen van middelenmiddelen processenprocessen planningenen zelfs managementteams.
Een uitstekende manier om een positieve verandering in projectbesturing teweeg te brengen is door te verzamelen meningen te verzamelen, zowel van medewerkers als van klanten, om te komen tot verbetering.
Schema's wijzigen via e-mail of chat is tijdrovend?
Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.
F) Communiceren
A constructieve communicatie blijft de sleutel tot optimaal projectbeheer. Luisteren, interpersoonlijke vaardigheden, maar ook autonomie en verantwoordelijkheidsgevoel zijn allemaal noodzakelijke kwaliteiten bij de implementatie van projectbesturing.
Effectieve communicatie houdt in dat de juiste kanalen worden opgezet om informatie te delen.Dit zorgt ervoor dat teams informatie kunnen delen over voortgang, problemen, beslissingen en feedback.
Het opzetten van projectgovernance blijft een complex complex proces omdat de inzet zo strategisch is. Terwijl projectmanagement zich bezighoudt met een microvisie, gaat het bij projectgovernance daarentegen om een macrovisie, die raakt aan de het bedrijf als geheel en haar duurzaamheid.
Optimaal projectbeheer zal helpen om betere prestatiesen kwaliteit en winstgevendheid. Er zal echter geïnvesteerd moeten worden om deze resultaten te bereiken, zowel in de structuurin mensen en in de organisatie van informatie.
We moeten echter in gedachten houden dat elk bedrijf uniek is en zijn eigen methode moet vinden, aangepast aan de eigen beperkingen en het beste moet halen uit zijn belangrijkste bezit: zijn mensen.
WEBINAR STAFIZ