6 stappen naar effectief projectbeheer

Om hun activiteiten op te schalen, hebben bedrijven geen andere keuze danhet beheer van hun projecten te optimaliseren. Het verbeteren van de dagelijkse activiteiten is essentieel als ze concurrerender willen worden en nieuwe markten willen veroveren.

Dit is waar projectgovernance om de hoek komt kijken, niet te verwarren met projectmanagement, dat beperkter is in omvang en reikwijdte. Projectgovernance omvat het definiëren van procedures en het vaststellen van menselijke en financiële middelen. Hierdoor is het een essentiële methode om de levensvatbaarheid van bedrijven op de lange termijn te waarborgen.

In dit artikel lees je wat projectgovernanceis , wat er op het spel staat en welke stappen je moet volgen om het in je bedrijf in te voeren.

Wat is projectbeheer?

Projectbeheer: definitie

Door bedrijfssocioloog Jean-François Chantaraud (2012)gedefinieerd als " het geheel van regels en methoden voor het organiseren van reflectie, besluitvorming en controle op de toepassing van beslissingen binnen een sociaal lichaam. "In de praktijk blijft projectgovernance een management- en organisatiemethode.

Het bestaat uit een reeks processen en definieert de organisatie van het bedrijf als geheel. Projectgovernance maakt het mogelijk om de juiste omgeving te creëren voor het effectieve beheer van een projectportfolio.

Een van de belangrijkste kenmerken van projectbesturing is de strategische dimensie ervan . Het definiëren van projectgovernance houdt in dat er een standpunt wordt ingenomen over de te volgen strategische richting. De managementteams hebben dan een zware verantwoordelijkheid: het kiezen van projecten die in lijn zijn met dealgemene strategie van het bedrijf.

Wat is het verschil tussen governance en projectmanagement?

Hoewel projectmanagement en governance beide te maken hebben met het uitvoeren van projecten binnen een bedrijf, verschillen ze in hun reikwijdte.

Aangezien projectgovernance een wereldwijde methodologie is, gebruikt het projectmanagement als hulpmiddel om zijn strategische doelstellingen te bereiken .

Diagram voor projectbeheer

Wat is de belangrijkste taak van goed projectbeheer?

Een bepaald niveau van kwaliteit dankzij een structuur en organisatie Projectgovernance is het antwoord op echte uitdagingen. Bovendien biedt de implementatie ervan veel voordelen.

Ervoor zorgen dat de activiteiten zijn afgestemd op de strategie

Projecten afstemmen op de bedrijfsstrategie kan complex zijn. Door een nauwkeurige projectgovernance op te zetten, kun je echter naar deze samenhang toewerken, terwijl je rekening houdt met de ontwikkelingsdoelstellingen ontwikkelingsdoelstellingen.

Daarnaast is projectgovernance vooral nuttig om de soms belangen van de verschillende belanghebbenden van een organisatie met elkaar te verzoenen.

Besluitvorming vergemakkelijken

De definitie van projectgovernance is gebaseerd op concrete cijfers van operationele activiteiten activiteiten.

A betrouwbare analytische visie zal helpen om alle informatie te verschaffen die nodig is om weloverwogen beslissingen te nemen. Er moet ook worden opgemerkt dat deze analyse gebaseerd moet zijn op relevante relevante financiële indicatoren die strategisch moeten worden gedefinieerd.

Middelenbeheer optimaliseren

Resourcemanagement is een bijzonder complexe kwestie voor bedrijven. Het gebrek aan zichtbaarheid over de beschikbare resources kan het soepele verloop van projecten soms bemoeilijken.

Door projectgovernance in een vroeg stadium te definiëren, verbeter je je langetermijnvisie en kun je de projecten die je ontwikkelt effectiever prioriteren.

De toekomst verzekeren

Hoewel projectgovernance een aanzienlijke investering binnen een bedrijf vertegenwoordigt, gezien de mate waarin het vereist dat betrokkenheid van teams en management vereistzijn de voordelen aanzienlijk.

De implementatie van projectgovernance draagt bij aan de toekomst van het bedrijf op lange termijn op een aantal manieren:

• het vlotte verloop van de activiteiten wordt vergemakkelijkt,
• productiviteit vertienvoudigd,
• hogere winstgevendheid,
• autonomie wordt aangemoedigd, waardoor je talenten behouden blijven. 

Communicatie verbeteren

Projectgovernance helpt om de informatiestroom te stroomlijnen. Elke rol wordt vooraf transparant gedefinieerd. Het verkrijgen van informatie wordt toegankelijker, omdat elke medewerker precies weet met wie hij contact moet opnemen. Dit vereenvoudigt de communicatiestromen en bespaart veeltijd.

Wat zijn de voordelen van projectgovernance?

Een hulpmiddel om prestaties te meten

Met meer zichtbaarheid over de verschillende activiteiten van het bedrijf helpt projectgovernance om de besluitvorming over projecten te stroomlijnen. Soms ontstaan er twijfels en moeten teams zich afvragen: moeten we dit project starten? Moet het worden uitgesteld? Het herdefiniëren? Nieuwe prioriteiten stellen? Of het opgeven?

Projectgovernance helpt dit soort vragen te beantwoorden door een manier te bieden om prestatiemetingdoor middel van projectmanagementindicatoren, waardoor de besluitvorming wordt vergemakkelijkt.

Het maken van een dashboard voor projectbeheer zal je helpen bij deze taak.

 

Kosten en deadlines respecteren en een hoog kwaliteitsniveau bieden

Door procedures te verduidelijken en de productiviteit te verbeteren, is projectgovernance een krachtige methode om ervoor te zorgen dat activiteiten soepel verlopen. Nauwkeurige planning maakt het gemakkelijker om kosten en deadlineste halen en helpt bij het leveren van een product van hoge kwaliteit .

Succesvolle projecten dragen bij aan een grotere klanttevredenheid. Het bedrijf kan dan profiteren van deze kansen om de verkoop te laten groeien.

Tools zoals projectmanagementsoftware bieden dit langetermijnoverzicht en waarschuwen je wanneer een project buiten het budget valt.

Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses

Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.

Ontdek projectbeheer met Stafiz

Anticiperen op risico's

Het opzetten van projectgovernance binnen een bedrijf helpt om anticiperen op risico's op een aantal manieren.

Het definiëren van procedures houdt in datrisico's worden geïdentificeerd, de waarschijnlijkheid en gevolgen ervan worden beoordeeld en, bovenal, worden beheerd.

Anticiperen kan ook in de vorm van voortdurende controleaangevuld met het het genereren van rapporten die essentiële hulpmiddelen zijn voor effectief projectbeheer.

Daarnaast wordt het anticiperen op risico's mogelijk gemaakt door duidelijk te maken wie verantwoordelijk is en de nodige benodigde middelen om risico's te beheren, zowel menselijk als budgettair.

 

Stafiz helpt u te anticiperen op risico's. De voorspelde KPI's laten toekomstige afwijkingen zien voordat ze zich voordoen. U kunt dan de nodige beslissingen nemen om de trend te corrigeren.

Ontdek onze rapportagetools

Wat zijn de belangrijkste factoren bij het opzetten van projectgovernance?

Het management erbij betrekken

Hoewel deze fase voor de hand lijkt te liggen, rechtvaardigt het essentiële karakter ervan onze aandacht. Projectgovernance kan alleen worden bereikt als het management van het bedrijf er nauw bij wordt betrokken. Het management moet begrijpen hoe belangrijk het is om het op wereldwijde schaal te implementeren , omdat het impliceert :

• beleid ,
• prioritaire biedingen,
• strategische beslissingen. 

De financiële afdeling moet zich ook aansluiten bij de collectieve inspanning door te helpen bij het definiëren van KPI's met betrekking tot budgetbeheer. Ze moet ook helpen om middelente verschaffen die overeenkomen met de visie van het bedrijf, in termen van personeel, budget en apparatuur.

 

Procedures definiëren

Projectgovernance is per definitie de implementatie van procedures.

Om echte voordelen te genereren, moeten deze duidelijk en goed gedefinieerd zijn. Het begin, het einde en de controlemethoden moeten perfect gedefinieerd zijn.

Op dagelijkse basis kan dit de vorm aannemen van optimale operationele planning bijvoorbeeld door de planning en personeelsbezetting van teams nauwkeurig vast te leggen, rekening houdend met het beheer van onvoorziene gebeurtenissen.

Met het Stafiz-platform kunt u de meest efficiënte projectbeheerprocedures integreren

• Opportuniteitenbeheer en stroomopwaartse optimalisatie
• Eenvoudige en krachtige projectplanning en -herplanning: personeel, kosten, uitbesteding, fasen, taken, enz.
• Continue prestatiebewaking: tijdregistratie, analyse van hiaten, enz.
• Automatische facturatie, met vervaldatums en controle van onbetaalde rekeningen

Stafiz ERP voor projectbeheer

Opleidings teams

Hoewel projectgovernance betrekking heeft op procedures, raakt het ook het hart van het bedrijf: mensen.

Een perfect gedefinieerd, gestructureerd projectbeheer dat geen rekening houdt met zijn teams is gedoemd te mislukken. Het is dus niet alleen belangrijk om talent te werven, maar ook om het op te leiden, met behoud van een betrokken bedrijfscultuur.

Met strategische planning kunnen middelen zo worden georganiseerd dat : 

• anticiperen op wervingsbehoeften,
• planningsprojecten,
• train de teams.

 

Flexibel blijven

Hoewel het opstellen van procedures en het anticiperen op risico's kunnen helpen om de toekomst van het bedrijf op lange termijn veilig te stellen, blijft flexibiliteit een essentiële waarde.

Projectbesturing moet kunnen evolueren om onvoorziene omstandigheden het hoofd te kunnen bieden. Het bedrijf moet snel kunnen reageren door middelen, processen, tijdschema's en zelfs managementteams aan te passen .

Een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat projectgovernance positief evolueert, is het verzamelen van feedback van zowel medewerkers als klanten om verbeteringente stimuleren .

 

Zijn roosterwijzigingen via e-mail of chat te tijdrovend?

Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.

 

Communiceer

Goede, constructieve communicatie blijft de sleutel tot optimale projectgovernance. Luisteren, interpersoonlijke vaardigheden, autonomie en verantwoordelijkheidsgevoel zijn allemaal noodzakelijke kwaliteiten bij het implementeren van projectgovernance.

Effectieve communicatie houdt in dat de juiste kanalen worden opgezet voor het delen van informatie.Dit zorgt ervoor dat teams informatie kunnen delen over voortgang, problemen, beslissingen en feedback.

 

Het implementeren van project governance blijft een complex proces, gezien de strategische belangen die op het spel staan. Terwijl projectmanagement zich bezighoudt met een microvisie, gaat het bij projectgovernance om een macrovisie, die van invloed is op het bedrijf als geheel en de levensvatbaarheid ervan op de lange termijn.

Optimaal projectbeheer zal leiden tot betere prestaties, kwaliteit en winstgevendheid. Om deze resultaten te bereiken, zal echter geïnvesteerd moeten worden in de structuur, de mensen en de organisatie van de informatie.

We moeten echter in gedachten houden dat elk bedrijf uniek is en zijn eigen methode moet vinden, aangepast aan de beperkingen en optimaal gebruik makend van zijn belangrijkste bezit: zijn teams.