6 wichtige Schritte zum Aufbau einer effektiven Projektsteuerung

Um ihre Aktivitäten zu skalieren, haben Unternehmen keine andere Lösung, als das Management ihrer Projekte zu optimieren. Die Verbesserung der täglichen Abläufe ist daher unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu werden und neue Märkte zu erobern. 

Hier kommt die Projekt-Governance ins Spiel, nicht zu verwechseln mit dem Projektmanagement, das in Umfang und Einsätze begrenzter ist. In der Tat beinhaltet die Projektsteuerung die Festlegung von Verfahren und die Einrichtung von personellen und finanziellen Ressourcen. Damit positioniert sie sich als wesentliche Methode für die Nachhaltigkeit von Unternehmen.

In diesem dreiteiligen Artikel erklären wir, was Project Governance ist, welche Herausforderungen sie mit sich bringt und stellen die Schlüsselfaktoren vor, die Ihnen helfen, sie in Ihrem Unternehmen bestmöglich umzusetzen.

1. Was ist Projekt-Governance?

     A) Unterscheidung zwischen Projekt-Governance und Projektmanagement 

Projektmanagement und Projektsteuerung beinhalten zwar beide die Durchführung von Projekten innerhalb eines Unternehmens, unterscheiden sich aber in ihrer Dimension.

Da es sich bei der Projektsteuerung um eine globale Methodik handelt, wird das Projektmanagement als Instrument zur Erreichung der strategischen Ziele eingesetzt.

     B) Eine Managementmethode

Der Wirtschaftssoziologe Jean-François Chantaraud (2012) definiert als 

"Das Regelwerk und die Methoden, die die Reflexion, die Entscheidung und die Kontrolle der Anwendung von Entscheidungen innerhalb eines sozialen Körpers organisieren", bleibt die Projektleitung in der Tat eine Art des Managements und der Organisation.

Bestehend aus einer Reihe von Prozessen, definiert es die Organisation auf globaler Ebene des Unternehmens. Die Projekt-Governance ermöglicht es, die richtige Umgebung für die effektive Verwaltung eines Projektportfolios zu schaffen.

     C) Eine strategische Dimension

Eines der Hauptmerkmale der Projektsteuerung liegt in ihrer strategischen Dimension. In der Tat impliziert die Definition von Projekt-Governance eine Richtung in der Vision. Die Managementteams haben dann eine große Verantwortung: Sie müssen Projekte auswählen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens übereinstimmen.

2. Warum eine Projekt-Governance einrichten?

Durch die Gewährleistung eines gewissen Qualitätsniveaus durch eine effiziente Strukturierung und Organisation reagiert die Projekt-Governance auf reale Herausforderungen. Darüber hinaus hat die Umsetzung viele Vorteile.

      A) Sicherstellung der Abstimmung von operativer und strategischer Ausrichtung

Die Ausrichtung von Projekten an der Unternehmensstrategie kann komplex sein. Die Implementierung einer präzisen Projektsteuerung wird es jedoch ermöglichen, unter Berücksichtigung der Entwicklungsziele des Unternehmens an dieser Kohärenz zu arbeiten.

Darüber hinaus ist die Projekt-Governance besonders nützlich, um die teilweise divergierenden Interessen der verschiedenen Stakeholder einer Organisation in Einklang zu bringen.

     B) Erleichterung der Entscheidungsfindung

Die Definition der Projektsteuerung orientiert sich an konkreten Zahlen aus der operativen Tätigkeit des Unternehmens.

Eine zuverlässige analytische Vision wird dazu beitragen, alle notwendigen Elemente für eine fundierte Entscheidungsfindung bereitzustellen. Es ist auch zu beachten, dass diese Analyse auf relevanten Finanzindikatoren basieren muss , die strategisch definiert werden müssen.

     C) Optimieren Sie das Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist sehr oft ein besonders komplexes Thema, das in Unternehmen gemanagt werden muss.

In der Tat erschwert der Mangel an Transparenz manchmal den reibungslosen Ablauf von Projekten.

Indem Sie die Projekt-Governance vorgelagert definieren, verbessern Sie Ihre langfristige Vision, die es Ihnen ermöglicht, die zu entwickelnden Projekte besser zu priorisieren.

Möchten Sie das Management Ihrer Ressourcen maximieren? Dieser Artikel, in dem die 5 Schritte zu einem effektiven Ressourcenmanagement beschrieben werden, sollte Ihnen dabei helfen.

     D) Sicherstellung der Nachhaltigkeit 

Obwohl die Projektsteuerung eine große Investition innerhalb eines Unternehmens ist, da sie die Einbeziehung von Teams und Management erfordert, sind ihre Vorteile dennoch erheblich.

Die Implementierung der Projektsteuerung trägt zur Nachhaltigkeit des Unternehmens bei, indem sie den reibungslosen Ablauf der Aktivitäten und ihr ordnungsgemäßes Funktionieren erleichtert, was zu einem Produktivitätsgewinn und einer besseren Rentabilität führt. Darüber hinaus ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Mitarbeiter zu binden, indem es ihre täglichen Aktivitäten vereinfacht, dank eines Gewinns an Autonomie und Transparenz.

     E) Verbesserung der Kommunikation

Projekt-Governance trägt dazu bei, den Informationsfluss zu optimieren. In der Tat ist jede Rolle im Voraus definiert und vor allem transparent. Die Beschaffung von Informationen wird leichter zugänglich, da jeder Mitarbeiter genau weiß, an wen er sich wenden muss. Die Kommunikationsabläufe werden dadurch vereinfacht und die Zeitersparnis ist erheblich.

3. Was sind die Vorteile der Implementierung von Projekt-Governance?

      A) Messung der Leistung 

Durch einen besseren Einblick in die verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens hilft die Projekt-Governance, die Projektentscheidungsfindung zu rationalisieren. In der Tat können manchmal Zweifel aufkommen und Teams können sich fragen: Sollen wir dieses Projekt starten? Der Aufschieber? Anders gestalten? Setzen Sie neue Prioritäten? Aufgeben? 

Die Projektsteuerung trägt dann zur Beantwortung dieser Art von Fragen bei, indem sie es ermöglicht, die Leistung dank Projektmanagement-Indikatoren zu messen und so die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Die Erstellung eines Projektmanagement-Dashboards hilft Ihnen bei dieser Aufgabe.

     B) Kosten und Fristen einhalten und ein hohes Maß an Qualität bieten

Durch die Klärung von Verfahren und die Verbesserung der Produktivität ist die Projektsteuerung eine hervorragende Methode, um einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten sicherzustellen. Eine genaue Planung erleichtert die Einhaltung von Kosten und Terminen und trägt zu einer hohen Qualität bei.

Erfolgreiche Projekte tragen dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Das Unternehmen kann Chancen nutzen, was wiederum seinen Umsatz steigert.

Tools wie Projektmanagement-Software sorgen für diese langfristige Transparenz und warnen Sie, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.

Visualisieren Sie die Performance Ihrer Projekte in der Prognose

Abweichungsanalyse: Vergleichen Sie die geplante Leistung mit der abgeschlossenen und terminierten Leistung. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Personalbesetzung, Einkauf usw.) und lassen Sie sich benachrichtigen.

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     C) Antizipation von Risiken

Die Implementierung von Project Governance in einem Unternehmen trägt auf verschiedene Weise zur Antizipation von Risiken bei.

Bei der Definition von Verfahren wird nämlich die Identifizierung von Risiken berücksichtigt: die Bewertung ihrer Wahrscheinlichkeit, ihrer Folgen und vor allem ihres Managements.

Die Antizipation kann auch in Form einer kontinuierlichen Überwachung erfolgen, die durch die Erstellung von Berichten ergänzt wird, die ein wesentliches Instrument für eine effektive Projektsteuerung sind.

Darüber hinaus wird die Risikoantizipation ermöglicht, indem die Verantwortlichen geklärt und die notwendigen Ressourcen für das Risikomanagement sowohl personell als auch budgetär bereitgestellt werden.

 

Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Predictive KPIs informieren Sie über zukünftige Abweichungen, bevor sie auftreten. Auf diese Weise können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.

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4. Was sind die Schlüsselfaktoren für die Einrichtung einer Projekt-Governance?

 

      A) Beziehen Sie das Management ein 

Auch wenn dieser Schritt offensichtlich erscheinen mag, rechtfertigt sein wesentlicher Charakter, dass wir ihn vorschlagen. In der Tat wird Projekt-Governance nur durch die tiefe Einbeziehung des Managements des Unternehmens ermöglicht. Letztere müssen verstehen, wie wichtig ihre Umsetzung auf globaler Ebene ist, da sie Politik, Prioritätensetzung und strategische Entscheidungen erfordert.

Auch die Finanzabteilung muss sich an den gemeinsamen Anstrengungen beteiligen, indem sie bei der Definition von KPIs im Zusammenhang mit der Budgetverwaltung hilft. Darüber hinaus muss sie dazu beitragen, Ressourcen bereitzustellen , die der Vision des Unternehmens entsprechen, sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf das Budget und die Ausrüstung.

     B) Definieren Sie Prozeduren

Projekt-Governance ist fast per Definition die Implementierung von Verfahren.

Um eine echte Wirkung zu erzielen, muss sie klar und gerahmt sein. Daher müssen der Anfang, das Ende und die Steuerungsmethoden perfekt definiert sein.

Im Alltag kann dies in Form einer optimalen operativen Planung geschehen, indem beispielsweise die Planung und Besetzung der Teams genau definiert wird und so das Management unvorhergesehener Ereignisse berücksichtigt wird.

Die Stafiz-Plattform ermöglicht es Ihnen, die effizientesten Projektmanagementverfahren zu integrieren:

• Opportunity-Management und Upstream-Optimierung
• Einfache und leistungsstarke Projektplanung und -umplanung: Personalbesetzung, Kosten, Untervergabe, Phasen, Aufgaben
• Kontinuierliche Leistungsüberwachung: Zeiterfassung, Abweichungsanalyse, etc.
• Automatische Rechnungsstellung mit Fälligkeitsterminen und Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen

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     C) Schulung der Teams

Projekt-Governance beinhaltet zwar Verfahren, berührt aber auch das Herz des Unternehmens: den Menschen.

Eine perfekt definierte, strukturierte Projekt-Governance, die ihre Teams nicht berücksichtigt, wäre zum Scheitern verurteilt. So ist es notwendig, Talente zu rekrutieren, aber auch auszubilden , wobei eine engagierte Unternehmenskultur vorausgesetzt wird.

Dazu gehört auch die strategische Planung, die es ermöglicht, die Ressourcen so zu organisieren, dass: 

• Antizipation des Rekrutierungsbedarfs
• Planen Sie die Umsetzung von Projekten
• Teams schulen

     D) Messung der Leistung

Die Erfolgsmessung ist einer der Schlüsselfaktoren in der Projektsteuerung. Jede strategische Entscheidung muss auf Fakten basieren, und zwar in Form einer genauen Berichterstattung.

Letzteres wird dem Unternehmen helfen, sich auf die finanziell kohärentesten Projekte zuzubewegen, und wird auch die Rekrutierung im Hinblick auf die kommenden Monate erleichtern.

     E) Flexibel bleiben

Während die Implementierung von Verfahren und die Antizipation von Risiken es ermöglichen, die Nachhaltigkeit des Unternehmens zu fördern, bleibt Flexibilität ein wesentlicher Wert.

In der Tat muss die Projekt-Governance entsprechend den Gefahren skalierbar sein. Daher muss das Unternehmen in der Lage sein, schnell zu reagieren, indem es Ressourcen, Prozesse, Zeitpläne und sogar Managementteams anpasst.

Eine gute Möglichkeit, die Projekt-Governance positiv zu entwickeln, besteht darin , Meinungen sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden einzuholen, um Verbesserungen herbeizuführen.

 

Sind die Änderungen an den Zeitplänen zeitaufwändig?

Mischen Sie Ihre Zeitpläne ganz einfach neu: Verschieben, stornieren, einfach an andere Mitarbeiter verteilen.

 

     F) Kommunizieren

Fürsorgliche und konstruktive Kommunikation ist nach wie vor der Schlüssel zu einer optimalen Projektsteuerung. Zuhören, zwischenmenschliche Kompetenzen, aber auch Autonomie und Verantwortungsbewusstsein sind notwendige Qualitäten bei der Umsetzung von Projekt-Governance.

Um eine effektive Kommunikation zu etablieren, müssen relevante Kanäle für den Informationsaustausch eingerichtet werden, um so die Schnittstelle zwischen den Teams zu gewährleisten, um den Fortschritt, die Probleme sowie die getroffenen Entscheidungen und das Feedback zu diskutieren.

 

Die Einrichtung einer Projekt-Governance ist nach wie vor ein komplexer Prozess, da die Herausforderungen strategischer Natur sind. Handelt es sich beim Projektmanagement um eine Mikrovision, impliziert die Projekt-Governance eine Makro-Vision, die sich auf die Globalität des Unternehmens und seine Nachhaltigkeit auswirkt.

Eine optimale Projektsteuerung verbessert die Leistung, die gelieferte Qualität und die Rentabilität. Es wird jedoch notwendig sein, zu investieren, um diese Ergebnisse zu erzielen, sowohl in der Struktur, im menschlichen Aspekt als auch in der Organisation der Informationen.

Denken wir jedoch daran, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und seine eigene Methode finden muss, sich an seine Zwänge anpasst und sein wichtigstes Kapital schätzt: seine Teams.