6 Schlüsselschritte zur Einführung einer effektiven Projektsteuerung
09. November 2023
Um ihre Aktivitäten zu skalieren, haben Unternehmen keine andere Wahl alsdas Management ihrer Projekte zu optimieren. Die Verbesserung der täglichen Abläufe ist ein wichtiger Faktor, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und neue Märkte zu erobern.
Hier kommt die Projektsteuerung ins Spiel, die nicht mit dem Projektmanagement zu verwechseln ist, das einen geringeren Umfang hat und weniger auf dem Spiel steht. Denn die Projektsteuerung beinhaltet die Festlegung von Verfahren und legt die personellen sowie die finanziellen Ressourcen fest. Aus diesem Grund ist sie eine der wichtigsten unverzichtbare Methode für den Fortbestand von Unternehmen.
In diesem Artikel, der in drei Schritten aufgebaut ist, erklären wir Ihnen, was es mit der Projektleitung, die Herausforderungen und stellen Ihnen die folgenden Punkte vor Schlüsselfaktoren um Ihnen zu helfen, sie in Ihrem Unternehmen bestmöglich umzusetzen.
1. Was ist Projektleitung?
A) Zwischen Projektsteuerung und Projektmanagement unterscheiden
Während sowohl das Projektmanagement als auch die Projektsteuerung die Durchführung von Projekten innerhalb eines Unternehmens, sie unterscheiden sich jedoch in Bezug auf ihre Dimension.
Da es sich bei der Projektsteuerung um eine umfassende MethodikSie nutzt das Projektmanagement als Instrument, um ihre Ziele zu erreichen. ihre strategischen Ziele.
B) Eine Managementmethode
Definiert von dem Unternehmenssoziologen Jean-François Chantaraud (2012) als
" die Gesamtheit der Regeln und Methoden, die das Nachdenken, die Entscheidungsfindung und die Kontrolle der Umsetzung von Entscheidungen innerhalb einer sozialen Körperschaft organisieren. "In der Praxis ist die Projektsteuerung jedoch nach wie vor eine Managementmethode und der Organisation.
Besteht aus einer Satz von ProzessenSie definiert die Organisation auf globaler Ebene der gesamten Organisation. Die Projektsteuerung ermöglicht die Schaffung eines geeigneten Umfelds für die Verwaltung eines Projektportfolios. effektives Management eines Projektportfolios.
C) Eine strategische Dimension
Eines der Hauptmerkmale der Projektsteuerung ist ihre Dimension. strategisch. Denn die Festlegung einer Projektsteuerung bedeutet eine Übernahme der Führung in die Vision ein. Die Führungsteams tragen dann eine große Verantwortung: Sie müssen Projekte auswählen, die mit der Gesamtstrategie des Unternehmens entsprechen.
2. Warum sollte man eine Projektleitung einführen?
Garant für ein bestimmtes Qualitätsniveau Qualität durch eine Strukturierung und einer Organisation Die Projektsteuerung ist eine Antwort auf echte Herausforderungen. Darüber hinaus bietet ihre Einführung viele Vorteile zahlreiche Vorteile.
A) Sicherstellen, dass das operative Geschäft mit der Strategie in Einklang gebracht wird
Die Ausrichtung von Projekten an der Unternehmensstrategie kann sich als komplex erweisen. Die Einführung einer präzisen Projektsteuerung wird es jedoch ermöglichen, auf diese Kohärenz hinzuarbeiten und dabei die Entwicklungsziele des Unternehmens zu berücksichtigen.
Darüber hinaus erweist sich die Projektsteuerung als besonders nützlich, um die Interessen auszugleichen die manchmal divergierenden Interessen der verschiedenen Stakeholder einer Organisation zu berücksichtigen.
B) Die Entscheidungsfindung erleichtern
Die Definition einer Projekt-Governance basiert auf konkreten Zahlenangaben aus den operativen Tätigkeiten des Unternehmens.
Eine zuverlässige analytische Sicht wird dazu beitragen, alle notwendigen Elemente für eine fundierte Entscheidungsfindung zu liefern. Diese Analyse muss sich auf folgende Kriterien stützen relevanten Finanzindikatoren die strategisch zu definieren sind.
C) Optimierung des Ressourcenmanagements
Die Verwaltung von Ressourcen erweist sich in Unternehmen sehr oft als eine besonders komplex zu handhabende Problematik.
In der Tat Mangel an Sichtbarkeit erschwert manchmal den reibungslosen operativen Ablauf von Projekten.
Indem Sie frühzeitig eine Projekt-Governance festlegen, verbessern Sie Ihre langfristige VisionDadurch können Sie besser Prioritäten setzen die zu entwickelnden Projekte.
Die Projektleitung ist eine große Investition in ein Unternehmen, da sie die Beteiligung der Mitarbeiter erfordert. die Einbeziehung der Teams und des ManagementsDie Projektleitung ist ein wichtiger Bestandteil des Projekts, doch ihre Auswirkungen sind beträchtlich.
Die Einführung einer Projekt-Governance trägt zur den Fortbestand des Unternehmens indem sie den reibungslosen Ablauf der AktivitätenDies führt zu einer höheren Produktivität. Produktivitätsgewinn und eine bessere Rentabilität. Darüber hinaus ermöglicht sie eine Kundenbindung der Mitarbeiter, indem ihre täglichen Aktivitäten vereinfacht werden, dank eines Gewinn an Autonomie und an Übersichtlichkeit.
E) Verbesserung der Kommunikation
Die Projektsteuerung hilft dabei den Informationsfluss zu verflüssigen. Denn jede Rolle wird im Voraus definiert und ist vor allem transparent. Informationen zu erhalten wird einfacher zugänglichJeder Mitarbeiter weiß genau, an wen er sich wenden muss. Der Kommunikationsfluss wird dadurch vereinfacht und die Zeitersparnis beträchtlich.
Die Silotisierung der Abteilungen, der Projekt- und der Finanzabteilung, ermöglicht es nicht, Projekte optimal zu verwalten. Im Gegensatz zu dieser Logik bringt Stafiz zum Beispiel die aus der Finanzabteilung stammenden Werkzeuge für das Projektcontrolling in die Projektleitungen vor Ort. Darüber hinaus bringen die vollständig parametrisierbaren Zugriffsrechte auf die Plattform Ihren verschiedenen Mitarbeitern das richtige Informationsniveau. So verfügt jeder über die Schlüssel, um auf seiner Ebene zu handeln.
3. Was sind die Vorteile der Einführung einer Projektsteuerung?
A) Leistung messen
Durch eine verstärkte Sichtbarkeit über die verschiedenen Aktivitäten des Unternehmens ermöglicht die Projektsteuerung Folgendes die Entscheidungsfindung zu rationalisieren über die einzelnen Projekte. In der Tat können manchmal Zweifel aufkommen und die Teams müssen sich fragen: Soll das Projekt gestartet werden? Soll es verschoben werden? Soll es neu ausgerichtet werden? Es neu priorisieren? Es aufgeben?
Die Projektsteuerung trägt dann dazu bei, diese Art von Fragen zu beantworten, indem sie eine die Messung der Leistung,Sie können die Leistung anhand von Projektsteuerungsindikatoren messen und so die Entscheidungsfindung erleichtern.
B) Kosten und Fristen einhalten und ein hohes Qualitätsniveau bieten
Durch die Verfahren klarer gestaltet werden und durch die Ermöglichung einer Verbesserung der ProduktivitätDie Projektsteuerung ist eine hervorragende Methode, um einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten zu gewährleisten. Eine genaue Planung erleichtert die Einhaltung der Kosten, die Fristen und trägt dazu bei, eine hohe Qualität zu liefern hohe Qualität.
Erfolgreiche Projekte tragen zur Stärkung der Kundenzufriedenheit. Das Unternehmen kann daraus ChancenDas Unternehmen kann die Kundenzufriedenheit steigern und so seinen Umsatz steigern.
Werkzeuge wie Projektmanagementsoftware bieten diese langfristige Sichtbarkeit und warnen Sie, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.
Visualisieren Sie die Leistung Ihrer Projekte in der Vorschau
Abweichungsanalyse: Vergleichen Sie die geplante Aktivität mit der durchgeführten und geplanten Aktivität. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Staffing, Einkauf etc.) und lassen Sie sich alarmieren.
Die Einführung einer Projekt-Governance in einem Unternehmen trägt zu Folgendem bei die Antizipation von Risiken auf verschiedene Weise.
Bei der Festlegung von Verfahren wird nämlich insbesondere Folgendes berücksichtigt die Identifizierung von Risiken die Bewertung ihrer Wahrscheinlichkeitihrer Risiken Konsequenzen und vor allem deren Verwaltung.
Die Antizipation kann auch die Form einer kontinuierliche ÜberwachungDiese wird ergänzt durch Erstellung von Berichten die sich als unverzichtbare Instrumente für eine effektive Projektsteuerung erweisen.
Darüber hinaus wird die Antizipation von Risiken durch die Klärung der Verantwortlichen und die Bereitstellung von notwendige Ressourcen um Risiken zu managen, sowohl menschlich als auch budgetär.
Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Vorausschauende KPIs zeigen Ihnen zukünftige Abweichungen an, bevor sie eintreten. So können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.
4. Was sind die Schlüsselfaktoren für die Einführung einer Projektleitung?
A) Die Geschäftsleitung einbeziehen
Auch wenn dieser Schritt selbstverständlich erscheinen mag, rechtfertigt seine zentrale Bedeutung, dass wir ihn hervorheben. Denn eine Projektsteuerung ist nur möglich, wenn die Leitung des Projekts eine tiefe Einbindung der Unternehmensleitung des Unternehmens gewährleistet. Die Unternehmensleitung muss die Bedeutung der Einführung eines Projektmanagements auf globaler Ebene verstehen. globalDenn sie beinhaltet Politik, Prioritätensetzung und strategische Entscheidungen.
Auch die Finanzabteilung sollte sich den kollektiven Bemühungen anschließen, indem sie bei der Festlegung von KPIs hilft in Verbindung mit der Haushaltsführung. Darüber hinaus sollte sie bei der Bereitstellung von Ressourcen die mit der Vision des Unternehmens übereinstimmen, und zwar sowohl in Bezug auf das Personal als auch auf die Mitarbeiter. Personal als auch in Bezug auf Budget und Material.
B) Verfahren festlegen
Projektleitung ist praktisch per Definition die Einrichtung von Verfahren.
Um echte Spin-offs zu erzeugen, müssen diese klar sein klar und überschaubar sein. So sollte der Anfang, der Ende und die Methoden der Kontrollen müssen genau festgelegt werden.
Im Alltag kann dies die Form einer optimale betriebliche Planung indem sie z. B. die Planung und Besetzung der Teams genau festlegt und so den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen berücksichtigt.
Die Stafiz-Plattform ermöglicht es Ihnen, die effizientesten Verfahren im Projektmanagement zu integrieren:
Verwaltung von Chancen und Optimierung im Vorfeld
Einfache und leistungsstarke Planung und Neuplanung von Projekten: Besetzung, Kosten, Unteraufträge, Phasen, Aufgaben
Wenn die Projektsteuerung Verfahren beinhaltet, berührt sie darüber hinaus das Herz des Unternehmens: den Menschen.
Eine perfekt definierte, gerahmte Projektleitung, die ihre Teams nicht berücksichtigt, wäre zum Scheitern verurteilt. Daher sollten Sie rekrutieren aber auch ausbilden die Talente zu fördern und gleichzeitig eine Unternehmenskultur engagiert.
In diesem Fall wird die strategische Planung angesprochen, die es ermöglicht, die Ressourcen so zu organisieren, dass :
Antizipieren Sie den Einstellungsbedarf
Planen die Umsetzung von Projekten
Ausbilden die Teams
D) Leistung messen
Die Leistungsmessung ist einer der Schlüsselfaktoren der Projektsteuerung. Jede strategische Entscheidung muss auf quantifizierte FaktenDie Ergebnisse der Projektarbeit müssen in Form einer genauen Berichterstattung festgehalten werden.
Dieser wird dem Unternehmen helfen, die am besten geeigneten Projekte zu finden. kohärentfinanziell und erleichtert auch die Einstellung im Hinblick auf der kommenden Monate.
E) Flexibel bleiben
Während die Einführung von Verfahren und die Antizipation von Risiken den Fortbestand des Unternehmens erleichtern, ist die Flexibilität bleibt ein unverzichtbarer Wert.
Denn die Projektsteuerung muss unbedingt flexibel sein. entwicklungsfähig je nach den Unwägbarkeiten. Das Unternehmen muss in der Lage sein, Folgendes zu tun schnell reagieren durch Anpassung der Ressourcen, die Prozesse, die ZeitpläneDie meisten von ihnen sind nicht in der Lage, ihre Arbeit zu erledigen.
Eine hervorragende Möglichkeit, die Projekt-Governance positiv zu verändern, besteht darin Sammeln Meinungen, sowohl von Mitarbeitern als auch von Kunden, zu sammeln, um auf diese Weise die Verbesserung.
Planungsänderungen sind , per E-Mail oder Chat zeitaufwendig?
Stellen Sie Ihre Zeitpläne einfach um: Verschieben, stornieren, anderen Mitarbeitern neu zuweisen leicht gemacht.
F) Kommunizieren
Eine wohlwollende und konstruktive Kommunikation bleibt der Schlüssel zu einer optimalen Projektsteuerung. Zuhören, soziale Kompetenz, aber auch Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind allesamt notwendige Qualitäten bei der Umsetzung einer Projektsteuerung.
Eine effektive Kommunikation erfordert vor allem, dass Sie relevante Kanäle für den Informationsaustausch einrichten.So können sich die Teams über den Verlauf, die Probleme, die getroffenen Entscheidungen und das Feedback austauschen.
Die Einrichtung einer Projektleitung ist nach wie vor ein schwieriger Prozess. komplexer Prozess So strategisch sind seine Herausforderungen. Während sich das Projektmanagement auf eine Mikroperspektive bezieht, beinhaltet die Projektsteuerung im Gegensatz dazu eine Makroperspektive und betrifft somit das gesamte Unternehmen. die Gesamtheit des Unternehmens und dessen Fortbestand.
Eine optimale Projektsteuerung wird eine Verbesserung der Leistungder Qualität und der Kosteneffizienz Rentabilität. Um diese Ergebnisse zu erreichen, sind jedoch Investitionen erforderlich, sowohl in die Strukturin in Menschen und in die Organisation von Information.
Behalten wir jedoch im Hinterkopf, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und seine eigene Methode finden muss, indem es sich an seine Zwänge und seinen wichtigsten Trumpf, seine Teams, zur Geltung bringt.
