Gobernanza eficaz del proyecto en 6 pasos
Para escalar sus actividades, las empresas no tienen otra solución que optimizar la gestión de sus proyectos. Por lo tanto, mejorar las operaciones diarias se vuelve esencial para ganar competitividad y conquistar nuevos mercados.
Aquí es donde entra en juego la gobernanza de proyectos, que no debe confundirse con la gestión de proyectos, que es más limitada en alcance y apuestas. De hecho, la gobernanza del proyecto implica la definición de procedimientos y el establecimiento de recursos humanos y financieros. Como resultado, se posiciona como un método esencial para la sostenibilidad de las empresas.
En este artículo, aprenderá qué es la gobernanza de proyectos, los desafíos que representa y los pasos que puede seguir para ayudarlo a implementarla en su organización.
¿Qué es la gobernanza de proyectos?
Gobernanza del proyecto: definición
Definida por el sociólogo empresarial Jean-François Chantaraud (2012) como " el conjunto de reglas y métodos que organizan la reflexión, la decisión y el control de la aplicación de las decisiones dentro de un cuerpo social ", la gobernanza de proyectos sigue siendo de hecho un modo de gestión y organización.
Compuesto por un conjunto de procesos, define la organización a nivel global de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para la gestión eficaz de una cartera de proyectos.
Una de las principales características de la gobernanza de proyectos radica en su dimensión estratégica. De hecho, definir la gobernanza del proyecto implica tomar una posición en la dirección estratégica a seguir. Los equipos de gestión tienen entonces una gran responsabilidad: la de elegir proyectos que se alineen con la estrategia general de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre gobernanza y gestión de proyectos?
Si bien la gestión de proyectos y la gobernanza implican la implementación de proyectos dentro de una empresa, difieren en su dimensión.
Como la gobernanza de proyectos es una metodología global, utiliza la gestión de proyectos como herramienta para lograr sus objetivos estratégicos.
Diagrama de la gobernanza de un proyecto
¿Cuál es la principal misión de una buena gobernanza de proyectos?
Garantizando un cierto nivel de calidad gracias a una estructuración y organización eficientes, la gobernanza de los proyectos responde a retos reales. Además, su implementación tiene muchas ventajas.
Garantizar la alineación de la operativa con la estrategia
Alinear los proyectos con la estrategia de la empresa puede ser complejo. Sin embargo, la implementación de una gobernanza precisa del proyecto permitirá trabajar en esta coherencia, teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo de la empresa .
Además, la gobernanza de proyectos es particularmente útil para conciliar los intereses, a veces divergentes, de las diferentes partes interesadas de una organización.
Facilitar la toma de decisiones
La definición de la gobernanza del proyecto se basa en cifras concretas de las actividades operativas de la empresa.
Una visión analítica fiable ayudará a proporcionar todos los elementos necesarios para una toma de decisiones informada. También hay que tener en cuenta que este análisis debe basarse en indicadores financieros relevantes para ser definidos estratégicamente.
Optimice la gestión de recursos
La gestión de recursos es un tema especialmente complejo de gestionar en las empresas. De hecho, la falta de visibilidad de la disponibilidad a veces complica el buen funcionamiento de los proyectos.
Al definir la gobernanza del proyecto aguas arriba, mejorará su visión a largo plazo, lo que le permitirá priorizar mejor los proyectos a desarrollar.
Garantizar la sostenibilidad
Si bien la gobernanza de proyectos representa una inversión significativa dentro de una empresa, ya que requiere la participación de los equipos y la gerencia, sus beneficios son significativos.
La implementación de la gobernanza de proyectos contribuye a la sostenibilidad de la empresa de muchas maneras:
- se facilita el buen desarrollo de las actividades,
- la productividad se multiplica por diez,
- se incrementa la rentabilidad,
- Se promueve la autonomía, lo que le permite retener sus talentos.
Mejorar la comunicación
La gobernanza de proyectos ayuda a agilizar el flujo de información. Esto se debe a que cada rol está definido de antemano con transparencia. La obtención de información se vuelve más accesible, ya que cada empleado sabe perfectamente a quién contactar. De este modo, se simplifican los flujos de comunicación y se ahorra tiempo considerable.
La creación de silos entre los departamentos de los equipos de proyecto y finanzas no permite una gestión óptima de los proyectos. Stafiz te proporciona una solución a través de sus herramientas de control de gestión de proyectos que te permiten conciliar las finanzas y la gestión de proyectos. Además, los derechos de acceso a la plataforma, que son totalmente personalizables, proporcionan el nivel adecuado de información a sus distintos empleados. Por lo tanto, cada uno tiene las llaves para actuar a su propio nivel.
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Preguntas:
Hay 5 modelos en la gobernanza de proyectos.
- Gobernanza jerárquica: la gestión y las decisiones están centralizadas por la dirección. Los equipos operativos reciben y aplican las instrucciones dadas por la jerarquía. Este modelo es el preferido en las grandes empresas, donde un sistema estructurado facilita la producción.
- Gobernanza funcional: la gestión está en manos de cada gerente de negocio. Como resultado, cada departamento controla su organización y recursos. En este caso, el director del proyecto desempeña el papel de coordinador. Este modo de gobernanza es preferible para las empresas que a menudo se enfrentan a silos.
- Gobernanza matricial: la gestión se comparte entre la jerarquía funcional y el director del proyecto con el fin de equilibrar la experiencia y las prioridades operativas. Este enfoque es comúnmente preferido por las empresas de servicios.
- Gobernanza participativa: todas las partes interesadas participan en la dirección de cada hito. Esto promueve la transparencia, la colaboración y, en consecuencia, el compromiso.
- Gobernanza autónoma: los equipos de proyecto son autoorganizados, desde la toma de decisiones hasta las operaciones. Es una gestión ágil.
Las "3 P" de la gobernanza de proyectos se refieren a:
- proyecto: todos los métodos para garantizar la correcta ejecución de las misiones,
- sostenibilidad: el reto de construir una gobernanza del proyecto a largo plazo, diseñada para adaptarse a los objetivos de crecimiento y a la evolución del mercado,
- Beneficio: Asegurar que los proyectos estén alineados para maximizar la rentabilidad del negocio.
Un proyecto es rentable cuando aporta un retorno de la inversión, ya sea financiera, estratégica u organizativa. El seguimiento de los indicadores correctos (margen, tasa de carga vendida, desviaciones planificadas/realizadas) permite juzgarlos con precisión.
