6 Pasos clave para implementar una gobernanza de proyectos eficaz

Para escalar sus actividades, las empresas no tienen otra solución que optimizar la gestión de sus proyectos . Mejorar las operaciones diarias se vuelve entonces esencial para ganar competitividad y conquistar nuevos mercados.

Aquí es donde entra en juego la gobernanza de proyectos, que no debe confundirse con la gestión de proyectos, cuyo alcance y cuestiones son más limitadas. De hecho, la gobernanza del proyecto implica definir procedimientos y establecer recursos humanos y financieros . Como resultado, se posiciona como un método imprescindible para la sostenibilidad de los negocios.

En este artículo construido en tres partes, te explicaremos en qué consiste la gobernanza de proyectos , los desafíos que representa y presentaremos los factores clave para ayudarte a implementarla mejor en tu empresa.

1. ¿Qué es la gobernanza de proyectos?

     A) Diferenciar entre gobernanza de proyectos y gestión de proyectos 

Aunque la gestión y el gobierno de proyectos implican la ejecución de proyectos dentro de una empresa, difieren en su dimensión .

La gobernanza de proyectos al ser una metodología global , utiliza la gestión de proyectos como herramienta para alcanzar sus objetivos estratégicos .

     B) Un método de gestión

Definido por el sociólogo empresarial Jean-François Chantaraud (2012) como 

“ el conjunto de reglas y métodos que organizan la reflexión, la toma de decisiones y el control de la aplicación de las decisiones en el seno de un cuerpo social ”, la gobernanza de proyectos sigue siendo de hecho un modo de gestión y de organización .

Compuesto por unconjunto de procesos, define la organizaciónanivel general de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para unagestión de cartera de proyectos eficaz.

     C) Una dimensión estratégica

Una de las principales características de la gobernanza de proyectos reside en su dimensión estratégica . De hecho, definir la gobernanza del proyecto implica tomar dirección en la visión. Los equipos directivos tienen entonces una gran responsabilidad: la de elegir proyectos que se alineen con la estrategia general de la empresa.

2. ¿Por qué implementar la gobernanza de proyectos?

Garantizando un cierto nivel de calidad gracias a una estructuración y organización eficaces , la gobernanza de proyectos responde a desafíos reales. Además, su implementación tiene muchas ventajas .

      A) Asegurar la alineación de las operaciones con la estrategia.

Alinear los proyectos con la estrategia de la empresa puede resultar complejo. Sin embargo, el establecimiento de una gobernanza precisa del proyecto permitirá trabajar hacia esta coherencia, teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo de la empresa .

Además, la gobernanza del proyecto es particularmente útil para conciliar los intereses a veces divergentes de las diferentes partes interesadas de una organización.

     B) Facilitar la toma de decisiones

La definición de gobernanza del proyecto se basa en cifras concretas de las actividades operativas de la empresa .

Una visión analítica confiable ayudará a proporcionar todos los elementos necesarios para una toma de decisiones informada. Tenga en cuenta también que este análisis debe basarse en indicadores financieros relevantes que se definirán estratégicamente.

     C) Optimizar la gestión de recursos

La gestión de recursos resulta muy a menudo un problema especialmente complejo de gestionar en las empresas.

De hecho, la falta de visibilidad a veces complica el buen progreso operativo de los proyectos.

Al definir la gobernanza del proyecto upstream, mejorará su visión a largo plazo , lo que le permitirá priorizar mejor los proyectos a desarrollar.

¿Quieres maximizar la gestión de tus recursos? Este artículo que detalla los 5 pasos para una gestión eficaz de los recursos le resultará útil.

     D) Garantizar la sostenibilidad 

Si bien la gobernanza de proyectos resulta ser una gran inversión dentro de una empresa, ya que requiere la participación de los equipos y la dirección , sus beneficios son, no obstante, significativos.

El establecimiento de una gobernanza de proyectos contribuye a la sostenibilidad de la empresa facilitando el buen desarrollo de las actividades y su correcto funcionamiento, lo que genera una ganancia en productividad y una mejor rentabilidad . Además, fideliza a los empleados simplificando sus actividades diarias, gracias a una mayor autonomía y visibilidad.

     E) Mejorar la comunicación

La gobernanza del proyecto ayuda a agilizar el flujo de información . De hecho, cada función está definida de antemano y, sobre todo, es transparente. La obtención de información se vuelve más accesible , sabiendo cada empleado perfectamente con quién contactar. De este modo se simplifican los flujos de comunicación y se consigue un considerable ahorro de tiempo .

3. ¿Cuáles son las ventajas de implementar la gobernanza de proyectos?

      A) Medir el desempeño 

Gracias a una mayor visibilidad de las distintas actividades de la empresa, la gobernanza de proyectos permite agilizar la toma de decisiones sobre los proyectos. De hecho, a veces pueden surgir dudas y los equipos pueden verse llevados a preguntarse: ¿deberíamos lanzar este proyecto? El reportero ? ¿Replantearlo? ¿Volver a priorizarlo? ¿Abandonarlo?

La gobernanza del proyecto ayuda entonces a responder a este tipo de preguntas al permitir medir el desempeño, gracias a los indicadores de gestión de proyectos , facilitando así la toma de decisiones.

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     B) Respetar costes, plazos y ofrecer un alto nivel de calidad

Al aclarar los procedimientos y permitir una mejora de la productividad , la gobernanza de proyectos demuestra ser un método formidable para garantizar el buen funcionamiento de las actividades. Una planificación precisa facilita el cumplimiento de costes y plazos y contribuye a ofrecer una alta calidad .

Los proyectos exitosos ayudan a fortalecer la satisfacción del cliente . La empresa puede aprovechar estas oportunidades , aumentando así su facturación.

Herramientas como los programas informáticos de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te alertan cuando un proyecto se sale del presupuesto.

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     C) Anticipación de riesgos

La implementación de la gobernanza de proyectos dentro de una empresa contribuye a la anticipación de riesgos de varias maneras.

En efecto, la definición de los procedimientos tiene en cuenta en particular la identificación de los riesgos : la evaluación de su probabilidad , de sus consecuencias y, especialmente, de su gestión .

La anticipación también puede adoptar la forma de un seguimiento continuo , complementado con la generación de informes que resultan ser herramientas esenciales para una gobernanza eficaz del proyecto.

Además, la anticipación de los riesgos se posibilita aclarando quiénes son los responsables y dotando de los recursos necesarios para gestionar los riesgos, tanto humanos como presupuestarios.

 

Stafiz le ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI de pronóstico le indican las desviaciones futuras antes de que sucedan. Luego podrá tomar decisiones para corregir la tendencia.

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4. ¿Cuáles son los factores clave para implementar la gobernanza del proyecto?

 

      A) Involucrar a la gerencia 

Aunque este paso pueda parecer obvio, su carácter esencial justifica que lo destaquemos. De hecho, la gobernanza del proyecto sólo es posible gracias a una profunda implicación de la dirección de la empresa. Estos últimos deben entender la importancia de su implementación a escala global , porque involucra políticas, priorización y decisiones estratégicas.

El departamento financiero también debe sumarse al esfuerzo colectivo ayudando a definir los KPI vinculados a la gestión presupuestaria. Además, debe ayudar a proporcionar recursos acordes con la visión de la empresa, tanto en términos de personal , presupuesto y equipamiento .

     B) Definir procedimientos

La gobernanza de proyectos es, prácticamente por definición, el establecimiento de procedimientos .

Para generar beneficios reales, deben ser claros y estructurados . Por ello, el inicio , el final y los métodos de control deben estar perfectamente definidos.

En el día a día, esto puede adoptar la forma de una planificación operativa óptima , definiendo, por ejemplo, con precisión la planificación y la dotación de personal de los equipos, teniendo en cuenta así la gestión de imprevistos.

La plataforma Stafiz le permite integrar los procedimientos más eficientes en la gestión de proyectos:

• Gestión de oportunidades y optimización upstream.
• Planificación y replanificación de proyectos sencilla y potente: dotación de personal, costes, subcontratación, fases, tareas.
• Seguimiento continuo del desempeño: entrada de tiempos, análisis de brechas, etc.
• Facturación automática, con vencimientos y seguimiento de impagos

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     C) Entrenar a los equipos

Si la gobernanza de un proyecto implica procedimientos, también toca el corazón de la empresa: las personas .

Una gobernanza de proyecto perfectamente definida y estructurada que no tenga en cuenta a sus equipos estaría condenada al fracaso. Por tanto, conviene reclutar pero también formar talentos, manteniendo una cultura corporativa comprometida .

Luego discutiremos la planificación estratégica que permitirá organizar los recursos de tal manera que: 

• Anticipar las necesidades de reclutamiento
• Planificar la implementación de proyectos.
• entrenar a los equipos

     D) Medir el desempeño

La medición del desempeño es uno de los factores clave en la gobernanza de un proyecto. Cualquier decisión estratégica debe basarse en hechos numéricos y luego tomar la forma de informes precisos.

Esto último ayudará a la empresa a avanzar hacia proyectos financieramente más coherentes y también facilitará la contratación con antelación a los próximos meses.

     E) Manténgase flexible

Si la implementación de procedimientos y la anticipación de riesgos permiten facilitar la sostenibilidad de la empresa, la flexibilidad sigue siendo un valor esencial.

De hecho, la gobernanza del proyecto debe ser absolutamente escalable dependiendo de los peligros. Así, la empresa debe ser capaz de reaccionar rápidamente adaptando recursos , procesos , calendarios e incluso equipos de gestión.

Una excelente manera de evolucionar positivamente la gobernanza de proyectos es recopilar opiniones, tanto de empleados como de clientes, para avanzar hacia la mejora .

 

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     F) Comunicar

La comunicación atenta y constructiva sigue siendo la clave para una gobernanza óptima del proyecto. La escucha, las habilidades interpersonales, pero también la autonomía y el sentido de responsabilidad son cualidades necesarias en la implementación de la gobernanza del proyecto.

Establecer una comunicación eficaz requiere, en particular, el establecimiento de canales adecuados para compartir información , garantizando así la retransmisión entre los equipos para discutir los avances, los problemas, así como las decisiones tomadas y la retroalimentación.

 

Establecer la gobernanza del proyecto sigue siendo un proceso complejo ya que sus cuestiones son estratégicas. Si la gestión de proyectos implica una visión micro, la gobernanza del proyecto implica, por el contrario, una visión macro, afectando así a toda la empresa y su sostenibilidad .

Una gobernanza óptima del proyecto permitirá una mejora en el rendimiento , la calidad entregada y la rentabilidad . Sin embargo, será necesario invertir para lograr estos resultados, tanto en estructura , como en personas y en la organización de la información .

Sin embargo, tengamos en cuenta que cada empresa es única y debe encontrar su propio método, adaptándose a sus limitaciones y potenciando su activo más importante: sus equipos.