6 Pasos clave para implementar una gobernanza de proyectos eficaz
09 de noviembre de 2023
Para ampliar sus actividades, las empresas no tienen más remedio queoptimizar la gestión de sus proyectos. Mejorar las operaciones cotidianas es esencial si quieren ser más competitivas y conquistar nuevos mercados.
Aquí es donde entra en juego la gobernanza de proyectos, que no debe confundirse con la gestión de proyectos, cuyo alcance y ámbito son más limitados. La gobernanza del proyecto implica definir procedimientos y establece los recursos humanos y financieros. En consecuencia, es un método indispensable para el futuro a largo plazo de las empresas.
En este artículo, dividido en tres partes, explicamos lo que implica la gobernanza de proyectoslos retos y presentamos los factores clave para ayudarle a implantarlo en su empresa.
1. ¿Qué es la gobernanza de proyectos?
A) Diferenciar entre gobernanza y gestión de proyectos
Aunque tanto la gestión de proyectos como la gobernanza de proyectos implican la realización de proyectos dentro de una empresa, difieren, sin embargo, en su dimensión.
La gobernanza de proyectos es una metodología globalutiliza la gestión de proyectos como herramienta para alcanzar sus sus objetivos estratégicos.
B) Un método de gestión
Definida por el sociólogo de empresa Jean-François Chantaraud (2012) como
" el conjunto de reglas y métodos para organizar la reflexión, la toma de decisiones y el control de la aplicación de las decisiones en el seno de un organismo social " En la práctica, la gobernanza de proyectos sigue siendo un método de gestión y organizativo.
Compuesto por unconjunto de procesos, define la organizaciónanivel general de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para unagestión de cartera de proyectos eficaz.
C) Una dimensión estratégica
Una de las principales características de la gobernanza de proyectos reside en su dimensión estratégica. Definir la gobernanza de un proyecto implica tomar la iniciativa en la visión. Los equipos directivos tienen entonces una gran responsabilidad: la de elegir proyectos que estén en consonancia con la global estrategia global.
2. ¿Por qué establecer una gobernanza de proyectos?
Garantizar un cierto nivel de calidad gracias a una estructura y organización La gobernanza de proyectos es la respuesta a retos reales. Además, su implantación ofrece muchas ventajas.
A) Alinear las operaciones con la estrategia
Alinear los proyectos con la estrategia corporativa puede resultar complejo. Sin embargo, el establecimiento de una gobernanza precisa de los proyectos le permitirá trabajar en pro de esta coherencia, teniendo en cuenta al mismo tiempo los objetivos de desarrollo objetivos de desarrollo.
Además, la gobernanza de proyectos es especialmente útil para conciliar los a veces intereses de las distintas partes interesadas de una organización.
B) Facilitar la toma de decisiones
La definición de la gobernanza de los proyectos se basa en cifras concretas de actividades operativas actividades.
A visión analítica fiable contribuirá a proporcionar toda la información necesaria para tomar decisiones con conocimiento de causa. También hay que tener en cuenta que este análisis debe basarse en indicadores financieros pertinentes que deben definirse estratégicamente.
C) Optimizar la gestión de los recursos
El sitio gestión de recursos suele ser una cuestión especialmente compleja de gestionar para las empresas.
De hecho, la falta de visibilidad a veces complica el buen funcionamiento de los proyectos.
Si define la gobernanza del proyecto en una fase previa, podrá mejorar su visión a largo plazolo que le permitirá priorizar mejor proyectos a desarrollar.
Si la gobernanza de un proyecto es una inversión importante para una empresa, dada la medida en que requiere la implicación de los equipos y la direcciónlos beneficios son considerables.
La implantación de la gobernanza de proyectos contribuye futuro a largo plazo de la empresa facilitando el buen funcionamiento de las actividadessu buen funcionamiento, lo que genera aumento de la productividad y una mejora de la rentabilidad. También ayuda a fidelizar a los empleados simplificando sus actividades cotidianas, gracias a una mayor mayor autonomía y visibilidad.
E) Mejorar la comunicación
La gobernanza de proyectos ayuda a mejorar el flujo de información. Cada función está definida de antemano y, sobre todo, es transparente. La obtención de información es más accesibleCada empleado sabe exactamente a quién dirigirse. Los flujos de comunicación se simplificados y considerable considerable ahorro de tiempo.
El aislamiento de los departamentos de proyectos y finanzas impide una gestión óptima de los proyectos. En cambio, Stafiz lleva las herramientas de control de la gestión de proyectos de finanzas a la gestión de proyectos sobre el terreno. Además, los derechos de acceso a la plataforma pueden configurarse completamente para proporcionar el nivel de información adecuado a sus distintos empleados. Así, cada uno tiene las claves para actuar a su nivel.
3. ¿Cuáles son las ventajas de aplicar la gobernanza de proyectos?
A) Medición del rendimiento
Gracias a una mayor visibilidad sobre las distintas actividades de la empresa, la gobernanza de proyectos permite racionalizar la toma de decisiones sobre los proyectos. A veces pueden surgir dudas y los equipos tienen que preguntarse: ¿debemos lanzar este proyecto? ¿Hay que aplazarlo? ¿reformularlo? ¿Reorganizar las prioridades? ¿O abandonarlo?
La gobernanza de los proyectos ayuda a responder a este tipo de preguntas al permitir la medición del rendimiento,utilizando indicadores de gestión de proyectos para facilitar la toma de decisiones.
B) Respetar costes y plazos y ofrecer un alto nivel de calidad
Por aclarar los procedimientos y mejorando mejora de la productividadAl clarificar los procedimientos y mejorar la productividad, la gobernanza de proyectos es un poderoso método para garantizar el buen desarrollo de las actividades. Una planificación precisa facilita costescostes plazos y ayuda a ofrecer alta calidad.
El éxito de los proyectos contribuye a aumentar la satisfacción del cliente. La empresa puede beneficiarse de oportunidadesoportunidades, impulsando así las ventas.
Herramientas como los programas informáticos de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te alertan cuando un proyecto se sale del presupuesto.
Visualice el rendimiento de sus proyectos en las previsiones
Análisis de desfases: compare la actividad prevista con la real y la programada. Vea el impacto financiero de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
Establecer la gobernanza de los proyectos en una empresa ayuda a anticiparse a los riesgos de varias maneras.
La definición de los procedimientos tiene en cuenta, en particular la identificación de los riesgos la evaluación de su la probabilidadsu consecuencias y sobre todo su gestión.
La anticipación también puede adoptar la forma de seguimiento continuocomplementada con la generación de informes que son herramientas esenciales para una gobernanza eficaz del proyecto.
Además, la anticipación de riesgos es posible mediante aclarar quién es responsable y proporcionando los recursos necesarios para gestionar los riesgos, tanto humanos como presupuestarios.
Stafiz le ayuda a anticiparse a los riesgos. Los KPI predictivos le muestran las desviaciones futuras antes de que se produzcan. Así podrá tomar las decisiones necesarias para rectificar la tendencia.
4. ¿Cuáles son los factores clave para establecer la gobernanza de un proyecto?
A) Implicar a la dirección
Aunque esta etapa pueda parecer obvia, su carácter esencial justifica que la destaquemos. De hecho, la gobernanza del proyecto sólo es posible gracias a la profunda implicación de implicación de la de la empresa. Ésta debe comprender la importancia de aplicarlo a escala globalporque implica políticas, prioridades y decisiones estratégicas.
El departamento financiero también debe sumarse al esfuerzo colectivo ayudando a definir los KPI relacionados con la gestión presupuestaria. Además, debe ayudar a proporcionar recursos coherentes con la visión de la empresa, tanto en términos de personal como en presupuesto y equipos.
B) Definición de procedimientos
La gobernanza del proyecto es, prácticamente por definición, la aplicación de procedimientos.
Para generar verdaderos beneficios derivados, éstos deben ser claras y centradas. En inicioel final y métodos de control deben estar perfectamente definidos.
En el día a día, esto puede adoptar la forma de una planificación operativa óptima por ejemplo, definiendo con precisión la planificación y dotación de personal de los equipos, teniendo en cuenta la gestión de imprevistos.
La plataforma Stafiz le permite integrar los procedimientos de gestión de proyectos más eficaces:
Gestión de oportunidades y optimización previa
Planificación y replanificación de proyectos sencilla y potente: personal, costes, subcontratación, fases, tareas, etc.
Control continuo del rendimiento: registro de tiempos, análisis de carencias, etc.
Facturación automática, con fechas de vencimiento y seguimiento de impagados
Aunque la gobernanza de los proyectos implica procedimientos, también afecta al corazón de la empresa: las personas.
Una gobernanza de proyecto perfectamente definida y enmarcada, y que no tenga en cuenta a sus equipos, está condenada al fracaso. Por tanto, hay que contratar a pero también formar talento, manteniendo al mismo tiempo una cultura corporativa cultura.
La planificación estratégica permitirá organizar los recursos de manera :
Anticiparse a necesidades de contratación
Planificar puesta en marcha de proyectos
Formación equipos
D) Medición del rendimiento
El sitio medición del rendimiento es uno de los factores clave en la gobernanza de los proyectos. Toda decisión estratégica debe basarse en hechos cuantificadosen forma de informes precisos.
Esto ayudará a la empresa a centrarse en los aspectos más coherentefinancieramente y también facilitará la contratación de para los próximos meses.
E) Mantener la flexibilidad
Aunque la introducción de procedimientos y la anticipación de riesgos pueden contribuir a garantizar el futuro de la empresa a largo plazo, la necesidad de flexibilidad sigue siendo un valor esencial.
Es esencial que la gobernanza del proyecto sea escalable en respuesta a circunstancias imprevistas. La empresa debe ser capaz de reaccionar con rapidez adaptando recursosrecursos procesosprocesos calendariose incluso equipos de gestión.
Una forma excelente de lograr un cambio positivo en la gobernanza de los proyectos es recoger opiniones, tanto de empleados como de clientes, para avanzar hacia la mejora.
Modificar los horarios por correo electrónico o chat lleva mucho tiempo...
Reorganiza tus horarios fácilmente: cambia, cancela, reasigna a otro personal con facilidad.
F) Comunicación
A comunicación constructiva sigue siendo la clave para una gobernanza óptima del proyecto. La escucha, las habilidades interpersonales y también autonomía y el sentido de la responsabilidad son cualidades necesarias para aplicar la gobernanza de proyectos.
Una comunicación eficaz implica establecer canales adecuados para compartir información.Esto garantiza que los equipos puedan compartir información sobre avances, problemas, decisiones y comentarios.
Establecer la gobernanza de los proyectos sigue siendo un proceso complejo debido a lo que está en juego desde el punto de vista estratégico. Mientras que la gestión de proyectos se ocupa de una visión micro, la gobernanza de proyectos, en cambio, implica una visión macro, que afecta a la la empresa en su conjunto y su sostenibilidad.
Una gobernanza óptima del proyecto contribuirá a mejorar el rendimientoy calidad y rentabilidad. Sin embargo, será necesario invertir para lograr estos resultados, tanto en la estructuraen personas como en la organización de la información.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que cada empresa es única y debe encontrar su propio método, adaptándose a sus propias limitaciones y sacar el máximo partido de su activo más importante: las personas.
