6 Pasos clave para implementar una gobernanza de proyectos eficaz
09 noviembre 2023
Para escalar sus actividades, las empresas no tienen otra solución queoptimizar la gestión de sus proyectos. Por lo tanto, mejorar las operaciones diarias se vuelve esencial para ganar competitividad y conquistar nuevos mercados.
Aquí es donde entra en juego la gobernanza de proyectos, que no debe confundirse con la gestión de proyectos, que es más limitada en alcance y apuestas. De hecho, la gobernanza del proyecto implica la definición de procedimientos y el establecimiento de recursos humanos y financieros. Como resultado, se posiciona como un método esencial para la sostenibilidad de las empresas.
En este artículo de tres partes, explicaremos qué es la gobernanza de proyectos, los desafíos que representa y presentaremos los factores clave para ayudarlo a implementarla de la mejor manera posible en su empresa.
1. ¿Qué es la gobernanza de proyectos?
A) Diferenciar entre gobernanza y gestión de proyectos
Si bien la gestión de proyectos y la gobernanza de proyectos implican la entrega de proyectos dentro de una empresa, difieren en su dimensión.
Como la gobernanza de proyectos es una metodología global, utiliza la gestión de proyectos como herramienta para lograr sus objetivos estratégicos.
B) Un método de gestión
Definido por el sociólogo de negocios Jean-François Chantaraud (2012) como
" el conjunto de reglas y métodos que organizan la reflexión, la decisión y el control de la aplicación de las decisiones dentro de un cuerpo social ", la gobernanza del proyecto sigue siendo de hecho un modo de gestión y organización.
Compuesto por unconjunto de procesos, define la organizaciónanivel general de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para unagestión de cartera de proyectos eficaz.
C) Una dimensión estratégica
Una de las principales características de la gobernanza de proyectos radica en su dimensión estratégica. De hecho, definir la gobernanza del proyecto implica tomar la dirección de la visión. Los equipos de gestión tienen entonces una gran responsabilidad: la de elegir proyectos que se alineen con la estrategia general de la empresa.
2. ¿Por qué configurar la gobernanza del proyecto?
Garantizando un cierto nivel de calidad gracias a una estructuración y organizacióneficientes, la gobernanza de los proyectos responde a retos reales. Además, su implementación tiene muchas ventajas.
A) Asegurar la alineación de la operativa y la estrategia
Alinear los proyectos con la estrategia de la empresa puede ser complejo. Sin embargo, la implementación de una gobernanza precisa del proyecto permitirá trabajar en esta coherencia, teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo de la empresa .
Además, la gobernanza de proyectos es particularmente útil para conciliar los intereses, a veces divergentes, de las diferentes partes interesadas de una organización.
B) Facilitar la toma de decisiones
La definición de la gobernanza del proyecto se basa en cifras concretas de las actividades operativas de la empresa.
Una visión analítica fiable ayudará a proporcionar todos los elementos necesarios para una toma de decisiones informada. También hay que tener en cuenta que este análisis debe basarse en indicadores financieros relevantes para ser definidos estratégicamente.
C) Optimizar la gestión de recursos
La gestión de recursos es muy a menudo un tema particularmente complejo de gestionar en las empresas.
De hecho, la falta de visibilidad a veces complica el buen funcionamiento de los proyectos.
Al definir la gobernanza de los proyectos aguas arriba, mejorarás tu visión a largo plazo, lo que te permitirá priorizar mejor los proyectos a desarrollar.
Si bien la gobernanza de proyectos es una inversión importante dentro de una empresa, ya que requiere la participación de los equipos y la gerencia, sus beneficios son, sin embargo, significativos.
La implementación de la gobernanza de proyectos contribuye a la sostenibilidad de la empresa al facilitar el buen funcionamiento de las actividades, su buen funcionamiento, lo que genera una ganancia en productividad y una mejor rentabilidad. Además, permite a los empleados retener a sus empleados simplificando sus actividades diarias, gracias a una ganancia en autonomía y visibilidad.
E) Mejorar la comunicación
La gobernanza de proyectos ayuda a agilizar el flujo de información. De hecho, cada rol está definido de antemano y, sobre todo, es transparente. La obtención de información se vuelve más accesible, ya que cada empleado sabe perfectamente a quién contactar. De este modo, se simplifican los flujos de comunicación y se ahorra mucho tiempo.
El aislamiento de departamentos, proyectos y finanzas, no permite una gestión óptima de los proyectos. Contrariamente a esta lógica, Stafiz proporciona, por ejemplo, herramientas de control de gestión de proyectos, desde finanzas hasta gestión de proyectos de campo. Además, los derechos de acceso a la plataforma, que son totalmente personalizables, proporcionan el nivel adecuado de información a sus distintos empleados. Por lo tanto, cada uno tiene las llaves para actuar a su propio nivel.
3. ¿Cuáles son los beneficios de implementar la gobernanza de proyectos?
A) Medición del rendimiento
Con una mayor visibilidad de las diversas actividades de la empresa, la gobernanza de proyectos ayuda a agilizar la toma de decisiones del proyecto. De hecho, a veces pueden surgir dudas y los equipos pueden preguntarse: ¿debemos lanzar este proyecto? ¿El aplazamiento? ¿Replantearlo? ¿Volver a priorizarlo? ¿Abandonarlo?
La gobernanza del proyecto contribuye entonces a responder a este tipo de preguntas permitiendo medir el rendimiento, gracias a los indicadores de gestión de proyectos, facilitando así la toma de decisiones.
B) Respetar costes, plazos y ofrecer un alto nivel de calidad
Al clarificar los procedimientos y mejorar la productividad, la gobernanza de los proyectos es un método formidable para garantizar que las actividades se desarrollen sin problemas. Una planificación precisa facilita el cumplimiento de los costes y los plazos y ayuda a ofrecer una alta calidad.
Los proyectos exitosos ayudan a aumentar la satisfacción del cliente. La empresa puede aprovechar las oportunidades, lo que a su vez aumenta su facturación.
Herramientas como los programas informáticos de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te alertan cuando un proyecto se sale del presupuesto.
Visualiza el rendimiento de tus proyectos en previsión
Análisis de varianza: Compare la actividad planificada con la que se ha completado y programado. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
La implementación de la gobernanza de proyectos dentro de una empresa contribuye a la anticipación de riesgos de varias maneras.
De hecho, la definición de los procedimientos tiene en cuenta la identificación de los riesgos : la evaluación de su probabilidad, sus consecuencias y, sobre todo, su gestión.
La anticipación también puede adoptar la forma de un seguimiento continuo, complementado con la generación de informes, que son herramientas esenciales para una gobernanza eficaz del proyecto.
Además, la anticipación de riesgos es posible gracias a la clarificación de los responsables y a la disponibilidad de los recursos necesarios para gestionar los riesgos, tanto humanos como presupuestarios.
Stafiz te ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI predictivos le informan sobre futuras desviaciones antes de que sucedan. Esto le permite tomar decisiones para corregir la tendencia.
4. ¿Cuáles son los factores clave para establecer la gobernanza del proyecto?
A) Implicar a la dirección
Si bien este paso puede parecer obvio, su naturaleza esencial justifica que lo propusemos. De hecho, la gobernanza de los proyectos solo es posible gracias a la profunda implicación de la dirección de la empresa. Este último debe comprender la importancia de su implementación a escala global, ya que implica políticas, priorización y decisiones estratégicas.
El departamento de finanzas también debe unirse al esfuerzo colectivo ayudando a definir los KPI relacionados con la gestión del presupuesto. Además, tendrá que ayudar a proporcionar recursos coherentes con la visión de la empresa, tanto en términos de personal como de presupuesto y equipamiento.
B) Definir procedimientos
La gobernanza del proyecto es, casi por definición, la implementación de procedimientos.
Para generar un impacto real, debe ser claro y enmarcado. Por lo tanto, el inicio, el final y los métodos de control deben estar perfectamente definidos.
En el día a día, esto puede tomar la forma de una planificación operativa óptima definiendo, por ejemplo, la planificación y la dotación de personal de los equipos de forma precisa, considerando así la gestión de imprevistos.
La plataforma Stafiz permite integrar los procedimientos de gestión de proyectos más eficientes:
Gestión de oportunidades y optimización ascendente
Planificación y replanificación de proyectos sencilla y potente: dotación de personal, costes, subcontratación, fases, tareas
Seguimiento continuo del rendimiento: entrada de tiempo, análisis de desviaciones, etc.
Facturación automática, con fechas de vencimiento y seguimiento de facturas impagadas
Si bien la gobernanza del proyecto implica procedimientos, también toca el corazón de la empresa: el ser humano.
Una gobernanza de proyectos perfectamente definida y estructurada que no tenga en cuenta a sus equipos estaría condenada al fracaso. Por lo tanto, es necesario reclutar pero también formar talento, asumiendo una cultura corporativa comprometida.
Esto incluirá la planificación estratégica, que permitirá organizar los recursos de tal manera que:
Anticiparse a las necesidades de contratación
Planificar la ejecución de los proyectos
Equipos de formación
D) Medición del rendimiento
La medición del rendimiento es uno de los factores clave en la gobernanza de los proyectos. Cualquier decisión estratégica debe basarse en hechos, adoptando la forma de informes precisos.
Esto último ayudará a la compañía a avanzar hacia los proyectos más coherentes financieramente y también facilitará la contratación de cara a los próximos meses.
E) Mantener la flexibilidad
Si bien la implementación de procedimientos y la anticipación de riesgos permiten facilitar la sostenibilidad de la empresa, la flexibilidad sigue siendo un valor esencial.
De hecho, la gobernanza del proyecto debe ser escalable en función de los peligros. Por lo tanto, la empresa debe ser capaz de reaccionar rápidamente adaptando recursos, procesos, horariose incluso equipos de gestión.
Una excelente manera de hacer que la gobernanza de los proyectos evolucione positivamente es recoger opiniones, tanto de los empleados como de los clientes, para avanzar hacia la mejora.
¿Los cambios en los horarios consumen mucho tiempo?
Reorganiza tus horarios fácilmente: cambia, cancela, reasigna a otro personal con facilidad.
f) Comunicar
La comunicación afectuosa y constructiva sigue siendo la clave para una gobernanza óptima del proyecto. La escucha, las habilidades interpersonales, pero también la autonomía y el sentido de la responsabilidad son cualidades necesarias en la implementación de la gobernanza del proyecto.
Establecer una comunicación efectiva implica establecer canales relevantes para compartir información, asegurando así la transmisión entre los equipos para discutir los avances, los problemas, así como las decisiones tomadas y la retroalimentación.
El establecimiento de la gobernanza de los proyectos sigue siendo un proceso complejo, ya que sus desafíos son estratégicos. Si la gestión de proyectos se refiere a una visión micro, la gobernanza de proyectos implica una visión macro, afectando así a la globalidad de la empresa y a su sostenibilidad.
Una gobernanza óptima del proyecto mejorará el rendimiento, la calidad entregada y la rentabilidad. Sin embargo, será necesario invertir para lograr estos resultados, tanto en la estructura, como en el aspecto humano y en la organización de la información.
Sin embargo, tengamos en cuenta que cada empresa es única y debe encontrar su propio método, adaptándose a sus limitaciones y valorando su activo más importante: sus equipos.
