Gobernanza eficaz del proyecto en 6 pasos

Para escalar sus actividades, las empresas no tienen otra solución que optimizar la gestión de sus proyectos. Por lo tanto, mejorar las operaciones diarias se vuelve esencial para ganar competitividad y conquistar nuevos mercados. 

Aquí es donde entra en juego la gobernanza de proyectos, que no debe confundirse con la gestión de proyectos, que es más limitada en alcance y apuestas. De hecho, la gobernanza del proyecto implica la definición de procedimientos y el establecimiento de recursos humanos y financieros. Como resultado, se posiciona como un método esencial para la sostenibilidad de las empresas.

En este artículo, aprenderá qué es la gobernanza de proyectos, los desafíos que representa y los pasos que puede seguir para ayudarlo a implementarla en su organización.

¿Qué es la gobernanza de proyectos?

Gobernanza del proyecto: definición

Definida por el sociólogo empresarial Jean-François Chantaraud (2012) como " el conjunto de reglas y métodos que organizan la reflexión, la decisión y el control de la aplicación de las decisiones dentro de un cuerpo social ", la gobernanza de proyectos sigue siendo de hecho un modo de gestión y organización.

Compuesto por un conjunto de procesos, define la organización a nivel global de la empresa. La gobernanza de proyectos permite establecer el entorno adecuado para la gestión eficaz de una cartera de proyectos.

Una de las principales características de la gobernanza de proyectos radica en su dimensión estratégica. De hecho, definir la gobernanza del proyecto implica tomar una posición en la dirección estratégica a seguir. Los equipos de gestión tienen entonces una gran responsabilidad: la de elegir proyectos que se alineen con la estrategia general de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre gobernanza y gestión de proyectos?

Si bien la gestión de proyectos y la gobernanza implican la implementación de proyectos dentro de una empresa, difieren en su dimensión.

Como la gobernanza de proyectos es una metodología global, utiliza la gestión de proyectos como herramienta para lograr sus objetivos estratégicos.

Diagrama de la gobernanza de un proyecto

¿Cuál es la principal misión de una buena gobernanza de proyectos?

Garantizando un cierto nivel de calidad gracias a una estructuración y organización eficientes, la gobernanza de los proyectos responde a retos reales. Además, su implementación tiene muchas ventajas.

Garantizar la alineación de la operativa con la estrategia

Alinear los proyectos con la estrategia de la empresa puede ser complejo. Sin embargo, la implementación de una gobernanza precisa del proyecto permitirá trabajar en esta coherencia, teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo de la empresa .

Además, la gobernanza de proyectos es particularmente útil para conciliar los intereses, a veces divergentes, de las diferentes partes interesadas de una organización.

Facilitar la toma de decisiones

La definición de la gobernanza del proyecto se basa en cifras concretas de las actividades operativas de la empresa.

Una visión analítica fiable ayudará a proporcionar todos los elementos necesarios para una toma de decisiones informada. También hay que tener en cuenta que este análisis debe basarse en indicadores financieros relevantes para ser definidos estratégicamente.

Optimice la gestión de recursos

La gestión de recursos es un tema especialmente complejo de gestionar en las empresas. De hecho, la falta de visibilidad de la disponibilidad a veces complica el buen funcionamiento de los proyectos.

Al definir la gobernanza del proyecto aguas arriba, mejorará su visión a largo plazo, lo que le permitirá priorizar mejor los proyectos a desarrollar.

Garantizar la sostenibilidad

Si bien la gobernanza de proyectos representa una inversión significativa dentro de una empresa, ya que requiere la participación de los equipos y la gerencia, sus beneficios son significativos.

La implementación de la gobernanza de proyectos contribuye a la sostenibilidad de la empresa de muchas maneras:

• se facilita el buen desarrollo de las actividades,
• la productividad se multiplica por diez,
• se incrementa la rentabilidad,
• Se promueve la autonomía, lo que le permite retener sus talentos. 

Mejorar la comunicación

La gobernanza de proyectos ayuda a agilizar el flujo de información. Esto se debe a que cada rol está definido de antemano con transparencia. La obtención de información se vuelve más accesible, ya que cada empleado sabe perfectamente a quién contactar. De este modo, se simplifican los flujos de comunicación y se ahorra tiempo considerable.

¿Cuáles son los beneficios de la gobernanza de proyectos?

Una herramienta de medición del rendimiento

Con una mayor visibilidad de las diversas actividades de la empresa, la gobernanza de proyectos ayuda a agilizar la toma de decisiones del proyecto . De hecho, a veces pueden surgir dudas y los equipos pueden preguntarse: ¿debemos lanzar este proyecto? ¿El aplazamiento? ¿Replantearlo? ¿Volver a priorizarlo? ¿Abandonarlo? 

La gobernanza del proyecto contribuye entonces a responder a este tipo de preguntas permitiendo medir el rendimiento, gracias a los indicadores de gestión de proyectos, facilitando así la toma de decisiones.

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Respetando costes, plazos y ofreciendo un alto nivel de calidad

Al clarificar los procedimientos y mejorar la productividad, la gobernanza de los proyectos es un método formidable para garantizar que las actividades se desarrollen sin problemas. Una planificación precisa facilita el cumplimiento de los costes y los plazos, y ayuda a ofrecer un producto de alta calidad.

Los proyectos exitosos ayudan a aumentar la satisfacción del cliente. La empresa puede aprovechar las oportunidades, lo que a su vez aumenta su facturación.

Herramientas como el software de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te avisan cuando un proyecto se desvía del presupuesto.

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Análisis de varianza: Compare la actividad planificada con la que se ha completado y programado. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.

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Anticipación de riesgos

La implementación de la gobernanza de proyectos dentro de una empresa contribuye a la anticipación de riesgos de varias maneras.

De hecho, la definición de los procedimientos tiene en cuenta la identificación de los riesgos : la evaluación de su probabilidad, sus consecuencias y, sobre todo, su gestión.

La anticipación también puede adoptar la forma de un seguimiento continuo, complementado con la generación de informes, que son herramientas esenciales para una gobernanza eficaz del proyecto.

Además, la anticipación de riesgos es posible gracias a la clarificación de los responsables y a la disponibilidad de los recursos necesarios para gestionar los riesgos, tanto humanos como presupuestarios.

 

Stafiz te ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI predictivos le informan sobre futuras desviaciones antes de que sucedan. Esto le permite tomar decisiones para corregir la tendencia.

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¿Cuáles son los factores clave para establecer la gobernanza del proyecto?

Involucrar a la gerencia

Si bien este paso puede parecer obvio, su naturaleza esencial justifica que lo propusemos. De hecho, la gobernanza de los proyectos solo es posible gracias a la profunda implicación de la dirección de la empresa. Este último debe comprender la importancia de su implementación a escala global, ya que implica:

• políticas ,
• priorización,
• decisiones estratégicas. 

El departamento de finanzas también debe unirse al esfuerzo colectivo ayudando a definir los KPI relacionados con la gestión del presupuesto. Además, tendrá que ayudar a proporcionar recursos coherentes con la visión de la empresa, tanto en términos de personal como de presupuesto y equipamiento.

 

Definir procedimientos

La gobernanza del proyecto es, por definición, la implementación de procedimientos.

Para generar un impacto real, debe ser claro y enmarcado. Por lo tanto, el inicio, el final y los métodos de control deben estar perfectamente definidos.

En el día a día, esto puede tomar la forma de una planificación operativa óptima definiendo, por ejemplo, la planificación y la dotación de personal de los equipos de forma precisa, considerando así la gestión de imprevistos.

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• Gestión de oportunidades y optimización ascendente
• Planificación y replanificación de proyectos sencilla y potente: personal, costes, subcontratación, fases, tareas
• Seguimiento continuo del rendimiento: entrada de tiempo, análisis de desviaciones, etc.
• Facturación automática, con fechas de vencimiento y seguimiento de facturas impagadas

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Equipos de formación

Si bien la gobernanza del proyecto implica procedimientos, también toca el corazón de la empresa: el ser humano.

Una gobernanza de proyectos perfectamente definida y estructurada que no tenga en cuenta a sus equipos estaría condenada al fracaso. Por lo tanto, es necesario reclutar pero también formar talento, asumiendo una cultura corporativa comprometida.

Esto incluirá la planificación estratégica, que permitirá organizar los recursos de tal manera que: 

• anticipar las necesidades de contratación,
• planificar la ejecución de los proyectos,
• Entrenar a los equipos.

 

Mantener la flexibilidad

Si bien la implementación de procedimientos y la anticipación de riesgos permiten facilitar la sostenibilidad de la empresa, la flexibilidad sigue siendo un valor esencial.

De hecho, la gobernanza del proyecto debe ser escalable en función de los peligros. Por lo tanto, la empresa debe ser capaz de reaccionar rápidamente adaptando recursos, procesos, horarios e incluso equipos de gestión.

Una excelente manera de hacer que la gobernanza de los proyectos evolucione positivamente es recoger opiniones, tanto de los empleados como de los clientes, para avanzar hacia la mejora.

 

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Comunicar

La comunicación afectuosa y constructiva sigue siendo la clave para una gobernanza óptima del proyecto. La escucha, las habilidades interpersonales, pero también la autonomía y el sentido de la responsabilidad son cualidades necesarias en la implementación de la gobernanza del proyecto.

Establecer una comunicación efectiva implica establecer canales relevantes para compartir información, asegurando así la transmisión entre los equipos para discutir los avances, los problemas, así como las decisiones tomadas y la retroalimentación.

 

El establecimiento de la gobernanza de los proyectos sigue siendo un proceso complejo, ya que sus desafíos son estratégicos. Si la gestión de proyectos se refiere a una visión micro, la gobernanza de proyectos implica una visión macro, afectando así a la globalidad de la empresa y a su sostenibilidad.

Una gobernanza óptima del proyecto mejorará el rendimiento, la calidad entregada y la rentabilidad. Sin embargo, será necesario invertir para lograr estos resultados, tanto en la estructura, como en el aspecto humano y en la organización de la información.

Sin embargo, tengamos en cuenta que cada empresa es única y debe encontrar su propio método, adaptándose a sus limitaciones y valorando su activo más importante: sus equipos.