Stafiz est un logiciel de gestion financière de projet qui s'adapte à votre activité
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Étape 1
Comprendre ce qu'est un logiciel de gestion financière de projet
Il est nécessaire de définir la gestion financière de projet pour comprendre comment un logiciel de pilotage de projet vous permet d’améliorer l’efficacité et la performance de votre activité.
a. Centralisation des données de projets et consolidation financière
Lorsqu’une société fonctionne en mode projet, sa performance est déterminée par la somme des performances de chacun des projets. Un outil de gestion financière de projet permet de centraliser l’ensemble des données financières des projets. Dans ce type de logiciel, la performance peut être analysée à la maille de chaque projet, ou en consolidant des groupes de projets, voire l’ensemble des projets.
b. Budget des projets
Pour estimer la performance d’un projet, il est nécessaire de comparer les données du projet à l’issue de celui-ci par rapport au budget initial. Un budget de projet doit déterminer le temps à passer par l’ensemble des ressources sur le projet, les coûts associés à ce temps passé, les frais et achats réalisés dans le cadre du projet, ainsi que les montants collectés lorsque ce projet est vendu.
Ces données qui constituent le budget vont permettre d’analyser la performance financière des projets.
Un logiciel de gestion financière de projet permet de créer facilement les budgets de chaque projet, avec un niveau de détail qui peut descendre à la tâche ou à la sous-tâche sur le projet.
c. Calculs de la situation financière des projets
Une fois que le budget est arrêté, il faut pouvoir comparer la réalité par rapport à ce budget initial. Le logiciel de gestion financière de projet permet ainsi de suivre l’ensemble des coûts liés aux projets :
- Les coûts associés au temps passé par des collaborateurs internes
- Les coûts liés au frais du projet
- Les achats qui ont été réalisés dans le cadre du projet
- Les coûts des sous-traitants qui ont contribué au projet
Ces coûts doivent être enregistrés au fur et à mesure qu’ils sont passés, afin que les calculs de situation financière du projet soient correctement reportés
À tout moment, le logiciel de gestion financière de projet doit pouvoir permettre d’indiquer les coûts passés sur les projets, en fonction de la période. Lorsque le projet génère un chiffre d’affaires, le logiciel permet d’indiquer la rentabilité à date du projet, et si possible la rentabilité à terminaison du projet, c’est-à-dire en prenant en compte les coûts futurs pour le reste à faire du projet.
Étape 2
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion financière de projet ?
Voici les 3 principales raisons d’utiliser un logiciel de gestion de projet :
a. Suivre les coûts et la rentabilité des projets
Le reporting associé aux projets permet d’en faciliter sa gestion. Pour qu’un projet ait un résultat positif, il faut non seulement que les objectifs du projet soient réalisés, mais qu’ils aient été par ailleurs exécutés dans le cadre du budget fixé. Par exemple, si un projet a atteint ses objectifs, mais a consommé un budget deux fois supérieur à ce qui était prévu, il ne peut vraisemblablement pas être considéré comme un succès.
En s’appuyant sur un logiciel de gestion financière de projet, il est donc possible d’analyser la performance des projets. Et cette analyse permet de définir les raisons des succès ou des échecs : quelles sont les phases des projets qui coûtent davantage que prévu ? Faut-il modifier l’organisation pour améliorer la performance ? Quels sont les postes de coûts qui ont entrainé une déviation par rapport au budget ?
Ce contrôle de gestion permet de mieux apprécier les raisons des succès et des échecs des projets et de tirer les conclusions qui s’imposent pour favoriser l’amélioration continue.
b. Anticiper les écarts / aider à la prise de décision
Les responsables de projets doivent être appuyés dans la gestion de leurs projets pour leur permettre de prendre les bonnes décisions.
Au-delà du suivi de l’avancement du projet et de la réalisation des tâches, les responsables de projet ont comme mission de s’assurer que le projet est réalisé dans les conditions du budget. C’est-à-dire que les coûts du projet restent en ligne avec ce qui était prévu.
Un logiciel de gestion financière de projet apporte toute la visibilité aux responsables. Grâce à cette information, ils peuvent anticiper une situation à risque et prendre les décisions qui s’imposent pour corriger le tir.
En connaissant suffisamment longtemps à l’avance les risques de dépassement de coûts, ainsi que les risques de retard d’un projet, des actions correctrices peuvent être menées pour rétablir la situation. En anticipant les risques, les responsables de projets ont une probabilité très forte de revenir au niveau du budget. A l’inverse, lorsqu’un responsable de projet ne constate qu’à la fin du projet la situation sans avoir de visibilité sur les risques à terminaison, il est souvent déjà trop tard pour pouvoir améliorer la performance.
c. Préparer les écritures comptables
Une activité qui fonctionne en mode projet devra vraisemblablement justifier d’une comptabilité adaptée à ce mode de fonctionnement. Dans le cadre d’un suivi de projet, des écritures comptables spécifiques nécessitent d’être passées.
Typiquement, la méthodologie de suivi des coûts et de reconnaissance du chiffre d’affaires pour une activité de projet peut varier. Les écarts entre l’avancement du projet et la facturation nécessitent aussi de passer des écritures comptables spécifiques.
Tous ces éléments peuvent être automatisés dans un logiciel de gestion financière de projet. Les calculs d’avancement du projet, la reconnaissance du chiffre d’affaires et des marges, les factures à établir sont des éléments directement et automatiquement calculés.
Étape 3
Les avantages d’un logiciel de gestion financière
Il y a 3 principaux avantages à l’utilisation d’un logiciel de gestion financière :
a. Le reporting permet de gagner en visibilité
Tout d’abord, le gain de visibilité permet de connaître la situation et la performance de l’activité. Lorsque le niveau de détail du reporting est à la maille du projet, un ensemble d’informations majeures est apporté aux responsables. Cette visibilité leur permet d’améliorer chaque projet, mais aussi d’avoir une information sur le portefeuille de projets dont ils ont la charge.
En effet, le logiciel de gestion permet de consolider les données à différents niveaux pour apporter une analyse complète :
- Performance au niveau du portefeuille d’un responsable de projet
- Performance au niveau d’un client
- Performance au niveau d’une équipe
- Performance au niveau d’une business unit
- …
b. Responsabilisation des équipes
En apportant cette visibilité au responsable de projet, celui-ci est responsabilisé. Toutes les données lui sont apportées pour qu’il puisse gérer la performance de ses projets en toute autonomie. Cela force les responsables à prendre de meilleures décisions, et à grandir dans leur rôle
c. Corriger le tir avant qu’il ne soit trop tard
La gestion financière de projet permet d’anticiper les éventuels risques pour les corriger avant qu’ils ne surviennent. Cette anticipation est un avantage majeur, car elle donne aux responsables les moyens de choisir parmi différentes actions correctrices.
Étape 4
Comment choisir un logiciel de gestion financière de projet ?
Pour choisir la solution qui convient à votre activité, il vous faut établir un cahier des charges ou a minima une liste de critères vous permettant de filtrer parmi les différents logiciels du marché et de choisir celui qui est le plus adapté.
a. Établir une liste de critère
Pour commencer, vous devez établir la liste des critères que vous allez passer en revue avec les logiciels qui font partie de votre benchmark.
Voici un exemple de critères/questions que vous pouvez analyser :
- Quels sont les types de coûts qui peuvent être suivis (sous-traitance, frais, staff interne, produits, …) ?
- Comment le chiffre d’affaires est-il calculé ?
- Quel est le reporting disponible pour un responsable de projet ?
- Comment les données financières sont-elles consolidées (quels angles d’analyse) ?
- Comment peut-on créer le budget d’un projet
- Comment l’analyse de la rentabilité prend en compte les coûts futurs ?
- …
b. Procéder au benchmark
Une fois votre liste établie, les démos que vous allez réaliser avec les différents logiciels sélectionnés vous permettront de confirmer les réponses qu’apportent ces logiciels à chacun des points soulevés, et de leur donner une note pour les trier.
Cette approche vous permettra d’avancer dans la sélection du logiciel de gestion financière de projet le mieux adapté pour votre activité.
Conclusion
Le logiciel de gestion financière de projet apporte donc une aide complète aux responsables de projet mais aussi au management des entreprises qui travaillent en mode projet.
La visibilité sur la performance est décuplée, et les prises de décisions sont facilitées. Il est certain qu’une entreprise qui garde la maîtrise sur ces sujets sera plus solide et plus agile face à une éventuelle crise. La compréhension de sa situation financière lui apportera un avantage concurrentiel non négligeable.
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Stafiz est un logiciel de gestion financière des projets.
Stafiz permet de suivre l’ensemble des coûts sur les différentes phases de projet, et d’apporter aux management toutes les informations pour faciliter le pilotage des projets :
- Portefeuilles de projets
- Chiffre d’affaires, coûts et marges des projets
- Avancement et consommation des budgets
- Alerte en cas de risque de dépassement
