Stafiz ist eine Software für das finanzielle Projektmanagement, die sich an Ihr Geschäft anpasst.
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Schritt 1
Verstehen, was eine Software für das Projektfinanzmanagement ist
Es ist notwendig, Projektfinanzmanagement zu definieren, um zu verstehen, wie Sie mithilfe einer Projektsteuerungssoftware die Effizienz und Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern können.
a. Zentralisierung von Projektdaten und finanzielle Konsolidierung
Wenn ein Unternehmen im Projektmodus arbeitet, wird seine Leistung durch die Summe der Leistungen der einzelnen Projekte bestimmt. Ein Projektfinanzmanagement-Tool ermöglicht es, alle Finanzdaten der Projekte zu zentralisieren. Bei dieser Art von Software kann die Leistung auf der Ebene der einzelnen Projekte analysiert werden, oder durch die Konsolidierung von Projektgruppen oder sogar aller Projekte.
b. Projektbudget
Um die Leistung eines Projekts einzuschätzen, müssen die Daten des Projekts nach Abschluss des Projekts mit dem ursprünglichen Budget verglichen werden. Ein Projektbudget sollte die von allen Ressourcen für das Projekt aufzuwendende Zeit, die mit dieser aufgewendeten Zeit verbundenen Kosten, die im Rahmen des Projekts getätigten Ausgaben und Käufe sowie die eingenommenen Beträge, wenn das Projekt verkauft wird, festlegen.
Diese Daten, aus denen sich das Budget zusammensetzt, werden die Analyse der finanziellen Leistung der Projekte ermöglichen.
Mit einer Software für das Projektfinanzmanagement lassen sich auf einfache Weise Budgets für jedes Projekt erstellen, wobei der Detaillierungsgrad bis auf die einzelnen Aufgaben oder Teilaufgaben im Projekt hinuntergehen kann.
c. Berechnungen der finanziellen Situation von Projekten
Sobald das Budget feststeht, muss die Realität mit diesem ursprünglichen Budget verglichen werden können. Die Software für das Projektfinanzmanagement ermöglicht es somit, alle projektbezogenen Kosten zu verfolgen :
- Kosten, die mit der von internen Mitarbeitern verbrachten Zeit verbunden sind
- Kosten im Zusammenhang mit den Projektkosten
- Anschaffungen, die im Rahmen des Projekts getätigt wurden
- Kosten von Subunternehmern, die zum Projekt beigetragen haben
Diese Kosten müssen erfasst werden, wenn sie anfallen, damit die Berechnungen der finanziellen Situation des Projekts korrekt übertragen werden können
Zu jedem Zeitpunkt muss die Software für das Projektfinanzmanagement die Möglichkeit bieten, die vergangenen Projektkosten nach Zeiträumen anzugeben. Wenn das Projekt Umsatz generiert, ermöglicht die Software die Angabe der Rentabilität zum Zeitpunkt des Projekts und, wenn möglich, der Rentabilität bei Projektabschluss, d. h. unter Berücksichtigung der zukünftigen Kosten für den noch zu erledigenden Teil des Projekts.
Schritt 2
Warum sollte man eine Software für das Finanzmanagement von Projekten verwenden?
Hier sind die drei wichtigsten Gründe für den Einsatz von Projektmanagementsoftware :
a. Verfolgung der Kosten und Rentabilität von Projekten
Die mit den Projekten verbundene Berichterstattung erleichtert das Projektmanagement. Ein positives Projektergebnis setzt nicht nur voraus, dass die Projektziele erreicht wurden, sondern auch, dass sie im Rahmen des Budgets umgesetzt wurden. Wenn ein Projekt beispielsweise seine Ziele erreicht hat, aber ein Budget verbraucht hat, das doppelt so hoch wie geplant war, kann es wahrscheinlich nicht als erfolgreich angesehen werden.
Mithilfe einer Software für das finanzielle Projektmanagement ist es also möglich, die Leistung von Projekten zu analysieren. Und diese Analyse ermöglicht es, die Gründe für Erfolge oder Misserfolge zu definieren: Welche Projektphasen kosten mehr als geplant? Muss die Organisation geändert werden, um die Leistung zu verbessern? Welche Kostenpunkte haben zu einer Abweichung vom Budget geführt?
Dieses Controlling ermöglicht es, die Gründe für Erfolge und Misserfolge von Projekten besser einzuschätzen und die richtigen Schlüsse zu ziehen, um die kontinuierliche Verbesserung zu fördern.
b. Abweichungen voraussehen / bei der Entscheidungsfindung helfen
Die Projektleiter müssen bei der Verwaltung ihrer Projekte unterstützt werden, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen können.
Neben der Überwachung des Projektfortschritts und der Erfüllung der Aufgaben haben Projektmanager die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets durchgeführt wird. Das heißt, dass die Projektkosten im Rahmen der geplanten Kosten bleiben.
Eine Software für das Finanzmanagement von Projekten verschafft den Verantwortlichen die volle Transparenz. Mithilfe dieser Informationen können sie eine Risikosituation vorhersehen und die notwendigen Entscheidungen treffen, um den Kurs zu korrigieren.
Wenn die Risiken einer Kostenüberschreitung sowie die Risiken einer Projektverzögerung lange genug im Voraus bekannt sind, können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Situation wieder ins Lot zu bringen. Wenn Projektmanager Risiken antizipieren, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie wieder auf Budgetniveau kommen. Wenn ein Projektmanager hingegen erst am Ende des Projekts die Situation feststellt, ohne Einblick in die Risiken bei Projektabschluss zu haben, ist es oft schon zu spät, um die Leistung noch verbessern zu können.
c. Buchungen vorbereiten
Eine Aktivität, die im Projektmodus arbeitet, wird wahrscheinlich eine Buchhaltung nachweisen müssen, die an diese Arbeitsweise angepasst ist. Im Rahmen einer Projektverfolgung müssen spezielle Buchungen vorgenommen werden.
Typischerweise kann die Methodik zur Kostenverfolgung und Umsatzerkennung für eine Projekttätigkeit unterschiedlich sein. Auch Abweichungen zwischen Projektfortschritt und Rechnungsstellung erfordern spezifische Buchungen.
All diese Elemente können in einer Software für das Finanzmanagement von Projekten automatisiert werden. Die Berechnung des Projektfortschritts, die Erkennung von Umsätzen und Gewinnspannen, die zu erstellenden Rechnungen sind direkt und automatisch berechnete Elemente.
Schritt 3
Die Vorteile einer Finanzverwaltungssoftware
Es gibt 3 Hauptvorteile bei der Verwendung von Finanzverwaltungssoftware :
a. Berichterstattung sorgt für mehr Transparenz
Zunächst einmal führt der Gewinn an Transparenz dazu, dass die Situation und die Leistung der Aktivität bekannt sind. Wenn der Detaillierungsgrad der Berichterstattung auf Projektebene liegt, erhalten die Verantwortlichen eine Reihe von wichtigen Informationen. Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, jedes Projekt zu verbessern, aber auch Informationen über das Projektportfolio zu erhalten, für das sie verantwortlich sind.
In der Tat ermöglicht es die Verwaltungssoftware, die Daten auf verschiedenen Ebenen zu konsolidieren, um eine umfassende Analyse zu liefern:
- Leistung auf Portfolioebene eines Projektmanagers
- Leistung auf der Ebene eines Klienten
- Leistung auf Teamebene
- Leistung auf Ebene einer Geschäftseinheit
- ...
b. Verantwortung für Teams übernehmen
Indem man dem Projektmanager diese Transparenz verschafft, wird er in die Verantwortung genommen. Alle Daten werden ihm zur Verfügung gestellt, damit er die Leistung seiner Projekte selbstständig verwalten kann. Dies zwingt die Manager, bessere Entscheidungen zu treffen und in ihrer Rolle zu wachsen.
c. Den Kurs korrigieren, bevor es zu spät ist
Das Projektfinanzmanagement ermöglicht es, mögliche Risiken zu antizipieren, um sie zu korrigieren, bevor sie eintreten. Diese Antizipation ist ein großer Vorteil, da sie den Verantwortlichen die Mittel an die Hand gibt, zwischen verschiedenen Korrekturmaßnahmen zu wählen.
Schritt 4
Wie wählt man eine Software für das Finanzmanagement von Projekten aus?
Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Sie ein Lastenheft oder zumindest eine Liste von Kriterien erstellen, mit deren Hilfe Sie unter den verschiedenen Softwareprodukten auf dem Markt filtern und das am besten geeignete auswählen können.
a. Erstellen einer Kriterienliste
Zu Beginn sollten Sie eine Liste der Kriterien erstellen, die Sie mit der Software, die Teil Ihrer Benchmark ist, durchgehen werden.
Hier ein Beispiel für Kriterien/Fragen, die Sie analysieren können:
- Welche Arten von Kosten können nachverfolgt werden (Auslagerung, Gebühren, interne Mitarbeiter, Produkte, ...)?
- Wie wird der Umsatz berechnet?
- Welche Berichterstattung steht einem Projektmanager zur Verfügung?
- Wie werden die Finanzdaten konsolidiert (welche Analysewinkel)?
- Wie kann man das Budget für ein Projekt erstellen
- Wie werden bei der Rentabilitätsanalyse zukünftige Kosten berücksichtigt?
- ...
b. Den Benchmark durchführen
Wenn Sie Ihre Liste erstellt haben, können Sie anhand der Demos, die Sie mit den verschiedenen ausgewählten Programmen durchführen werden, die Antworten bestätigen, die diese Programme auf jeden der angesprochenen Punkte geben, und ihnen eine Note geben, um sie zu sortieren.
Dieser Ansatz wird Ihnen helfen, bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Software für das Projektfinanzmanagement voranzukommen.
Schlussfolgerung
Die Software zur finanziellen Verwaltung von Projekten bietet daher eine umfassende Unterstützung für Projektmanager, aber auch für das Management von Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten.
Die Sichtbarkeit der Leistung wird um das Zehnfache erhöht und die Entscheidungsfindung erleichtert. Es ist sicher, dass ein Unternehmen, das die Kontrolle über diese Themen behält, stärker und agiler auf eine mögliche Krise reagieren wird. Das Verständnis seiner finanziellen Situation wird ihm einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.
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Stafiz ist eine Software für das Finanzmanagement von Projekten.
Stafiz ermöglicht es, alle Kosten über die verschiedenen Projektphasen hinweg zu verfolgen und dem Management alle Informationen zur Verfügung zu stellen, um die Steuerung von Projekten zu erleichtern:
- Projektportfolios
- Projektumsatz, -kosten und -spannen
- Fortschritt und Verbrauch der Budgets
- Warnung bei drohender Überschreitung
