Stafiz ist eine Projektfinanzmanagement-Software, die sich an Ihr Unternehmen anpasst
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ZUSAMMENFASSUNG
Schnelleinstieg: Alle Schritte
Schritt 1
Verständnis von Projektfinanzmanagement-Software
Es ist notwendig, das Projektfinanzmanagement zu definieren, um zu verstehen, wie Sie mit Projektmanagement-Software die Effizienz und Leistung Ihres Unternehmens verbessern können.
a. Zentralisierung von Projektdaten und Finanzkonsolidierung
Wenn ein Unternehmen im Projektmodus arbeitet, wird seine Leistung durch die Summe der Leistung jedes Projekts bestimmt. Ein Tool für das Finanzmanagement von Projekten zentralisiert alle Finanzdaten des Projekts. Bei dieser Art von Software kann die Leistung auf der Ebene jedes Projekts oder durch die Konsolidierung von Projektgruppen oder sogar aller Projekte analysiert werden.
b. Projektbudget
Um die Leistung eines Projekts zu schätzen, ist es notwendig, die Daten des Projekts am Ende des Projekts mit dem ursprünglichen Budget zu vergleichen. In einem Projektbudget sollte festgelegt werden, wie viel Zeit für das Projekt als Ganzes aufgewendet wird, welche Kosten mit dieser aufgewendeten Zeit verbunden sind, welche Gebühren und Käufe im Rahmen des Projekts getätigt wurden und welche Beträge beim Verkauf des Projekts eingenommen werden.
Diese Daten, die das Budget bilden, werden es ermöglichen, die finanzielle Leistung der Projekte zu analysieren.
Projektfinanzmanagement-Software macht es einfach, Budgets für jedes Projekt zu erstellen, mit einem Detaillierungsgrad, der bis zur Aufgabe oder Teilaufgabe des Projekts reichen kann.
c. Berechnungen der Finanzlage von Projekten
Sobald der Haushalt beschlossen ist, müssen wir in der Lage sein, die Realität mit diesem ursprünglichen Haushalt zu vergleichen. Die Projektfinanzmanagement-Software ermöglicht es, alle projektbezogenen Kosten zu verfolgen:
- Kosten im Zusammenhang mit der Zeit, die von internen Mitarbeitern aufgewendet wird
- Projektkosten
- Einkäufe, die im Rahmen des Projekts getätigt wurden
- Die Kosten der Subunternehmer, die zum Projekt beigetragen haben
Diese Kosten sollten so erfasst werden, wie sie anfallen, damit die Berechnungen der finanziellen Situation des Projekts korrekt wiedergegeben werden
Die Software für das Projektfinanzmanagement muss jederzeit in der Lage sein, die für Projekte aufgewendeten Kosten je nach Zeitraum anzuzeigen. Wenn das Projekt Einnahmen generiert, können Sie mit der Software die bisherige Rentabilität des Projekts und, wenn möglich, die Rentabilität am Ende des Projekts angeben, d.h. unter Berücksichtigung der zukünftigen Kosten für den Rest des Projekts.
Schritt 2
Warum eine Projektfinanzmanagement-Software verwenden?
Hier sind die 3 wichtigsten Gründe für den Einsatz von Projektmanagement-Software:
a. Verfolgen Sie Projektkosten und Rentabilität
Das mit Projekten verbundene Reporting erleichtert die Verwaltung. Damit ein Projekt zu einem positiven Ergebnis führt, müssen die Projektziele nicht nur erreicht, sondern auch innerhalb des gesetzten Budgets umgesetzt worden sein. Wenn ein Projekt beispielsweise seine Ziele erreicht hat, aber das Doppelte des geplanten Budgets verbraucht hat, ist es unwahrscheinlich, dass es als Erfolg gewertet wird.
Durch den Einsatz von Projektfinanzmanagement-Software ist es daher möglich, die Leistung von Projekten zu analysieren. Und diese Analyse ermöglicht es, die Gründe für Erfolge oder Misserfolge zu definieren: Welche Phasen von Projekten kosten mehr als erwartet? Sollten wir die Organisation ändern, um die Leistung zu verbessern? Welche Kostenpositionen haben zu einer Abweichung vom Budget geführt?
Diese Managementkontrolle ermöglicht es, die Gründe für die Erfolge und Misserfolge von Projekten besser zu beurteilen und die notwendigen Schlussfolgerungen zu ziehen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern.
b. Antizipation von Abweichungen / Unterstützung bei der Entscheidungsfindung
Projektmanager müssen bei der Steuerung ihrer Projekte unterstützt werden, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Neben der Überwachung des Projektfortschritts und der Erledigung von Aufgaben sind die Projektmanager dafür verantwortlich, dass das Projekt innerhalb des Budgets durchgeführt wird. Das heißt, die Kosten des Projekts bleiben im Rahmen der Planungen.
Projektfinanzmanagement-Software bietet Managern volle Transparenz. Mit diesen Informationen können sie eine riskante Situation antizipieren und die notwendigen Entscheidungen treffen, um die Situation zu korrigieren.
Wenn man die Risiken von Kostenüberschreitungen sowie die Risiken von Projektverzögerungen im Voraus genau genug kennt, können Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Situation wiederherzustellen. Durch die Antizipation von Risiken haben Projektmanager eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, wieder auf das Budgetniveau zurückzukehren. Umgekehrt, wenn ein Projektmanager die Situation erst am Ende des Projekts sieht, ohne einen Überblick über die Risiken bei Abschluss zu haben, ist es oft schon zu spät, um die Leistung verbessern zu können.
c. Buchhaltungsbuchungen vorbereiten
Eine Tätigkeit, die im Projektmodus arbeitet, wird wahrscheinlich ein Buchhaltungssystem rechtfertigen müssen, das an diese Arbeitsweise angepasst ist. Im Rahmen einer Projektnachbereitung müssen spezifische Buchhaltungsbuchungen vorgenommen werden.
In der Regel kann die Methodik zur Verfolgung von Kosten und zur Umsatzrealisierung für eine Projektaktivität variieren. Auch Diskrepanzen zwischen Projektfortschritt und Fakturierung erfordern spezifische Buchhaltungseinträge.
All dies kann in einer Projektfinanzmanagement-Software automatisiert werden. Die Berechnungen des Projektfortschritts, die Erkennung von Umsätzen und Margen, die zu erstellenden Rechnungen sind Elemente, die direkt und automatisch berechnet werden.
Schritt 3
Die Vorteile von Finanzmanagement-Software
Es gibt 3 Hauptvorteile bei der Verwendung von Finanzmanagement-Software:
a. Reporting hilft, Transparenz zu gewinnen
Zunächst einmal ermöglicht der Gewinn an Transparenz, die Situation und die Leistung der Aktivität zu kennen. Wenn der Detaillierungsgrad der Berichterstattung auf Projektebene liegt, wird den Managern eine Reihe wichtiger Informationen zur Verfügung gestellt. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es ihnen, jedes Projekt zu verbessern, aber auch Informationen über das Portfolio der Projekte zu haben, für die sie verantwortlich sind.
Die Verwaltungssoftware ermöglicht es nämlich, Daten auf verschiedenen Ebenen zu konsolidieren, um eine vollständige Analyse zu ermöglichen:
- Leistung des Projektmanagers auf Portfolioebene
- Leistung auf Kundenebene
- Leistung auf Teamebene
- Performance auf Ebene eines Geschäftsbereichs
- …
b. Befähigung des Teams
Indem dem Projektmanager diese Sichtbarkeit zur Verfügung gestellt wird, wird er oder sie befähigt. Alle Daten werden ihm zur Verfügung gestellt, so dass er die Leistung seiner Projekte selbstständig verwalten kann. Dies zwingt die Führungskräfte, bessere Entscheidungen zu treffen und in ihrer Rolle zu wachsen
c. Den Kurs korrigieren, bevor es zu spät ist
Das Finanzmanagement von Projekten ermöglicht es, mögliche Risiken zu antizipieren, um sie zu korrigieren, bevor sie auftreten. Diese Antizipation ist ein großer Vorteil, da sie den Managern die Möglichkeit gibt, zwischen verschiedenen Korrekturmaßnahmen zu wählen.
Schritt 4
Wie wählt man eine Projektfinanzmanagement-Software aus?
Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Sie Spezifikationen oder zumindest eine Liste von Kriterien festlegen, die es Ihnen ermöglichen, die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen Software zu durchsuchen und die am besten geeignete auszuwählen.
a. Erstellen einer Liste von Kriterien
Zu Beginn müssen Sie eine Liste von Kriterien erstellen, die Sie mit der Software überprüfen, die Teil Ihres Benchmarks ist.
Hier ist ein Beispiel für Kriterien/Fragen, die Sie analysieren können:
- Welche Arten von Kosten können überwacht werden (Vergabe von Unteraufträgen, Gebühren, internes Personal, Produkte usw.)?
- Wie wird der Umsatz berechnet?
- Welche Berichterstattung steht einem Projektmanager zur Verfügung?
- Wie werden Finanzdaten konsolidiert (aus welchen Blickwinkeln der Analyse)?
- Wie können Sie ein Projektbudget erstellen?
- Wie berücksichtigt die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zukünftige Kosten?
- …
b. Benchmark
Sobald Ihre Liste erstellt wurde, können Sie mit den Demos, die Sie mit den verschiedenen ausgewählten Softwares erstellen, die Antworten bestätigen, die diese Programme auf jeden der angesprochenen Punkte geben, und ihnen eine Punktzahl geben, um sie zu sortieren.
Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, bei der Auswahl der besten Projektfinanzmanagement-Software für Ihr Unternehmen voranzukommen.
Schlussfolgerung
Die Projektfinanzmanagement-Software bietet daher eine umfassende Unterstützung für Projektmanager, aber auch für das Management von Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten.
Die Transparenz über die Leistung wird verzehnfacht und die Entscheidungsfindung wird erleichtert. Sicher ist, dass ein Unternehmen, das die Kontrolle über diese Themen behält, angesichts einer möglichen Krise solider und agiler dastehen wird. Das Verständnis ihrer finanziellen Situation verschafft ihnen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.
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Stafiz ist eine Software für das Finanzmanagement von Projekten.
Stafiz ermöglicht es, alle Kosten über die verschiedenen Projektphasen hinweg zu überwachen und dem Management alle Informationen zur Verfügung zu stellen, um das Projektmanagement zu erleichtern:
- Projektportfolios
- Projektumsatz, Kosten und Margen
- Fortschritt und Verbrauch der Haushaltsmittel
- Warnung bei Gefahr des Überschwingens
